RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

SIMPEDA ( SISTEM INFORMASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN SETDA)

BERBASIS DIGITALISASI

NDH 27

NENCY. TITTY. LIDYA. WYZER, SH, MM.

A. Latar Belakang

1. Profil organisasi

Biro administrasi pimpinan merupakan salah satu organisasi perangkat daerah

( OPD ) yang berfungsi membantu asisten administrasi umum ( AS 3) dalam
menyiapkan pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pemantauan, dan evaluasi di bidang
perencanaan dan kepegawaian setda ( Sekretariat Daerah ) sesuai PERGUB No. 87
Tahun 2019 tantang kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja
sekretariat daerah.

1.1 Visi dan misi

Visi
Menuju papua barat yang aman, sejahtera dan bermanfaat
Misi
1. Menciptakan aparatur yang bersih dan berwibawah
2. Mengelolah lingkungan dan sumber daya alam yang berkeadilan dan
berkelanjutan
3. Meningkatkan kualitas pelayanan di dasar di bidang pendidikan dan kesehatan
4. Meningkatkan kualitas instratruktur dasar
5. Meningkatkan daya saing dan iklim investasi daerah
6. Meningkatkan perikanan dan keparawisataan yang berdaya saing
7. Membangun pertanian dan menadiri dan berdaulat
8. Memperkuat pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak
9. Memperkuat kerukunan umat beragama

Berkerja dengan hati mempersatukan dengan kasih

1.2 TUGAS POKOK, FUNGSI DAN STRUKTUR ORGANISASI BIRO

ADMINISTRASI PIMPINAN

1.2.1.Tugas pokok

Berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 87 Tahun 2019 ,Biro Administrasi

Pimpinan merupakan unsur pelaksana tugas kepala daerah yang melaksanakan
fungsi penunjang penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah,mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi Umum dalam penyiapan pelaksanaan
kebijakan,pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang perencanaan dan
kepegawaian secretariat daerah,materi dan komunikasi pimpinan serta protokol.

1.2.2 Fungsi

Biro Administrasi Pimpinan dalam melaksanakan tugas sebagai mana di maksud

menyelenggarakan fungsi

Penyiapan pelaksanaan kebijakan di bidang perencanaan dan kepegawaian

setda,materi dan komunikasi pimpinan serta protocol,penyiapan pelaksanaan
pemantauan dan evaluasi di bidang perencanaan dan kepegawaian setda,materi
dan komunikasi pimpinan serta protokol dan pelaksanaan fungsi lain yang di
berikan oleh Asisten Administrasi Umum yang berkaitan dengan tugasnya

1.2.3 Struktur

Berdasarkan peraturan Gubernur No.87 Tahun 2019,struktur organisasi Biro

Administrasi Pimpinan terdiri dari:

a. Kepala Biro
b. Kepala bagian perencanaan dan kepegawaian setda
1. Sub bagian perencanaan dan pelaporan
2. Sub bagian kepegawaian
3. Sub bagian tata usaha
c. Kepala bagian materi dan komunikasi pimpinan
1. Sub bagian penyiapan materi pimpinan
2. Sub bagian komunikasi pimpinan
3. Sub bagian dokumentasi pimpinan
d. Kepala Bagian Protocol
1. Sub bagian acara
2. Sub bagian tamu
3. Sub bagian hubungan keprotokolan
1.2.4 Uraian tugas Kepala bagian perencanaan dan kepegawaian setda

 penyusunan rencana kerja bagian

  penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang perencanaan dan
pelaporan,kepegawaian dan tata usaha
 penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang
perencanaan dan pelaporan,kepegawaian dan tata usaha
 pelaksanaan fungsi lain yang di berikan oleh kepala biro administrasi
pimpinan yang berkaitan dengan tugasnya
 Sub bagian kepegawaian
 melakukan pengusulan penempatan,pengangkatan,mutase dan
kepangkatan aparatur sipil negaara lingkup setda
 melakukan penegakan disiplin serta pengusulanpemberian
penghargaan aparatur sipil negara lingkup setda
 melakukan pemantauan dan evaluasi pengelolaan di bidang
kepegawaian lingkup setda

DATA-DATA KEPEGAWAIAN SETDA THN 2021

2.Analisis Masalah

1.kinerja organisasi saat ini

-informasi kepegawaian dan kepengurusannya masih langsung di BKD

-penyebaran informasi data kepegawaian yang belum lengkap masih ada di

biro2 lingkup setda.

-masih mengurus dan menyimpan data secara manual

2.kinerja organisasi yang di harapkan(biro Administrasi Pimpinan)

*bagian kepegawaian
 -terbangunya sistem informasi kepegawaian secara digital yang mudah di
akses dan cepat untuk kepengurusannya

-terwujudnya sistem kepegawaian sekretariat daerah yang berbasis digitalisasi

-terwujunya Good Governance di lingkup secretariat daerah

3.Terobosan inovasi

Untuk mewujudkan masalah dan harapan organisasi maka di tawarkan sebuah

Gagasan inovasi yaitu dengan adanya sistem informasi pelayanan kepegawaian setda
berbasis dgitalisai (SIMPEDA) yang selalu terubdate .

SISTEM INFORMASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN SETDA

BERBASIS DIGITALISASI
 Memberikan pelayanan yang efektif dan efisien.
 Memudahkan pelayanan lewat informasi yang tepat.
 Memperlancar pelayanan.
 Meningkatkan kinerja pelayanan.

B. Tujuan Dan Manfaat

1.Tujuan

a.Tujuan Jangka Pendek

Tersedianya sistem informasi pelayanan kepegawaian yang berbasis digitalisasi di

sekretariat daerah (SIMPEDA)

b.Tujuan jangka menengah

 Terbangunnya sistem jejaring kerja antara opd biro-biro yang ada di lingkup
sekretariat daerah

c.Terlaksananya informasi dan data kepegawaian yang baik dan akurat

N MILESTONE KEGIATAN OUT PUT WAKT

o U
- Terbentukny - Konsultasi - Terbentuknya tim kerja Minggu
1 a tim kerja dengan kepala ke 2 april
biro (mentor)
- Memimpin - Undangan,dokumentasi,dafta

rapat dengan r

mentor dan tim Hadir

- Mengkoordinir
Pembentukan
- Daftar tim kerja
tim kerja.
- Mengkoordinir
pembagian
- Uraian tugas tim
tugas
- Mebimbing staf
menyusun surat
- Surat keputusan tim kerja
keputusan
( SK ) tim kerja.

- Tersedianya -Tersedianya informasi Minggu

2 informasi - Mengkoordinir ke 4 april
pelayanan tim membuat
kepegawaian informasi lewat
brosur2
- mengkoordinir -tersedianya informasi

tim memasang
papan informasi
 - mengkoordinir - untuk 2 biro
informasi
berbasis
digitalisasi
untuk 2 biro
- konsultasi dengan kepala
- sosialisasi
biro(mentor)
/bimtek
-undangan,materi
-dokumentasi,daftar hadir
-notulen

3 - terbangunnya - mengkoodinir
jejaring kerja staf -daftar tanda terima
dengan menggumpulka -tersedianya data2
OPD2 terkait n data2
kepegawaian di
linkup setda
4 - -

TUJUAN JANGKA MENENGAH

Terbangunnya
1 koordinasi kerja - Melanjutkan - Untuk 3 biro Minggu
dengan opd terkait Mengkoordinir 1 bulan
informasi juni
digitalisai untuk
3 biro Setiap 3
bulan
- Rapat rapat - Konsultsi dengsn mentor sekali
2 Koordinasi - Undangan,daftar hadir
dengan biro- - Dokumentasi
biro dan OPD - notulen
terkait
 TUJUAN JANGKA PANJANG

- Terwujudnya - Melanjutkan - 5 biro terakhir dari 10 biro Minggu

informasi Mengkoordinir 1 bulan
dan data informasi dan desember
kepegawain data berbasis
yang baik digitalisasi
dan akurat untuk 5 biro

2. Manfaat

a) Bagi organisasi
 Melalui sarana informasi yang berbasis digitalisasi dapat memperlancar
pelayanan dan meningkatkan kualitas pelayanan kepegawaian.
 Meningkatkan kinerja SDM bagian kepegawaian Biro Administrasi
Pimpinan
 Terjaringnya hubungan kerja antara Biro Administrasi Pimpinan
khususnya bagian kepegawaian setda dengan biro -biro yang ada di
lingkup sekretariat daerah.

b) Bagi stakeholder lainnya

 Memberikan kemudahan bagi OPD-OPD di lingkup setda untuk
kepengurusan kepegawaian lewat informasi pelayanan yang akurat.
 Mendapatkan informasi yang cepat dan tidak berbelit- belit
 Tidak lagi mengurus kepegawaian ke BKD dan BKN

C, Strategi penyelesaian masalah

1 .Deskripsi terobosan/inovasi

Mencermati kondisi yang ada dengan adanya kepengurusan kepegawaian

setda,
 Yang sudah langsung di urus lewat kepegawaian setda pada biro administrasi
pimpinan yang melaksanakan semua kegiatan kepegawaian , di perlukan
system pelayanan informasi kepegawaian setda yang baik,tepat,dan
memudahkan pelayanan, memperlancar pelayanan dan meningkatkan kinerja
pelayanan dengan SIMPEDA SISTEM INFORMASI PELAYANAN
KEPEGAWAIAN SETDA BERBASIS APLIKASI.

2. Tahapan kegiatan ( Milestone )

3. Sumber Daya ( Peta dan Pemanfaatan )

Pemanfaatan sumber daya merupakan kemampuan mengidentifikasi dan menjelaskan
rencana pemanfaatan sumber daya organisasi
Berikut adalah tim kerja,jejaring kerja dan pemanfaatan informasi berbasis digitalisasi
yang di gunakan:
 Tim Kerja
Tim kerja merupakan tim kerja dalam mendukung kegiatan ini seluruh staf
pada bagian kepegawaian setda biro administrasi pimpinan sekretariat
Daerah provinsi Papua Barat

 Jejaring kerja
 Jejaring kerja dalam hal ini adalah Sekda ,Asisten III,OPD lain seperti
BKD,BKN serta Biro -biro di lingkup Sekretariat Daerah provinsi Papua
barats
1.sistim informasi pelayanan kepegawaian adalah informasi sistim
digitalisasi yang mempercepat dan mempermudah proses kepengurusan
kepegawaian di lingkup sekretariat daerah ,dengan adanya informasi
pelayanan kepegawaian berbasis digitalisasi juga sebagai tempat
menyimpan data.
 2.dengan sistem informasi pelayanan berbasis digitalisasi
ini ,mempermudah biro-biro untuk mengakses informasi kepegawaian dan
sudah tidak lagi mengambil dan mengurus di BKD dan BKN

2. PEMANFAATAN
Dalam penyusunan rancangan aksi perubahan ini,suber daya yang di
butuhkan secara umum di bagi menjadi 2,internal dan eksternal
INTERNAL

NO STAKEHOLDER PERAN KOMUNIKASI

1 Kepala biro administrasi sebagai pengambil Kordinasi dan

pempinan keputusan dan konsultasi
kebijakan/mentor
(sebagai atasan
langsung)

2 Kasubag kepegawaian Sebagai tim kerja Kordinasi

3 Kasubag TU Sebagai tim kerja Kordinasi

EKSTERNAL

NO STAKEHOLDER PERAN KOMUNIKASI

1 SEKDA Sebagai kuasa pengguna anggaran konsultasi

sekretariat daerah provinsi papua
barat

2 ASISTEN III Asisten yang membidangi Konsultasi

administrasi umum

3 BKN Sebagai OPD kepegawaian secarta Konsultasi dan

nasional kordinasi
 4 BKD sebagai OPD kepegawaian provinsi Konsultasi dan
papua barat kordinasi

5 BIRO- BIRO di Sebagai partner kerja dalam Kordinasi dan

lingkup sekretariat membantu memberikan data2 fasilitasi
daerah kepegawaian

4. Manajemen Resiko

N KEGIATAN OUTPUT POTENSI STRATEGI

O KENDALA
- Memimpin rapat- Terbentuknya Terkendala Meningkatkan
rapat tim kerja dengan waktu kinerja
- Membentuk tim dan keadaan pelayanan
1 kerja
- Membuat surat SK Belum adanya Di masukan
keputusan tim dana yang dalam Renja
kerja tersedia biro
- Sosialisasi/bimtek Tersedia Informasi belum Memberikan
2 - Melakukan informasi di dapat pelayanan
informasi lewat langsung,jaringan informasi yang
brosur-brosur,dan internets yang efgektif dan
sistim digitalisasi kurang baik efisien

3 Membangun jejaring Adanya Data Memperlancar

kerja jejaringan kerja kepegawaian pelayanan
belum di
serahkan semua
dari biro2
 4 Terlaksannya informasi Data-data Kurangnya data- Kordinasi
dan data kepegawaian kepegawaian data kepegawaian dengan OPD-
yang baik dan akurat yang akurat yang di dapat OPD terkait

Demikian Rancangan Aksi Perubahan kami yg belum sempurna ini,kami mohon koreksi