Pola Komunikasi

1. Saluran Komunikasi Formal (formal communications channel)

a. Komunikasi dari Atas ke Bawah
Secara umum, komunikasi dari atas ke bawah (top-down or downward
communication) adalah aliran komunikasi dari manager ke bawahannya. Seorang
manager yang menggunakan komunikasi ini bertujuan untuk menyampaikan
informasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin dan
mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah. Komunikasi dari atas
ke bawah dapat berbentuk lisan berupa percakapan biasa, wawancara formal
antara supervisor dengan karyawan, atau dalam bentuk pertemuan/ diskusi
kelompok. Sedangkan yang berbentuk tertulis dapat berupa memo, manual
pelatihan, kotak informasi, surat tugas, surat keputasan, surat
pemberhentihan/pemecatan, papan pengumuman, dan buku petunjuk pelaksanaan
tugas bagi karyawan.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi kebawah memiliki lima tujuan pokok, yaitu :
 Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu
 Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
 Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional
 Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan
 Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu
organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai
Salah satu kelemahan komunikasi ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan
atau sensor informasi penting yang ditujukan ke bawahannya. Oleh karena itu,
dalam penyampaian pesan perlu diperhatikan panjangnya saluran komunikasi
yang digunakan dan kompleksitas pesan yang ingin disampaikan kepada
karyawannya.
b. Komunikasi dari Bawah ke Atas
Komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up or upward communications) adalah
pesan yang ingin disampaikan oleh bawahan ke jalur yang lebih tinggi. Untuk
memecahkan masalah – masalah yang ada dalam suatu organisasi atau mengambil
sebuah keputusan, sudah sepantasnya manager memperhatikan aspirasi yang
berasal dari bawah. Keterlibatan bawahan (karyawan) dalam proses pengambilan
keputusan dapat membantu upaya pencapaian tujuan organisasi. Dalam hal ini,
 manager harus dapat percaya penuh kepada karyawan. Jika tidak, informasi
apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat karena hanya menimbulkan rasa
kecurigaan dan ketidakpercayaan pada informasi tersebut. salah satu kelemahan
dari komunikasi dari bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan hanya
menyampaikan informasi (laporan) yang baik – baik saja, sedangkan informasi
yang agaknya mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh manager
cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Hal ini terjadi karena bawahan
beranggapan jika melaporkan hal yang baik – baik saja, mereka dapar menjaga
atau menyelamatkan posisinya serta mendapatkan rasa aman dalam suatu
organisasi tersebut.
c. Komunikasi Horizontal
Komuninkasi horizontal (horizontal communications) atau juga dikenal dengan
istilah komunikasi lateral (lateral communications) adalah komunikasi yang
terjadi antara bagian – bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu
organisasi. Tujuan komunikasi ini, untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan
memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan
sejajar. Komunikasi horizontal bersifat koordiantif diantara mereka yang memiliki
posisi sederajat, baik didalam satu departemen atau diantara beberapa departemen.
Komunikasi horizontal menjadi penting ketika setiap bagian atau departemen
dalam suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang cukup besar.
Akan tetapi jika masing – masing departemen dapat bekerja sendiri tanpa harus
bergantung pada bagian lain, komunikasi horizontal tidak sering dipakai.
d. Komunikasi Diagonal
Bentuk komunikasi diagonal (diagonal communications) memang menyimpang
dari bentuk – bentuk komunikasi tradisional yang ada, seperti komunikasi dari
bawah ke atas atau komunikasi dari atas ke bawah. Komunikasi ini melibatkan
dua tingkat (level) organisasi yang berbeda dalam berkomunikasi. Menurut
penelitian yang pernah dilakukan, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal
lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi berskala besar ketika terdapat
saling ketergantungan antarbagian atau antardepartemen yang ada dalam
organisasi tersebut.
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah :
 Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk
komunikasi tradisional
  Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut
membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi
Namun, komunikasi diagonal juga memiliki kekurangan. Salah satunya, bahwa
komunikasi diagonal dapat menganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah
berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal juga sulit dikendalikan
secara efektif dalam suatu organisasi besar.
e. Keterbatasan Komunikasi Formal
Saluran komunikasi formal memang sangat penting bagi perusahaan besar, namun
tetap saja memiliki dampak kurang menguntungkan dari sudut pandang individual
maupun perusahaan.
 Dari sudut pandang individual (perseorangan)
komunikasi formal dapat membuat keterbatasan untuk masuk kedalam
proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi besar, banyak
jalur yang harus dilewati bawahan untuk dapat berkomunikasi langsung
dengan manager puncak.
 Dari sudut pandang perusahaan
Masalah terbesar dengan saluran komunikasi formal adalah kemungkinan
munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang
lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi
berpotensi menimbulkan kesalahpahaman. Salah satu cara mengatasinya
adalah dengan mengurangi tingkatan (level) dalam struktur organisasi.
Struktur yang mendatar (flat) dengan tingkatan organisasi yang lebih
sedikit, dan lebih banyak rentang kendalinya (spain of control) akan dapat
membantu mengurangi terjadinya distorsi.
2. Saluran Komunikasi Informal (informal communications channel)
Dalam praktiknya,tampaknya tingkatan dalam suatu organisasi tidak mampu
mencegah orang – orang dalam satu organisasi untuk saling bertukar informasi antara
satu dengan yang lainnya. Orang – orang yang ada pada suatu organisasi tanpa
memedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan/pangkat dapat berkomunikasi
secara luas. Meskipun hal – hal yang mereka bicarakan bersifat umum, seperti, hobi,
keluarga, olahraga, atau membicarakan hal – hal yang berkaitan dengan situasi kerja
yang ada dalam organisasinya. Banyak orang yang juga leboh percaya pada desas –
desus atau rumor yang didapat dari komunikasi informal sebagai sumber informasi
dalam suatu organisasi daripada informasi yang didapat dari manager suatu
organisasi. Oleh karena itu, keberadaan saluran komunikasi informal tidak dapak
dielakkan. Saluran komunikasi informal dapat digunakan oleh para manager untuk
memonitor para karyawannya dalam melakukan tugasnya.
 DAFTAR PUSTAKA
Buku Komunikasi Bisnis Ditulis oleh Djoko Purwanto