60

Lampiran 1 : Wawancara dengan Purchasing Officer

Nama : Ratno Dwisusilo

Usia : 28 tahun
Asal : Krian
Hari / Tanggal : Kamis / 14 Juni 2007
Lama bekerja : 2 tahun

T: Bagaimana prosedur atau alur kerja purchasing di Surabaya Plaza Hotel ?

J: - Terima Purchase Requisition ( untuk membeli beverage ) dari departemen
food & beverage, konsultasi dengan Finance apakah ada anggaran belanja
untuk item yang diminta departemen food & beverage terutama untuk
nominal diatas 1 juta.
- Bila Finance setuju cari quotation minimal 3 supplier, dari harga yang ada
dan kualitas yang bagus dibuatkan Purchase Order.
- Kalau untuk sayur, buah – buahan, makanan kaleng setiap 2 minggu sekali
minta harga kontrak untuk 2 minggu kedepan minimal 3 supplier.
- Membuat price list berupa perbandingan dari 3 supplier yang ada untuk
dikirim ke cost control, food & beverage manager, kitchen.
- Harga termurah dipilih untuk order 2 minggu kedepan.
T: Apa kriteria atau langkah – langkah dalam memilih supplier food &beverage?
J: - Ada referensi dari Hotel lain untuk reputasinya dan kualitas barang.
- Sanggup memenuhi syarat dari Surabaya Plaza Hotel mengenai sistim
pembayaran 1 bulan.
- Supplier tersebut benar – benar menyuplai barang – barang yang dijual
yang artinya supplier tersebut bukan supplier yang bisa menyediakan
semua barang baik food & beverage maupun material dengan kata lain
broker.
- Supplier tersebut harus memiliki NPWP.
- Meminta sample terlebih dahulu pada waktu menawarkan barang.
 61

T: Apa saja kriteria supplier yang bagus dan supplier yang tidak bagus ?
J: Supplier yang bagus :
- Mengirim barang sesuai jadwal.
- Mengirim barang sesuai yang dipesan.
- Kualitas barang yang dimiliki selalu stabil.
- Tidak pernah melanggar harga kontrak.
Supplier yang tidak bagus ?
- Pada waktu mengirim barang sering terlambat.
- Barang sesuai yang dikirim tidak sesuai dengan yang dipesan.
- Kualitas barang yang dimiliki labil.
- Melanggar harga kontrak
T: Apakah ada ciri – ciri / spesifikasi food & beverage yang baik dari pihak
kitchen yang diberikan pada anda sebagai panduan untuk membeli barang ?
(market list dari kitchen yang minta food & beverage dalam kondisi misalnya
yang bagus,segar,dll) kalau iya apa saja ?
J: Ada tetapi sudah lama sekali. Kalau market list tidak ada permintaan dalam
kondisi yang bagus, segar, dll.
T: Bisa saya lihat kira – kira spesifikasinya seperti apa ?
J: Sudah tidak dipakai dan disimpan di gudang.
T: Bagaimana cara menerapkan quality control (dijelaskan pengertian quality
control) terhadap food & beverage di Surabaya Plaza Hotel ?
J: Setiap hari secara acak purchasing datang ke tempat receiving untuk
mengecek barang yang datang.
T: Bagaimana cara menerapkan quality control tersebut ?
J: Caranya seperti :
1. Mencocokkan barang yang diterima sesuai dengan yang ada di market
list.
2. Memeriksa kualitasnya.
3. Menyesuaikan kuantitinya dengan yang ada di market list.
4. Menyesuaikan harga dengan kontrak atau penawarannya.
T: Apakah quality control terhadap food & beverage selalu diterapkan ?
J: Selalu, setiap hari.
 62

T: Apakah proses order disesuaikan dengan requisition form ?

J: Iya, disesuaikan.
T: Dalam menyediakan item, apakah menggunakan item yang paling bagus ?
J: Selalu menggunakan item yang dibutuhkan kitchen, meskipun mahal kalau
pihak kitchen tidak mau ya item tersebut tidak akan dipesan.
T: Apa saja yang perlu dilihat dalam membeli suatu produk ?
J: - Harga.
- Kualitas.
- Ready stock.
- Jangka waktu pemakaian.
T: Apakah anda masih memakai supplier yang pernah mengirim food and
beverage dalam keadaan tidak bagus ?
J: Pernah dengan kompensasi mengganti dengan yang lebih baik, bila masih
jelek maka supplier tersebut tidak akan dipakai.
T: Apakah ada budget terhadap food and beverage yang harus dibeli yang di
berikan oleh pimpinan ?
J: Tidak ada budget, dalam membeli semua bahan food & beverage purchasing
mengikuti apa yang diinginkan oleh pihak kitchen.
T: Menurut anda seberapa jauh penerapan quality control terhadap food &
beverage di Surabaya Plaza Hotel ? ( Baik, buruk, sedang, mengapa )
J: Baik, untuk menghindari keluhan dari kitchen yang nantinya berpengaruh
pada complain dari tamu.
 63

Lampiran 2: Wawancara dengan receiving

Nama : Syamsul
Usia : 48 tahun
Asal : Sidoarjo
Hari / Tanggal : Kamis / 14 Juni 2007
Lama bekerja : 5 tahun

T: Apa tugas receiving di Surabaya Plaza Hotel ?

J: Menerima barang sesuai purchase order (untuk material dan beverage) dan
market list (untuk perishable food).
T: Apabila ada barang yang tidak layak pakai, apa tindakan yang anda lakukan ?
J: Bila ada barang yang tidak bagus receiving berhak menolak.
T: Apakah dalam menjalankan tugas sebagai receiving, anda selalu mengadakan
kerjasama dengan departemen food and beverage ?
J: Selalu, apabila barang telah diterima, receiving akan memanggil pihak kitchen
untuk konfirmasi.
T: Apakah setelah menerima barang dari supplier, semua barang langsung
dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan ?
J: Ya, setelah menimbang dan sesuai market list, semua barang langsung
dimasukkan ke dalam ruang penyimpanan, chiller, dan cold storage.
T: Apakah selama ini bapak selalu menerapkan quality control (dijelaskan
pengertian quality control) terhadap food & beverage ?
J: Ya, dengan memeriksa kualitas barang yang diterima dan disesuaikan dengan
market list dan standart hotel.
T: Seberapa jauh bapak menerapkan quality control terhadap food & beverage di
Hotel ini ? Apa saja yang sudah anda lakukan ?
J: Dengan memeriksa barang sesuai dengan standart yang berlaku di hotel dan
setiap 2 minggu sekali supplier harus mengirimkan daftar harga, maksimal 3
supplier, dan dilaksanakan sebelum tanggal 1 atau tanggal 15.
T: Apakah ada spesifikasi yang diberikan oleh pihak kitchen dalam market list ?
 64

J: Ada, tetapi sudah lama sekali karena sudah menjadi rutinitas sehari – hari,
spesifikasi tersebut tidak lagi dicantumkan dan pihak supplier telah
mengetahui spesifikasi tersebut, namun untuk supplier pemula spesifikasi
tersebut tetap diberikan dan harus jelas.
T: Jika ada, apakah anda mengetahui standart spesifikasi yang diterapkan di hotel
ini ? Apa saja spesifikasi tersebut ?
J: Ya, sebagai contoh spesifikasi untuk buah semangka harus mempunyai berat
antara 5 – 10 kg dan matang. Untuk ayam beratnya antara 1,4 – 1,5 kg dan
harus fresh.
T: Apa anda memiliki form dari departemen food and beverage yang harus diisi
pada saat anda menerima barang ?
J: Ya, market list dan purchase order. Kalau purchase order untuk material dan
beverage. Kalau market list untuk perishable food dan dry good.
T: Apa saja yang harus diperhatikan sewaktu menerima barang ?
J: Mutu harus bagus, sesuai dengan request baik jumlah maupun kualitasnya,
barang – barang kaleng dilihat jangka waktu expirednya.
T: Menurut anda seberapa jauh penerapan quality control terhadap food and
beverage di Surabaya Plaza Hotel ? ( Baik, buruk, sedang, mengapa )
J: Baik, karena sudah sesuai dengan prosedur yang berlaku.
T: Apakah receiving memiliki satu area khusus dalam proses penerimaan?
J: Ya, loading dock area untuk barang – barang food and beverage dan
warehouse untuk barang – barang material.
 65

Lampiran 3: Wawancara dengan Food and Beverage Manager

Nama : Anan Nurdin

Usia : 40 tahun
Asal : Jakarta
Hari / Tanggal : Kamis / 14 Juni 2007
Lama bekerja : 4 tahun

T: Apa anda mengetahui tentang kondisi quality control terhadap food & beverage
di Surabaya Plaza Hotel ? Kalau tahu menurut anda baik, buruk, sedang,
mengapa ? Seberapa sering frekuensi anda dalam melakukan quality control ?
J: Buruk, karena tidak ada prosedur dan standart yang jelas dari masing – masing
item yang ada seperti berat, warna, kesegaran, ukuran. 2 kali dalam 1 minggu
Food & Beverage Manager mengontrol langsung ke receiving.
T: Apa tindakan saudara dalam hal ini ?
J: Saya akan mengadakan person in- charge dari departemen accounting untuk
mengontrol quality control.
T: Apa dampak dari kondisi ini ?
J: - Sering terjadi banyaknya barang – barang yang tidak berkualitas, seperti
pepaya tidak manis, potongan atau berat tidak sama, ada ulat.
- Sering ada complain dari tamu mengenai warna buah, rasa, sayurnya kurang
segar, dll.
- Makanan kaleng sewaktu dibuka sudah kadaluwarsa.
T: Bagaimana pandangan anda terhadap receiving dalam menerapkan quality
control terhadap food & beverage ? ( baik, buruk, sedang, mengapa ? )
J: Sangat kurang akurat, karena tidak ada prosedur dan standart yang jelas.
T: Bagaimana pandangan anda terhadap purchasing dalam menerapkan quality
control terhadap food & beverage ? ( baik, buruk, sedang, mengapa ? )
J: Sedang, karena hanya melakukan order sesuai dengan kebutuhan yang
diminta, tetapi dalam penerapannya purchasing jarang mengontrol barang –
barang yang datang ke receiving. Purchasing mengontrol dan memeriksa
 66

hanya pada waktu in – charge di receiving untuk menggantikan receiver yang

sedang cuti.
T: Apa departemen food & beverage pernah bekerjasama dengan departemen
finance untuk memberi training tentang quality control terhadap food &
beverage yang baik kepada purchasing dan receiving ?
J: Belum pernah, karena belum jelas quality controlnya dibawah departemen
food & beverage atau departemen finance. Receiving di Surabaya Plaza Hotel
tidak hanya menerima food & beverage saja tetapi juga menerima material
jadi kerjanya tidak spesifik dan belum ada Receiving yang khusus in - charge
di food & beverage.
T: Menurut anda seberapa jauh penerapan quality control terhadap food &
beverage di Surabaya Plaza Hotel ? ( Baik, buruk, sedang, mengapa )
J: Belum, karena belum ada Receiving yang khusus in - charge di food &
beverage.
T: Mungkin anda bisa memberikan saran untuk bisa memperbaiki quality control
terhadap food and beverage di Surabaya Plaza Hotel agar quality control
terhadap food and beverage di Surabaya Plaza Hotel bisa lebih baik ?
J: - Harus disiapkan person in- charge untuk mengawasi dan menjalankan
quality control.
- Memperketat kualitas barang terhadap supplier ( kalau barang tidak bagus
jangan sungkan – sungkan untuk mengembalikannya ).
- Harus menerapkan sistim kualitas order untuk menentukan kualitas barang
yang baik.
 67

Lampiran 4: Wawancara dengan Sous Chef

Nama : Sri Agustina

Usia : 42 tahun
Asal : Madiun
Hari / Tanggal : Kamis / 14 Juni 2007
Lama bekerja : 6 tahun

T: Apa selama ini anda sering ( seminggu sekali, setiap hari,dll ) menerima
barang – barang yang tidak layak pakai ?
J: Terkadang, dalam jangka waktu 1 bulan terdapat sekitar 10 % barang yang
tidak layak pakai.
T: Apa anda memiliki ciri – ciri / spesifikasi food & beverage yang baik ? kalau
iya apakah anda memberikan spesifikasi tersebut sebagai panduan untuk
menerima dan membeli barang ? ( Apa dalam market list anda meminta food
& beverage dalam kondisi misalnya yang bagus,segar,dll ) kalau iya apa saja ?
J: Biasanya sayuran, seperti fresh asparagus dimana standart yang biasa dipakai
mempunyai ukuran yang berkisar antara 10-12 milimeter tapi yang diterima
terkadang memiliki ukuran yang jauh lebih kecil. Tetapi memang untuk
produk tertentu, kulitasnya tergantung pada musim.
T: Bagaimana pandangan anda terhadap purchasing dalam menerapkan quality
control terhadap food & beverage ? ( baik, buruk, sedang, mengapa ? )
J: Sedang – sedang saja, karena terkadang masih terdapat barang yang tidak
sesuai dengan standart hotel, meskipun frekuensinya tergolong kecil.
T: Bagaimana pandangan anda terhadap receiving dalam menerapkan quality
control terhadap food & beverage ? ( baik, buruk, sedang, mengapa ? )
J: Sedang, karena receiving dalam proses penerimaan barang tidak melakukan
komunikasi dengan pihak kitchen terlebih dahulu, sehingga kontrol terhadap
barang yang telah diterima menjadi kurang maksimal dan proses pemasukan
barang ke dalam ruang penyimpanan tidak dapat langsung dilakukan.
T: Tindakan apa yang anda lakukan dalam kondisi seperti ini ?
 68

J: Tidak banyak yang dapat saya lakukan, karena kondisi seperti ini sudah
berlangsung bertahun – tahun dan sudah menjadi budaya dalam Surabaya
Plaza Hotel, dan untuk mengubah hal tersebut tidaklah mudah karena sudah
berlangsung lama dan orang – orangnya pun sudah terbiasa dengan kondisi
tersebut. Saya sudah sering membahas tentang hal ini, agar ada komunikasi
dari receiving dan departemen food and beverage, setelah diingatkan mungkin
ada perubahan, namun tidak berapa lama akan kembali ke kondisi awal.
T: Menurut anda seberapa jauh penerapan quality control terhadap food and
beverage di Surabaya Plaza Hotel ? ( Baik, buruk, sedang, mengapa )
J: Sedang, karena idealnya barang - barang yang akan digunakan di kitchen
dipisah-pisahkan terlebih dahulu menurut kebutuhan sub-sub departemen
kitchen sebelum diterima oleh pihak kitchen, yaitu seperti barang –barang
milik hot kitchen, dim-sum, breakfast, chinese setelah itu disimpan kedalam
storage sehingga pembagian dan penggunaan barang menjadi jelas. Tetapi di
Surabaya Plaza Hotel semuanya dicampur menjadi satu.
T: Mungkin anda bisa memberikan saran untuk bisa memperbaiki quality control
terhadap food and beverage di Surabaya Plaza Hotel agar quality control
terhadap food and beverage di Surabaya Plaza Hotel bisa lebih baik ?
J: Harus ada team work antara pihak receiving dan pihak food and beverage
mengenai komunikasi, dan adanya alur prosedur yang baik anatar keduanya
seperti adanya report dari receiving terhadap food and beverage setelah proses
penerimaan barang.