EFEKTIVITAS KINERJA PEGAWAI DALAM PENERAPAN E- OFFICE

GUNA MENDUKUNG E-GOVERNMENT

BALAI DIKLAT KEAGAMAAN KOTA SEMARANG

LOGO

DISUSUN OLEH

NAMA/NIM

PROGRAM STUDI

FAKULTAS

UNIV

TAHUn
 DAFTAR ISI

A. Latar Belakang...............................................................................................3

B. Rumusan Masalah.........................................................................................5

C. Landasan Hukum...........................................................................................5

D. Pembahasan..................................................................................................7

E. Kesimpulan...................................................................................................11

F. Saran............................................................................................................12

2
A. Latar Belakang

Sebagian besar aktivitas yang dilakukan oleh manusia pasti

memiliki kaitan dengan informasi karena pada dasarnya setiap individu
menciptakan suatu informasi. Informasi merupakan segala hal yang
dikomunikasikan, hal tersebut dapat dilakukan secara langsung oleh
seseorang melalui lisan dapat pula secara tulisan berupa surat kabar,
video dan lainnya. Menurut Pendit (1992) informasi merupakan
sekumpulan data yang terstruktur yang disampaikan seseorang kepada
orang lain, merupakan sesuatu yang abstrak dan informasi sebagai
benda nyata.
Dapat pula dikatakan bahwa informasi merupakan suatu proses,
yaitu merujuk pada kegiatan-kegiatan menjadi terinformasi. Informasi
juga merupakan bentuk penyajian nyata dari pengetahuan atau data.
Informasi dapat berupa rangkaian simbol -simbol yang dapat
dipertukarkan dan di lihat oleh panca indra serta memerlukan proses
lebih lanjut. Sedangkan yang dimaksud sistem informasi merupakan
kumpulan data yang terstruktur dan dapat dikomunikasikan melaui
bahasa lisan, surat kabar, video, dan lain sebagainya. Menurut Gordon
B. Davis (1999: 28) sistem informasi merupakan data yang telah diolah
menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
Seiring bekembangnya jaman, penggunaan teknologi informasi
dan komunikasi tidak dapat terelakan. Kegiatan sehari – hari juga tak
dapat lepas dari penggunaan teknologi informasi dan komunikasi.
Kegiatan komunikasi merupakan hal mendasar yang sangat penting di
kehidupan sehari-hari termasuk juga komunikasi di berbagai instansi.
Manusia dapat melakukan komunikasi dengan banyak cara, salah
satunya melalui teknologi informasi. Perusahaan, pemerintahan dan juga
berbagai organisasi selalu berusaha untuk memaksimalkan penerapan

3
teknologi sehingga dapat berkomunikasi dengan banyak orang dengan
mudah. Bentuk penerapan teknologi informasi dan komunikasi tersebut
dapat berupa administrasi perkantoran, pengarsipan, dokumentasi,
informasi publik dan lainnya.
Pada jaman yang serba canggih ini diperlukan manajemen
informasi yang baik untuk memudahkan setiap orang untuk mengakses
informasi secara cepat, lengkap dan tepat. Menurut James Robertson,
manajemen informasi merupakan penerapan teknologi baru 3 untuk
mengatasi masalah-masalah semacam content manajement atau
manajemen dari isi sistem informasi atau lembaga informasi,
pengelolaan dokumen, sarana-sarana sistem informasi dan penerapan
portal pada lembaga tersebut. Komponen manajemen informasi menurut
James Robertson antara lain meliputi orang, proses, teknologi, dan isi.
Semua komponen tersebut sangat penting untuk manajemen informasi
dalam suatu organisasi agar dapat berjalan secara efektif
Terdapat kebijakan birokrasi dalam penyelenggaraan kegiatan
perkantoran diwajibkan untuk berjalan secara efektif dan efisien
sehingga penggunaan sistem konvensional dirubah menjadi sistem
digitalisasi. Dengan menerapkan e – office dalam lingkungan
perkantoran diharapkan dapat mendukung e- government (Dewandaru,
2013). Dalam Undang No 19 tahun 2016 juga telah diatur mengenai
Informasi dan Transaksi elektronik serta Undang – Undang No 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Oleh karena itu dalam
lingkup kerja berbagai instansi pemerintah penting untuk melakukan e-
office.
Penerapan teknologi informasi dan komunikasi dalam kegiatan
pemerintahan ditandai dengan electronic government yang dulunya
identik menggunakan paper based administration. Melalui teknologi dan
basis data yang kuat dapat digunakan untuk memudahkan pelaksanaan
pemerintahan yang lebih efektif dan efisien. salah satu contoh
penerapan teknologi dalam e-government adalah penerapan e- office.

4
Penerapan e-office dimaksudkan untuk menyederhanakan dan
memudahkan kegiatan perkantoran di lingkungan instansi termasuk
instansi pemerintah. Dengan menggunakan e- office maka data,
informasi dan keperluan administrasi lainnya dapat diakses dengan
mudah.
Perkembangan e-office membantu pegawai di lingkungan
pemerintah, swasta maupun perusahaan dalam penyelesaian tugas
secara cepat dan tepat waktu. Peminpin suatu perusahaan atau instansi
pun juga akan dimudahkan dengan adanya e-office ini. Data dan
informasi dapat diakses dengan cepat dan mudah secara realtime serta
meminimalkan penggunaan kertas. Data yang terkelola secara terpusat
dan satu pintu memberikan kemudahan tersendiri kepada masyarakat
dalam memperoleh informasi yang akurat. Setiap data yang disimpan
saling terhubung satu sama lain di suatu sistem data base instansi atau
perusahaan.
Penerapan e-office dalam instansi pemerintah cenderung kurang
maksimal dibandingkan instansi atau perusahaan swasta. Pemanfaatan
e-office tersebut belum maksimal dikarenakan kurangnya tenaga ahli,
sistem aplikasi dan juga kemampuan pegawainya. Padahal dengan
menerapkan teknologi informasi di lingkungan instansi akan
meningkatkan efektivitas kerja layanan masyarakat. Pengelolaan
administrasi perkantoran yang masih dilakukan secara manual justru
lebih membutuhkan banyak waktu, tenaga dan biaya dalam
penyimpanan dokumen serta proses pencarian data yang lebih
memakan waktu lebih lama jika tidak disimpan secara rapi.
Salah satu kota di Jawa Tengah yang telah menerapkan e-
government adalah Kota Semarang. Kota Semarang juga memiliki misi
untuk mengembangkan kualitas penyelengaraan pemerintahan yang
efektif dan efisien sesuai dengan prinsip good governance yang
didukung penerapan e- government menuju e-city. Hal tersebut
membuktikan bahwa Pemerintah Kota Semarang telah menyadari

5
pentingnya penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam
kegiatan perkantoran di lingkungan instasinya.
Pemerintah kota Semarang berkeinginan untuk menjadi e-
government dalam kegiatan pemerintahannya sehingga masyarakat juga
lebih mudah dalam mengakses layanan pemerintah. Salah satu contoh
penerapan e- goverment dalam pemerintah Kota Semarang adalah
dengan pembuatan website yaitu www.semarangkota.go.id. Website
tersebut bertujuan untuk memberikan informasi dan mendekatkan diri
kepada masyarakat, stakeholder dan pihak swasta dengan mudah dan
cepat. Masyarakat juga dapat memberikan masukan serta penilaian
terhadap kinerja pemerintah Kota Semarang dalam website tersebut.
Berikut merupakan tampilan website resmi kota Semarang.

Sumber : https://www.semarangkota.go.id/

Salah satu instansi yang dinaungi oleh Pemerintah Kota

Semarang adalah Balai Dinas Keagamaan Kementrian Agama Kota
Semarang yang memiliki layanan e- office dengan alamat
https://bdksemarang.kemenag.go.id/halaman/e-office. Dalam e- office
tersebut terdapat beberapa menu yang dapat diakses oleh publik secara
langsung dan cepat. BDK Kota Semarang memiliki tugas untuk
menyelenggarakan Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Teknis Pendidikan

6
 dan Keagamaan, melaksanakan koordinasi dan pengembangan
kemitraan dengan satuan organisasi kerja di lingkungan Kementerian
Agama dan Pemerintah Daerah serta Lembaga Diklat lainnya.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan penjelasan yang telah dikemukakan tersebut maka

rumusan masalah dari makalah ini yaitu :
1. Mengetahui tingkat efektivitas kerja pegawai dalam
menerapkan e- office di Balai Diklat Keagamaan Kota
Semarang,
2. Mengetahui pentingnya penerapan e- office dalam mendukung
e-government di Balai Diklat Keagamaan Kota Semarang
3. Mengetahui faktor penghambat dalam penerapan e- office
dalam lingkungan kerja Balai Diklat Keagamaan Kota
Semarang.

C. Landasan Hukum

Penerapan E- Government diatur dalam Instruksi Presiden Nomor

3 Tahun 2003 mengenai Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan E- Government, oleh karenanya setiap kepala daerah
dan pemeritah daerah wajib mengambil keputusan dan langkah kerja
sesuai tugas dan kewenangannya guna mendukung terlaksananya e-
government. Tujuan dari kebijakan tersebut antara lain adalah:
 Mengembangkan sistem pelayanan yang andal dan terpercaya,
serta terjangkau oleh masyarakat luas.
 Menata sistem manajemen dan proses kerja pemerintahan dan
pemerintah daerah otonom.
 Memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi secara
optimal. d. Meningkatkan peran serta dunia usaha

7
  Mengembangkan kapasitas SDM dengan meningkatkan e-
literacy masyarakat.
 Melaksanakan pengembangan egovernment secara sistematik
sehingga realistik dan terukur.
Sedangkan untuk penerapan e- office diatur dalam Undang-
Undang No 19 tahun 2016 perubahan dari UU No 11 Tahun 2008
tentang Informasi dan Transaksi elektronik serta Undang – Undang No
14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Pemanfaatan
teknologi informasi dan transaksi elektronik dalam undang- undang
tersebut bertujuan untuk:
a. mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari
masyarakat informasi dunia;
b. mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional
dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat;
c. meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik;
d. membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap Orang untuk
memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan
dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan
bertanggung jawab; dan
e. memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi
pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi

D. Pembahasan

1. Tingkat efektivitas kerja pegawai dalam menerapkan e- office di

Balai Diklat Keagamaan Kota Semarang
Perkembangan teknologi Informasi dan komunikasi memberikan
dampak yang cukup signifikan di semua sektor kehidupan termasuk di
bidang tata kelola kinerja pemerintahan. Digitalisasi proses birokasi di
sektor pelayanan pemerintahan juga sedang berlangsung hingga saat

8
 ini. Pengurusan segala sesuatu terkait pelayanan publik diarahkan
untuk memanfaatkan penggunaan teknologi dan informasi digital.
Sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi waktu, tenaga
dan biaya yang dikeluarkan baik oleh pemerintah maupun
masyarakat. Salah satu penerapan teknologi informasi di instansi
Balai Diklat Keagamaan Kota Semarang adalah penerapan e- office.
Berikut merupakan tampilan e- office Balai Diklat Keagamaan Kota
Semarang
Gambar Beranda Login e- Office Balai Diklat Keagamaan Kota
Semarang

Sumber : BDK Kota Semarang

Dengan menerapkan e-Office di lingkup kerja Balai Diklat

Keagamaan Semarang dapat meningkatkan efisiensi waktu dan
efektifitas manajemen administrasi di lingkup pemerintah daerah.
Berdasarkan survey yang telah pemerintah lakukan bahwa nilai indeks
kepuasan masyarakat atau IKM BDK Semarang adalah 3,61 dari yang
disyaratkan 3,20. Hal tersebut berarti bahwa BDK Semarang telah
mencapai IKM dan melebihi IKM yang disyaratkan sebesar 0,41. Berikut

9
merupakan rincian dari hasil survey BDK Kota Semarang yang diperoleh
dari website BDK Kota Semarang.

Tabel Rincian Survey Indeks Kepuasan Masyarakat

BDK Kota Semarang

Sumber : BDK Kota Semarang

Berdasarkan tabel tersebut, BDK Kota Semarang masih perlu

meningkatkan sarana dan prasarana pedukung layanan dan
mempermudah dalam persyaratan layanan serta informasi biaya layanan
lebih diperjelas. Dari tabel IKM tersebut juga membuktikan bahwa tingkat
efektivitas kinerja pegawa dalam e-office yang ada di BDK Kota
Semarang sudah baik dan sudah melebihi standar yang digunakan
sehingga masyarakat dapat memperoleh pelayanan secara
maksimal.Sedangkan nilai indeks persepsi korupsi atau IPK BDK
Semarang yaitu 3,57 dari yang disyaratkan 3,60. Hal ini berarti BDK
Semarang belum mencapai syarat minimal yang ditetapkan terkait
persepsi korupsi. Berikut merupakan rincian pencapaian IPK BDK
Semarang dalam tiap unsur.

Tabel Rincian Survey Indeks Persepsi Korupsi

10
 BDK Kota Semarang

Sumber : BDK Kota Semarang

Berdasarkan data tersebut perlu adanya perbaikan layanan yang

masih melakukan nepotisme sehingga pelayanan publik dapat berjalan
sebagaimana mestinya secara adil.

2. Pentingnya penerapan e- office dalam mendukung e-government

di Balai Diklat Keagamaan Kota Semarang

Pemerintah Kota Semarang telah melaksanakan e-government sejak

tahun 2001 hingga saat ini. Dalam saat awal penerapan e- government
masih pada proses pematangan dan persiapan sehingga masih cukup
banyak kekurangan dan kelemahan dalam penerapan e- government.
Namun sejak terbentuknya panduan panduan perencanaan egovernment
pada master plan teknologi dan informasi tahun 2010-2015,pelaksanaan
e- government menjadi lebih terarah. Mengacu pada RPJMD Kota
Semarang 2016-2021, maka Pemerintah Kota Semarang melakukan
upaya sebagai berikut:
a. Meningkatkan kualitas perencanaan pembangunan.
b. Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur.
c.Meningkatkan kualitas penyelenggaraan administrasi dan
perkantoran. Adapun upaya Pemerintah Kota Semarang dalam
efektivitas penyelenggaraan

11
 Dalam rangka mendukung penerapan e-government di lingkup
pemerintahan Kota Semarang maka BDK Kota Semarang menerapkan
layanan e-office yang dapat masyarakat akses dengan mudah melalui
perangkat telepon genggam yang dimiliki secara cepat. Dalam e- office
tersebut masyarakat juga dapat melakukan penilaian serta umpan balik
dari pelayanan BDK Kota Semarang di form yang telah tersedia.
Masyarakat juga dapat melihat hasil survey terdahulu mengenai
penilaian kinerja BDK Kota Semarang dan dapat memberikan masukan
tambahan terhadap BDK Kota Semarang.

Kualitas penyelenggaraan sistem informasi dalam BDK Kota

Semarang juga termasuk baik dikarenakan tampilan sederhana dengan
menu yang lengkap sehingga memudahkan masyarakat dalam
memahami informasi yang disediakan. BDK Kota Semarang sendiri
memiliki visi yaitu terwujudnya pendidikan dan pelatihan yang handal
dan profesional dalam mewujudkan sumber daya manusia kementrian
agaman yang berkakhlakul karimah dengan cara meningkatkan SDM,
sarana dan prasarana kediklatan sesuai perkembangan teknologi.

2. Faktor penghambat dalam penerapan e- office dalam lingkungan

kerja Balai Diklat Keagamaan Kota Semarang.

Faktor penghambat dalam penerapan e-office dalam lingkungan kerja

BDK Kota Semarang antara alain adalah sebagai berikut :

 Sarana dan Prasarana Pendukung

Berdasarkan survey IKM yang telah dilakukan bahwa sarana dan
prasarana pendukung yang ada di BDK Kota Semarang masih
perlu ditingkatkan lagi. Hal ini karena dengan adanya sarana dan
prasarana yang lengkap dan berfungsi dengan baik maka kualitas
pelayanan juga dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
Penambahan jumlah komputer dan perangkat pendukung lainnya

12
 diperlukan untuk meningkatkan kualitas layanan publik sehingga
dapat berjalan dengan lancar.
 Dukungan Pemerintah Kota Semarang

Pemerintah Kota Semarang telah memberikan dukungan

yang cukup terhadap berbagai instansi yang berada di lingkup
kinerjanya. Namun perlu adanya peningkatan perhatian oleh
pemerintah terhadap kualitas pelayanan BDK Kota Semarang.

 Kualitas SDM
Sumber daya manusia yang handal akan berpengaruh
terhadap proses input dan output yang dihasilkan oleh BDK Kota
Semarang.Sehingga diperlukan peningkatan kualitas SDM baik
melalui pelatihan maupun diklat- diklat guna meningkatkan
kompetensi pegawai Balai Diklat Kota Semarang agar dapat tetap
menyesuaikan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
 Kemudahan Prosedur

Dalam survey yang telah dilakukan bahwa kemudahan

prosedur yang ada di BDK Kota Semarang masih perlu
ditingkatkan agar pelayanan pengurusan administrasi lebih cepat
dan memudahkan masyarakat.

E. Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan yang telah dikemukakan dapat ditarik

kesimpulan sebagai berikut yaitu :

1. Tingkat efektivitas kerja pegawai dalam menerapkan e- office di

Balai Diklat Keagamaan Kota Semarang sudah baik dengan
perolehan indeks kepuasan masyarakat sebesar 3,61.
2. Faktor penghambat dalam penerapan e- office dalam lingkungan
kerja Balai Diklat Keagamaan Kota Semarang antara lain adalah

13
 keterbatasan sarana prasarana, kualitas SDM dan kemudahan
prosedur layanan.

F. Saran

Perlu adanya peningkatan layanan e-office di Balai Diklat Keagamaan

Kota Semarang sehingga masyarakat dengan meningkatkan sarana dan
prasarana pendukung, peningkatan kualitas sdm dan kemudahan
prosedur pelayanan kepada publik.

14
 Daftar Pustaka

Dewi, Dinda Septiani dan Prasetyawan Yoga. Analisis Pengelolaan

Program E-Office Pada Kegiatan Temu Balik Arsip Aktif di Badan
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Kota Semarang.
Semarang: UNDIP
Davis, Gordon B. (1999). Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen:
Bagian I Pengantar. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo.
Pendit, Putu Laxman. (1992). “Makna Informasi: Lanjutan dari Sebuah
Perdebatan,” dalam Kepustakawanan Indonesia: Potensi dan
Tantangannya, eds. Antonius Bangun dkk. Jakarta: Kesaint-Blanc .
Robertson, James, November. (2005). 10 Principles of Effective
Information Management. Dikutip dari
www.steptwo.com.au/category/papers/ information management.
UU No 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi elektronik
Undang – Undang No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik
Website Resmi BDK Kota Semarang. 2022. Diakses dalam
https://bdksemarang.kemenag.go.id/halaman/tugas-dan-fungsi
Website Resmi Kota Semarang. 2022. Diakses dalam
https://www.semarangkota.go.id/

15