UNIVERSITAS ESA UNGGUL

LAPORAN RESIDENSI

UNIT RAWAT JALAN DAN UNIT REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA BANTAR GEBANG

Oleh :
GRACESIA KWANNANDAR
NIM 20200309018

PROGRAM PASCA SARJANA

PROGRAM STUDI MAGISTER ADMINISTRASI RUMAH SAKIT
FAKULTAS ILMU−ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ESA UNGGUL
JAKARTA
2022
 LAPORAN RESIDENSI

UNIT RAWAT JALAN DAN UNIT REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA BANTAR GEBANG

Laporan ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan mata
kuliah Residensi Program Pasca Sarjana Fakultas Ilmu − ilmu Kesehatan
Program Studi Magister Administrasi Rumah Sakit

Disusun Oleh :
GRACESIA KWANNANDAR
NIM 20200309018

PROGRAM PASCA SARJANA

PROGRAM STUDI MAGISTER ADMINISTRASI RUMAH SAKIT
FAKULTAS ILMU−ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ESA UNGGUL
JAKARTA
2022

i
 PERNYATAAN PERSETUJUAN

Laporan magang ini telah disetujui oleh pembimbing materi

dan pembimbing lapangan program magang mahasiswa
Pascasarjana Peminatan Magister Administrasi Rumah Sakit
Fakultas Ilmu-ilmu Kesehatan
Universitas Esa Unggul

Bekasi, Febuari 2022

Pembimbing Residensi

Mohamad Reza Hilmy, SKM., MARS., Ph.D

Pembimbing Lapangan
Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang

dr. Mochamad Afton Hidayat, MARS

ii
 PERNYATAAN PERSETUJUAN

Laporan Kegiatan Residensi ini telah disetujui oleh pembimbing lapangan

Program Pascasarjana
Program Studi Magister Administrasi Rumah Sakit
Fakultas Ilmu-ilmu Kesehatan Universitas Esa Unggul

Jakarta, Febuari 2022

Pembimbing Lapangan
Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang

dr. Mochamad Afton Hidayat, MARS

iii
 PERSETUJUAN PEMBIMBING AKADEMIK

Laporan magang ini telah disetujui oleh

Pembimbing Akedemik Program Residensi Mahasiswa
Pasca Sarjana Peminatan Magister Administrasi Rumah Sakit
Fakultas Ilmu – Ilmu Kesehatan
Universitas Esa Unggul

Jakarta, Febuari 2022

Pembimbing Akademik

Mohamad Reza Hilmy, SKM., MARS., Ph.D

iv
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : dr. Gracesia Kwannandar

Alamat : Jl. Janur hijau X tr 2 nomor 8, Kelapa Gading.
Jakarta Utara
Tempat, Tanggal Lahir : Ambon, 31 Maret 1994
Agama : Kristen
Jenis Kelamin : Perempuan

Riwayat Pendidikan :
1. SD Xaverius Ambon : Tahun Lulus 2005
2. SMP Kalam Kudus Ambon : Tahun Lulus 2008
3. SMA Negeri 1 Ambon : Tahun Lulus 2011
4. Universitas Kristen Indonesia : Tahun Lulus 2017

Riwayat Pekerjaan :
1. Dokter IGD di RS Sumber Hidup Ambon : Mei 2018 – Maret 2019
2. Dokter Puskesmas di Karang Panjang Ambon : Maret 2019 – Juni 2019
3. Dokter : Agustus 2019 – Sekarang

v
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas
perkenanNya, kami dapat menyelesaikan tugas residensi di Rumah Sakit Karya
Medika Bantar Gebang khususnya pada unit rrawat jalan dan unit rekam medik di
Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang.
Dalam menyelesaikan tugas ini, penulis juga mendapatkan banyak
bantuan. oleh karenanya, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. DR. Rokiah Kusumapraja, SKM, MHA selaku Ketua Program Studi MARS
Universitas Esa Unggul.
2. Mohamad Reza Hilmy, SKM., MARS., Ph.D sebagai Pembimbing
Akademik yang telah membantu selama Residensi dan penyusunan Laporan
Residensi.
3. dr. Medardus Iman Prasetyo, MARS sebagai Direktur Rumah Sakit Karya
Medika Bantar Gebang dan dr. Mochamad Afton Hidayat, MARS sebagai
pembimbing lapangan yang telah mengizinkan penulis untuk dapat
melaksanakan tugas residensi sekaligus menyediakan waktu dan
memberikan masukan kepada penulis dalam pelaksanaan residensi ini
4. Ibu Aang Rahardja sebagai Owner RS Karya Medika Group yang sudah
memberikan ijin bagi penulis untuk dapat melaksanakan tugas residensi
5. Kepala dan jajaran Unit Rawat Jalan Rumah Sakit Karya Medika Bantar
Gebang
6. Kepala dan petugas Unit Rekam Medis Rumah Sakit Karya Medika Bantar
Gebang
7. Rekan sejawat yang menolong penulis
8. Keluarga yang mendampingi penulis
Dalam penulisan tugas residensi ini tentu masih ada kekurangan dan keterbatasan
yang penulis alami. mohon adanya masukan dan saran yang dapat sangat
membantu penulis. Atas perhatiannya, penulis ucapkan terima kasih.

Bekasi, Febuari 2022

vi
 DAFTAR ISI

LAPORAN RESIDENSI ......................................................................................................... i
PERNYATAAN PERSETUJUAN ..................................................................................... ii
PERNYATAAN PERSETUJUAN .................................................................................... iii
PERSETUJUAN PEMBIMBING AKADEMIK ......................................................... iv
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ............................................................................................. v
KATA PENGANTAR ............................................................................................................ vi
DAFTAR ISI ............................................................................................................................. vii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................ x
DAFTAR TABEL .................................................................................................................... xi
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ......................................................................................................... 1
1.2. Tujuan Residensi ..................................................................................................... 4
1.2.1. Tujuan Umum ............................................................................................. 4
1.2.2. Tujuan Khusus ............................................................................................ 4
1.3. Manfaat Residensi ................................................................................................... 5
1.3.1. Bagi mahasiswa .......................................................................................... 5
1.3.2. Bagi rumah sakit ........................................................................................ 5
1.3.3. Bagi Program Studi Pasca Sarjana Magister Administrasi
Rumah Sakit Universitas Esa Unggul .................................................. 6

BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA
BANTAR GEBANG ................................................................................................ 7
2.1 PROFILE RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA BANTAR GEBANG . 7
2.1.1 Sejarah Rumah sakit .................................................................................. 7
2.2 VISI, MISI, MOTTO DAN TUJUAN .............................................................. 8
2.3 STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA
BANTAR GEBANG .............................................................................................. 9
2.4 FASILITAS PELAYANAN RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA
BANTAR GEBANG .............................................................................................. 9
2.4.1 Pelayanan medis dan Pelayanan Penunjang Medis ......................... 9
2.5 PROFIL UNIT RAWAT JALAN ..................................................................... 15
2.5.1 Struktur Organisasi Unit Rawat Jalan ................................................ 15
2.5.2 Struktur Ketenagaan ................................................................................. 15

vii
 2.5.3 Kualifikasi SDM Unit rawat jalan ....................................................... 16
2.5.4 Hubungan Kerja Unit Rawat Jalan dengan Unit lain ..................... 16
2.5.5 Kegiatan Rapat di Unit Rawat Jalan ................................................... 18
2.5.6 Rawat Jalan Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang ............ 19
2.5.7 Pendaftaran Pasien Rawat Jalan .......................................................... 20
2.5.8 Pencatatan dan Pelaporan Sistem Pencatatan dan pelaporan
Rawat Jalan ............................................................................................... 20
2.5.9 Evaluasi Kegiatan Pelayanan Rawat Jalan ....................................... 20
2.6 Profil Unit Rekam Medis .................................................................................... 22
2.6.1 Gambaran Umum .................................................................................... 23
2.6.2 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis ............................................ 23
2.6.3 Kualifikasi Ketenagaan ......................................................................... 23
2.6.4 Hubungan Kerja Unit Rekam Medis dengan Unit Lain ............... 25
2.6.5 Isi RM ......................................................................................................... 26
2.6.6 Pencatatan dan Pengisian DRM .......................................................... 28
2.6.7 Pemilikian dan Pemanfaatan RM ........................................................ 31
2.6.8 Pemeliharaan DRM ................................................................................. 31
2.6.9 Sistem Rekam medis .............................................................................. 32

BAB III TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................................... 37
3.1 Instalasi Rawat Jalan ............................................................................................ 37
3.1.1 Pengertian Rawat Jalan .......................................................................... 37
3.1.2 Jenis Pelayanan Rawat Jalan ................................................................ 38
3.1.3 Alur Pasien Rawat Jalan ........................................................................ 38
3.2 Instalasi Rekam Medis ......................................................................................... 40
3.2.1 Pengertian Rekam medis ........................................................................ 40
3.2.2 Tujuan Rekam Medis ............................................................................. 41
3.2.3 Kegunaan Rekam Medis ........................................................................ 42
3.2.4 Jenis dan Isi Rekam Medis ................................................................... 44
3.2.5 Alur Pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) .......................... 44
3.2.6 Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan dan
Pendistribusian Dokumen Rekam Medis di Pelayanana
Kesehatan ................................................................................................... 46
3.2.7 Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis ...................................... 50
3.2.8 Ruang penyimpanan Rekam Medis ...........................................51

viii

BAB IV IDENTIFIKASI MASALAH ........................................................................... 54
4.1 IDENTIFIKASI MASALAH ............................................................................. 54
4.1.1 Membuat Scoring Untuk Memilih Prioritas Masalah ................... 54
4.1.2 Fishbone ..................................................................................................... 56
4.1.3 SWOT ......................................................................................................... 57
4.2 IDENTIFIKASI MASALAH DI UNIT RAWAT JALAN ....................... 57
4.2.1 Membuat scoring prioritas masalah menggunakan Criteria
Matrix Technique .................................................................................... 57
4.2.2 Fishbone Unit Rawat Jalan ................................................................... 58
4.2.3 SWOT Unit Rawat Jalan ....................................................................... 59
4.3 IDENTIFIKASI MASALAH DI UNIT REKAM MEDIS ......................... 59
4.3.1 Membuat scoring prioritas masalah menggunakan Criteria
Matrix Technique .................................................................................... 57
4.2.2 Fishbone Unit Rekam Medis ................................................................ 61
4.2.3 SWOT Unit Rekam Medis .................................................................... 61

BAB V ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH ................................................ 63
5.1 Analisa Pemecahan Masalah dengan Siklus PDCA .................................... 63
5.2 PDSA Prioritas Masalah Instalasi Rawat Jalan ............................................. 63
5.3 PDCA Prioritas Masalah Unit Rekam Medik ................................................. 65

BAB VI PENUTUP ............................................................................................................... 66
6.1 KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................................... 66
6.1.1 Unit Rawat Jalan ...................................................................................... 66
6.1.2 Unit Rekam Medis .................................................................................. 67

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 69
DOKUMENTASI .................................................................................................................... 70

ix
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Tampak Depan Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang ............... 7
Gambar 2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang ......... 9
Gambar 3 Struktur organisasi Unit Rawat Jalan .................................................. 15
Gambar 4 Hubungan Kerja Unit Rawat Jalan ...................................................... 16
Gambar 5 Tempat pendaftaran dan Unit Rawat Jalan ......................................... 19
Gambar 6 Ruang praktek Unit Rawat Jalan ......................................................... 19
Gambar 7 Tampak depan Unit Rekam medis ...................................................... 22
Gambar 8 Ruang dalam Unit Rekam Medis ........................................................ 22
Gambar 9 Struktur Organisasi Unir Rekam medis ............................................. 23
Gambar 10 Hubungan Kerja Unit Rekam Medis ................................................. 25
Gambar 11 Teori Problem Solving Cycle ............................................................ 54
Gambar 12 Fishbone Unit Rawat Jalan ................................................................ 58
Gambar 13 Fishbone Unit Rekam Medis ............................................................. 61

x
 DAFTAR TABEL

Tabel 1 Kualifikasi SDM Unit Rawat Jalan .......................................................... 16

Tabel 2 Kualifikasi Ketenangan ........................................................................... 24
Tabel 3 Standar Pelayanan Rawat Jalan................................................................ 40
Tabel 4 Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis .............................................. 51
Tabel 5 Scoring Prioritas Masalah Unit Rawat Jalan ............................................ 58
Tabel 6 SWOT Unit Rawat Jalan .......................................................................... 59
Tabel 7 Scoring Prioritas Masalah Unit Rekam Medis ......................................... 62
Tabel 8 SWOT Unit Rawat Jalan .......................................................................... 61

xi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pembangunan dibidang kesehatan di Indonesia bertujuan untuk mencapai
masyarakat yang memiliki kemampuan untuk mewujudkan keadaan yang sehat,
baik secara jasmani maupun rohani. Berdasarkan hal tersebut baik pemerintah
maupun swasta berlomba – lomba dalam memberikan pelayanan kesehatan yang
paripurna.
Rumah Sakit merupakan salah satu sarana kesehatan dan tempat
penyelenggaraan upaya kesehatan serta suatu organisasi dengan sistem terbuka
dan selalu berinteraksi dengan lingkungannya untuk mencapai suatu
keseimbangan yang dinamis dan mempunyai fungsi utama melayani masyarakat
yang membutuhkan pelayanan kesehatan. Setiap kegiatan untuk memelihara dan
meningkatkan kesehatan yang optimal bagi masyarakat merupakan upaya
kesehatan. Upaya kesehatan diselenggarakan dengan pendekatan peningkatan
kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit
(kuratif), dan pemulihan (rehabilitatif yang dilaksanakan secara menyeluruh,
terpadu dan berkesinambungan. Semakin tinggi tingkat kecerdasan dan sosial
ekonomi masyarakat, maka pengetahuan mereka terhadap penyakit, biaya,
administrasi maupun upaya penyembuhan semakin baik. Masyarakat akan
menuntut penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang berkualitas. Pelayanan
kesehatan yang baik dan berkualitas tidak terlepas dari peran tenaga medis dan
nonmedis (Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit).
Rumah sakit memiliki fungsi utama untuk memberikan perawatan dan
pengobatan yang sempurna kepada pasien, dimana setiap pasien yang berkunjung
baik itu pasien rawat jalan, pasien rawat inap, maupun pasien gawat darurat akan
mendapatkan pelayanan, agar fungsi rumah sakit tersebut tercapai maka perlu
adanya peningkatan mutu pelayanan kesehatan, salah satu upaya peningkatan
mutu pelayanan kesehatan adalah dengan menggunakan pelayanan rekam medis.

1
Untuk menunjang kesehatan di Rumah Sakit berkewajiban untuk
menyelenggarakan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis yang baik di
Rumah Sakit merupakan faktor penting penunjang tercapainya sistem pelayanan
kesehatan yang baik.
Dari pengertian di atas, rumah sakit melakukan beberapa jenis pelayanan
diantaranya pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, pelayanan perawatan,
pelayanan rehabilitasi, pencegahan dan peningkatan Kesehatan, sebagai tempat
pendidikan dan atau pelatihan medik dan para medik, sebagai tempat penelitian
dan pengembangan ilmu dan teknologi bidang kesehatan serta untuk menghindari
risiko dan gangguan kesehatan sebagaimana yang dimaksud, sehingga perlu
adanya penyelenggaraan kesehatan lingkungan rumah sakit sesuai dengan
persyaratan kesehatan.
Universitas Esa Unggul Program Pasca Sarjana Magister Administrasi
Rumah Sakit mempunyai satu program mata kuliah semester tiga yaitu residensi.
Residensi ini akan memberikan kesempatan bagi mahasiswa/mahasiswi untuk
belajar dan menambah pengetahuan, mengaplikasikan keterampilan yang telah
dipelajari melalui pengalaman langsung dan juga mengintegrasikan pengetahuan
dan pendekatan masalah, multi disiplin serta memberikan solusi yang tepat bagi
pemecahan masalah yang ada di lingkungan tempat residensi Rumah Sakit.
Salah satu standar pelayanan minimal untuk peningkatan mutu pelayanan
di unit rawat jalan rumah sakit adalah standar waktu tunggu pelayanan pasien
rawat jalan. Waktu tunggu pasien ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan melalui
Standar Pelayanan Minimal berdasar Kepmenkes RI No.129/Menkes/SK/II/2008.
Menurut Kepmenkes RI No. 129/Menkes/SK/II/2008, indikator waktu tunggu
pelayanan di rawat jalan yaitu ≤ 60 menit mulai dari pasien mendaftar sampai
diterima/dilayani oleh dokter spesialis. Menurut Kapustiak (2002), waktu tunggu
merupakan total waktu yang digunakan oleh pasien menunggu di poliklinik,
terhitung dari pasien mendaftar sampai pasien dipanggil/masuk ke ruang
poliklinik.
Pelayanan kesehatan di Rumah Sakit tidak lepas dari instalasi penunjang
yang membantu agar pelayanan kesehatan dapat berjalan dengan baik bagi pasien

2
Rumah Sakit. Salah satu unit penunjang yang memiliki peran cukup besar adalah
Unit Rekam Medis. Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 rekam
medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien.
Rekam medis tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi
mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis yaitu
mulai pencatatan selama pasien mendapatkan pelayanan medik, dilanjutkan
dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan
penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani
permintaan/ peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya
(Depkes RI, 2006).
Rekam Medis di Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang harus dapat
menyesuaikan pelayanan yang diberikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi. Pelayanan yang cepat, tepat dan aman dapat terwujud apabila
didukung sarana dan prasarana yang memadai serta berfungsi dengan baik, dan
didukung oleh petugas yang prefesional.
Penyelenggaraan sistem rekam medis yang baik, salah satunya harus
ditunjang oleh sistem penyediaan Dokumen Rekam Medis (DRM). Berdasarkan
Kepmenkes RI No.129/Menkes/SK/II/2008 waktu penyediaan DRM rawat jalan
adalah ≤ 10 menit dan waktu penyediaan DRM rawat inap adalah ≤ 15 menit.
Penyediaan DRM yang baik adalah penyediaan DRM yang cepat, tepat
dan efisien. Jika waktu dalam penyediaan DRM lama, maka akan menghambat
pelayanan kesehatan yang akan diberikan dokter kepada pasien, karena dokter
tidak dapat memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien tanpa adanya DRM
pasien tersebut.
Berdasarkan fenomena diatas maka penulis memilih untuk mengkaji
pelayanan Unit Rawat Jalan dan Unit Rekam Medis Rumah Sakit Karya Medika
Bantar Gebang karena Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang telah lulus
akreditasi dari Komisi Akreditasi Rumah Sakit dan penulis yakini bahwa penulis

3
 dapat memperkaya dan memperdalam ilmu mengenai gambaran manajemen
administrasi rumah sakit.

1.2. Tujuan Residensi

1.2.1. Tujuan Umum
Untuk memahami pengelolaan Rumah Sakit dan menerapkan keterampilan
manajemen Rumah Sakit dengan mengetahui kesiapan sarana, prasarana
fasilitas pelayanan yang terdapat di Rumah Sakit Karya Medika Bantar
Gebang.
1.2.2. Tujuan Khusus
a. Memahami ruang lingkup kegiatan manajemen di Unit Rawat Jalan di
Rumah Sakit.
b. Memahami ruang lingkup kegiatan manajemen di Unit Pelayanan
Rekam Medis di Rumah Sakit.
c. Memberikan infomasi tentang kondisi pelayanan di Unit Rawat Jalan
Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang saat ini.
d. Memberikan informasi tentang kondisi pelayanan di Unit Rekam
Medis di Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang saat ini.
e. Memahami hubungan kerja antar berbagai unit kerja yang ada di
rumah sakit
f. Mempunyai pengalaman kerja di rumah sakit
g. Memberikan alternatif pemecahan masalah yang ditemui dan saran
perbaikan kepada Direktur dan Manajemen Rumah Sakit Karya
Medika Bantar Gebang untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi
pelayanan baik di Unit Rawat Jalan Maupun di Unit Rekam Medis.

4
1.3. Manfaat Residensi
1.3.1. Bagi mahasiswa
a. Mendapatkan pengalaman nyata dan pengetahuan mengenai
pelaksanaan manajemen pelayanan baik di Unit Rawat Jalan Maupun
di Unit Rekam Medis.
b. Mendapat pengetahuan mengenai penerapan teori yang didapat selama
kuliah di Rumah Sakit
c. Mampu mengidentifikasikan masalah-masalah secara lebih
komprehensif, berdasarkan kajian dengan metode yang telah
dipelajari, sekaligus mempunyai kesempatan ikut serta dalam proses
pemecahan masalahnya.
d. Menjadi referensi bagi mahasiswa Esa Unggul yang ingin melakukan
observasi/pengamatan

1.3.2. Bagi rumah sakit

a. Memberikan masukan kepada para manajemen dan petugas rawat
jalan mengenai pentingnya pemenuhan standar sesuai dengan aturan
perundangan dalam memberikan pelayanan yang terbaik bagi pasien.
b. Memberikan informasi kepada petugas tentang pentingnya
kelengkapan dokumen rekam medis guna menunjang mutu pelayanan
di Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang.
c. Dapat memanfaatkan tenaga terdidik untuk kepentingan manajemen
Rumah Sakit
d. Mempunyai sumber informasi tentang pendidikan di MARS UEU,
sehingga terbuka kemungkinan untuk melakukan kerja sama lebih
lanjut dalam bidang manajerial maupun teknis perumah sakitan.

5
1.3.3. Bagi Program Studi Pasca Sarjana Magister Administrasi Rumah Sakit
Universitas Esa Unggul
a. Dapat mengetahui kekurangan dalam pemberian materi kuliah dan
pembekalan kepada mahasiswa, sehingga mempunyai informasi
untuk meningkatkan kualitas pelayanan.
b. Mempunyai data dan informasi yang lengkap tentang Rumah Sakit
yang dapat dijadikan base KARS.
c. Terbinanya hubungan kerjasama yang saling menguntungkan bagi
program studi maupun Rumah Sakit.
d. Mempunyai bahan dan kasus yang dapat diberikan kepada
angkatan berikutnya sebagai studi kasus.

6
 BAB II
GAMBARAN UMUM
RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA BANTAR GEBANG

2.1 PROFILE RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA BANTAR GEBANG

2.1.1 Sejarah Rumah sakit

Gambar 1. Tampak Depan Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang

RS Karya Medika Bantar Gebang adalah RS ke tiga yang dimiliki oleh PT.
Adhifarma Adyajaya Medika (AAM) Bermula dari sebuah poliklinik 24 jam yang
memulai pelayanan pada masyarakat Bantar Gebang sejak tahun 1997, di atas
lahan seluas 498 m2 yang terletak di Jalan Raya Narogong Km. 11 Pangkalan I. A
Tingginya antusias masyarakat dan juga untuk menjawab kebutuhan masyarakat
agar terwujudnya pelayanan yang lebih komprehensif maka poliklinik tsb
dikembangkan menjadi sebuah Rumah Sakit. Dengan pengembangan lahan
menjadi 1618 m² berdirilah bangunan Rumah Sakit 7 lantai.
Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang berada di wilayah Kota
Bekasi, Provinsi Jawa Barat, tepatnya beralamat di Jalan Raya Narogong Km 11,

7
 Pangkalan 1A Kelurahan Bantar Gebang Kecamatan Bantar Gebang, letaknya
sangat strategis dilewati kendaraan umum 1 X 24 jam, juga berada di wilayah
padat penduduk dan terdapat berbagai perusahaan/industri. Selain itu juga berada
di berbatasan dengan Kabupaten Bogor.
Rumah Sakit Karya Medikan Bantar Gebang resmi beroperasi berdasarkan
surat Ijin dari Kepala Dinas Kesehatan dengan Klasifikasi klas C, menempati area
seluas 1.618 M2 dengan luas bangunan 2,978 M2 RS. Karya Medika Bantar
Gebang terdiri dari 7 lantai. Dalam perkembangannya setelah lebih dari 3 tahun
beroperasi ditetapkan sebagai Rumah Sakit Klas C sesuai dengan Ijin Operasional
Rumah Sakit yang dikeluarkan oleh Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan
Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kota Bekasi Nomor 445.1/04/DPMPTSP.PPJU.

2.2 VISI, MISI, MOTTO DAN TUJUAN

Visi
Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang menjadi Rumah Sakit pilihan dan
terpercaya di Masyarakat Bekasi

Misi
a. Memberikan pelayanan kesehatan secara profesional dan bertanggung jawab
b. Memberikan pelayanan dengan berorientasi pada keselamatan pasien

Motto
Kami Ada Untuk Anda yang berarti RS Karya Medika Bantar Gebang senantiasa
siap untuk melayani kebutuhan kesehatan masyarakat kapanpun dibutuhkan.

Tujuan
Meningkatkan derajat kesehatan secara menyeluruh kepada masyarakat dengan
mengutamakan pelayanan yang paripurna

8
2.3 STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA BANTAR
GEBANG
DIREKTUR
RSKM BANTAR GEBANG

Komite Komite Komite SPI PPI PMKP K3RS PKRS PFT PRM SDG
Medis Perawat Etik Legal

WADIR WADIR UMUM

PELAYANAN & KEUANGAN

Bagian Bagian Humas

Bidang Bidang Bidang HRD EDP
SMF Umum keuangan Marketing
Pelayanan Penunjang Keperawatan

Keamanan
DIKLAT Case Mix Front Office
Farmasi
IGD Bedah/ OK
Kebersihan TATA
USAHA Kasir
Rawat Radiologi
Rawat Jalan IPSRS
Intensif

Laboratorium Laundry
Rawat Inap VK

GIZI Kesling
Rekam medik

Logistik
CSSD

Gambar 2. Struktur Organisasi Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang

2.4 FASILITAS PELAYANAN RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA BANTAR

GEBANG
2.4.1 Pelayanan medis dan Pelayanan Penunjang Medis
Kondisi pelayanan kesehatan saat ini
a. IGD 24 Jam
b. Rawat Jalan:
1. Poliklinik Umum
2. Poliklinik Gigi dan Mulut
3. Spesialis Penyakit Dalam
4. Spesialis Bedah
5. Spesialis Anak
6. Spesialis Kebidanan dan Kandungan (Obsgyn)
7. Spesialis Orthopedi

9
 8. Spesialis Kulit dan Kelamin
9. Spesialis Saraf
10. Spesialis Jiwa
11. Spesialis THT;
12. Spesialis Paru
13. Spesialis Radiologi; dan
14. Spesialis Anestesi;
c. Rawat Inap sebanyak 100 tempat tidur terdiri dari:
1. VIP : 5 TT
2. Kelas 1 : 10 TT
3. Kelas 2 : 21 TT
4. Kelas 3 : 34 TT
5. Isolasi : 12 TT
6. ICU : 3 TT
7. HCU : 3 TT
8. TT bayi : 10 TT
9. PICU : 2 TT
Jumlah : 100 TT
d. Kamar Operasi
e. Kamar Bersalin/VK
f. Unit Penunjang:
1. Laboratorium PK & RT PCR
2. Radiologi
3. Rekam Medis
4. Instalasi Farmasi
g. Medical Check Up
h. Instalasi Gizi
i. Laundry dan CSSD
j. SIM RS
k. Ambulance

10
Ketenagaan Rumah Sakit Medika Bantar Gabang
Ø Manajemen RS = 2 Orang Dokter Umum dengan Pendidikan S2
Ø Medis:
Ø Dokter IGD/Umum = 10 Orang
Ø Dokter Gigi = 1 Orang
Ø Dokter Spesialis.
• Anak = 3 Orang
• Penyakit Dalam = 2 Orang
• Bedah Umum = 2 Orang
• Bedah Orthopedi = 1 Orang
• Syaraf = 1 Orang
• Kebidanan dan Kandungan = 2 Orang
• Kulit Kelamin = 1 Orang
• Jiwa = 1 Orang
• THT = 1 Orang
• Radiologi = 1 Orang
• Laboratorium = 1 Orang
Ø Perina terdiri dari :
• Perawatan dengan Pendidikan S2 = 1 Orang
• Perawatan dengan Pendidikan S1 Nar = 14 Orang
• Perawatan dengan Pendidikan DIII = 34 Orang
• Asisten Perawatan dengan Pendidikan DI = 4 Orang
• Bidan dengan Pendidikan DI = 8 Orang
• Tenaga OK = 5 Orang
Ø Tenaga Penunjang medis terdiri dari :
• Farmasi : 3 Orang Apoteker dan 5 orang Asisten Apoteker
• Laboratorium : 3 Orang
• Radiologi : 3 Orang
• Rekam Medis : 2 Orang
Ø Tenaga Non Medis terdiri dari :

11
 • HRD = 2 Orang
• EDP/IT = 1 Orang
• Kasir = 4 Orang
• Keuangan = 4 Orang
• Adm PT = 1 Orang
• Adm RI = 1 Orang
• IPSRS = 2 Orang
• Kesling = 1 Orang
• Logistik = 2 Orang
• Pendaftaran = 6 Orang
• Marketing = 15 Orang
• Driver = 2 Orang
• Pantry = 3 Orang
• Security = 4 Orang
Type Kamar RS Karya Medika Bantar Gebang
Kamar Perawatan
• 1 Tempat Tidur Electric
• 1 Led Tv
• Sofa Bed
• Lemari
• Kulkas
• Ac
• Paket Buah
• Paket Minuman ringan
• Paket Peralatan mandi
• Paket Mainan (Untuk Pasien Anak)
• Dispenser Dengan Air Aqua
• Shower Mandi Air Panas / Dingin.
• Type Kamar Perawatan Kelas I, Kelas 2 dan Kelas 3

12
 ü Kelas 1 (Satu Ruangan 2 (dua) Bed: Peralatan Mandi, Paket
Mainan Anak, Dispenser dengan Air Aqua, Shower Mandi Air
Panas / Dingin
ü Kelas 2 (Satu Ruangan 3 (Tiga) Bed: Led Tv, Lemari, Kulkas, Ac,
Shower Mandi Air Panas / Dingin
ü Kelas 3 (Satu Ruangan 5 (Lima) Bed: Led TV, Lemari, Kulkas,
AC, Shower Mandi Air Panas / Dingin

Kebidanan Dan Bayi

• Pelayanan kebidanan dan Kandungan terdiri dari :
• General Gynercology (Kebidanan Umum)
• General Obstetrics (Kandungan Umum)
• Infertilias Wanita
• Endokrinologi Reproduksi (Kelainan Menstruasi, Mioma Uteri, Terapi
Hormom Menopouse)
• Foto Matenal (Kehamilan Berisiko Tinggi, Kehamilan Risiko Rendah)
• Histerektomi
• Obstetri dan Ginekologi USG (2D, 3D dan 4D)
• Famili Planning (Keluarga Berencana)
• Konsultasi Pra Marital dan Pra Kehamilan

KAMAR BEDAH
Kamar bedah di RS Karya Medika Bantar Gebang dilengkapi dengan dua kamar
operasi.
- One Day Care (ODC) atau rawat schari.
Merupakan tindakan bedah yang singkat tanpa rawat inap.
Tindakan ini dilakukan pagi hari dan pulang sore hari.
Jenis tindakan :
• Cabut plate, kawat
• Operasi tumor kecil

13
 • Operasi katarak, Dll

FASILITAS LAINNYA
ü Medical Check Up Paket Dasar, Biasa, Lengkap, Eksklusif
Fasilitas dan Keunggulan.
A. Ketenagaan
• Team Medical Up langsung dari Rumah Sakit yang profesional
• Dokter penanggung jawab memiliki sertifikat hiperkes
• Team tenaga medis yang berpengalaman dan terlatih
B. Peralatan
• Peralatan laboratorium yang canggih dengan sistem komputerisasi
hasilnya akurat
• Mesin X-Ray yang baru sehingga yang dihasilkan akan terlihat jelas
• Mobil X-Ray baru dan berteknologi canggih di mana milik Karya
Medika (tidak KSO)
• Hasil pemeriksaan akurat 100% dan dapat dipertanggung jawabkan
C. Hasil Medical Check Up
Tiap peserta MCU akan mendapatkan 1 map hasil dengan isi :
• Hasil Rontgen
• Hasil Laboratorium
• Resume hasil Medical Check Up berupa kesimpulan hasil
pemeriksaan dan anjurannya

14
2.5 PROFIL UNIT RAWAT JALAN
2.5.1 Struktur Organisasi Unit Rawat Jalan

Gambar 2. Struktur organisasi Unit Rawat Jalan

2.5.2 Struktur Ketenagaan

Unit Rawat Jalan memberikan pelayanan menjadi 2 shift yaitu :
• Shift pagi selama 7 jam ( jam 07.00 – 14.00)
• Shift sore selama 7 jam ( jam 14.00 – 21.00)

Dalam setiap shift keterangan yang disediakan memiliki komposisi sebagai

berikut
1. Shift pagi
o Kepala Keperawatan Poliklinik
o PJ Admin RWJ
o Perawat Pelaksana
2. Shift sore selama 7 jam ( jam 14.00 – 21.00)
o PJ Shift RWJ
o Perawat Pelaksana

15
2.5.3 Kualifikasi SDM Unit rawat jalan
No Keterangan Kualifikasi Jumlah
1 Kepala Unit Rawat Perawat, purna waktu 1 orang
Mengikuti Diklat
Jalan
Kains

2 Kepala Perawatan Perawat D3, purna 1 orang

waktu. Mengikuti
Unit Rawat Jalan
Diklat Kaper

3 PJ Shift Poliklinik Perawat D3, purna 2 orang

waktu 1 orang/ shift

4 Perawat Pelaksana Perawat D3, purna 6 orang

waktu

Tabel 1. Kualifikasi SDM Unit Rawat Jalan

2.5.4 Hubungan Kerja Unit Rawat Jalan dengan Unit lain

Gambar 3 Hubungan Kerja Unit Rawat Jalan

1. Hubungan Kerja Internal (dengan Unit lain di dalam RS)

a. Komite Medis : Penyusunan SPM dan SPO Pelayanan Medis di

IRJ.

16
 b. Perawatan
• Rawat Inap : Perawatan pasien lanjutan
• IGD : Rujukan pasien kegawatan ke IGD
• Kamar Bersalin : Rujukan kasus kebidanan
• Kamar Operasi : Rujukan kasus bedah
c. Unit Farmasi
• Permintaan perbekalan farmasi termasuk Barang Habis Pakai
(BHP)
• Pengawasan stok dengan kegiatan Stok Opname
• Permintaan vaksin

d. Unit Laboratorium: pemeriksaan laboratorium

e. Unit Radiolog : pemeriksaan radiologi

f. Unit Rekam Medis : penyediaan dan penyimpanan dokumen rekam
medis pasien
g. Personalia : rekruitmen, diklat karyawan
h. Penunjang Umum
• Gudang Umum : Permintaan alat tulis kantor dan alat umum
• Tata Graha : Pemeliharaan kebersihan ruangan
• IPSRS : Pemeliharaan, perbaikan,kalibrasi alat kesehatan
dan alat umum serta pembuangan limbah rumah
tangga dan limbah medis
• Laundry : Pengadaan linen
i. Keuangan
• Kasir : pembayaran tindakan rawat jalan dan rawat inap
• Laporan BHP
j. Marketing : penetapan tarif dan promosi
k. Panitia PPI : pelaksanaan program PPI Poliklinik
l. Tim K3 RS : keselamatan kerja, kebakaran dan kewaspadaan bencana
2. Hubungan Kerja Eksternal (dengan institusi di luar RS)

17
 a. Rumah Sakit rujukan untuk pelayanan rujukan pasien.
b. Pemadam kebakaran

2.5.5 Kegiatan Rapat di Unit Rawat Jalan

1. Rapat Rutin Bulanan
• Dilakukan satu kali sebulan
• Rapat dipimpin oleh Kepala Unit Rawat Jalan
• Agenda rapat: evaluasi rapat yang lalu, pembahasan hasil laporan patient
safety dan pembahasan data kinerja bulanan.
• Notulen rapat diteruskan kepada Direktur Medis sebagai masukan dan
evaluasi.
2. Rapat tidak rutin
• Rapat pembahasan kasus.

18
2.5.6 Rawat Jalan Rumah Sakit Karya Medika Bantar Gebang

Gambar 4. Tempat pendaftaran dan Unit Rawat Jalan

Gambar 5. Ruang tunggu dan praktek Unit Rawat Jalan

19
2.5.7 Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Untuk pendaftaran pasien datang langsung ke Rumah Sakit atau daftar melalui
kontak: 021) 8254629

2.5.8 Pencatatan dan Pelaporan Sistem Pencatatan dan pelaporan Rawat

Jalan
1. Sistem pencatatan dan pelaporan Rawat Jalan terdiri dari:
a. Data kinerja, terdiri dari:
− Data kunjungan pasien rawat jalan, meliputi jumlah kunjungan,
jumlah pasien baru, dan jumlah pasien rawat inap di setiap
poliklinik.
b. Struktur organisasi dan ketenagaan.
c. Peralatan Medis berdasarkan data dari laporan pemeliharaan alat.
d. Pengawasan perbekalan farmasi (stock random dan stock opname)
e. Sarana dan fasilitas, dilakukan satu tahun sekali.
f. Standar pelayanan.

2. Pelaksanaan Pencatatan dan Pelaporan

a. Pencatatan dilakukan setiap hari oleh perawat
b. Laporan direkap oleh staf administrasi setiap 3 bulan dan
ditandatangani oleh Kepala Perawat dan Kepala Unit Rawat Jalan.
c. Laporan dianalisa oleh Kepala Unit Rawat Jalan untuk dilaporkan
ke direksi melalui Manajer Pelayanan Medis (format laporan
terlampir).

2.5.9 Evaluasi Kegiatan Pelayanan Rawat Jalan

1. Evaluasi kegiatan pelayanan rawat jalan dilaksanakan sebagai berikut:

a. Langkah-langkah Pembuatan Evaluasi.
b. Evaluasi dilaksanakan berdasarkan data kinerja bulanan yang
direkap setiap 3 bulan dan pada akhir tahun.

20
 c. Evaluasi dilakukan oleh Kepala Unit bersama Kepala Perawatan
Unit Rawat Jalan.
d. Setelah evaluasi dilanjutkan dengan analisa.
e. Dari hasil analisa dibuat kesimpulan dan rekomendasi/rencana
tindak lanjut.
f. Hasil evaluasi dilaporkan ke Direktur RS melalui Manajer
Pelayanan Medis untuk mendapatkan disposisi.
g. Hasil evaluasi tersebut dijadikan dasar dalam penyusunan program
kerja tahun berikutnya.

2. Hal-hal yang Harus Dievaluasi Setiap Triwulan Hal-hal yang harus dievaluasi
setiap triwulan adalah:
a. Data kinerja bulanan, berupa jumlah pasien (jumlah kunjungan,
jumlah pasien baru, dan jumlah pasien rawat inap di setiap
poliklinik).
b. Pencapaian standar mutu

3. Hal-hal yang Harus Dilakukan Evaluasi Setiap Tahun

a. Evaluasi kinerja triwulan: evaluasi data kinerja dan pencapaian standar mutu
triwulan.
b. Evaluasi organisasi dan ketenagaan: struktur organisasi, jumlah tenaga,
pelaksanaan program orientasi karyawan baru, pelaksanaan program diklat
pengembangan staf (berdasarkan data dari bagian personalia: absensi, data
penilaian kompetensi, data lembur, data diklat dll).
c. Evaluasi peralatan: pelaksanaan perawatan rutin, frekuensi kerusakan alat,
utilisasi alat (berdasarkan data dari teknisi alkes/K3 RS).
d. Evaluasi standar pelayanan: pembuatan baru/revisi kebijakan, Panduan
Praktik Klinis (PPK), Clinical Pathway (CP), Standar Prosedur Operasional
(SPO), Petunjuk Teknis (Juknis).

21
2.6 Profil Unit Rekam Medis

Gambar 6. Tampak depan Unit Rekam medis

Gambar 8. Ruang dalam Unit Rekam Medis

22
2.6.1 Gambaran Umum
Unit Rekam medik berada di lantai 1 tepat di samping ruang pendaftaran.
System penyimpanan berkas rekam medik RS Karya Medika Bantar Gebang
adalah sentralisasi dimana berkas rekam medis seorang pasien dalam satu
kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien
dirawat.

2.6.2 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis

Kepala Unit Rekam Medik

Penanggung Jawab
Penanggung Jawab
Penyimpanan Berkas
Pengolahan Rekam Medis
Rekam Medis Pasien

Gambar 7. Struktur Organisasi Unit Rekam medis

2.6.3 Kualifikasi Ketenagaan

Unit rekam medik berada di bawah kepala bidang pelayanan. Unit rekam
medik dipimpin oleh kepala instalasi dengan latar pendidikan minimal D3
rekam medis. Instalasi rekam modis membawahi 3 urusan, yaitu sebagai
berikut :
1. Pelayanan pasien rawat jalan
2. Pengelolaan berkas rekam medis
3. Pengolahan data dan pelaporan
Pelayanan rekam medik dilakukan oleh tenaga rekam medik dengan jumlah
dan memenuhi kualifikasi sesuai dengan pola ketenagaan yang telah
ditetapkan. Setiap karyawan baru di unit rekam medik mengikuti program
orientasi karyawan baru dan mendapat silabus materi orientasi di unit rekam

23
 medis. Setiap petugas di unit rekam medik mengikuti program pendidikan
dan pelatihan berkelanjutan yang dilaksanakan untuk meningkatkan
kemampuan dan keterampilan staf.
Di bawah ini adalah kualifikasi tenaga dengan jumlah minimal untuk unit
rekam medik, yaitu sebagai berikut :

NO JABATAN KUALIFIKASI JUMLAH

1 Kepala Unit 1. Pendidikan minimal D3 Perekam 1 orang
Rekam Medis Medis dan 1 orang Informasi
Kesehatan
2. Masa Kerja minimal 2 tahun
3. Penilaian kompetensi dasar dan
kompetensi teknik baik
2 Penanggung 1. Pendidikan D3 Perekam Medis dan 1 orang
jawab Informasi Kesehatan
Pengolahan Data 2. Pernah menjadi PJ urusan pelayanan
Pelaporan pasien rawat jalan dan rawat inap
3. Penilaian kompetensi dasar dan
kompetensi teknik baik
3 Penanggung 1. Pendidikan D3 Perekam Medis dan 1 orang
Jawab Informasi kesehatan
Pengolahan dan 2. Penilaian kompetensi dasar dan
Penyimpanan kompetensi teknik baik
Berkas Rekam
Medis Pasien
Rawat Jalan dan
Rawat Inap
4 Pelaksana Unit 1. Pendidikan minimal SMA/ Sederajat Sesuai
Rekam Medis 2. Penilaian kompetensi dasar dan analisa
kompetensi teknik baik ketenagaan
Tabel 2. Kualifikasi Ketenangan

24
2.6.4 Hubungan Kerja Unit Rekam Medis dengan Unit Lain

Gambar 8. Hubungan Kerja Unit Rekam Medis

1. Eksternal
a. PORMIKI : Penyelenggaraan diklat/seminar/workshop
b. Dinas Kesehatan : Pelaporan Rutin Eksternal

2. Internal
a. Komite Medik : Panitia Rekam Medis
b. Pelayanan Medik :Pendokumentasian kegiatan pelayanan medik
c. Keperawatan : Pendomumentasian kegiatan keperawatan
d. Laboratorium : Pendokumentasian kegiatan pelayanan
laboratorium
e. Farmasi : Pendokumentasian kegiatan pelayanan perbekalan
farmasi

25
 f. Radiologi: Pendokumentasian kegiatan pelayaan radiologi
g. Rehabilitasi Medik : Pendokumentasian kegiatan pelayanan
rehabilitasi medik

2.6.5 Isi RM

1. Isi RM untuk pasien rawat jalan minimal terdiri dari

a. Identitas pasien meliputi : Nomor RM, tanggal lahir, nama pasien, jenis
kelamin
b. Formulir CPPT rawat jalan yang memuat
o Tanggal dan jam berobat
o Profesi PPA
o Hasil asesmen (SOAP)
o Instruksi DPJP
o Nama dan tanda tangan PPA (Dokter, perawat, bidan, ahli gizi dan
terapis)
c. Formulir hasil-hasil pemeriksaan penunjang medis berisi informasi
o Tanggal pemeriksaan
o Hasil dari pemeriksaan penunjang
o Dokter yang menangani
d. Formulir konsultasi

2. Isi RM untuk pasien rawat inap minimal terdiri dari

o Identitas pasien
o Resume medis
o Lembar masuk dan keluar
o Laporan kematian ( jika pasien meninggal) / surat kematian
o Asesmen awal rawat inap
o CPPT

26
 o Catatan perkembangan pasin (Grafik)
o Pengantar masuk rawat inap (surat rujukan)
o Surat persetujaun rawat inap
o Pemberian obat
o Komunikasi edukasi dan informasi
o Surat perpindahan pasien dari ruang perawatan (jika pasien pindah
ruang perawatan)
o Informed consent ( jika ada tindakan medis yang diberikan kepada
pasien)
o Rekaman asuhan keperawatan : resume asuhan keperawatan, data
dasar dan ringkasan pengkajian, pelaksanaan perawatan kesehatan,
tindakan dan evaluasi keperawatan
o Formulir laporan operasi
o Formulir hasil-hasil penunjang medis
3. Isi RM untuk pasien gawat darurat minimal terdiri dari
o Identitas pasien
o Tanggal dan waktu
o Hasil anamnesis mencakup: keluhan utama, riwayat sekarang,
riwayat penyakit yang pernah dideritariwayat keluarga tentang
penyakit yang diturunkan.
o Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis seperti laboratorium
dan rontgen
o Diagnosis kerja / differential diagnosis
o Rencana penatalaksanaan
o Pengobatan atau tindakan
o Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggakan pelayanan UGD
dan rencana tindak lanjut
o Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan

27
 o Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan
dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain dan pelayanan lain
yang diberikan kepada pasien

2.6.6 Pencatatan dan Pengisian DRM

Pengisian RM dilakukan oleh dokter dokter gigi, ahli gizi, terapis,

apoteker, fisioterapis, tenaga analis, petugas RM yang langsung terlibat dalam
memberikan pelayanan pasien. Setiap tindakan/ konsultasi yang dilakukan oleh
tenaga kesehatan kepada pasien, harus segera dicatat/ ditulis dengan jelas dan
lengkap selambat- lambatnya 1x24 jamdalam lembaran RM
Semua pencatatan harus dibubuhi nama jelas/ lengkap, tandatangan dokter
dan tenga keperawatan harus memeriksa kelengkapan DRM sebelum petugas RM
mengambil DRM pasien pulang dari perawatan. DRM yang belum lengkap akan
diberikan kepada dokter yang merawat untuk dilengkapi pada saat dokter
berpraktek di poliklinik.
Penghapusan kesalahan dengan cara mencoret 1 kali ditempat penulisan
yang salah kemudian menulis tanggal, jam, nama petugas, dan tandatangan.

a. Penulisan symbol dan singkatan

• Tanda / symbol / warna untuk memudahkan atau mempercepat atau
membedakan pasien bermasalah yang ditulis / digambar / ditempelkan
pada folder yang bersangkutan.
• Tanda / warna tahun kunjungan rawat jalan dan rawat inap ditempel pada
folder RM.
• Tanda dagger (+) dituliskan pada pasien yang meninggal pada folder /
sampul luar pada bagian depan DRM menggunakan tinta warna merah.
• Tanda khusus / alergi diberi kotak merah pada sampul RM dan ditulis jenis
alergi.
• Alergi juga ditulis pada lembar pertama kali alergi ditemukan. Untuk
alergi obat dituliskan nama obatnya. Semua jenis alergi ditulis dengan tinta

28
 merah. Stiker kuning untuk melambangkan pasien dengan penyakit
berbahaya dan menular.
• Penulisan symbol dan singkatan sudah ditetpkan dalam buku pedoman
singkatan dan symbol

b. Ringkasan perawatan pasien pulang (Resume medis)

Ditulis oleh dokter yang merawat pasien. Resume medis berisi tentang ringkatan
perawatan pasien selama dirawat. Bila pasien dirawat oleh lebih dari 1 orang
dokter (rawat bersama) maka resume medis diisi oleh DPJP, bila DPJP
brhalanagan atau cuti maka harus mendelegasikan ke dokter lain dan mengisi
formulir pendelegaasian pasien.

c. Ketentuan dan Prosedur Informed Consent

Informed consent adalah persetujuan yang diberikan oleh pasien atau keluarganya
atas rencana tindakan medis setelah yang bersangkutan mendapat informasi
lengkap, jelas, singkat praktis dan dapat dimengerti. Informed consent
ditandatangani oleh DPJP, perawat, pasien dan atau keluarga pasien.

d. Visum et Repertum
Visum et Repertum dilakukan pemeriksaan luar pada manusia hidup yang
berdasarkan permintaan tertulis dari penyidik yang berwenang (kepolisian).

e. Ketentuan dan Prosedur Pelayanan Asuransi

Prosedur pelayanan asuransi datang dengan membawa formulir asuransi yang
dilengkapi dengan identitas pasien dan telah ditandatangani oleh pasien yang
bersangkutan. Petugas RM akan memberikan formulir asuransi kepada DPJP
untuk diisi dan dilengkapi. Formulir klaim yang sudah selesai dapat diambil
dengan memberikan tanda terima kepada petugas RM. Setelah formulir diberikan
kepada pasin atau keluarga pasien dan menandatangani buku tanda penyerahan.

29
f. Riwayat Penyakit Pasien
Merupakan catatan pengobatan pasien di RS. Riwayat penyakit sebelumnya,
riwayat operasi, sakit yang diderita, alergi dan lainnya harus dicatat dalam berkas
pemeriksaan sebagai bukiti pelayanan pasien.

g. Catatan perintah dokter untuk pengobatan dan lain-lain

Merupakan lembar pencatatan bagi dokter yang merawat sesuai hasil pemeriksaan
harian dan berkelanjutan. Ditulis dalam CPPT rawat inap serta ditandatangani
serta nama profesi.

h. Laporan anestesi, operasi tindakan dan lain-lain

Dilakukan oleh dokter dan petugas anestesi yang telibat dalam lembar
pemantauan anestesi, laporan operasi / tindakan medis

i. Pencatatan observasi pasien

Lembar pemantauan kondisi pasien yang dilakukan oleh petugas medis serta
dicatat dalam formulir catatan harian perawat.

j. Penulisan diagnose
Penulisan diagnosa merupakan kewajiban, hak dan tanggung jawab dokter yang
terkait. Diagnosa harus jelas, benar, lengkap dan tepat waktu dan tidak boleh
diubah dilakukan oleh DPJP.

k. Bukti DPJP memberikan penjelasan kepada pasien

Bukti dokter telah memberikan penjelasan penyakit dan pendidikan kepada pasien
ada dalam formulir pendidikan pasien dan keluarga oleh dokter, yang
ditandatangani oleh pemberi informasi dan penerima informasi disertai tanggal
dan jam.

30
l. Lembar masuk dan keluar pasien rawat inap
Diisi oleh Admision, perawat, DPJP setelah itu petugas RM mengisi kode ICD
untuk diagnosis dan komplikasi serta tanggal dan nomor kode ICOPIM untuk
operasi dan tindakan. Pada halaman terakhir formulir lembar masuk dan keluar
tercantum surat pernyataan persetujuan rawat inap yang ditandatangani pasien
atau keluarga pasien serta saksi.

m. Tindakan dan Evaluasi Keperawatan

Berisikan anamnesis, pemeriksaan fisik dan pengobatan yang diinstruksikan oleh
DPJP

n. Asesmen Awal atau pengkajian awal pasien rawat inap

Harus dilengkapi dalam 1x24 jam yang diisi oleh perawat dan DPJP.

2.6.7 Pemilikian dan Pemanfaatan RM

1. Kepemilikian RM
Merupakan milik sarana pelayanan kesehatan sedangkan isi RM merupakan milik
pasien. Bila pasien meminta isi RM maka dapat diberikan dalam bentuk resume
medis

2. Pemanfaatan RM
Digunakan sebagai pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien, alat bukti
dalam proses penegakan hukum, disiplin kedokteran dan penegakan etika
kedokteran, keperluan pendidikan dan penelitian, dasar pembayaran biaya
pelayanan kesehatan dan data statistik kesehatan.

2.6.8 Pemeliharaan DRM

• Inventarisasi DRM yang rusak untuk diganti tanpa merubah nomor RM
atau memusnahkan DRM.
• Inventarisasi DRM yang dipinjam dan belum kembali

31
 • Semua pemberi pelayanan pasien harus mengetahui dan memahami tata
cara pemeliharaan RM.

2.6.9 Sistem Rekam medis

1. Sistem Penomoran

Sistem penomoran yang digunakan di RS Karya Medika Bantar Gebang adalah

unit numbering sistem, yaitu setiap pesien mendapatkan satu nomor rekam medis
yang akan dipakai selamanya saat berobat ke RS Karya Medika Bantar Gebang
untuk pelayanan rawat jalan, rawat inap, gawat darurat maupun pelayanan
penunjang medis. DRM pasien akan disimpan didalam satu berkas dengan satu
nomor pasien. Sistem ini sacara cepat memberikan kepada rumah sakit atau staf
medis gambaran lengkap mengenai riwayat penyakit , proses pengobatan, serta
terapi yang diberikan kepada pasien. Dalam pemberian nomor rekam medis
pasien, petugas harus mengecek apakah pasien sudah pernah berkunjung ke Karya
Medika Bantar Gebang. Jika sudah pernah maka pasien tidak perlu diberikan
nomor baru. Nomor rekam medis akan keluar secara otomatis sistem
komputerisasi yang sudah ada, nomor rekam medis akan keluar secara otomatis
apabila ada pasien baru yang mendaftar. Penomoran terdiri dari 7 digit. Digit
pertama berupa huruf yang menunjukkan kode RS Karya Medika Bantar Gebang
dan enam digit berikutnya berupa angka yang menunjukkan nomor rekam medis
pasien.

2. Sistem Penamaan
Sistem penamaan RS Karya Medika Bantar Gebang menggunakan nama pasien
sesuai dengan KTP. Bila pasien sudah berkeluarga nama penanggung jawabnya
adalah suami, dan apabila pasien anak-anak maka penanggung jawab adalah orang
tua. Dalam penginputan data pasien baru pengisian identiatas pasein harus
lengkap dan jelas, sesuai data yang diberikan pasien atau keluarga pasien.
Identitas pasien harus tercantum dalam DRM.

32
3. Pemberian Identitas Dokumen Rekam Medis Pasien
Identitas pasein di RS Karya Medika Bantar Gebang, terdiri dari tanggal lahir,
nomor rekam medis dan nama lengkap pasien. DRM pasien rawat jalan
menggunakan label tetap yang berisi nomor rekam medis, nama pasien, tanggal
lahir, dan jenis kelamin yang diletakkan disampul rekam medis, formulir catatan
perkembangan pasien terintegarasi rawat jalan, assesment pasien rawat jalan.
Jikan pasein ingin mengubah identitas, pasien harus mengisi formulir yang ada di
unit rekam medis, masukan perubahan data identitas pasien kedalam master data,
otomatis master adata akan berubah sesuai dengan dayta pasien yang sudah
diperbaharui.

4. Sistem Peminjaman
Peminjaman berkas rekam medis dilakukan dilingkungan RS Karya Medika
Bantar Gebang, berkasa rekam medis tidak diperbolehkan keluar dari rekam
medis tanpa seizin dari kepala instalasi rekam medis dan direktur. Yang berhak
atau boleh meminjam rekam medis adalah dokter yang merawat dan hanya untuk
keperluan pasien, ketua komite medis untuk keperluan pasein RS Karya Medika
Bantar Gebang, Direksi RS Karya Medika Bantar Gebang atau pejabat, perawat,
apoteker, terapis, analis, petugas administrasi rawat inap untuk kebutuhan
pelayanan pasien.

5. Retrieval DRM dan Pemasangan Petunjuk Keluar (Out Guide) hanya

petugas rekam medis yang berwenang untuk mengambil DRM dari tempat
penyimpanan..

6. Distribusi DRM
Pendistribusian DRM dilakukan petugas rekam medis.

7. Pengembalian DRM

33
Proses pengembalian DRM pasien setelah berobat dari poliklinik dilakukan oleh
petugas rekam medis, mengambil kemudian discan masuk (in). Waktu
pengembalian DRM rawat jalan 1 x 24 jam setelah pasien selesai berobat, dan
DRM rawat inap paling lambat 2x 24 jam terhitung sejak pasien pulang.

8. Pengelolaan DRM
Pengelolaan DRM dengan menggunakan assembling yaitu penyusunan formulir
rekam medis dengan menganalisa kelengkapan rekam medis, dan dengan
menggunakan analisa kuantitatif yaitu review terhadap DRM untuk
mengidentifikasi tentang ketidaklengakapan dalam pengisian DRM.

9. Koding
Koding DRM dilakukan oleh petugas rekam medis berdasarkan diagnosis yang
dilakukan oleh dokter atau (diagnosa akhir) harus dibuat kode penyakit atau
operasi sesuai dengan ICD-X dan ICD-9 yang sudah ada dalam menu VB di
komputer.

10. Sistem Penjajaran

Penjajaran DRM dengan sistem penyimpanan angka akhir (terminal, digit filling
sistem).

11. Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan DRM menggunakan sistem sentralisasi yaitu penyimpanan
DRM rawat jalan dan rawat inap digabung dalam satu berkas atau map yang
tersimpan di unit rekam medis.

12. Index Pasien dan Penyimpanannya

Index pasien adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan
terhadap pasien, sehingga memudahkan dalam menemukan rekam medis pasien.
Index pasien menggunakan sistem komputerisasi.

34
13. Penyusutan dan Pemusnahan DRM Tahap-tahap penyusutan dan
pemusnahan DRM :
a. Pemilahan DRM in aktif
Pemilahan DRM in aktif dilakukan oleh petugas rekam medis. Rekam
medis in aktif yang telah mencapai 5 tahun dipindah dari unit
penyelenggara dan disimpan terpisah sebelum dinilai dan dimusnahkan.
269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis.
b. Penilaian DRM in aktif
Penilaian isi rekam medis in aktif dilakukan oleh tim pemusnah rekam
medis yang dibentuk bersadarkan keputusan direktur RS. Resume medis,
persetujuan / penolakan tindakan medis, sertifikat kematian, laporan
operasi, lembar masuk dan keluar, identifikasi bayi dan formulir tertentu
lainnya. Disimpan dalam jangka waktu yang ditentukan oleh sub komite
rekam medis. DRM in aktif yang dinilai dapat dimusnahkan setelah dibuat
daftar pertelaan. Daftar pertelaan DRM in aktif yang akan dimusnahkan
oleh tim pemusnah dilaporkan kepada direktur RS untuk mendapatkan
persetujuan pemusnahan. Persetujuan pemusnahan ditetapkan dengan surat
keputusan direktur RS.
c. Pemusnahan DRM in aktif
Pemusnahan dilakukan secara total sehingga DRM tidak dapat dikenal
naik isi maupun bentuknya. Pelaksanaan pemusnahan dilakukan oleh
pihak ketiga yang bekerja sama dengan RS dengan disaksikan oleh tim
pemusnah rekam medis RS. Pemusnahan rekam medis dilaksanakan
dengan membuar daftar pertelaan direktur RS. Berita acara
pelaksanaan pemusnahan

14. Pelaporan Rumah Sakit

Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk
bahan perencanaan rumah sakit. Jenis pelaporan rumah sakit dibedakan menjadi
laporan internal, laporan insidental dan laporan eksternal.
15. Pengamanan DRM

35
Pimpinan RS bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan dan penggunaan
oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis.

16. Kerahasiaan informasi DRM

Usaha yang dilakukan agar DRM dapat terjamin keberadaannya sehingga data
pasien tersimpan dengan baik dan informasi yang keluar harus disertai permitaan
tertulis dari yang berkepentingan. Kegiatan ini dilakukan untuk menjamin berkas
rekam medis tidak hilang, mempercepat penyiapan data, menjamin informasi yang
keluar sesuai prosedur yaitu melalui dokter yang merawat. Petugas RM tidak
diperbolehkan memberikan informasi medis pasien tanpa seijin pasien yang
ditunjukan melalui surat kuasa pasien. Yang berhak mengeluarkan pelepasan
informasi medis adalah dokter yang merawat pasien dan Direksi RS

17. Pelepasan Informasi Medis

Pemberian informasi kepada orang / badan yang mendapat kuasa adalah
pemberian informasi kepada pihak ketiga yaitu asuransi, perusahaan, keluarga,
doter dan staf medis lain, lembaga pemerintahan dan badan-badan lain. Ketentuan
umum yang haus diperhatikan adalah permohonan data/ informasi RM yang harus
diperhatikan adalah permohonan data informasi rekam medis disertakan dengan
surat kuasa dari pasien secara tertulis. Penjelasan informasi secara lisan tidak
diperbolehkan. Setiap informasi yang bersifat medis dan menjadi milik RS tidak
boleh disebarluaskan, kecuali atas izin Direktur. Rekam medis asli tidak boleh
dibawa keluar RS kecuali atas perintah pengadilan atau dengan surat kuasa khusus
dari Direktur. Apabila rekam medis diminta untuk dibawa ke pengadialan, segala
ikhtiar hendaklah dilakukan agar pengadilan menerima yang asli, tanda terima
harus diminta dan disimpan dalam file khusus hingga rekam medis yang asli
kembali.

36
 BAB III
TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Instalasi Rawat Jalan

3.1.1 Pengertian Rawat Jalan

Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

560/Menkes/SK/IV/2003, rawat jalan adalah pelayanan pasien untuk observasi,
diagnosis, pengobatan, rehabilitasi medis dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa
menginap dirumah sakit. Pelayanan rawat jalan adalah salah satu bentuk dari
pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak dalam bentuk rawat
inap. Pengertian pelayanan rawat jalan ini termasuk tidak hanya yang
diselenggarakan oleh sarana pelayanan kesehatan yang lazim dikenal seperti
rumah sakit atau klinik, tetapi juga yang diselenggarakan di rumah pasien (home
care) serta di rumah perawatan (nursing homes). Pelayanan rawat jalan merupakan
salah satu unit kerja di rumah sakit yang melayani pasien berobat jalan dan tidak
lebih dari 24 jam pelayanan, termasuk seluruh prosedur diagnostik dan terapeutik.
Fungsi dari pelayanan rawat jalan adalah sebagai tempat konsultasi, penyelidikan,
pemeriksaan dan pengobatan pasien oleh dokter ahli dibidang masing-masing
yang disediakan untuk pasien yang membutuhkan waktu singkat untuk
penyembuhannya atau tidak memerlukan pelayanan perawatan.

Berdasarkan Keputusan Menteri kesehatan Nomor : 129/Menkes/SK/II/2008

tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, standar minimal rawat jalan
adalah sebagai berikut:
1. Dokter yang melayani pada Poliklinik Spesialis harus 100 % dokter spesialis.
2. Rumah sakit setidaknya harus menyediakan pelayanan klinik anak, klinik
penyakit dalam, klinik kebidanan, dan klinik bedah.
3. Jam buka pelayanan adalah pukul 08.00 – 13.00 setiap hari kerja, kecuali hari
Jumat pukul 08.00 – 11.00.
4. Waktu tunggu untuk rawat jalan tidak lebih dari 60 menit.

37
5. Kepuasan pelanggan lebih dari 90 %.
Beberapa indikator untuk penilaian cakupan pelayanan rawat jalah adalah:
a. Rata-rata kunjungan per hari
b. Rata-rata kunjungan baru per hari
c. Rasio kunjungan baru dengan total kunjungan
d. Rasio pasien rawat jalan terhadap jumlah penduduk dalam catchment area

3.1.2 Jenis Pelayanan Rawat Jalan

Jenis pelayanan rawat jalan di rumah sakit secara umum dapat dibedakan atas 4
macam yaitu :
a. Pelayanan gawat darurat (emergency services) adalah untuk menangani
pasien yang butuh pertolongan segera dan mendadak.
b. Pelayanan rawat jalan paripurna (comprehensive hospital outpatient
services) adalah yang memberikan pelayanan kesehatan paripurna sesuai
dengan kebutuhan pasien.
c. Pelayanan rujukan (referral services) adalah hanya melayani pasien- pasien
rujukan oleh sarana kesehatan lain. Biasanya untuk diagnosis atau terapi,
sedangkan perawatan selanjutnya tetap ditangani oleh sarana kesehatan yang
merujuk.
d. Pelayanan bedah jalan (ambulatory surgery services) adalah memberikan
pelayanan bedah yang dipulangkan pada hari yang sama.

3.1.3 Alur Pasien Rawat Jalan

1. Pasien mendaftar ke Tempat
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
(TPP- RJ).
2. Apabila pasien baru : pasien
mengisi formulir pendaftaran
pasien baru yang telah disediakan.

38
3. Apabila pasien lama (pasien yang sudah pernah berobat sebelumnya) :
pasien menyerahkan kartu pasien / kartu berobat kepada petugas TPP- RJ.
4. Petugas TPP-RJ menyiapkan berkas rekam medis pasien dan
mengirimkannya ke poliklinik.
5. Pasien mendapatkan pelayanan di poliklinik yang dituju.
6. Tenaga medis menetapkan diagnosis untuk pasien dan pasien dinyatakan
pulang atau rawat inap.
7. Jika pasien diizinkan pulang, maka pasien dapat menuju ke bagian farmasi
untuk memesan obat dan untuk mengambil obat dilakukan. Setelah pasien
membayar biaya pelayanan dan obat di kassa (kasir/bank). Setelah
semuanya selesai, pasien diizinkan pulang.
8. Apabila pasien memerlukan perawatan lebih lanjut (rawat inap), maka
akan dibuatkan surat pengantar dirawat yang akan dibawa pasien untuk
melakukan pendaftaran pasien rawat inap.
9. Setelah mendaftar di tempat pendaftaran pasien rawat inap (TPP-RI),
pasien akan diantar ke bangsal oleh perawat.
10. Pasien mendapatkan perawatan dan obat-obatan.
11. Setelah dinyatakan pulang oleh dokter, keluarga pasien atau pasien
mengurus administrasi dan pembayaran biaya perawatan di kassa
(kasir/bank) kemudian diizinkan pulang.

3.1.4 Standar Pelayanan Rawat Jalan

Indikator dan Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit di Rawat Jalan
berdasarkan Kepmenkes RI No.129/Menkes/SK/II/2008 adalah
No Indikator Standar
1 Ketersediaan pelayanan Minimal sesuai dengan jenis
klasifikasi RS
2 Dokter pemberi pelayanan di 100% dokter spesialis
poliklinik Spesialis
3 Jam buka pelayanan dengan 08.00 sd 13.00 tiap hari kerja

39
 ketentuan kecuali Jumat : 08:00 sd 11.00
4 Waktu tunggu rawat jalan < 60 menit
5 Penegakan Diagnosi TB melalui 100%
pemeriksaan mikroskopis
6 Pasien rawat jalan TB yang ditangani 100%
dengan strategi DOTS
7 Ketersediaan pelayanan VCT (HIV) Tersedia dengan tenaga Terlatih
8 Peresepan obat sesuai formularium 100%
9 Pencatatan dan pelaporan TB di RS ≥ 60%
10 Kepuasan pasien ≥ 90%

Tabel 3. Standar Pelayanan Rawat Jalan

3.2 Instalasi Rekam Medis

3.2.1 Pengertian Rekam medis

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang
dilakukan di unit-unit rawat jalan termasuk unit gawat darurat dan rawat inap.
(Direktorat Jenderal Pelayanan Medik, 1991).
Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah
berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain ynag telah diberikan kepada pasien (Ery
Rustiyanto, 2009).
Rekam medis (Depkes RI, 97) adalah keterangan baik tertulis maupun
terekam tentang identitas pasien, diagnosis, dan tindakan medis yang diberikan
kepada pasien baik rawat jalan, rawat inap, maupun rawat darurat.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/Menkes/Per/III/2008, resume medis dibuat sebagai ringkasan pelayanan yang

40
diberikan oleh tenaga kesehatan, khususnya dokter, selama masa perawatan
hingga pasien keluar dari rumah sakit baik dalam keadaan hidup maupun
meninggal. Resume medis dapat menjadi bahan kajian untuk pengendalian mutu
rekam medis. Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena
isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai
tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. Berkas
rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut dipergunakan
sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan
kepada seorang pasien. Pada aspek hukum, isi rekam medis menyangkut masalah
adanya jaminan kepastian.

3.2.2 Tujuan Rekam Medis

Rekam medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa
adanya dukungan dari suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar,
mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang
diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang
menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit (Dirjen Yanmed,
1993).
Menurut Depkes RI, (1993) Dirjen Pelayanan Medis dalam buku Pedoman
Pengolahan rekam medis rumah sakit di Indonesia, kegunaannya dapat dilihat dari
beberapa aspek yang dikenal dengan sebutan ALFREDS (Administrative, Legal,
Financial, Research, Education, Dokumentation, and Service) yaitu :
a. Administrative (Aspek Administrasi)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab tenaga
medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Legal (Aspek Hukum)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan

41
 dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti
untuk menegakkan hukum.
c. Financial (Aspek Keuangan)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena isinya dapat
dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran layanan pada
fasilitas pelayanan kesehatan. Tanpa adanya bukti catatan tindakan
pelayanan, maka pembayaran tidak dapat dipertanggungjawabkan.
Data/informasi yang ada dapat digunakan sebagai aspek keuangan.
d. Research (Aspek Penelitian)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena informasi
yang dikandungnya dapat digunakan sebagai bahan penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
e. Education (Aspek pendidikan)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dari kegiatan
pelayanan rekam medis yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut
dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran dibidang profesi si
pemakai.
f. Documentation (Aspek Dokumentasi)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggungjawaban laporan rumah sakit.
g. Service (Aspek Medis)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan
tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan
perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

3.2.3 Kegunaan Rekam Medis

Menurut Dirjen Yanmed (1993), kegunaan rekam medis secara umum antara lain
sebagai berikut :

42
 o Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahlinya yang ikut
ambil bagian di dalam memberikan pelayanan pengobatan, perawatan
kepada pasien.
o Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus
diberikan kepada seorang pasien
o Sebagai bukti tertulis untuk segala tindakan pelayanan, perkembangan
penyakit, dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit.
o Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap
kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
o Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter
dan tenaga kesehatan lainnya.
o Menyediakan data khusus yang sangat berguna untuk penelitian dan
pendidikan.
o Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medis
pasien.
o Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai bahan
pertanggung jawaban dan laporan.

Adapun nilai guna rekam medis bagi berbagai pihak antara lain

a. Bagi pasien yaitu: Menyediakan bukti asuhan keperawatan dan tindakan

medis yang diterima oleh pasien, menyediakan data bagi pasien jika pasien
datang untuk kedua kali dan seterusnya, penyediaan data yang dapat
melindungi kepentingan hukum dalam kasus-kasus kompensasi pekerja
kecelakaan pribadi atau mal praktik.
b. Bagi fasilitas layanan kesehatan: Memiliki data yang dipakai untuk pekerja
profesional kesehatan, sebagai alat bukti atas biaya pembayaran pelayanan
medis pasien, mengevaluasi penggunaan sumber daya.
c. Bagi pemberi pelayanan: Menyediakan informasi untuk membantu seluruh
tenaga profesional dalam merawat pasien, membantu dokter dalam
menyediakan data perawat yang bersifat berkesinambungan pada berbagai

43
 tingkat pelayanan kesehatan, menyediakan data-data untuk penelitian dan
pendidikan. (Ery Rustiyanto, 2009)

3.2.4 Jenis dan Isi Rekam Medis

Menurut Permenkes RI no 296 tahun 2008 tentang rekam medis
menyatakan bahwa rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas
secara elektronik. Rekam medis yang dibuat secara lengkap dan jelas berguna
bagi pasien untuk kepentingan riwayat perkembangan penyakitnya dimasa
sekarang maupun dimasa yang akan datang. Isi rekam medis seorang pasien harus
memuat diantaranya:
1. Identitas Pasien
2. Tanggal dan Waktu
3. Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat penyakit).
4. Hasil Pemeriksaan Fisik dan penunjang medis.
5. Diagnosis
6. Rencana penatalaksanaan / TP (treatment planning)
7. Pengobatan dan atau tindakan
8. Persetujuan tindakan bila perlu
9. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan
10. Ringkasan pulang (discharge summary)
11. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu
yang memberikan pelayanan kesehatan.
12. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu dan
13. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik

3.2.5 Alur Pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM)

1. Alur DRM Rawat jalan
a. Pasien baru
• Pasien medaftar di bagian pendaftaran dan bukti transasksi akan tercetak di
instalasi RM

44
• Petugas RM akan membuat RM baru sesuai dengan nomor RM yang tertera
di bukti transaksi pasien, mencetak label tetap sebanyak 2 buah lalu
menempelkan di map RM pasien dan lembar CPPT
• Petugas RM mencatat di buku ekspedisi keluar DRM sesuai dengan nama
dokter dan nomor pendaftaran
• Petugas RM menscan barcode DRM (out) sebelum
didistribusikan ke poliklinik
• Petugas RM mendistribusikan DRM beserta bukti transaksi ke poliklinik
yang dituju pasien menggunakan dumbwaiter atau diatar langsung ke Nurse
station (NS) poliklinik
• Petugas RM scan barcode DRM (in) yang telah selesai dipakai dan masuk ke
instalasi RM
• DRM disimpan di rool opack atau rak penyimpanan sesuai dengan terminal
digit filling sistem

b. Pasien lama
Pasien perjanjian
• DRM pasien perjanjian sudah disiapkan disetiap NS polilinik sesuai dengan
tempat praktek dokter
• Petugas RM yang mendistribusikan DRM pasien perjanjian sesuai dengan
tempat praktek dokter di poliklinik
• Pasien perjanjian pagi hari DRM didistribusikan pada pagi hari jam 05.00 wib
• Pasien perjanjian sore dan malam hari didistribusikan siang hari jam 13.00
wib
• Petugas RM mengambil DRM yang sudah selesai berobat disetiap NS
poliklinik
• Petugas RM scan barcode DRM (in) yang masuk ke instalasi RM
• DRM disimpan di mobile rak penyimpanan sesuai dengan terminal digit
filling sistem

45
2. Alur DRM Rawat Inap
• Petugas RM mengambil DRM pasien pulang rawat inap di ruang perawatan
setiap hari, DRM yang diambil alih oleh DRM pasien selain BPJS. Untuk
DRM pulang BPJS diantarkan oleh perawat ke bagian casemix.
• Petugas RM mengambil DRM pulang BPJS diantarkan oleh perawat ke
bagian casemix.
• Pengambilan DRM pasien pulang rawat dicocokan dengan laporan pasien
pulang pada menu VDRM
• Pengolahan DRM dilakukan setelah DRM kembali dari ruang perawatan
• Assembling DRM pasien pulang rawat inap (susun resume medis, lembar
masuk keluar, dan forulir perintah)
• Pengkodean penyakit berdasarkan diagnose yang ditulis oleh dokter yang
merawat
• Penginputan data pasien rawat inap (statistic)
• Analisa kuantitatif DRM rawat inap
• Resume medis yang belum diisi oleh DPJP pada saat pasien pulang, diajukan
ke DPJP pada saat praktek di poliklinik
• DRM yang belum lengkap pengisiannya akan dilengkapi oleh dokter
pelayanan medis, seperti assesmen pasien rawat inap, diagnose di formulir
lembar keluar masuk
• DRM yang lengkap pengisiannya disortir untuk dimasukkan ke rak
penyimpanan oleh petugas filling
• Jika pasien jaminan resume medis lembar ke 2 diberikan kepada bagian
keuangan sebagai bahan untuk proses pembayaran pihak penjamin

3.2.6 Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan dan

Pendistribusian Dokumen Rekam Medis di Pelayanana Kesehatan

Keterlambatan penyediaan dan pendistribusian DRM akan mengakibatkan

ketidakoptimalan dokter, dokter gigi dan tenaga kesehatan lainnya untuk
memberikan pelayanan sehingga akan mengakibatkan kepuasan pasien menurun.

46
Pendistribusian dokumen rekam medis dengan cepat dan tepat dapat menentukan
tindakan dan diagnosa kepada pasien dan kecepatan penyediaan DRM ke
poliklinik dapat menjadi indikator mutu pelayanan di rumah sakit.
Mutu adalah totalitas dari wujud serta ciri dari suatu barang atau jasa yang
dihasilkan, yang didalamnya terkandung sekaligus pengertian akan adanya rasa
aman dan atau terpenuhinya kebutuhan para pengguna jasa yang dihasilkan
tersebut. Menurut Azwar tahun 1996 faktor yang mempengaruhi mutu pelayanan
kesehatan ada tiga yaitu :
a. Unsur Masukan (input)
Yang dimaksud dengan unsur input adalah semua hal yang dibutuhkan untuk
terselenggaranya pelayanan kesehatan. Unsur input tersebut adalah SDM
(Sumber daya manusia), sarana dan prasarana.
• Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber daya manusia merupakan sumber daya terpenting dalam suatu system
kesehatan dimana bertanggung jawab dan mampu berkarya secara optimal
untuk mencapai tujuan organisasi. Sumber Daya yang dimaksud meliputi :
− Jumlah Petugas Penyimpanan
Menurut Wursanto (1989), petugas penyimpanan rekam medis bertugas
menerima, menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi serta melayani
permintaan rekam medis pada waktu yang dibutuhkan dan jumlah petugas
yang diperlukan dibagian penyimpanan tergantung beban kerja yang
dilaksanakan.
− Pendidikan
Sesuai dengan kepmenkes RI nomor 377/menkes/SK/III/2007 yang
menjelaskan bahwa kualifikasi petugas rekam medis salah satunya adalah
lulusan D3 rekam medis.
− Pelatihan
Sesuai dengan kepmenkes nomor 377/menkes/SK/III/2007 tentang standar
profesi perekam medis, bahwa ada 2 kategori kompetensi yang harus dimiliki
perekam medis dan informasi kesehatan. Kategori tersebut adalah kompetensi
pokok dan kompetensi pendukung, yang kedua- duanya harus dimiliki oleh

47
 seorang perekam medis dan informasi kesehatan untuk menjalankan tugas di
sarana pelayanan kesehatan. Kompetensi perekam medis dan informasi
kesehatan merupakan pengetahuan, ketrampilan dan perilaku yang harus
dimiliki oleh seorang profesi perekam medis dan informasi kesehatan dalam
melakukan tanggung jawab diberbagai tatanan pelayanan kesehatan.
Kompetensi pokok merupakan kompetensi mutlak yang harus dimiliki oleh
profesi perekam medis sedangkan kompetensi pendukung merupakan
kemampuan yang harus dimiliki sebagai pengembangan pengetahuan dan
ketrampilan dasar untuk mendukung tugas.
• Sarana dan prasarana
Sarana dan prasarana yang mendukung di Unit Rekam medis menurut Depkes
(2006) yaitu:
− Terminal PC Client
− LAN system
− Kertas tracer
− Kartu nomor urut poli
− Berkas rekam medis rawat jalan
− Formulir Pendaftaran pasien baru
− Kartu Pasien Prasarana
Menurut Antikasari (2006) sarana untuk menyimpan dokumen rekam medis:
• Folder atau map : alat yang digunakan untuk menyimpan berkas
• Guide : petunjuk penyimpanan dokumen
• Filing cabinet untuk menempatkan atau menyimpan folder dan guide
• Rak arsi
• Kotak kartu kendali

Beberapa kebijakan yang berhubungan dengan penyediaan rekam medis :

• Sistem Penyimpanan
Menurut Depkes RI (2006) ada dua cara penyimpanan dalam
penyelenggaraan rekam medis, yaitu :

48
(1) Sentralisasi :
Sentralisasi diartikan penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam
kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatatn
selama pasien di rawat inap.
(2) Desentralisasi :
Desentralisasi diartikan cara penyimpanan rekam medis seorang pasien
terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis pasien
rawat inap. Rekam medis poliklinik disimpan disatu tempat, sedangkan rekam
medis pasien rawat inap disimpan di bagian pencatatan medis.

• Distribusi Dokumen Rekam Medis

Menurut Antikasari (2006), distribusi mempunyai arti pembagian (barang-
barang) dan penyatuan. Distribusi memiliki 2 arti, yaitu :
(1) Penyaluran ( pembagian, pengiriman) kepada beberapa orang atau
ke beberapa tempat.
(2) Pembagian barang keperluan sehari-hari (terutama dalam masa
darurat) oleh pemerintah kepada pegawai negeri, penduduk.
• Sistem Pengeluaran
Sistem Pengeluaran Dokumen Rekam Medis Menurut Depkes RI (1997)
pengeluaran rekam medis dilakukan berdasarkan beberapa ketentuan pokok
yang harus ditaati di tempat penyimpanan antara lain :
(a) Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa
tanda keluar atau kartu permintaan. Permintaan ini tidak hanya berlaku
bagi orang-orang di luar rekam medis, tetapi juga bagi petugas rekam
medis sendiri.
(b) Seseorang yang meminjam rekam medis berkewajiban untuk
mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu, oleh karena itu harus
dibuat ketentuan berapa lama rekam medis diperbolehkan tidak berada di
rak penyimpanan.
(c) Rekam medis tidak dibenarkan diambil keluar dari rumah sakit kecuali
atas perintah pengadilan.

49
b. Unsur Proses
Unsur Proses adalah semua tindakan yang dilakukan, dimulai dari pasien
mendaftar di bagian pendaftaran hingga dokumen rekam medis tersedia di
poliklinik. Proses dimulai saat pasien mendaftar di bagian pendaftaran,
kemudian petugas mengentry nomor pasien yang tercetak dalam kartu pasien,
secara otomatis tracer tercetak dan nomor urut poliklinik tercetak, kemudian
petugas filing dapat mengakses data pasien yang berobat serta menyiapkan
dokumen rekam medis pasien kemudian petugas mengarahkan pasien
menunggu di poliklinik dan petugas segera menyediakan dokumen rekam
medis pasien sesuai poliklinik yang dituju. Sesuai dengan permenkes nomor
129/menkes/SK/II/2008 waktu yang diperlukan dalam penyediaan dokumen
rekam medis ≤ 10 menit untuk rawat jalan sedangkan ≤ 15 menit untuk
penyediaan dokumen rekam medis untuk rawat inap.
c. Ouput
Penyediaan DRM sampai di poliklinik tujuan sesuai dengan SPO di Rumah
Sakit RS Karya Medika bantar Gebang di tetapkan ≤ 10 menit, sehingga jika
lama waktu penyediaan dan pendistribusian DRM ≥10 menit maka di
dapatkan hasil terlambat.

3.2.7 Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis

Indikator dan Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit di Rekam Medis
berdasarkan Kepmenkes RI No.129/Menkes/SK/II/2008 adalah:

No. Indikator Standar

1. Pemberi pelayanan rekam medik Sesuai persyaratan

2. Waktu penyediaan dokumen rekam medik ≤ 10 menit

rawat jalan
3. Waktu penyediaan dokumen rekam medik ≤ 15 menit
pelayanan rawat inap

50
 4. Kelengkapan pengisian rekam medik 24 jam 100%
setelah selesai pelayanan
5. Kelengkapan informed consent setelah 100%
mendapatkan informasi yang jelas
6. Kepuasan pelanggan ≥ 80%

Tabel 4. Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis

3.2.8 Ruang Penyimpanan Rekam Medis

Ruang penyimpanan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat
kepada seluru pasien, mudah dicapai dari segala tempat dan mudah menunjang
administrasi.Ruang penyimpanan yang baik, pengaturan suhu ruangan,
pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap keselamatan petugas.Ruang
penyimpanan rekam medis sangat membantu dalam memelihara dan mendorong
kegairahan kerja dan produktivitas pegawai yang ada di ruang penyimpanan
rekam medis. Ruang penyimpanan harus memperhatikan hal – hal sebagai
berikut:

1. Untuk suhu udara di ruang penyimpanan rekam medis berkisar antara 18-28
˚C sedangkan kelembaban 50 % – 65 %, karena Indonesia negara tropis.
Pemasangan air condition (AC) juga bisa mengurangi banyaknya debu.
2. Menurut Kepmenkes No.1405 tahun 2012 tentang pencahayaan, pencahayaan
adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan secara efektif. Intensitas cahaya diruang kerja
minimal 100 lux. Agar pencahayaan alami di ruang penyimpanan memenuhi
persyaratan kesehatan perlu dilakukan suatu tindakan sebagai berikut :
• Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak menimbulkan
kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan kebutuhannya.
• Kontras sesuai kebutuhan, hindarkan terjadinya kesilauan atau bayangan.

51
 • Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran yang optimum
dan bola lampu sering dibersihkan.
• Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera diganti.
3. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan
kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat.
4. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain
untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut
sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari
pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari.
5. Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka (open
self file unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll o’pack. Alat
ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena harganya yang
sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan
6. karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan
rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung lebih
banyak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia rak-rak
penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak beroda .
7. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika
menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong didepannya
harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan harus disediakan ruang
lowong paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan membuka laci-laci
tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis
terlindungdari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang
baik, akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak
terbuka. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian
penyimpanan rekam medis.

Luas Ruangan Penyimpanan Rekam Medis

Luas ruang penyimpanan harus memadai (baik untuk rak berkas rekam medis
aktif dan in-aktif). Ruangan penyimpanan berkas rekam medis aktif dan in-aktif

52
sebaiknya dipisahkan, karena hal ini akan lebih memudahkan petugas didalam
pengambilan rekam medis yang masih aktif dan akan lebih memudahkan didalam
melaksanakan pemusnahan berkas rekam medis.

Persyaratan ruangan khusus dibagian penyimpanan rekam medis yaitu :

1. Struktur bangunan harus kuat, terpelihara, bersih, dan tidak

memungkinkan terjadinya gangguan kesehatan dan kecelakaan bagi
petugas di ruang penyimpanan.
2. Lantai terbuat dari bahan yang kuat, kedap air, permukaan rata, tidak licin
dan bersih.
3. Setiap petugas diruang penyimpanan mendapatkan ruang udara minimal /
petugas.
4. Dinding bersih dan berwarna terang, langit-langit kuat, bersih, berwarna
terang, ketinggian minimal 2,5 sampai 3 meter dari lantai.
5. Atap kuat dan tidak bocor.
6. Luas jendela, kisi-kisi atau dinding gelas kaca untuk masuknya cahaya
minimal 1/6 kali luas lantai.

53
 BAB IV
IDENTIFIKASI MASALAH

4.1 IDENTIFIKASI MASALAH

Gambar 9. Teori Problem Solving Cycle

4.1.1 Membuat Scoring Untuk Memilih Prioritas Masalah

Identifikasi masalah merupakan hasil investigasi mahasiswa di unit kerja
yang dipilih dan telah dikonsultasikan kepada Pembimbing Akademik dan
Pembimbing Lapangan. Dalam menentukan identifikasi masalah dapat dilihat
dari gambaran umum dan analisis situasi unit kerja, yaitu dengan melihat
hambatan pada alur proses melalui observasi prioritas masalah dapat ditentukan
dengan teknik skoring (kuantitatif).
Penilaian prioritas masalah dilakukan untuk mencari masalah yang
dianggap segera untuk diselesaikan. Penilaian sudah dijelaskan mengenai
masalah dan indikasi masalah ini muncul. Permasalahan yang sudah diperoleh
kemudian akan diprioritaskan untuk diselesaikan.

54
Untuk menentukan prioritas masalah menggunakan metode kriteria matriks ITR
(Importancy, Technical feasibility, resources availability). Masalah yang dipilih
sebagai prioritas adalah yang memiliki nilai IxTxR tertinggi.
Keterangan :
- I = importancy (pentingnya masalah)
- T = technical feasibility (kelayakan teknis)
- R = resources availability (sumber daya yang tersedia)

a. Pentingnya Masalah
Makin penting (Importance) masalah tersebut, makin diprioritaskan
penyelesaian masalahnya. Beberapa ukuran pentingnya masalah antara lain:
• Besarnya masalah (Prevalence)
• Akibat yang ditimbulkan oleh masalah (Severity)
• Kenaikan besarnya masalah (Rate of Increase)

Komponen pengukuran Importancy (1) terdiri dari :

- P = prevalence (besarnya masalah)
- S = severity (akibat yang ditimbulkan masalah)
- RI = rate of increase (kenaikan besarnya masalah)
- DU = degree of unmet need (derajat keinginan masyarakat yang tidak
terpenuhi)
- SB = social benefit (keuntungan sosial karena selesainya masalah)
- PB = public concern (kepedulian masyarakat)
- PC = political climate (suasana atau iklim politik)
Setiap komponen pengukuran diberikan nilai 1-5, dimana untuk komponen I
(Importancy), keterangan nilainya adalah :
1 : tidak
2 : sedang
3 : cukup menjadi masalah
4 : masalah serius
5 : sangat menjadi masalah

55
b. Makin layak teknologi yang tersedia dan yang dapat dipakai untuk mengatasi
masalah (Technical Feasibility), makin diprioritaskan masalah tersebut.
Untuk komponen T (technical feasibility), keterangan nilainya adalah :
1: tidak layak
2 : sedang
3 : cukup layak
4 : baik
5 : sangat layak

c. Sumber daya yang tersedia. Makin tersedia sumber daya yang dapat dipakai
seperti tenaga, dana dan sarana untuk mengatasi masalah (Resource Ability)
makin diprioritaskan masalah tersebut.
Nilai skor antara 1 (tidak penting) sampai 5 (sangat penting) untuk setiap kriteria
yang sesuai. Prioritas masalah adalah yang jumlah nilainya paling besar.
Untuk komponen R (Resources availability), keterangan nilainya adalah :
1 : tidak ada
2 : sedang
3 : cukup
4 : baik
5 : sangat ada

4.1.2 Fishbone

Diagaram fishbone atau Cause-and-Effect Diagram adalah salah satu
langkah identifikasi sebab potensial dari satu prioritas masalah yang dilakukan
secara brainstorming dari berbagai aspek yang mencakup 5 M, yaitu: Man,
Money, Material/Method, Machine, dan Mother Nature (Environment).
Fungsi dasar diagram Fishbone / Cause-and-Effect adalah untuk
mengidentifikasi dan mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul
dari suatu efek spesifik dan kemudian memisahkan akar penyebabnya. Fishbone
sendiri banyak digunakan untuk membantu mengidentifikasi akar penyebab dari
suatu masalah dan membantu menemukan ide-ide untuk solusi suatu masalah.

56
4.1.3 SWOT

SWOT adalah singkatan dari Strengths (kekuatan), Weakness
(kelemahan), Opportunity (peluang), dan Threats (ancaman).
1. Strengths (kekuatan) dan Weakness (kelemahan) berasal dari internal
organisasi yang dapat dikontrol dan diubah.
2. Opportunity (peluang) dan Threats (ancaman) berasal dari eksternal yang
mempengaruhi organisasi, dapat dimanfaatkan dan juga melindungi dari
ancaman.

4.2 IDENTIFIKASI MASALAH DI UNIT RAWAT JALAN

Hasil wawancara yang dilakukan penulis kepada Kepala Unit Rawat Jalan
dan perawat serta melakukan observasi di poliklinik, dapat disimpulkan bahwa
masalah yang ada di unit tersebut adalah:
1. Waktu tunggu pasien mulai dari pasien mendaftar sampai diterima/dilayani
dokter spesialis >60 menit.
2. ketersediaan jumlah perawat tidak sesuai dengan jadwal dan jumlah dokter
yang praktek di unit rawat jalan
3 Keterlambatan dokter spesialis praktek

4.2.1 Membuat scoring prioritas masalah menggunakan Criteria Matrix

Technique

I Nilai
No Masalah P Sv R T R (IxTxR) Prioritas
1 Waktu tunggu pasien mulai dari pasien 4 4 3 3 3 432 1
mendaftar sampai diterima/dilayani oleh
dokter spesialis >60 menit

2 Keterlambatan dokter spesialis praktek 4 3 3 3 3 324 2

57
 3 Pembagian jumlah perawat tidak sesuai 4 3 3 3 2 216 3
dengan jadwal dan jumlah dokter
spesialis yang praktek di unit rawat jalan

Tabel 5. Scoring Prioritas Masalah Unit Rawat Jalan

4.2.2 Fishbone Unit Rawat Jalan

Gambar 10. Fishbone Unit Rawat Jalan

58


4.2.3 SWOT Unit Rawat Jalan

Strength (Kekuatan) Weakness (Kelemahan)

• Memiliki tenaga medis yang • Belum menggunakan rekam

berkompeten medis elektronik
• Memiliki dokter spesialis • Keterlambatan pengantaran
DRM pasien rawat jalan
• Keterlambatan jam praktek
dokter spesialis
Opportunity (Peluang) Threat (Ancaman)

• Adanya kerjasama dengan JKN • RS swasta kompetitor di sekitar

dan Asuransi • Komplain pasien meningkat

Tabel 6. SWOT unit rawat jalan

4.3 Analisis Masalah Unit Rekam Medis

Dari hasil analisis situasi dan wawancara dengan kepala unit dan staf di Unit
Rekam Medik RS. Karya Medika Bantar Gebang didapatkan beberapa daftar
masalah yang ada di unit tersebut yaitu :
• Kesulitan dalam pencarian berkas rekam medis yang belum dirapikan
• Distribusi berkas rekam medis pasien rawat jalan yang masih
membutuhkan waktu lama
• Kurang tersedianya ruangan penyimpanan Rekam medis
• Laporan kelengkapan pengisian berkas rekam medis yang sudah lama
belum dilengkapi

59
 I Nilai
No. Masalah Prioritas
P Sv R T R (IxTxR)
1 Kesulitan dalam pencarian
berkas rekam medis yang belum 4 5 4 2 2 320 I
dirapikan
2 Distribusi berkas rekam medis
pasien rawat jalan yang masih 4 4 3 2 2 192 II
membutuhkan waktu lama
3 Kurang tersedianya ruangan
3 4 3 2 2 144 III
penyimpanan Rekam medis
4 Laporan kelengkapan pengisian
berkas rekam medis yang sudah 3 4 4 2 1 96 IV
lama belum dilengkapi

Tabel 7. Scoring Prioritas Masalah Unit Rekam Medis

Dari hasil matriks ITR didapatkan prioritas masalah berdasarkan skor ITR
tertinggi adalah Kesulitan dalam pencarian berkas rekam medis yang belum
dirapikan. Setelah itu, dicari penyebab masalah dengan analisis diagram fish bone.
Diagram fishbone atau Cause-and-Effect Diagram adalah salah satu
langkah identifikasi sebab potensial dari satu prioritas masalah yang dilakukan
secara brainstorming dari berbagai aspek yang mencakup Man, Money, Material,
Method, Machine, dan Organitation and Management. Analisis Fishbone masalah
Kesulitan dalam pencarian berkas rekam medis yang belum kembali adalah
sebagai berikut:

60
 Gambar 11. Fishbone Unit Rekam Medis

Strength (Kekuatan) Weakness (Kelemahan)

a. Adanya Permenkes a. Penyimpanan rekam medis
269/menkes/Per/11/2008 yang berada di 3 tempat yang
mengatur pelaksanaan rekam berbeda
medis. b. Personil RM tiap shift
b. Adanya Pedoman dan Kebijakan hanya 1 orang
dalam melakukan kegiatan. c. Kinerja yang dihasilkan
c. Memiliki Komitmen bersama belum maksimal.
dalam mewujudkan profesi d. Ruang Kerja yang terlalu
rekam medis yang profesional padat.
e. Belum menerapkan rekam
medis secara elektronik

61
 Opportunity (Peluang) Threat (Ancaman)
1. Merencanakan dan 1. Masyarakat sangat kritis terhadap
pengembangan rekam medis waktu tunggu.
secara elektronik.

Tabel 8. SWOT Unit Rekam Medis

62
 BAB V
ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

5.1 Analisa Pemecahan Masalah dengan Siklus PDSA

Metode Plan-Do-Study-Act (PDSA) adalah cara untuk menguji perubahan
yang diterapkan dalam rangka memastikan berjalannya peningkatan mutu yang
berkesinambungan. Empat langkah dalam PDSA berfungsi untuk memandu
proses berpikir dalam memecah tugas menjadi beberapa langkah teknis dan
kemudian mengevaluasi hasilnya, meningkatkannya, dan mengujinya kembali.
Dokumen PDSA digunakan pula sebagai bukti tindak lanjut dan perbaikan
yang dipersyaratkan juga dalam akreditasi maupun re- akreditasi rumah sakit dan
fasilitas kesehatan primer (puskesmas, klinik, dan lain sebagainya). PDSA juga
digunakan untuk merencanakan perbaikan atau perubahan apa pun dalam proses
kerja, penting untuk mengetahui apa yang ingin dicapai, bagaimana cara
mengukur peningkatan dan secara eksplisit tentang ide yang akan diuji. Siklus
PDSA menggunakan empat tahap pendekatan.
a. Plan adalah mengidentifikasi tahap perubahan untuk perbaikan
b. Do adalah tahap menguji perubahan yang telah dilakukan
c. Study adalah tahap meneliti keberhasilan perubahan
d. Action adalah tahap mengidentifikasi adaptasi dan menginformasikan
siklus baru

5.2 PDSA Prioritas Masalah Instalasi Rawat Jalan

Plan
1. Mengadakan rapat dengan bidang pelayanan medis terkait pembagian
jobdesk dari unit pendaftaran dan juga jadwal praktek dokter sehingga
ketersediaan jumlah perawat sesuai dengan jadwal dan jumlah dokter yang
berpraktek
2. Mengadakan rapat dengan bagian IT untuk pembuatan notifikasi via
aplikasi informasi untuk jadwal dokter jadwal praktek rawat jalan

63
 3. Mengadakan rapat dengan marketing tentang sosialisasi mengenai
pendaftaran online yang lebih agresif

Do
1. Melakukan pembagian jobdesk di bagian pendaftaran sehingga pasien
tidak lama mengantri
2. Melakukan penerapan notifikasi via aplikasi informasi untuk pasien
tentang jadwal dokter spesialis
3. Melakukan sistem pendaftaran online untuk semua pasien rawat jalan
Study
1. Monitoring dan evaluasi pembagian jobdesk dari bagian Pendaftaran
hingga unit Rawat jalan
2. Monitoring dan evaluasi penerapan notifikasi via aplikasi informasi untuk
pasien sehingga mengetahui waktu jadwal praktek rawat jalan
3. Monitoring dan evaluasi sistem pelaksanaan pendaftaran online rawat jalan

Action
1. Membuat perbaikan berdasarkan feedback dari monitoring dan evaluasi
pelayanan rawat jalan
2. Membuat perbaikan berdasarkan feedback dari monitoring dan evaluasi
notifikasi via aplikasi informasi untuk pasien
3. Melakukan survei kepuasan pasien terkait pelayanan serta pendaftaran
online rawat jalan

64
5.3 PDCA Prioritas Masalah Unit Rekam Medik

Plan
1. Mempercepat pencarian SDM rekam medis sesuai kualifikasi
2. Membuat Pengembangan sistem informasi rumah sakit berbasis sistem atau
online
3. Mengadakan rapat dengan bidang Rekam medis terkait dengan penataan dan
kerapian berkas rekam medis
4. Mengadakan rapat berkala dengan unit - unit pelayanan mengenai
pengembalian berkas rekam medik
Do
1. Berkoordinasi dengan kepala rekam medik dan unit - unit pelayanan terkait
pendistribusian dan pengembalian berkas rekam medik
2. Memanggil beberapa Vendor untuk mempresentasikan SIMRS online yang
terintegrasi sesuai kebutuhan.
3. Membuatkan laporan monitoring evaluasi pada setiap kejadian berkas rekam
medik yang mengalami kesulitan pelacakan.
Study
1. Memonitoring proses pendistribusian dan pengembalian rekam medik.
2. Melakukan evaluasi dan supervisi pada setiap kegiatan yang telah
direncanakan dan dilakukan
Action
Melakukan penataan berkala terhadap rekam medik

65
 BAB VI
PENUTUP

6.1 KESIMPULAN DAN SARAN

6.1.1 Unit Rawat Jalan

Kesimpulan
Menurut Kepmenkes RI No.129/Menkes/SK/II/2008, Berdasarkan wawancara dan
observasi yang dilakukan masalah yang ditemukan di Unit Rawat Jalan adalah:
• Waktu tunggu pasien mulai dari pasien mendaftar sampai diterima /
dilayani oleh dokter spesialis >60 menit
• Keterlambatan datangnya DRM
• Pendaftaran online belum diterapkan

Saran
1. Penambahan Jumlah SDM dan pembagian jobdesk menjadi salah satu
faktor pendukung yang penting, dapat dilakukan secepatnya. Sehingga
masalah dari unit pendaftran hingga saat pasien mendaftar di Unit rawat
jalan, pasien tidak menunggu lama untuk dilayani dokter spesialis. Hal ini
bisa meningkatkan angka komplain pasien dan menurunkan angka
kepuasan pasien.
2. Penerapan notifikasi via aplikasi informasi kepada pasien untuk
mengetahui jadwal dokter spesialis. Pengaturan bisa diprogram 2 jam
sebelum jadwal dokter praktek, sehingga jika ada perubahan jam praktek
dikarenakan sesuatu hal yang urgent, dokter spesialis segera bisa
menginformasikan ke RS. Selanjutnya bagian informasi dan pendaftaran
rawat jalan bisa sesegera mungkin melakukan konfirmasi ke pasien
sehingga akan mengurangi waktu tunggu pasien di pelayanan rawat jalan.

66
 3. Sosialisasi mengenai pendaftaran online lebih agresif. Pasien yang telah
terdaftar secara online, DRMnya akan disiapkan dan diantarkan ke Nurse
Station sebelum pasien datang sehingga akan memotong alur pendaftaran
di FO dan tidak menimbulkan antrian di FO.
4. Melakukan monitoring dan evaluasi kinerja Unit Rawat Jalan Poliklinik
secara berkala sehingga dapat melakukan perbaikan sesegera mungkin.

6.1.2 Unit Rekam Medis

Kesimpulan

Menurut Kepmenkes RI No.129/Menkes/SK/II/2008, penyediaan DRM pelayanan

rawat jalan adalah ≤ 10 menit. Hal ini sesuai dengan SPO di Rumah Sakit RS
bahwa Penyediaan DRM sampai di poliklinik tujuan di tetapkan ≤ 10 menit,
sehingga jika lama waktu penyediaan DRM ≥10 menit maka di dapatkan hasil
terlambat. Berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan di Unit Rekam
Medis, diperoleh hasil bahwa penyediaan DRM pasien rawat jalan dengan
pendaftaran secara online tidak ada keterlambatan dikarenakan DRM sudah di
antar ke poliklinik sebelum pasien datang. Sedangkan penyediaan DRM pasien
rawat jalan dengan pendaftaran secara langsung rata-rata memerlukan waktu 15-
30 menit. Hal ini menunjukkan bahwa penyediaan dan distribusi DRM ada
keterlambatan sekitar 5-20 menit. Beberapa faktor yang menyebabkan
keterlambatan penyediaan DRM di unit rawat jalan adalah
• Kurangnya jumlah, kualifikasi dan pelatihan SDM (SDM Unit Rekam
Medis saat ini ada 2 orang )
• Tempat Penyimpanan dan penyusunan DRM belum sesuai standar
• Belum ada rekam medis elektronik

67
Saran

1. Manajemen Direksi melalui bagian Pendidikan dan Pelatihan membuat

program tentang sistem pendidikan berkelanjutan dan pelatihan tentang
manajemen rekam medis dan informasi kesehatan. Kurangnya kualifikasi
dan pelatihan yang dimiliki petugas Rekam Medis dapat menghambat
pencarian DRM dan akan berakibat pada lamanya waktu penyediaan DRM
di Unit Rawat Jalan. Petugas Rekam Medis harus memiliki tingkat
pendidikan minimal D3 karena dengan mereka memiliki pendidikan yang
lebih tinggi mereka juga sudah mendapatkan pengetahuan lebih tentang
rekam medis dan akan memiliki kesadaran bahwa penyediaan DRM harus
sesuai dengan standar dan diharapkan tidak ada lagi keterlambatan dalam
penyediaan DRM di Unit Rawat Jalan.
2. Menerapkan penyimpanan dan penyusunan DRM pasien rawat jalan sesuai
dengan standar. Ruang penyimpanan dan penyusunan DRM dengan jarak
antara rak satu dengan yang lainnya belum memenuhi standar, sehingga
petugas pada saat pencarian DRM harus bergantian untuk dapat melewati
satu jalur pada ruang penyimpanan. Hal ini menghambat dalam pencarian
DRM dan akan berakibat pada terlambatnya penyediaan DRM di Unit
Rawat Jalan.
3. Menerapkan rekam medis elektronik. Penerapan rekam medis elektronik
akan memberikan dampak positif, yaitu mempercepat waktu penyediaan
DRM, kebutuhan SDM menurun, menurunkan anggaran formulir di RM
dan mengurangi angka kejadian salah letak DRM dan double RM.
4. Melakukan monitoring dan evaluasi kinerja Unit Rekam Medis secara
berkala sehingga dapat melakukan perbaikan sesegera mungkin.

68
 DAFTAR PUSTAKA

1. Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit

2. Undang-Undang RI Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
3. Undang-Undang RI Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran
4. Kepmenkes No.129 Tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah
Sakit
5. Pemenkes No. 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis
6. Kepmenkes RI nomor 377/menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi
Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan.
7. Azwar, A. (1996) Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Binarupa
Aksara.
8. Silitonga, T. M. 2018. Factor-faktor yang berpengaruh tehadap lama waktu
tunggu rawat jalan di RS santa Elisabeth batam. Jurnal ARSI. 4(2): 161- 172
9. Laeliyah, N., Subekti, H. 2017. Waktu Tunggu Pelayanan Rawat Jalan
Dengan Kepuasan Pasien Terhadap Pelayanan Di Rawat Jalan RSUD
Kabupaten Indramayu. Jurnal Kesehatan Vokasional . 1(2): 102-112
10. Ritonga ZA, Sari FM. 2019. Tinjauan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam
Medis di Rumah Sakit Umum Pusat H Adam Malik Tahun 2019. Jurnal
Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda, 4(2):637-647
11. Roviq, A., Soepangat, Soedarto, Windiyaningsih, Cicilia, Damayanti, Irma.
(2019). Determinan Penyebab Keterlambatan Penyediaan Berkas Rekam
Medis Rawat Jalan Poli Gigi Dan Mulut Di RSAU DR. Esnawan Antariksa
Jakarta Tahun 2019. Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit,
4(1): 89-97

69
 DOKUMENTASI

Wawancara di unit rawat jalan

Observasi dan wawancara di unit rekam medis

70
 Rapat koordinasi di Lantai 6 RS dipimpin oleh dr. Medardus Iman Prasetyo,
MARS

Rapat koordinasi via zoom dipimpin oleh dr. Medardus Iman Prasetyo, MARS

71
 Bimbingan Akademik Residensi via zoom
(Mohamad Reza Hilmy, SKM., MARS., Ph.D)

Bimbingan Akademik Residensi via zoom

(Mohamad Reza Hilmy, SKM., MARS., Ph.D)

72
 Bimbingan Residensi oleh pembimbing lapangan
(dr. Mochamad Afton Hidayat, MARS)

Jadwal praktek dokter Spesialis RS Karya Medika Bantar Gebang

73
Presentasi Laporan Residensi di RS Karya Medika Bantar Gebang

74