As Intranets como Valor Acrescentado para uma Empresa

Francisco Queirs Pinto <fqp@fam.ulusiada.pt> Departamento de Engenharia e Gesto Industrial Universidade Lusada 4760 Famalico, Portugal Paulo Martins de Carvalho <paulo@uminho.pt> Departamento de Informtica Universidade do Minho 4700 Braga, Portugal

Resumo - Uma empresa como organizao econmica e social gera e manuseia diversos recursos de informao, que podero ser obtidos e disponibilizados a toda a comunidade envolvente usando os servios oferecidos pela infra-estrutura da Internet. Neste sentido, a instalao de uma rede empresarial baseada na tecnologia Internet e na Web (Intranet) introduz como vantagens imediatas a partilha alargada de recursos (de informao e computacionais) e a circulao eficiente de informao interna, atravs do uso de um conjunto de servios estvel, fivel e abrangente. Uma Intranet tambm um elemento relevante para a competitividade da empresa, pois para alm de constituir um sinal de modernizao, proporciona um mercado global e um veculo privilegiado de cooperao interna e externa. Este documento pretende ser uma reflexo sobre o papel das Intranets para a empresa, discutindo os benefcios, os custos e os riscos relacionados com a sua implementao.

B. Intranet Vs. Internet

A diferena entre a Internet e uma intranet no tecnolgica, est mais relacionada com a abrangncia do acesso, com a forma como as tecnologias so usadas para comunicar, e tambm com o objectivo das entidades comunicantes. A Internet tem um mbito global (baseada maioritariamente em redes pblicas), e como tal a sua dinmica depende do elevado nmero de computadores e redes que esta interliga. Dada a sua dimenso e heterogeneidade, o seu comportamento poder ser bastante imprevisvel e difcil de caracterizar. Obviamente este problema no muito critico, pois os seus principais objectivos so a comunicao interpessoal, a investigao, a publicao de informao, os anncios, etc. Uma intranet tem um mbito estritamente limitado, i.e. circunscrita empresa sendo constituda por uma ou mais redes privadas (e.g. distribudas por vrios departamentos). Devido a pretender-se que uma intranet seja aceite pelo maior nmero de pessoas possvel, esta apenas usa um subconjunto das funcionalidades da Internet de forma a torn-la muito mais simples de utilizar, operar e gerir.

I. INTRANETS: REDES DE COMUNICAO EMPRESARIAIS

A. Introduo
Intranet um termo que surgiu em meados de 1995 para referir o uso de tecnologias orientadas comunicao inter-organizaes dentro de uma organizao privada. Uma vez que nos vamos centrar em organizaes com caractersticas mais especficas de empresa, utilizaremos preferencialmente este ltimo termo. Uma intranet baseia-se em dois elementos chave, a Internet que permite estabelecer uma rede estvel que proporciona, se necessrio, uma conectividade global, e o servio WWW1 que proporciona a ligao transparente de recursos de informao em formato multimdia. Em resumo, uma intranet uma rede de computadores privada baseada em normas da rede Internet, (que se rege segundo a famlia de protocolos TCP/IP2), e que usa a Web como interface genrico. WWW, Web, W3 so termos que designam o servio World-Wide Web. 2 TCP/IP - Transfer Control Protocol/Internet Protocol.
1

C. Informao
Uma empresa gera e manuseia inmeros recursos de informao, da que uma intranet pode servir como suporte privilegiado integrao de mltiplos tipos de informao, uma vez que baseada na tecnologia Web. Assim, uma intranet poder ser usada para introduzir novos servios, incluir os j existentes e servir como meio de troca de informao variada. Como exemplos, temos: Novos Servios correio electrnico (e-mail) directorias electrnicas grupos de discusso e novidades (news) comrcio electrnico tele-trabalho tele-formao

tele-conferncia servios de apoio em linha Servios J Existentes aplicaes genricas e especficas aplicaes proprietrias transferncia de informao Informao Variada memorandos manuais de utilizao jornais e publicaes relatrios de vendas relatrios financeiros informao de/para clientes informao sobre produtos informao sobre vendas marketing e publicidade estatsticas etc.

Um dos objectivos de uma intranet, facilitar a criao e disponibilizao de informao. Esta, existe sob a forma de documentos segundo diversos formatos. A gesto de documentos usando uma intranet dever envolver aces de procura e obteno da informao, segurana a acessos de leitura e escrita, controle de verses (alteraes e originais), e disponibilizao de histricos. Em virtude da distribuio da informao ser efectuada a nvel organizacional, todas estas operaes requerem uma ateno especial. Os novos servios que podem ser introduzidos, resultam das necessidades da empresa e da sua possvel implementao usando as funcionalidades da Internet. As aplicaes j existentes podem ser integradas usando facilidades existentes nos clientes Web.

A. Acesso Informao
Em termos de acesso informao, os benefcios que podero advir da adopo duma intranet resultam de trs factores: i) uso de uma plataforma universal para comunicao; ii) uso de normas de comunicao estveis, universalmente aceites e adoptadas pelo mercado; iii) uso de uma interface de visualizao uniformizada onde o sistema operativo deixa de ter importncia. Estes factores influenciam de forma positiva os mecanismos que envolvem a troca de informao, garantindo acessos mais abrangentes, rpidos e de maior qualidade a essa informao. Estes aspectos, so de extrema importncia como auxlio no processo de tomada de deciso. Desenvolver o negcio com base na Web pode tornar a empresa mais competitiva, pois proporciona um mercado global e um veculo privilegiado de cooperao interna e externa. Para alm de ser um sinal de modernizao, existe uma melhoria das comunicaes entre os empregados, uma gesto mais eficaz dos activos da empresa, uma maior partilha de recursos de informao e computao, tanto ao nvel da distribuio como da utilizao. Devido intranet estar disponvel em larga escala a todos os elementos de uma empresa, processos empresariais dirios, tais como planeamento, marketing, relatrios, cobranas, etc., podero ser acelerados e facilitados. Neste sentido, pode mesmo dizer-se que a intranet uma plataforma estratgica de computao indispensvel nos negcios do futuro. O uso de Webs internas facilita o acesso informao, integrando dados e documentos de vrios tipos, que so manuseados por um vasto leque de aplicaes:
Tipos dados numricos texto documentos compostos textos em vrias lnguas imagens audio vdeo Aplicao folhas de clculo, bases de dados e-mail, programas fonte relatrios, e-mail, jornais... correspondncia internacional fax, grficos/fotos digitalizadas voice-mail, msica vdeos promocionais, CCTV

D. Modelo de Rede
As solues informticas tradicionais so baseadas essencialmente em PCs3 ligados em rede segundo uma arquitectura cliente/servidor, onde a informao centralizada em BD4, e as aplicaes e os interfaces so locais ao sistema cliente. As solues informticas baseadas em intranets so tambm sustentadas por arquitecturas cliente/servidor, contudo o papel da estao de trabalho (cliente) diminudo, i.e. o controlo das aplicaes e parte do processamento migra para o servidor. Desta forma consegue-se uma simplificao das tarefas de administrao e gesto da rede, o que reduz os custos. Adicionalmente, o nmero de servios oferecidos alargado.

B. Novas Funcionalidades
Exemplo de uma intranet. O uso de formulrios prprios da Web (forms HTML) permite definir fluxos de informao uniforme e em formato electrnico. Esta forma interactiva de comunicao com a intranet permite submeter dados de uma forma automtica que podero ser imediatamente processados por aplicaes especficas. Esta facilidade reduz a circulao de informao em papel dentro da empresa. 3

II. BENEFCIOS

PCs a desigano usada Computadores Pessoais (Personal Computers). 4 BD - Bases de Dados.

Os problemas que normalmente existem com a actualizao de informao dinmica podem ser reduzidos atravs da utilizao de tcnicas especiais para acesso e actualizao automtica da informao (e.g. programas adaptativos, conversores, embebidos), e tambm de tcnicas especiais para realar a informao. A possibilidade de manter um historial de actividades (logs) facilita o planeamento e gesto da rede, pois no s possvel saber quais os fluxos de informao existentes e qual o seu grau de importncia, como tambm fazer estatsticas dos nveis de produtividade dos empregados de forma a determinar o seu desempenho. O treino de utilizadores e pessoal especializado facilitado, pois a utilizao da intranet bastante intuitiva, e o uso de uma nica plataforma facilita a mobilidade interna dos recursos humanos. O uso de protocolos abertos uma garantia ao investimento, fomenta o intercmbio de aplicaes, e possibilita inter-operabilidade entre plataformas distintas. Actualmente, mesmo as solues proprietrias esto a adoptar uma estratgia de incluso desses protocolos abertos. Uma vez que a Internet tem como suporte o protocolo TCP/IP (um protocolo aberto), o uso de tecnologias de rede idnticas quer entre os vrios departamentos (intranet), quer no exterior da empresa, simplifica a integrao e a administrao.

possibilidade de mercados alargados, o consumidor melhor informado, e provavelmente o aumento das exportaes. Inevitavelmente, haver um grande impacto a nvel social e econmico, pois todo o sistema de comrcio a nvel mundial sofrer grandes mudanas com a implementao da chamada aldeia global, onde as actuais fronteiras fsicas se diluiro.

III. CUSTOS

A. Manuteno do Contedo
Os custos de manuteno da informao envolvem aces de actualizao, converso, indexao e coordenao. Uma intranet deve ser enriquecida com contedos teis e interessantes para a sua audincia alvo de modo a criar valor acrescentado para a empresa. Estes contedos, como em qualquer outro sistema de informao, precisam de ser geridos, mantidos e protegidos, de forma a preservarem-se sempre dentro do prazo de validade. Neste sentido, mais importante do que disponibilizar informao, que esta permanea sempre actualizada, pois s assim esta trar mais valia. Os custos de manter o contedo da intranet, tambm implicam a converso de informao existente nos mais diversos formatos (e.g. word, excel, oracle), atravs de ferramentas j existentes na Internet, ou possivelmente atravs de outras a ser desenvolvidas (e.g. Linguagens de programao, JAVA6), no caso de se usarem formatos menos divulgados. Este ltimo caso poder conduzir a custos elevados, se a empresa no possuir capacidades de desenvolvimento de software. Outro ponto fundamental proporcionar o acesso rpido informao atravs da indexao da informao, pois s assim se conseguir uma pesquisa eficiente da informao quando esta atingir volumes considerveis. Este custo reduzido, pois existem disponveis na Internet inmeros pacotes de software (e.g. AltaVista, Lycos, WAIS) que permitem implementar uma indexao eficiente. necessrio tambm que exista uma grande coordenao entre departamentos de forma a que a intranet contenha o mximo de informao que
6

C. Futuro imediato
Uma intranet pode ser uma plataforma que venha a facilitar o muito esperado comrcio electrnico. Este, consiste na troca de mercadorias ou servios por valores usando a rede de comunicao, para efectuar transaes empresa-empresa ou empresa-utilizador final. O uso alargado de Webs internas como suporte ao comrcio electrnico depender da possibilidade de se efectuarem transaes cliente/servidor seguras. Espera-se que o SET5 venha a colmatar as lacunas actualmente existentes ao nvel da segurana, proporcionando um servio suficientemente seguro e fivel para que seja possvel efectuar transaes e respectivos pagamentos atravs da Internet. Espera-se que nos prximos trs anos, cerca de dez milhes de famlias europeias faro compras em linha (on-line). Como vantagens, destaca-se: a diversidade de produtos, a comodidade, o desaparecimento da cadeia intermediria, a
5

SET - Secure Electronic Transactions.

JAVA - Linguagem de Progamao que permite criar Aplicaes Distribudas na Internet. 4

a empresa pretenda disponibilizar, e para tal podero ser utilizados e forados a utilizar templates de forma a por um lado facilitar a elaborao de documentos, e por outro a obrigar que estes sigam uma estrutura comum.

C. Rede
A rede de comunicaes um factor fundamental da intranet, e se a infra-estrutura existente no se basear na famlia de protocolos TCP/IP, haver uma complexidade e um custo adicional, pois ser necessrio ou migrar para esses protocolos ou simular o seu ambiente. A Web um convite para o uso de multimdia, o que impe maiores requisitos de largura de banda. Portanto, a empresa dever estar preparada para suportar os elevados custos das telecomunicaes. Contudo, existem mecanismos que optimizam o consumo de largura de banda.

B. Hardware e Software
Os custos do hardware e software para instalar e manter uma intranet so bastante inferiores ao custo total da rede e da sua operao. Contudo, bastante importante escolher para servidores Web, computadores que estejam preparadas para resistir a grandes picos de trabalho. Quanto aos custos de manter o software intranet, estes incluem um servidor (HTTP7) que ser necessrio instalar e operar, bem como criar e/ou instalar localmente programas para disponibilizar informao dinmica. Estes custos so dependentes da dimenso da empresa, e dos objectivos que se pretendam atingir. Os clientes Web, tambm denominados browsers so aplicaes essenciais para a intranet, pois atravs deles que os elementos da empresa vo ter acesso ao seu ambiente de trabalho. Neste sentido, necessrio um browser numa verso suficientemente estvel, pois as verses intermdias (beta) tm possveis erros (bugs), e normalmente funcionalidades reduzidas. Podero tambm existir um conjunto de custos variveis que dependem do tipo de informao com que a empresa lida, como por exemplo uma editora de msica, pois no directamente possvel descreve-la atravs de HTML8 (o formato nativo em que os documentos tero de se encontrar na Web), e portanto ser necessrio recorrer a aplicaes especiais (e.g. plug-ins). Com a banalizao da Internet, o mercado disparou e a grande concorrncia para dominar o mercado, tem originado preos bastante baixos para aplicaes tais como browsers e plug-ins. As aplicaes existentes na intranet so uma consequncia da evoluo da Internet. Estas so, e sempre sero, desenvolvidas de uma forma adhoc, pois devido rpida evoluo das tecnologias associadas (e.g. aparecimento constante de novas linguagens de programao, novos servios, novos protocolos), sofrero sempre de falta de normas de desenvolvimento. Portanto, as empresas devero esperar que essas normas sejam estveis e aceites pelo mercado.

D. Segurana
A segurana um ponto fundamental, que dever ser analisado interna e externamente, pois existe informao que pertence exclusivamente empresa, e mesmo dentro da empresa poder haver informao confidencial. Isto implica um custo associado para tornar as operaes na intranet seguras. Para garantir a segurana necessrio, ao nvel do servidor evitar falhas, proteger informao, e controlar os acessos. Quando esta se encontra em trnsito, necessrio assegurar o contedo, efectuando a encriptao da informao, atravs de chaves pblicas e privadas. tambm necessrio assegurar a autenticao da origem, atravs de certificados digitais, de forma a garantir que a informao foi realmente enviada pela pessoa que a assinou. Existem no mercado servidores seguros que implementam todos estes aspectos anteriormente referenciados. O seu custo bastante mais elevado que o do restante software. IV. RISCOS Um dos maiores riscos de instalar uma intranet a potencial degradao do seu funcionamento, devido a grandes sobrecargas momentneas e excessos de informao que nesta podero circular. Um mau planeamentos da infraestrutura de comunicaes, poder tambm contribuir para fracos desempenhos. A diminuio destes riscos passa por aces de formao adequadas e pelo desenvolvimento faseado da sua instalao visando uma melhor estruturao. Podero haver perdas de produtividade iniciais, devido aos empregados da empresa se distrarem com assuntos no relacionados com o trabalho.

7 8

HTTP - HiperText Transfer Protocol. HTML - HyperText Markup Language.

Contudo, com o tempo e cadncia de trabalho, estas distraces acabaro por se diluir. Devem-se evitar tecnologias intranet de topo, pois no so estveis, e o mercado das tecnologias da informao poder inflectir a direco, tornando o investimento efectuado impossvel de rentabilizar. Poder tambm existir um risco resultante de complexidades escondidas ou desconhecidas, normalmente associadas a tecnologias recentes. Devem-se portanto escolher aquelas que forneam melhores garantias de funcionamento.

V. CONCLUSES Uma intranet pode criar valor acrescentado tanto no interior como no exterior da empresa. A combinao das tecnologias intranet e Internet proporciona um leque alargado de servios, e potencia o desenvolvimento do comrcio electrnico. O uso de Webs internas ajudam a organizar diferentes tipos de informao apresentando-os duma forma normalizada e uniforme. O impacto dos principais benefcios e custos das intranets para a organizao depende em grande parte da motivao das pessoas envolvidas, do tipo de gesto, da tecnologia de base e objectivos propostos. Uma intranet funcionar melhor numa empresa onde cultivado o trabalho de equipa e a partilha de informao. Recomenda-se o uso de solues abertas, globalmente aceites pelo mercado. As solues proprietrias (normalmente mais seguras) s devero ser aceites se os benefcios inerentes forem superiores aos seus custos e riscos. Uma intranet um investimento em Tecnologias de Informao, que ser determinante na futura Sociedade da Informao.

VI. BIBLIOGRAFIA [1] Mellanie Hills, Intranet Business Strategies, Wiley: 1997. [2] Gordon Benett, Introducing Intranets, QUE: 1996. [3] Cricket Lin, Jerry Peek, Russ Jones, Bryan Buus, Adrian Nye, Managing Internet Information Services, OReilly & Associates, Inc: 1995. [4] Joshua Eddings, How The Internet Works, ZD Press: 1994.