Universidade Tecnolgica Federal do Paran - UTFPR Campus Ponta Grossa - Paran - Brasil ISSN 1808-0448 / v.

05, Edio Especial GESTO DO CONHECIMENTO, p. 216-233, 2009

Revista Gesto Industrial

GESTO DO CONHECIMENTO E APLICATIVOS DE GERENCIAMENTO DE IDEIAS VOLTADOS INOVAO ORGANIZACIONAL: UMA ANLISE DE SOFTWARES

KNOWLEDGE MANAGEMENT AND IDEAS MANAGEMENT APPLICATION ORIENTATED TO ORGANIZATIONAL INNOVATION: A SOFTWARE ANALYSIS
Rosngela de Ftima Stankowitz Penteado1; Hlio Gomes de Carvalho 2 Universidade Tecnolgica Federal do Paran UTFPR Ponta Grossa Brasil zanza2007@gmail.com 2 Universidade Tecnolgica Federal do Paran UTFPR Ponta Grossa Brasil helio@utfpr.edu.br
1

Resumo Os softwares de apoio aos processos de gerenciamento das sugestes permitem s empresas estimular, captar e gerenciar, de modo sistemtico, as ideias dos seus colaboradores. Nesse contexto, este artigo objetiva identificar o grau de atendimento desses aplicativos s etapas identificadas nos Programas de Sugesto organizacional. Foram levantadas as caractersticas e requisitos de cinco aplicativos, em plataforma web, que servem de apoio aos Programas de Sugesto voltados inovao. A abordagem utilizada neste estudo foi predominantemente qualitativa. Buscou-se em revistas tcnicas de sistemas de informao, livros, artigos de peridicos e congressos, bem como sites das empresas desenvolvedoras de software para gerenciamento de ideias, os dados pertinentes ao contexto da pesquisa. Foram obtidos documentos internos das empresas desenvolvedoras dos softwares, possibilitando a extrao dos dados. Para o levantamento dos requisitos funcionais e no funcionais, houve a necessidade de detalhar todas as etapas, baseados em exemplos de Programas de Sugesto, identificando o grau com que cada aplicativo atende a cada etapa. Entre os resultados obtidos, foi observado que, para os requisitos no funcionais de usabilidade, manuteno, confiabilidade, desempenho, portabilidade e reusabilidade, os softwares atendem completamente s necessidades do Programa. No entanto, os requisitos funcionais dos softwares atendem completamente outras etapas do Programa de Sugesto, que so as funcionalidades de consulta ao status das ideias e o feedback dado ao colaborador. Para as demais etapas, necessrio adicionar recursos e funcionalidades que consigam atender completamente a demanda do Programa. Na comparao entre os cinco aplicativos analisados, as caractersticas mais presentes foram: a transparncia do processo, agilidade e a gerao de relatrios. Palavras-chave: inovao, software, programa de sugesto.

1. Introduo As transformaes tecnolgicas impactaram profundamente as organizaes. Na primeira dcada do sculo XXI, a inovao um fator primordial para a competitividade. O desenvolvimento de conhecimentos tcnicos e cientficos se tornou imperativo na busca de novas oportunidades de negcio. Essas transformaes se refletem em novas formas de concorrncia, em novos modos de produo, de emprego, renda e at mesmo na funo da tecnologia (HAMEL, 2001). Nesse contexto, Bento (2006) observa a capacidade do homem em transformar os conhecimentos em inovaes, em mudanas econmicas, sociais e polticas. Neste sentido, a importncia da informao se tornou um recurso cuja gesto est diretamente relacionada com as estratgias organizacionais. Gesto que, devido ao uso das Tecnologias de Informao (TI) adquire importncia estratgica para a empresa. Permite mudanas na forma de realizar as atividades, aumenta a eficincia, proporciona mudanas na natureza produtiva e principalmente, fornece maior vantagem competitiva. Assim, o desenvolvimento de novas ferramentas de TI, possibilitou s empresas adquirir pacotes prontos, passveis de serem customizados para cada ambiente corporativo (SZAFIR-GOLDSTEIN E SOUZA, 2003). Entre os sistemas que tm recebido destaque encontram-se os sistemas de apoio ao gerenciamento de ideais. O referencial desdobra-se em subitens que abordam as Inovaes em Tecnologias de Informao, Gerao de Ideias e a sua importncia para os processos de inovao organizacional. Em seguida apresenta uma breve reviso sobre os Programas de Sugesto, identificando as etapas de gerenciamento de ideias. Posteriormente, aborda o objetivo central desta pesquisa: os softwares que servem de apoio ao gerenciamento das ideias. Esses aplicativos possibilitam empresa captar, estimular e gerir de forma sistemtica as fontes internas de ideias. Logo, o objetivo deste trabalho identificar o grau de atendimento desses aplicativos s etapas identificadas no Programa de Sugesto organizacional. E, para tanto, a metodologia utilizada foi uma reviso bibliogrfica na qual foram consideradas a importncia das inovaes e as tecnologias de informao que servem de apoio ao gerenciamento das ideias. Nesse sentido, a pesquisa classifica-se do ponto de vista da forma de abordagem, como qualitativa. Quanto aos objetivos considerada descritiva, uma vez que descreve as caractersticas do fenmeno e as relaes entre as variveis e quanto aos procedimentos tcnicos, pode ser considerada como bibliogrfica. O estudo foi elaborado a partir de material publicado em livros, peridicos e materiais disponveis na Internet bem como anlise de documentos internos fornecidos por empresas desenvolvedoras de softwares (GIL, 1991).

217 Revista Gesto Industrial

A relevncia deste trabalho encontra-se no sentido de levantar os requisitos e caractersticas que podero ser incorporados aos softwares de apoio aos processos organizacionais para gerenciamento de ideias, contribuindo assim, para o processo de inovao nas empresas. 2 Tecnologia de Informao de apoio s Ideias 2.1 Inovao em Tecnologias de Informao A grande mudana dos anos 90, observada por Goldstein e Souza (2003), se traduz na incorporao das atividades empresariais nos servios e produtos por conta do desenvolvimento das Tecnologia de Informao (TI) tais como, Internet, sistemas Enterprise Resource Planning (ERP), Supply Chain Management (SCM) e Customer Relationship Management (CRM), entre outros. Essas inovaes permitiram melhorar as anlises e agilizar a tomada de deciso com mais eficincia. Teve incio ento, a produo de novas ferramentas de informao, configurando-se em recursos estratgicos de competitividade. Todavia, Rezende (2002) afirma que as empresas viram a importncia da informao para a gesto dos negcios, integrando a informtica em seus sistemas, transformando-se em tecnologia da informao, integrando recursos modernos. TI que o autor conceitua como o conjunto dos recursos tecnolgicos e computacionais para guarda de dados, gerao e uso da informao e de conhecimentos (REZENDE, 2002, p.43). Nesse sentido, Moresi (2000) destaca as duas finalidades da informao: uma para o conhecimento interno e externo e outra para atuao entre esses ambientes. Porm, no contexto organizacional, essas informaes precisam atender s necessidades administrativas em todos os nveis organizacionais, a saber:

- Operacional: referente a problemas de desempenho devido a natureza tcnica das tarefas. Relaciona-se diretamente com a produo ou servios organizacionais, atendendo a todos os processos com a utilizao eficiente dos recursos e operaes. Neste nvel a informao permite executar as atividades e monitorar o ambiente produtivo; - Gerencial: gerenciamento das atividades operacionais e captao de recursos. Tem por finalidade executar as estratgias para alcanar eficientemente os objetivos organizacionais. A informao tem a funo de monitorar e avaliar os processos, o planejamento e as decises a nvel gerencial; - Institucional: o nvel onde so estabelecidos os objetivos da organizao e onde as decises so tomadas. Neste nvel a informao tem por finalidade monitorar e avaliar o desempenho, o planejamento e a tomada de deciso. Porm, Moresi (2000) enfatiza que os sistemas de informao devem atender alm dos objetivos propostos, proporcionar melhorias nos processos

218 Revista Gesto Industrial

decisrios, oferecer vantagem competitiva, crescimento dos lucros e maior eficcia nos processos de gesto organizacional.

Esse cenrio analisado por Szafir-Goldstein e Souza (2003) produziu um forte impacto no mbito corporativo. As tecnologias de Informao (TIs) passaram a fazer parte definitivamente da administrao estratgica alinhando-se aos negcios. Essa posio foi reforada com a Internet, onde as informaes podem ser acessadas e utilizadas a qualquer hora em qualquer lugar. Nesse contexto, McFarlan (2005) nota que a velocidade, a acentuada reduo dos custos das tecnologias e os sistemas de informao, proporcionaram a transferncia de sistemas de suporte s atividades de gesto gerando vantagens competitivas significativas s empresas. No entanto, Xexo (2004) afirma que os sistemas de informao precisam auxiliar o planejamento, monitorao, comunicao e controle dos processos organizacionais. A primeira tarefa para desenvolver o sistema, levantar e descrever os requisitos, definindo de que forma o sistema deve funcionar para atender as expectativas dos usurios. Todavia, Szafir-Goldstein e Souza (2003) afirmam que as expectativas dos administradores ao contratar um servio de TI para proporcionar vantagens competitivas, reduzir custos e melhorar a eficincia e a coordenao entre as diversas reas. Outros motivos apontados pelos autores so quanto exigncia por parte das empresas de maior flexibilidade e sistemas que permitam a colaborao entre os funcionrios e a empresa. Porm, Shepers, Schnell e Vroom (1999) destacam que para criar um ambiente colaborativo que proporcione um negcio rentvel a longo prazo, necessrio unir todos os nveis organizacionais com o mesmo objetivo. Isto , produzir um fluxo contnuo de produtos, servios ou processos inovadores. Porm, para alimentar todo esse processo de inovao, necessrio o combustvel das ideias. 2.2 Gerao de ideias Para alguns autores, entre os quais, Barbieri et al (2009), Kilian (2005) e Kao (1997), a gerao de ideias representa um motivo de preocupao nas organizaes que buscam realizar inovaes de modo sistemtico. Os autores afirmam que todo processo de desenvolvimento de um novo produto surge basicamente por dois motivos: problemas e necessidades pautados na produo e comercializao de bens e servios e nas oportunidades referentes ao desenvolvimento de conhecimentos gerados nas organizaes. Porm, todo o processo inicial para criao de um produto, servio ou processo novo, so as ideias. E como tal, uma estratgia que compreende a gerao, o desenvolvimento e a criao de valor para os processos de inovao.

219 Revista Gesto Industrial

Entretanto, nem todas as ideias se transformam em inovaes. Stevens e Burley (1997) destacam que em certos setores industriais so necessrias 3.000 ideias (raw ideas) para desenvolver um novo produto de sucesso. Os autores denominaram de joia da coroa, a ideia que deu origem a uma inovao que se transformou em produto de sucesso, aceito pela sociedade. Segundo os autores, o processo de inovao representado por uma curva de sucesso na qual o nmero de ideias diminui conforme vai se aproximando do lanamento comercial do produto. Este fenmeno decorre dos aperfeioamentos organizacionais, tecnolgicos e mercadolgicos. Sendo assim, justifica-se a necessidade de uma grande quantidade de ideias para as empresas que adotam a inovao como estratgia competitiva. Segundo Ettlie (2001, p.1,), o sucesso da gerao e do fluxo constante de novas ideias so fatores determinantes para a maioria das organizaes. Independentemente da origem, todas as ideias podem ser aproveitadas, seno para uma inovao radical ou incremental, tambm para melhorias contnuas ou para reduo de custos na empresa. Para Robinson e Schroeder (2005), Dvila et al. (2007) e Barbieri et al (2009), as inovaes tm origem na gerao de ideias, as quais so selecionadas de acordo com os objetivos organizacionais. Permitem a construo de novos conhecimentos, simplificam processos, solucionam problemas, redefinem e conquistam novos mercados, estabelecem regras de concorrncia e, principalmente, mantm a competitividade organizacional. Nesse contexto, pode-se dizer que a sobrevivncia da organizao depende da habilidade em estabelecer boas estratgias para competir num mercado global e competitivo, onde a quantidade e qualidade das ideias so elementos essenciais s estratgias de inovao. Para tanto, um mtodo que permite transformar inputs em outputs (entrada e sada), isto , transformar as ideias em novos produtos, processos ou servios so os Programas de Sugesto. uma forma de registrar sistematicamente todas as ideias dos funcionrios para os processos de inovao. 2.3 Programas de Sugesto Segundo o Livro das ideias (Japan Human Relations Associations JHRA, p.21, 1997), o conceito de Programa de Sugesto o processo atravs do qual as prprias solues so adotadas pela equipe administrativa. Esses programas valorizam e estimulam as iniciativas inovadoras, alm de melhorar a eficincia e a competitividade organizacional. De acordo com Bhmerwald (1996), um Programa de Sugesto busca melhorias para as condies de trabalho e relaes interpessoais, para o clima organizacional e para as aes gerenciais. Aumenta a produtividade, a viso crtica, o comprometimento do funcionrio e a

220 Revista Gesto Industrial

percepo da empresa sobre a importncia do colaborador, melhorando assim, a comunicao empresa/funcionrio/empresa. O Programa de Sugesto possui uma estrutura simples, segundo Souza e Yonamine (2002), e geralmente seguem as seguintes etapas:

- Registro da ideia: todos os funcionrios participam individualmente ou em grupo. - Anlise da viabilidade tcnica e econmica: as ideias so analisadas por uma equipe tcnica e so divididas em mensurveis, cujo retorno pode ser quantificado, e no mensurveis, onde as avaliaes so qualitativas. - Premiao: as ideias mensurveis recebem premiao em valor previamente estipulado pela empresa e as no-mensurveis recebem pontos que podem ser trocados por prmios no financeiros no setor de coordenao.

Para os programas que tm a recompensa monetria como incentivo s sugestes, as regras de premiao so calculadas de acordo com a proporo do valor que a empresa prev economizar com a implantao da ideia. Entretanto, os programas com abordagem voltada participao coletiva, as recompensas so simblicas, como por exemplo, estabilidade no emprego, distribuio dos lucros e resultados, oportunidades de desenvolvimento pessoal, nomeaes, placas de reconhecimento, recompensas coletivas de mercadorias entre outras (BARBIERI ET AL, 2008). Assim, todas as ideias so encaminhadas para a aprovao de uma equipe, e posteriormente, ao gestor da rea responsvel pela efetivao da sugesto. Neste momento, so analisados a viabilidade tcnica de implantao, o retorno financeiro e os benefcios gerais proporcionados pela ideia. Caso a proposta seja aprovada, a prxima etapa premiar o funcionrio e implantar a ideia (SOUZA e YONAMINE, 2002). No entanto, um problema apontado pela literatura especializada mostra que a demora na avaliao das sugestes pode reduzir o fluxo de novas ideias. Porm, quando esse fluxo se configura em milhares de ideias, a avaliao torna-se um processo lento e delicado. Nesse ponto, o Programa de Sugesto gera um paradoxo, ou seja, como gerenciar um grande volume de ideias no dia-a-dia da empresa? Dessa forma, a estrutura do gerenciamento das sugestes passa a depender de tecnologias de informao, como por exemplo, o software para gerenciamento das sugestes. Como no existe um modelo especfico de Programa de Sugesto, o aplicativo precisa ser customizado aos processos de cada empresa (BARBIERI ET AL, 2009). Basicamente, o software serve como um banco de dados onde armazena todas as ideias. E como uma inovao, o software foi criado para apoiar o processo de captao, classificao, seleo e gerenciamento das ideias. Permite controlar e administrar de forma gil e segura,

221 Revista Gesto Industrial

garantindo organizao registrar todas as sugestes em um banco de dados. uma tecnologia de informao que serve de apoio para o gerenciamento de ideias que alimentam os processos de inovaes. 2.4 Softwares de apoio ao gerenciamento nos Programas de Sugesto Um grande nmero de ideias precisa ser tratado de forma eficiente, justa, completa e rpida. Para tanto Schepers, Schnell e Vroom (1999) afirmam que o uso das tecnologias de informao nos Programas de Sugesto podem ser utilizados de vrias formas. Primeiro, o envio de e-mail ou web possibilita o armazenamento eletrnico e organiza as sugestes. Alm disso, podem ser usados como uma ferramenta que serve para arquivar automaticamente as ideias e monitor-las continuamente durante os processos de avaliao. A prpria avaliao pode ser feita por fichas eletrnicas de apoio a avaliao qualitativa dos critrios e criar carteiras para comparaes das ideias e custos das mesmas. Outro benefcio o envio de comentrios direto aos autores, o que permite o refino das sugestes para nova rodada de avaliao. Todavia, Silva Filho (2007) observa que a facilidade de modificao do software um dos principais fatores que motiva o crescimento de seu uso. Concorda com Xexo ao salientar a importncia do levantamento de requisitos para servir de referncia e de base para a definio do escopo das funcionalidades que o sistema deve conter. Assim, o levantamento de requisitos umas das etapas responsveis pela identificao, modelagem e necessidades do negcio que devem ser atendidos pelos sistemas de informao, focando nos reais objetivos do negcio independentemente do modelo de engenharia de software adotado (SILVA FILHO, 2007). Os requisitos compreendem uma funcionalidade ou uma restrio que o sistema deve possuir para atender necessidade do usurio. A identificao das funcionalidades deve ser capaz de atender tambm necessidades da empresa, para tal Sommerville (2003, p.82) os define em: Os requisitos funcionais: so declaraes de funes que o sistema deve fornecer, ou seja, como o sistema deve reagir a entradas especficas e como deve se comportar em determinadas situaes. Devendo abranger todas as funes requeridas pelo usurio. Os requisitos no funcionais: so as restries sobre os servios ou funes oferecidas pelo sistema, e entre eles destacam-se restries de tempo, restries sobre o processo de desenvolvimento, padres e outros, podendo estar relacionados com a confiabilidade, tempo de resposta e espao em disco.

222 Revista Gesto Industrial

No entanto, os requisitos no funcionais encontram-se pr-estabelecidos na engenharia de software, est condicionado qualidade do produto e so utilizados como critrio para o

desenvolvimento do mesmo. Para tanto, Silva Filho (2007) os classifica em:

Usabilidade: interao entre o sistema e o usurio, so as facilidades que oferece em termos de uso e de aprendizagem. Manuteno: so as modificaes, os reparos, alteraes e adies de novas funcionalidades no software; Confiabilidade: so as chances do software no causar problemas no sistema por tempo e condies especificas; Desempenho: um atributo de qualidade e tem capacidade de restringir a velocidade de operao do software. Portabilidade: a facilidade de transferir o software do um ambiente computacional para outro; Reusabilidade: o uso de projetos j desenvolvidos em novos componentes; Segurana: esse requisito caracteriza a no permisso de acesso e dados no sistema. Assegura a integridade aos ataques intencionais ou acidentais.

Nesse caso, a descrio completa dos requisitos funcionais, auxilia o mapeamento dos processos da organizao, para que esses possam ser reproduzidos no software atendendo todas as etapas e as necessidades da empresa. Assim, os softwares de apoio ao gerenciamento das ideias permitem aos gestores ou administrao, o resgate das sugestes, possibilitando comparar, avaliar e escolher as ideias que sero postas em prtica. um aplicativo que agiliza todo o processo de gesto das ideias, evitando a demora das avaliaes e por consequncia a desmotivao dos colaboradores em fornecer novos fluxos de sugestes, identificado na literatura dos Programas de Sugesto. Os resultados obtidos da anlise documental dos cinco softwares modelados e desenvolvidos em plataforma Web sero representados por meio das letras A, B, C, D e E. Desta forma, garantirse- o anonimato das empresas. Os softwares apresentam as seguintes caractersticas:

- software A: empresa de tecnologia e desenvolvimento. Consta no seu portflio o desenvolvimento de produtos para solues corporativas. Desenvolveu o software para

223 Revista Gesto Industrial

gerenciamento de ideias para as seguintes empresas: Volkswagen do Brasil, SKF do Brasil, Bosch do Brasil, Thyssenkroupp Molas, C&A. - software B: empresa especializada em desenvolver sistemas complementares para RH. Desenvolveu o software Ideia, um sistema de gerenciamento de sugestes baseado na web. Possui controle de custos e trabalha com conceito de grupos de empresas, adequando s necessidades de cada unidade. O aplicativo gera relatrios online onde os gestores podem verificar o total de sugestes cadastradas por departamento, o total por funcionrio, obter relao de sugestes aprovadas e no implantadas, verificar quais funcionrios no esto participando com suas sugestes, quais os departamentos com maior/menor ndice de participao. Tambm apresenta a evoluo mensal do programa, tais como quantidades de sugestes e valor de prmios pagos. O software B permite visualizar ainda o total das sugestes por classificao (se as sugestes so para melhoria do produto, da qualidade, meio ambiente, segurana do trabalho, processo ou reduo de custos), e tambm por status (em avaliao, aprovadas, reprovadas ou implantadas), gerando grficos comparativos. - software C: foi desenvolvido por intermdio de um sistema de gerenciamento de banco de ideias (SGBI). O objetivo reunir em um s lugar todas as sugestes geradas pelos colaboradores. Desenvolvido para uso em ambiente de intranet, permite encaminhar as ideias diretamente para a direo da empresa. Atravs de um browser (o mesmo para acessar pginas de internet), o sugestor se identifica, descreve a ideia em grupos de aplicao previamente definidos pela empresa. O gestor analisa a proposta e a avaliao cadastrada no sistema. Este procedimento gera um ndice que demonstra o rank das ideias com mais chances de sucesso. Opcionalmente, o sistema oferece o estudo da identificao da viabilidade tcnica e econmica (EVTE) e o clculo do valor presente lquido (VPL) do investimento necessrio implantao da ideia. - software D: multinacional instalada no Brasil desde 1905 atua no setor industrial, de energia e na rea de sade. Desenvolveu o aplicativo para uso interno, com o objetivo de criar um ambiente participativo onde todos os colaboradores pudessem apresentar as ideias para melhorias de produtos e processos. - software E: desenvolveu o software para gerenciar ideias, sugestes de clientes, parceiros e funcionrios.

As etapas do Programa de Sugesto sero detalhadas, com base na literatura, procurando especificar o requisito necessrio ao atendimento de cada etapa. A Figura 1 representa genericamente, as etapas percorridas pelas sugestes no processo de gerenciamento dessas ideias.

224 Revista Gesto Industrial

Figura 1 - Etapas dos Programas de Sugesto

Sugesto Invlida

Sugesto

Colaborador
Sugesto Reprovada

Liberador

Libera

Tabela de utilidade para clculo da classificao de benefcios das sugestes no mensurveis.

Aprova Mensurvel

Aprova no mensurvel

Avaliador

Clculo do Lucro estimado

Aval. Econ.
Clculo dos pontos das sugenstes mensurveis Sugesto Reprovada

Administrador

Sugesto Aprovada

Fonte: Autoria Prpria, 2008.

A descrio dos requisitos funcionais para o software percorre basicamente a sequncia de 5 etapas, detalhadas a seguir:

Primeira etapa: o processo inicia-se com o colaborador depositando a sugesto. O aplicativo encontra-se em um link disponvel no site da empresa em que os colaboradores acessam o sistema onde consta o campo de registro para uma nova sugesto. Esta etapa caracterizada pelo registro da ideia, pela acessibilidade e na funcionalidade de controle do usurio. Esse controle ocorre por intermdo, do cadastro de uma senha que permite ao colaborador acessar o restante das funcionalidades. Ele registra sua sugesto e envia para o liberador ou especialista da rea na qual a ideia dever ser implementada.

225 Revista Gesto Industrial

Segunda etapa: aps o liberador receber e verificar as conformidades da ideia, ou seja, se est completa quanto aos dados necessrios para a anlise tcnica e econmica, a sugesto enviada para os avaliadores. A funcionalidade est na opo que distribui as ideias por setor de atividade. permitido escolher o avaliador responsvel pela rea beneficiada, registrar a classificao da sugesto, (reduo de custos/despesas, segurana no trabalho, melhorias em processos, produtos ou qualidade). Esta pgina tambm mostra a opo de marcar se a ideia mensurvel ou no, se individual ou em grupo. Neste aplicativo, o conceito de segurana do software se torna fundamental. O requisito de segurana impede o acesso aos dados no sistema assim, Silva Filho (2007) constatando a facilidade de modificao do software, as novas tcnicas e mecanismos de interao so facilmente modificados, gerando maior segurana s etapas do processo. Terceira Etapa: o avaliador recebe as sugestes, analisa a viabilidade econmica, os custos de implantao, e as classifica em mensurvel ou no-mensurvel, incluindo a pontuao dada por uma tabela de utilidade ou outros fatores estabelecidos previamente. Finalmente o clculo do retorno esperado da ideia feito. Nesta fase, o avaliador aprova ou reprova a sugesto. Enquanto a ideia est sendo analisada, o software oferece a opo de acompanhar o status da sugesto, ou seja, o colaborador pode acessar o sistema e verificar se a ideia est em avaliao, se est aguardando avaliao, se j foi avaliada. Independentemente da aprovao, o colaborador recebe um comunicado a respeito da sugesto. Esse comunicado permite manter alm da motivao, a confiana no processo de avaliao, mesmo que a ideia seja rejeitada, correspondendo a observao feita por Robson e Schoroeder (p.167, 2005) quando um bom feedback d ao empregado a oportunidade de refinar sua ideia ou de apresent-la melhor. Quarta Etapa: caso o custo de implantao encontra-se dentro dos parmetros estabelecidos pela alta administrao, a implantao da ideia poder ser feita pelo prprio chefe, gestor, responsvel tcnico ou padrinho da rea beneficiada. Neste caso, o aplicativo gera relatrios e pode dispor das opes de clculo tanto para o custo de implantao da ideia como para o clculo da premiao. O software tambm pode ser configurado para definir quais os gestores que tero acesso a esses relatrios, ou seja, estabelecer quem pode realizar clculos de custos, retornos e premiaes. Quinta etapa: aprovada a ideia, o sugestor recebe o reconhecimento por intermdio de comunicao formal ou pelo sistema. O status da sugesto, mesmo que reprovada, fica disponvel para a consulta e novo pedido de reavaliao. 4. Procedimentos de Pesquisa A abordagem utilizada neste estudo foi qualitativa, uma vez que se procurou abranger uma situao especfica na qual o processo e o contexto so dimenses bsicas para a sua compreenso.

226 Revista Gesto Industrial

Quanto aos objetivos, a pesquisa classifica-se como exploratria e descritiva baseada em pesquisa documental e bibliogrfica. Para tanto, buscou em revistas tcnicas de sistemas de informao os dados pertinentes ao contexto da pesquisa, livros, artigos de peridicos e congressos, bem como sites de empresas desenvolvedoras de software para gerenciamento de ideias. Desta forma, foi possvel obter informaes e documentos que permitissem analisar o caminho percorrido pelas sugestes. Para a anlise, foram estabelecidos graus de atendimento dos 5 softwares levantados pela pesquisa, baseado na documentao enviada pelas empresas e considerando o atendimento do aplicativo a cada etapa do programa. Esses graus de atendimento so:

- Grau 3: Atende satisfatoriamente todas as etapas do programa; - Grau 2: Atende parcialmente as etapas do programa; - Grau 1: No atende satisfatoriamente as etapas do programa.

O Grau 3 de atendimento satisfatrio foi atribudo considerando a documentao da empresa que demonstrava que o software atendia todas as etapas identificadas no Programa Sugestes, ou seja, o aplicativo consegue suprir eficientemente todo o percurso das ideias, desde o depsito at a implementao das sugestes. O Grau 2 foi atribudo ao software de gerenciamento de ideias que deixou de atender uma ou duas etapas do Programa de Sugesto. E por fim, o Grau 1 de no atendimento satisfatrio foi atribudo devido a necessidade de incorporar ao software, as funcionalidades que atendam eficientemente as etapas identificadas no Programa de Sugesto. 5. Resultados 5.1 Requisitos no funcionais Quadro 1 separa os requisitos funcionais e no funcionais encontrados na anlise dos softwares para os Programas de Sugesto.
Quadro 1 - Levantamento de requisitos Requisitos Funcionais Acessibilidade Controle de Usurio Registros da ideia Distribuio de ideias por setor Feedback para o usurio Relatrios Clculo da premiao; Clculo do custo e do retorno da implementao das ideias; Requisitos No Funcionais Usabilidade Manuteno Confiabilidade Desempenho Portabilidade Reusabilidade Segurana Fonte : elaborao prpria

227 Revista Gesto Industrial

De acordo com os requisitos levantados no Quadro 1, o Quadro 2 apresenta o grau de atendimento atribudo a cada software verificado pela pesquisa. 5.2 Anlise do grau de atendimento as etapas Com base no detalhamento das etapas, o Quadro 2 apresenta cada etapa do Programa de sugesto, os softwares levantados pela pesquisa e o grau de atendimento do aplicativo atribudo a cada etapa do Programa de Sugesto.
Quadro 2 - Grau de atendimento s etapas dos Programas de Sugesto Software Etapa 1 Etapa 2 3 3 3 3 1 Etapa 3 3 3 3 3 3 Etapa 4 3 3 3 3 3 Etapa 5 2 3 3 3 1 Requisito no funcional 3 3 3 3 3

3 A 3 B 3 C 2 D 3 E Fonte: dados da pesquisa

Grau 3 Atende satisfatoriamente todas as etapas; Grau 2 Atende parcialmente as etapas e Grau 1 No atende satisfatoriamente as etapas do programa Na anlise de atendimento do aplicativo, o software A atendeu satisfatoriamente praticamente todas as etapas. Na etapa 5, o Grau2 foi representado pela necessidade dos colaboradores em ter que digitar o grupo de aplicao e a rea na qual as ideias devero ser aplicadas. Essa opo no esta pr-configurada no sistema, o que tornaria o processo mais gil e facilitado aos usurios. No software D, a pgina do sistema apresenta a recomendao para digitar a sugesto primeiramente em documento Word. O motivo devido ao tempo. Aps 10 minutos, o sistema expira. Nesse quesito, o software recebeu o Grau2 pela restrio de tempo imposto pelo sistema. Entende-se que o registro da ideia por vezes pode ficar prejudicado pela necessidade de rapidez no seu registro ou at apresentar uma no conformidade. Para o software E na etapa 2, o Grau1 de atendimento, pela falta da funcionalidade que distribui as ideias por setor de atividade. O colaborador no pode escolher o avaliador. A opo da classificao em mensurvel ou no mensurvel, bem como, se ela individual ou em grupo, no apresentada. Esta funcionalidade encontra-se subdivida em categorias e no registra os setores e os responsveis pela avaliao. Na etapa 5, o software no disponibiliza um aplicativo que possibilite ao colaborador solicitar pedido de reavaliao para a sugesto, e quanto a essa questo, uma prconfigurao possibilita maior confiana e clareza quanto anlise das ideias. O colaborador pode enviar a sugesto a quem detm o conhecimento tcnico para implantao da sua idia como tambm pode reavaliar a prpria sugesto refinando para nova anlise.

228 Revista Gesto Industrial

O levantamento desses softwares permitiu inferir que a maioria das etapas atendida, e como um produto que tem por caracterstica a facilidade de modificao, importante incorporar esses aplicativos aos softwares que no atenderam satisfatoriamente a todas as etapas do Programa de Sugesto. Todavia, alm dos requisitos, tambm foram observados mais algumas caractersticas especficas desses mesmos softwares descritas a seguir: 5.3 Caractersticas especficas observadas nos softwares Para os softwares descritos na seo anterior, verificaram-se as seguintes caractersticas:

- Empresa A: focou na facilidade de acesso ao programa de sugesto por estar disponvel na internet, flexibilidade ao suporte dos processos independentemente da estrutura organizacional e transparncia em todas as etapas do processo. - Empresa B: teve por objetivo maior o controle de custos, gerenciamento das sugestes dos funcionrios em nvel de matriz, filiais ou departamentos e transparncia no processo de avaliao. Os relatrios gerenciais e analticos oferecem informaes s gerncias possibilitando tomadas de decises rpidas. - Empresa C: incluiu no aplicativo a capacidade de gerar ndice de probabilidade de sucesso das ideias. Aps a anlise dos aspectos gerais e especficos previamente realizados pelo gestor, uma das opes que o sistema oferece o estudo da viabilidade tcnica e econmica da ideia (EVTE). Outra opo o clculo do Valor Presente Lquido (VPL) do investimento para a implementao da sugesto. - Empresa D: optou por fornecer na pgina principal um link rpido de acesso ao programa. O sistema calcula o valor da premiao com base nos critrios de valores pr-definidos pelos avaliadores, todavia, apresenta a restrio quanto ao tempo de permanncia do colaborador no cadastro das sugestes, limitando o preenchimento de todas as informaes necessrias aoeficiente registro e envio das ideias. - Empresa E: A principal caracterstica do software a disponibilizao de uma verso gratuita para empresas at 400 colaboradores. Englobam as opes de hospedagem, as estatsticas de uso, cujo nmero de ideias a serem postadas no sistema ilimitado. um software de gerenciamento por assinatura, onde o valor estipulado pelo nmero de usurios e de acordo com o plano escolhido. O software oferece planos com mais configuraes de personalizao e alm dos relatrios, gera grficos de acompanhamento das ideias por meio de votao.

229 Revista Gesto Industrial

Percebe-se que, na comparao entre os sistemas analisados, os elementos de maior preocupao por parte dos desenvolvedores desses aplicativos de apoio gesto das ideias, so a transparncia do processo, a agilidade e a gerao de relatrios para os administradores da empresa. 6. Consideraes Finais Mesmo com caractersticas semelhantes, alguns softwares so mais voltados a gerar relatrios e indicadores, priorizando o atendimento a nvel gerencial de informaes. Outros atendem de forma facilitada s necessidades dos usurios, a nvel operacional, simplificando a usabilidade do aplicativo no registro das ideias. O acesso ao sistema fcil, via web, possibilita o armazenamento eletrnico das sugestes. Alm disso, serve para arquivar automaticamente as ideias, formando um banco de dados, e monitor-las continuamente durante o processo de avaliao. A avaliao pode ser feita com o auxlio de uma avaliao qualitativa dos critrios pr-estabelecidos pela empresa. O benefcio adicional de enviar comentrios aos autores no fornecida. Permite sim, a verificao do status da sugesto, mas o refinamento somente pode ser feito na etapa ps feedback ao autor. Essa questo foi muito bem observada por Schepers, Schnell e Vroom (1999). O sistema tambm possibilita que as sugestes cheguem rapidamente aos responsveis pelas decises, gerentes ou a alta administrao, agilizando todas as etapas do processo de comunicao e garantindo a transparncia. uma ferramenta que possibilita a prtica constante de comunicao entre empresa e colaborador, incentivando o colaborador a participar com suas ideias. Essa agilidade do sistema, impede a reduo do fluxo de ideias referentes a demora das avaliaes e auxilia o nvel institucional na tomada de deciso, gerando mais competitividade no setor de atuao da empresa. Para os requisitos no funcionais de usabilidade, manuteno, confiabilidade, desempenho, portabilidade e reusabilidade, os softwares permitem a interao entre sistema e usurio, possibilita reparos e alteraes, caso haja necessidade de mudanas. Quanto confiabilidade, todos os aplicativos atendem eficientemente a demanda da empresa. No entanto, os requistos funcionais dos softwares atendem completamente apenas terceira e a quarta etapa do Programa de Sugesto, que so as funcionalidades de consulta ao status das sugestes e o feedback ao colaborador. Todos eles disponibilizam esse aplicativo, mas h de se observar que o atendimento primeira, segunda e quinta etapa, carece de mudanas que atendam de forma mais eficiente ao Programa. So funcionalidades que aplicadas ao software, podem agilizar todo o processo de gerenciamento das sugestes. Na comparao entre os cinco softwares, as caractersticas mais presentes so a transparncia do processo, agilidade e a gerao de relatrios que os aplicativos oferecem. Um bom gerenciamento desse sistema resulta em sucesso tanto para a organizao quanto para o colaborador

230 Revista Gesto Industrial

e a utilizao dos aplicativos ou a combinao desses, contribui significativamente para os processos de inovao nas empresas.

Referncias
ASSOCIAO BRASILEIRA DAS EMPRESAS DE SOFTWARE (ABES). Disponvel em:

<http://www.abes.org.br/UserFiles/Image/PDFs/Mercado_BR2008.pdf >. Acesso em 19 de mar. 2009. BARBIERI, J. C.; LVARES, A. C. T.; CAJAZEIRA, J. Gerao de Ideias para Inovaes: Estudos de Casos e Novas Abordagens. In: SIMPSIO DE ADMINISTRAO DA PRODUO, LOGSTICA E OPERAES INTERNACIONAIS, 11., 2008, So Paulo. Anais eletrnicos... So Paulo: SIMPOI 2008. Disponvel em: http://www.simpoi.fgvsp.br/arquivo/2008/artigos/E2008_T00569_PCN62225.pdf Acesso em: 28 out. 2008. BARBIERI, J. C.; LVARES, A. C. T.; CAJAZEIRA, J. E. R. Gesto de Idias para inovao contnua. Porto Alegre: Bookman, 2009. BHMERWALD, P. Gerenciando o sistema de sugestes. Belo Horizonte: Fundao Cristiano Ottoni, 1996. DAVILA, T, EPSTEIN, M. J; SHELTON, R. As regras da inovao. Porto Alegre: Bookman, 2007. ETTLIE, J. E. Idea generation and successful new product development. IAMOT Paper Archive, jan. 2001. Disponvel em: http://www.iamot.org/paperarchive/103A.PDF . Acesso em: 08 mai. 2008. GIL, A. C. Mtodos e Tcnicas de Pesquisa Social. So Paulo: Atlas, 1999. HAMEL, G.; SKARZYNSKI, P. Innovation: The New Route to Wealth. Journal of Accountancy, v. 192, n. 5, p. 6572, 2001. JAPAN HUMAN RELATIONS ASSOCIATION. O livro das idias: o moderno sistema japons de melhorias e o envolvimento total dos funcionrios. Porto Alegre: Artes Mdicas, 1997. KAO, J. J. A arte e a disciplina da criatividade na empresa. Rio de Janeiro: Campus, 1997. KILIAN, A. P. V. O Processo de Gerao de Idias Fundamentado no Pensamento Lateral: Uma Aplicao para Mercados Maduros. 2005. 176 f. Dissertao (Mestrado em Engenharia de Produo) - Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianpolis, 2005. McFARLAN, F. W. A Tecnologia da Informao Muda a sua Maneira de Competir. In: Gesto Estratgia. Harvard Business Review. Rio de Janeiro: Elsevier, p. 135-150, 2005. MORESI, E. A. D. Delineando o Valor do Sistema de Informao de uma Organizao. Ci.Inf.,Braslia,v.29, n.1, p.1424, jan:abri. 2000. PENTEADO, R. F. S. Sistemas de Sugestes para a Criao do Conhecimento e Inovao nas Empresas. 2008. 49 f. Monografia (Especializao em Gesto da Produo) Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo, Universidade Tecnolgica Federal do Paran, Ponta Grossa, 2008.

231 Revista Gesto Industrial

REZENDE, D. A. Evoluo da Tecnologia da Informao nos ltimos 45 Anos. Revista FAE BUSINESS, n. 4, p. 4246, dez. 2002. ROBINSON, A G.; SCHROEDER, D. M. Ideias para revolucionar sua vida. So Paulo: Editora Gente, 2005. SHEPERS, J.; Schell, R.; Vroom, P. From Idea to Business How Siemens Bridges the Innovation Gap. Research Technology Management, v. 42, n.3, p.1-5, 1999. SOMMERVILLE, I. Engenharia de software. 6. ed. So Paulo: Addison Wesley, 2003. SILVA FILHO, A. M.. Arquitetura de Software: Desenvolvimento orientados para arquitetura. Engenharia de Software Magazine. Rio de Janeiro, Ano 1, Ed., 2007. Disponvel em:

<http://www.devmedia.com.br/articles/viewcomp.asp?comp=8033> . Acesso em 06 de mar. 2009. SOUZA, A; YONAMINE, J. S. G. Os impactos de um programa de sugesto de melhorias para a lucratividade do negcio e motivao dos funcionrios: Um estudo de caso. In: ENCONTRO DE ENGENHARIA DE PRODUO, 22., 2002, Curitiba. Anais eletrnicos... Rio de Janeiro: ABEPRO, 2002. Disponvel em:

http://www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP2002_TR15_0934.pdf Acesso em 19 abr. 2008. STEVENS, G. A.; BURLEY, J. 3.000 Raw Ideas = 1 Commercial Success! Research Technology Management, v. 40, p. 16-27, 1997. XEXO, G. Modelagem de sistemas informao: anlise essencial moderna. 2004. Disponvel em: http://www.scribd.com/doc/30531/livro-2004-1-to-ebook. Acesso em: 06 mar. 2009. SZAFIR-GOLDSTEIN, C; SOUZA, C. A.; Tecnologia da Informao Aplicada Gesto Empresarial: Um modelo para Empresa Digital. VI SemeAD- Seminrios em Administrao, FEA, USP, 2003.

Abstract
The softwares which support the suggestion management process allow the organizations to stimulate, capture and manage, in a systematic way, the ideas of the employees. In this context, this paper aims to identify the degree of satisfaction of these application according to the identified steps of any organizational Suggestions Programs. Requirements and caracteristics of five aplication were identified, through the web. They are used as support to Suggestions Programs orientated to innovation. The approach was mainly qualitative . Information and reliable data related to this research were collected at technical magazines, books, jounal of papers and congress, as well as at the site of idea management software developer enterprises. Their internal documents were obtnained, permitting data capture. In order to analyse the functional and non functional requirements ,it was necessary to detail all the steps, based on some exemples of Suggestion Programs,identifying the degree of satisfaction of each step. Among the results, the non-funtional requirements of usability, maintainability, reability, performance, portability and reusability of the softwares meet fully all the requirements of the programs. Furthermore, the functional requirements of software fully meets the functionalities of the idea status and the feedback given to the employee. For some of the steps, its necessary to complement with features and functionalities to meet completely the Program demand. Comparing the five analyzed application, the most common characteristics were transparency of the process, flexibility and reports. Keywords: innovation; software; suggestion program.

232 Revista Gesto Industrial

Dados dos Autores

Nome completo: Rosngela de Ftima Stankowitz Penteado Filiao institucional: Universidade Tecnolgica Federal do Paran Departamento: Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo Funo ou cargo ocupado: Aluna de Mestrado Endereo completo para correspondncia (bairro, cidade, estado, pas e CEP): Rua: Henrique Thielen, n. 60, casa 5, Jardim Carvalho, Ponta Grossa, PR, 84015-650 Telefones para contato: (42) 3017-5377 (42) 9931-7171 e-mail: zanza2007@ gmail.com. Nome completo: Hlio Gomes de Carvalho Filiao institucional: Universidade Tecnolgica Federal do Paran Departamento: Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo Funo ou cargo ocupado: Professor Endereo completo para correspondncia : Av: 7 de setembro, n. 3165, Rebouas, Curitiba, Paran , Brasil 80230-901. Telefones para contato: (41) 3310-4786 e-mail: helio@utfpr.edu.br

233 Revista Gesto Industrial