Listas de Verificao

1. Generalidade Uma lista de verificao pode ser uma das ferramentas mais teis para um auditor interno, mas somente se for bem preparada e apropriada para onde tiver que ser usada. Usada incorretamente, uma lista de verificao pode ter efeitos danosos. O objetivo da lista de verificao lembrar ao auditor interno das informaes que deveriam ser obtidas e que fatos deveriam ser verificados. No para ser usada como uma lista de perguntas a serem feitas ao auditado e, em seguida, ticadas quando forem sendo respondidas. A criao de questionrios de auditoria interna contraproducente, uma vez que estes podem estreitar a viso do auditor interno, e reduzir a eficcia da comunicao. Lembre-se que a lista de verificao apenas um guia, e uma auditoria interna eficaz no se baseia somente em uma lista de verificao. Listas de verificao realmente teis so preparadas utilizando-se procedimentos e outros documentos especfico do sistema de gesto da qualidade, os quais iro focalizar a ateno do auditor interno sobre os pontos crticos de controle. 2. Preparando uma lista de verificao Um mtodo para preparar uma lista de verificao considerar a norma, manual, procedimento e/ou instruo, contra a qual voc est auditando e reverter as afirmaes transformando-as em verificaes, por exemplo: As auditorias sero realizadas por auditores adequadamente treinados. Transforma-se em: Verificar quais so os requisitos de treinamento para os auditores. As verificaes lembram aos auditores internos das informaes a serem buscadas. As afirmaes no deveriam ser consideradas como perguntas a serem feitas, mas como dvidas, captando a essncia dos requisitos e dos pontos de controle. As listas de verificao devem permitir espaos para o auditor interno registrar as informaes obtidas. Os detalhes das pessoas entrevistadas, itens, equipamentos, documentos, etc., que foram verificados, tambm deveriam ser registradas, juntamente com quaisquer observaes oportunas. Desta forma, as listas de verificao podem substituir as anotaes do auditor interno tomadas durante a auditoria. De uma certa maneira, as listas de verificao, portanto, organizam a tomada de anotaes, colocando-as como uma parte clara e legvel do relatrio de auditoria interna. Uma lista de verificao detalhada com todas as anotaes feitas durante a auditoria interna pode se tornar uma informao muito til para o planejamento das auditorias internas subseqentes na mesma rea. Uma outra utilizao da lista de verificao para auxiliar na administrao do tempo. O auditor interno ser capaz de monitorar o tempo gasto frente aos itens resolvidos e, conseqentemente, ser capaz de estabelecer o ritmo para terminar dentro do prazo. Ao fazer a lista de verificao um auditor interno pode fazer pressuposies sobre quanto tempo seria requerido para analisar criticamente vrios itens e indicar estes tempos nas
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listas de verificao. Da, durante a auditoria interna o tempo real gasto pode ser registrado, permitindo ao auditor interno controlar o ritmo da auditoria interna e fazer quaisquer correes necessrias. Com o passar do tempo, a lista de verificao facilitar um planejamento razoavelmente exato da auditoria. Lembre-se: A lista de verificao um auxlio-memria, um instrumento para ajudar a memria. Deve ser usada sabiamente e o auditor interno no deveria permitir que a lista de verificao o impedisse de seguir quaisquer trilhas adicionais de auditoria interna. Se isto acontece, a lista de verificao pode novamente se provar contraproducente. Uma outra abordagem til referenciar na lista de verificao os requisitos relevantes (clusulas da norma ou manual), documentos de controle e, talvez, at registros da qualidade requeridos.

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3. Exemplo de Lista de Verificao: Logo da empresa

Clusula da Norma Processo: reas: Relatrio No. 001/03

Documento / Registro

Assunto

Comentrio do Auditor

4.2.3

P 05

Verificar disponibilidade e a situao da reviso dos seguintes documentos: P 10 Inspeo e recebimento de produtos. P 13 Rejeio. Recebimento de produtos autorizao de protocolo de recebimento de produto no registro GRV Recebimento de produtos Inspeo no recebimento verificar carimbos de inspeo nas GRVs . Verificar a localizao dos itens frente localizao nas caixas. . 1. Verificar amostra de itens quanto validade. Verificar temperatura e umidade Armaz. Especial. Verificar adesivos de calibrao do termmetro e medidor de umidade. Verificar rea de quarentena. Marcao da rea. Produtos sob anlise. Relatrios dirios rejeio

10 min

7.5.4

P 10 / GRV (pgina 3 de 5 / o 3 pargrafo). P 10 (pgina 3 de 5 / o 3 pargrafo). P 15 (pgina 2 de 6 / o 3 pargrafo).

10 min

7.4.3

15 min

7.5.4

10 min

7.5.4

P 15 (pgina 3 de 6 / o 2 pargrafo).

2. 3.

1. 6 8.3 P 13 (pgina 1 de 7 / o 6 pargrafo). 2. 3. 4.

10 min

6.3

P 9 / RM (pgina 4 de 7 / o 8 pargrafo).

Verificar cartes de veculos nas empilhadeiras, quanto aos registros de manuteno mensal e semanal (RM) Outros assuntos

5 min

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