Perangkat Lunak

Sistem Dokumentasi Manajemen Mutu

Presentasi Perkenalan

SDMM ISO 9001: 2015

Fitur Utama SDMM ISO 9001:2015

Approval Repositori Kontrol

Dokumen Dokumen Dokumen

SDMM : Sistem Dokumen Manajemen Mutu Berbasis ISO 9001:2015

Sistem Approval Dokumen

Proses Approval Digital & Tracking Dokumen

Sistem Approval Dokumen

Sistem approval dokumen berfungsi

untuk menggantikan proses
approval dokumen ISO 9001:2015
dari yang sifatnya manual birokratis
menjadi bersifat elektronik.

Sistem ini memiliki keunggulan :

- Mempercepat proses approval
- Proses approval dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja
- Tracking dokumen saat approval
- Mendukung Good Corporte Governance dan paperless office
- Kontrol terhadap kualitas dan persyaratan dokumen sesuai ISO 9001
- Bentuk kolaborasi online pembuatan dokumen ISO.
 Creator Approver

Aspek Kolaborasi
Semua pihak yang berkepentingan terhadap
dokumen dilibatkan aktif dalam proses
pembuatan dokumen melalui sistem approval
dokumen Management Representatif

Namun demikian penanggungjawab utama

proses revisi adalah pembuatan dokumen
(document creator).
 Koloborasi Online
Draft dokumen akan direview oleh Approver untuk dimintakan
persetujuan atau koreksi yang semestinya dilakukan menurut
Approver agar dokumen dapat disetujui.
Kolaborasi Online

Jendela untuk melihat dokumen dan memberikan catatan revisi bila diperlukan
 Sistem Repositori
Dokumen

Sistem Penomoran, Hirarki Folder, & Sentralisasi Penyimpanan

Bersama Sumber Daya Manusia dan Modal, maka :

DOKUMEN ADALAH ASSET

Sistem Repositori Dokumen

Sistem repository aplikasi ini

dikembangkan berdasarkan
standar ISO 9001:2015 termasuk
di dalamnya proses penomoran,
kode dokumen, lokasi dokumen,
unit kerja, dsb.

Keunggulan Sistem Repositori :

- Disusun berdasarkan standar ISO 9001: 2015
- Tersentralisasi di dalam satu server
- Pencarian dokumen yang lebih mudah
- Dapat diakses dimana saja dan kapan saja via internet/intranet
- Dokumen yang tersimpan selalu yang valid dan update terakhir
- Aman, karena dokumen hanya diakses berdasarkan unit kerja
 Sentralisasi Dokumen
Dokumen tersentralisasi di pusat sehingga menjamin keamanan
dokumen serta hanya dapat diakses dimana saja dan kapan saja via
internet/intranet dengan menggunakan kredensial (username dan
password).
Sentralisasi Dokumen
Sistem Kontrol Dokumen

Release, Distribusi, dan Kontrol Dokumen

 KONTROL DOKUMEN
» Dokumen harus di Release kalau sudah
mendapatkan approval dari seluruh
approver

» Setelah di Release baru kemudian di

Distribusikan kepada pihak-pihak terkait

» Setelah di Distribusikan kepada user, masing-

masing user akan menerima link download
dokumen dan setiap dokumen yang di
download terdapat nomor kendali dokumen
(control copy) dan watermark.
Release Dokumen

» Release Dokumen – Proses release dokumen menghasilkan lembar

pengesahan
Distribusi Dokumen

» Distribusi Dokumen – Siapa saja yang menerima dokumen akan

terdaftar nama, jabatan, identitas dokumen, tanggal distribusi, dan tanggal
terima dokumen
Kesimpulan
1. Aplikasi ini adalah aplikasi sistem
manajemen dokumen yang memadukan :
sistem approval, sistem repository, dan
sistem kendali dokumen (softcopy /
hardcopy) sesuai standar ISO 9001:2015.
2. Merupakan web base application sehingga
memudahkan proses implementasi.
3. Saat ini belum ada aplikasi lokal dengan
spesifikasi fitur seperti aplikasi ini.
4. Mendukung Good Corporate Governance
dan Paperless Office.
A n a l i t i k Dokumen
Monitoring Dokumen REVISI
Monitoring user download / priview dokumen
Reset no dokumen dan file dokumen berdasarkan jenis dokumen dan departemen
Proses / format file video
Dashboard aplikasi SDMM
Notifikasi Aplikasi by Email dan Aplikasi
Tanda Tangan Digital