Developing Productive Communication Skills

Rangkaian Keberhasilan

Self-fulfilling prophecy (Pencapaian keberhasilan sesuai keinginan kita)

1. Nilai, kepercayaan. dan pikiran kita

2. Apa yang kita ucapkan dan lakukan
3. Hasil

Kita berkomunikasi untuk …

 Memperoleh informasi
 Memberikan motivasi
 Membuat janji
 Memberi nasihat
 Menjual
 Mengucapkan selamat
 Menipu
 Dll

Tiga Pilar Komunikasi : Verbal, Vokal, Visual

- Verbal : Pesan yang kita kirimkan
- Vokal : Suara yang kita sampaikan
- Visual : Bahasa tubuh kita

Penelitian menyatakan 70% kesalahan di dunia kerja adalah hasil dari komunikasi yang
buruk…..

Penyebab Sulitnya Komunikasi:

 Kurangnya informasi dan pengetahuan
 Tidak menjelaskan prioritas atau tujuan dengan jelas
 Tidak mendengarkan
 Tidak memahami secara penuh dan gagal dalam bertanya
 Tidak memahami apa yang diperlukan orang lain
 Tidak berfikir jernih, terlalu cepat mengambil kesimpulan
 Bad mood
 Gagal mencari alternatif

Kegagalan Komunikasi dapat menyebabkan …..

 Hilangnya bisnis
 Kesalahan, pemborosan
 Penurunan produktivitas
 Lemahnya koordinasi dan kooperasi
 Merusak citra perseorangan atau perusahaan
  Frustasi, permusuhan
 Ketidakpuasan terhadap orang lain
 Penurunan semangat juang
 Hilangnya semangat kelompok
 Tingginya pergantian karyawan
 Konflik dan perbedaan pendapat
 Jatuhnya kepercayaan dan harga diri
 Hilangnya persahabatan

Beberapa Filter Komunikasi

 Memberikan judgement yang terburu-buru
 Prejudice
 Kurangnya perhatian
 Stereotype
 Lemahnya kemampuan mendengarkan
 Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan kepercayaan kita
Prinsip Dasar dalam Berkomunikasi
 Apapun yang kita lakukan adalah komunikasi
 Cara kita mulai memulai pembicaraan seringkali menentukan hasil komunikasi
 Cara kita menyampaikan pesan selalu berpengaruh terhadap bagaimana pesan itu
diterima dan dipahami
 Komunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang diterima, bukan pesan yang ingin
disampaikan
 Komunikasi merupakan jalan dua arah – kita harus memberikan sebaik yang kita terima
Trilogi Komunikasi yang Efektif
 Mutual respect
 Menerima informasi dengan baik
 Memberikan informasi dengan baik
Enam C dalam memberikan informasi dengan baik
- Clear
1. Apakah anda telah menggunakan kata-kata yang familiar, kalimat yang singkat?
2. Apakah anda hanya mengeluarkan satu pendapat dalam setiap kalimat?
3. Apakah anda telah menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pendengar?
- Concise
1. Apakah anda telah menyentuh inti dari pesan tersebut?
2. Apakah anda telah berkata secukupnya, dan tidak bertele-tele?
3. Apakah anda telah menghindari kata-kata dan frase “basa-basi” yang tidak ada gunanya?
- Correct
1. Apakah anda telah mengecek kebenaran seluruh fakta?
2. Apakah anda telah mengeja nama pendengar dengan benar?
3. Apakah anda telah membuktikan semua bilangan dan jumlah?
- Complete
1. Apakah anda telah memberikan seluruh fakta?
2. Apakah anda telah mencakup hal-hal yang essensial?
3. Apakah anda telah menjawab seluruh pertanyaannya?
4. Apakah anda telah merencanakan apa yang akan anda katakan?
- Courteous
1. Apakah anda telah menggunakan kata-kata positif dan sopan?
2. Apakah anda telah menggunakan kata-kata “Saya mengerti”, “silakan”, dan “terima
kasih” dalam pembicaraan anda?
3. Apakah Anda merasa senang mendengarkan apa yang anda telah katakan?
- Concrete
1. Apakah anda telah memberikan contoh detil yang konkrit mengenai apa yang dibutuhkan
oleh pendengar?
2. Apakah anda telah memberikan ilustrasi dan metafora yang membuat penjelasan Anda
menjadi lebih konkrit?

Memberikan Informasi dengan Baik

Ketika memberikan informasi………

 Gunakan kata-kata yang tepat, mengesankan dan nyata
 Dukung kata-kata anda dengan bantuan secara visual
 Berikan ilustrasi yang mudah dipahami
 Gunakan “bahasa” yang digunakan orang lain

7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang Produktif

1. Perhalus kata-kata ‘kamu’ atau ubah menjadi “Saya” untuk menghindari suara yang seolah
menekan
Sebagai ganti dari : ‘Kamu harus….’, katakan ‘Dapatkah anda….’ atau ‘Dapatkah anda
untuk ….’

2. Fokus pada solusi, bukan pada masalah

Sebagai ganti dari ‘Kita kehabisan susu….’, katakan ‘Saya akan berbelaja untuk
membeli susu’.
3. Ganti kata-kata Tidak Bisa menjadi Bisa
Sebagai ganti dari ‘Kita tidak dapat melakukan hal itu sampai minggu depan’, katakan
‘Kita dapat melakukan hal itu minggu depan’.
4. Mengambil tanggung jawab – jangan menyalahkan
Sebagai ganti dari ‘Ini bukan kesalahan saya, katakan ‘Ini yang dapat kita lakukan untuk
menyelesaikan hal itu’.

5. Katakan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak anda inginkan
 Sebagai ganti dari ‘Jangan menyetir terlalu cepat’, katakan ‘Menyetirlah dengan hati-
hati’

6. Fokus ke depan, bukan ke masa lalu

Sebagai ganti dari “Saya telah memberitahu kamu sebelumnya untuk tidak” katakan
‘Mulai sekarang dan seterusnya…….”

7. Bagi informasi daripada berdebat atau menuduh

Sebagai ganti dari ‘Bukan, anda salah’, katakan ‘Saya melihatnya seperti ini….’

Komunikasi yang Asertive

- Secara verbal;
1. Membuat pernyataan yang jujur, jelas, singkat, dan langsung
2. Menggunakan pernyataan”Saya” : Saya senang, Saya hargai, Saya piker
3. Membedakan antara fakta dan pendapat
4. Menanyakan, jangan bercerita
5. Menawarkan usulan yang baik, bukan menasehati dan memerintah
6. Memberikan kritik yang membangun, tidak mencela, tidak berasumsi, dan tidak
‘mengharuskan’
7. Mengajukan pertanyaan untuk mengetahui nasehat dan perasaan orang lain
8. Menghargai hak-hak orang lain seperti menghargai hak-haknya sendiri
9. Saling membangun respek jika ada perbedaan pendapat

- Secara Non Verbal

1. Membuat kontak mata yang sesuai
2. Duduk atau berdiri dengan mantap dan tegak lurus dengan nyaman
3. Mengisyaratkan secara terbuka untuk mendukung komentar mereka
4. Berbicara dengan jelas, mantap, dan nada suara yang tegas
5. Mempertahankan keterbukaan, tegas, ekspresi wajah yang relaks, tersenyum apabila
senang, mengerutkan dahi jika marah
6. Berkata dengan tegas, dengan ritme yang teratur, serta menekankan kata kunci yang ingin
mendapat perhatian

Atur bahasa tubuh anda

 Gunakan bahasa tubuh dan sikap yang terbuka
 Pusatkan perhatian anda secara penuh terhadap orang lain
 Sedikit condong ke depan untuk memperlihatkan ketertarikan; sedikit maju ke depan
untuk menerapkan penekanan,dan sedikit ke belakang untuk menurunkan penekanan.

Kumpulkan Informasi yang baik dengan EARs anda

E – explore dengan mengajukan pertanyaan
A – affirm/nyatakan kalau anda mendengarkan
R – refleksikan kalo anda memahaminya
S – silence/diam, lebih banyak mendengarkan
Pertanyaan Eksploratif
- Pertanyaan terbuka memberikan banyak informasi karena memberikan kesempatan kepada
individu untuk menjelaskan hal terpenting
- Probing questions digunakan untuk mengelaborasi secara lebih detil isu yang tengah
didiskusikan

Pertanyaan Tertutup vs Terbuka

Apa yang terjadi? Apa penyebab hal itu ?

Apakah perjalan anda lancar? Apa yang anda siapkan untuk

menyelesaikan perjalanan anda?

Apakah anda menyukai Dalam hal apa menurut anda bahwa

kandidatnya? kandidat ini sesuai dengan yang
kita inginkan?

Apakah meeting anda berjalan Apa yang terjadi dalam meeting?

dengan baik?

Beberapa Probing Questions

 Apakah Anda dapat lebih spesifik?
 Apakah Anda dapat memberikan contohnya kepada saya?
 Apa yang terjadi kemudian?
 Menurut Anda, apakah yang menjadi penyebabnya?
 Apakah Anda dapat memberitahukan kepada saya secara detail?
 Mengembangkan Active Listening Skills

Active Listening
- Memberikan perhatian penuh terhadap pembicara sebagai usaha yang sesungguhnya untuk
memahami pokok-pokok penting dari pembicara.
- Termasuk memberikan perhatian penuh kepada mereka dan gunakan kata-kata pendorong
seperti “Ya”, “Aha”, dan “Mmm”.
- Hal ini juga termasuk pernyataan secara non-verbal seperti mengangguk, tersenyum, dan
bahasa tubuh lainnya.

5 Active Listening Skills

1. Paraphrasing meanings: Terjemahkan apa yang pembicara katakan dengan kata-kata anda
sendiri
2. Reflecting feelings: ketika seseorang mengekspresikan emosi atau perasaan atau terlihat
emosional (tersinggung, marah, bersemangat), sampaikan empati anda dan besarkan hati
pembicara untuk melanjutkannya.
3. Reflecting facts: simpulkan secara singkat isi yang telah disampaikan pembicara
4. Synthesizing: padukan beberapa pemikiran dari pembicara menjadi satu tema atau
pemikiran.
5. Imagining out loud: bayangkan seolah-olah anda berada pada posisi pembicara.

Untuk mendengarkan lebih efektif…..

- Perhatikan penampilan fisik – bahasa tubuh yang tepat akan membantu kita untuk fokus
kepada pembicara dan mendorong pembicara untuk memberikan lebih banyak informasi
kepada kita

- Perhatikan sisi mental – ikuti arah pikiran pembicara, dengarkan untuk bisa memahami,
jangan menilai; dengarkan dulu, baru melakukan penilaian

- Teliti pengucapan secara verbal – makna, kejelasan, teliti lebih lanjut, rangkum
pemahaman anda

Kebiasan buruk dari pendengar yang tidak baik

 Menyela
 Terlalu cepat mengambil kesimpulan
 Menyelesaikan kalimat orang lain
 Selalu (dan sering dengan tiba-tiba) mengubah pokok pembicaraan
 Kurang memperhatikan bahasa tubuh
 Tidak merespon apa yang orang lain telah katakana
 Tidak mengajukan pertanyaan dan memberikan feedback

Kebiasaan baik dari pendengar yang efektif

 Melihat ke arah pembicara untuk mengamati bahasa tubuh dan mengambil nuansa
pembicaraan
 Mengajukan pertanyaan
 Memberikan waktu kepada pembicara untuk mengeluarkan pemikirannya
 Membiarkan orang-orang menyelesaikan apa yang mereka katakan sebelum memberikan
opini
 Tetap santai, tenang dan mengendalikan emosi
 Strategi Mendengarkan Umpan Balik dan Kritik

Apabila menerima/mendengarkan feedback (umpan balik atau kritik)

Menerima feedback
 Dengarkan, jangan melawan
 Tetap tenang dan atur nafas
 Biarkan bahasa tubuh anda memperlihatkan penerimaan anda
 Ajukan pertanyaan untuk memastikan bahwa anda telah memahaminya
 Jangan terlalu sensitif, melindungi diri sendiri atau angkuh
 Apakah orang yang memberikan feedback mengetahui tentang apa yang mereka katakan?
 Informasi lain apa yang anda miliki yang dapat mendukung feedback tersebut?
 Jika anda merasa perlu mengabaikannya, apakah anda memiliki bukti-bukti yang
bertentangan dengan feedback tersebut?

Ketika menerima/mendengarkan kritikan

 Pastikan bahwa citra diri anda tetap positif.
 Selami maksud pengritik anda sehingga anda akan mengetahui bagaimana sebaiknya
menghadapi informasi tersebut
 Filter kritik yang ada. Kesampingkah emosi dan temukan faktanya. Kemudian anda dapat
merespon dengan informasi yang berguna.
 Ajukan pertanyaan sampai anda mengerti apa yang pembicara coba katakan kepada anda
 Jangan menyela. Dengarkan agar anda mengerti.
 Fokus ke depan: apa yang dapat anda lakukan untuk memperbaikinya?