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MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS

Fecha

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

GERENCIA DE GESTION INTERNA

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MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS

Fecha

IDENTIFICACIN:

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:

MANUAL DE:

LUGAR Y FECHA DE ELABORACIN:

RESPONSABLE DE LA ELABORACIN:

REVISADO POR:

FUNDACITE MERIDA

Procedimientos Administrativos

Mrida, Mayo 2004

Br. Monzn Nava Mara Jolymar

Msc. Berbes Q. Francisco J.

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MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS

Fecha

INDICE
- Introduccin......................................................................................................
- Objetivos .............................................................................................................
- Marco Legal y Normativo ....................................................................................
- Descripcin de los Procedimientos Administrativos realizados en las
Gerencias, Coordinaciones y Unidades de la Fundacin:
1. GERENCIA DE PLANIFIC ACIN Y DESARROLLO EN CIENCIA,
TECNOLOGA E INNOVAC IN.......................................................................
1.1 Planificacin, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre
las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su rea de
gestin. ...................................................................................................................
1.2 Consolidar el Plan Operativo Anual..................................................................
1.3 Elaboracin de informes sobre estudios tcnicos solicitados por las
autoridades de la fundacin. ..................................................................................
1.4 Asistencia al Presidente en sus actividades cuando l lo solicite.....................
1.5 Dar apoyo al presidente de Fundacite - Mrida................................................
2. GERENCIA DE GESTIN INTERNA...............................................................
2.1 Planificacin y control de las labores administrativas que se realizan en la
fundacin.................................................................................................................
2.2 Planificacin, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre
las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su rea de
gestin.....................................................................................................................
2.3 Consolidar el Plan Operativo Anual...................................................................
2.4 Controlar el cumplimiento del presupuesto anual de la fundacin....................
2.5 Elaboracin de informes sobre estudios econmicos solicitados por las
autoridades de la fundacin.....................................................................................
2.6 Realizacin de estudios continuos sobre los sistemas y procedimientos
vigentes....................................................................................................................
2.7 Planificacin y gerencia de los cursos de formacin que han de tomar el
personal de la fundacin..........................................................................................
2.8 Elaboracin y actualizacin de los expedientes del personal............................
2.9 Llevar el control del disfrute de las vacaciones del personal ............................
2.10 Llevar el control de los permisos del personal. ...............................................
2.11 Solicitud para ingresar a la fundacin los fines de semana (Ingresos
Especiales)..............................................................................................................
2.12 Solicitud para ingresar a la fundacin los fines de semana (Ingresos
mensuales). ............................................................................................................
2.13 Solicitud y canalizacin de pasantes para la fundacin (Cuando se solicitan
pasantes).................................................................................................................

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MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS
2.14 Solicitud y canalizacin de pasantes para la fundacin (Cuando se solicitan
pasantas)................................................................................................................
2.15 Elaboracin de expedientes administrativos...................................................
2.16 Convocar a la comisin de Compras y Servicios Generales, Seguro y
Cctel.......................................................................................................................

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3. CONSULTORA JURDICA..............................................................................

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3.1 Asesoramiento y/o control de las actividades legales de la fundacin..............


3.2 Elaboracin de contratos de personal...............................................................
3.3 Elaboracin de contratos de servicios...............................................................
3.4 Preparacin de informes tcnicos y otros documentos de carcter legal
sobre aspectos requeridos por las autoridades de la institucin.............................
3.5 Elaboracin de convenios entre instituciones y dar seguimiento al mismo.......
3.6 Revisin de convenios ya elaborados y darle seguimiento al mismo................
3.7 Representacin en materia legal de la fundacin..............................................
3.8 Canalizar solicitudes de vacaciones..................................................................
3.9 Elaboracin de las indemnizaciones del personal.............................................

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4. COORDINACION DE LA UNIDAD DE GESTIN DE CIENCIA Y


TECNOLOGA...................................................................................................
4.1 Planificacin de las labores realizadas en la Coordinacin de la Unidad de
Gestin de Ciencia y Tecnologa.............................................................................
4.2 Actividades de formacin y actualizacin de conocimientos en el rea de
gestin de conocimientos........................................................................................
4.3 Organizacin y seguimiento a la realizacin de acciones para promover y
orientar el desarrollo del sistema cientfico y tecnolgico del Estado Mrida..........
4.4 Anlisis y apoyo en la formulacin de proyectos...............................................
4.5 Control del seguimiento de proyectos en el rea de Ciencia y tecnologa........
4.6 Realizacin de asesoras y seguimiento de servicios.......................................
4.7 Planificacin de la evaluacin de los resultados obtenidos al final de la
realizacin del servicio prestado..............................................................................
5. ANALISTAS DE PROYECTO...........................................................................
5.1Procedimiento para canalizar las subvenciones (Procesar las
solicitudes)...............................................................................................................
5.1.1 Procedimiento para canalizar las subvenciones (Fase de decisin final)......
5.1.2 Procedimiento para canalizar las subvenciones (Seguimiento y control).......
5.2 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y
Tecnologa (Seleccin de las reas para la convocatoria anual de premios).........
5.2.1 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y
Tecnologa (Proceso para la convocatoria de premios regionales).........................

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MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS
5.2.2 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y
Tecnologa (Recepcin de las postulaciones de las convocatorias de los premios
regionales)...............................................................................................................
5.2.3 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y
Tecnologa (Evaluacin de las postulaciones)........................................................
5.2.4 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y
Tecnologa (Seleccin de las postulaciones ganadoras de loa premios)................
5.3 Realizacin de planes y acciones para promover y orientar el desarrollo del
sistema cientfico y tecnolgico del Estado Mrida.................................................
5.4 Ejecucin de planes y acciones para promover y orientar el desarrollo del
sistema cientfico y tecnolgico del Estado Mrida.................................................
5.5 Ejecutar el anlisis y apoyo en al formulacin de proyectos.............................
5.6 Ejecucin del seguimiento de proyectos en el rea de Ciencia y Tecnologa...
5.7 Ejecucin de asesoras y seguimiento de servicios..........................................
5.8 Ejecucin de las solicitudes de oferentes y demandantes de servicios...........
5.9 Evaluacin de los resultados obtenidos al final del servicio prestado..............

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6. COORDINACION DE BECAS..........................................................................

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6.1 Planificacin de las actividades a desarrollar por la Coordinacin de Becas....


6.2 Control de las actividades planificadas que se llevan a cabo............................
6.3 Organizacin, control y coordinacin del proceso de seleccin para la
distincin a Preescolares.......................................................................................
6.4 Organizacin, control y coordinacin del proceso de seleccin para la
distincin a docentes...............................................................................................
6.5 Organizacin, control y coordinacin del proceso de seleccin para la los
premios de Reconocimiento a la Excelencia y Becas Estimulo... ..........................
6.6 Coordinacin para elaborar la prueba a aplicar en cada edicin del proceso...
6.7 Seleccin de los becas ayudanta.....................................................................
6.8 Elaboracin de la nmina de los beca ayudanta..............................................
6.9 Elaboracin de la nmina de los becarios externos........................................

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7. COORDINACION DE CASAS DE CIENCIA, TECNOLOGIA E


INNOVACION...................................................................................................
7.1 Planificacin de las labores realizadas en la Coordinacin General de las
Casas de Ciencia, Tecnologa e Innovacin...........................................................
7.2 Planificacin de actividades mensuales a seguir en las Casas de Ciencia,
Tecnologa e Innovacin..........................................................................................
7.3 Elaboracin de Informes Mensuales. ...............................................................
7.4 Generar la informacin sobre los alcances de la gestin de las Casas de
Ciencia.....................................................................................................................
7.5 Diseo de programas para integrar las Casas de Ciencia a la comunidad.......
7.6 Planificacin de la incorporacin de instituciones educativas al programa
Atencin Escuelas...................................................................................................

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MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS

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7.7 Identificacin de actores en Ciencia, Tecnologa que se pueden vincular a


las actividades de las Casas de Ciencia.................................................................
7.8 Solicitud de materiales y equipos......................................................................
7.9 Trmite de la solicitud de materiales y equipos.................................................
7.10 Traslado de equipos........................................................................................
7.11 Seguimiento y control de las actividades financieras......................................
7.12 Control de ingresos y depsitos......................................................................
7.13 Control del uso del telfono.............................................................................

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8. COORDINACION DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS........................................

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8.1 Mantenimiento de la infraestructura necesaria en telecomunicaciones............


8.2 Planificacin de las actividades a desarrollar por la Coordinacin de
Tecnologa y Sistemas.............................................................................................
8.3 Planificacin del crecimiento de la Red Externa................................................
8.4 Mantenimiento y gestin de la red externa de la fundacin..............................
8.5 Prstamo del servicio a usuarios externos de la fundacin..............................
8.6 Actualizacin de la fundacin con los avances relacionados en tecnologa de
sistemas (Tecnologa de punta)..............................................................................
8.7 Dar soporte tcnico a los usuarios internos de la fundacin. ...........................
8.8 Asesoramiento en el rea de Telecomunicaciones...........................................

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9. COORDINACION DE INFORMATICA..............................................................

226

9.1 Prstamo del servicio a usuarios internos de la fundacin................................


9.2 Planificacin de las actividades a desarrollar por la Coordinacin de
Informtica...............................................................................................................
9.3 Diseo de polticas de respaldo de informacin...............................................
9.4 Actualizacin de los programas en la fundacin, con los avances
relacionados en informtica.....................................................................................
9.5 Desarrollo de las pginas Web de la fundacin................................................
9.5.1 Desarrollo y mantenimiento actualizado de las pginas Web de la
fundacin.................................................................................................................
9.6 Desarrollo de los programas que facilitan el intercambio de informacin va
Internet....................................................................................................................
9.7 Funcionamiento y Coordinacin de los Infocentros...........................................
9.8
Seguimiento
y
evaluacin
en
el
desarrollo
de
software...................................................................................................................
9.9 Apertura y cierre de las cuentas de correo electrnico del personal de la
fundacin.................................................................................................................

227

10. COORDINACION DE PROMOCION Y DIVULGACION...................................

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10.1 Planificacin de las actividades a desarrollar por la Coordinacin de


Promocin y Divulgacin.........................................................................................

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MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS
10.2 Apoyo al resto de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades en lo
referente a promocin y divulgacin........................................................................
10.3 Diseo de los mecanismos para divulgar y/o promocionar la informacin de
las actividades que se desarrollan en la fundacin.................................................
10.4 Actualizacin de la Coordinacin en los avances referidos a promocin y
divulgacin...............................................................................................................
10.5 Seguimiento de las actividades de promocin y/o divulgacin desarrolladas
por la fundacin.......................................................................................................
10.6 Diseo de estrategias de promocin y divulgacin para el estado.................
10.7 Mantenimiento de las pginas Web de la fundacin.......................................
10.8 Informacin Interna como mecanismo de Cohesin Institucional...................
10.9 Consolidacin de la informacin Impresa de Ciencia y Tecnologa................

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11. UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES...........................................................

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11.1 Elaboracin y canalizacin de las ordenes de compra....................................


11.2 Control de llamadas telefnicas.......................................................................
11.3 Control de las empresas contratadas..............................................................
11.4 Control del inventario (Adquisicin de bienes)...............................................
11.5 Control del inventario (Ubicacin de los bienes que componen el
inventario)................................................................................................................
11.6 Reposicin de los fondos de trabajo................................................................
11.7 Prstamo de equipo.........................................................................................
11.8 Traslado de bienes..........................................................................................
11.9 Traslado de bienes (Aparatos Electrnicos)....................................................

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12. ASISTENTE DE PRESIDENCIA.......................................................................

288

12.1 Supervisin de las actividades asignadas a las coordinaciones o unidades


de la fundacin........................................................................................................
12.2 Prstamo del vehculo.....................................................................................
12.3 Concertacin de entrevistas o reuniones importantes para el Presidente......
12.4 Organizacin y Coordinacin del proceso para la ejecucin del Consejo
General....................................................................................................................
12.5 Organizacin y Coordinacin del proceso para la ejecucin de la Junta
Directiva...................................................................................................................
12.6 Organizacin y Coordinacin del proceso para la ejecucin del Consejo
Consultivo................................................................................................................

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13. SECRETARIA EJECUTIVA..............................................................................

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13.1 Redaccin y elaboracin de memorandums y/o comunicaciones...................


13.2 Planificacin y control de la ejecucin de la agenda del presidente................
13.3 Organizacin y distribucin de los documentos recibidos...............................
13.4 Recepcin de documentos del personal a seleccionar...................................

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MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS

Fecha

13.5 Prstamo de Llaves.........................................................................................


13.6 Control de audiencias y visitas para el presidente..........................................

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14. PROCEDIMIENTOS GENERALES..................................................................

321

14.1 Envo de correspondencia externa..................................................................


14.2 Solicitud y adquisicin de boletos areos........................................................
14.3 Solicitud de viticos.........................................................................................
14.4 Pedidos de material al almacn......................................................................
14.5 Solicitud de permiso hasta dos (2) horas........................................................
14.5.1 Solicitud de permiso de mas de dos (2) horas hasta un (1) da..................
14.5.2 Solicitud de permiso de ms de un (1) da.................................................
14.5.3 Solicitud de permiso por periodos de ms de una semana..........................
14.6 Solicitud de recursos al Fondo de Trabajo......................................................
14.7 Manejo del fondo de trabajo............................................................................
14.8 Organizacin, evaluacin y seleccin del personal a contratar en la
fundacin.................................................................................................................
14.9 Ejecucin de llamadas telefnicas (En el momento de realizar la llamada)....
14.10 Organizacin de las reuniones en la fundacin.............................................
14.11 Adquisicin de bienes o servicios menores a 100 UT inclusive....................
14.12 Adquisicin de bienes o servicios de ms de 100 UT a 700 UT inclusive....
14.13 Servir de conexin entre los entes de adscripcin y la fundacin con
respecto a los lineamientos y directrices que dicten los entes para la elaboracin
del Plan Operativo Anual.........................................................................................

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- Anexos .................................................................................................................
Metodologa de Informes .................................................................................
Comunicacin .................................................................................................
Traslado de Muebles y Equipos......................................................................
Solicitud de Permiso ......................................................................................
Abreviaturas empleadas ................................................................................
Formato de Orden de Compra .......................................................................
Formato de Solicitud de Pasajes ...................................................................
Formato de Solicitud de Traslado ..................................................................

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MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS

Fecha

INTRODUCCIN :
La realizacin del quehacer institucional cotidiano en los procesos administrativos y
tecnolgicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando
en el desempeo de las tareas; como consecuencia de la divisin del trabajo, hace
necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de
cada actividad dentro de una organizacin pblica.
Entonces los manuales administrativos representan una alternativa y son de gran utilidad
en la reduccin de errores, en la efectividad de las polticas del organismo en cuanto a
eficiencia y eficacia, garantizan un control administrativo, proporcionan una mejor y ms
rpida induccin a empleados en nuevos puestos de trabajo y, podran considerarse como
una herramienta de consulta y comunicacin para los empleados de una organizacin, ya
que facilitan la interaccin de las distintas unidades o coordinaciones a travs del flujo de
informacin ( instrucciones o acuerdos) que tienen como objetivo el logro de determinadas
actividades.
La efectividad del manual administrativo radica en la metodologa diseada para su
elaboracin, logrando con ello, que el usuario sin necesidad de consultar a los niveles
superiores disponga de la informacin que requiera para realizar determinada tarea.
A continuacin
Administrativos:

se

presentaran

los

siguientes

Manuales

de

Procedimientos

Gerencia de Planificacin y Desarrollo de Ciencia, Tecnologa e Innovacin,


Gerencia de Gestin Interna,
Consultora Jurdica,
Coordinacin de la Unidad de Gestin de Ciencia y Tecnologa,
Analistas de Proyecto,
Coordinacin de Becas,
Coordinacin de las Casas de Ciencia, Tecnologa e Innovacin,
Coordinacin de Tecnologa y Sistemas,
Coordinacin de Informtica,
Coordinacin de Promocin y Divulgacin,
Unidad de Servicios Generales,
Asistente de Presidencia,
Secretaria Ejecutiva, y
Procedimientos Generales de la Fundacin.

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MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS

Fecha

OBJETIVOS:
OBJETIVO GENERAL:
Establecer una definicin, elaboracin, registro y diagramacin de los Procedimientos
Administrativos de FUNDACITE- MERIDA.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
Determinar en forma sencilla las responsabilidades
Facilitar las labores de control, auditoria, evaluacin y seguimiento
Aumentar la eficiencia de los empleados
Facilitar la coordinacin de trabajo en la Institucin
Orientar la manera de realizar el trabajo
Construir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y mtodos.

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MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS

Fecha

MARCO LEGAL Y NORMATIVO:

- Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela


Artculos 49 numeral 9, 137, 141.
- Ley Orgnica de Contralora General de la Republica y el Sistema Nacional de
Control Fiscal. G. O. 37347 del 17/12/2001
Artculos 7, 24 Pargrafo nico, 33 numeral 5,35, 36, 37, 38, 39, 85, 91
numerales 8,22,23,29, 91numerales 8,23,29,92.
- Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de Administracin Financiera
Sector Publico. G. O. 37606 del 09/01/03.
Artculos 2,5,9,21 numeral 7, 22,23,55,131,132,134,187

del

- Ley Orgnica de la Administracin Publica G. O. 37305 del 17/10/2001


Artculos 6 numeral 3,7 numeral 5,13
- Ley del Estatuto de la Funcin Publica G. O. 37522 del 06/09/2002
Artculos 33 numeral11,46,57
- Normas Generales de Control Interno (NGCI) G. O. 36229 del 17/06//1997 CGR.
Artculos 3,5,6,12,15,20,21,22
- Ley de Licitaciones.
- Reglamento COCTEL.

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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Fecha

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