PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Pendidikan dan Pelatihan merupakan amanat yang telah diatur dalam Undang
Undang nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara dan peraturan pemerintah (PP)
nomor 11 Tahun 2017 Tentang manajemen PNS . Dalam peraturan pemerintah tersebut
diatur tentang pendidikan dan pelatihan jabatan Pegawai Negeri Sipil (PNS). Pendidikan dan
Pelatihan (Diklat) memiliki tujuan untuk meningkatkan kompetensi yang disesuaikan dengan
tugas dan fungsinya, di tempat tugas masing masing.
Salah satu kegiatan diklat yang kemudian dilaksanakan dalam rangka meningkatkan
kompetensi pegawai adalah diklat Administrasi Perkantoran Modern Tingkat dasar melalui
Metode E-Learning yang dilaksanakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Hukum dan HAM .
Manajemen perkantoran adalah suatu cara menjalankan tata kelola dalam dunia
perkantoran. Dewasa ini kita dihadapkan pada tata kelola yang semakin rumit dan dibutuhkan
sumber daya manusia serta seperangkat Teknologi sebagai penunjang tata kelola tersebut.
Sebagaimana pendapat Arthur Grager “Office management is the function of administering
the commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah
fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan waktu dalam suatu
organisasi).
Menurut George Terry “Office management can be defined as the planning can
defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those
performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of
bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if
absolute. (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini
berkaitan dengan peredaran hidup data dan keterangan suatu organisasi, dari sejak
penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai
tetap atau pemusnahannya kalau usang).
Oleh karena itu Manajemen Perkantoran dapat dikatakan sebagai upaya penjurusan
dan pengawasan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang
sehemat-hematnya. Dengan didukung oleh peralatan yang canggih dengan tujuan
untuk bekerja lebih efektif dan efesien atau hemat dalam segalanya.
Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan
tulis-menulis dan bukan tulis-menulis. Seiring dengan berkembangnya kemajuan jaman dan
teknologi terutama teknologi informasi, maka pekerjaan kantor perlu dikelola secara modern,
oleh karena itu dalam diklat ini Anda diberikan mata pelajaran pengetahuan manajemen
perkantoran modern.
Memanfaatkan Teknologi informasi dalam pekerjaan kantor seperti komputer
elektronik, seringkali terlalu ditekankan pada pentingnya peningkatan produktivitas
organisasi dan efesiensi biaya. Perubahan-perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh
penerapan teknologi perkantoran akan mempengaruhi hubungan sosial diantara manager dan
bawahan, antara personalia dengan personalia lainya dalam manajemen perkantoran tersebut.
Jika manajemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti itu (yang
disebut sebagai perubahan “unsur inti”), maka manajemen perkantoran akan mengalami
kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan yang terjadi dalam teknologi.
B. Deskripsi Singkat
Mata Diklat Administrasi Perkantoran Modern Tingkat Dasar ini dimaksudkan untuk
meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap para peserta Diklat mengenai pengertian
dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern, pelaksanaan perkantoran modern, Peran
Teknologi Informasi Dalam Manajemen Perkantoran Modern yang berbasis IT, untuk
menghasilkan laporan yang dapat dijadikan masukan bagi pengambilan keputusan.
Modul Administrasi Perkantoran Modern sebagai bahan bacaan bagi peserta
Pendidikan dan Pelatihan melalui E-Learning, agar personil yang berhubungan dengan
pekerjaan administrasi perkantoran mampu meningkatkan profesionalitas kerja guna
mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan globalisasi yang penuh dengan tuntutan
Pengelolaan kantor yang baik dan modern (sesuai tuntutan zaman) yang akan berdampak
pada efisiensi dan efektivitas Instansi Pemerintah secara keseluruhan karena kantor
merupakan pusat sistem administrasi. Maka dari itu, personil yang terlibat dalam kegiatan
kantor harus memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai administrasi
perkantoran.
C. Manfaat Modul
Manfaat yang dapat diperoleh dengan mempelajari modul ini adalah:
1. Peserta diklat dapat mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen
perkantoran modern
2. Peserta diklat dapat menguraikan pelaksanaan perkantoran modern
3. Peserta diklat dapat memanfaatkan Peran Teknologi Informasi Dalam Manajemen
Perkantoran Modern yang berbasis IT.
D. Hasil Belajar
Modul ini ditujukan untuk memberikan pengetahuan umum kepada para peserta
diklat tentang Administrasi Perkantoran Modern Tingkat Dasar. Dengan mempelajari Modul
Administrasi Perkantoran Modern Tingkat Dasar ini. Setelah pembelajaran selesai, peserta
mampu menerapkan manajemen perkantoran modern di unit kerjanya dengan baik dan
benar.
F. Pokok Bahasan
1. Pengertian Dan Prinsip Manajemen Perkantoran Modern
2. Pelaksanaan Perkantoran Modern
3. Peran Teknologi Informasi Dalam Manajemen Perkantoran Modern yang berbasis IT
BAB II
PENGERTIAN DAN PRINSIP
MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
Setelah membaca bab ini, peserta diklat diharapkan dapat Mendeskripsikan pengertian dan
prinsip prinsip Manajemen Perkantoran Modern
A. Pengertian
Secara etimologis kantor berasal dari kata bahasa Belanda: “kantoor”, yang
maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan
sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan
pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian kantor dapat dibedakan
menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian
data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan
ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit.
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas,
biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada
beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu:
1. Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan
untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut
mungkin diberikan.
2. Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf
personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
3. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology,
procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-
information.
4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor adalah tempat
dalam suatu badan usaha untuk melaksanakan pekerjaan administratif yang dapat dilakukan
dengan tangan atau mesin. Pekerjaan administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai
keterangan yang penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W.
Howard & Edward Masonbrink mengemukakan: kantor adalah tempat diselenggarakannya
kegiatan menangani informasi dan proses menangani informasi tersebut, mulai dari
menerima, mengumpulkan,mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.
Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti
dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat
ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan
informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai
menyalurkannya.
B. Manajemen Perkantoran
Kata manajemen berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti
mengendalikan, terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa
latinmanus yang berarti "tangan".Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa
Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan menggerakkan orang-
orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Namun, kadang-kadang istilah
administrasi dengan manajemen sering tidak dibedakan karena merupakan suatu proses untuk
mencapai tujuan. Sedangkan menurut Ricky W. Griffin manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk
mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat
dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Dari pengertian kantor dan manajemen atas maka kegiatan perkantoran perlu
direncanakan, diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau
dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar organisasi dapat
mencapai tujuannya.
Menurut The Liang Gie, Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah
dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
Dengan demikian, pengertian manajemen perkantoran yaitu, penyelenggaraan semua
kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor.
Namun demikian, cakupan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkatoran,
manajemen perkantoran juga menyangkut segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan
kantor yakni pegawai, prosedur dan metode, biaya perkantoran dan lain-lain.
F. Rangkuman
Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan
tersebut, organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan organisasi dapat
dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu kegiatan pokok dan kegiatan penunjang.
Kegiatan pokok sering disebut kegiatan substantif, dan kegiatan penunjang disebut kegiatan
fasilitatif. Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi.
Oleh karena secara langsung mengenai tujuan organisasi, maka kegiatan pokok organi sasi
yang satu berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang kedua
organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda.
Akan tetapi kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun dapat
dikatakan seragam. Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan
data/informasi. Kegiatan penanganan data/informasi disebut kegiatan perkantoran.
Pengertian Manajemen Perkantoran beraneka ragam. Namun pengertian apapun yang
diberikan, pengertian manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan serta pengawasan dan pengendalian pekerjaan
perkantoran. Secara Substansional jelas yang di-“manage“ adalah seluruh unsur perkantoran,
temasuk keuangan, sistem, prosedur dan metodenya serta informasi yang berkaitan.
Pengertian perkantoran modern dapat ditengahi adanya bangunan dan tata ruang yang baik,
menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebelair yang tepat, para pegawai dalam
melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, professional memiliki sikap dan cara berpikir serta
bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor Modern juga mendayagunakan biaya,
menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan dan
manusiawi
BAB III
PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
Setelah membaca bab ini, peserta diklat diharapkan dapat Menguraikan Pelaksanaan
Manajemen Perkantoran Modern
A. Tehnik Korespondensi
1. Pengertian Surat-Menyurat
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis
yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun
jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti
perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya. Menurut pendapat Wursanto dalam
bukunya Teknologi Perkantoran I, menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai
cara, antara lain:
a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi
keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang
membutuhkannya
b. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain
dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
c. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu
informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu pengirim
dan penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua
pihak yaitu pengirim dan penerima dengan saling berkiriman surat, maka terjadilah surat-
menyurat atau koresponden. Secara sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu
kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan, laporan
atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya.
Manajemen Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau
15×20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
c) Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas
surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos.
Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum pada
alamat surat
d) Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-
pokok singkat permasalahan.
e) Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda
bukti keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda
terima, kartu identitas, dan sebagainya.
a) Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian
secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau
penyelesaian dengan segera lebih cepat dari surat biasa.
b) Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan
penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada
kesempatan pertama atau prioritas utama.
5. Menurut kegiatan
a) Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi
atau instansi sendiri
b) Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau
instansi.
d. Bentuk Surat
Ada tujuh bentuk surat yang kita kenal, yaitu:
a) Bentuk resmi
b) Bentuk Full Block,
c) Bentuk Indent,
d) Bentuk Modified Block,
e) Bentuk Semi Block,
f) Bentuk Simplified, dan
g) Bentuk Hanging Paragraph
Dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktik surat-
menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi sampai dengan Bentuk Semi
Block, sedangkan dua bentuk terakhir yaitu Bentuk Simplified dan Bentuk Hanging
Paragraph jarang kita temukan. Bentuk Semi Block secara teknis mempunyai beberapa
kebaikan dibanding dengan bentuk resmi yang masih digunakan selama ini. Mengingat
bentuknya lurus, maka akan lebih memudahkan bagi juru ketik dalam pembuatan surat
tersebut, terlebih-lebih bila diketik dengan komputer.
Tata naskah dinas Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
diatur dalam Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. 5
Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas
1. Pengertian Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sedangkan kearsipan adalah Kearsipan adalah hal-
hal yang berkenaan dengan arsip \
3. Peralatan Perngarsipan
Peralatan yang digunakan pada penanganan arsip, harus dilihat bagaimana arsip
tersimpan, sampai saat ini masih ada 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu;
a. Ordner
Banyak digunakan pada perusahaan kecil, lembaga pemerintah bahkan beberapa bagian
pada perusahaan besar, system yang biasa menggunakan peralatan ini adalah kronologis,
baik secara system murni maupun kronologis digabung dengan system lain.
b. Filling Cabinet.
Banyak digunakan pada kantor swasta, atau juga pada system sentralisasi dan
desentralisasi. Alat penyimpanan ini efesien digunakan untuk semua system kecuali
system kronolgis (karena tidak efisien dalam penggunaan hanging folder).
c. Komputer.
Suatu system penyimpanan terbaru adalah penggunaan peralatan komputer. System ini
telah dikembangkan sebagai pengganti system manual, ordner dan filling cabinet.
Karena ini menggabungkan system penyimpanan yang ada baik secara murni atau
gabungan.
b. Pola Desentralisasi.
Pada pola ini arsip disimpan dan ditangani oleh bagian yang memiliki arsip, sehingga
tidak melibatkan pihak ketiga dalam pengelolaan arsipnya. Langkah penyimpanannya lebih
efisien dan efektif yaitu dengan cara;
1. Berkas yang dinyatakan sebagai arsip disortir agar diketahui apakah berkas
tesebut telah dinyatakan sebagai arsip atau belum
2. Membaca kebali arsip untuk mengetahui kode penyimpanan dari arsip, sesuai
dengan kode yang dipergunakan lalu mencatat kode tersebut pada buku
agenda surat masuk atau agenda surat keluar
3. Memberikan kode pada arsip, bila menggunakan system berbasis alphabetis
harus diindeks terlebih dahulu (untuk menentukan urutan abjadnya)
4. Menyimpan arsip sesuai system yang dipakai.
Pada pola ini pencarian arsipnya mempunyai waktu maksimal 2 (dua) menit agar arsip
ditemukan kembali, untuk itu langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut;
1. Mengindentifikasi kode penyimpanan sesuai permintaan
2. Apabila kode permintaan dan penyimpaan sama dapat dilakukan pencarian
langsung
3. Apabila kode penyimpanan berbeda dengan kode permintaan maka perlu alat
bantu pencarian yaitu buku agenda surat
4. Lakukan pencarian pada media penyimpanan
5. Bila telah ditemukan, serahkan pada yang memohon atau yang memberikan
instruksi.
d. Membuat Undangan
Dalam undangan rapat yang dikonsep dengan isinya antara lainmenyebutkan hari,
tanggal, waktu, dan acara rapat. Kode surat sesuaidengan tata persuratan dinas.
Daftarnama, instansi, alamat dan nomor telepon dari para anggota rapatdimaksud
perlu dicatat. Daftar tersebut berguna dalam membuatundangan dan
mengirimkannya.
D. Penulisan laporan
1. Pengertian Laporan
Sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi, laporan merupakan salah satu
alat yang resmi dalam sistem administrasi yang bersangkutan. Laporan dalam bahasa Inggris
disebut ”report” yang berasal dari bahasa Latin yang disebut ”portare” yang berarti
membawa atau mengangkut. Imbuhan prefix ”re” berarti kembali. Maknanya bahwa
seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu harus membawa hasil
fakta-fakta penelitian tersebut berupa informasi. Dalam bahasa Inggris dewasa ini, perkataan
laporan telah mengandung pengertian bahwa apa yang dibawa atau diangkut kembali adalah
informasi faktawi. (A.E. Dorbyshere, 1971). Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah
segenap hubungan dalam oraganisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke
pihak lain disebut sebagai komunikasi administrasi.
Laporan merupakan salah satu unsur penting dari komunikasi administrasi.
Menggunakan rumus 4 W dan 1 H, laporan adalah penyampaian informasi dengan maksud
memberikan gambaran tentang apa (what) yang telah terjadi dalam suatu unit, di mana
(where), kapan (when) dan mengapa (why) hal itu terjadi, siapa (who) yang bertanggung
jawab serta bagaimana (how) mengatasi akibat kejadian yang ditimbulkan. Dari uraian-uraian
ini, kita dapat menyimpulkan laporan sebagai alat komunikasi, dari bawahan kepada atasan
sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab di antara mereka, yang berisikan
keterangan, informasi, ide-ide yang dikumpulkan, diolah, dan disajikan secara tertulis
sebagai tahap akhir dari serangkaian kegiatan pengamatan, penelitian, dan studi tentang suatu
perihal atau masalah tertentu
2. Fungsi Laporan
3. Macam Laporan
Terdapat berbagai macam laporan administrasi atau manajerial,terutama kalau
ditinjau dari pokok persoalannya. Namun, untuk menyederhanakan pembahasan dan
memudahkan pemahaman dalam modul ini secara garis besar terdapat dua macam laporan,
yaitu:
a. Yang berbentuk tesis, artikel dan paper ilmiah yang ditujukan kepada
sponsor, masyarakat akademik dan masyarakat luas.
b. Laporan administrasi (tata laksana) atau laporan manajerial, yangakan dibicarakan
dalam modul ini, merupakan hasil penelitian atau kajian penyelenggara administrasi dan
manajemen dari suatu organisasi, ditujukan kepada administrastor/manajer.
Setelah membaca bab ini, peserta diklat diharapkan dapat memanfaatkan peran teknologi
Informasi Dalam manjemen perkantoran modern yang berbasis IT
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasidengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksidari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri ataskomponen-komponen yang
rumit,yang umumnya disebut circuit yangterintegrasi yang didesain untuk melakukan
fungsi-fungsi koordinasi danpengolahan data.
3. Telekomunikasi adalah alat untuk menyampaikan informasi melaluitransmisi informasi
melalui kabel atau gelombang radio.
Kesimpulan
Pengelolaan kantor yang baik dan modern (sesuai tuntutan zaman) akan berdampak
pada efisiensi dan efektivitas Instansi Pemerintah secara keseluruhan, untuk mencapai hal
tersebut diperlukan pengetahuan yang memadai untuk dapat mengoptimalkan sumber daya
organisasi. Kantor yang merupakan pusat sistem administrasi harus didukung oleh sumber
daya yang mumpuni, maka dari itu personil yang terlibat dalam kegiatan kantor harus
memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai administrasi perkantoran.
Pengetahuan tersebut antara lain Pengelolaan informasi (pengumpulan, pencatatan,
penggandaan, pendistribusian, serta penyimpan data dan informasi) dan pelayanan tata usaha.
Melalui pemahaman :
1. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern
2. menguraikan pelaksanaan perkantoran modern
3. Memanfaatkan Peran Teknologi Informasi Dalam Manajemen Perkantoran
Modern yang berbasis IT.
Dengan bermodal hal tersebut diatas, maka petugas administrasi dalam melaksakanan
tugasnya dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam melaksanakan tugas.