BAB I.

PENDAHULUAN
A. Latar belakang

Pendidikan dan Pelatihan merupakan amanat yang telah diatur dalam Undang
Undang nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara dan peraturan pemerintah (PP)
nomor 11 Tahun 2017 Tentang manajemen PNS . Dalam peraturan pemerintah tersebut
diatur tentang pendidikan dan pelatihan jabatan Pegawai Negeri Sipil (PNS). Pendidikan dan
Pelatihan (Diklat) memiliki tujuan untuk meningkatkan kompetensi yang disesuaikan dengan
tugas dan fungsinya, di tempat tugas masing masing.
Salah satu kegiatan diklat yang kemudian dilaksanakan dalam rangka meningkatkan
kompetensi pegawai adalah diklat Administrasi Perkantoran Modern Tingkat dasar melalui
Metode E-Learning yang dilaksanakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Hukum dan HAM .
Manajemen perkantoran adalah suatu cara menjalankan tata kelola dalam dunia
perkantoran. Dewasa ini kita dihadapkan pada tata kelola yang semakin rumit dan dibutuhkan
sumber daya manusia serta seperangkat Teknologi sebagai penunjang tata kelola tersebut.
Sebagaimana pendapat Arthur Grager “Office management is the function of administering
the commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah
fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan waktu dalam suatu
organisasi).
Menurut George Terry “Office management can be defined as the planning can
defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those
performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of
bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if
absolute. (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini
berkaitan dengan peredaran hidup data dan keterangan suatu organisasi, dari sejak
penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai
tetap atau pemusnahannya kalau usang).
Oleh karena itu Manajemen Perkantoran dapat dikatakan sebagai upaya penjurusan
dan pengawasan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang
sehemat-hematnya. Dengan didukung oleh peralatan yang canggih dengan tujuan
untuk bekerja lebih efektif dan efesien atau hemat dalam segalanya.
Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan
tulis-menulis dan bukan tulis-menulis. Seiring dengan berkembangnya kemajuan jaman dan
teknologi terutama teknologi informasi, maka pekerjaan kantor perlu dikelola secara modern,
oleh karena itu dalam diklat ini Anda diberikan mata pelajaran pengetahuan manajemen
perkantoran modern.
Memanfaatkan Teknologi informasi dalam pekerjaan kantor seperti komputer
elektronik, seringkali terlalu ditekankan pada pentingnya peningkatan produktivitas
organisasi dan efesiensi biaya. Perubahan-perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh
penerapan teknologi perkantoran akan mempengaruhi hubungan sosial diantara manager dan
bawahan, antara personalia dengan personalia lainya dalam manajemen perkantoran tersebut.
Jika manajemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti itu (yang
disebut sebagai perubahan “unsur inti”), maka manajemen perkantoran akan mengalami
kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan yang terjadi dalam teknologi.

B. Deskripsi Singkat

Mata Diklat Administrasi Perkantoran Modern Tingkat Dasar ini dimaksudkan untuk
meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap para peserta Diklat mengenai pengertian
dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern, pelaksanaan perkantoran modern, Peran
Teknologi Informasi Dalam Manajemen Perkantoran Modern yang berbasis IT, untuk
menghasilkan laporan yang dapat dijadikan masukan bagi pengambilan keputusan.
Modul Administrasi Perkantoran Modern sebagai bahan bacaan bagi peserta
Pendidikan dan Pelatihan melalui E-Learning, agar personil yang berhubungan dengan
pekerjaan administrasi perkantoran mampu meningkatkan profesionalitas kerja guna
mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan globalisasi yang penuh dengan tuntutan
Pengelolaan kantor yang baik dan modern (sesuai tuntutan zaman) yang akan berdampak
pada efisiensi dan efektivitas Instansi Pemerintah secara keseluruhan karena kantor
merupakan pusat sistem administrasi. Maka dari itu, personil yang terlibat dalam kegiatan
kantor harus memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai administrasi
perkantoran.
C. Manfaat Modul
Manfaat yang dapat diperoleh dengan mempelajari modul ini adalah:
1. Peserta diklat dapat mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen
perkantoran modern
2. Peserta diklat dapat menguraikan pelaksanaan perkantoran modern
3. Peserta diklat dapat memanfaatkan Peran Teknologi Informasi Dalam Manajemen
Perkantoran Modern yang berbasis IT.

D. Hasil Belajar
Modul ini ditujukan untuk memberikan pengetahuan umum kepada para peserta
diklat tentang Administrasi Perkantoran Modern Tingkat Dasar. Dengan mempelajari Modul
Administrasi Perkantoran Modern Tingkat Dasar ini. Setelah pembelajaran selesai, peserta
mampu menerapkan manajemen perkantoran modern di unit kerjanya dengan baik dan
benar.

E. Indikator Hasil Belajar

Dengan mempelajari modul ini diharapkan peserta diklat dapat:
1. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern
2. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern
3. Memanfaatkan Peran teknologi Informasi Dalam manjemen perkantoran modern
yang berbasis IT

F. Pokok Bahasan
1. Pengertian Dan Prinsip Manajemen Perkantoran Modern
2. Pelaksanaan Perkantoran Modern
3. Peran Teknologi Informasi Dalam Manajemen Perkantoran Modern yang berbasis IT
 BAB II
PENGERTIAN DAN PRINSIP
MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Setelah membaca bab ini, peserta diklat diharapkan dapat Mendeskripsikan pengertian dan
prinsip prinsip Manajemen Perkantoran Modern

A. Pengertian

Secara etimologis kantor berasal dari kata bahasa Belanda: “kantoor”, yang
maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan
sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan
pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian kantor dapat dibedakan
menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian
data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan
ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit.
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas,
biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada
beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu:
1. Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan
untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut
mungkin diberikan.
2. Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf
personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
3. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology,
procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-
information.
4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor adalah tempat
dalam suatu badan usaha untuk melaksanakan pekerjaan administratif yang dapat dilakukan
dengan tangan atau mesin. Pekerjaan administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai
keterangan yang penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W.
Howard & Edward Masonbrink mengemukakan: kantor adalah tempat diselenggarakannya
kegiatan menangani informasi dan proses menangani informasi tersebut, mulai dari
menerima, mengumpulkan,mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.

Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti
dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat
ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan
informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai
menyalurkannya.

B. Manajemen Perkantoran

Kata manajemen berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti
mengendalikan, terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa
latinmanus yang berarti "tangan".Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa
Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan menggerakkan orang-
orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Namun, kadang-kadang istilah
administrasi dengan manajemen sering tidak dibedakan karena merupakan suatu proses untuk
mencapai tujuan. Sedangkan menurut Ricky W. Griffin manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk
mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat
dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Dari pengertian kantor dan manajemen atas maka kegiatan perkantoran perlu
direncanakan, diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau
dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar organisasi dapat
mencapai tujuannya.
Menurut The Liang Gie, Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah
dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
Dengan demikian, pengertian manajemen perkantoran yaitu, penyelenggaraan semua
kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor.
 Namun demikian, cakupan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkatoran,
manajemen perkantoran juga menyangkut segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan
kantor yakni pegawai, prosedur dan metode, biaya perkantoran dan lain-lain.

C. Prinsip Manajemen Perkantoran

Telah banyak para ahli yang mengartikan dan membuat batasan tentang manajemen.
Manajemen perkantoran pada hakikatnya adalah penerapan manajemen tersebut khusus
untuk sumber Manajemen Perkantoran, sehingga dapat didefinisikan manajemen perkantoran
adalah seni untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi kegiatan
kegiatan perkantoran atau karyawan dalam rangka mencapai tujuan-tujuan individu maupun
organisasi.Menurut Edwin B. Filippo yang dikutip Dr. Suwantno (2001:7) batasan ini
menyimpulkan bahwa manajemen perkantoran itu merupakan proses yang terdiri dari:
1. Pengadaan
2. Pengembangan
3. Kompensasi
4. Intregrasi
5. Pemeliharaan
6. Pensiun

Manajemen Perkantoran ini mempunyai kekhususan dibandingkan dengan

manajemen secara umum atau manajemen sumber daya lain. Karena yang di manage adalah
perkantoran, sehingga keberhasilan atau kegagalan manajemen perkantoran ini akan
mempunyai dampak yang sangat luas.Manajemen perkantoran atau manajemen personalia
adalah merupakan suatu pengakuan terhadap pentingnya smber daya manusia di dalam
perkantoran atau tenaga kerja dalam organisasi dan pemanfaatannya dalam berbagai fungsi
dan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen perkantoran diperlukan untuk
meningkatkan daya guna dan hasil guna sumber daya manusia dalam organisasi, dengan
tujuan memberikan kepada organisasi suatu satuan kerja yang efektif.

D. Manajemen Perkantoran Modern

Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),
mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal. Sesuatu hal yang dimaksud adalah pekerjaan perkantoran. Agar pekerjaan kantor
sesuai dengan tuntutan zaman dan sesuai dengan teknologi yang berkembang, pekerjaan
kantor harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi tersebut. Kata „modern‟ dalam
Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah ”terbaru”, ”mutakhir”, ”terkini”, ”sikap dan cara
berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman”. Dengan demikian, pengertian
manajemen perkantoran modern yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian
denganpelaksanaan pekerjaan kantor yang modern. Istilah modern yang berkenaan dengan
tempat dan proses penanganan data/informasi yang modern, antara lainnya dicirikan dengan:
1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai yang
mempunyai jiwa profesional, jujur, adil dan tidak diskriminatif serta memiliki cara
berpikir sesuai dengan tuntutan zaman.
2. Sistem, prosedur, dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap pegawai
mempunyai uraian tugas (job description). Tugas apakah yang harus dilakukan oleh
pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab, bagaimana alur
pekerjaannya, apakah yang harus dihasilkan oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan pekerjaannya.
3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan
termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam pengolahan data/informasi
serba dikomputerkan (computerized).
4. Mendayagunakan biaya yang akuntabel dan transparan.
5. Menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan
manusiawi.
Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran harus
menghasilkan keluaran (output) yang jelas, dan output tersebut harus mempunyai fungsi
(outcome). Dalam kantor modern yang kegiatan perkantorannya menggunakan sistem
komputer, kantor tersebut akan mendapat keuntungan dalam memproses data/informasi
dalam hal kecepatan, kecermatan, keandalan, dan kemutakhiran. Dengan demikian, dengan
semakin modernnya suatu kantor maka semakin banyak informasi yang dapat diakses,
sehingga semakin dapat dimanfaatkan untuk organisasi lain, namun pekerjaan kantor yang
menggunakan teknologi modern perlu mewaspadai adanya informasi yang masuk yang dapat
mengacaukan kegiatan pengelolaan informasi.

E. Prinsip- Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Menurut Komarudin (1981) Manejemen Perkantoran Modern memiliki sembilan
prinsip yaitu:
1. Manajer yang membuat rencana, menyusun organisasi, melakukan pengawasan
 terhadap segaian besar pekerjaan kantor serta memimpin bawahan. Top manajer
bukan semata-mata penyelia.
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan baik, menghindari dari gerakan yang
tidak perlu, keterlambatan dan kesukaran dalam melaksanakan pekerjaan.
3. Mesin dan perlengkapan kantor yang otomatis, digunakan apabila hasilnya ekonomis.
4. Menerapkan kajian gerak dan waktu kerja, penyederhanaan kerja dan pengukuran
beban kerja.
5. Sistem dan prosedur pekerjaan kantor senantiasa disempurnakan.
6. Sistem kearsipan/warkat selalu disempurnakan termasuk sistem pemeliharaan dan
penghapusan arsip.
7. Hubungan kepegawaian dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat,
nasihat kepegawaian dan petunjuk pelaksanaan.
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor selalu dikembangkan.
9. Kesadaran kerja, kebersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam
pekerjaan kantor selalu dikembangkan.

F. Rangkuman
Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan
tersebut, organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan organisasi dapat
dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu kegiatan pokok dan kegiatan penunjang.
Kegiatan pokok sering disebut kegiatan substantif, dan kegiatan penunjang disebut kegiatan
fasilitatif. Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi.
Oleh karena secara langsung mengenai tujuan organisasi, maka kegiatan pokok organi sasi
yang satu berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang kedua
organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda.
Akan tetapi kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun dapat
dikatakan seragam. Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan
data/informasi. Kegiatan penanganan data/informasi disebut kegiatan perkantoran.
Pengertian Manajemen Perkantoran beraneka ragam. Namun pengertian apapun yang
diberikan, pengertian manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan serta pengawasan dan pengendalian pekerjaan
perkantoran. Secara Substansional jelas yang di-“manage“ adalah seluruh unsur perkantoran,
temasuk keuangan, sistem, prosedur dan metodenya serta informasi yang berkaitan.
Pengertian perkantoran modern dapat ditengahi adanya bangunan dan tata ruang yang baik,
menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebelair yang tepat, para pegawai dalam
melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, professional memiliki sikap dan cara berpikir serta
bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor Modern juga mendayagunakan biaya,
menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan dan
manusiawi
 BAB III
PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Setelah membaca bab ini, peserta diklat diharapkan dapat Menguraikan Pelaksanaan
Manajemen Perkantoran Modern

A. Tehnik Korespondensi

1. Pengertian Surat-Menyurat
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis
yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun
jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti
perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya. Menurut pendapat Wursanto dalam
bukunya Teknologi Perkantoran I, menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai
cara, antara lain:
a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi
keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang
membutuhkannya
b. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain
dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
c. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu
informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu pengirim
dan penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua
pihak yaitu pengirim dan penerima dengan saling berkiriman surat, maka terjadilah surat-
menyurat atau koresponden. Secara sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu
kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan, laporan
atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya.

2. Tujuan dan Fungsi Surat-Menyurat

a. Tujuan Surat Menyurat
Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu
mempunyai suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda.
Apakah untuk mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah,
atau hanya memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan
menulis surat, yaitu sebagai berikut :
1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak
salah pengertian.
Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai
pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan
mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan
surat pun tidak akan tercapai.
Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat
dengan baik adalah :
1. Memahami prosedur surat-menyurat
2. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
3. Memahami teknik penulisan surat yang baik
4. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
5. Memahami posisi penulis dan penerima surat
b. Fungsi Surat Menyurat
Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :
1. Tanda bukti tertulis otentik
surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar
kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
Contoh: surat perjanjian, surat kuasa, dan sebagainya.
2. Pedoman
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak.
Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.
3. Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau
telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan.
4. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan
kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.
c. Penggolongan Surat
Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya
sasaran yang dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu
penggolongan surat dapat dibedakan berdasarkan :
1. Menurut wujud surat
a) Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang
biasanya dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.
b) Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau
organisasi. Memo dan note dipergunakan untukmeminta atau memberi
informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.

Manajemen Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau
15×20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.

c) Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas
surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos.
Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum pada
alamat surat
d) Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-
pokok singkat permasalahan.
e) Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda
bukti keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda
terima, kartu identitas, dan sebagainya.

2. Menurut sifat isinya

a) Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
b) Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik
pemerintah maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang
mewakilinya.

3. Menurut keamanan isinya

a) Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau
merugikan organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca
 orang lain.
b) Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang lain
karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang
bersangkutan.
c) Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan
hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak
menyelesaikan atau mengambil keputusan.

4. Menurut proses penyelesaiannya

Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh
tanggapan sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya,
surat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :

a) Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian
secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau
penyelesaian dengan segera lebih cepat dari surat biasa.
b) Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan
penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada
kesempatan pertama atau prioritas utama.

5. Menurut kegiatan
a) Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi
atau instansi sendiri
b) Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau
instansi.

6. Menurut sasaran yang dituju

a) Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi
tertentu.
b) Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang
jumlahnya tidak terbatas.

d. Bentuk Surat
 Ada tujuh bentuk surat yang kita kenal, yaitu:
a) Bentuk resmi
b) Bentuk Full Block,
c) Bentuk Indent,
d) Bentuk Modified Block,
e) Bentuk Semi Block,
f) Bentuk Simplified, dan
g) Bentuk Hanging Paragraph

Dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktik surat-
menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi sampai dengan Bentuk Semi
Block, sedangkan dua bentuk terakhir yaitu Bentuk Simplified dan Bentuk Hanging
Paragraph jarang kita temukan. Bentuk Semi Block secara teknis mempunyai beberapa
kebaikan dibanding dengan bentuk resmi yang masih digunakan selama ini. Mengingat
bentuknya lurus, maka akan lebih memudahkan bagi juru ketik dalam pembuatan surat
tersebut, terlebih-lebih bila diketik dengan komputer.
Tata naskah dinas Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
diatur dalam Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. 5
Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas

B. Tata Cara Pengarsipan

Dalam Pasal 3 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang
dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional; menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah; menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; menjamin
pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan
nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; menjamin keselamatan dan
keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara; menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi,
sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya.

1. Pengertian Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sedangkan kearsipan adalah Kearsipan adalah hal-
hal yang berkenaan dengan arsip \

2. Tujuan Pengelolaan Arsip

a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
b. Mudah mendapatkan kembali arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat
c. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip
d. Menghemat tempat penyimpanan arsip
e. Menjaga kerahasiaan arsip
f. Menjaga kelestarian arsip
g. Menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksaan dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan masyarakat.

3. Peralatan Perngarsipan

Peralatan yang digunakan pada penanganan arsip, harus dilihat bagaimana arsip
tersimpan, sampai saat ini masih ada 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu;

a. Ordner
Banyak digunakan pada perusahaan kecil, lembaga pemerintah bahkan beberapa bagian
pada perusahaan besar, system yang biasa menggunakan peralatan ini adalah kronologis,
baik secara system murni maupun kronologis digabung dengan system lain.

b. Filling Cabinet.
Banyak digunakan pada kantor swasta, atau juga pada system sentralisasi dan
 desentralisasi. Alat penyimpanan ini efesien digunakan untuk semua system kecuali
system kronolgis (karena tidak efisien dalam penggunaan hanging folder).

c. Komputer.
Suatu system penyimpanan terbaru adalah penggunaan peralatan komputer. System ini
telah dikembangkan sebagai pengganti system manual, ordner dan filling cabinet.
Karena ini menggabungkan system penyimpanan yang ada baik secara murni atau
gabungan.

4. Pola Kerja Kearsipan.

Menangani arsip pada kantor mempunyai perbedaan antara perusahaan atau
organisasi yang menganut sistem sentralisasi (suatu organisasi yang menganut penanganan
berkas dan kearsipannya dalam satu bagian) biasa dipergunakan pada lembaga pemerintah
atau BUMN, tetapi system desentarilisasi (pola penanganan berkas dan kearsipannya
dilakukan oleh masing-masing bagian) biasa dilakukan oleh sekretaris perusahaan swasta.
Kedua pola ini mempunyai cara kerja yang berbeda dalam proses penyimpanan dan
pencarian arsipnya.
a. Pola Sentralisasi.
Sejak berkas dinyatakan sebagai arsip maka langkah selanjutnya adalah;
1. Bagian pemilik arsip menyerahkan pada bagian sekretariat atau tata usaha
2. Sekretariat menyerahkan pada bagian arsiparis (orang yang menangani arsip di
sekretariat
3. Arsip disortir, lalu diteliti, dan diberi kode penyimpanan yang dilihat pada daftar
klasifikasi.
4. Arsip dicatat pada kartu kendali (rangkap 3) dan arsip disimpan sesuai kode
penyimpanan
5. Dua rangkap kartu kendali diberikan pada kepala tata usaha
6. Satu lembar kartu kendali diserahkan pada pemilik arsip, satunya disimpan oleh
kepala tata usaha.
7. Pemilik arsip setelah menerima kartu kendali akan membuat kartu indeks
berdasarkan kartu kendali tersebut.
8. Kartu kendali dan kartu indeks disimpan sesuai metode yang digunakan.
Dalam pencarian arsip diperlukan langkah-langkah sesuai prosedur, karena bagian
pemilik arsip tidak menyimpan arsip. Maka setelah menerima permintaan dari atasan tentang
arsip yang diminta;
1. Bagian pemilik arsip akan mencari pada kartu indeks atau kartu kendali (bila
tidak dibuat kartu indeksnya)
2. Setelah kode penyimpanan arsip ditemukan lalu catat kode arsip tersebut.
3. Ajukan ke bagian tata usaha untuk mencari arsip
4. Bagian tata usaha mengecek pada kartu kendali yang dimilikinya, lalu
menyampaikan pada bagian arsiparis untuk dicarikan
5. Bagian arsiparis mencari
6. Setelah ditemukan arsiparis membuat form peminjaman arsip
7. Menyerahkan pada kepala tata usaha bersama form peminjaman arsip
8. Kepala tata usaha menyerahkan kepada bagian pemilik arsip dan meminta
tandatangan peminjaman arsip.
9. Bagian pemilik arsip memberikan arsip kepada atasan.

b. Pola Desentralisasi.
Pada pola ini arsip disimpan dan ditangani oleh bagian yang memiliki arsip, sehingga
tidak melibatkan pihak ketiga dalam pengelolaan arsipnya. Langkah penyimpanannya lebih
efisien dan efektif yaitu dengan cara;
1. Berkas yang dinyatakan sebagai arsip disortir agar diketahui apakah berkas
tesebut telah dinyatakan sebagai arsip atau belum
2. Membaca kebali arsip untuk mengetahui kode penyimpanan dari arsip, sesuai
dengan kode yang dipergunakan lalu mencatat kode tersebut pada buku
agenda surat masuk atau agenda surat keluar
3. Memberikan kode pada arsip, bila menggunakan system berbasis alphabetis
harus diindeks terlebih dahulu (untuk menentukan urutan abjadnya)
4. Menyimpan arsip sesuai system yang dipakai.
Pada pola ini pencarian arsipnya mempunyai waktu maksimal 2 (dua) menit agar arsip
ditemukan kembali, untuk itu langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut;
1. Mengindentifikasi kode penyimpanan sesuai permintaan
2. Apabila kode permintaan dan penyimpaan sama dapat dilakukan pencarian
langsung
3. Apabila kode penyimpanan berbeda dengan kode permintaan maka perlu alat
bantu pencarian yaitu buku agenda surat
4. Lakukan pencarian pada media penyimpanan
 5. Bila telah ditemukan, serahkan pada yang memohon atau yang memberikan
instruksi.

C. Tata cara Penyelenggaraan Rapat

1. Rapat Kecil Yang Bersifat Tidak Resmi

Untuk rapat-rapat kecil di dalam atau antarkantor biasanya tidakmemerlukan suatu

persiapan dan pelaksanaan yang sulit. Meskipun demikian, untuk mempersiapkannya harus
dilaksanakan dengan sebaikbaiknya. Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedurnya biasanya
tidak terlalu terkait oleh aturan seperti sidang-sidang yang resmi, biasanya hanyalahterjadi
diskusi-diskusi di mana terjadinya saling tukar pendapat,keputusan dapat dicapai dengan baik
kemudian saran-saran diberikan.Dalam hal ini, tetap perlu ada notulis yang mencatat hasil
rapat (notulen) dan nantinya dibagikan kepada peserta rapat.

2. Rapat Yang Bersifat Resmi

Untuk rapat yang resmi persiapan yang dilakukan, yaitu:
a. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalammempersiapkan
rapat adalah ruangan tempat rapat akandiselenggarakan. Apabila tidak memiliki
ruang rapat, Anda harusmencari atau membuat surat peminjaman dan perlu
dipastikanruangan tersebut dapat digunakan pada waktu diperlukan.Hal ini harus
dilakukan sebelum sebelum surat undangandikirim keluar kepada peserta rapat.
b. Mempersiapkan rapat
Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraanrapat umumnya
meliputi tujuh langkah sebagai berikut:
1) Membuat daftar acara
2) Membuat undangan
3) Mempersiapkan bahan rapat
4) Mempersiapkan peralatan rapat
5) Membuat catatan rapat
6) Mengirimkan catatan hasil rapat
7) Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut dari rapat
c. Membuat Daftar Acara
Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akandiselenggarakan
telah ada, maka acara di dalam suatu pertemuanharus dibuat dan disusun secara
sistematis, dengan
cara membuatsuatu pokok-pokok acara dalam garis besar. Acara rapat
umumnyadisebut sebagai ”agenda rapat”, di bawah ini adalah contoh acararapat.

d. Membuat Undangan
Dalam undangan rapat yang dikonsep dengan isinya antara lainmenyebutkan hari,
tanggal, waktu, dan acara rapat. Kode surat sesuaidengan tata persuratan dinas.
Daftarnama, instansi, alamat dan nomor telepon dari para anggota rapatdimaksud
perlu dicatat. Daftar tersebut berguna dalam membuatundangan dan
mengirimkannya.

e. Mempersiapkan Bahan Rapat

Bersamaan dengan waktu mempersiapkan undangan kepadapara peserta rapat,
Anda juga harus mempersiapkan bahan yangdipergunakan dalam rapat atau
pertemuan dimaksud.Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat
padawaktu itu, hasil rapat yang lalu, bahan rapat dari para peserta rapatyang akan
dibahas, dll.

f. Mempersiapkan Peralatan Rapat

Di dalam penyelenggaraan suatu rapat biasanya dibutuhkan alatalatyang
diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatudaftar keperluan untuk
memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yangbiasanya diperlukan dalam hal ini adalah
papan tulis, spidol, Flip-chart,Overhead projector atau slide projector, LCD, Tape
Recorder untukmerekam jalannya rapat jika perlu. Alat-alat kelengkapan
menulisseperti misalnya penjepit kertas, klip kertas, stapler dengan isinya,gunting,
cutter, peruncing pensil, spidol, penghapus dan lain-lain.Segala sesuatu peralatan
tersebut di atas harus telah dipersiapkanoleh Anda dan telah tersedia pada waktu
rapat dimulai.Selain hal tersebut, perlu ada persiapan konsumsinya,
perludipertimbangkan apakah peserta rapat dapat diberikan makanankecil atau
makanan besar. Umumnya apabila rapat dari pagi dansampai melebihi waktu
istirahat dapat diberikan makanan besar,namun demikian perlu dipertimbangkan
dari sisi anggaran.
 g. Membuat Notulen
Selama rapat atau pertemuan berlangsung, apabila Anda diberibertanggung jawab
untuk membuat catatan, catatlah berjalannya rapattermasuk konsep hasil rapat
umumnya catatan rapat disebut notulen.Notulis dapat terdiri dari beberapa orang.
Dalam notulen antara lainberisi hari, tanggal, waktu, tempat rapat, topik/acara
rapat, pesertayang hadir, jalannya rapat, dan hasil rapat dan ditandatangani
olehnotulis dan diketahui oleh atasan/pejabat berwenang di lingkunganorganisasi
Anda.

h. Mengirimkan Hasil Rapat

Setelah rapat selesai, maka Anda dapat mengirimkan hasil rapatberupa notulen yang
telah diketik dengan rapi dan ditandatangani olehnotulen dan diketahui pimpinan
Anda, untuk hal tertentu hasil rapatdapat diberitahukan melalui pesawat telepon
kepada anggota rapat.

i. Melakukan Pekerjaan-Pekerjaan tindak lanjut

Untuk rapat yang bersifat periodik, Anda dapat mengikutsertakanlembaran isian
atau slip yang meminta keterangan dari para anggotamengenai bisa atau tidaknya
ia menghadiri pertemuan yang akandatang. Berdasarkan jawaban dari slip
tersebut, Anda harus telahmembuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri
pertemuanyang akan datang atau dalam membuat undangan yang akan
datang,dalam undangan terdapat kalimat yang mengingatkan bahwa rapattersebut
adalah rapat lanjutan mengenai masalah/topik tertentu.

D. Penulisan laporan
1. Pengertian Laporan

Sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi, laporan merupakan salah satu
alat yang resmi dalam sistem administrasi yang bersangkutan. Laporan dalam bahasa Inggris
disebut ”report” yang berasal dari bahasa Latin yang disebut ”portare” yang berarti
membawa atau mengangkut. Imbuhan prefix ”re” berarti kembali. Maknanya bahwa
seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu harus membawa hasil
fakta-fakta penelitian tersebut berupa informasi. Dalam bahasa Inggris dewasa ini, perkataan
laporan telah mengandung pengertian bahwa apa yang dibawa atau diangkut kembali adalah
informasi faktawi. (A.E. Dorbyshere, 1971). Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah
segenap hubungan dalam oraganisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke
pihak lain disebut sebagai komunikasi administrasi.
Laporan merupakan salah satu unsur penting dari komunikasi administrasi.
Menggunakan rumus 4 W dan 1 H, laporan adalah penyampaian informasi dengan maksud
memberikan gambaran tentang apa (what) yang telah terjadi dalam suatu unit, di mana
(where), kapan (when) dan mengapa (why) hal itu terjadi, siapa (who) yang bertanggung
jawab serta bagaimana (how) mengatasi akibat kejadian yang ditimbulkan. Dari uraian-uraian
ini, kita dapat menyimpulkan laporan sebagai alat komunikasi, dari bawahan kepada atasan
sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab di antara mereka, yang berisikan
keterangan, informasi, ide-ide yang dikumpulkan, diolah, dan disajikan secara tertulis
sebagai tahap akhir dari serangkaian kegiatan pengamatan, penelitian, dan studi tentang suatu
perihal atau masalah tertentu

2. Fungsi Laporan

Apabila dirinci, fungsi laporan antara lain:

a. sebagai salah satu alat pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas
kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan
kepadanya.
b. sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi. Bagi pejabat yang
menerima, laporan itu merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan
dalam pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya.
c. sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, komuniksasi
dan koordinasi yang setepat-tepatnya.
d. sebagai salah satu alat untuk mengadakan perencanaan, pengendalian,
penilaian, pengambilan keputusan.
e. sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar menukar pengamalan.

3. Macam Laporan
Terdapat berbagai macam laporan administrasi atau manajerial,terutama kalau
ditinjau dari pokok persoalannya. Namun, untuk menyederhanakan pembahasan dan
memudahkan pemahaman dalam modul ini secara garis besar terdapat dua macam laporan,
yaitu:
a. Yang berbentuk tesis, artikel dan paper ilmiah yang ditujukan kepada
 sponsor, masyarakat akademik dan masyarakat luas.
b. Laporan administrasi (tata laksana) atau laporan manajerial, yangakan dibicarakan
dalam modul ini, merupakan hasil penelitian atau kajian penyelenggara administrasi dan
manajemen dari suatu organisasi, ditujukan kepada administrastor/manajer.

4. Syarat-syarat pembuatan laporan

Agar penggunaan laporan dapat bermanfaat, setiap laporan harus memenuhi syarat-
syarat sebagai berikut:
a. Laporan harus benar dan objektif
b. Laporan harus jelas dan cermat
c. Laporan harus langsung mengenai sasaran
d. Laporan harus lengkap
e. laporan yang harus lengkap sanggup memenuhi kriteria di bawah ini:
f. Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan
g. Uraian yang tidak memberikan kesempatan terhadap timbulnya masalah atau
pertanyaan baru
h. Disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya.
i. Laporan harus tegas dan konsisten
j. Laporan harus tepat pada waktunya
k. Laporan harus tepat penerimanya

Dengan melihat syarat-syarat laporan di atas maka penyusun laporanperlu memiliki

persyaratan-persyaratan sebagai berikut :

a. Harus menguasai masalah yang dilaporkan

b. Harus mempunyai minat/kesanggupan, objektif, teliti, di samping ia harus
pula analistis, kooperatif dan ”open-minded”
c. Harus menggunakan bahasa tertulis yang baik
d. Dapat menggunakan kata dan istilah yang sederhana, jelas dan
mudah dimengerti.
 BAB IV
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI
DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Setelah membaca bab ini, peserta diklat diharapkan dapat memanfaatkan peran teknologi
Informasi Dalam manjemen perkantoran modern yang berbasis IT

A. Pengertian Teknologi Informasi

Teknologi Informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi.
Secara mudahnya teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses
penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga: lebih cepat, lebih luas
sebarannya dan lebih lama penyimpanannya. Dalam kaitan dengan proses penanganan
informasi pada kantor yangmodern umumnya sudah sedikit menggunakan kertas dengan
adanya adanyakemajuan teknolologi, dalam bidang informasi kita kenal teknologi informasi.
Peranan kertas masih tetap penting sebagai media tukar menukar informasidalam
organisasi, apalagi yang berkaitan dengan hukum yang mengharuskanperlu adanya
hardcopy.Teknologi informasi dapat diartikan sebagai perolehan, pemprosesan,penyimpanan
dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka huruf, gambar maupun suara dengan
suatu alat electronics berdasarkan kombinasiantara perhitungan (computing) dan komunikasi
jarak jauh(telecomunications).
Teknologi informasi adalah teknologi pengolahan, teknologi penyimpanan,dan
teknologi komunikasi. Dimana ketiga hal tersebut dapat diwujudkan dengan perangkatkeras,
perangkat lunak dan jaringan komputer (Luhukay, I995,p8-9). Sedangkan yang berhubungan
dengan ketrampilan seseorang dalam menggunakan alat-alat teknologi informasi, dan
kemampuan sesorang dalam mengembangkan sistem.
Teknologi informasi saat ini berkembang sangat pesat, pertukaraninformasi dalam
berbagai bentuk akan banyak dilakukan melalui posel (poselektrik) internet sehingga makin
cepat dan biaya yang semakin terjangkau.Internet semakin mendapat tempat di perkantoran
ketika saat ini orang mulai menggunakan laptop.

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasidengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksidari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri ataskomponen-komponen yang
rumit,yang umumnya disebut circuit yangterintegrasi yang didesain untuk melakukan
fungsi-fungsi koordinasi danpengolahan data.
3. Telekomunikasi adalah alat untuk menyampaikan informasi melaluitransmisi informasi
melalui kabel atau gelombang radio.

B. Peran Teknologi Informasi

Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasimempunyai
pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaandengan sistem kertas yang
terutama mengandalkan sistem manual digantidengan sistem elektronika mikro yang
bergantung pada telekomunikasi. Bidang-bidang yang menerapkan elektronika mikro antara
lain otomatisasi perkantoran, pengendalian proses industri, alat transfer uang, alat pengukur
dibidang ilmu dan pengetahuan dan lain-lain. Penggunaan internetmemungkinkan pertukaran
informasi secara cepat melalui layanan posel (poselektronik). Dengan memiliki website
setiap organisasi dengan mudah berhubungan dengan organisasi lainnya.
Dalam pelaksaan pekerjaan kantor saat ini didukung denganpenggunaan internet.
Manfaat menggukan internet ialah:
1. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah.
2. Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah substansi organisasi dapat
diketahui dengan cepat.
3. Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil (copy/download).
4. Mengurangi penggunaan kertas.
5. Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama anggota.

Pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan)

yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum antara lain investasi di bidang teknologi mungkin akanmenimbulkan
persoalan-persoalan misalnya adanya kebosanan,pekerjaan perkantoran akan banyak
mengalami perubahan. Pekerjaanpekerjaanyang bersifat rutin cenderung diambil alih
oleh mesin, prosesdan pengiriman informasi akan semakin cepat, komunikasi
bisnisinternasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap pegawai kantor
a. Dapat mendorong untuk pegawai untuk belajar keterampilanmengenai
 berbagai teknologi informasi.
b. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesinmesin.
c. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
d. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
e. Adanya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatanelektronik,
programmer dan rekayasa software.
f. Adanya kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
g. Pekerjaan akan menjadi lebih sedikit.
 BAB V
Penutup

Kesimpulan
Pengelolaan kantor yang baik dan modern (sesuai tuntutan zaman) akan berdampak
pada efisiensi dan efektivitas Instansi Pemerintah secara keseluruhan, untuk mencapai hal
tersebut diperlukan pengetahuan yang memadai untuk dapat mengoptimalkan sumber daya
organisasi. Kantor yang merupakan pusat sistem administrasi harus didukung oleh sumber
daya yang mumpuni, maka dari itu personil yang terlibat dalam kegiatan kantor harus
memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai administrasi perkantoran.
Pengetahuan tersebut antara lain Pengelolaan informasi (pengumpulan, pencatatan,
penggandaan, pendistribusian, serta penyimpan data dan informasi) dan pelayanan tata usaha.
Melalui pemahaman :
1. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern
2. menguraikan pelaksanaan perkantoran modern
3. Memanfaatkan Peran Teknologi Informasi Dalam Manajemen Perkantoran
Modern yang berbasis IT.
Dengan bermodal hal tersebut diatas, maka petugas administrasi dalam melaksakanan
tugasnya dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam melaksanakan tugas.