BAB I PENDAHULUAN TAHAP PERENCANAAN Latar Belakang Masalah Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu

Instansi.

Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel. Bahkan dewasa ini perkembangan Teknologi Informasi mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif. Untuk mendukung kegiatan perkuliahan peranan perpustakaan sangat dirasakan oleh civitas akademika terutama di jurusan terkait. Jurusan Administrasi Niaga memiliki sumber daya yang memungkinkan untuk dibuatnya suatu Sistem Informasi manajemen Perpustakaan. Identifikasi Masalah Perpustakaan Jurusan Administrasi Niaga telah melakukan pelayanan terhadap kebutuhan informasi yang menunjang kegiatan perkuliahan, baik untuk mahasiswa maupun untuk staf terutama staf pengajar. Adapun hal-hal yang telah dilakukan oleh Perpustakaan Jurusan Administrasi Niaga adalah sebagai berikut:

Mahasiswa dapat membaca buku-buku atau referensi yang ada di perpustakan, meskipun bukubuku tidak dapat dipinjam oleh mahasiswa dengan alasan terbatasnya jumlah buku yang ada di perpustakaan jurusan. Mahasiswa dapat mengakses internet untuk kebutuhan referensi perkuliahan dengan diberikan kode akses internet dari Politeknik Negeri Bandung Buku hanya dapat dipinjam oleh Staf Pengajar dan staf administrasi Jurusan Administrasi Niaga Pengunjung dapat mem fotocopy data di perpustakaan dengan mengubungi petugas perpustakaan Pengunjung di luar staf dan mahasiswa Jurusan Administrasi Niaga dapat mengunjungi perpustakaan Jurusan terbatas pada mambaca buku-buku yang ada di perpustakaan dengan seijin Ketua Jurusan Administrasi Niaga. Menggunakan software penelusuran buku yang dapat dibaca atau dipinjam Merancang sistem perangkat keras dan lunak yang dibutuhkan. Membuat peraturan tentang pemakaian komputer Membuat peraturan tentang pemakaian buku Dengan demikian masalah-masalah yang masih ada adalah: Tidak adanya sistem komputerisasi peminjaman buku Masih terbatasnya buku-buku yang ada diperpustakaan, sehingga mahasiswa tidak dapat meminjam buku untuk dibawa keluar perpustakaan Sistem masih belum interaktif. Tujuan

Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan dirancang sebagai alat penunjang berupa software untuk menunjang seluruh kegiatan perguruan tinggi yang mempunyai tujuan sebagai berikut : Adanya database yang terpusat dan terintegrasi. Tersedianya Informasi utk mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan. Tersedianya layanan informasi bagi komunitas kampus seperti mahasiswa, dosen, staf tata usaha, pimpinan, , alumni dan masyarakat pada umumnya. Sebagai salah satu pilar pembangunan perguruan tinggi berbasiskan Teknologi Informasi Memberikan Nilai Tambah (Added Value) bagi Jurusan Administrasi Niaga, antara lain melahirkan daya saing, meningkatkan e-literacy, dan sebagai information dashboard. BAB II TAHAP ANALISIS Jurusan Administrasi Niaga mempunyai empat program studi, yaitu Program Administrasi Bisnis, Manajemen Pemasaran, Usaha Perjalanan Wisata, dan Manajemen Aset. Kebutuhan mahasiswa akan informasi yang berkaitan dengan perkuliahan tidak terlepas dari perpustakaan sebagai gudang nya informasi dan buku-buku yang dibutuhkan untuk referensi mata kuliah yang diikuti. Tidak sedikit dosen yang memakai referensi buku-buku yang ada di perpustakaan sebagai acuan dalam memberikan perkuliahan. Program studi, mahasiswa dan fasilitas serta staf yang dimiliki oleh Jurusan Administrasi Niaga merupakan kekuatan yang dimiliki oleh Jurusan Administrasi dalam mengembangkan sistem informasi manajemen perpustakaan jurusan. Kekuatan tersebut dapat dikembangkan untuk mendukung segala kegiatan yang berhubungan dengan segala kebutuhan yang mendukung kegiatan belajar mengajar. Kelemahan sistem perpustakaan sekarang adalah tidak terkontrol berapa buku yang dipinjam karena hanya dicatat secara manual dibuku peminjaman buku. Perpustakaan jurusan

dikelola oleh jurusan dengan menugaskan satu orang petugas staf administrasi dengan peralatan yang cukup memadai. Dilihat dari segi tersebut perlu peningkatan sistem peminjaman buku secara komputerisasi dengan memanfaatkan fasilitas yang ada. Komputer yang terpasang di staf administrasi perpustakaan sudah terhubung dengan internet. Selain itu perlu dibuat prosedur-prosedur dari setiap kegiatan dengan mengacu pada Quality Assurance. BAB III TAHAP PERANCANGAN 3.1. Perancangan Instruksi Kerja Perpustakaan Dalam Tahap Perncanngan Instruksi Kerja Perpustakaan dibuatkan prosedur-prosedur yang berhubungan dengan perpustakaan jurusan sebagai berikut: 3.1.1. PROSEDUR PEMINJAMAN BUKU Tujuan Memberikan petunjuk peminjaman buku sirkulasi, referensi. Ruang Lingkup Dosen dan Staf Jurusan Administrasi Niaga Referensi/Rujukan/Acuan Surar Edaran Jurusan Administrasi Niaga Definisi Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman buku yang dapat dibawa keluar

Yang dimaksud dengan Koleksi referensi adalah buku-buku pilihan yang terbatas terbitannya, terbitan berkala seperti majalah, jurnal, buletin, dan newsletter. Prosedur Pelayanan peminjaman buku untuk dibawa keluar dilaksanakan dengan prosedur sbb: Buku yang akan dipinjam keluar diserahkan kepada petugas Petugas memproses dengan mencatat di buku catatan peminjaman buku perpustakaan Jurusan Administrasi Niaga Buku yang dipinjam diserahkan kembali kepada peminjamn untuk dibawa keluar Peminjaman selesai 3.1.2. PROSEDUR PEMBACAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN Tujuan Memberikan petunjuk pembacaan buku sirkulasi, referensi. Ruang Lingkup Dosen, Mahasiswa, Staf Jurusan Administrasi Niaga, Dosen, Staf, Mahasiwa Politeknik Negeri Bandung di luar Jurusan Administrasi Niaga, pengunjung dari luar Polban. Referensi/Rujukan/Acuan Surat Edaran Ketua Jurusan Administrasi Niaga Definisi Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman buku yang dapat dibawa keluar Yang dimaksud dengan Koleksi referensi adalah buku-buku pilihan yang terbatas terbitannya, terbitan berkala seperti majalah, jurnal, buletin, dan newsletter. Prosedur.

Mengisi daftar hadir di komputer yang telah disediakan Meminta ijin kepada Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan khusus untuk pengunjung dari luar jurusan Administras Niaga dan Luar Polban Mencari koleksi yang akan dibaca di komputer Membaca koleksi di tempat yang telah disediakan Koleksi yang telah selesai dipinjam dikembalikan ke tempat semula Kunjungan ke perpustakaan selesai

3.1.3. PROSEDUR LAYANAN FOTOCOPY DAN PRINT DOKUMEN Tujuan Memperlancar proses pencetakan fotocopy dan print dokumen Ruang Lingkup Dosen, Mahasiswa, Staf Jurusan Administrasi Niaga, Dosen, Staf, Mahasiwa Politeknik Negeri Bandung di luar Jurusan Administrasi Niaga, pengunjung dari luar Polban. Referensi/Rujukan/Acuan Surat Edaran Ketua Jurusan Administrasi Niaga Definisi Yang dimaksud dengan proses Pencetakan adalah proses pencetakan dokumen yang ada di perpustakaan Yang dimaksud dengan proses fotocopy adalah proses fotocopy dokumen yang ada di perpustakaan Prosedur Pengguna meminta bantuan petugas setiap kali hendak menfotokopi dan print Untuk layanan print pengguna harus membawa USB sendiri.

3.1.4. PROSEDUR PENGGUNAAN KOMPUTER Tujuan Memperlancar proses belajar mengajar dengan menggunakan fasilitas komputer di perpustakaan Ruang Lingkup Dosen, Mahasiswa, Staf Jurusan Administrasi Niaga, Dosen, Staf, Mahasiwa Politeknik Negeri Bandung di luar Jurusan Administrasi Niaga, pengunjung dari luar Polban. Referensi/Rujukan/Acuan Surat Edaran Ketua Jurusan Administrasi Niaga Definisi Yang dimaksud dengan penggunaan komputer adalah penggunaan komputer di perpustakaan untuk memperlancar proses belajar mengajar Prosedur Pengguna Menulis nama di buku pengguna komputer Pengguna hanya diperbolehkan mengunakan komputer tanpa merubah setting yang sudah ada Pengguna hanya diperbolehkan menggunakan hard disk yang ada di komputer sementara dalam menggunakan komputer di perpustakaan dan segera dihapus kembali apabila telah selesai menggunakan komputer Data yang disimpan di hard disk dapat dipindahkan ke CD Room atau flashdisk dengan bantuan petugas Flashdisk yang digunakan menyimpan data harus bebas dari virus