1.

0 PENGENALAN

Komunikasi adalah suatu proses interaksi antara manusia untuk mencapai tujuan
bersama dengan menggunakan saluran tertentu. Oleh yang demikian, manusia perlu
mempunyai kod komunikasi yang boleh difahami dan diterima oleh semua ahli
masyarakat. Kod komunikasi sama ada bahasa lisan, kod penulisan mahupun kod
bukan lisan adalah penting untuk memastikan interaksi manusia berjalan lancar
sesuai dengan tujuan dan konteks komunikasi. Dalam pengurusan sesebuah
organisasi, komunikasi memainkan peranan penting dalam organisasi. Kakitangan
sesebuah organisasi akan berkomunikasi dengan rakan sekerja mereka untuk
membincangkan tugasan harian. Lazimnya komunikasi yang berlaku dalam
organisasi melibatkan pertukaran dan proses koordinasi maklumat. Tugasan harian
dalam organisasi dapat dijalankan dengan efektif apabila komunikasi organisasi
yang berkesan dipraktikkan. Namun begitu kecekapan sesebuah organisasi tidak
hanya bergantung kepada kemahiran komunikasi tetapi juga faktor lain seperti
kepimpinan, sistem dan prosedur, teknologi dan budaya yang turut menyumbang
kepada keberkesanan pengurusan organisasi.

Perkataan komunikasi berasal daripada terjemahan bahasa Inggeris, iaitu

communication yang diambil daripada perkataan Latin, iaitu communicare.
Communicare bermaksud to make common atau mewujudkan persamaan. Justeru
itu, apabila kita berkomunikasi kita sebenarnya cuba mencipta persamaan
kefahaman terhadap sesuatu makna. Menurut Samsuddin (1993), komunikasi
adalah proses pengiriman, penyebaran, pemindahan dan tindak balas. Selain itu,
terdapat takrifan lain oleh Bovee dan Thill (2000) yang menyatakan komunikasi
adalah suatu proses penghantaran dan penerimaan maklumat. Komunikasi menjadi
efektif apabila individu yang berkomunikasi dapat berkongsi kefahaman,
merangsang pihak lain dan bertindak balas serta menggalakkan pihak lain terus
berfikir.

Menurut Greenberg dan Baron (2000), organisasi bermaksud struktur dalam sistem
sosial yang mengandungi kumpulan-kumpulan dan individu-individu yang saling
bekerjasama untuk mencapai objektif yang ditetapkan. Manakala menurut Saodah,
Narimah dan Mohd Yusof (2003), menyatakan organisasi mengandungi kumpulan-
kumpulan dan juga individu-individu yang bekerjasama bagi mencapai matlamat.

2
Komunikasi organisasi membawa maksud satu proses pembentukan dan pertukaran
mesej antara jaringan hubungan yang saling bergantungan untuk menangani
persekitaran yang saling tidak menentu (Goldhaber, 1993). Conrad (1994) pula
menyatakan ia adalah satu proses yang menyebabkan individu-individu saling
bertindak balas, membentuk, mengekal dan menguruskan makna melalui tanda-
tanda lisan dan simbol dalam keadaan tertentu. Selain itu, Muhd. Mansur (1998)
menyatakan komunikasi organisasi adalah proses pengumpulan maklumat yang
tepat oleh ahli-ahli mengenai organisasi dan perubahan yang terjadi dalam
organisasi itu sendiri.

2.0 KEGUNAAN TEORI KOMUNIKASI KEPADA SEORANG PENGURUS

ORGANISASI

Teori adalah merupakan hasil pemikiran penciptanya yang kebanyakannya

berdasarkan keadaan sosiopolitik, sejarah dan konteks dalam ruang lingkup
kehidupan yang dialami dan diperhatikan oleh penciptanya. Teori komunikasi adalah
merupakan model atau rajah-rajah yang menerangkan berkaitan fenomena-
fenomena komunikasi yang dicipta berdasarkan kajian-kajian yang telah dijalankan
oleh para sarjana. Ia menjelaskan permasalah yang wujud dalam dunia komunikasi
melalui penjelasan konsep-konsep yang terlibat dan juga penetapan definisi.
Beberapa kelebihan akan diperoleh apabila terminologi teori komunikasi dan bentuk
teori komunikasi difahami.

Menurut Borman (1989) Teori komunikasi adalah satu perkataan atau istilah yang
merupakan payung untuk semua perbincangan dan analisis yang dibuat secara
berhati-hati, sistematik dan sadar, tentang komunikasi. Manakala menurut Littlejohn
(1996) Pengertian teori komunikasi adalah suatu teori atau sekumpulan ‘pemikiran
kolektif’ yang dalam keseluruhan teori, terutama yang berkaitan dengan proses
komunikasi itu sendiri serta menurut Cragan dan Shields (1998) Teori komunikasi
adalah hubungan diantara konsep teoretikal yang membantu member, secara
keseluruhan ataupun sebagian saja keterangan, penjelasan, penerangan, penilaian
ataupun ramalan tindakan manusia berdasarkan komunikator (dalam hal ini
orangnya) berkomunikasi  (yang meliputi bercakap-cakap, menulis, membaca,
mendengar, menonton, dan lain sebagainya).

2
Selain itu, menurut DePoy & Gilson (2011), komunikasi di katakan sebagai sesuatu
yang sukar untuk difahami tetapi mudah untuk dijelaskan. Oleh kerana itulah,
terdapat banyak kajian yang menerangkan berkaitan komunikasi. Setiap sarjana
mempunyai pemahaman sendiri terhadap teori komunikasi dan mereka melihat
komunikasi sebagai satu fenomena daripada sudut yang berbeza. Teori-teori ini
mungkin akan berubah mengikut keadaan semasa. Ia akan diubah sekiranya teori
tersebut tidak lagi releven dengan persekitaran sesama.

Menurut Goldhaber (1993), kegunaan komunikasi kepada seseorang pengurus

organisasi antaranya adalah satu proses pengarahan agar tindakan kerja dapat
dilaksanakan, koordinasi tindakan dapat dicapai, membina persahabatan serta
membentuk rasa dipercayai dan diterima oleh organisasi. Keempat-empat peranan
ini jika dapat dilaksanakan dan dipraktikkan maka akan wujud perkongsian
maklumat yang sistematik. Kesan yang akan didapati ialah ia akan meningkatkan
prestasi kerja warga organisasi dan secara tidak langsung meningkatkan produktiviti
organisasi itu.

2.1 Proses Pengarahan Agar Tindakan Kerja Dilaksanakan

Dalam sesebuah organisasi pihak atasan akan mengarahkan sesuatu aktiviti dan
tugas untuk dilaksanakan oleh kakitangan bawahan. Oleh yang demikian komunikasi
memainkan peranan yang penting bagi memastikan setiap arahan ini sampai
kepada kakitangan bawahan. Arahan yang dikeluarkan ini sama ada ianya
berbentuk memo, surat, e-mel dan sebagainya. Komunikasi yang bersesuaian perlu
digunakan bagi melancarkan pengarahan yang ingin dilaksanakan agar tidak
menimbulkan rasa kurang senang kakitangan bawahan semasa menerima arahan
tersebut. Dalam situasi ini seseorang pengurus harus bijak dalam berkomunikasi
bagi memastikan arahan yang disampaikan dapat difahami oleh kakitangan yang
bekerja di bawahnya serta kerja-kerja yang diarahakan dapat dibuat dan disiapkan
dalam masa yang telah ditetapkan oleh pihak organisasi.

2.2 Koordinasi Tindakan Dapat Dicapai

Kebanyakan organisasi ditubuhkan adalah bertujuan untuk mendapatkan

keuntungan. Justeru itu proses untuk mencapai keuntungan perlu dikoordinasikan
meliputi komponen struktur organisasi, aplikasi teknologi, pembangunan sistem dan
prosedur, sumber manusia dan budaya organisasi yang wujud dalam organisasi.

2
Apabila kelima-lima komponen ini dapat dikoordinasikan dengan lancar melalui
proses komunikasi yang efektif segala maklumat yang perlu disampaikan dapat
diterima dengan jelas, tepat, terperinci dan telus.

2.3 Membina Persahabatan

Komunikasi dalam organisasi bukan semata-mata untuk menjalankan tugas dan

aktiviti yang telah ditentukan oleh majikan sahaja tetapi komunikasi juga dibentuk
untuk mewujudkan jaringan perhubungan antara rakan sekerja dan juga pihak
atasan. Apabila wujud jaringan perhubungan yang harmoni di kalangan kakitangan
maka suasana tempat kerja lebih aman dan selesa tanpa sebarang konflik peribadi.
Oleh yang demikian, hubungan persahabatan yang wujud ini dapat menimbulkan
semangat sepunya antara mereka dan membantu mengukuhkan semangat cintakan
organisasi.

2.4 Membentuk Rasa Dipercayai dan Diterima oleh Organisasi

Komunikasi yang berlangsung secara telus dapat menimbulkan rasa dipercayai dan
dihargai antara majikan – pekerja. Oleh yang demikian, konflik, perbalahan kecil,
rasa tidak puas hati dapat ditangani dengan baik melalui perbincangan dan interaksi
sosial yang harmonis. Apabila wujud perasaan rasa dipercayai, maka secara tidak
langsung akan wujud semangat setia kawan dan cintakan organisasi.

3.0 RUMUSAN

Dapat dirumuskan bahawa komunikasi merupakan nadi utama dalam memastikan

kejayaan sesebuah oganisasi mencapai matlamat dan objektif penubuhannya.
Komunikasi bukan sahaja merupakan wadah utama yang menghubungkan
sesebuah perniagaan dengan masyarakat umum, malah komunikasi yang berkesan
membolehkan setiap kakitangan di sesebuah entiti perniagaan menguruskan
perniagaan mereka dengan lebih cekap dan tersusun. Komunikasi organisasi yang
positif perlu dipupuk, dibaik pulih dari semasa ke semasa agar organisasi itu dapat
berkembang maju seiring dengan perkembangan globalisasi. Justeru itu,
kepentingan komunikasi dalam organisasi semakin mendapat perhatian di kalangan
syarikat swasta dan organisasi sektor awam di mana komunikasi yang efektif akan
dapt memberi implikasi positif kepada organisasi dan para pelanggan sesebuah
organisasi berkaitan.