BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Dalam Tinjauan Perusahan ini Penulis akan menguraikan tentang sejarah

perusahan dan struktur organisasi serta fungsi-fungsi dari setiap bagian yang ada di

dalam struktur organisasi tersebut.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Koperasi Karyawan Bahari Pelabuhan Indonesia II Cab. Pontianak telah

berdiri sejak 1998, dimana ketua koperasi yang pertama terpilih adalah Bapak

Suparwin yang dipilih melalui Musyawarah Anggota pertama pada tahun 1998.

Koperasi Karyawan Bahari Pelabuhan Indonesia II Cab. Pontianak berlokasikan di

Jl. Pak Kasih No 11. Sampai hari ini anggota koperasi yang aktif mencapai 656

anggota yang terdiri dari karyawan IPC Pelindo II dan IPC TPK Cab. Pontianak.

Tujuan didirikannya Koperasi ini adalah untuk Meningkatkan kesejahteraan

anggota dengan layanan terbaik, serta peningkatan sumberdaya anggota, pengurus

dan pengelola secara profesional.

Adapun Visi dari Koperasi Karyawan Bahari Pelabuhan Indonesia II Cab.

Pontianak adalah Menjadi Koperasi Karyawan berkualitas tingkat nasional. Adapun

Misi Koperasi Karyawan Bahari Pelabuhan Indonesia II Cab. Pontianak adalah:

1. Memberi layanan prima

2. Menyediakan produk dan jasa yang lengkap sesuai kebutuhan anggota

3. Membantu menciptakan peluang usaha bagi anggota

24
 25

4. Menjalankan manajemen organisasi yang transfaran dan akuntabel dengan

didukung sistem informasi yang handal

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dan susunan untuk

mewujudkan pola tetap dari hubungan antar bagian-bagian atau posisi-posisi

maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan tugas, wewenang dan

tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu lingkungan kerja sama. Struktur

mutlak diperlihatkan agar jelas hubungan antara unit-unit yang terdapat di dalam

organisasi tersebut serta bagaimana tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

Sumber: Hasil Penelitian (2018)

Gambar III.1 Struktur Organisasi Koperasi Karyawan Bahari Pelabuhan

Indonesia II Cab. Pontianak

Berdasarkan struktur organisasi pada gambar di atas, peran setiap bagian

pada Koperasi Karyawan Bahari Pelabuhan Indonesia II Cab. Pontianak memiliki

tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut:

 26

1. Ketua Koperasi

a. Penanggung jawab seluruh kegiatan personal di koperasi

b. Menerima laporan harian dan bulanan

c. Sebagai pengambil kebijakan dan keputusan pada koperasi

2. Sekertaris

a. Menjadi pengganti dari Ketua ketika Ketua berhalangan

b. Menerima laporan harian dan bulanan

3. Admin

a. Mengurus masalah administrasi anggota koperasi

b. Mendata keanggotaan koperasi secara berkala

c. Melayani administrasi simpanan anggota koperasi

d. Membuat laporan keluar dan laporan masuk koperasi

4. Bendahara

a. Mengurus masalah keuangan Koperasi.

b. Mengatur strategi usaha koperasi

c. Melayani administrasi pinjaman anggota koperasi

d. Membuat laporan keuangan harian dan bulanan

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur sistem berjalan yang diterapkan oleh Koperasi Karyawan

Bahari Pelabuhan Indonesia II Cab. Pontianak sebagai berikut:

1. Registrasi anggota

a. Admin memberikan Form pendaftaran untuk anggota koperasi baru

b. Anggota yang mendaftar mengisi Form pendaftaran tersebut.

 27

c. Admin mmasukan data anggota koperasi yang baru berdasarkan Form

pendaftaran kedalam buku keanggotaan koperasi.

d. Anggota yang telah terdaftar sebagai anggota koperasi aktif memiliki hak

untuk malakukan simpan pinjam pada koperasi

2. Simpanan

a. Admin memasukan data simpanan wajib setiap bulannya untuk seluruh

anggota koperasi

b. Jika ada anggota koperasi yang ingin memiliki simpanan sukarela,maka

admin akan mengarsipkan data anggota tersebut sebagai anggota yang

memiliki simpanan sukarela atau sebagai data tabungan anggota koperasi

c. Admin mengeluarkan bukti simpanan sukarela setiap bulan kepada anggota

yang mengajukan simpanan sukarela

3. Pinjaman

a. Anggota koperasi mengisi Form peminjman dan menyerahkan kepada

bendahara

b. Bendahara mengarsipkan Form peminjman yang telah diajukan

c. Bendahara menyerahkan dana pinjaman beserta kwitansi kepada anggota

koperasi yang mengajukan pinjaman

4. Angsuran Pinjaman

a. Bendahara mengeluarkan bukti angsuran pinjaman kepada anggota koperasi

yang mengajukan pinjaman

b. Anggota koperasi menyerahkan bukti angsuran beserta dana angsuran

kepada bendahara
 28

c. Bendahara mengarsipkan bukti angsuran yang sudah dibayarkan oleh

anggota sebagai bukti angsuran berjalan.

5. Laporan

a. Setelah seluruh kegiatan simpan dan pinjam anggota koperasi selesai,

Admin dan bendahara membuat laporan simpan pinjam

b. Laporan yang telah dibuat diserahkan ke Ketua koperasi

3.3. Use Case Diagram

Dari hasil analisa yang dilakukan pada Koperasi Karyawan Bahari

Pelabuhan Indonesia II Cab. Pontianak, akhirnya penulis dapat mengetahui bentuk

sistem secara garis besar atas proses simpan pinjam anggota koperasi yang sedang

berjalan di dalam Koperasi Karyawan Bahari Pelabuhan Indonesia II Cab.

Pontianak tersebut. Bentuk secara garis besarnya dapat di lihat pada use case

diagram di bawah ini.

 29

Sumber: Hasil Penelitian (2018)

Gambar III.1. Diagram Use Case Diagram

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi dokumen sistem berjalan ini menjelaskan tentang

dokumen-dokumen yang digunakan berupa spesifikasi file. Bentuk dokumen sistem

berjalan ini terdiri dari spesifikasi dokumen masukan dan spesifikasi dokumen

keluaran.
 30

3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama dokumen : Form Pendaftaran

Fungsi : Data Anggota Baru

Sumber : Anggota

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : 3 rangkap

Frekuensi : 1 formulir setiap pendaftaran anggota baru

2. Nama dokumen : Data Simpanan

Fungsi : Sebagai data simpanan anggota

Sumber : Admin

Tujuan : Arsip

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap bulan

3. Nama dokumen : Data Pinjaman

Fungsi : Sebagai data pinjaman anggota

Sumber : Bendahara

Tujuan : Arsip

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : 1 Berkas Setiap Pinjaman anggota

4. Nama dokumen : Data Angsuran

Fungsi : Sebagai data angsuran pinjaman anggota

 31

Sumber : Bendahara

Tujuan : Arsip

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap bulan selama masa angsuran

3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama dokumen : Bukti Simpanan

Fungsi : Sebagai data Simpanan Sukarela

Sumber : Admin

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap Bulan

2. Nama dokumen : Bukti Angsuran Pinjaman

Fungsi : Sebagai data Angsuran Pinjaman Anggota

Sumber : Bendahara

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : 1 Rangkap

Frekuensi : Setiap bulan selama periode angsuran

3. Nama dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti pinjaman anggota

Sumber : Bendahara

Tujuan : Anggota
 32

Media : Kertas

Jumlah : 1 Rangkap

Frekuensi : Setiap peminjaman

4. Nama dokumen : Laporan Simpan dan Pinjam

Fungsi : Sebagai laporan transaksi bulanan

Sumber : Admin

Tujuan : Ketua Koperasi

Media : Kertas

Jumlah : 2 Rangkap

Frekuensi : Setiap akhir bulan

3.5. Permasalahan Pokok

Koperasi Karyawan Bahari Pelabuhan Indonesia II Cab. Pontianak

merupakan salah satu koperasi karyawan yang ada di Pontianak,dimana pengolahan

datanya masih menggunakan sistem pembukuan mulai dari data anggotal, data

simpanan, data pinjaman, dan data angsuran pinjaman. Apabila terjadi rekap data

untuk pembuatan laporan bulanan ataupun pencarian data tersebut membutuhkan

waktu dan proses yang lama, sehingga tingkat efektifitas dan efisiensi dari koperasi

berkurang. Adapun masalah tersebut akan diuraikan sebagai berikut:

1. Semua Pengarsipan data secara pembukuan sehingga belum tersusun rapi atau

teratur dan munculnya kemungkinan data rusak atau hilang sebelum diolah

ketahapan lebih lanjut dalam pembuatan laporan.

2. Kurangnya ketelitian dan lambatnya proses pengolahan data pinjaman anggota,

simpanan anggota, serta pembuatan laporan.

 33

3. Kurangnya sumber daya manusia di bidang teknologi informasi.

4. Sistem pembukuan membuat data-data khususnya data simpanan dan data

pinjaman menjadi sulit jika ingin dilihat kembali dan memiliki resiko yang

cukup tinggi.

3.6. Pemecahan Masalah

Permasalahan yang terjadi pada Koperasi Karyawan Bahari Pelabuhan

Indonesia II Cab. Pontianak lebih mendasar dan terletak pada sumber daya manusia

serta sistem yang dijalankan dkoperasi tersebut, sehingga manajemen koperasi

harus melakukan tindakan yang efektif dan juga efisien terhadap permasalahan

yang timbul serta dapat mengambil langkah-langkah yang sesuai dengan

manajemen koperasi agar koperasi dapat lebih maju dikemudian hari. Adapun

alternatif pemecahan masalah yaitu:

1. Membenahi sistem manajemen perusahaan maupun sistem yang digunakan

khususnya dalam sistem pendataan anggota koperasi, sistem pendataan simpan

dan pinjam anggota dan sistem pembuatan laporan.

2. Meningkatkan kualitas dan mutu kerja pengurus koperasi agar ketelitian dalam

pengolahan data meningkat dan melakukan pengoreksian ulang setiap

terjadinya pengolahan data.

3. Mulai memperbaiki kualitas dari sumber daya manusia di dalam koperasi

tersebut dengan banyak mengirimkan pengurus untuk melakukan kegiatan

workshop atau seminar khususnya yang berhubungan dengan teknologi

informasi agar pengetahuan para pengurus dan anggota dapat berkembang.

 34

4. Beralih dari ke sistem pembukuan ke sistem komputerisasi agar lebih efektif dan

efisien serta meminimalisir dari berbagai resiko.