BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Di setiap organisasi pasti selalu memiliki sumber daya untuk

menggerakkannya, baik itu berupa sumber daya manusia, sarana prasarana, teknologi maupun finansial serta manajemen yang tepat. Untuk mengintegrasikan keseluruhan sumber daya ini agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik dalam pencapaian tujuan organisasi maka diperlukan koordinasi. Namun dalam praktek administrasi negara di Indonesia seringkali koordinasi dianggap sebagai barang mahal. Koordinasi mudah diucapkan tetapi sulit untuk dilaksanakan. Banyak sekali instansi yang memiliki kegiatan sejenis namun tidak terkoordinasi dengan baik. Masalah ini juga terjadi dalam hubungan antar unit dalam organisasi. Koordinasi harus dilakukan sejak memulai suatu perencanaan, pelaksanaan sampai evaluasi hasilnya, apakah tujuan yang diharapkan telah tercapai atau belum dan dimana kelemahannya. Secara umum, koordinasi merupakan tali pengikat dalam organisasi dan manajemen yang menghubungkan peran para pelaku organisasi dan manajemen untuk mencapai tujuan organisasi dan manajemen. Dengan kata lain, adanya koordinasi dapat menjamin pergerakan aktor organisasi ke arah tujuan bersama. Tanpa adanya koordinasi, semua pihak dalam organisasi dan manajemen akan bergerak sesuai dengan kepentingannya namun terlepas dari peran aktor lainnya dalam organisasi dan peran masing-masing aktor tersebut belum tentu untuk mencapai tujuan bersama.

1.2

Tujuan Untuk mengetahui teknik- teknik koordinasi yang baik, permasalahan yang dapat menghambat koordinasi dan komunikasi, serta peran koordinasi dan komunikasi dalam organisasi pemerintahan dalam pencapaian tujuan dari pemerintahan itu sendiri.

1.3

Rumusan Masalah 1.3.1 apa saja teknik- teknik dalam berkoordinasi 1.3.2 permasalahan yang dapat menghambat koordinasi 1.3.3 bagaimana peran koordinasi dan komunikasi di dalam organisasi pemerintahan sehingga tujuan organisasi dapat tercapai
1

BAB II ISI

2.1

Pengertian Komunikasi, Koordinasi, dan Pemerintahan Objek materiil ilmu komunikasi ialah perilaku manusia, yang dapat merangkum perilaku individu, kelompok dan masyarakat. Sedangkan objek formalnya ialah situasi komunikasi yang mengarah pada perubahan sosial termasuk pikiran, perasaan, sikap dan perilaku individu, masyarakat, dan pengaturan kelembagaan. Jika dilihat dari asal kata, komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu communicatio bersumber dari perkataan communis yang berarti sama. Ada banyak pengertian dari komunikasi yang di berikan oleh beberapa para ahli komunikasi. Ada pendapat yang menyatakan bahwa komunikasi sebagai pengoperasian ide dan gagasan untuk menyatukan kekuatan sehingga terjadi interaksi antara orang-orang yang berkomunikasi, menuju pencapaian tujuan bersama (kesamaan makna). Ada juga yang mengatakan bahwa komunikasi ialah proses interaksi yang di dalamnya terdapat ide-ide, gagasan-gagasan, yang disampaikan oleh seseorang komunikator kepada komunikan baik secara verbal maupun non verbal dalam bentuk simbol-simbol atau lambang-lambang yang berarti dengan tujuan untuk merubah sikap atau perilaku seseorang. Sedangkan koordinasi adalah salah satu bentuk dari komunikasi yang lebih spesifik, yaitu usaha untuk mempercepat pencapaian kata sepakat. Bisa juga diartikan cara dalam percepatan kesatuan perintah maupun tindakan untuk melaksanakan program pemerintah dalam rangka pencapaian tujuan. C oordination as the achievement of orderly group efforts, and unity of action in pursuit of common purpose. Antara pemerintah dan pemerintahan memiliki arti yang berbeda yaitu : 1. pemerintah berarti badan yang melakukan kekuasaan memerintah. 2. pemerintahan berarti perbuatan, cara, hal atau urusan dari badan yang memerintah tersebut. Namun demikian, beberapa Negara tidak membedakan antara pemerintah dan pemerintahan. Inggris menyebutnya government dan Perancis gouvernment keduanya berasal dari perkataan Latin gubernacalum. Dalam bahasa arab disebut hukuman sedangkan di Belanda mengartikan regeling sebagai penggunaan kekuasaan negara oleh yang berwenang dalam rangka mewujudkan tujuan negara, dan sebagai penguasa
2

menetapkan perintah-perintah. Adapun komunikasi pemerintahan dari gabungan dua pengertian di atas yaitu komunikasi pemerintahan adalah, proses penyampaian ide-ide, gagasan-gagasan dan program pemerintah kepada masyarakat dalam rangka mencapai tujuan negara yaitu kesejahteraan rakyat. Dalam hal ini pemerintah diasumsikan sebagai komunikator dan masyarakat sebagai komunikan, namun bila merujuk pada komunikasi model circular, masyarakat pun dapat memberikan ide atau gagasan pada pemerintah atau sering dikatakan dengan proses feedback terhadap setiap kebijakan/ pesan yang dikeluarkan pemerintah terhadap rakyat. Dan kedudukan koordinasi dalam pemerintahan adalah lebih khusus di dalam organisasi tersebut, yaitu antara fungsi fungsi pemerintahan agar terdapat kesesuaian langkah, tidak terlepas antara satu dengan yang lain meskipun setiap unit memiliki tugas dan kegiatan masing-masing namun tetap dalam rangka pencapaian tujuan secara keseluruhan.

2.2

Komunikasi 2.2.1 Proses Komunikasi dan Unsur-Unsur Komunikasi Secara operasional adalah proses pengiriman pesan dari komunikator kepada komunkan, hal ini dapat terjadi bak didalam organisasi maupun diluar organisasi. Komunikasi merupakan proses penyampaian isi pikiran dan perasaan kepada orang lain, di dalam suatu proses diperlukan serangkaian kegiatan timbal balik antar komunikator dengan komunikan. Diawali oleh pengrim sumber yang berfungsi sebagai komunikator menyandikan pesan dalam bentuk lambanglambang komunikasi (bahasa lisan, tulisan, gerak atau melalui media). Selanjutnya pesan tersebut disalurkan secara langsung maupun tidak langsung. Pesan yang disandikan tersebut kemudian dimaknai oleh penerima pesan (komunikan) selanjutnya memberikan respon terhadap pesan yang diterima demikian seterusnya berkesinambungan dan bergantian. Unsur-unsur komunikasi : 1. Pengirim berita (komunikasi), yaitu orang yang mengirimkan berita, informasi, atau ide kepada orang lan. 2. Berita/pesan (message), yaitu sesuatu yang disampaikan berupa perintah, instruksi, saran, usul. Pesan hendaknya jelas bagi penerima. 3. Penerima berita (komunikan), yaitu orang yang menerima pesan dan menangkap maksud/arti dari si pengirim berita.
3

4. Prosedur atau media, yaitu sarana yang dipakai dalam menyampaikan berita, seperti sarana/media berbentuk audio (didengar), visual (dilihat) atau audiovisual (didengar dan dilihat). 5. Reaksi atau tanggapan,yaitu respon yang diberikan oleh penerima berita terhadap pesan yang disampaikan oleh pengirim berita, sehingga timbul komunikasi dua arah. 2.2.2 Komponen dan Tujuan Komunikasi 1) Komponen Komunikasi a. Lingkungan komunikasi Lingkungan (konteks) komunikasi setidak-tidaknya dimensi: 1. Fisik, adalah ruang dimana komunikasi berlangsung yang nyata atau berwujud. 2. Sosial-psikoilogis, meliputi, misalnya tata hubungan status di antara mereka yang terlibat, peran yang dijalankan orang, serta aturan budaya masyarakat di mana mereka berkomunikasi. Lingkungan atau konteks ini juga mencakup rasa persahabatan atau permusuhan, formalitas atau informalitas, serius atau senda gurau, 3. Temporal (waktu), mencakup waktu dalam hitungan jam, hari, atau sejarah dimana komunikasi berlangsung. b. Sumber-Penerima c. Enkoding-Dekoding d. Kompetensi Komunikasi e. Pesan f. Saluran g. Umpan Balik Umpan balik adalah informasi yang dikirimkan balik ke sumbernya. Umpan balik dapat berasal dari anda sendiri atau dari orang lain. Komunikator menyampaikan pesan kepada komunikan. Setelah memiliki tiga

komunikan mendekode pesan yang ia terima, pada gilirannya komunikan meng-encode tanggapannya pada komunikator Arus balik dapat bersifat LANGSUNG dan TIDAK LANGSUNG

1. bersifat langsung terjadi pada komunikasi antar pribadi dimana komunikator dapat mendengar tanggapan komunikan secara langsung (immediate feedback) 2. bersifat tidak langsung/tertunda, banyak terjadi di komunikasi massa h. Hambatan Komunikasi  Hambatan komunikasi dalam bentuk gangguan Gangguan (noise) adalah gangguan dalam komunikasi yang mendistorsi pesan. Gangguan menghalangi penerima dalam menerima pesan dan sumber dalam mengirimkan pesan. 1. Gangguan semantik, rusaknya conten pesan komunikasi yang ditransfer kepada komunikan 2. Gangguan mekanik, gangguan akibat saluran komunikasi atau kegaduhan yang bersifat fisik  Hambatan dalam bentuk kepentingan: kepentingan menyebabkan seseorang menjadi selektif dalam menanggapi atau menghayati suatu pesan  Hambatan dalam bentuk komunikasi terpendam: motive yang berbeda akan memberikan pengaruh yang berbeda dalam memberikan suatu tanggapan thd pesan  Hambatan dalam bentuk prasangka: prasangka/curiga menyebabkan penentangan thd pesan-pesan komunikator i. Efek Komunikasi j. Etik dan Kebebasan Memilih 2) Tujuan Komunikasi Ada empat tujuan atau motif komunikasi yang perlu dikemukakan di sini. Motif atau tujuan ini tidak perlu dikemukakan secara sadar, juga tidak perlu mereka yang terlibat menyepakati tujuan komunikasi mereka. Tujuan dapat disadari ataupun tidak, dapat dikenali ataupun tidak. Selanjutnya, meskipun. teknologi komunikasi berubah dengan cepat dan drastis (kita mengirimkan surat elektronika, bekerja dengan komputer, misalnya) tujuan komunikasi pada dasarnya tetap sama, bagaimanapun hebatnya revolusi elektronika dan revolusi-revolusi lain yang akan datang. (Arnold dan Bowers, 1984; Naisbit.1984). a. Menemukan (edukatif)
5

Dengan berkomunikasi kita dapat memahami secara lebih baik diri kita sendiri dan diri orang lain yang kita ajak bicara. Tetapi, komunikasi juga memungkinkan kita untuk menemukan dunia luardunia yang dipenuhi objek, peristiwa, dan manusia lain. b. Untuk berhubungan dan bertukar informasi Salah satu motivasi kita yang paling kuat adalah berhubungan dengan orang lain (membina dan memelihara hubungan dengan orang lain) dan mendapatkan informasi yang murni, objektif, rasional, logis, dan konkret. c. Untuk meyakinkan (persuasif) Media masa ada sebagian besar untuk meyakinkan kita agar mengubah sikap dan perilaku kita. Media dapat hidup karena adanya dana dari iklan, yang diarahkan untuk mendorong kita membeli berbagai produk. d. Untuk bermain (entertainment Kita menggunakan banyak perilaku komunikasi kita untuk bermain dan menghibur diri. Kita mendengarkan pelawak, pembicaraan, musik, dan film sebagian besar untuk hiburan.

2.2.3 Komunikasi Efektif  Faktor-faktor yang mempengaruhi 1. pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa shingga menarik komunikan. 2. pesan harus menggunakan lambang-lambang yang tertuju pada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunika sehingga sama-sama mengerti. 3. pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan

menyarankan beberapa cara ut memperoleh kebutuhan tersebut. 4. pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan tadi yang layak bagi situasi kelompok di mana komunikan berada pada saat ia digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki.  Efektif komunikasi ditinjau dari komunikan 1. Ia dapat dan benar-benar mengerti pesan komunikasi.

2. Pada saat ia mengambil keputusan, ia sadar bahwa keputusannya itu sesuai dengan tujuannya. 3. Pada saat mengambil keputusan, ia sadar bahwa keputusannya itu bersangkutan dengan kepentingan pribadinya. 4. Ia mampu untuk menepatinya baik secara mental maupun secara fisik.  Komunikasi efektif ditinjau dari komunikator 1. Kepercayaan pada komunikator (source credibiliy), kepercayaan pada komunikator ditentukan pada keahliannya dan dapat tidak ia dipercaya 2. Daya tarik komunikator (source attractiveness), jika komunikator ikut serta, komunikator mempunyai persamaan, jika komunikator menyesuaikan image komunikan, ia memahami kebutuhan kecakapan, pengalaman, kesulitan dan kemampuan berpikir dan sebagainya.

2.3

Teknik-Teknik Koordinasi 1. Teknik Koordinasi dengan Pendekatan Proses Manajemen a. Koordinasi dalam Perencanaan. Koordinasi dalam perencanaan merupakan upaya untuk mengintegrasikan berbagai perencanaan melalui diskusi yang saling menguntungkan, tukar pikiran. b. Koordinasi dalam Pengorganisasian. Koordinasi merupakan esensi organisasi. Koordinasi dalam pengorganisasian sangat diperlukan manajemen antara lain dalam distribusi tugas. Misalnya, untuk kegiatan reformasi birokrasi dalam suatu instansi maka dibentuk satu tim reformasi yang bertugas menyusun konsep reformasi birokrasi. Dalam tim tersebut ditetapkan beberapa sub-tim yang diberi tugas untuk mempersiapkan konsep spesifik, misalnya: sub-tim keuangan, subtim sumber daya manusia, sub-tim grand-design dan sebagainya. c. Koordinasi dalam staffing. Dalam penempatan pegawai perlu dilakukan koordinasi untuk menjamin pegawai yang tepat di tempat yang tepat (the right man on the right place). d. Koordinasi dalam directing. Efektivitas arahan, instruksi dan pedoman sangat bergantung pada harmonisasi atasan dan bawahan. Misalnya, dalam satu unit tertentu, pimpinan memberikan petunjuk ke mana unit tersebut diarahkan untuk mendukung tugas, pokok dan fungsi organisasi.

e. Koordinasi dalam pengawasan. Koordinasi melalui pengawasan diperlukan untuk menjamin sigkronisasi antara kinerja aktual dengan kinerja yang distandarkan. Dengan demikian, koordinasi perlu dilakukan dalam setiap proses manajemen sebagai upaya mengintegrasikan upaya berbagai pemangku kepentingan dalam mencapai tujuan organisasi. Kalau langkah tersebut tidak dilakukan maka sangat sulit bagi para manajer untuk memastikan bahwa seluruh pemangku kepentingan dapat bekerjasama secara terpadu. 2. Teknik Koordinasi dengan Pendekatan Pasar Koordinasi secara prinsip diturunkan dari teori organisasi. Dalam organisasi yang kompleks terdiri dari beberapa divisi tenaga kerja (division of labour). Masingmasing divisi tenaga kerja tersebut memiliki spesialisasi kompetensi dan bidang pekerjaan tertentu. Untuk memadukan berbagai divisi dan spesialisasi tersebut dalam pencapaian tujuan organisasi maka dilakukan koordinasi. Koordinasi dapat dilakukan dalam kerangka outward dan inward looking. Dalam kerangka outward looking, koordinasi dilakukan dalam arena lingkungan eksternal organisasi. 3. Teknik Koordinasi dengan pendekatan Organisasi Secara organisatoris, koordinasi terjadi melalui mekanisme non-harga. Mekanisme koordinasi ini tidak terancang secara otomatis tetapi harus dirancang oleh pihak yang memiliki otoritas dalam organisasi. Mekanisme koordinasi tersebut menurut Mintzberg (1989) terdiri dari: 1) Mutual Adjustment Mutual masingmasing adjustment divisi/unit merupakan organisasi mekanisme melakukan koordinasi penyesuaian dimana dalam

memaksimalkan benefit/kesuksesan organisasi. Dalam hal ini proses koordinasi berjalan secara cair (fluid), tidak terlalu formal, tidak memerlukan komando serta tanpa ada hambatan birokrasi. 2) Direct supervision Direct supervision merupakan mekanisme koordinasi dimana masingmasing divisi/unit organisasi disupervisi/diawasi/dikontrol secara ketat oleh atasannya dalam rangka memaksimalkan benefit/kesuksesan organisasi. Dalam hal ini proses koordinasi berjalan melalui mekanisme penetapan target, pengawasan pencapain target dan pelaporan pencapaian target. Koordinasi juga dilakukan secara bertingkat (atasan: supervisor dan bawahan: unit/divisi).
8

3) Standardization of work Standardization of work merupakan mekanisme koordinasi dimana proses kerja masing-masing divisi/unit organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga proses kerja tersebut bersifat baku/standar. Standarisasi proses kerja tersebut biasanya dinamakan standard operating procedure (SOP). Melalui mekanisme ini proses kerja dapat dipercepat atau diperlambat sesuai dengan standar yang ditetapkan. 4) Standardization of output Standardization of output merupakan mekanisme koordinasi dimana output kerja masing-masing divisi/unit organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga output kerja tersebut bersifat baku/standar sesuai dengan harapan organisasi. Standarisasi output kerja tersebut biasanya biasanya tercermin dalam salah satu performance indicators (PIs). Yang tercermin dalam performance indicators ini biasanya bukan hanya output tetapi juga benefit dan impact dari suatu rancangan program/kegiatan. Melalui mekanisme ini semua divisi/unit dalam organisasi dituntut untuk berupaya mencapai output yang telah distandarkan. Pencapaian output standar tersebut biasanya dijadikan sebagai parameter keberhasilan/kegagalan suatu divisi/unit dalam organisasi. 5) Standardization of skills Standardization of skills merupakan mekanisme koordinasi dimana skills kerja masing-masing divisi/unit organisasi terancang sedemikian rupa sehingga proses serta output kerja dapat dicapai atas kerjasama sistematis dalam satu kelompok skills tertentu. Karena skills yang dibutuhkan sudah standar maka hanya sumber daya yang memenuhi skills tersebut yang dapat terlibat dalam kegiatan organisasi ini. 6) Standardization of norms Standardization of norms merupakan mekanisme koordinasi dimana perilaku kerja dari masing-masing individu terstandarkan dalam bentuk tata nilai, aturan dan lainnya sehingga misi organisasi dapat dicapai. Keenam mekanisme koordinasi tersebut, namun demikian, belum tentu cocok diterapkan atau diaplikasikan pada semua jenis organisasi. Pada jenis organisasi tertentu terdapat mekanisme koordinasi yang cocok dengan organisasi tersebut. Dilihat dari jenisnya serta tingkat kecocokan mekanisme koordinasi, organisasi dapat dikategorikan ke dalam: pertama, entrepreunerial organization
9

(organisasi yang mewirausahakan), jenis organisasi seperti ini memiliki spirit kewirausahaan yang tinggi. Artinya, para pemangku kepentingan dalam organisasi tersebut sangat aktif membuka ruang terobosan serta menangkap peluang untuk kepentingan organisasi. Semangat perubahan ke arah kemajuan serta adanya fleksibilitas untuk bermanuver membuat organisasi jenis ini memiliki kapasitas yang memadai untuk mempercepat pertumbuhan organisasi (perpetuating organizational growth). Mekanisme koordinasi yang cocok dengan organisasi jenis ini adalah direct supervision (supervisi langsung). Untuk mencapai tujuan organisasi sumber daya manusia atau unit-unit dalam organisasi dikawal melalui supervisi langsung. Kedua, machine organization (organisasi mekanis), jenis organisasi ini cenderung memiliki perilaku organisasi yang mekanis. Pola interaksi dalam organisasi cenderung kaku sebagaimana pola interaksi antar komponen dalam mesin yang segala sesuatunya sudah teratur. Oleh karena itu, mekanisme koordinasi yang cocok dengan jenis organisasi mekanis adalah standardization of work process (standarisasi proses kerja). Instrumen koordinasi melalui standarisasi proses kerja ini berarti standarisasi proses kerja sedemikian rupa sehingga proses kerja berlaku sama untuk semua jenis pekerjaan yang terkait. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin kualitas proses kerja agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Ketiga, professional organization (organisasi profesi) yaitu organisasi yang dijadikan wadah kerjasama para professional pada bidang tertentu. Dari segi SDM, jenis organisasi ini terdiri dari para ahli (experts) bidang tertentu. Dari segi bidang keahlian, organisasi ini terspesialisasi pada bidang tertentu. Mekanisme koordinasi cenderung tidak dapat dilakukan melalui pola yang kaku, didiktekan, bersifat komando, tetapi didasarkan pada standardization of skills (standarisasi keahlian). Dengan kata lain, Keahlian yang terstandarisasi menjadi instrumen pengendalian dan pemaduan kegiatan para profesional tersebut. Keempat, Diversified Organization (Organisasi yang Terdiversifikasi), organisasi ini memiliki struktur yang terdiversifikasi ke dalam beragam unit, departementasi dan cabang. Keberagaman tersebut sangat sulit dijangkau (too long span of control) melalui mekanisme koordinasi standarisasi proses maupun supervisi langsung. Yang justru dapat secara efektif dan efisien dilakukan dalam organisasi jenis ini adalah koordinasi melalui standarisasi output. Metode proses pelaksanaan kegiatan diserahkan pada masing-masing unit sedangkan hasil/output dikendalikan secara terpusat. Dengan kata lain, pimpinan menetapkan standar output yang
10

diharapkan sedangkan unit-unit pelaksana bertugas mewujudkan pencapaian standar output tersebut sebagai realisasi komitmen kontrak kinerja antara unit-unit pelaksana dengan pimpinan. Kelima, inovative organization (organisasi yang inovatif). Bagi organisasi yang menekankan kegiatannya pada kegiatan inovasi maka organisasi tersebut lebih tepat berada pada iklim kerja yang memberi ruang untuk berkembangnya pemikiranpemikiran serta produk-produk pemikiran yang justru mendobrak kemapanan sistem. Oleh karena itu, suasana yang kaku, terstandar, monoton tidak sesuai dengan tipe organisasi ini. 4. Teknik Koordinasi dengan Pendekatan Hubungan antar Struktur Dilihat dari pola hubungan antar struktur khususnya dalam kegiatan pemerintahan maka koordinasi dapat dilakukan melalui beberapa langkah berikut (menurut SANRI, 1997) : 1) Koordinasi Hierarkhis (Koordinasi Vertikal); Koordinasi Hierarkhis (Koordinasi Vertikal) adalah koordinasi dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan dalam suatu instansi pemerintah terhadap pejabat (pegawai) atau instansi bawahannya. Koordinasi macam ini melekat pda setiap fungsi pimpinan seperti halnya fungsi-fungsi perencanaan, penggerak,

pengorganisasian dan pengawasan. Setiap pimpinan berkewajiban untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahannya. 2) Koordinasi Fungsional; Koordinasi Fungsional adalah koordinasi yang dilakukan oleh seorang pejabat atau sesuatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang tugasnya berkaitan berdasarkan azas fungsionalisasi. Dalam koordinasi fungsional ini dapat dibedakan yaitu: a. Koordinasi Fungsional Horizontal; Koordinasi ini dilakukan oleh seorang pejabat atau suatu unit/instansi terhadap pejabat atau unit/instansi lain yang setingkat. b. Koordinasi Fungsional Diagonal; Koordinasi ini dilakukan oleh seorang pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lain yang lebih rendah tingkatannya tetapi bukan bawahannya.

11

2.4

Hal-Hal yang Menghambat Komunikasi 2.4.1 Perubahan Masyarakat dan Organisasi Pmerintahan Para sosiolog sepaham bahwa setiap masyarakat akan selalu berubah dan berkembang cepat atau lambat. Perubahan yang terjadi sebagai produk interaksi -interaksi yang berlangsung dalam masyarakat bermula dari bentuk sederhana sampai kepada bentuk dan sifat yang lebih luas dan kompleks. Interaksi mulai dari kalangan terbatas pada desa dalam skala kecil meningkat ke skala besar dalam ikatan warga masyarakat Kabupaten dan warga masyarakat provinsi sampai pada warga masyarakat bangsa. Dalam kondisi ini masyarakat dituntut menginterpretasikan masalah-masalah lokal ke masalah nasional bahkan sampai ke masalah yang bersifat global. Seiring dengan perubahan tersebut, transaksi komunikasi telah pula bergeser dari kualitas kebutuhan sederhana ke tingkat pemerintah kebutuhan yang semakin komplek yang mencakup semua aspek kehidupan. Hal ini menyebabkan tuntutan masyarakat yang tinggi terhadap keterbukaan, keefisien dan keefektifan kinerja aparat dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sering kali ditemukan sarana dan prasarana serta kemampuan komunikasi dan koordinasi aparat pemerintah yang minim dalam pemerintahan daerah untuk dapat memenuhi tuntutan masyarakat tersebut. 2.4.2 Pengaruh global tinggi yang tidak disertai dengan kemajuan masyarakat Globalisasi menuntut pemerintah yang bisa mempengaruhi

masyarakatnya untuk berpartisipatif dalam pembangunan. Kebijakan yang ditetapkan oleh pemerintah harus tersampaikan dan dipahami oleh masyarakat sebagai implementator dari kebijakan. Pada masyarakat yang masih tertinggal dan jauh dari sentuhan teknologi informasi menjadikanya masyarakat yang tidak responsive dan partisipatif terhadap kebijakan pemerintah. Pada keadaan masryarakat seperti ini aparat pemerintah daerah kesulitan dalam menyampaikan kebijakan yang telah ditetapkan pemerintah sehingga tidak terjadinya koordinasi antara pemerintah sebagai pemberi kebijakan dengan masyarakat sebagai pelaksana kebijakan. Aparatur pemerintah dalam berkomunikasi dituntut untuk dapat lebih memahami orang lain bahwa: a. Setiap orang memilki kebutuhan yang berbeda b. Orang yang sama pada saat yang berbeda akan memiliki kebutuhan yang berbeda
12

c. Setiap orang memiliki kebutuhan untuk dihargai dan diakui d. Perilaku yang tampil hanya merupakan sebagian dari kepribadian seseorang e. Penampilan dan cara berkomunikasi dapat berpengaruh penilaian orng lain terhadapnya f. Cara pandang seseorang tidak sama g. Unsur social budaya merupakan faktor yang cukup berperan pada perilaku seseorang. Langkah langkah untuk menanggulangi hambatan Komunikasi Pemerintahan : 1. Merubah Sikap dan Karakter Aparatur Pemerintahan Pentingnya sikap manusia (aparatur pemerintahan ) dalam mewujudkan tujuan dan sasaran organisasi pemerintah tidak terlepas dari apa yang dikemukakan para ahli berikut: a. Mueler menyatakan bahwa sikap merupakan komponen penting nomor satu dalam jiwa manusia,yang dengan kuat sekali mempengaruhi segala keputusan yang diambilnya b. Adimihardja menyatakan bahwa tingkah laku itu beroperasi melalui

pengetahuan (cognitive) dan presepsi, dimana kognisi merupakan komponen dari pada sikap manusia. c. Edwards III menyatakan bahwa sikap dari implementator merupakan faktor yang penting dalam study implementasi kebijakan publik. Apabila implementasi berjalan efektif,bukan hanya implementator mengetahui apa yang apa yang akan dialakukan dan mempunyai kemampuan melakukan kebijakan itu. 2. Memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan berbagai alternative pilihan alat komunikasi jenis media atau saluran komunikasi yang digunakan, apakah komunikasi lisan,tulisan,non verbal maupun dengan menggunakan peralatan lainya (misalnya telepon,faximilli,internet dan sebagainya)ikut berperan dalam tercapainya komunikasi yang efektif.

2.5 Peran Komunikasi Dalam Organisasi Pemerintahan 1. Dalam fungsi perintah Komunikasi memberi ruang bagi bawahan untuk berbicara, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Dengan adanya komunikasi dan koordinasi, bawahan tahu apa yang harus dilakukannya, tugas dan tanggung jawab serta hak-haknya sehingga bisa bekerja dengan baik sesuai perintah yang diberikan
13

2. Dalam fungsi relasi Komunikasi memperbolehkan aparatur pemerintah lainnya untuk menciptakan dan mempertahankan kualitas dan prestasi seta hubungan personel dengan pegawai lainnya. Di dalam suatu organisasi, perlu kerjasama dalam menjalankan fungsi sesuai tugas dan kapasitasnya masing-masing dengan tetap memperhatikan hubungan formal profesional antara sesama rekan kerja. Dengan demikian kualitas kerja dapat terus terjaga dalam suasana yang kondusif. 3. Dalam fungsi manajemen ambiguity Yakni motivasi berganda yang muncul akibat kurang jelasnya tujuan organisasi. Dengan adanya komunikasi yang jelas mengenai tujuan, visi misi dan standar operasional prosedur serta output yang diharapkan maka ambiguitas tersebut tidak akan ada. Sebab dengan adanya ketidakjelasan tujuan maka pegawai tidak akan bekerja secara maksimal karena tidak ada yang akan dicapai. Melalui komunikasi dan koordinasi diharapkan dapat mengintegrasikan dan memanfaatkan semua sum ber daya yang ada dalam organisasi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut. Untuk mewujudkan peran komunikasi di atas maka komunikasi harus efektif. Gibson berpendapat untuk efektifnya komunikasi perlu diambil tindakan: 1. mengadakan tindakan langsung (following up), perintah yang diikuti contoh pelaksanaan atau petunjuk yang lebih jelas dengan perbuatan. 2. mengatur arus informasi (regulating information flow), informasi yang masuk diseleksi dan dilihat kesesuaiannya dengan kebutuhan organisasi. 3. memanfaatkan umpan balik (utilizing feedback), memperhatikan umpan balik untuk membuat kebijakan-kebijakan yang dapat menguntungkan organisasi. 4. penghayatan (empathy) pengulangan (repetition), dalam berkomunikasi harus ada penekanan terhadap informasi yang dianggap penting untuk lebih diperhatikan serta disampaikan berulang-ulang jika perlu agar komunikan dapat memahami apa esensi dari pembicaraan tersebut. 5. mendorong saling mempercayai (encouraging mutual trust), adanya rasa percaya penting agar apa yang diperintahkan mau dilaksanakan dan dapat ditaati sebagai sesuatu yang dianngap baik dan benar. 6. penetapan waktu secara efektif (effective timing), menyampaikan sesuatu di saat yang tepat akan dapat diterima dengan lebih baik.

14

7. menyederhanakan bahasa, penggunaan bahasa yang mudah dimengerti serta tidak berbelit-belit memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahpahaman serta

mempercepat tercapainya kesamaan makna dalam berkomunikasi. 8. mendengarkan secara efektif, baik komunikator maupun komunikan harus mendengarkan dengan baik apa yang disampaikan, sehingga maknanya dapat ditangkap dan dapat dilaksanakan sesuai dengan petunjuk. 9. memanfaatkan selentingan, setiap isu yang muncul harus mendapat perhatian karena mungkin itu dapat bermanfaat dalam pengembangan organisasi maupun dapat menjadi evaluasi jika itu menyangkut kekurangan yang ada . Komunikasi yang efektif mensyaratkan adanya pendekatan faktual dan aktual namun sebelumnya diperlukan pengetahuan dan pemahaman komprehensif berdasarkan kejujuran dan hati nurani, oleh George Terry disebut 4C, yaitu : 1. consistency, mencerminkan keteguhan dan kepastian dalam mewujudkan tujuan pemerintahan. 2. claritiness, sikap transparan dalam melaksanakan tugas, jelas tujuannya, caranya, mampu beradaptasi, memahami keinginan aparatur, privat dan masyarakat dan kultur masyarakat. 3. correctness, sikap jernih dan teliti. 4. completeness, sikap komprehensif dan holistik dalam melihat satu hal, kegiatan, maupun peristiwa. Komunikasi dan koordinasi pemerintahan sangat tergantung kepada

pemerintah dalam menjalankan fungsi ini untuk menyampaikan kebijakan-kebijakannya baik kepada masyarakat maupun internal organisasinya agar dapat menjalankan kewajibannya sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Untuk itu pemerintah harus tanggap dengan lingkungan kerjanya, termasuk budaya masyarakat maupun sifat aparatnya dan ini memerlukan seni tersendiri dalam penyampaian informasinya agar dapa diterima dengan benar sesuai dengan apa yang diinginkan. Dengan demikian barulah aparat dapat bekerja dengan benar untuk mencapai tujuan organisasi.

15

BAB III PENUTUP

3.1

Kesimpulan Komunikasi dan koordinasi dalam pemerintahan sangat penting dalam upaya pencapaian tujuan sebab ia merupakan faktor kunci dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya secara efektif. Komunikasi adalah proses penyampaian ide dari seseorang kepada orang lain agar apa yang dipikirkannya dapat dipahami oleh si penerima. Dalam pemerintahan komunikasi yang terjadi adalah penyampaian nilai-nilai dan kebijakan dari pemerintah kepada masyarakat maupun kepada pegawai dalam lingkungan internal organisasinya agar dapat melaksanakan tugas dalam rangka pencapaian tujuan

pemerintah, yaitu kesejahteraan rakyat. Sedangkan koordinasi adalah usaha untuk mempercepat kesatuan perintah dan tindakan dalam pelaksanaan tugasnya serta mengintegrasikan seluruh sumber daya yang ada dalam organisasi secara efektif untuk mencapai tujuan. Semakin besar organisasi maka koordinasi harus semakin intensif, hal ini dikarenakan setiap unit dalam organisasi memiliki tugas masing -masing. Untuk itu perlu dikoordinasikan agar setiap tugas yang dilaksanakan merupakan upaya untuk pencapaian tujuan bersama.

3.2

Saran Koordinasi mudah diucapkan tetapi sulit dilaksanakan. Koordinasi

pemerintahan di Indonesia masih lemah dengan sering tidak sinkronnya tujuan dari unit yang satu terhadap pencapaian tujuan yang diinginkan secara keseluruhan. Untuk itu koordinasi ini perlu ditingkatkan lagi. Upaya perampingan struktur organisasi pemerintahan merupakan ide yang rasional untuk memperkecil rentang kendali sehingga memudahkan koordinasi. Hal ini dapat pula mengefisienkan pembiayaan negara sekaligus mengefektifkan kinerja pegawai.

16

DAFTAR PUSTAKA

http//:dispenmaterikuliah.blogspot.com/ http//:hendrykamanjaya.blogspot.com/ Teknik-teknik Koordinasi dalam Organisasi Publik Pemerintahan.pdf Tim Pengajar Subjek. 2010. Komunikasi dan Koordinasi Pemerintahan. Jatinangor : IPDN

17