PELAKSANAAN 7 FUNGSI MANAJEMEN

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MATEMATIKA

FKIP - UKSW

Sistem Pengelolaan
Sistem pengelolaan fungsional dan operasional Progam Studi Pendidikan Matematika
UKSW telah berjalan sangat baik dengan Standard Operating Procedure (SOP) yang
dilengkapi dengan dokumen-dokumen. Pengelolaan Progam Studi didasarkan pada
sistem pengelolaan fungsional dan operasional progam studi mencakup planning,
organizing, staffing, leading, controlling baik dalam kegiatan eksternal maupun internal.
Berikut penjelasan terkait 7 fungsi pengelolaan pada prodi Pendidikan Matematika .

1. Perencanaan
Rencana pengelolaan program studi didasarkan pada rencana strategis dan rencana
operasional. Penyusunan rencana strategis dilakukan setiap lima tahun sekali dalam
forum rapat kerja ddiarahkan untuk ketercapaian visi, misi dan tujuan program studi.
Penyusunan rencana operasional dilakukan setiap tahun sekali menjelang akhir tahun
anggaran universitas dalam forum rapat kerja/rapat intensif dengan memperhatikan
rencana strategis serta hasil evaluasi terhadap pelaksanaan rencana operasional tahun
sebelumnya. Rencana operasional yang telah disusun dan disepakati dalam rapat akan
menjadi program kerja program studi. Program kerja progdi meliputi program rutin dan
non-rutin. Program kerja progdi Pendidikan Matematika mencakup kegiatan internal
(yang hanya berhubungan ke dalam program studi) dan kegiatan eksternal (melibatkan
pihak di luar program studi). Pengelolaan kegiatan internal maupuneksternal dilakukan
oleh kaprogdi dan dipertanggungjawabkan kepada dekan.

2. Pengorganisasian (organizing)
Pelaksanaan Progam Rutin dan Progam Non-Rutin progdi diorganisir melalui
kepanitiaan, Satuan Tugas, Kelompok kerja, dan para koordinator terkait di dalam
lingkungan progdi Pendidikan Matematika. Pengelolaan yang bersifat rutin secara jelas
sudah dijabarkan dalam uraian tugas masing-masing jabatan struktural dan fungsional.
Kegiatan yang tercakup dalam pengelolaan rutin progdi di antaranya: penyelenggaraan
kegiatan belajar mengajar (penyusunan jadwal mata kuliah, penunjukkan pengampu
 mata kuliah, evaluasi penyelenggaraan kuliah, pembimbingan akademik, registrasi
mata kuliah, penyelenggaraan tes, penyerahan nilai akhir), penyelenggaraan kegiatan
pengabdian masyarakat (konsultasi masalah hukum, pendampingan litigasi), kegiatan
penelitian, pembimbingan pelaksanaan penelitian mahasiswa dalam kerangka
penyusunan tugas akhir, dan pelaksanaan diseminasi hasil di progam studi. Kegiatan-
kegiatan non-rutin Progam Studi dilaksanakan berdasar kerangka waktu (time- frame)
yang sudah ditetapkan pada waktu penyusunan progam kerja. Beberapa kegiatan
penting yang meskipun bersifat non–rutin namun dijaga keberlanjutannya adalah
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan akademik seperti; (seminar, workshop),
pengembangan dosen (studi lanjut dan mengikutsertakan dosen dalam kegiatan
ilmiah), penelitian dosen (kerja sama eksternal), pengabdian masyarakat dan kegiatan-
kegiatanpengembangan kompetensi mahasiswa.

3. Ketenagaan (Staffing)
Pengembangan dosen dan tenaga kependidikan dilaksanakan berdasarkan brain power
planning Program Studi. Pengembangan dosen dilakukan melalui progam pendidikan
lanjut bergelar dan progam pengembangan non-gelar di dalam maupun luar negeri.
a. Progam Pendidikan Formal
Progam Studi Pendidikan Matematika secara terprogram telah mengirimkan
dosen untuk meningkatkan kualifikasi pendidikannya melalui studi lanjut dosen
di Perguruan Tinggi.
b. Progam Pendidikan Non-Formal
Program studi pendidikan matematika memfasilitasi dosen dan tenaga
kependidikan untuk mengikuti berbagai kegiatan pelatihan, seminar,
penataran, workshop, bahkan mendorong dan memfasilitasi keikutsertaan
dosen untuk mengikuti progam akademik non-formal di dalam dan luar negeri.

Sistem rekruitmen dan seleksi dosen untuk Progdi Pendidikan Matematika

diatur dalam Pedoman Sistem Seleksi dan Rekrutmen yang disusun dengan
mengacu pada Peraturan Kepegawaian Pegawai Pendidik YPTKSW yang termuat
Surat Keputusan Nomor 156/B/YSW/VII/ 2017. (Dokumen 2.12. Peraturan
Kepegawaian Pegawai Pendidik tahun 2017). Kapasitas dan akseptabilitas calon
dosen menjadi pertimbangan pada proses pengangkatan staf dosen (staffing).
Calon dosen Progdi Pendidikan Matematika dipersyaratkan sebagai berikut:
 a. Minimal berpendidikan S2 Pendidikan Matematika IPK minimal 3.00.
b. Lulusan dari Perguruan Tinggi minimal terakreditasi B.
c. Menguasai keahlian komunikasi dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris
yang dibuktikan dengan hasil tes TOEFL minimal 450 dari Pusat Bahasa
UKSW.
d. Memiliki fisik yang sehat dengan dibuktikan surat keterangan kesehatan dari
dokter Poliklinik UKSW.
e. Memiliki kepribadian yang baik dan minat yang kuat terhadap profesi pendidik
dengan dibuktikan melalui hasil psikotes dari Fakultas Psikologi UKSW.
f. Memiliki kerendahan hati bahwa pengetahuan tidak pernah lengkap dan
karena itu perlu terus-menerus dikembangkan;
g. Menguasai kemahiran konseptual ilmu kependidikan;
h. Mempunyai toleransi akademik yang tinggi;
i. Ikhlas dalam berbagi pengetahuan dengan mahasiswa dan rekan-rekan kerja
dan rekan seprofesi;
j. Memiliki kemampuan memadai dalam mengajar;
k. Menghargai karya-karya orang lain dan memenuhi etika profesi serta standar
etika umum yang tinggi.

Sedang sistem rekrutmen dan seleksi staf administrasi untuk Progdi Pendidikan
Matematika diatur Peraturan Kepegawaian Pegawai Kependidikan YPTKSW yang
termuat Surat Keputusan Nomor 157/B/YSW/VII/ 2017. Pegawai Kependidikan
adalah tenaga yang bertugas membantu pelaksanaan tugas Civitas Akademika di
Universitas. (Dokumen 2.13. Peraturan Kepegawaian Pegawai Kependidikan Tahun
2017). Program rekrutmen Pegawai Pendidik dan Pegawai Kependidikan, ditetapkan
pada Renstra (Rencana Strategis), dijabarkan dalam rencana tahunan dan
dilaksanakan sesuai anggaran tahun yang bersangkutan. Program Studi Pendidikan
Matematika akan menetapkan adanya lowongan Pendidik atau Pegawai
Kependidikan beserta syarat-syaratnya. Selanjutnya Program Studi mengajukan usul
penerimaan Pendidik dan Pegawai Kependidikan ke Dekan FKIP kemudian Dekan
mengajukan kepada Pimpinan UKSW. Persetujuan dari Pimpinan UKSW menjadi
syarat bagi Pimpinan UKSW untuk mengumumkan di Website UKSW, lembaga-
lembaga atau institusi serta Gereja Pendukung tentang kebutuhan tersebut. Seleksi
 aras Progdi Pendidikan Matematika mencakup pemenuhan administrasi dan
wawancara visi dan misi sebagai dosen profesional. Bagi c alon yang lolos seleksi
diusulkan menjadi dosen UKSW yang ditempatkan di Progdi Pendidikan Matematika
dengan masa kontrak 1 (satu) tahun. (Dokumen 2.14. Prosedur Rekrutmen).
Selama masa kontrak dosen yang bersangkutan dibina dan dievaluasi layak tidaknya
menjadi dosen tetap. Apabila sudah memenuhi persyaratan untuk layak diangkat
menjadi tenaga tetap, program studi mengusulkan kepada Dekan FKIP untuk
pengangkatannya kemudian Dekan FKIP mengusulkannya kepada Pimpinan
Universitas yang selanjutnya diteruskan ke Yayasan Perguruan Tinggi Kristen Satya
Wacana. (Dokumen 2.15. Instrumen Evaluasi Dosen).

4. Kepemimpinan (Leading)
Salah satu prinsip utama yang diterapkan di dalam kepemimpinan di lingkungan
program studi adalah kebersamaan dan profesionalitas. Melalui prinsip ini setiap
komponen sivitas akademika mendapatkan perhatian dan memiliki peran yang setara
di dalam upaya mengelola program studi. Prinsip profesionalitas mendorong setiap
orang untuk bekerja dengan aturan main yang telah disepakati. Prinsip kebersamaan
diterapkan di dalam pelaksanaan berbagai kegiatan dan rapatrapat di lingkungan
program studi, di mana setiap komponen sivitas akademika (dosen, mahasiswa dan
tenaga kependidikan) terwakili serta memiliki hak bicara yang sama. Komunikasi yang
didasarkan pada prinsip kebersamaan ini pada gilirannya akan menjadi katalisator
yang efektif untuk membangun pemahaman bersama tentang nilai, norma, etika dan
budaya organisasi di lingkungan program studi. Prinsip kebersamaan ini juga
memungkinkan setiap anggota dalam
struktur program studi untuk mengemukakan gagasan secara bebas dalam rangka
pematangan intelektual. Prinsip profesionalitas tercermin secara jelas dalam
pelaksanaan keputusan- keputusan yang telah diambil untuk diikuti secara konsisten.
Prinsip-prinsip kepemimpinan yang demikian menjamin kepemimpinan program studi
memiliki karakteristik yang kuat (kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab
dan adil dalam:(1) kepemimpinan operasional, (2) kepemimpinanorganisasi, (3)
kepemimpinan publik.
1. Kepemimpinan Operasional
Kepemimpinan opersional yang dikembangkan adalah pola profesional demokratis-
kolegial. Profesional dalam arti di dalam menjalankan kepemimpinannya kaprogdi
diwajibkan untuk bertindak sesuai dengan aturan yang ada tanpa melihat tekanan
maupun keberpihakkan dengan orang lain atau demi kepentingan pihak tertentu.
Demokratis dalam arti perilaku kepemimpinan prodi harus dilandasi oleh nilai-nilai dan
prinsip-prinsip demokrasi. Profesionalitas dan watak demokratis kepemimpinan
tersebut diperkuat oleh semangat kebersamaan. Semangat kebersamaan
dikembangkan dalam suasana demokratis dimana prinsip-prinsip keterbukaan,
akuntabilitas dan partisipasi ditegakkan secara bersama-sama dalam mengelola
program studi. Perancangan progam/kegiatan dilakukan dengan mengacu pada visi,
misi, tujuan dan renstra progdi Pendidikan Matematika yang dituangkan dalam wujud
Renop. Renop disusun melalui Rapat kerja/rapat intensif yang diselenggarakan setiap
tahun. Dalam Rapat Kerja tersebut juga dilakukan penyusunan Rencana Anggaran
Pendapatan Biaya dan Investasi (RAPBI) tahun anggaran berikutnya. Pelaksanaan
kegiatan rutin dan kegiatan non-rutin (progam) didasarkan pada dua acuan, yaitu
deskripsi tugas (job description) masing-masing bagian dari organisasi fakultas/progam
studi dan dokumen Progam Kerja yang secara jelas menunjukan siapa yang
bertanggung jawab melaksanakan kegiatan yang dirancang, serta dengan siapa
koordinasi harus dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Pelaksanaan yang
lebih rinci dan teknis untuk setiap kegiatan dibicarakan di dalam forum Rapat Dinas.
Sementara pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan dilakukan secara langsung
oleh Pimpinan dan secara tidak langsung melalui Rapat Dinas. Pengambilan
keputusan di lingkungan Progam Studi dilakukan melalui rapat dinas program studi
yang rutin dilaksanakan 2 minggu sekali.
2. Kepemimpinan Organisasi
Progam Studi dikelola oleh Ketua Progam Studi (Kaprogdi ) yang bertanggung jawab
langsung kepada Dekan. Dalam menjalankan tugasnya Kaprogdi didukung oleh tenaga
administrasi. Selain itu terdapat tenaga-tenaga dari unit-unit pendukung yang ada di
tingkat universitas. Dari segi jumlah, personil tenaga administrasi Fakultas maupun
unit-unit pendukung yang ada di lingkungan universitas, saat ini masih sangat
memadai. Ketua Progam Studi Pendidikan Matematika UKSW dalam menjalankan
tugasnya didukung oleh: (1) Unit Penjaminan Mutu Fakultas; (2) Himpunan Mahasiswa
Program Studi; (3) Ketua Pusat Studi; (4) Kepala Laboratorium; (5) Biro
Pengembangan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (BP3M); (6) Direktur
Perpustakaan Universitas; (7) Koordinator Bidang Kemahasiswaan; dan (8) Direktur
Lembaga Penjaminan Mutu (LPM).
 Tenaga administrasi menyediakan daya dukung administrasi untuk kelancaran proses
belajar mengajar. Dalam kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat, Kaprogdi
didukung oleh Ketua pusat studi e-Sistem, yang juga berkoordinasi dengan BP3M
pada aras Universitas. Kepala Laboratorium mendukung Kaprogdi dalam memfasilitasi
pengadaan bahan dan alat praktikum dan penelitian mahasiswa/dosen. Koordinator
Gugus Penjaminan Mutu berperan terhadap evaluasi proses belajar mengajar serta
menjaga mutu kegiatan akademik. Koordinator kemahasiswaan berperan dalam
peningkatan perkembangan studi mahasiswa serta memfasilitasi kegiatan
kemahasiswaan di bidang akademik. Interaksi kepemimpinan dalam Progam Studi
Pendidikan Matematika UKSW tersebut menggambarkan karakteristik kredibel,
transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil yang nampak dari efisiensi dan
efektivitas organisasi yang sederhana dan ramping. Semua proses ini
terdokumentasikan dengan baik dalam bentuk dokumen Progam Kerja, tambatan
rapat, presensi dan laporan
pertanggungjawaban.
3. Kepemimpinan Publik Pimpinan di lingkungan program studi juga senantiasa
berupaya menjalin dan memperluas komunikasi dengan pihak-pihak lain di luar
program studi, termasuk dengan pimpinan universitas, lembaga-lembaga penelitian,
dan juga Program Studi pendidikan-pendidikan matematika di universitas-universitas
lain. Selain untuk memperkuat kinerja program studi, kerjasama dengan lembaga-
lembaga eksternal juga dimaksudkan untuk mendapatkan masukan berkenaan dengan
prediksi kebutuhan pengembangan program studi di masa mendatang. Hubungan
dengan lembaga-lembaga tersebut didasarkan pada memorandum ofunderstanding
(pembinaan persiapan olimpiade matematika dengan beberapa SMP dan SMA di Jawa
Tengah), pelaksanaan
kegiatan bersama, atau keanggotaan dalam wadah bersama (IndoMS).

5. Pengawasan (Kontroling)
Pengawasan hakikatnya merupakan upaya ketua Progdi Pendidikan Matematika
untuk melakukan pengendalian pelaksanaan program. Pengendalian ini dilakukan
melalui dua mekanisme utama. Pertama, pengendalian yang dilakukan oleh Ketua
Program Studi Pendidikan Matematika selaku penanggungjawab seluruh
kegiatan. Kegiatan pengendalian ini dilakukan pada saat kegiatan dilakukan (on-
going), maupun permintaan kepada para pelaksana kegiatan untuk membuat
laporan kepada Kaprogdi. Kedua, pengendalian juga dilakukan melalui Rapat
Program Studi dan Rapat Dinas Fakultas. D alam hal pengawasan seperti ini
dilakukan pula pendelegasian wewenang koordinasi dan pengawasan di aras
Program Studi oleh Ketua Program Studi. Secara berjenjang, Ketua Program Studi
mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada pimpinan fakultas, sedang pimpinan
fakultas mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada pimpinan Universitas. Untuk
kepentingan evaluasi, selama ini Progdi Pendidikan Matematika mengevaluasi
kinerja pengajar melalui instrumen evaluasi yang diisi oleh mahasiswa pada akhir
perkuliahan pada sistem SIASAT.
Hubungan kerja Program Studi dengan pihak luar dikoordinasikan Kaprodi
dikonsultasikan Dekan FKIP dan meminta persetujuan Rektor UKSW. Secara internal
Program Studi dapat menjalankan kegiatan operasionalnya dengan dibantu oleh staf
tata usaha. Seluruh kegiatan Program Studi didasarkan pada Rencana Strategis
(Renstra) dan Rencana Operasional (Renop) Program Studi yang disusun mulai
tahun 2017 sampai 2022. Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Operasional
(Renop) disusun dalam suatu rapat kerja Program Studi Pendidikan Matematika dan
digunakan sebagai acuan penyusunan rencana program dan anggaran Program
Studi. Penyusunan program kerja tahunan Progdi Pendidikan Matematika dibahas
dalam suatu rapat kerja dengan mengantisipasi penerimaan mahasiswa baru,
penyediaan tenaga dosen, dan tenaga kependidikan lainnya. Implementasi program
yang ditetapkan pada Rapat Kerja diarahkan Dekan FKIP melalui Rapat Dinas dan
Perwalian anggaran. Sesuai dengan Sisdur Sikasa, realisasi anggaran dilakukan
(representif) oleh Kaprodi Pendidikan Matematika selaku Penanggung Jawab Unit
Pengguna Anggaran. Pertanggungjawaban anggaran dilakukan Kaprodi dibantu
Sekretariat dengan meinta persetujuan Dekan FKIP untuk mendapatkan pengesahan
Biro Administrasi dan Keuangan dan Pembantu Rektor II UKSW.

6. Pengarahan (Direction)
Pengarahan merupakan kegiatan Ketua Program Studi untuk membuat semua stake
holder bekerja sama secara kompak, bersemangat mencapai target dan tujuan sesuai
perencanaan yang sudah dituangkan dalam program kerja tahunan Program Studi.
Ketua Program Studi membimbing, menggerakkan dan mengatur kegiatan yang
dilakukan oleh dosen, staf administrasi dan mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan
program studi. Bimbingan dan arahan kepada dosen dilakukan saat rapat dinas
progdi terkait pelaksanaan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat. Pengarahan kepada staf administrasi dilakukan dalam melaksanakan
tugasnya untuk mendukung seluruh kegiatan di program studi. Kegiatan-kegiatan
pendukung program studi seperti seminar, lokakarya, pengelolaan jurnal, studi
banding dan kegiatan kemahasiswaan dalam pelaksanaan diarahkan oleh program
studi agar dapat berjalan lancar dan mencapai target yang sudah ditetapkan.

7. Representasi
Pelaksanaan berbagai kegiatan progdi diupayakan selalu melibatkan dosen, staf
administrasi, mahasiswa dan stakehoder lainya. Keterlibatan mahasiswa dilakukan
dalam kegiatan penelitian yang dilakukan dosen melibatkan mahasiswa dalam
pengumpulan data, pengolahan data, analisis dan penyusunan laporan. Keterlibatan
mahasiswa dalam pengabdian masyarakat dapat berperan dalam kepanitian,
fasilitator dan pelaporan. Mahasiswa juga terlibat dalam kegiatan-kegiatan lain yang
dilaksanakan Progdi seperti seminar, lokakarya, pelatihan, promosi, pra toga dan
kegiatan lainnya. Kegiatan-kegiatan yang terkait pendidikan, penelitian, pengabdian
masyarakat dan lainnya juga melibatkan alumni dan pengguna alumni, misalnya
dalam promosi, nara sumber, sponsor, kerja sama dalam penelitian dan pengabdian
masyarakat.