Tugas Individu Analisis Isu Instansi

Disusun oleh : Dewi Ratna Delima Sitanggang, A.Md. Far

Latsar CPNS Kemenkes 2022

A. Mengidentifikasi Isu
Setelah 3 (tiga) bulan bekerja di Rumah Sakit Adam Malik Medan, saya menemukan
beberapa isu, diantaranya : tidak berjalannya kartu stok, kekosongan barang, penyusunan
barang yang kurang rapi.
Pada tugas Analisis Isu Instansi kali ini saya menggunakan Teknik USG (Urgency, Seriousness,
Growth). Berikut adalah tabel metric penilaian kualitas isu :

Isu U S G Jumlah Prioritas

Tidak berjalannya Kartu Stok 5 5 4 14 I
Kekosongan Barang/obat 5 4 4 13 II
Penyusunan barang 4 4 4 12 III

Berdasarkan tabel matrik penilaian kualitas isu diatas, maka dapat ditentukan isu
yang dapat dibahas adalah tidak berjalannya kartu stok. Karena kartu stok mempengaruhi
dua isu diantaranya.

B. Identifikasi dan Deskripsi Isu Instansi

Pengelolaan obat di rumah sakit merupakan segi manajemen rumah sakit yang
penting. Tujuan pengelolaan obat yang baik di rumah sakit adalah agar obat yang di perlukan
tersedia setiap saat, dalam jumlah yang cukup dan terjamin untuk mendukung pelayanan
bermutu. Obat sebagai salah satu unsur penting bagi upaya penyembuhan dan operasional
rumah sakit. Di rumah sakit pengelolaan obat di laksanakan oleh Instalasi Farmasi Rumah
Sakit yang dibagi lagi menjadi Depo Farmasi di setiap ruangan.
Pengelolaan obat termasuk proses penyimpanan haruslah efektif dan efisien. Proses
pengelolaan dapat terjadi dengan baik bila dilaksanakan dengan dukungan kemampuan
menggunakan sumber daya yang tersedia dalam suatu sistem. Dan juga tanpa manajamen
dari seorang kepala IFRS maka semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih
sulit.
Setelah 3 (tiga) bulan saya bekerja di Rumah Sakit H. Adam Malik, saya sudah
orientasi di hamper semua ruangan yang memiliki Depo Farmasi. Ketika saya orientasi saya
 masih menemukan beberapa ruangan yang memiliki barang Kadaluarsa dan barang kosong
dan stok berlebih. Kurangnya anggaran yang tersedia menyebabkan instalasi farmasi tidak
mungkin menyediakan segala kebutuhan barang/perbekalan farmasi. Akibatnya penderita
harus membeli/mencari sendiri obat atau alkes ke Apotek luar, hal ini pun dapat
menimbulkan masalah tersendiri.
Pertama saya ingin menjabarkan apa fungsi dari kartu stok terlebih dahulu. Fungsi
dari kartu stok antara lain:
1. Mencatat mutasi obat
2. Penyusunan laporan
3. Mengetahui pergerakan obat
4. Memudahkan untuk perencaan barang
5. Terhindar dari barang kadaluarsa maupun rusak

C. Dampak Kartu Stok tidak berjalan

Tidak diisinya kartu stok menyebabkan :
1. Petugas merasa kebingungan jika ada perbedaan antara data jumlah obat pada kartu
stok dengan jumlah fisik obat di gudang.
2. Petugas pun menjadi kesulitan dalam melakukan analisis atau penelusuran terkait hal ini
karena tidak ada bantuan data dari kartu stok tersebut. Padahal kartustock obat sangat
bermanfaat untuk mengetahui jumlah persediaan obat,sebagai alan pengendali
persediaan, sebagai sumber masukkan untukpembuatan rencana pengadaan dan
sebagai alat kontrol instalasi farmasi
3. Akan berpengaruh kepada perencanaan obat diwaktu berikutnya.
4. Akan menimbulkan stok barang menjadi kosong. Jika barang atau obat kosong tentu
akan sangat mengganggu kepada pasien. Yang akhirnya pasien terpaksa harus membeli
obat dari luar karena tidak tersedia di Rumah Sakit. Dan jika barang kosong tentu akan
membuat petugas ditegur oleh pasien bahkan atasan.
5. Akan mengakibatkan stok berlebih. Jika kartu stok tidak berjalan maka tim perencaan
bisa salah dalam memesan barang ke Distributor. Dan mengakibatkan barang yang tidak
terlalu berjalan atau slow moving menjadi berlebih.
D. Penyebab Kartu Stok tidak berjalan
Saat melakukan orientasi hal yang menyebabkan kartu stok tidak berjalan sebagai berikut:
1. Kurangnya ketelitian petugas
Saat akan mendistribusikan obat, petugas salah menginput jumlah obat di kartu stok dan
petugas lupa menginputnya di kartu stok.
2. Adanya miskomunikasi
Sering kali terjadi miskomunikasi antara sesama petugas. Karena petugas yang
mengecek barang datang dan petugas yang mendistrubusikan barang berbeda

E. Rekomendasi Alternatif Penyelesaian Isu

No. Alternatif Tahapan Setiap Alternatif Hasil Yang Diharapkan Para
Penyelesaian Pihak
1. Melakukan -Freeze stok. Yaitu dengan Stok yang akurat antara Petugas
Stok tidak melakukan transaksi fisik, kartu stok, maupun Farmasi
Opname atau pengeluaran atau disistem
terima barang disaat stok
opname
-hitung barang dengan
teliti dan isi kartu stok
2. Melakukan -sesuaiakan jumlah antara Stok yang akurat antara Petugas
penyesuaian fisik barang, kartu stok, fisik, kartu stok, maupun Farmasi
stok fisik dan dan juga di sistem, agar disistem
komputer tidak terjadi kekeliruan
dan memudahkan
pekerjaan
3. Merapikan Saat meelakukan stok Stok yang rapi Petugas
peletakan opname sekaligus farmasi
barang dilakukan perapihan letak
barang, yang akan
memudahkan dalam
mencari dan menghitung
fisik barang.