UPTD PUSKESMAS PANCENG KABUPATEN GRESIK

PENINGKATAN HASIL PENYIMPANAN REKAM MEDIS MELALUI

PENGGUNAAN TREACER DI PUSKESMAS PANCENG KABUPATEN
GRESIK

Disusun Oleh:
Erik Efendi, A.Md.PK
NIP. 19911128 202203 1 006
NDH: 20

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

PROVINSI JAWA TIMUR PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II
ANGKATAN XXXVIII
TAHUN 2022
 LEMBARPERSETUJUAN

RANCANGANAKTUALISASI

PENINGKATAN HASIL PENYIMPANAN REKAM MEDIS MELALUI

PENGGUNAAN TREACER DI PUSKESMAS PANCENG KABUPATEN
GRESIK

Disusun Oleh:

Erik Efendi, A.Md.PK

NIP. 19911128 202203 1 006
ANGKATAN XXXVIII / NDH : 20

Telah disempurnakan berdasarkan masukan Coach, Mentor dan Penguji pada Seminar
Rancangan Aktualisasi, hari Senin tanggal
4 Juli 2022 di Kabupaten Gresik

Gresik, 4 Juli 2022

Widyaiswara (Coach) Mentor

Dr. ABDUL MALIK, SE, M.Si dr. MUJTAHIDAH

Pembina Utama IV/e Pembina IV/a
NIP. 19570830 198209 1 001 NIP.19800427 201001 2 010
 BERITAACARA

SEMINAR RANCANGAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CALON PNS GOLONGAN II ANGKATAN KE-XXXVIIITAHUN 2022
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
_____________________________________________________________
Sehubungan dengan penyelenggaraan Diklat Pelatihan Dasar CPNS di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Gresik Tahun 2022 yang diselenggarakan oleh Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur, hari Senin tanggal 4 Juli 2022 telah melaksanakan
Seminar Rancangan Aktualisasi
Nama : ERIK EFENDI, A.Md.PK
Angkatan : XXXVIII
Kelompok :2
Judul : PENINGKATAN HASIL PENYIMPANAN REKAM MEDIS
MELALUI PENGGUNAAN TREACER DI PUSKESMAS PANCENG
KABUPATEN GRESIK

Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan ditandatangani oleh:
Gresik, 4 Juli 2022
Mentor Peserta,

dr. MUJTAHIDAH ERIK EFENDI, A.Md.PK

NIP.19911128 202203 1 006
NIP.19800427 201001 2 010

Widyaiswara (Coach) Penguji,

Dr.ABDUL MALIK, SE, M.Si Dr. UKHTI RAUDHATUL JANNAH, M.Pd

NIP. 19570830 198209 1 001 NIDN. 0716086101
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
atas rahmat dan karuniaNya, Laporan Rancangan Aktualisasi Calon Pegawai
Negeri Sipil (CPNS) Formasi Tahun 2022, dengan judul PENINGKATAN
HASIL PENYIMPANAN REKAM MEDIS MELALUI PENGGUNAAN
TREACER DI PUSKESMAS PANCENG KABUPATEN GRESIK dapat tersusun
sebagai syarat dan tugas dalam rangka mengikuti Pelatihan Dasar Calon PNS
Golongan II di Pemerintah Kabupaten Gresik,dengan baik dan tepat waktu.

Adapun penyusunan Rancangan Aktualisasi ini tidak lepas dari bantuan

berbagai pihak, untuk itu ijinkan penyusun mengucapkan terimakasih yang sebesar-
besarnya kepada:

1. Bapak Dr.H.YuhronurEfendi,MBAselaku Bupati Kabupaten Gresik

2. Bapak Dr. Abdul Malik, S.E.,M.Si. selaku coach yang telahmemberikan
bimbingan, kritik dan saran dalam penyusunan rancanganini.
3. Bapak Prof. Dr. AgusSukristyanto, MS. selaku Penguji
rancanganaktualisasi.
4. Bambang Supriyadi,S.Pd.,M.Pd. selaku Kepala SMP Negeri 2
Karangbinangunsekaligus Mentor yang telah memberikan bimbingan dan
saran yangberarti.
5. KeluargabesarBapakIbuGuruSMP Negeri 2 Karangbinangun
atasdukungandan kerjasamanya.
6. Seluruh Widyaiswara yang telah membimbing dalam perkuliahan
danmemberikanpengarahanterkaitmateriBerAKHLAKuntukdapatdiinternali
sasikandandiaktualisasikan di instansi.
7. Bapak / Ibu Panitia, yang telah membantu dan menfasilitasi
kegiatanlatsar.
8. Keluargayangselalumendoakanyangterbaikuntuksaya,terutamauntuko
rangtua, istridan anak saya.
9. KeluargabesarpesertaLatsar CPNSPemkabLamongantahun2022.

Penulismenyadaribahwalaporanaktualisasiinimasihjauhdarikesempurnaan,
olehkarenanyapenulisberharapmasukandariberbagaipihakmembuatrancanganlap
oranmenjadilebihbaik agar
laporaninidapatdijadikandasardalampelaksanaanaktualisasi dan habituasinilai-
nilaidasarPNS, sertamemberikanmanfaat yang sebesar-
besarnyabagisemuapihakyangmembutuhkan.
Lamongan, 2 April 2022
Penulis

AgusDwi Kurniawan, S.Pd.

NIP :198904042020121013
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Latsar merupakan syarat yang wajib dilaksanakan bagi seluruh peserta CPNS
dilingkungan Kabupaten Gresik, khususnya bagi satuan tugas dengan pangkat golongan II
Angkatan 38. Dalam laporan ini terdapat berbagai kegiatan dengan menerapkan nilai-nilai
dasar ASN yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif,
dan Kolaboratif (BerAKHLAK).

Puskesmas Panceng merupakan instansi tempat kerja penulis dalam melaksanakan

aktualisasi pelatihan dasar CPNS. Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat
pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di wilayah kerjanya.
Pernyataan tersebut tertuang dalam Permenkes Nomor 43 tahun 2019 tentang Puskesmas.
Setiap Puskesmas wajib memberikan pelayanan kesehatan dengan melaksanakan
penyelenggaran Rekam Medis yang mencakup Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi terhadap
Mutu dan Akses Pelayanan Kesehatan.

Menurut PERMENKES 269 TAHUN 2008 menjelaskan bahwa Rekam medis adalah
berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Pengertian dari
rekam medis menunjukan bahwa berkas rekam medis memiliki peran yang sangat penting
dalam sebuah pelayanan kesehatan. Semua pelayanan kesehatan yang didapat oleh pasien
harus tercatat dalam berkas rekam medis. Selain untuk catatan medis bagi dokter dan tenaga
medis lainnya, berkas rekam medis juga bisa digunakan sebagai sumber ilmu bagi tenaga
medis yang sedang mengemban pendidikan. Selain itu berkas rekam medis yang diisi
dengan benar juga bisa digunakan sebagai barang bukti pelindung bagi semua tenaga
kesehatan dihadapan hukum yang berlaku. Sehingga ketepatan dan keakuratan dalam
menyediakan berkas rekam medis menjadi harapan penulis.
Berdasarkan pengamatan selama kurang lebih satu bulan bekerja, masalah yang sangat
menarik perhatian adalah kurangnya hasil penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan di
Puskesmas Panceng. Hal ini disebabkan karena kurang tertibnya pengembalian berkas
rekam medis rawat jalan setelah pelayanan medis. dan kurang ketelitian petugas dalam
memasukan berkas rekam medis rawat jalan ke dalam rak penyimpanan. Dampaknya
pelayanan akan terhambat, karena tidak jarang berkas rekam medis rawat jalan tidak pada
tempatnya/misfile dan tidak akurat saat penyediaan rekam medis. Sesuai dengan Keputusan
Menteri Kesehatan Nomor 312 Tahun 2020 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan
Informasi Kesehatan, terdapat area kompetensi mengenai Manajemen Pelayanan Rekam
Medis yang mengaharuskan seorang Perekam Medis agar mampu mengelola dan menjaga
mutu pelayanan Rekam Medis itu sendiri.
 Berkaitan dengan hal tersebut, maka penulis memutuskan untuk melakukan aktualisasi
dengan mengangkat judul “PENINGKATAN HASIL PENYIMPANAN REKAM
MEDIS MELALUI PENGGUNAAN TREACER DI PUSKESMAS PANCENG
KABUPATEN GRESIK”

B. Tujuan
1. Tujuan Umum

Tujuan dari rancangan aktualisasi ini adalah untuk mengaktualisasikan nilai-nilai

Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif
(BerAKHLAK) kedalam tindakan nyata pemecahan masalah

2. Tujuan Khusus
a. Menghindari terjadinya berkas Rekam Medis tidak pada tempatnya.
b. Meningkatkan komunikasi dan kerjasama antar petugas
c. Meningkatkan kepatuhan dalam pengembalian berkas rekam medis
C. Manfaat
1. Bagi Internal
a. Meningkatkan kemampuan dalam mengimplementasikan nilai nilai dasar ASN yaitu
Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan
Kolaboratif (BerAKHLAK).
b. Meningkatkan kemampuan berpikir kreatif untuk menciptakan solusi yang inovatif
atas permasalahan yang terjadi di tempat kerja.
c. Memperoleh pelayanan rekam medis secara cepat, tepat dan akurat
d. Terjalinnya komunikasi yang baik antara pemberi pelayanan medis dengan petugas
Filling berkas rekam medis.
2. Bagi Eksternal
Meningkatkan pelayanan yang lebih baik pada setiap pasien, sehingga akan
meningkatkan nilai kepuasan pasien terhadap pelayanan Puskesmas.
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup kegiatan aktualisasi ini dibatasi pada:
1. Kegiatan yang dilaksanakan
a. Diskusi dan Konsultasi dengan Mentor dan Coach atau Pembimbing.
b. Merancang desain Tracer
c. Sosialisasi Penggunaan Tracer
d. Evaluasi Kegiatan.
e. Pelaporan kegiatan
2. Waktu Pelaksanaan Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada masa habituasi yang dimulai pada
tanggal 05 Juli 2021 sampai dengan 09 Agustus 2022.
 BAB II

PROFIL ORGANISASI DAN TUGAS PESERTA

A. Gambaran Umum Organisasi

1. Dasar Hukum Pembentukan Organisasi

Sesuai dengan PERMENKES RI No 43 / 2019 Pusat Kesehatan Masyarakat yang

selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih
mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat
yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya.

Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan kebijakan kesehatan untuk mencapai tujuan

pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya dalam rangka mendukung terwujudnya kecamatan
sehat.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana di atas Puskesmas menyelenggarakan fungsi:

a. penyelenggaraan UKM tingkat pertama di wilayah kerjanya; dan

b. penyelenggaraan UKP tingkat pertama di wilayah kerjanya.

Dalam menyelenggarakan fungsi UKM Puskesmas berwenang untuk:

a. melaksanakan perencanaan berdasarkan analisis masalah kesehatan masyarakat dan

analisis kebutuhan pelayanan yang diperlukan;
b. melaksanakan advokasi dan sosialisasi kebijakan kesehatan;
c. melaksanakan komunikasi, informasi, edukasi, dan pemberdayaan masyarakat dalam
bidang kesehatan;
d. menggerakkan masyarakat untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah
kesehatan pada setiap tingkat perkembangan masyarakat yang bekerjasama dengan
sektor lain terkait;
e. melaksanakan pembinaan teknis terhadap jaringan pelayanan dan upaya kesehatan
berbasis masyarakat;
f. melaksanakan peningkatan kompetensi sumber daya manusia Puskesmas
g. memantau pelaksanaan pembangunan agar berwawasan kesehatan;
h. melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap akses, mutu, dan cakupan
Pelayanan Kesehatan; dan
i. memberikan rekomendasi terkait masalah kesehatan masyarakat, termasuk dukungan
terhadap sistem kewaspadaan dini dan respon penanggulangan penyakit.
Dalam menyelenggarakan fungsi UKP, Puskesmas berwenang untuk:

a. menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan dasar secara komprehensif,

berkesinambungan dan bermutu ;
b. menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang mengutamakan upaya promotif dan
preventif;
c. menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang berorientasi pada individu, keluarga,
kelompok dan masyarakat;
d. menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang mengutamakan keamanan dan
keselamatan pasien, petugas dan pengunjung;
e. menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan dengan prinsip koordinatif dan kerja sama
inter dan antar profesi;
f. melaksanakan rekam medis;
g. melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap mutu dan akses Pelayanan
Kesehatan;
h. melaksanakan peningkatan kompetensi Tenaga Kesehatan;
i. mengkoordinasikan dan melaksanakan pembinaan fasilitas pelayanan kesehatan
tingkat pertama di wilayah kerjanya; dan
j. melaksanakan penapisan rujukan sesuai dengan indikasi medis dan Sistem Rujukan.
Penyelenggaraan pelayanan kesehatan oleh Puskesmas Panceng yang merupakan Puskesmas
kawasan pedesaan memiliki karakteristik sebagai berikut:

a. pelayanan UKM dilaksanakan dengan melibatkan partisipasi masyarakat;

b. pelayanan UKP dilaksanakan oleh Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan yang
diselenggarakan oleh masyarakat;
c. optimalisasi dan peningkatan kemampuan jaringan pelayanan Puskesmas dan jejaring
fasilitas pelayanan kesehatan; dan
d. pendekatan pelayanan yang diberikan menyesuaikan dengan pola kehidupan
masyarakat perdesaan.
Puskesmas Panceng juga telah melaksanakan 7 Program esesnsial Puskesmas yaitu :

1. Promosi Kesehatan
2. Upaya Kesehatan Lingkungan
3. Kesehatan Ibu dan Anak dan Keluarga Berencana
4. Upaya Pelayanan Gizi
5. Upaya Kesehatan Anak Usia Sekolah dan Remaja
6. Pencegahan dan Pengendalian Penyakit
7. Pelayanan pengobatan umum
Sedangkan program pengembangan yg dilakukan Puskesmas Panceng antara lain :

1. Upaya Kesehatan Usia Lanjut

2. Upaya Kesehatan Olah Raga
3. Upaya Kesehatan Kerja
4. Upaya Kesehatan Gigi dan Mulut Masyarakat
5. Upaya Perawatan Kesehatan Masyarakat
6. Laboratorium
7. Upaya Kesehatan Jiwa
8. Upaya Kesehatan Indera
9. Upaya Kesehatan Tradisional
Puskesmas Panceng adalah Puskesmas Perawatan dengan 10 Tempat Tidur penderita siap
melayani kebutuhan rawat inap masyarakat Kecamatan Panceng sesuai dengan SK Kepala Dinas
Kesehatan nomor 445/144.8/437.52/2014. bidan jaga 24 jam siap melayani persalinan dan
rujukan kegawatan ibu dan anak.

Seluruh kinerja Puskesmas Panceng juga diarahkan untuk mencapai Visi Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia yaitu “ Masyarakat Sehat Yang Mandiri Dan Berkeadilan”
dengan Misi :

a. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, melalui pemberdayaan masyarakat,

termasuk swasta dan masyarakat madani
b. Melindungi kesehatan masyarakat dengan menjamin tersedianya upaya kesehatan yang
paripurna, merata, bermutu dan berkeadilan
c. Menjamin ketersediaan dan pemerataan sumber daya kesehatan
d. Menciptakan tata kelola kepemerintahan yang baik.
Demi mewujudkan cita-cita tersebut, Puskesmas Panceng telah merumuskan Visi dan
Misi Puskesmas Panceng sebagai motivator untuk kinerja Puskesmas.

VISI PUSKESMAS PANCENG

“ Terwujudnya budaya hidup sehat menuju Masyarakat Panceng Mandiri ”

MISI PUSKESMAS PANCENG

(1) Mendorong kemandirian masyarakat untuk hidup sehat

(2) Meningkatkan pelayanan kesehatan promotif, prefentif, kuratif, dan rehabilitatif yang
bermutu , merata, dan terjangkau.
(3) Membangun kerja sama lintas sektor untuk mewujudkan budaya hidup sehat.
Adapun Profil ini dibuat untuk melihat sejauh mana Kinerja Puskesmas Panceng dalam
pelaksanaan program sekaligus sebagai bahan evaluasi untuk menetapkan strategi pelaksanaan
program pada tahun-tahun mendatang. Profil Tahun 2021 Puskesmas Panceng ini tidak menutup
kemungkinan untuk dimanfaatkan oleh pihak-pihak lain sebagai sumber data dan informasi
kesehatan di Kecamatan Panceng, sedangkan sistematika Profil mengacu pada petunjuk dari
Dinas Kesehatan Kabupaten Gresik.
2. STRUKTUR ORGANISASI
B. Fungsi Jabatan Peserta dan Tugas Pokok
Profesi penulis sebagai perekam medis memiliki jabatan fungsional sebagai Perekam
Medis Terampil, dengan jenjang jabatan Perekam Medis Pelaksana. Selama melaksanakan
tugas kerja di Instalasi Rekam Medis unit rawat jalan di Puskesmas Panceng, penulis
memiliki tugas jabatan yang disesuaikan dengan Permenpan-RB Nomor 30 Tahun 2013
tentang Jabatan fungsional Perekam Medis yang menjelaskan rincian kegiatan yang
meliputi:

1. Mengidentifikasi kebutuhan formulir dalam penyusunan SIM rekam medis manual

2. Mengidentifikasi kebutuhan isi dan data dalam formulir dalam penyusunan SIM rekam
medis manual (berbasis kertas).
3. Mengklasifikasi kegiatan pelayanan dalam rangka penyusunan alur pembentukan SIM
rekam medis(manual);
4. Merancang alur kegiatan pelayanan dalam rangka penyusunan alur pembentukan SIM
rekam medis(manual);
5. Mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan baik
internal maupun eksternal;
6. Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial pasien rawat jalan
dalam rangka pelaksanaan rekam medis di tempat penerimaan pasien baru dan lama
rawat jalan;
7. Membuat dan memutakhirkan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) rawat jalan dalam
rangka pelaksanaan rekam medis di tempat penerimaan pasien baru dan lama rawat jalan;
8. Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial pasien rawatinap dan
menginformasikan ke ruang perawatan dalam rangka pelaksanaa rekam medis di tempat
penerimaan pasien baru dan lama rawat inap;
9. Menyiapkan rekam medis rawat inap serta meminta rekam medis rawat inap ke petugas
rekam medis bagian penyimpanan dalam rangka pelaksanaan rekam medis di tempat
penerimaan pasien baru dan lama rawat inap;
10. Membuat, menyimpan dan memutakhirkan Kartu Kendali (KK) dalam rangka
pelaksanaan rekam medis di tempat penerimaan pasien baru dan lama rawat inap;
11. Mengisi buku registrasi pendaftaran pasien rawat jalan melalui
pencatatan/registrasi pasien;
12. Membuat dan memutakhirkan KIUP rawat jalan melalui pencatatan/registrasi
pasien;
13. Membuat dan memutakhirkan Indeks Utama Pasien (IUP) rawat jalan melalui
pencatatan/registrasi pasien;
14. Membuat indeks penyakit, indeks tindakan medis dan indeks dokter pasien rawat
jalan melalui pencatatan/registrasi pasien;
15. Mengisi buku registrasi pendaftaran pasien rawat inap melalui
pencatatan/registrasi pasien;
16. Membuat dan memutakhirkan KIUP rawat inap melalui
 pencatatan/registrasipasien;
17. Membuat dan memutakhirkan IUP rawat inap melalui pencatatan/registrasipasien;
18. Membuat indeks penyakit, indeks tindakan medis dan indeks dokter pasien rawat
inap dalam rangka pelaksanaan rekam medis melalui pencatatan/ registrasi pasien;
19. Menerima data rekam medis dalam rangka asembling rekam medis rawat jalan
berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang ada;
20. Mencatat buku ekspedisi dalam rangka asembling rekam medis rawat jalan
berdasarkan SOP yang ada;
21. Menyeleksi rekam medis incomplete dalam rangka asembling rekam medis rawat
jalan berdasarkan SOP yang ada;
22. Menyisipkan slip lembar kekurangan dalam rangka asembling rekam medis rawat
jalan berdasarkan SOP yang ada;
23. Membuat laporan incomplete dalam rangka asembling rekam medis rawat jalan
berdasarkan SOP yangada;
24. Menerima rekam medis dalam rangka asembling rekam medis rawat inap
berdasarkan SOP yangada;
25. Mencatat buku ekspedisi dalam rangka asembling rekam medis rawat inap
berdasarkan SOP yangada;
26. Mengidentifikasi data dalam rangka penyusunan katalog jenis formulir rekam
medis secaramanual;
27. Mengklasifikasi data dalam rangka penyusunan katalog jenis formulir rekam
medis secaramanual;
28. Mengolah data katalog jenis formulir rekam medis secara manual dalam rangka
penyusunan katalog jenis formulir rekam medis secaramanual;
29. Membuat laporan data katalog catatan mutu formulir rekam medis secaramanual;
30. Memasukkan data demografi pasien, kode diagnosa dan tindakan medis pasien
rawat jalan ke dalam soft ware casemix.
31. Memasukkan data demografi pasien, kode diagnosa dan tindakan medis pasien
rawat inap ke dalam soft ware casemix;
32. Memproses grouping untuk menentukan tarif casemix;
33. Menyiapkan dan menyerahkan laporan hasil grouping dalam bentuk txt ke bagian
akuntansi untuk diverifikasiinternal;
34. Menerima kembali berkas klaim/file txt hasil koreksi dari bagian akuntansi;
35. Melakukan input ulang hasil koreksi kedalam software casemix;
36. Menyortir rekam medis rawat jalan dalam rangka penyimpanan rekam medis;
37. Menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga agar penyimpanan rekam
medis aman,rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan;
38. Menyimpan rekam medis rawat jalan inaktif yang bernilai guna dengan media
tertentu;
39. Menyeleksi rekam medis yang akan dimusnahkan dalam rangka proses retensi;
40. Membuat daftar pertelaan rekam medis yang akan dimusnahkan;
41. Mendistribusikan rekam medis ke unit terkait;
42. Mengumpulkan data untuk penyusunan laporan cakupan pelayanan pada sarana
pelayanan kesehatan;
43. Mengumpulkan data penyakit dan tindakan medis untuk penyusunan laporan
morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap;
44. Mengumpulkan data penyakit menular untuk penyusunan laporan morbiditas dan
mortalitas pasien rawat jalan;
45. Menghitung angka ketidak kelengkapan pengisian informed consent;
46. Mengidentifikasi data formulir analisis mutu sistem pengembalian berkas
rekammedis;
47. Mengumpulkan data analisis mutu sistem pengembalian berkas rekammedis;
48. Mengidentifikasi keabsahan data rekam medis secara manual dalam rangka
evaluasi rekam medis pasien rawat inap;dan
49. Mengobservasi data pada setiap lembaran rekam medis dalam rangka evaluasi
keabsahan data.

C. Tanggung Jawab Peserta

Sedangkan rincian tugas yang didapat dari atasan, meliputi:
1. Melakukan pendaftaran pasien rawat jalan
2. Menyortir rekam medis inaktif
3. Menyimpan rekam medis inaktif
4. Mendistribusikan rekam medis ke unit pelayanan
5. Koordinator Perekam Medis
D. Role Model
Bagi profesi perekam medis tidaklah asing Nama dari Dra. GemalaRabi’ah Hatta,
MRA ia putri kedua Mantan Wakil Presiden Mohammad Hatta. Beliau sendiri adalah
satu-satunya warga negara indonesia yang medapatkan gelar Medical Record
Administrationdari sydney AustraliaColombo Plan. Gemala Hatta adalah seorang
pendiri Perhimpunan Profesional Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Indonesia
atau di singkat PORMIKI dan pertama kali dibentuk pada 18 Februari 1989. Gemala
Hatta menjabat sebagai ketua Pormiki pada tahun 1989 sampai dengan 1992,
dengan semangat, tekad, kegigihan dan profesional, Gemala Hatta dan jajaran
seprofesi mampu dan bertahan mendirikan organisasi ini, padahal ditahun 1985
sampai 1989 ada kejadian, pada saat itu pembentukannya terkena dampak krisis
minyak yang mengakibatkan nilai keuangannya bisa dikatakan terganggu walaupun
dalam proses pembentukan organisasi ini mereka tidak mendapatkan honorarium
apapun. Walaupun terjadi krisis mereka mampu mempertahankan pengurusan
organisasi ini dan pada tahun 1989 pormiki di resmikan sebagai salah satu
organisasi kesehatan di indonesia, dan dihadiri banyak organisasi kesehatan
terutama jajaran wakil ketua Ikatan Dokter Indonesia (IDI) yaitu Dr. Kartono
Mohamad.
Gemala Hatta tokoh panutan profesi rekam medis yang memperjuangkan dan
pendiri organisasi pormiki sekaligus pendiri jurusan Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan yang ada di indonesia. Dalam hal ini beliau secara langsung membuka
dan menyerab tenaga kerja khususnya profesi perekam medis. Tidak sampai disitu
beliau salah satu perwakilan dari indonesia yang menjadi member America Health
Information Management (AHIMA), pernah menjadi Regional Director untuk
Internasional Federation on Health Records Organization (IFHRO) di kawasan Asia
Tenggara dan sekarang namanya berganti International Federation on Health
Infromation Management Associations (IFHIMA) sampai periode 2022.
 BAB III
RANCANGAN AKTUALISASI
A. Identifikasi Isu
Pembuatan rancangan aktualisasi ini dilakukan berdasarkan identifikasi isu yang terjadi di instansi
tempat kerja penulis, yaitu di puskesmas panceng berikut adalah daftar masalah yang ditemukan di
Instalasi Rekam berdasarkan sumber identifikasi masalah:

No. Identifikasi Isu Data dan Fakta Penyebab

1 Rendanya kesadaran Berdasarkan data yang didapat Tidak adanya papan informasi
pasien baru yang sering dari hasil pengamatan tentang persyaratan pendaftaran
tidak membawah idenitas disimpulkan ≤3 pasien dari pasien
dalam melakukan total kunjungan per hari tidak
pendaftaran awal membawa kartu identitas diri

2 Kurang optimalnya Berdasarkan data yang didapat Tidak ada buku expedisi
pengembalian berkas dari hasil pengamatan pengiriman dan pengembalian
rekam medis rawat jalan disimpulkan ≥ 5 rekam medis rekam medis dari unit pelayanan
keruang penyimpanan rawat jalan yang
pengembaliannya lebih 1x24
jam
3 Kurang optimalnya Berdasarkan data yang didapat Tidak ada jadwal
kapasitas rak dari hasil pengamatan dengan retensi/penyusutan rekam medis
penyimpanan rekam total populasi 18.419 berkas
medis rekam medis dan beberapa dari
berkas rekam medis telah
memasuki waktu retensi yang
masih tersimpan di rak
penyimpanan aktif
4 Kurang optimalnya Berdasarkan data yang didapat Tingginya beban kerja perawat
pengisian diagnose pasien dari hasil pengamatan masih igd
IGD ditemukan rekam medis yang
belum lengkap dalam
pengisian diagnose pasein IGD

5 Kurang optimalnya hasil Berdasarkan data yang didapat Belum adanya petunjuk
penyimpanan berkas dari hasil pengamatan masih keluar/treacer pada berkas rekam
rekam medis ditemukan 4 rekam medis medis yang diambil dari rak
yang misfile/berkas rekam penyimpanan
medis tidak pada tempatnya
pada saat penyimpanan,
kondisi ini diketahui ketika
pasien datang berkunjung atau
berobat kembali dan
mengakibatkan kesulitan
dalam pencarian kembali
rekam medis.
B. Analisis Isu
Dari beberapa masalah yang ada, langkah selanjutnya adalah menyeleksi masalah
tersebut menggunakan metode AKPL (Aktual, Kekhalayakan, Problematik dan
Kelayakan) dengan skala penskoran 1-5 sesuai skala Likert. Adapun penjelasan dari
masing-masing kriteria adalah sebagai berikut:

No Isu Kontemporer U S G Skor Rangking

1. Kurang optimalnya pengembalian berkas 3 3 5 11 II
rekam medis rawat jalan keruang
No penyimpanan Isu Kontemporer A K P L Skor Rangking

2.1. Kurang
Kurangoptimalnya hasil
kesadarannya pengisian
pasien diagnose
baru yang sering 32 32 33 3 9 10 III V
pasien IGD
tidak membawah idenitas dalam melakukan
3. pendaftaran
Kurang awal hasil penyimpanan berkas
optimalnya 4 4 5 13 I
2. Kurang
rekam optimalnya pengembalian berkas rekam
medis 3 3 4 5 15 III
medis rawat jalan keruang penyimpanan
1. Analisis Isu AKPL

3. Kurang optimalnya kapasitas rak penyimpanan 3 3 5 3 14 IV

rekam medis
4. Kurang optimalnya pengisian diagnose pasien 3 4 5 5 17 II
IGD

2.5. Analisis
KurangIsu
optimalnya
USG hasil penyimpanan berkas 4 5 5 5 19 I
rekam medis

Berdasarkan list masalah yang diuji dengan menggunakan pendekatan teknik AKPL
dan USG, maka dapat diperoleh masalah prioritas atau masalah utama yang harus
ditangani terlebih dahulu, yaitu “Kurang optimalnya hasil penyimpanan berkas
rekam medis.” Pemilihan isu tersebut dilakukan dengan analisis dampak jika hal tersebut
tidak ditangani maka akan berdampak pada hal-hal berikut ini:

a. Waktu tunggu pasien semakin lama, karena rekam medis belum ditemukan
dan belum siap dimeja pemeriksaan pasien.
b. Tingginya beban kerja petugas filling, karena harus mencari berkas rekam
medis yang misfile/salah letak
c. Rawan letak berkas rekam medis rawat jalan tidak pada tempatnya.
d. Jika rekam medis tidak ditemukan maka dokter akan kesulitan untuk
melakukan pemeriksaan dan pemberian obat yang berkelanjutan

Masalah yang telah dipilih tersebut perlu dicarikan solusi. Untuk menentukan
alternatif solusi dalam memecahkan masalah maka digunakan teknik tapisan Mc
Namara, yaitu dengan melakukan penilaian berdasarkan tingkat efektifitas, efisiensi
serta kemudahan. Berikut adalah penetapan pemecahan masalah berdasarkan masalah
yang telah ditentukan sebelumnya.
 3. Penetapan prioritas kegiatan dengan menggunakan teknik tapisan Mc Namara
Dari analisa isu menggunakan teknik AKPL dan teknik USG diperoleh isu prioritas yaitu

Rekomendasi S
Masala Penyebab Akar Penyebab Alternatif Solusi yang dipil
h Terjadinya Masalah
Kurang 1. Kurangnya ketelitian 3. Kurangnya 1. penggunaan penggunaan treacer/ala
optimalnya petugas dalam ketelitian petugas treacer/alat petunjuk keluar untuk pening
hasil melakukan dalam melakukan keluar untuk penyimpanan rekam me
penyimpanan filling/menyimpan filling/menyimpan peningkatan hasil
berkas rekam kembali berkas rekam kembali berkas penyimpanan rekam
medis hingga medis rawat jalan rekam medis rawat medis.
menyebabkan 2. Ketidak tepatan waktu jalan 2. Mengunakan buku
berkas rekam penyetoran berkas ekspedisi
medis tidak rekam medis rawat 3. Penempelan label
pada jalan dari unit pelayanan pada rekam medis
tempatnya. yang keluar

“Kurang optimalnya hasil penyimpanan berkas rekam medis”

upaya yang dapat dilakukan yaitu :

1. Penggunaan treacer/alat petunjuk keluar rekam medis
2. Pengunaan buku ekspedisi
3. Penempelan label pada rekam medis yang keluar

 Teknik Tapisan Mc Namara

Efektivita
No Alternatif Kegiatan Kemudahan Biaya Total
s
1 Penggunaan treacer/alat petunjuk 5 5 4 14
keluar rekam medis

2 Pengunaan buku ekspedisi 3 4 5 12

3 Penempelan label pada rekam medis 2 4 2 8

yang keluar

Alternatif solusi yang telah terpilih adalah penggunaan treacer/alat petunjuk keluar untuk
peningkatan hasil penyimpanan rekam medis. Gagasan pemecahan masalah berdasarkan
masalah yang telah dipilih dan solusi yang telah ditetapkan tercantum pada tabel berikut

Tabel Analisis Gagasan Pemecahan Masalah

 Untuk mewujudkan gagasan di atas, maka dibutuhkan beberapa rangkaian kegiatan
dalam pelaksanaan aktualisasi di instansi tempat kerja. Rangkaian kegiatan aktualisasi
tersebut adalah sebagai berikut:
1. Diskusi dan Konsultasi dengan Mentor dan Coach atau Pembimbing.
2. Merancang desain Tracer
3. Konsultasi desain Tracer dengan Atasan dan Mentor
4. Menyiapkan bahan dan alat pembuatan tracer
5. Sosialisasi Penggunaan Tracer
6. Uji coba Penggunaan Tracer
7. Evaluasi Kegiatan.
8. Pelaporan kegiatan.
C. Matriks Rancangan Aktualisasi
Unit kerja : Instalasi Rekam Medis Puskesmas Panceng
Identifikasi masalah :
1. Kurang kesadarannya pasien baru yang sering tidak membawah idenitas dalam
melakukan pendaftaran awal
2. Kurang optimalnya pengembalian berkas rekam medis rawat jalan keruang
penyimpanan
3. Kurang optimalnya kapasitas rak penyimpanan rekam medis
4. Kurang optimalnya pengisian diagnose pasien IGD
5. Kurang optimalnya hasil penyimpanan berkas rekam medis
6. Masalah yang diangkat: Kurang optimalnya hasil penyimpanan berkas rekam medis
hingga menyebabkan berkas rekam medis tidak pada tempatnya.

Gagasan pemecahan masalah: Penggunaan treacer/alat petunjuk keluar rekam medis untuk
peningkatan hasil penyimpaan berkas rekam medis
 D. Rancangan Kegiaan Aktualisasi

NO KEGIATAN TAHAPAN OUTPUT/HASIL KETERKAITAN SUBTANSI KONSTRIBUSI TERHADAP VISI MISI PENGUATAN NILAI
KEGIATAN MATA PELATIHAN ORGANISASI ORGANISASI

1 2 3 4 5 6 7
1. 1. Melakukan 1. Memaparkan 1. Mendapatkan Akuntabel Misi: Meningkatkan pelayanan kesehatan Inovatif
konsultasi dengan kegiatan aktualisasi saran, masukan, (pertanggung jawaban) promotif, prefentif, kuratif, dan (Menerapkan ide
mentor dan coach dengan mentor dan dan persetujuan rehabilitatif yang bermutu, merata, dan baru)
terkait kegiatan coach dari mentor dan Kompeten terjangkau
aktualisasi 2. Meminta saran, coach (melaksanakan tugas dengan Etika (sopan santun
2. Melakukan masukan, dan 2. Foto dokumentasi kualitas terbaik) dalam berkoordinasi
pengambilan data persetujuan dari kegiatan dan konsultasi)
awal sebelum mentor mengenai 3. Mendapatkan   
penggunaan kegiatan aktualisasi data awal Sinergi
treacer yang akan (Bekerja sama
dilaksanakan dengan mentor dan
3. Mencatat rekam coach)
medis rawat jalan
yang berhasil
ditemukan per hari
2. Merancang desain 1. Mencari refrensi Desain tracer Kompeten Misi: Meningkatkan pelayanan kesehatan Inovatif
treacer tentang desain (melaksanakan tugas dengan promotif, prefentif, kuratif, dan (Menerapkan ide
tracer kualitas terbaik) rehabilitatif yang bermutu, merata, dan baru)
2. Menggambar terjangkau
desain tracer yang Adaptif
sesuai (berinovasi dan
mengembangkan kreatifitas)

3. Konsultasi desain tracer 1. Menghubungi 1. Masukkan dan Kolaboratif Misi: Meningkatkan pelayanan kesehatan Inovatif
dengan atasan dan atasan untuk saran untuk (bekerja sama untuk promotif, prefentif, kuratif, dan (Menerapkan ide
pembimbing menentukan waktu desain tracer menghasilkan nilai tambah) rehabilitatif yang bermutu, merata, dan baru)
dan tempat Adaptif terjangkau Etika
berkonsultasi (berinovasi dan (sopan santun
2. Melakukan diskusi mengembangkan kreatifitas) dalam berkoordinasi
prihal desain tracer dan konsultasi )
 Sinergi
(Bekerja sama)
4. Menyiapkan bahan dan 1. Menyiapkan kertas 1. Tersedianya alat Kompeten Misi: Meningkatkan pelayanan kesehatan Inovatif
alat pembuatan Tracer buffalo untuk dan bahan untuk (melaksanakan tugas dengan promotif, prefentif, kuratif, dan (Menerapkan ide
membuat tracer membuat tracer kualitas terbaik) rehabilitatif yang bermutu, merata, dan baru)
2. Menyiapkan Adaptif terjangkau
penggaris, pensil (berinovasi dan
dan gunting untuk mengembangkan kreatifitas)
mendesain tracer

5. 1. Sosialisasi 1. Melakukan 1. Petugas filling Kompeten Misi: Meningkatkan pelayanan kesehatan Etika
penggunaan tracer sosialisasi pada mendapatkan (melaksanakan tugas dengan promotif, prefentif, kuratif, dan (sopan santun
dan uji coba teman sejawat ilmu dan kualitas terbaik) rehabilitatif yang bermutu, merata, dan dalam
penggunaan tracer 2. Mengambil dan pemahaman terjangkau berkoordinasi)
memasukkan kegunaan tracer Akuntabel
2. Pengambilan data berkas rekam 2. Berkas rekam (Membuat laporan dengan
setelah pengunaan medis dengan medis siap benar,jujur,dan tepat waktu)
treacer menggunakan didistribusikan
tracer 3. Mendapatkan
3. Mencatat rekam data setelah
medis rawat jalan penggunaan
yang berhasil treacer
ditemukan per hari
6. 1. Evaluasi Kegiatan Akuntabel Misi: Meningkatkan pelayanan kesehatan Integritas
1. Mengumpulkan dan 1. Hasil evaluasi (Membuat laporan dengan promotif, prefentif, kuratif, dan (menjunjung tinggi
membandingkan benar,jujur,dan tepat waktu) rehabilitatif yang bermutu, merata, dan kejujuran)
data sebelum dan 2. Mencatat terjangkau
sesudah pengunaan kendala yang Kompeten
treacer dihadapi dan (melaksanakan tugas dengan
member kualitas terbaik)
2. Kendala dan solusi alternatif solusi
 7. Pelaporan Kegiatan 1. Melaporkan hasil Mengumpulkan Akuntabel Misi: Meningkatkan pelayanan kesehatan
kegiatan pada hasil laporan (Membuat laporan dengan promotif, prefentif, kuratif, dan
mentor dan kegiatan benar,jujur,dan tepat waktu) rehabilitatif yang bermutu, merata, dan
pembimbing terjangkau

E. Pelaksanaan Aktualisasi
Kegiatan aktualisasi ini akan dilaksanakan di Puskesmas Panceng, terhitung mulai tanggal 05 Juli 2022 sampai dengan tanggal 09 Agustus 2022. Adapun jadwal
pelaksanaan kegiatan aktualisasi tersebut, akan dijabarkan dalam table berikut
No. Kegiatan Juli Agustus

1 2 3 4 1 2 3 4
1 Melakukan konsultasi dengan mentor dan coach terkait kegiatan aktualisasi dan
melakukan pengambilan data awal sebelum pengunaan treacer
2 Merancang desain treacer

3 Konsultasi desain tracer dengan mentor

4 Menyiapkan bahan dan alat pembuatan Tracer

5 Sosialisasi penggunaan tracer dan uji coba penggunaan tracer dan melakukan
pengambilan data setelah pengunaan treacer
6 Evaluasi Kegiatan dan Pelaporan Kegiatan