Sop Pedoman Tata Naskah
Sop Pedoman Tata Naskah
UPTD
Puskesmas
…………………………………..
Format/Sistematika Penulisan
o Kop Surat
Setiap surat keputusan harus menggunakan kop surat, sesuai
dengan peraturan perundangan yang berlaku di Pangandaran
( Peraturan Bupati Pangandaran nomor 05 Tahun 2013 )
Logo pemda kab. Pangandaran berwarna.
Penulisan dengan huruf arial spasi 1,15. Nama institusi ditulis
tebal (bold), ukuran huruf 14 untuk Pemerintah Kabupaten
Pangandaran dan Dinas Kesehatan, ukuran 18 untuk UPTD
Puskesmas Mangunjaya.
Bisa ditambahkan alamat, email, telepon yang dituliskan
sejajar atau dibawah alamat institusi dan diakhiri dengan kode
pos
Garis bawah thick thin 2,5 pt.
Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama
sedangkan halaman kedua dan seterusnya tidak
menggunakan kop surat, kecuali untuk dokumen SOP dan
daftar tilik diatur tersendiri sebagaimana diterangkan dalam
poin F dan G dibawah.
o Penulisan lampiran
Keterangan lampiran sebagai bagian yang tidak terpisahkan
t
PEDOMAN TATA NASKAH
t
PEDOMAN TATA NASKAH
Pangandaran.
2) Nomor urut dokumen adalah nomor urut terbitnya
dokumen sesuai dengan waktu terbitnya dokumen,
ditulis dengan angka sebanyak 3 (tiga) angka.
3) Jenis dokumen adalah nama jenis dokumen, ditulis
dengan menyebutkan kependekan dari nama jenis
dokumen, antara lain:
SK : Surat Keputusan
SOP : Standar Operasional Prosedur
ST : Surat Tugas
SE : Surat Edaran
SI : Surat Ijin
Ped : Pedoman
DT : Daftar Tilik
KA : Kerangka Acuan
SU : Surat Undangan
LHK : Laporan Hasil Kegiatan
SKT : Surat Keterangan
4) Nama institusi atau unit adalah nama
unit/bidang/puskesmas yang mengeluarkan dokumen,
ditulis dengan menyebutkan kependekan dan diatur
sesuai dengan kesepakatan dalam institusi setempat.
Bulan terbit adalah nama bulan waktu penerbitan
dokumen, ditulis dengan angka romawi, dengan
penulisan sebagai berikut:
1) I : Januari
2) II : Februari
3) III : Maret
4) IV : April
t
PEDOMAN TATA NASKAH
5) V : Mei
6) VI : Juni
7) VII : Juli
8) VIII : Agustus
9) IX : September
10) X : Oktober
11) XI : November
12) XII : Desember
5). Tahun terbit adalah tahun terbitnya dokumen ditulis
dengan angka sebanyak 4 (empat) angka.
o Penulisan nomor halaman.
Nomor halaman ditulis di bagian bawah tengah kertas. Untuk
penomoran halaman pada dokumen SK dengan menggunakan
huruf Bookman Old Style dokumen lain selain SK sama
menggunakan Bookman Old Style ukuran 12. Penomoran
halaman ini tidak berlaku untuk dokumen SOP dan daftar tilik.
Pembukaan
Ditulis seluruhnya dengan huruf kapital
Ditulis simetris, diletakkan ditengah margins
Kebijakan : diawali dengan kata keputusan, tanpa diawali
kata surat
Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di FKTP
Jabatan : jabatan pembuat keputusan ditulis simetris,
diletakkan tengah margins dan diakhiri dengan tanda koma (
,)
Konsideran
Menimbang
Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran
yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
keputusan,
Huruf awal kata “Menimbang” ditulis dengan huruf
kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ) dan
diletakkan di bagian kiri,
Konsideran menimbang diawali dengan penomoran
menggunakan huruf kecil dan dumulai dengan kata
t
PEDOMAN TATA NASKAH
Hirarki perundangan
Undang-Undang
Perpu
PP
Perpres
Kepres
Perda
Permenkes
Kepmenkes
Perbup
Diktum
Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah
seluruhnya dengan huruf kapital
Diktum “Menetapkan” huruf awal ditulis dengan huruf
kapital, ditulis sejajar dengan kata “Menimbang” dan
“Mengingat”
Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan, ditulis
seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca
titik ( . )
Batang Tubuh
Batang tubuh memuat semua substansi peraturan/surat
keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum
misalnya :
KESATU :
KEDUA :
KETIGA :
dst
Dicantumkan saat berlakunya peraturan/surat keputusan,
perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan
t
PEDOMAN TATA NASKAH
peraturan lainya.
Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran
peraturan/surat keputusan, dan pada halaman terakhir
ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
peraturan/surat keputusan.
Kaki
Kaki peraturan/surat keputusan merupakan bagian akhir
substansi yang memuat penanda tangan penerapan
peraturan/surat keputusan, pengundangan peraturan
/keputusan yang terdiri dari :
Tempat dan tanggal penetapan
Nama jabatan diakhiri dengan tanda koma ( , )
Tanda tangan pejabat, dan
Nama lengkap pejabat yang menanda tangani
Ditandatangani oleh kepala/koordinator FKTP, ditulis
dengan gelar dan NIP
Jika surat keputusan lebih dari satu halaman, halaman
kedua, ketiga dan seterusnya ditulis tanpa menggunakan
kop surat, dan penanda tanganan kepala FKTP
diletakkan di halaman terakhir.
Lampiran Peraturan/Surat Keputusan
Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan judul
peraturan/surat keputusan, dan ditulis di sebelah kiri
Lampiran :
Nomor :
Tanggal :
Tentang :
Kertas/Media Penulisan
Jenis kertas : HVS warna putih 70 GSM
Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
Margins :
Top : 20 mm Bottom : 25 mm
t
PEDOMAN TATA NASKAH
Left : 30 mm Right : 20 mm
Penulisan
Program : Word
Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
Ukuran huruf : 12
Spasi :1
Format/Sistematika Penulisan
Kop SOP
Kotak heading halaman pertama.
Contoh penulisan :
No. Dokumen :
No. Revisi : 0
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman : 8/14
Pemerintah
Puskesmas
Kabupaten
Pangandaran H. Suharto, am.Kep Mangunjaya
NIP. 19690816 198903 1 007
1. Pengertian
2. Tujuan
3. dst...
t
PEDOMAN TATA NASKAH
4. dst...
5. dst...
Yang
No Isi Perubahan Tgl. Mulai Diberlakukan
Dirubah
Tujuan
Berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik, dengan
diawali kata “sebagai acuan penerapan langkah-langkah
untuk.......”
Kebijakan
Berisi kebijakan (SK) kepala FKTP yang memuat dasar
t
PEDOMAN TATA NASKAH
Referensi
Berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP,
bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan,
ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka.
Prosedur/langkah-langkah
Merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah
kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
Diagram Alir/bagan alir (Flow Chart)
Diagram alir/bagan alir digunakan untuk memudahkan
dalam pemahaman langkah-langkah dalam SOP.
Diagram alir tidak wajib digunakan disetiap SOP
Diagram alir digunakan untuk SOP yang langkah-
langkahnya harus berurutan dan tidak boleh diacak.
Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan
secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan,
hanya ada satu simbol balok.
Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-
kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbol
sebagai berikut :
Awal kegiatan :
Akhir kegiatan :
Simbol keputusan :
Penghubung :
Dokumen :
Arsip :
Unit Terkait
Berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait
dalam proses kerja tersebut.
t
PEDOMAN TATA NASKAH
c. DAFTAR TILIK
Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan
secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian
kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark).
Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam
langkah-langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut :
Compliance rate
Kertas/Media Penulisan
Jenis kertas : HVS warna putih 70 GSM
Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
Margins :
Top : 20 mm Bottom : 25 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
Penulisan
Program : Word
t
PEDOMAN TATA NASKAH
Format/Sistematika Penulisan
Kop Daftar Tilik
Kotak heading halaman pertama.
Contoh penulisan :
No. Dokumen :
No. Revisi : 0
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman : 12/14
Pemerintah
Puskesmas
Kabupaten
Pangandaran H. Suharto, am.Kep Mangunjaya
NIP. 19690816 198903 1 007
Unit :……………………………………………………
Nama Petugas :……………………………………………………
Tanggal Pelaksanaan : ……………………………………………………
t
PEDOMAN TATA NASKAH
d. KERANGKA ACUAN
Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan
dilakukan oleh FKTP.
Kertas/Media Penulisan
Jenis kertas : HVS warna putih 70 GSM
Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
Margins :
Top : 20 mm Bottom : 25 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
Penulisan
Program : Word
Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
Ukuran huruf : 12
Spasi : 1,5
Format/Sistematika Penulisan
Penulisan diawali dengan KOP FKTP, judul dan nomor kerangka
acuan, dilanjutkan dengan sistematika/format sebagai berikut :
Pendahuluan
Latar Belakang
Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
Cara Melaksanakan Kegiatan
Sasaran
Jadual Pelaksanaan Kegiatan
Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan
Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan
e. DOKUMEN LAINYA
Penulisan dokumen yang diperlukan oleh FKTP, seperti manual
mutu, pedoman, panduan, rencana bisnis dan anggaran, rencana
lima tahunan, rencana tahunan, rekaman kegiatan dan yang
lainya mengikuti sistem penulisan sebagai berikut :
Kertas/Media Penulisan
Jenis kertas : HVS warna putih 70 GSM
Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
Margins :
Top : 20 mm Bottom : 25 mm
Left : 30 mm Right : 20 mm
t
PEDOMAN TATA NASKAH
Penulisan
Program : Word
Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
Ukuran huruf : 12
Spasi : 1,5
Format/Sistematika Penulisan
Format/sistematika mengacu pada pedoman penyusunan
dokumen akreditasi fasilitas kesehatan tingkat pertama, yang
dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan,
Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015.