Disusun oleh: HRD No. Revisi |B siesesx SURAT KEPUTUSAN PERUSAHAAN | ;omeusan—: Manslemen | Halaman :6lembar. Tentang KETENTUAN PERJALANAN DINAS No: 012/SK-HRD/KEP-DIR/IV/2021 kepada: Seluruh Karyawan PT. SiCepat Ekspres Indonesia Melalui Surat Keputusan ini, kami menginformasikan bahwa semenjak ditandatanganinya surat ini, maka terdapat perubahan pada Surat Keputusan No: 018/SK-HRD/KEP-DIR/IW/2019 tentang Ketentuan Perjalanan Dinas, adalah sebagai berikut: 1 Perjalanan dalam negeri yang dilakukan oleh karyawan diluar wilayah/domisili kerjanya dalam rangka melaksanakan tugas dari perusahaan, balk menginap maupun tidak menginap. Perjalanan dalam kota untuk tujuan perusshaan, maka karyawan hanya berhak melakukan reimburse biaya transportasi termasuk toll dan biaya parkir, kecuali bensin, Bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas Jarek kurang dari 150 km, maka karyawan hanya berhak mendapatkan uang makan + reimburse (toll, biaya parkir dan bensin) + hotel (ik karyawan menginap). Karyawan akan mendapatkan akomodasi selama melakukan perjalanan dinas, seperti uang transport, ang makan, uang penginapan, dan uang saku (terlampir) Transportasi udara yang digunakan wajib mempertimbangkan dari beberapa faktor, antars iain jarak tempuh, waktu tempuh, dan harga dengan moda transportasilainnya (terlampir). Dalam menentukan tempat penginapan tetap mempertimbangkan efektifitas dan efisiensi, sebagai berikut: 4} Memilih fokasi penginapan terdekat dengan tempat dilaksanakannya kedinasan dengan tujuan efektifitas dan efisiensi. b) Bila karyawan pergi bersama rekan kerja yang berbeda level, kamar hotel menggunakan twin bed atau room sharing (satu kamer) (tidak berlaku untuk level Direksi), kecuali bila berlainan jenis kelamin, c)Batasan tarif menginap adalah batasan maksimum per jabatan/per orang, patut dipatuhi oleh karyawan. Batasan tarif tersebut tidak boleh digabungkan oleh 2 (dua) karyawan atau lebih dengan maksud memperoleh kelas kamar yang lebih tinggi. ParatDisusun oleh: HRD & siceps | SURAT KEPUTUSAN PERUSAHAAN | (o™Pus27_: Manalemen l Halaman :6 lembar 4d) Bila biaya penginapan yang telah diatur tidak terpakai maksimum batasan tarif, maka tidak boleh diakumulasikan pada malam berikutnya dengan maksud memperoleh kelas kamar yang lebih tinggi Contoh: Seorang Supervisor berdinas ke wilayah A (budget maksimal Rp 500.000,-/Hari). Pada hari pertama menginap di kelas kamar Rp 250.000,-/Malam, (selisih Rp 250.000,-) Selisih harga tersebut tidak boleh diakumulasi ke malam berikutnya pada kamar Rp 750.000,-/Malam. Biaya-biaya ditanggung perusahaan selama perjalanan dinas, antara lain adalah: * Biaya kendaraan umum (taksi/travel, bus damri bandara), serta BBM dan toll ke bandara (pergi - pulang) bagi yang menggunakan fasilitas perusahaan, ‘© Biaya parkir kendaraan di bandara. © Biaya tambahan kelebihan beban bagasi = hanya terhadap barang milk perusahaan. © Biaya breakfast yang ditagih terpisah oleh pihak hotel. + Biaya penyewaan laptop/notebook/computer, cetakan/foto copy di rental, sewa ruangan, biaya telepon, biaya fax/email di hotel untuk kepentingan perusahgan. © Biaya selisih harga tiket yang dimajukan/dimundurkan jadwalnya, dikarenakan pihak yang ‘mengundang tiba-tiba memajukan/memundurkan jadwal acaranya, jaya BBM /tol/parkir perjalanan dinas menggunakan kendaraan pribadi, dikarenakan kendaraan inventeris perusahaan rusak (kerusakan harus dinyatakan dan direkomendasikan Divisi GA). Blaya-biaya tidak ditanggung perusahaan selama perjalanan dinas ‘© Selisih biaya upgrade penginapan, tiket transportasi non standar atas kemauan sendir. © Biaya pembatalan tiket keberangkatan, kecuali atas permintaan perusahaan atau karena karyawan sakit. ‘© Biaya penggantian tiket yang hilang akibat kelalaian/kecerobohan. ya yang timbul dikarenakan karyawan menginap i rumah keluarga/pribadi, kerabat dan relasi erusahaan, ‘© Biaya yang timbul dikarenakan karyawan menggunakan kendaraan keluarga/pribadi, kerabat atau relas! perusahaan. * Biaya makan/minum/rokok di minibar kamar hotel, pez Parat DeDisusun oleh: HRO 2] sicepst | surat KePuTUSAN PERUSAHAAN | Tembusen —:Manajemen Halaman :6lembar | ‘+ Biaya makan pagi (breakfast) yang timbul dikarenakan karyawan memilih makan pagi (breakfast) di luar penginapan. Kecuali di tempat penginapan tidak menyediakan breakfast. ‘+ Biaya penginapan, makan/minum dan lainnya yang timbul dikarenakan karyawan (secara pribadi) memilih memperpanjang waktu (extend) di wilayah kedinasannya (cuti, berlibur akhir pekan/hari libur). Perusahaan tetap mengganti biaya transportasi sekembalinya dari wilayah dinas (udara, daret, laut atau B3M/tol/parkir) © Biaya yang sudah dibayarkan oleh pihak Sponsor, misalkan penginapan dan makan. Laundry jika perjalanan dinas kurang dari 5 (lima) hari. ‘* _ Fasilitas untuk keperluan pribadi seperti pulsa, salon, spa, asuransi pesawat, dan lainnya. 9. Apabila ada kegiatan dimana didalamnya bersama dengan pertemiuan (meeting client) maka kebijakan pengeluaran biaya tersebut masuk kedalam biaya entertainment dan atas persetujuan Management. terlebih dahulu dengan penjelasan yang telah disesuaikan ke dalam bentuk laporan perjalanan dinas, (umiah orang, nama peserta meeting / client, nota / bon biaya makan). 10. Formulir Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) & Purchase Request (PR) atas uang muka Perjalanan Dinas dibuat oleh masing - masing Departemen & diketahui oleh HRD, untuk selanjutnya pengajuan tuang muka minimal H - 3 (tiga) hari kerja sudah diserahkan / diajuken ke bagian Dept. Accounting & Finance untuk dilakukan proses verifikasi data 11, Jika lamanya perjalanan dinas dapat diperkirakan lebih dahulu, karyawan yang bersangkutan dapat mengambil uang muka untuk membayar biaya perjalanan dinas (bantuan uang makan, biaya ppenginapan, bantuan uang saku dsb), sejumlah hari yang diperkirakan tersebut dengan menggunakan formulir permintaan dan pertanggung jawaban uang muka (Formulir Pengajuan Uang Muka). Untuk itu, karyawan/ti yang kembali / pulang dari perjalanan dinas diharuskan melakukan pertanggung jawaban / realisasi ung muka. Maksimal H + 7 (tujuh) hari kerja setelah kembali dari tugas Perdin Contohy; Jika A perdin pertama dari tanggal 1-10, kemudian melakukan perdin kembali tanggal 11- 20, maka A pada perdin pertama harus realisasi sebelum tanggal 17 dan perdin kedua harus realisasi sebelum tanggal 27. 22, _Jika lamanya perjalanan dinas tidak dapat di tentukan lebih dahulu, maka karyawan/ti yang bersangkutan dapat mengajukan uang muke untuk maksimum 10 (sepuluh) hari bagi perjalanan dinas dalam negeri dengan menggunakan formulir permintaan dan pertanggung jawaban Uang Muka (Fpum),14, 15, 16. 17. 18. Disusun oleh: HRD SURAT KEPUTUSAN PERUSAHAAN | [puso : Manslemen Halaman__:6 lembar Perjalanan Dinas Khusus yang jangka waktunya lebih dari 1 minggu di kota yang sama maka karyawan harus menggunakan penginapan berupa kost/sewa/kontrak rumah (tabel 4 terlampir). Bila melewati 1 (satu) bulan, maka akan mengikuti ketentuan tunjangan penempatan. Jika karyawan yang melaksanakan Perjalanan Dinas Khusus tidak menetap dalam satu kota yang sama, maka karyawan dapat mengajukan fasilitas untuk penginapan berupa hotel. Contoh: Karyawan A melakukan Perdin 6 hari di kota X dan 4 haridi kota Y, dikarenakan berpindah kota make bisa menggunakan fasilitas hotel. Pilihan kost atas kemauan karyawan melebihi biaya yang telah ditentukan, maka selisihnya menjadi tanarna va kayvan Selama mencari kost/sewa rumah diperkenankan menginap di hotel maksimal 3 (tiga) hari sesuai dengan ketentuan Perjalanan Dinas. Perjalanan dinas yang bersifat mendadak dan urgent, maka proses administrasi pengajuan dapat dilakukan H-1 (satu) atau hari H dengan persetujuan Management. Karyawan yang belum melakukan realisasi perjalanan dinas sejak 14 (empat belas) hari kalender setelah selesai perjalanan dinas, akan dilakukan pemotongan gaji sebesar nilal yang belum direalisasikan. ‘Tabel 1: Besaran Uang Makan dan Uang Saku perjalanan dinas Dalam Negeri : O| Non sf — | Won Sai 5 a utier Sift Rp. 150,000,-/Hari | Rp. 100.000,-/Hari 3 __[Beniocta 4 3 = aiuto | =| mp. 220.000,/Han | Rp. 150.00, Tos Tana Manoa | alae a fo. 250.000-/Han |p 200.000) wo [son [en to. 300000,(Hani | Rp 300.00, 2 | COO, CFO,CMO,CTO, DIREKSI CHCO Rp. 400.000,-/Hari | Rp. 400.000,-/Hari B 0 pet PacatDisusun SURAT KEPUTUSAN PERUSAHAAN No. Revi Tabel2:Lumpsum (uang saku + uang makan)Perjalanan Dinas Luar Negeri Tembusan —_: Manajemen Halaman oleh RD :6lembar o Non Staff | Non Staff 1 Junior Staff 2 stare [Staff ee 3 Senior Staff 4 SPV JUNIOR 5 ‘Senior SPV usp 50 5] MANAGEMENT Sti Seu z Junior Manager 2 ipote [Manager 9 | _Manacement [Senior Manager usp 75 10 SENIOR [GM 11__ | MANAGEMENT | Vice President 2 ‘C00, CFO,M0,cTO, HCO a pireks! [ceo usoa00 Tabel3 : Transportasi Udara & Penginapan Hotel Karyawan Perdin : PesawatUdare |e cnomy | lutlorsfd Maskapai (Transportasi) Direksi Normal rate Commercial Class domestic 2 | Penginapan Staff s/d Junior | Maks. Rp.500.000,-| Harga sewaktu (Hotel) ‘Management | /malam waktu dapat Middle Maks. Rp.750,000,-| berubah sesuai | Management | /malam kebutuhan aks. Managemer oo 7 ot lanagement Management | (Po Maks. Direktur Rp.1.500.000,- e | /matam "Note : 1.Jika Maskapai Komersial full Book maka boleh menggunakan maskapai dengan kelas Economy Class Garuda indonesia 2-1ike ingin menambah kelas kamar maka menggunakan uang pribadi karyawan, PgsDisusun oleh = HRD Tembusan —_: Manajemen No. Revisi Halaman 26 lembar Q Non Staff__| Non Staff 1 Junior Staff > ee Sat Rp. 1.500.000,- 3 Senior Staff 4 ‘SPV JUNIOR 5 ‘Senior SPV Rp.2.500,000,- IANAGEMENT Gaz]. MANAGEMENT [ ccihtanager 7 Junior Manager MIDDLE 3 | saanacemenr | Mareger Rp. 3.500.000,- 9 Senior Manager 10 SENIOR [GM 11__| MANAGEMENT | Vice President 12 C00, CFO,CMO,CcTO, CHCO BPsG000. 007 a 13 oireksi___[ ceo Demikian Surat Keputusan mengenai ketentuan perjalanan dinas, untuk dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya dan untuk kepentingan bersama, JUDUL: No: 012/SK-HRD/KEP-DIR/IV/2021. KGTENTUAN PERIALANAN DINAS | Novo @ sicepst Tangeal Direktorat /Dvisi/Departemen:Direkst | Tembusan ; Manajemen Disan alee Diperica oleh Diketahu leh qi AEG. Eons j ) t ) ey - a Diketahul oleh: Diketahul oleh: Disetujul gle ( 7 ty, ie “A 4 ry ‘ eT i )