E.3.3.

Metodologi Recording
Dalam pelaksanaan konstruksi di lapangan, kegiatan proyek akan sangat
kompleks sehingga perlu melibatkan banyak macam material yang pembayarannya
mempunyai cara-cara yang berlainan. Agar kita mempunyai dokumen yang
lengkap dan jelas, perlu suatu sistem yang dapat mencatat setiap jenis kegiatan
yang terjadi dalam suatu proyek.
Salah satu kegiatan yang akan diuraikan di sini adalah mengenai
“Metodologi Record”, dimana setiap hari dari setiap kegiatan harus dicatat
dengan rapih dan jelas.
Ada beberapa macam pencatatan yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek,
diantaranya adalah :
1. Record Terhadap Kegiatan
Record ini berupa grafik-grafik yang dibuat berdasarkan urutan kegiatan yang
terjadi dalam proyek. Dalam grafik-grafik ini, tercatat pula lokasi dan waktu
dari pada kegiatan yang terjadi. Dengan adanya grafik-grafik ini, kita dapat
dengan mudah dan jelas melihat kegiatan mana yang terlambat atau kegiatan
mana yang belum dikerjakan bila dibandingkan dengan jadwal yang
direncanakan.
2. Record Terhadap Material Yang Dipakai
Record ini ada sangkut pautnya dengan pembayaran, sehingga dituntut
pembuatan record yang teliti dan lengkap dalam suatu kegiatan proyek harus
dicatat dan dihitung jumlah, lokasinya, dan juga kuantitasnya.
Selain dihitung dan dicatat jumlahnya, perlu juga dibuat gambarnya sebagai
dasar dari mana didapatkannya jumlah tersebut di atas, atau dengan
perkataan lain bahwa setiap material yang akan dibayar harus diketahui
dimana material tersebut ditempatkan dan berapa kuantitasnya.
Agar semua kegiatan berjalan lancar dan teratur, diperlukan kerjasama yang
baik antara Site Engineer dengan Tenaga Ahli Konsultan lainnya. Site Engineer
harus mengetahui apakah semua kegiatan sudah sesuai dengan spesifikasi
yang diminta.
Record terhadap material yang digunakan dalam tiap-tiap bulan dikumpulkan
dan dibuatkan rekapitulasinya dan selanjutnya sebagai dasar perhitungan
dalam pembuatan Sertifikat Bulanan (Monthly Certificate), sehingga setiap
Monthly Certificate yang diterbitkan harus mempunyai “Back Up Data” yang
disimpan dalam 1 file, terdiri dari:
▪ Laporan Harian Inspector (Daily Inspector Report)
▪ Laporan Kuantitas Harian (Daily Quantity Report), sebagai data input untuk
komputer.
▪ Lembar Detail Kuantitas Bulanan (Monthly Quantity Detail Sheet)
▪ Pekerjaan Selesai Bulanan (Monthly Work Accomplised)

60
 ▪ Lembar Kemajuan Bulanan (Monthly Progress Sheet)
▪ Laporan Harian Perkerasan (Daily Report of Pavement)
▪ Gambar-gambar (gambar-gambar ini akan dipakai dalam pembuatan as-
built drawing).
3. Format-format Pencatatan
Agar dalam pelaksanaan konstruksi dapat secara bersama-sama di monitor,
baik oleh kontraktor, konsultan maupun Pemilik Proyek perlu adanya format-
format pencatatan yang disepakati oleh ketiga belah pihak tersebut.
Format-format pencatatan akan meliputi:
▪ Form pencatatan surat-menyurat
▪ Form memo lapangan
▪ Form pencatatan inventarisasi dan penerbitan gambar
▪ Form kartu cuaca
▪ Form pemeriksaan pematokan
▪ Form pencatatan pekerjaan beton
▪ Form kemanualan pekerjaan
▪ Form sertifikasi pembayaran
Format-format yang digunakan adalah format standar yang dikeluarkan oleh
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

E.3.4. Pengendalian Proyek

Dengan tingkat kompleksitas yang tinggi dari proyek ini maka Konsultan
akan melakukan pengawasan dan mengamati perkembangan proyek sedapat
mungkin dapat diketahui secara cepat, akurat dan terbaru. Sehingga
permasalahan yang mungkin timbul dapat segera ditanggapi agar sasaran proyek
dapat dicapai. Untuk itu perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Membuat format pelaporan yang jelas, lengkap dan informatif.
b. Pelaporan progres pekerjaan kepada Pemberi Tugas secara cepat, akurat dan
terbaru.
c. Melakukan implementasi sistem informasi pemantauan proyek yang berbasis
komputer dan mampu memberikan peringatan dini terhadap permasalahan
penyelesaian pekerjaan.
Untuk keperluan tersebut disampaikan suatu sistem yang memiliki
kemampuan dalam pengendalian proyek, dari tahap perencanaan, pelaksanaan
hingga pelaporan (reporting).
Tujuan pemakaian sistem ini adalah agar proses pada ketiga fase tersebut dapat
dilakukan secara terintegrasi. Dengan sistem tersebut, maka berbagai indikasi dan
informasi penting yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek, dapat diakomodir
dan dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan bagi
manajemen.

61
 Selain hal di atas, juga akan dibuat suatu format dan prosedur standar
pelaporan proyek. Di mana dengan format dan prosedur yang standar, akan dapat
lebih meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan mengoptimalkan sinergi kerja.

62