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Treinamento de Excel

MDULO II: Ferramentas e Recursos Avanados do Excel

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br jan/08

Treinamento de Excel e Power Point Mdulo II

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1. HIPERLINK
Um hiperlink ou simplesmente link uma referncia a uma pgina ou a um local dentro da mesma planilha. A sua utilidade imensa, pois com apenas um clique sobre um texto ou imagem para que seja direcionado ao local de referncia (semelhante a navegao na Internet). Um link, dentro da planilha, representado da mesma maneira que no navegador (Internet Explorer): azul e sublinhado. Para criar o seu prprio link, digite um texto qualquer, por exemplo: CLIQUE AQUI. Depois disso, selecione a clula e pressione Ctrl + K ou no menu INSERIR na opo HIPERLINK.

Na tela Inserir hiperlink, defina a pgina que voc vai vincular clula. Inicialmente, selecione uma das opes abaixo: Pgina da Web ou arquivo existente: criar uma referncia com uma pgina da Internet ou com um arquivo qualquer. Colocar neste documento: criar uma referncia em um ponto definido da mesma pasta de trabalho. Criar novo documento: abrir uma nova pasta de trabalho no local determinado (expl: c:\novo documento.xls). Endereo de e-mail: enviar para o endereo de e-mail especificado. O texto da clula ficar azul e ao clicar nele, ser automaticamente direcionado ao local especificado. Para selecionar uma clula que contenha link, ou utiliza-se as setas de direo do teclado ou clicar na clula, e manter o mouse pressionado por alguns instantes. Para retirar o link de uma clula, basta selecion-la, pressionar Ctrl + K e clicar no boto Remover vnculo.

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2. FORMULRIO
O Excel tem um recurso muito til que o formulrio. Utilizando este recurso, podemos ter uma forma padronizada de lanamento de dados na planilha, podendo ainda utiliz-lo para efetuar pesquisas. O formulrio utilizado a partir do momento que definimos os rtulos de nossa base de dados.
Base de Fornecedores Fornecedor CNPJ Endereo Contato Telefone E-mail

2.1. Ativando o Formulrio


Com o cursor selecionado na primeira linha abaixo de um dos ttulos, clique no menu DADOS, FORMULRIO. Aparecer a mensagem abaixo, clique na opo OK.

O Excel reconhece que na linha de cima tem os ttulos e pede a confirmao. Aps clicar em OK ela abrir o formulrio.

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2.2. Inserindo Novos Dados


O formulrio criado pelo Excel reconheceu as linhas e ttulos e criou um campo para cada ttulo.

No final, caso queira acrescentar outro registro, clique em Novo. Caso queira fechar o formulrio, clique em Fechar. Os dados que voc lanou no formulrio sero lanados na base de dados da mesma forma.

2.3. Apresentao do Formulrio


Independente da clula que o cursor esteja selecionando, formulrio apresenta o contedo do primeiro registro selecionado e do total de registros que esto no banco de dados. Neste exemplo, o dado apresentado 1 de 1, ou seja, o formulrio est apresentando os dados do primeiro lanamento e neste caso o banco de dados possui apenas 1 registro. No lado direito da tela do formulrio, existem alguns botes de controle, tais como: Novo, Excluir, Restaurar, Localizar Anterior, Localizar Prxima, Critrios e Fechar. Novo: Clique para acrescentar um novo lanamento no banco de dados. Excluir: Clique para excluir um registro. Restaurar: Localizar Anterior: Clique para exibir o registro anterior. Localizar Prxima: Clique para exibir o prximo registro. Fechar: Fecha o formulrio.

2.4. Utilizando Critrios no Formulrio


Alm de poder ter um formulrio padro para entrada de dados, o formulrio tambm pode ser utilizado para fazer diversos tipos de pesquisa.

Exemplificando, queremos exibir somente os registros referentes ao Estado de Santa Catarina. Clique no boto critrios e o Excel apresentar uma formulrio em branco, no campo estado, digite SC.
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Se o critrio for somente este, voc deve clicar no boto Formulrio, que para voltar ao formulrio principal, ou clicar em Localizar Prxima e Localizar Anterior. Clicando em Formulrio, o sistema somente volta para o formulrio, mas no aplica o critrio. O critrio aplicado quando se tenta localizar um registro prximo ou anterior. Caso no tenha nenhum registro que atenda ao critrio, o formulrio no apresenta mensagem de erro, permanecendo apenas no mesmo registro. O critrio s funciona quando utilizado apenas os botes localizar.

2.5. Aplicando Critrios em Cada Tpico


Podemos criar critrios em cada tpico. No exemplo acima, colocamos como critrio o Estado de Santa Catarina. Vamos acrescentar tambm a cidade de Joaaba.

Clique no boto localizar anterior e verifique quais os registros so apresentados. Constatamos que 9 registros atendem aos 2 critrios.

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3. CONSOLIDAR DADOS
Para resumir e relatar os resultados de planilhas separadas, voc pode consolidar dados de cada planilha separada em uma planilha principal. As planilhas podem estar na mesma pasta de trabalho que a planilha principal ou em outras pastas de trabalho. Ao consolidar dados, voc est montando dados para que possa atualiz-los e agreg-los com mais facilidade. Por exemplo, se tiver uma planilha com as quantidades de determinados produtos vendidos por estado, voc poder usar uma consolidao para combinar esses valores em uma planilha de despesas corporativas.

No exemplo acima, ns temos uma planilha onde constam as quantidades vendidas nos trs primeiros meses do ano de quatro produtos em seis estados diferentes. Neste caso, iremos consolidar os dados das trs primeiras planilhas na planilha Resultado 1 Trimestre. Configure os dados para serem consolidados em cada planilha separada, deixando todas no mesmo formato. Siga as recomendaes abaixo: Certifique-se de que cada intervalo de dados esteja no formato de lista, ou seja, cada coluna tem um rtulo na primeira linha, e que no existem linhas ou colunas em branco dentro da lista. Coloque cada intervalo em uma planilha separada. No insira nenhum intervalo na planilha onde voc planeja colocar a consolidao. Certifique-se de que os rtulos para colunas ou linhas que deseja combinar tenham ortografia e capitalizao idnticas; por exemplo, os rtulos Md. Anual e Mdia Anual so diferentes e no sero consolidados. Clique na clula superior esquerda da rea em que voc deseja exibir os dados consolidados, na planilha principal (Resultado 1 Trimestre). Nomeie cada intervalo: selecione o intervalo inteiro e, em seguida, na guia Frmulas, no grupo Clulas Nomeadas, clique na seta prxima a Nomear um Intervalo e digite um nome para o intervalo na caixa Nome.

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OBSERVAO: Certifique-se de que voc deixou clulas suficientes direita e abaixo dessa clula para os dados consolidados. O comando Consolidar preenche a rea conforme necessrio. Na planilha principal, clique na primeira clula do intervalo e no menu Dados, selecione a opo Consolidar.

Aparecer a tela abaixo:

Funo: dever ser selecionada a operao desejada, tais como: soma e mdia. Referncia: selecionar o intervalo que dever ser consolidado. Procurar: em casos de referncias que encontram-se em outras pastas de trabalho. Todas as Referncias: conforme so selecionados os intervalos os mesmos ficaro listados nesta opo. Adicionar: aps selecionar um intervalo, ser necessrio clicar neste comando para que o intervalo seja inserido na lista de referncias serem consolidadas. Excluir: remover um intervalo da lista. Usar rtulos: utiliza-se esta opo caso no tenham sido inseridos na planilha os ttulos da linha e coluna, mantendo referncia aos das planilhas originais. Criar vnculos com dados de origem: utilize esta opo para que seja mantido o vnculo com os dados das planilhas originais, ou seja, caso haja alguma alterao nas planilhas originais, automaticamente ser alterado na planilha consolidada.

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4. FORMATAO CONDICIONAL
Em uma planilha de controle de vendas, por exemplo, quando for definida a quantidade total de um determinado perodo, a clula pode ficar com letras vermelhas se a quantidade estiver abaixo da meta esperada, letras amarelas se as quantidades estiverem um pouco acima, e letras verdes, se estiverem bem acima da meta. Isso chamado de formatao condicional. Selecione as clulas que devem sofrer a formatao condicional. Clique no menu Formatar e selecione a opo Formatao Condicional.

Se for maior ou igual a 10.000 est bem acima, se for menor que 10.000 e maior que 8.000 est um pouco acima, caso contrrio, est abaixo da meta.

Na primeira caixa, escolha se uma frmula ou valor ser analisado. Neste caso, selecione a opo O valor da clula .
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Na prxima caixa escolha a condio para o valor: entre, no est entre, igual a, diferente de, maior do que, menor do que, maior ou igual a, menor ou igual. Escolha a opo Maior ou igual a. Na caixa seguinte, digite o valor a ser verificado ou, se o valor estiver em alguma clula da planilha, clique no boto e selecione a clula. Neste caso, digite: 10.000. Clique no boto Formatar, selecione a guia Fonte, escolha o estilo Negrito e a cor verde. Clique na guia Borda, escolha a cor verde e clique no boto Contorno. Clique na guia Padres e escolha a cor de fundo para a clula como verde claro. Clique em OK. Clique no boto Adicionar e proceda da mesma forma da primeira condio, mude a condio para Entre e os valores de 8.000 e 10.000 e as cores de formatao para amarelo, em vez de amarelo. Clique no boto Adicionar para fazer a ltima condio (a formatao condicional limitada em apenas 3 condies). Proceda da mesma forma que na primeira condio, mudando apenas a condio para Menor ou igual a, o valor para 8.000 e as cores de formatao para vermelhas.

Para remover a formatao condicional, selecione as clulas e no menu Formatar e Formatao Condicional, clique no boto Excluir.

Selecione quais as condies devero ser excludas e clique em OK.

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5. PROTEGER PLANILHA
Uma ferramenta muito til que o Excel possui a ferramenta Proteger. Com ela, voc pode proteger a planilha ou at mesmo a pasta de trabalho contra modificaes indesejveis, tais como: insero de novas planilhas, excluso ou insero de linhas, alterao na formatao, modificando a estrutura da planilha original; remoo acidental de frmulas complexas e etc. A seguir sero apresentados trs tipos de proteo: A proteo de Planilha; Permitir que usurios editem intervalos; Proteger o arquivo com uma senha.

5.1. Proteo de Planilha


A proteo de planilha usada basicamente para proteger determinadas partes de sua planilha de remoes ou mudanas acidentais das frmulas inseridas. Essa proteo torna-se bastante til, uma vez que, em alguns casos, podemos demorar horas produzindo uma frmula e esta pode ser removida acidentalmente a qualquer momento, principalmente se a planilha for manuseada por mais de uma pessoa. Para proteger a planilha devemos primeiro decidir se queremos proteger a planilha inteira, ou parte dela. O recurso de proteo permite que se proteja parte da planilha e que se libere outras partes, tais como reas onde so lanados dados que precisam ser acrescentados diariamente a um banco de dados, preservandose as frmulas, formatao, incluso, excluso de linhas e colunas e etc. Selecione somente as reas da planilha que voc no quer proteger, como no exemplo da figura abaixo:

Em seguida, clique no menu Formatar, Clulas e em seguida na guia Proteo:

Desative a funo Bloqueadas e clique em OK.

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OBS: Originalmente toda a planilha vem Bloqueada e quando queremos que alguma parte seja liberada, devemos entrar no modo de formatao e tirar este bloqueio. A seguir, clique no menu Ferramentas, Proteger e selecione a opo Proteger Planilha.

Inicialmente apresentado o campo para incluso de uma senha. Apesar de a senha poder ser criada de imediato, somente clique em OK aps ter definido as permisses para usurios da planilha. Podemos criar uma senha, evitando-se assim que um usurio no autorizado desproteja a planilha e efetue alteraes no autorizadas. Optando-se por colocar-se uma senha, ser solicitada a confirmao da mesma.

Importante ler o aviso que apresentado na confirmao da senha, que reala os cuidados com as senhas.

A seguir, apresentada uma relao de permisses de modificaes na planilha. As permisses mais comuns so Selecionar as clulas bloqueadas e desbloqueadas. Neste caso dever ser avaliado o que pode e o que no pode ser alterado na planilha.

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Aps ter indicado o que deve ser protegido, clique em OK. Para testar a proteo, selecione uma clula que no tenha sido destravada e tente alter-la. Aparecer a seguinte mensagem:

Para desproteger a planilha, basta clicar novamente no menu Ferramentas, Proteger e na opo Desproteger planilha. Caso haja uma senha, digite-a na rea solicitada e clique em OK. Resumindo: para proteger sua planilha, inicialmente selecione as reas que devem ficar liberadas, clique no menu Formatar, escolha a opo Proteo e destrave as clulas. A seguir, clique no menu Ferramentas, opo Proteger e Proteger Planilha. Outra opo ao proteger uma planilha ocultar dados protegidos, tais como frmulas. Quando iniciamos o procedimento de proteo, no menu Formatar, no mesmo menu onde determinamos se as clulas estariam bloqueadas ou no, tnhamos a opo Oculta. Ao proteger a planilha, as clulas ocultas no exibiro os valores na barra de frmulas, ou seja, se em determinada clula oculta existir uma frmula, o usurio no conseguir visualiz-la.

5.2. Permitir que os Usurios Editem Intervalos


Outra opo de liberar dados numa planilha que ser protegida efetuar as autorizaes diretamente no menu Ferramentas, opo Proteger, conforme figura abaixo:

Neste caso, ser selecionada a opo Permitir que os usurios editem intervalos e posteriormente determinar quais tipos de permisso, podendo inclusive acrescentar uma senha.

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Clique em Novo e nomeie o intervalo que ficar liberado. A seguir, delimite a rea a ser liberada e coloque uma senha (opcional) e clique em OK.

Feito isto, para ativar este recurso, deve-se proteger a planilha, clicando no menu Ferramentas, Proteger e Proteger Planilha. Ao tentar alterar os valores na planilha, o Excel apresenta a seguinte mensagem:

Digite a senha para que a rea seja liberada. Ao salvar o arquivo e abri-lo novamente, a proteo ativada.

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5.3. Proteger Pasta de Trabalho


Ao proteger uma pasta de trabalho, voc estar bloqueando a estrutura da pasta, de modo que as planilhas no possam ser excludas, movidas, ocultas, reexibidas, renomeadas e novas planilhas no possam ser includas. Voc pode tambm impedir que as janelas de uma pasta de trabalho sejam movidas, redimensionadas, reexibidas ou fechadas. Para proteger a pasta de trabalho, clique no menu Ferramentas, Proteger e Pasta de Trabalho.

Como padro o campo Estrutura j vem selecionado. Caso voc queira proteger tambm as janelas de sua pasta clique no campo janelas. Ao ativar a proteo Janelas, voc est impedindo que as planilhas sejam redimensionadas, ocultas, reexibidas ou fechadas. Em seguida digite uma senha (opcional) e clique em OK.

5.4. Criando uma Senha para o Arquivo


Clique no menu Arquivo, Salvar Como, Ferramentas e Opes Gerais, conforme mostra a figura abaixo:

A seguir aparecer a janela Opes de Salvamento. Nesta janela voc ter a opo de criar uma senha de proteo do arquivo e/ou uma senha de gravao do arquivo tambm.

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No campo Senha de Proteo, crie uma senha de fcil memorizao, clique em OK e confirme a senha na prxima tela. Outra opo de criar senha para um arquivo atravs do menu Ferramentas, Opes Segurana. na guia

Conforme podemos verificar acima, temos duas opes de proteo. Senha de Proteo e Senha de Gravao. Podemos optar por uma ou outra, ou mesmo as duas, e alm disto ainda assinalar Recomendvel somente leitura. Ao final, quando clicar em OK, ser solicitada a confirmao das senhas digitadas. Aps salvar o arquivo e fech-lo, ao tentar abrir novamente, as senhas sero solicitadas.

5.5. Compartilhando uma Pasta de Trabalho


possvel criar uma planilha e compartilh-la em uma pasta da rede para que mais de um usurio tenha acesso simultneo. Para isto basta seguir os passos abaixo:

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Crie uma pasta de trabalho que voc quer tornar disponvel para edio multiusurio e insira os dados que voc deseja fornecer. Caso queira incluir algum dos recursos a seguir, adicione-os agora: clulas mescladas, formatos condicionais, validao de dados, grficos, imagens, objetos incluindo objetos de desenho, hiperlinks, cenrios, estruturas de tpicos, subtotais, tabelas de dados, relatrios da tabela dinmica, proteo de pasta de trabalho e planilha, e macros. No menu Ferramentas, clique em Compartilhar pasta de trabalho e, em seguida, clique na guia Editar. Marque a caixa de seleo Permitir alteraes por mais de um usurio ao mesmo tempo e, em seguida, clique em OK. Quando solicitado, salve a pasta de trabalho. No menu Arquivo, clique em Salvar como e salve a pasta de trabalho em um local na rede acessvel aos usurios desejados. Use uma pasta de rede compartilhada, no um servidor Web. possvel monitorar todas as alteraes feitas na planilha pelos usurios, atravs do menu Controlar Alteraes e Realar Alteraes. Faa todos os usurios salvarem e fecharem a pasta de trabalho compartilhada. Se outros usurios estiverem editando, eles perdero qualquer trabalho que ainda no tenha sido salvo. Se voc cancelar o compartilhamento da pasta de trabalho, o histrico das alteraes ser excludo. Se voc desejar manter uma cpia dessas informaes, imprima a planilha Histrico ou copie-a para outra pasta de trabalho. Para copiar o histrico para outra pasta de trabalho, selecione as clulas que voc deseja copiar, clique em Copiar , alterne para outra pasta de trabalho, clique no local onde voc deseja colocar a cpia e, em seguida, clique em Colar . No menu Ferramentas, clique em Compartilhar pasta de trabalho e, em seguida, clique na guia Editar. Certifique-se de que voc seja o nico usurio listado na caixa Quem est com esta pasta de trabalho aberta. Desmarque a caixa de seleo Permitir alteraes por mais de um usurio ao mesmo tempo. Se essa caixa de seleo no estiver disponvel, voc dever desproteger a pasta de trabalho antes de desmarcar a caixa de seleo.

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6. CLASSIFICAR
Uma das tarefas mais rotineiras no Excel classificar e gerenciar as listas de dados. Os dados contidos na planilha esto organizados numa lista, com ttulos de colunas que definem os Campos, conforme exemplo abaixo:

6.1. Definio de Banco de Dados


Um banco de dados pode ser comparado a um fichrio, onde cada ficha deste fichrio ser chamada de registro e cada informao dentro desta ficha ser chamada de campo. Como em uma ficha normal, cada campo deve ser identificado atravs de um nome. No Excel existem algumas regras que devem ser observadas quanto disposio do banco de dados dentro da planilha: Cada registro ficar disposto em uma linha e cada campo em uma coluna. Na primeira linha do banco de dados devem ser escritos os nomes de campo que identificaro cada uma das colunas. No podem existir linhas em branco ou tracejado dentro de um banco de dados.

6.2. Classificando por um nico Critrio


No caso de classificar listas, ou o banco de dados, podemos optar por utilizar o atalho que temos na barra de ferramentas padro, atalho este representado pelo cone, conforme figura abaixo (que um atalho para a opo mais utilizada) ou utilizar a ferramenta Classificar, que pode ser acessada atravs do menu Dados e Classificar.

Para classificar por um nico critrio, basta selecionar uma clula na coluna que a base de classificao, e clicar no boto AZ na barra de ferramentas casos de ordem crescente e no boto ZA em casos de ordem decrescentes.

6.3. Classificando por mais de um Critrio


Uma outra opo de classificao acionar o menu Dados e Classificar. Nos seus campos, pode-se especificar a ordem de classificao com at trs critrios. O procedimento ao iniciar o mesmo, selecione uma nica clula e acesse a ferramenta classificar.

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Quando utilizamos esta opo, o Excel nos apresenta uma caixa de dilogo, conforme figura a seguir:

Inicialmente temos a opo de Classificar por, Em seguida por e Depois por, optando por crescente ou decrescente, em cada uma das opes. Em cada opo temos uma caixa de listagem que apresenta os ttulos de cada coluna.

Repare que o Excel identificou que a 1 linha do banco de dados a linha de cabealho. Caso ocorra de no ser identificada, ou ter identificado errado, tem a opo de alterao atravs da opo Meu intervalo de dados tem. Selecione uma das opes (Linha de Cabealho ou Nenhuma Linha de Cabealho) e em seguida basta clicar em OK. Conforme mencionado acima, podemos classificar por at trs critrios, mas caso no seja necessrio utilizar os trs, no h necessidade de estar escolhendo critrios, bastando deix-los em branco. Pode-se tambm, alterar o modo de classificao entre crescente e decrescente para cada um dos critrios.

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6.4. Classificando por uma Lista


Existe ainda uma outra opo de classificao. Consta na tela Classificar um boto Opes, clicando nele temos os seguintes pontos:

Inicialmente temos a ordem de classificao da primeira chave e a seguir, podemos ativar um segundo critrio que far diferenciao entre maisculas e minsculas, e por ltimo, podemos definir a orientao, sendo de cima para baixo ou da esquerda para a direita. No caso da ordem de classificao, se abrirmos o painel de opo, vamos verificar que apresentado uma lista:

As listas esto no menu Ferramentas, Opes e na guia Listas Personalizadas. Se voc conferir, vai verificar que as listas apresentadas nesta opo so as mesmas que esto em Listas Personalizadas.

Podemos criar nossas prprias listas. Imagine que vamos querer classificar nosso banco de dados por ordem de regional, sendo que em nossa lista dever aparecer primeiro a regional Sul e depois a regional norte.
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Utilizando a opo de criar novas listas, ser possvel criar a lista mencionada. Uma maneira bastante fcil de criar novas listas relacion-las no Excel, selecion-las e clicar no boto Importar.

6.5. Classificando Maisculas e Minsculas


Outro ponto da tela Opes de Classificao a diferenciao entre maisculas e minsculas. Se voc possuir uma lista com alguns nomes em minsculo e outros em maisculo o Excel far a classificao independente disto, mas caso seja selecionada a opo Diferenciar maisculas de minsculas ser feita a classificao deixando primeiro as minsculas e depois as maisculas.

6.6. Classificando Definindo a Orientao


Por ltimo temos a opo de definir a orientao, podendo ser de cima para baixo ou da esquerda para a direita. Na classificao normal, a orientao de cima para baixo, que est definida como opo padro. A opo Esquerda para a Direita serve para classificarmos um banco de dados horizontal. Neste caso, aps ter indicado que queremos da esquerda para a direita, temos que indicar qual a linha sendo que anteriormente escolhamos qual a coluna. Outro ponto que no temos a opo de indicar se tem cabealho ou no.

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7. AUTO-FILTRO
Filtrar um meio fcil de localizar e trabalhar com um subconjunto de dados de uma lista. Quando se filtra uma lista (banco de dados), o Excel exibe apenas as linhas que contm um determinado valor ou que atendam as determinadas condies de pesquisa denominadas critrios. AutoFiltro serve para filtrar uma lista rapidamente, ajustando o contedo de uma clula ou usando critrios simples de comparao, com at dois critrios por rtulo (coluna). Para ativar o AutoFiltro selecione uma nica clula dentro do banco de dados. Clique no menu Dados, Filtrar e em seguida AutoFiltro. Nos ttulos da planilha apareceram caixas de seleo (drop-down, combobox), vide figura abaixo:

7.1. Filtrando a Lista


Estas caixas de seleo servem para que possamos definir critrios do que queremos que seja filtrado e do que deve ser exibido. Exemplificando, num banco de dados com 34 lanamentos (linhas) com um campo chamado diviso, onde no mesmo aparecem apenas 4 tipos de diviso, sendo que isto ocorre pelo fato de que muitas divises so repetidas, ou seja, existe mais de um registro por diviso (expl. 4 funcionrios trabalham na diviso de fax). Repare que na figura acima que clicar no autofiltro da Diviso aparecem apenas os 4 tipos de Diviso cadastrados (copiadoras, fax, impressoras e scanners), independente do nmero de vezes em que elas se repetem e em ordem alfabtica. Podemos tambm classificar o banco de dados quando ativamos o autofiltro. Repare que as primeiras opes que temos Classificar em Ordem Crescente e Classificar em Ordem Decrescente. A lgica de classificao idntica a dos botes AZ e ZA. Voltando ao autofiltro, utilizando ainda a figura acima, vamos selecionar uma das opes apresentadas, porm utilizando agora o campo Departamento. Vamos selecionar o departamento de Marketing, portanto, mova o mouse at o nome do departamento e clique sobre o nome desejado. Confira o resultado na figura a seguir:

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Repare que somente as linhas correspondentes ao departamento de Marketing apareceram. Repare ainda que no Cabealho de Linha alguns nmeros esto fora de ordem e na cor azul. Isto ocorre porque ao selecionarmos o departamento de Marketing na caixa de seleo, demos instruo ao Excel para somente acrescentar os dados que atendessem a este critrio (Departamento = Marketing), escondendo temporariamente os demais registros. Os outros registros continuam na tabela, mas esto ocultos. Se neste momento, com a planilha filtrada, voc efetuar uma soma, por exemplo, colocar uma funo autosoma para saber o valor total do salrio de todos os funcionrios, voc vai obter o resultado somente do que est visvel. Os dados ocultos, apesar de estarem na planilha, no sero computados no caso de qualquer nova conta que os envolva. Outro detalhe que no ttulo Departamento, a seta da caixa de seleo aparecer na cor azul. Isto ocorre para chamar a ateno, indicando em que coluna o filtro est aplicado. Para re-exibir a lista inteira novamente, basta clicar na caixa de seleo e escolher a opo Tudo. Podemos aplicar filtros em cada um dos ttulos. Ativando novamente o filtro do Departamento de Marketing, e a seguir, na caixa de seleo do ttulo diviso, selecionando Copiadoras:

Constata-se que a lista atendeu ao segundo critrio e agora est reduzida de 6 registros para apenas 3. Para re-exibir a lista completa, podemos selecionar cada um dos rtulos e definir como Tudo ou limpara todos os critrios de uma s vez, clicando no menu Dados, Filtrar e Mostrar todos.

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7.2. Critrios Personalizados


No tpico anterior, aprendemos como aplicar critrios nicos em cada ttulo. Agora vamos ver como possvel aplicar mais de um critrio por ttulo. Para isto, vamos utilizar a opo Personalizar que apresentada na caixa de seleo.

Com a opo de personalizar autofiltro possvel selecionar, por exemplo, dois departamentos ao invs de um. possvel, tambm, selecionar um intervalo. Contudo, deve estar atento as opes E e OU, pois caso seja selecionada a opo errada o filtro aparecer em branco . (expl: selecionar todos os salrios maiores que R$ 380,00 E menores que R$ 1.400,00 selecionar o departamento de Marketing OU Copiadoras).

7.3. Filtrando os 10 Primeiros / ltimos


Outro tipo de filtro que podemos utilizar a opo 10 primeiros, porm esta opo somente pode ser utilizada para informaes numricas ou datas. Ao escolher esta opo apresentado um formulrio.

Na primeira caixa de opo temos a oportunidade de pedir para mostrar os primeiros ou os ltimos. importante interpretar que Primeiros significa maiores e ltimos significa menores. Na segunda caixa, podemos determinar a quantidade. Na terceira caixa, podemos determinar que sejam Itens ou Por Cento. Com esta opo possvel determinar que o Excel filtre, por exemplo, os 10 maiores salrios de uma determinada base de dados.

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8. FILTRO AVANADO
A opo de autofiltro que vimos acima, normalmente atende 90% de nossas necessidades. Os outros 10%, requerem uma melhor elaborao vamos conseguir aplicando o Filtro Avanado. A elaborao dos critrios do Filtro Avanado so um pouco mais complexos, mas os resultados compensam. Antes de voc poder aplicar o filtro, tem que criar um cenrio com os critrios. Para ilustrar melhor, segue abaixo a base que ser utilizada como exemplo:

Queremos aplicar um filtro em nossa base de dados que nos permita observar trs departamentos (no autofiltro) podamos ter no mximo dois critrios. O cenrio citado acima, nada mais do que a reproduo das linhas de ttulos de nossa base de dados, portanto faremos uma cpia dos ttulos abaixo da base. Nossa necessidade ser filtrar os departamentos de Arte, Marketing e Contabilidade, portanto, colocaremos estes nomes abaixo do ttulo de nosso cenrio. Segue exemplo:

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8.1. Filtrar a Lista no Local


Selecione qualquer clula dentro da base de dados e em seguida no menu Dados, Filtrar e Filtro Avanado.

O formulrio (acima) nos fornece a opo de filtrar os dados na prpria base de dados ou copiar para outro local. Apresenta ainda o intervalo de nosso banco de dados, que neste exemplo est no intervalo B4:G38. A seguir precisamos preencher o campo Intervalo de Critrios, que o cenrio que criamos. Em nosso exemplo, nossos critrios esto no intervalo B43:G46. Tanto podemos fornecer todo o intervalo que criamos, ou somente a parte que interessa, ou seja, o intervalo onde esto os dados relativos aos departamentos que desejamos, que neste exemplo poderia ser F34:F46. No tem diferena em fornecer o endereo completo, pois os dados no preenchidos abaixo dos ttulos no interferem em nada. Para preencher o intervalo, podemos digitar a informao, ou selecionar a rea. O resultado ser:

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8.2. Filtrar Criando Intervalo de Valores


Outro exemplo: queremos agora filtrar somente os salrios entre R$ 1.000,00 e R$ 2.000,00. Neste caso, quando queremos criar um intervalo de valores, torna-se necessrio que tenhamos dois ttulos iguais, colocando os valores conforme figura abaixo:

A seguir, selecione qualquer clula dentro da nossa base de dados, clicando a seguir no menu Dados, Filtrar e Filtro Avanado. Preencha o campo intervalo de critrios, que o cenrio que criamos acima.

8.3. Filtrar Criando Intervalo de Datas


Para criar um intervalo de datas, o procedimento o mesmo acima descrito. Duplique o ttulo e coloque as duas datas, conforme abaixo:

8.4. Tabela de Critrios


Para utilizar as mesmas funcionalidades que temos no AutoFiltro, utilizamos os recursos abaixo:

8.5. Filtrando para Outro Local da Planilha


Outra vantagem do Filtro Avanado podermos ter os dados em outro local da planilha. Vamos filtrar todos os funcionrios do departamento de Arte, e determinar que os dados sejam apresentados a partir da clula B46. Ative o Filtro Avanado conforme os exemplos anteriores, e marque a opo Copiar para outro local. Quando ativamos este recurso, o Excel libera o campo Copiar para. Indique neste campo o local onde o Excel deve apresentar os dados que atendam ao filtro. Basta indicar uma nica clula.

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Confira na figura abaixo:

Agora clique em OK e confira o resultado.

Podemos por exemplo, criar outro critrio para que o Departamento de Contabilidade seja filtrado, apresentando os dados a partir da clula B54.

Conforme figura acima, observamos que o resultado do primeiro filtro permanece e que o segundo filtro apresentado a partir da clula especificada. Podemos criar quantos filtros forem necessrios, desde que determinaremos que a apresentao seja abaixo do anterior. Importante: no podemos ter nenhum dado abaixo do ponto que determinamos que os dados sejam apresentados, pois, no momento que o Excel vai colar as informaes, todos os dados nas linhas abaixo do ponto de referncia sero apagados, mesmo que a informao filtrada tenha somente duas ou trs linhas de informao.

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8.6. Filtrando para Outra Planilha


Podemos querer filtrar os dados para outra planilha. Neste caso, se fizermos os procedimentos normais, conforme visto nos exemplos anteriores, somente determinando outra planilha no local onde devem ser apresentados os dados, o Excel apresentar a mensagem de erro abaixo:

Voc no pode iniciar o procedimento de filtro avanado na planilha onde voc tem os dados. Para conseguir que os dados sejam apresentados em outra planilha, voc deve iniciar os procedimentos na planilha onde voc quer que os dados sejam apresentados. Vejamos na prtica. Selecione uma nova planilha, clique no menu Dados, Filtrar e Filtro Avanado. Ao iniciar o recurso de Filtro Avanado, selecione a opo Copiar para outro local, clique em Intervalo da lista e v at a planilha onde encontram-se os dados serem filtrados, em seguida defina os critrios e o local onde devero ser exibidos os dados. Vide figura abaixo:

Clique em OK e confira o resultado.

8.7. Filtrando Somente Registros Exclusivos


O registro exclusivo um recurso interessante do Filtro Avanado. Ele consiste em filtrar registros em duplicidade e exibi-lo uma nica vez, ou seja, o Excel compara todos os dados coluna a coluna, evitando repeties. Exemplificando, copiaremos as informaes contidas na linha 5 para a linha 6, duplicando assim o registro.

Filtre a base de dados para apresentar o departamento de Marketing. Mantenha o filtro na mesma pgina, mas utilize o recurso Somente registros exclusivos. Vide resultado abaixo:
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Repare que apesar do registro em duplicidade do funcionrio Robert DNiro da Silva, no filtro ele aparece apenas uma vez. Outro tpico interessante do Filtro Avanado poder filtrar para outro local somente a parte do banco de dados que nos interessa. Por exemplo, utilizando a base de dados descrita acima, vamos aplicar um filtro tendo como critrio o Departamento de Arte, indicando somente os campos Funcionrio, Salrio e Departamento sejam copiados para outro local. Para que isto seja possvel, crie tambm uma linha com os ttulos que quer copiar.

8.8. Filtrando para Outro Arquivo


possvel filtrar dados de outro arquivo de dados, sendo que o procedimento ser o mesmo. Abra o arquivo no qual voc quer que os dados sejam apresentados. Acione o recurso de Filtro Avanado na opo de copiar para outro local. Com o cursor na opo Intervalo da Lista, v ao menu Janela e selecione o
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arquivo onde encontram-se os dados. Selecione a rea onde esto os serem filtrados, selecione a rea onde encontram-se os critrios (os critrios podem estar tanto na planilha onde encontram-se os dados, quanto na planilha onde sero exibidos os dados filtrados) e finalmente defina o intervalo onde sero exibidos os dados finais.

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9. ESTRUTURA DE TPICOS
Existe uma maneira muito prtica de organizar planilhas muito extensas dentro do Excel, o comando Organizar Tpicos, encontrado no menu Dados. Ele organiza as planilhas por blocos de informao, estes podem ser exibidos ou no. Quando ocultos, a planilha fica simplificada e de fcil leitura. Quando exibidos, permitem observar uma parte da planilha (ou a planilha inteira) com mais detalhes.

No exemplo acima, a estrutura de tpicos permite mostrar e ocultar as linhas de detalhes de vendas mensais.

Linhas de detalhes Linha de resumo Caso deseje alterar as linhas de resumo para permanecerem acima da linhas de detalhes ou para as colunas de resumo permanecerem esquerda das colunas de detalhes, altere a configurao de direo. No menu Dados, aponte para Organizar estrutura de tpicos e clique em Configuraes. Desmarque a caixa de seleo Linhas de resumo abaixo do detalhe, a caixa de seleo Colunas de resumo direita do detalhe ou ambas.

Voc pode organizar qualquer planilha em tpicos manualmente ou poder organizar planilhas em tpicos automaticamente. Em caso de opo pelo automtico as contendo frmulas de resumo precisam estar direita ou esquerda dos dados de detalhes, ou as linhas contendo frmulas de resumo precisam estar abaixo ou
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acima desses dados. Se voc no tem certeza se a sua planilha atende a esses requisitos, tente organizar em tpicos automaticamente e, se os resultados no forem satisfatrios, desfaa a operao e organize-os manualmente.

9.1. Organizar os dados em tpicos automaticamente


Selecione o intervalo de clulas que voc deseja organizar em tpicos. Para organizar a planilha inteira em tpicos, clique em qualquer clula na planilha. No menu Dados, aponte para Organizar estrutura de tpicos e, em seguida, clique em AutoTpicos.

9.2. Organizar os dados em tpicos manualmente


Selecione as linhas ou colunas que contm os dados de detalhe. As linhas ou colunas de detalhes normalmente so adjacentes linha ou coluna que contm a frmula de resumo ou a um cabealho. Por exemplo, se a linha 6 contiver totais para as linhas 3 a 5, selecione as linhas 3 a 5. Se a linha 8 contiver um cabealho que descreve as linhas 9 a 12, selecione as linhas 9 a 12. No menu Dados, aponte para Organizar estrutura de tpicos e, em seguida, clique em Agrupar. Os smbolos de estrutura de tpicos (smbolos de estrutura de tpicos: smbolos usados para alterar o modo de exibio de uma planilha organizada em tpicos. possvel exibir ou ocultar dados detalhados pressionado o sinal de mais, sinal de menos e os nmeros 1, 2, 3 ou 4 que indicam o nvel da estrutura de tpicos.) aparecero ao lado do grupo na tela.

Continue selecionando e agrupando linhas ou colunas de detalhes at ter criado todos os nveis que voc deseja na estrutura de tpicos. Se no tiver selecionado estilos automticos, voc poder aplicar estilos nesse momento.

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10. SUBTOTAIS
Existe uma outra maneira de resumir informaes de uma lista, atravs do uso de Subtotais. Para seguir neste tpico da apostila, utilizaremos a base de dados abaixo.

Nesta base de dados temos uma relao de vendas, onde podemos identificar o Vendedor, O Dia da Venda, O Valor da Venda, O Valor da Comisso, a Filial e a Cidade onde ocorreu a venda.

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10.1.

Definindo o Relatrio, e Primeiras Providencias

Imagine que queremos um relatrio informando qual o total de vendas por dia. Para termos este relatrio, vamos utilizar o recurso Subtotais. Mas, antes de utilizar o recurso, devemos classificar nossa base de dados de acordo com o critrio que queremos o relatrio. Neste exemplo, queremos as vendas por dia, desta forma, classificaremos a tabela por dia de venda. A seguir, selecione uma clula qualquer dentro da tabela e clique em Dados, Subtotais.

O Excel nos apresenta o formulrio Subtotais, sendo que neste formulrio temos algumas opes nas quais devemos escolher: A Cada Alterao em: no exemplo acima j vem preenchido com Vendedor, sendo que as opes so os ttulos de nossa base de dados. Utilizando o exemplo, para termos os subtotais do que foi vendido por dia, devemos selecionar Dia venda. Usar Funo: Nesta opo podemos observar que temos a disposio diversas funes (sendo exibido como padro as funes ContNm ou Soma). Localize a funo soma e selecione-a. Adicionar Subtotal a: Neste caso temos a opo de escolher mais de um item, sendo que nesta opo ele aplicar a funo selecionada acima, ou seja, se voc selecionar a opo Valor Venda, ele ir somar toda a coluna. A seguir temos mais algumas opes que sero vistas depois. Desta forma, clique em OK e veja o resultado.

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10.2.

Relembrando os Procedimentos

Inicialmente classificar a base de dados pelo critrio que queremos a informao. A seguir ativar o recurso Subtotal, indicando que a cada alterao no Dia Venda, utilizar a funo Soma na coluna Valor venda.

10.3.

Analisando o Relatrio

No canto superior esquerdo da tela aparecero botes com nmeros (semelhantes ao da estrutura de tpicos) onde cada nmero representa um nvel do relatrio. O padro so 3 nveis, sendo o 1 o total geral da planilha, o 2 os subtotais e o 3 a planilha detalhada.

10.4.

Retirar os Subtotais

Para retirar o subtotal simples, basta posicionar o cursor em qualquer ponto da base de dados, acessar o menu Dados, Subtotais e clicar no boto Remover todos.

10.5.

Subtotal com 2 Critrios

Imagine agora que voc queira alm do total por dia, saber tambm o total vendido por cada vendedor. Inicialmente devemos sempre classificar nosso banco de dados com base nos critrios que desejamos que os dados sejam apresentados. Desta forma, classifiquem a base de dados inicialmente por Dia Venda em seguida por Vendedor.

Inicie o Subtotal pelo primeiro critrio de classificao, que Dia Venda. Selecione uma clula dentro do banco de dados, clique em menu Dados, Subtotais: a cada alterao em Dia Venda, usar a funo soma, adicionando subtotal ao Valor Venda. Clique em OK.
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Em seguida, clique novamente no menu Dados, Subtotais: a cada alterao em Vendedor, usar a funo Soma, adicionando subtotal ao Valor Venda. A seguir, desmarque a opo Substituir subtotais atuais.

10.6.

Opo de Quebra de Pgina entre Grupos

Imagine agora que voc queira conhecer os subtotais por Vendedor e queira enviar o relatrio de cada vendedor para ele. Neste caso, a soluo criar o Subtotal por vendedor utilizando a opo Quebra de pginas entre grupos. A aparncia no muda, mas se voc utilizar a opo visualizar impresso, ver que foram criadas quebras de pginas entre os vendedores, facilitando assim a impresso de relatrios e envio aos responsveis. Detalhe: Para que o cabealho seja apresentado em cada folha necessrio que voc configure a pgina, indicando as linhas que devem se repetir na parte superior da planilha. Para tal, clique no menu Arquivo, Configurar Pgina e indique as linhas.

10.7.

Resumo acima dos Dados

Por ltimo, temos a opo Resumir abaixo dos dados, sendo que normalmente esta opo vem ativa e os subtotais so inseridos uma linha abaixo dos dados. Caso voc queira que os subtotais sejam inseridos acima dos dados, desative esta opo. O resultado ser o mesmo, mudando somente a forma de apresentao dos subtotais.

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11. VALIDAO
Muitas vezes, quem cria uma planilha deseja restringir o tipo de dados que o usurio final (ele mesmo ou uma segunda pessoa) ir introduzir em determinadas clulas da planilha. Este tipo de restrio serve para evitar, por exemplo, que se insira algum dado incorreto em um campo da tabela. O recurso Validao permite impedir que valores fora dos parmetros sejam digitados em uma clula. Para isso, devemos definir quais so os dados vlidos para aquele campo especfico que desejamos restringir. O tipo de dado aceito pode ser um nmero (inteiro ou decimal), uma data, um horrio, um texto ou qualquer outro tipo de dado definido pelo usurio. Supondo que uma tabela com um campo Cdigo do Professor, que deve ser preenchido com um nmero inteiro de 1 a 10. Podemos visualizar logo abaixo esta tabela:

Utilizando o Excel, vamos impedir que seja digitados nmeros menores que 1 ou maiores que 10.

11.1.

Validao Passo a Passo

Selecione as clulas em que desejamos aplicar a validao. No menu Dados, escolhemos a opo Validao.

Isto dever abrir a janela Validao de dados como a que se segue. Selecione a guia Configuraes, observe o campo Permitir:, o padro do Excel permitir Qualquer valor, ou seja qualquer valor digitado pelo usurio ser aceito.

Clique na seta ao lado do valor do campo Permitir, selecione na lista uma opo conforme situao. Seguindo o exemplo, utilizaremos a opo Nmero Inteiro.
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Note que os outros campos tornaram-se disponveis nesta janela. Abra a lista correspondente ao campo Dados. Esta lista vai dar uma srie de critrios a serem aplicados ao valor digitado na clula. Neste caso, queremos valores [Entre 1 e 10]. Ento selecionamos a opo Entre.

Digitamos os valores desejados nos campos Mnimo e Mximo que no caso do exemplo utilizado, estes valores so 1 e 10, respectivamente. Em seguida clicamos em OK.

Quando o usurio insere um valor no vlido em uma clula com este recurso, aparece o seguinte aviso:

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11.2.

Inserindo Mensagens de Erro

Podemos personalizar o aviso de erro, na mesma janela Validao de dados, entramos na guia Alerta de Erro e inserimos textos nos campos Ttulo e Mensagem de Erro. Lembre-se de deixar marcada a opo Mostrar alerta de erro aps a insero de dados invlidos, para que as demais opes fiquem disponveis.

Agora o alerta de erro assume uma nova aparncia:

11.3.

Inserindo Alertas de Entradas de Dados

Podemos definir tambm uma alerta que aparece toda vez que selecionamos uma clula com o recurso Validao, para isso, escolhemos a guia Mensagem de Entrada na janela Validao de Dados. De forma semelhante mensagem de erro, digitamos um ttulo e uma mensagem, no esquecendo de deixar marcada a opo Mostrar mensagem de entrada ao selecionar clula para que as demais opes fiquem disponveis.

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Quando selecionamos a clula, a seguinte mensagem aparece:

11.4.

Criando uma lista de dados

Um recurso muito prtico a criao de lista de dados, onde determinamos o que pode ser digitado num determinado campo. Analisaremos o exemplo abaixo:

Do lado esquerdo temos uma base de dados, que representa os dados que devem ser preenchidos na tabela ao lado, abaixo do ttulo Empresa. Queremos restringir para que somente os dados constantes na base de dados sejam aceitos.

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Para criar esta lista, selecione a rea onde os dados vo ser digitados. Neste exemplo ser o intervalo Base de Dados. A seguir clique no menu Dados, Validao. Escolha na opo Permitir, Lista e a seguir indique a Fonte, como sendo o intervalo das clulas Perdigo at Eleva e clique em OK.

A seguir, selecione a primeira clula abaixo de Nome e digite um nome qualquer e pressione seta para a direita. Repare que ao selecionar a clula ao lado (abaixo de empresa) automaticamente aparecer um boto com uma seta ao lado da clula. Voc pode digitar a informao normalmente ou pressionar Alt + Seta para baixo para exibir a lista de palavras. Selecione na lista o que voc quer inserir na clula e pressione Enter. Outra opo clicar neste boto e selecionar a palavra com o mouse.

Ao criar a lista, voc pode configurar uma mensagem de entrada e erro.

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12. CENRIO
Cenrios fazem parte de um conjunto de comandos algumas vezes chamados de ferramentas de anlises hipotticas (um processo de alterao dos valores em clulas para saber como essas alteraes afetam o resultado de frmulas na planilha. Por exemplo, variar a taxa de juros usada em uma tabela de amortizao para determinar o valor dos pagamentos.). Um cenrio um conjunto de valores que o Microsoft Excel salva e pode substituir automaticamente na sua planilha. Voc pode usar cenrios para prever o resultado de um modelo de planilha. Voc pode criar e salvar diferentes grupos de valores em uma planilha e alternar para qualquer um desses novos cenrios para exibir resultados diferentes. Por exemplo, se voc deseja criar um oramento, mas no tem certeza de sua receita, pode definir valores diferentes para a receita e alternar entre os cenrios para efetuar anlises hipotticas.

No exemplo acima, voc poderia chamar o cenrio de pior caso, definir o valor na clula B1 para R$ 50.000,00 e definir o valor na clula B2 para R$13.200,00.

Voc poderia chamar o segundo cenrio de melhor caso e alterar os valores em B1 para R$150.000,00 e B2 para R$26.000,00. Para comparar vrios cenrios, voc pode criar um relatrio que os resuma na mesma pgina, chamado de Resumo do Cenrio. O relatrio pode listar os cenrios lado a lado ou resumi-los em um relatrio de tabela dinmica

12.1.

Criar
No menu Ferramentas, clique em Cenrios. Clique em Adicionar. Na caixa Nome do cenrio, digite um nome para o cenrio Na caixa Clulas variveis, insira as referncias para as clulas que voc deseja alterar.

Observao: Para preservar os valores originais das clulas variveis, crie um cenrio que utilize os valores das clulas originais antes de criar cenrios que alterem os valores. Em Proteo, selecione as opes desejadas. Clique em OK. Na caixa Valores de cenrio, digite os valores desejados para as clulas variveis. Para criar o cenrio, clique em OK. Se voc desejar criar cenrios adicionais, clique novamente em Adicionar e, em seguida, repita o procedimento. Quando voc concluir a criao de cenrios, clique em OK e, em seguida, clique em Fechar na caixa de dilogo Gerenciador de cenrios.

12.2.

Exibir
No menu Ferramentas, clique em Cenrios. Clique no nome do cenrio que voc deseja mostrar. Clique em Mostrar.

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12.3.

Editar
No menu Ferramentas, clique em Cenrios. Clique no nome do cenrio que voc deseja editar e, em seguida, clique em Editar. Faa as alteraes desejadas. Na caixa de dilogo Valores de cenrio, digite os valores desejados para as clulas variveis. Para salvar suas alteraes, clique em OK.

12.4.

Excluir
No menu Ferramentas, clique em Cenrios. Clique no nome do cenrio que voc deseja excluir e, em seguida, clique em Excluir.

12.5.

Criar um Relatrio de Resumo


No menu Ferramentas, clique em Cenrios. Clique em Resumir. Clique em Resumo do cenrio ou Relatrio de Tabela dinmica do cenrio. Na caixa Clulas de resultado, insira as referncias para as clulas que fazem referncia a clulas cujos valores so alterados pelos cenrios. Separe as diversas referncias por vrgulas.

Observao: Voc no precisa de clulas de resultado para gerar um relatrio de resumo de cenrio, mas precisa delas para obter um relatrio de tabela dinmica (relatrio de tabela dinmica: um relatrio de referncias cruzadas interativo do Excel que resume e analisa dados, como registros de banco de dados, de vrias fontes, incluindo fontes externas ao Excel.) de cenrio.

12.6.

Evitar Alteraes
No menu Ferramentas, clique em Cenrios. Na caixa Cenrios, clique no nome do cenrio. Clique em Editar.

Siga um destes procedimentos: Para evitar que outras pessoas alterem seus cenrios, marque a caixa de seleo Evitar alteraes. Para remover um cenrio da lista na caixa de dilogo Gerenciador de cenrios, marque a caixa de seleo Ocultar. Clique em OK. Na caixa de dilogo Valores de cenrio, clique em OK e, em seguida, clique em Fechar. No menu Ferramentas, aponte para Proteger e clique em Proteger planilha. Marque a caixa de seleo Proteger a planilha e o contedo de clulas bloqueadas e certifique-se de que a caixa de seleo Editar cenrios est desmarcada. Observao: Voc pode adicionar cenrios quando uma planilha estiver protegida, mas no pode editar ou excluir os cenrios existentes enquanto uma planilha estiver protegida a menos que voc desmarque a caixa de seleo Evitar alteraes na caixa de dilogo Editar cenrio. Voc ainda pode editar os valores nas clulas variveis na planilha, a menos que as clulas estejam travadas.

12.7.

Mesclar Cenrios de Outra Planilha


Abra todas as pastas de trabalho cujos cenrios voc deseja mesclar. Alterne para a planilha onde deseja mesclar os cenrios. No menu Ferramentas, clique em Cenrios. Clique em Mesclar. Na caixa Pasta, clique no nome da pasta de trabalho. Na caixa Planilha, clique no nome de uma planilha cujos cenrios voc deseja mesclar e, em seguida, clique em OK. Repita este processo se voc desejar mesclar cenrios de mais planilhas.

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13. TABELA
As Tabelas de Dados fornecem atalhos, para que voc possa criar simulaes de diferentes formas, como por exemplo, uma simulao de emprstimo, um financiamento em que deseja pagar em um determinado prazo, permitindo elaborar a apresentao de um cenrio de forma organizada. Quando se trabalha com dados, podem ocorrer perguntas do tipo: E se aquele pagamento fosse R$ 50,00 a menos?, ou , E se as taxas de juros mudassem? e uma srie de outros E/SE. Tais anlises, se feitas manualmente podem ser difceis e demoradas. A Tabela pode ser criada de duas diferentes formas, que normalmente chamamos de cenrios, conforme veremos a seguir:

13.1.

Tabela de Dados de Varivel nica

Imagine que temos que analisar um emprstimo, onde o valor de R$ 25.000,00, a taxa mensal de 2,5%, o perodo (prazo) de 12 meses e o vencimento da primeira prestao ocorrer em 30 dias. Necessitamos saber qual a prestao mensal. Nosso exemplo ser apresentado abaixo:

13.2.

Utilizando a funo financeira PGTO

A clula a ser utilizada primeiramente a clula C8, onde iremos calcular a prestao mensal, para tanto, clique no boto Funo (Fx) da barra de frmulas e selecione a funo PGTO (funo para clculo de valor a ser pago em financiamento), pertencente ao grupo Financeira. Com base no cenrio anteriormente apresentado, preencha os dados da funo, selecionando com o mouse as clulas correspondentes na planilha, conforme abaixo:

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13.3.

Como utilizar o recurso Tabela

Mas afinal, qual a utilidade do recurso tabela? Caso voc ao queira dividir o mesmo valor em mais parcelas e efetuar uma anlise de cada uma, poderamos descobrir estes valores, um a um, bastando substituir o prazo contido na clula C5, mas ao invs disto faremos uma tabela com os prazos: 18, 24, 30, 36 e 42.

Selecione o intervalo onde sero feitas as simulaes e a seguir, clique no menu dados e selecione a opo Tabela.

No menu de opes Tabela apresentado duas solicitaes: Clula de entrada da linha e Clula de entrada da coluna. Nestes campos devemos indicar para o Excel qual informao contida na frmula deve ser substituda pelos dados de nossa simulao. De acordo com o nosso exemplo, o dado a ser substitudo o prazo meses. Esta informao tambm tem que levar em conta se os dados que sero utilizados pelo Excel esto no formato de Linha ou de coluna. Em nosso exemplo, colocamos os dados em colunas, desta forma, no devemos preencher nada no campo Clula de entrada da linha, deixando-o em branco. Posicionando o cursor no campo Clula de entrada da coluna, selecionar a clula onde contm o dado ser substitudo, ou seja, o nmero de meses.

Para entender bem como classificar se os dados esto no formato de linha ou coluna, utilize o seguinte raciocnio:
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Quando os dados que vamos utilizar para efetuar a simulao estiverem numa mesma coluna, ou seja, uma linha abaixo da outra, devemos considerar que esto na coluna. Quando os dados que vamos utilizar para efetuar a simulao estiverem em uma mesma linha, ento devemos considerar que esto na linha.

Valores simulados pela Tabela.

13.4.

Outra forma de Criar a Tabela de Entrada nica

A Tabela de entrada nica deve ser criada de modo que os valores de entrada sejam listados em colunas ou em linhas. As frmulas utilizadas devem fazer referncia a uma clula de entrada e esta no precisa fazer parte da tabela obrigatoriamente. Se os valores de entrada estiverem listados em uma coluna, digite a frmula na linha acima do primeiro valor e uma clula direita da coluna de valores. Digite qualquer frmula adicional direita da primeira frmula (conforme exemplo acima). Se os valores de entrada estiverem listados em uma linha, digite a frmula na linha acima do primeiro valor e uma clula direita da coluna de valores. Digite qualquer frmula adicional direita da primeira frmula (conforme exemplo acima). Se os valores de entrada estiverem listados em uma linha, digite a frmula na coluna esquerda do primeiro valor e uma clula abaixo da linha de valores. Digite qualquer frmula adicional abaixo da primeira frmula.

Importante: neste exemplo utilizamos o prazo como varivel. Poderia ter sido utilizado o valor do emprstimo ou a taxa mensal. Qualquer componente da frmula pode ser utilizado na simulao.

13.5.

Tabela de Dados com duas Variveis

Agora vamos utilizar o mesmo exemplo, porm acrescentaremos uma coluna onde sero apresentados valores de emprstimo. Temos a seguinte situao: alm de saber quanto iremos pagar de prestao fazendo simulaes de perodo, faremos tambm simulao do valor a ser financiado. Exemplificando: iremos pagar R$ 2.437,18 para um emprstimo no valor de R$ 25.000,00 em 12 meses, mas gostaramos de saber quanto iremos pagar se emprestarmos R$ 50.000,00 e com pagamento em 72 parcelas.

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Para fazermos o exemplo acima, devemos configurar a planilha da seguinte maneira:

Com a planilha pronta, selecionaremos o intervalo e acionaremos o comando Tabela.

No campo Clula de entrada da linha, colocaremos o prazo de pagamento e no campo Clula de entrada da coluna colocaremos o valor do emprstimo. Resultando em:

NOTA: Para utilizar o recurso Tabela necessrio existir uma frmula, entretanto no necessariamente precisa ser financeira.

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14. ATINGIR META


s vezes necessitamos realizar simulaes variando alguns valores para obtermos os resultados esperados, a ferramenta Atingir Meta tem como finalidade facilitar as simulaes. Este recurso que o Excel disponibiliza, realiza a variao apenas com uma clula especfica desde que esta clula faa parte de uma frmula. Sendo assim, no h necessidade de realizar diversos testes, do tipo tentativa e erro para buscar uma soluo especfica para a frmula.

14.1.

Utilizando o Recurso Atingir Meta

Exemplo 1:
No exemplo abaixo, temos um salrio de R$ 1.800,00. A empresa concedeu um aumento de 20%, totalizando R$ 2.160,00, mas no chegou-se a meta esperada de R$ 2.500,00, sendo necessrio realizar a alterao da clula (20%) para que obtenha o valor esperado.

Para utilizar o comando Atingir meta, clique no menu Ferramentas e a seguir em Atingir Meta.

14.2.

Argumentos do Comando Atingir Meta

O campo Definir clula ser a clula que contm a resposta final com a frmula, ou seja, neste exemplo clula C5. O campo Para Valor o valor desejado que a clula de resposta dever informar, ou seja, R$ 2.500,00. E o campo Alternando clula ser a clula que ocorrer os testes de percentuais para que chegue ao valor de R$ 2.500,00, sendo que neste caso ser a clula C4. Concluindo o preenchimento, dever ficar conforme abaixo:

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O Excel far uma srie de interaes at chegar na situao determinada, obtendo uma resposta. Vide figura a seguir:

Neste exemplo ser necessrio um aumento de 39% para proporcionar um valor final de R$ 2500,00.

Exemplo 2:
Um usurio possui uma conta de celular com um gasto mdio de R$ 136,00. Ele est precisando reduzir alguns gastos, e o valor despendido com o celular um dos itens onde pode ocorrer uma reduo. Aps anlise, ele pretende reduzir o gasto mensal com celular para R$ 71,00, para isso ter que diminuir o tempo gasto nas ligaes, visto ser um celular ps-pago, sendo a assinatura fixa.

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Como vimos anteriormente, para utilizar esta ferramenta necessrio entrar no menu Ferramentas e selecionar a opo Atingir meta, conforme demonstrado na figura abaixo:

Aps preenchimento o Excel apresentar o Status do clculo:

Observa-se neste exemplo que o usurio da conta de telefone ter que reduzir o seu tempo de ligaes de 100 minutos para 25 minutos.

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15. IMPORTAR DADOS EXTERNOS


Voc pode usar estes procedimentos para importar dados da maioria das fontes de dados, incluindo bancos de dados. No menu Dados, aponte para Importar dados externos e clique em Importar dados. Siga um destes procedimentos: Abrir uma fonte de dados existente Na caixa de dilogo Selecionar fonte de dados, selecione uma fonte de dados de Minhas fontes de dados e clique em Abrir. Criar uma nova conexo de fonte de dados Na caixa de dilogo Selecionar fonte de dados, clique em Nova fonte de dados. No Assistente para conexo de dados, escolha uma fonte de dados qual se conectar e clique em Avanar. Fornea as informaes solicitadas pelas caixas de dilogo do Assistente para conexo de dados. Se desejar, voc poder executar este procedimento na caixa de dilogo Importar dados: o Clique em Propriedades para escolher as opes de definio de consulta, atualizao, formatao e layout e, em seguida, clique em OK. Clique em Editar consulta para editar a conexo, o tipo e o texto de comando da sua consulta ao banco de dados OLE.

Para retornar os dados externos para a planilha selecionada, clique em Planilha existente. Em sua planilha, clique na clula em que voc deseja colocar o canto superior esquerdo do intervalo de dados externos e, em seguida, clique em OK. Para retornar os dados externos para uma nova planilha, clique em Nova planilha e, em seguida, clique em OK. O Excel adicionar uma nova planilha sua pasta de trabalho e colocar o intervalo de dados externos no canto superior esquerdo da nova planilha automaticamente.

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16. TEXTO PARA COLUNAS


Graas integrao do Excel com outros aplicativos do Office, voc pode copiar as informaes de um documento (tambm de outros sistemas, incluindo o SAP), col-las numa planilha e, se desejar, at vincul-las. No entanto, pode se tornar trabalhoso copiar cada texto ou valor do documento dentro de uma clula do Excel, principalmente se forem muitas informaes. Por isso, h uma maneira rpida para transferir cada texto e valor para a sua respectiva clula.

16.1.

Delimitado
Separe as informaes do seu documento com algum sinal (ponto-e-vrgula, trao, etc.) ou com tabulao ou mesmo com espaos. Selecione o texto e acesse o Excel. Clique na clula desejada e pressione Ctrl + V. Selecione as clulas com texto.

Clique no menu Dados, Texto para colunas... Na tela do Assistente para converso, escolha a opo Delimitado e clique em Avanar.

Na tela seguinte, selecione qual o delimitador do texto, por exemplo, o sinal da vrgula, e clique em Avanar.

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Voc pode atribuir um formato para cada uma das colunas que sero criadas ou at mesmo ignorar uma das colunas que seja desnecessria. Selecione a coluna e escolha acima o formato, por exemplo, Data. Caso contrrio, deixe todas como Geral. Defina qual ser a clula de destino (em geral a mesma de origem) e clique no boto Concluir.

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16.2.

Largura Fixa
Clique no menu Dados, Texto para colunas... Na tela do Assistente para converso, escolha a opo Largura Fixa e clique em Avanar.

Na tela seguinte, clique na rgua para que seja definido o incio e trmino de cada coluna, sendo que cada trao representa uma diviso de coluna.

Representa 1 Coluna Voc pode atribuir um formato para cada uma das colunas que sero criadas ou at mesmo ignorar uma das colunas que seja desnecessria. Selecione a coluna e escolha acima o formato, por exemplo, Data. Caso contrrio, deixe todas como Geral. Defina qual ser a clula de destino (em geral a mesma de origem) e clique no boto Concluir.

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Clique em concluir e veja o resultado.

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17. GRFICOS
Bem melhor do que apresentar uma planilha com os dados da empresa em uma reunio mostrar um grfico dessa planilha.

17.1.

Utilizando o assistente

Criar grficos no Excel muito simples, pois o programa oferece o chamado Assistente de grfico, que guiar voc no desenvolvimento passo a passo, mostrando todos os dados necessrios para sua elaborao: Acesse a planilha que contm os dados a serem convertidos em um grfico. Clique no menu Inserir e Grfico. Agora voc deve escolher o tipo de grfico. Use o tipo Pizza ou Rosca se os dados usados so nicos, ou seja, que ocupam apenas uma linha ou coluna e se voc deseja mostrar a relao de uma parte com o conjunto. Por exemplo, a porcentagem mensal de vendas durante um ano. Caso voc deseje criar um grfico comparativo, use os tipos: Colunas, Barras, Cone, Cilindro ou Pirmide.

Neste exemplo, ser criado um grfico de Pizza, pois as informaes usadas compem apenas uma coluna. Ao clicar no tipo Pizza, voc ainda pode escolher subtipos, dentre eles Pizza 3D. Clique sobre um deles e, depois, no boto Avanar. Clique no boto ao lado da caixa Intervalo de dados, para diminuir a tela. Em seguida, selecione na planilha, as clulas necessrias. Clique novamente no boto para voltar ao tamanho da tela. Observe que um pequeno exemplo exibido. Clique em Avanar.

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Na guia Ttulo, voc pode digitar um ttulo para aparecer na parte de cima do seu grfico. Na guia Legenda, possvel escolher mostrar ou no a legenda do grfico e sua posio. Se voc prefere no mostrar a caixa de legenda, possvel mudar os rtulos dos dados na guia Rtulos de Dados, onde cada fatia da pizza rotulada com um nome de srie, de categoria, o valor ou a porcentagem. Clique em Avanar.

A ltima etapa define o local onde o novo grfico ser criado: como um objeto dentro da planilha atual ou separado em uma nova planilha. Se voc escolher como nova planilha, digite um nome para a planilha e clique em Concluir.

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17.2.

A rea do grfico e a rea de plotagem

A rea do grfico contm todas as seqncias de dados e os eixos, bem como o ttulo do grfico, os ttulos dos eixos e a legenda. Voc pode selecionar a rea do grfico, que seria o grfico inteiro, se, por exemplo, quiser copiar o grfico para outra folha.

A rea de plotagem, em um grfico 2D, delimitada pelos eixos, e em um grfico 3D, inclui nomes de categoria, rtulos de marcas de escala e ttulos de eixos. Voc pode selecionar a rea de plotagem para mudar seu tamanho ou formatao.

17.3.

As divises de um grfico

A ilustrao a seguir exibe as partes de um grfico 2D.

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A ilustrao a seguir exibe as partes de um grfico 3D.

17.4.

Alterando o tipo de grfico

Aps ter criado o grfico, voc pode querer mudar o tipo escolhido para ele. Por exemplo, se voc escolheu Colunas simples e deseja mudar para Colunas 3D, no preciso criar outro grfico e executar todos os passos novamente. Basta modificar o grfico j criado.

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Selecione a planilha que contm o grfico j criado. Suponha que voc tenha criado um grfico de Pizza e deseja mud-lo para Pizza 3D. Para fazer isso, clique com o boto direito do mouse no fundo do grfico, chamado de rea do grfico. Em seguida, clique em Tipo de grfico...

A tela da primeira etapa de criao do grfico aberta e voc pode escolher qualquer um dos tipos disponveis. Alm dos tipos mais usados e conhecidos, ainda h os tipos personalizados. Clique na guia Tipos Personalizados.

Estes grficos possuem aspectos diferentes do padro, apresentando alguma formatao personalizada, como fundos gradientes, por exemplo. Selecione o tipo desejado e clique em OK.

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17.5.

Formatando o eixo do grfico

Os eixos so linhas que envolvem o grfico e controlam as informaes da tabela. No esto presentes em grficos do tipo Pizza ou Rosca. O eixo de categorias (x) horizontal e o eixo de valores (y) o vertical. Os grficos tridimensionais podem apresentar um terceiro eixo (z). Para ocultar qualquer um dos eixos, basta clicar com o boto direito do mouse na rea do grfico e, em seguida, clicar em Opes de grfico.

Depois disso, clique na guia Eixos e desmarque ou marque os eixos que deseja ocultar ou mostrar. clique em OK para confirmar a alterao.

Para formatar o eixo horizontal, d dois cliques nele. Com a tela Formatar eixo aberta, clique na guia Padres. Nesta tela voc pode escolher um estilo para a linha, clicando em Personalizada. Ao lado, escolha como as marcas de escala sero mostradas. Essas marcas so pequenos traos que aparecem ao longo do eixo.

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Clique na guia Fonte para mudar a aparncia do texto, nesta tela voc pode escolher uma fonte, cor, estilo ou tamanho para as letras.

Clique em Ok para concluir. Selecione o eixo de valores (vertical) e d dois cliques nele. Na tela de formatao, clique na guia Nmero e escolha um formato diferente para representar os valores. Se voc quer mudar o smbolo do Real para

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Dlar, por exemplo, clique na categoria Moeda, na lista, e depois escolha o smbolo do dlar na caixa Smbolo e clique em OK.

Por fim, acesse a ltima guia, chamada Alinhamento, caso queira inclinar o texto ou deix-lo de p. Vale ressaltar que essas opes so as mesmas da caixa Formatar Clulas.

17.6.

Formatando a legenda e o ttulo

O ttulo inserido no processo de criao do grfico nada mais do que uma simples caixa de texto que pode ter o seu contedo alterado a qualquer momento e tambm formatado.

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Caso voc no tenha colocado um ttulo, basta clicar com o boto direito no fundo do grfico e ir em Opes de grfico. Depois, acesse a guia Ttulos, digite o ttulo do grfico e clique em OK. Aps cri-lo, d dois cliques nele para abrir a caixa Formatar ttulo do grfico.

Para escolher uma borda e uma cor de fundo para a caixa de texto do ttulo, clique na guia Padres. Escolha a borda, clicando em Personalizada. Na caixa Estilo, mude a linha para pontilhado ou tracejado, abaixo escolha a cor e a espessura. Ao lado, na seo chamada rea, voc pode selecionar uma cor para aparecer no fundo da caixa do ttulo. Alm disso, voc tem a possibilidade de escolher outro formato para a fonte, usando a guia Fonte e mudar o alinhamento e inclinao do texto, usando a guia Alinhamento. Clique em OK. A legenda, que aparece por padro do lado direito do grfico, tambm pode ser formatada e da mesma maneira que voc escolher uma fonte, cor de fundo e borda para o ttulo, faa-o para a legenda. Ao clicar duas vezes sobre a legenda e a tela Formatar legenda aparecer, a nica guia diferente a Posicionamento, que simplesmente muda o local da legenda em relao ao grfico.

17.7.

Mudando cores e linhas

Todos os elementos que compem o grfico podem ser formatados de alguma maneira, seja para mudar a fonte, o fundo ou a borda. Basta clicar duas vezes sobre algum item para que uma caixa de formatao aparea.

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Para formatar o fundo branco do grfico, chamado de rea do grfico, e escolher uma cor ou um efeito de preenchimento, clique no fundo do grfico para selecion-lo. Certifique-se de que a rea do grfico esteja selecionada, observando a caixa de nome no canto da planilha.

Acesse o menu Formatar>rea do grfico selecionada. Na guia Padres, clique no boto Efeitos de preenchimento. Na janela que surgi r, clique na guia Gradiente. O gradiente uma mistura de duas ou mais cores. Clique na opo Uma cor e, na caixa Cor 1, escolha a cor desejada. Arraste o boto em direo do Escuro ou Claro. Em seguida, mude a direo do sombreamento para Horizontal, Vertical , etc. Visualize o exemplo ao lado. Selecione Duas cores para misturar duas cores diferentes ou Predefinidas para acessar um dos modelos de cores j prontos do Office. Alm do efeito gradiente, voc pode aplicar uma textura, acessando a guia Textura, um preenchimentopadro (como listrado ou pontilhado), usando a guia Padro; ou ainda, escolher uma imagem do computador, usando a guia Figura. Aps escolher que tipo de preenchimento ter o grfico. Clique em OK.

Voc pode mudar a cor das colunas da base ou das paredes, clicando duas vezes sobre o item desejado e procedendo da mesma maneira que para aplicar efeitos de preenchimento.

17.8.

Formatando um grfico 3D

Quase todos os tipos de grficos possuem subtipos tridimensionais. Eles chamam muito mais a ateno que os grficos simples, pois os dados ficam mais claros de se distinguir dentro do conjunto. Como esse um tipo especial de grfico, ele tambm possui configuraes especiais. Para comear, acostume-se que o eixo de
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valores de um grfico 3D representado pela letra Z (no grfico plano a letra Y). Siga os seguintes passos para configurar um grfico 3D: Aps criar o grfico, alm de mudar as cores de preenchimento e linhas, formatar as fontes e os eixos, voc pode fazer alteraes que so exclusivas de grficos 3D. Clique no fundo do grfico para aparecer o menu, depois clique na opo Exibio 3D... Para mudar a altura ou a perspectiva do grfico, desmarque a opo Eixos em ngulo reto e utilize as duas setas que apareceram para alterar a perspectiva e tambm para poder digitar uma altura para o grfico. Clique em Aplicar para ver o resultado na tela. Voc tambm pode mudar a elevao deste grfico. Para isso, use as setas da parte superior da tela Exibio 3D ou digite diretamente na caixa Elevao. Todas as alteraes podem ser visualizadas no esboo do grfico, presente na tela apresentada abaixo.

Alm disso, voc ainda pode rotacionar o grfico usando a caixa rotao, para digitar um valor, ou clicando sobre as duas setas ao lado da caixa de rotao. Aps concluir, clique em OK. Para retornar s configuraes originais, basta clicar no boto Padro.

17.9.

Inserindo diagramas

Alm dos grficos, voc pode ilustrar a sua planilha com desenhos chamados de diagramas. Voc pode, por exemplo, mostrar em uma reunio toda a estrutura hierrquica de sua empresa, usando um organograma. Voc pode escolher dentre os cinco modelos de diagramas e, para cri-los, no ser necessrio fazer referncia a informaes, pois eles no so baseados em dados. Clique no menu Exibir>Barra de Ferramentas>Desenho, caso essa barra ainda no esteja visvel. Em seguida, clique no boto Inserir Diagrama ou Organograma. Assim, surgir uma tela contendo os cinco tipos de diagramas e o organograma. Selecione um dos tipos e, em seguida, clique em OK.

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Assim que o diagrama for criado, voc j poder format-lo. Para digitar textos, basta clicar dentro das caixas. Em seguida, selecione o texto digitado para format-lo, usando a barra de ferramentas de formatao. Para mudar o tamanho do diagrama, clique em uma das alas e arraste.

Clique duas vezes sobre uma das partes do diagrama para format-lo. Surgir a tela Formatar Autoforma, na qual alm da Fonte voc pode mudar as cores e estilos para linha e fundo. Clique na guia Cores e Linhas. Na caixa Cor, escolha uma das cores, que vai servir como preenchimento. Abaixo, voc pode definir a porcentagem da transparncia da forma; se voc quer que ela fique opaca, digite 0%. Na seo Linha, escolha uma cor, tracejado, estilo e espessura para o contorno da forma. Assim que concluir, clique em OK.

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Se voc est trabalhando com um organograma, por exemplo, e quer adicionar mais formas para aumentar o seu tamanho, basta selecionar uma das formas e clicar na sua borda com o boto direito do mouse. Em seguida, escolha o que voc quer adicionar: um subordinado, um colaborador ou um assistente.

Mesmo que voc j tenha digitado textos ou alterado o formato do diagrama, voc pode mud-lo para outro diagrama; basta clicar no boto Alterar para na barra de Diagrama e escolher outro tipo (exceto para organogramas).

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Para facilitar a formatao e criar um efeito interessante nos diagramas, utilize a galeria de estilos presente na barra de Diagrama. Selecione o diagrama e clique no boto Autoformatao. Em seguida, escolha o estilo mais apropriado e clique em Aplicar.

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18. TABELA DINMICA


Um relatrio de tabela dinmica uma tabela interativa na qual voc pode usar para resumir facilmente grandes quantidades de dados. A Tabela Dinmica uma ferramenta interativa que permite visualizar ordenadamente resumo das informaes contidas em planilhas com grande nmero de dados. Com ela voc pode mover suas linhas e colunas para ver resumos diferentes, a partir dos dados de origem, tambm pode filtrar dados por meio de exibio de pginas diferentes ou exibir os detalhes das reas de interesse. Quando usar a Tabela Dinmica? Utilize a Tabela Dinmica quando voc deseja comparar e/ou obter uma outra viso sobre os totais relacionados. So muito teis quando a base de dados apresenta grande nmero de informaes repetidas. Uma Tabela Dinmica deve ser criada quando seu banco de dados possuir vrios itens repetidos, como mostra a figura a seguir:

Vale lembrar que a base de dados para se tornar mais legvel, deve conter alguns quesitos de formatao, por exemplo, ttulos, bordas, um padro de fonte e tambm, a formatao dos nmeros. Para personalizar mais ainda pode organizar o banco de dados em ordem alfabtica.

18.1.

Criando uma Tabela Dinmica

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Para criar uma tabela dinmica baseada nos dados exibidos acima, selecione qualquer clula desta base de dados, ento clique no menu Dados e Relatrio de tabela e grficos dinmicos.

apresentado o assistente mostrado acima, onde inicialmente deve se escolher o local dos dados que deseja analisar e tambm o tipo de relatrio. O assistente constitui 3 etapas: 1 Etapa: Opes da Tabela Dinmica - Banco de dados ou lista do Microsoft Excel: Os dados que deseja usar na tabela dinmica esto organizados em uma planilha do Microsoft Excel, e podem inclusive estar organizados em uma outra pasta de trabalho. - Fonte de dados externos: Com esta opo voc pode obter dados de outras fontes, como por exemplo, arquivos do tipo .MDB (Access) , SQL, at mesmo tabelas de outros bancos de dados e tambm, consultas criadas a partir do Microsoft Query. - Vrios intervalos de consolidao: Obtm dados de diferentes planilhas do Excel, esta deve ser escolhida quando os dados no estiverem na mesma fonte. Por exemplo, um banco de dados mensal e que cada ms esteja em uma pasta e ou planilha diferente da que voc estiver originando os dados para a tabela dinmica. Neste mesmo assistente questionado que tipo de relatrio voc deseja criar: - Tabela Dinmica: cria uma tabela dinmica a partir da fonte de dados selecionados, desde que seja antecipadamente informado o local onde deseja analisar os dados. - Grfico Dinmico (com relatrio de tabela dinmica): Cria um relatrio de grfico dinmico e um relatrio de tabela dinmica associada e que compartilham os mesmos dados e examina todas as alteraes no relatrio de grfico dinmico. Um relatrio de grfico dinmico deve ter um relatrio de tabela dinmica associada na mesma pasta de trabalho.

2 Etapa: Indicando onde esto os dados Clicando em avanar, aparecer a segunda etapa do assistente, onde mapeia todo o intervalo onde contm os dados que se deseja utilizar, estes tambm podem ser alterados de acordo com sua necessidade.

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Confirmando o intervalo selecionado, ento clique em avanar, para a etapa seguinte do assistente. 3 Etapa: Configuraes finais Nesta etapa (3 de 3), temos que indicar onde queremos que seja criada a Tabela Dinmica. Temos a possibilidade de indicar uma nova tabela (planilha) ou na planilha existente. Escolhido o local, devemos efetuar as demais configuraes.

18.2.

Criando o Layout da Tabela Dinmica

Ao clicar em Layout temos acesso ao assistente de Layout. Nesta etapa o Excel nos apresenta uma tabela em branco, onde temos a possibilidade de preencher os diferentes dados de acordo com a nossa convenincia. Do lado direito da tabela em branco, o Excel informa todos os ttulos que compem a base de dados. Para montar o Layout, selecione um ttulo de cada vez e arraste-o para dentro da tabela. Arraste para a coluna, linha ou pgina, sendo que na parte de dados, somente valores devem ser inseridos.

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- Campo Pgina: Campo atribudo a uma orientao de pgina em um relatrio de tabela e ou grfico dinmico. Assim possvel exibir todos os itens em um campo de pgina ou apenas alguns dados atravs deste campo. - Campo Linha: Campo destinado a orientao dos dados atravs de linhas dento de uma tabela ou grfico dinmico. Tambm se podem filtrar dados nos campos atribudos como linha. - Campo Coluna: Geralmente os campos atribudos coluna, sero visualizados atravs de colunas, e podem tambm ser facilmente manipulados depois de inseridos no relatrio. - Campo Dados: um dos principais campos do relatrio e ou grfico dinmico, onde se pode nos dados inseridos aqui, adicionarmos frmula para complementar melhor os resultados do relatrio. A frmula padro dos campos inseridos aqui a SOMA ou CONTAGEM, mas podem ser alterados com um duplo clique nos campos inseridos.

Ao personalizar o campo da Tabela Dinmica, podemos alterar o ttulo dos campo, pois normalmente ele nomeado com o nome da funo que escolhemos.

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18.3.

Opes de Frmulas

As funes (frmulas) que podemos escolher so: soma, ContNm, Mdia, Max, Mnimo, Produto, Cont.Nm, DesvPadp, Var e Varp. Escolha a melhor que atenda suas necessidades. A Frmula apresentada como padro para o campo Dados a Soma. Aps definir o tipo de frmula, voc pode ainda formatar como o resultado ser apresentado. Ao clicar na opo Nmero, ser apresentado o menu de formatao de nmeros. Voc ainda conta com o recurso Opes, sendo este recurso muito interessante, pois permite que voc acrescente outras frmulas padres, tais como: Normal, Diferena de, % de, % de diferena de, Executando total em, % da linha, % da coluna, % do total, ndice.

18.4.

Opes da Tabela Dinmica

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Aps todas as opes de layout, temos o boto que merece ateno especial, pois neste campo podemos complementar mais ainda a sada das informaes no resumo apresentado pelo relatrio de grfico e ou tabela dinmica.

Atravs do boto opes podemos definir desde o nome da tabela dinmica que estamos construindo, at mesmo definir totais por colunas e ou linhas, permitir a outro a formatao de tabela, ativar anlise de dados, solicitar para atualizar a tabela ao abrir, definir valor padro para clulas vazias e tambm ttulos de impresso.

Uma vez j definido suas opes para a tabela dinmica, clique no boto OK para passarmos para a prxima etapa. Como tambm j definimos o local onde ser criada nossa tabela dinmica podemos ento encerrar o assistente de tabela e de grficos dinmicos clicando em Concluir. Os dados apresentados pela tabela dinmica apresentam os totais por linhas e por colunas, dependendo da configurao que foi feita na etapa anterior.

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18.5.

Corrigindo Dados na Tabela Dinmica

Para corrigir os rtulos dos dados na tabela dinmica muito simples, basta clicar com o boto direito do mouse em cima do campo que deseja personalizar e selecionar a opo Configuraes de Campo, como mostra a figura a seguir:

18.6.

A Barra de Ferramentas da Tabela Dinmica

No podemos esquecer da barra de ferramentas da Tabela Dinmica, onde temos acesso rpido e direto nas configuraes que podem definir o resumo da Tabela dinmica.

18.7.

Alterando o Layout

Na barra de ferramentas da Tabela Dinmica, consta o recurso de Auto Formatao. Este recurso tem como finalidade alterar a aparncia da tabela dinmica, atravs de modelos pr-definidos.

18.8.

Atualizao dos Dados

Na mesma barra de ferramentas de Tabela Dinmica, pode-se atualizar os valores atravs de um boto representado por um sinal de exclamao (!). Caso haja qualquer alterao na base principal, ao acionar o boto Atualizar Dados, a tabela dinmica far as atualizaes, de acordo com as alteraes feitas na base principal.

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Tambm possvel movimentar os campos da tabela dinmica para obter um local de destaque nas informaes mostradas, para isso, clique sobre o campo no qual deseja fazer a movimentao e arraste-o seguindo as orientaes da prpria tabela, e ou ative novamente o assistente de tabela dinmica para rearranjar os campos da mesma tabela. Se por acaso quiser adicionar novos campos a tabela e ou remov-los, tambm possvel, para isso ative a lista de campos, atravs do comando Mostrar lista de campos.

Os campos em destaque so os que j esto sendo visualizados pela tabela, os demais, caso necessrio, podem ser arrastados para cima da tabela para acrescentar aos demais campos j existentes.

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19. MACRO
Note que, ao trabalhar no Excel, voc executa algumas tarefas muitas vezes ao longo do dia. Essa repetio pode ser simplificada se voc usar o recurso das macros. Com elas, voc pode automatizar o trabalho, ganhando muito mais tempo para realizar outras tarefas.

19.1.

Gravando uma nova Macro

A macro uma gravao de tarefas repetitivas guardada na pasta de trabalho e que pode ser executada a qualquer momento. Imagine que todos os dias voc precise formatar o mesmo trecho de clulas com as mesmas configuraes. Para resolver isso, faa uma vez esse processo, mas grave a seqncia de aes dentro de uma macro. A prxima vez em que refazer a formatao manualmente, basta acionar a macro criada. Com a planilha aberta, clique no menu Ferramentas>Macro>Gravar nova macro. Digite um nome para macro e clique em OK. Observe que uma pequena barra de ferramentas foi aberta na tela. Isso indica que a gravao j comeou e que todas as alteraes feitas na planilha a partir da esto sendo armazenadas.

Sendo assim, selecione as clulas a serem formatadas, clique no menu Formatar>Autoformatao e escolha o estilo de formatao chamado Clssico2. Ao terminar, clique em OK. Imagine que, alm da formatao, voc deseje gerar um grfico. Portanto, selecione os dados e clique no boto Assistente de grfico. Selecione o tipo de grfico, por exemplo, em colunas e avance as telas at o final. Logo em seguida, clique no boto chamado Parar gravao da barra de macros do Excel. Agora que a macro est criada e armazenada no computador hora de execut-la para ver se realmente os passos foram gravados e se a planilha ser modificada. As macros esto todas armazenadas e gravadas nas suas pastas de trabalho. Elas podem ser acessadas pelo menu Ferramentas>Macro.

19.2.

Executando uma Macro

Aps acessar esse menu, clique na opo Macros... Observe que uma lista de macros apresentada. Nela so exibidas as macros de todas as pastas de trabalho abertas, ou seja, voc pode executar uma macro na pasta de trabalho atual que foi criada em outra pasta de trabalho. Se voc quiser visualizar somente as macros da pasta de trabalho atual, clique na caixa Macros em: e escolha Esta pasta de trabalho. Ainda nesta tela voc pode modificar algumas informaes da macro criada: a tecla de atalho, que uma tecla qualquer definida pelo usurio para executar a macro rapidamente e a descrio, que
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importante para se saber quem criou a macro e para que ela serve, pois dificilmente algum vai executar a macro numa planilha sem saber o que faz. Bem, para fazer essas alteraes, clique no boto Opes... Na tela que apareceu mostrado o nome da macro e abaixo h um caixinha para voc digitar, se quiser, a tecla de atalho. No caso, ser atribuda junto tecla Ctrl. Para finalmente executar a macro, clique no boto Executar logo acima. Observe que toda planilha foi modificada, conforme o que foi gravado. Mas tome cuidado, pois neste caso, se as clulas no tivessem sido selecionadas, a macro teria retornado uma mensagem de erro.

19.3.

Outras opes de Macro

Alm de criar e execut-las, as macros podem ser manipuladas por aqueles que entendem de programao VBA. Isso s possvel, porque o cdigo gerado pela macro pode ser visualizado e alterado por qualquer pessoa. H tambm umas opes de segurana que podem ser configuradas. Clique no menu Ferramentas>Macro> Macros. Nesta tela, clique no boto Editar. Dessa forma, voc ter acesso ao cdigo interno da macro. Essa tela que foi apresentada a do Visual Basic, ferramenta para programao da Microsoft. Observe que na esquerda da tela toda a estrutura da pasta de trabalho apresentada. Para voltar para o Excel, clique no primeiro boto, chamado Exibir Microsoft Excel.

Clique no menu Ferramentas>Macro>Segurana. As macros podem causar estragos se as fontes no forem confiveis. Portanto, possvel proteger a sua planilha de macros suspeitas que, na verdade, funcionam como vrus. Para aumentar a proteo, escolha a opo Alto na guia Nvel de Segurana, ou Mdio ou Baixo, que inclusive no recomendado pelo prprio fabricante.

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possvel inserir a sua macro criada em uma barra de ferramentas. Para isso, clique no menu Exibir>Barras de ferramentas, depois clique na guia Barras de ferramentas e clique no boto Nova... Digite o nome Minha macro para a barra e clique em OK. Clique na guia Comandos. esquerda, acesse a categoria Macros. Clique no boto com o sorriso, chamado Personalizar boto. Arraste-o para a sua barra de ferramentas Minha macro. Clique em Fechar. Pressione o seu boto personalizado

19.4.

Criando funes personalizadas

Todas as funes que voc elaborou no Excel foram um dia idealizadas por algum. Mas, mesmo o Excel tendo diversos tipos de categorias com muitas funes dentro, pode acontecer de voc ter de criar a sua prpria funo personalizada. Aprenda aqui a produzir uma funo simples que subtrai dois valores. Abra a pasta de trabalho, onde voc quer criar a funo. Clique no menu Ferramentas>Macro>Editor do Visual Basic. Na tela que surgiu, clique em Inserir e escolha Procedimento. Coloque o nome de Subtrair. Selecione Funo e Pblico.

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Altere o cdigo gerado para que ele fique como abaixo:

Para testar se a funo funciona mesmo, acesse o menu Inserir>Funo. A funo criada por voc j est na lista junto com as outras. Na tela de Inserir funo, clique na caixa de Categorias e selecione a opo Definida pelo usurio. Abaixo, a funo Subtrair j aparece, clique nela e observe a sua sintaxe em negrito. Em seguida, clique em OK.

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Uma tela aparece como ocorre com qualquer outra funo. Digite o valor do parmetro (voc pode usar referncias tambm) e depois clique em OK para ver o resultado.

Repare que cada termo inserido no parnteses, representa uma campo na funo. Portanto, quando solicitamos ao Visual Basic a criao de uma nova funo ele apresentar como padro as informaes abaixo, sendo que deveremos efetuar as devidas alteraes para que a funo fique da maneira esperada.

Padro Nome da funo

Frmula

Nome dos campos necessrios (separados por vrgula)

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