CAPACITACION DE PERSONAL

Introduccin Desde el advenimiento de la revolucin industrial, el personal ubicado en todos los puntos de una empresa necesit capacitarse para el manejo de los nuevos descubrimientos y las distintas formas de trabajo en serie. Luego debi hacerlo para el trabajo administrativo mas complejo y hoy nos enfrentamos a una tarea similar pero con caractersticas diferentes. El desarrollo tecnolgico en maquinas, herramientas e implementos de mayor complejidad, en todos los mbitos, requiere de personal especializado. En nuestra era los signos distintivos son la especializacin y el profesionalismo laboral. Toda organizacin debe especificar que conocimientos y destrezas deben tener los empleados que ocupan los cargos y que normas deben exigir; una vez especificados los requerimientos, se selecciona al personal. Tanto el proceso de seleccin como el de capacitacin del personal dependen en gran medida de factores como el anlisis de puestos, el plan de recursos humanos, y la oferta y calidad del mercado de trabajo. La capacitacin es tan importante en el entorno laboral que la negativa de la sociedad de invertir recursos para obtener una fuerza de trabajo altamente capacitada se refleja en la presencia de amplios grupos de poblacin que no resultan empleables ni pueden encontrar su ubicacin en el moderno mercado de trabajo. Que es capacitacin? Es el conjunto de actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y modificar actitudes del personal de todos los niveles para el mejor desempeo del trabajo. Que es capacitar? Es la actividad que se realiza dentro de una organizacin, tendiendo a provocar un cambio ms en la Actitud Mental, los Conocimientos, las Habilidades y la Conducta.

Beneficios de la capacitacin

Las razones para brindar capacitacin a los empleados son numerosas, ya que gracias a esta se obtienen beneficios, no solo para la organizacin, sino tambin para el desarrollo de los individuos y el mejoramiento de las interrelaciones laborales

Beneficios organizacionales conduce a rentabilidad mas alta y actitudes positivas mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles eleva la moral de la fuerza de trabajo

ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organizacin crea mejor imagen ayuda a mantener bajos los costos en muchas reas se promueve la comunicacin a toda la organizacin Beneficios para el individuo que favorecen a la organizacin ayuda al individuo para la toma de decisiones y solucin de problemas sube el nivel de satisfaccin con el puesto permite el logro de metas individuales elimina los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual Beneficios en las relaciones humanas mejora la comunicacin entre grupos e individuos ayuda a la orientacin de nuevos empleados convierte a la empresa de un entorno de mejor calidad para trabajar y vivir en ella Determinacin de las necesidades (cuando) La evaluacin de necesidades permite establecer un diagnostico de los problemas actuales y de los desafos futuros que es necesario enfrentar mediante el desarrollo a largo plazo. Los cambios en el ambiente externo, pueden convertirse en fuentes de nuevos desafos; enfrentarlos de manera efectiva, hace posible las necesidades de capacitacin. En ocasiones un cambio en la estrategia en la organizacin puede crear una necesidad de capacitacin. El lanzamiento de nuevos productos o servicios, generalmente requiere el aprendizaje de nuevos procedimientos. Lo mismo sucede frente al proceso de globalizacin de la empresa. La capacitacin tambin puede utilizarse cuando se detectan problemas de alto nivel de desperdicio, tasas inaceptables de accidentes laborales, niveles bajos de motivacin, etc.

Mtodos de capacitacin y desarrollo (como)

Existen varios mtodos de capacitacin y desarrollo, pero es importante saber que cualquiera de estos puede utilizarse tanto para capacitacin como para desarrollo. Al momento de la seleccin de una tcnica se deben considerar varios factores. Ninguna tcnica es ideal, el mejor mtodo depende de: la efectividad respecto al costo

contenido deseado del programa preferencias y capacidad de las personas que recibirn el curso idoneidad de las instalaciones con que se cuenta principios de aprendizaje a emplear Mtodos a) instruccin directa sobre el puesto se imparte durante las horas de trabajo. Se emplea, bsicamente para ensear a obreros y empleados a desempear su puesto actual. La instruccin es impartida por un capacitador, un supervisor o un compaero de trabajo experimentado. Se brinda a la persona que va a recibir la capacitacin una descripcin general del puesto, su objetivo, y los resultados que se esperan de el. A continuacin el capacitador proporciona un modelo que se pueda copiar. Las demostraciones y las prcticas se repiten hasta que la persona domine las tcnicas. b) rotacin de puestos a fin de proporcionar a sus empleados experiencia en varios puestos, se alienta la rotacin del personal de una a otra funcin. Cada movimiento de puesto es precedido por una sesin de instruccin directa. Esta tcnica ayuda a la organizacin en el periodo de vacaciones, ausencias, renuncias, etc. c) relacin experto aprendiz en este tipo de tcnicas, se tienen claras ventajas para grupo de trabajadores calificados ya que se observan niveles muy altos de participacin y transferencia de trabajo por tanto la retroalimentacin se adquiere prcticamente de inmediato. d) conferencia, videos, pelculas, audiovisuales, on-line, va Internet tienden a depender ms de la comunicacin masiva y menos de la participacin activa, generalmente permite economa de tiempo y recursos. En muchas empresas se ha popularizado la prctica de exhibir un audiovisual en ocasiones especiales, como el primer contacto de un nuevo empleado con la organizacin. Otras se inclinan por pelculas, videos y expositores profesionales. Tambin se utilizan las simulaciones por computadora, este mtodo asume con frecuencia la forma de juegos, donde los jugadores efectan una decisin y la computadora determina el resultado. Se utiliza mucho para capacitar gerentes en la toma de decisiones. Actualmente tambin se utiliza el tipo de capacitacin on line que permite a travs de un sistema interactivo el desarrollo de tcnicas para especializarse en su puesto. e) simulacin de condiciones reales se utiliza a fin de evitar que la instruccin interfiera con las operaciones normales de la organizacin, ejemplos notables son las compaas areas, bancos y los grandes cadenas de hoteles.Esta tcnica permite

transferencia, repeticin y participacin, as como la organizacin significativa de materiales y retroalimentacin. f) actuacin o socio drama los participantes se postulan como objetivo el mejoramiento de sus habilidades de relaciones humanas mediante la mejor comprensin de si mismos y de las otras personas. El proceso se basa en la participacin, la retroalimentacin y la repeticin. Una forma comn de capacitacin en laboratorio, propone el desarrollo de la habilidad de percibir los sentimientos y las actitudes de las otras personas. g) estudio de casos mediante el estudio de una situacin especfica real o simulada, la persona en capacitacin aprende sobre las acciones que es deseable emprender en circunstancias anlogas, contando con sugerencias propias y de otros. La persona desarrolla habilidades en la toma de decisiones semejando circunstancias diarias o de rutina. Se obtiene una ventaja en la participacin en la discusin del caso. h) lectura, estudios individuales e instruccin programada los materiales de instruccin para el aprendizaje individual resultan de gran utilidad en circunstancias de dispersin geogrfica. En este caso se emplea el aprendizaje de forma interactiva Se pueden incluir lecturas, grabaciones, fascculos de instruccin programada y programas de computadora. Proporcionan elementos de participacin, repeticin, relevancia y retroalimentacin. i) Capacitacin en laboratorio Constituyen una modalidad de la capacitacin en grupo. Se emplea en primer lugar para desarrollar las habilidades personales. Objetivos de capacitacin y desarrollo (para que) Una buena evaluacin de las necesidades de capacitacin conduce a la determinacin de objetivos de capacitacin y desarrollo. Los objetivos principales son:

a) productividad: la instruccin puede ayudarle a los empleados a incrementar el rendimiento en sus puestos actuales. b) calidad: contribuyen a elevar la calidad de la produccin de la fuerza de trabajo. c) plantacin de los Recursos Humanos: puede ayudar a la organizacin y a las necesidades futuras del personal.

d) prestaciones indirectas: muchos trabajadores, especialmente gerentes consideran que las oportunidades educativas son parte total de remuneraciones del empleado. Esperan que la empresa pague los programas que aumenten los conocimientos y habilidades necesarias. e) salud y seguridad: la salud mental y la seguridad fsica del empleado suelen estar directamente relacionados con los esfuerzos de capacitacin y desarrollo de una organizacin. Ayudan a prevenir accidentes industriales y crear un ambiente estable. f) prevencin de la obsolescencia: la obsolescencia del empleado puede definirse como la discrepancia existente entre la destreza de un trabajador y la exigencia de su trabajo. Esta puede controlarse mediante una atencin constante al pronstico de las necesidades por parte de recursos humanos, el control de cambios tecnolgicos y la adaptacin de los individuos. Evaluacin de los Resultados Permite medir el cumplimiento de los objetivos fijados. La evaluacin nos brinda informacin sobre: la calidad del diseo de la organizacin y del desarrollo del curso cumplimiento de las expectativas de los participantes grado de conocimientos adquiridos, incremento en el nivel de actividades y/o generacin de cambios de conductas y actitudes. Estos datos constituyen el sistema de retroalimentacin, o feedback, para realizar los ajustes necesarios Existen cuatro categoras bsicas de resultados o efectos de la capacitacin que se pueden evaluar: a) reaccin: primero, se deben evaluar las reacciones de los empleados ante el programa (les gusto?, piensan que es valioso?) b) aprendizaje: segundo, es posible evaluar mediante pruebas a los empleados para determinar si aprendieron los principios, habilidades y hechos que tendran que haber asimilado

c) conducta: posteriormente, se debe observar si la conducta en el trabajo de las personas en entrenamiento cambio debido al programa de capacitacin

d) resultados: al final, se debe preguntar que resultados finales se lograron en trminos de los objetivos de capacitacin previamente fijados?, descendi el numero de quejas de los clientes con relacin a los empleados?, mejoro la tasa de rechazo?, descendi el costo de los desperdicios?, se cumple con las metas de produccin?

1 Cmo desarrollar las habilidades del personal

Tcnicas para el desarrollo del personal Los administradores tienen un gran nmero de oportunidades para mejorar el desempeo, motivacin y habilidad del personal mediante tcnicas de desarrollo dentro y fuera del trabajo. Estas tcnicas incluyen: Ampliar las responsabilidades del personal mediante una delegacin y supervisin efectivas. Incrementar la participacin de los empleados en la toma de decisiones en reas que afecten su trabajo y dar el reconocimiento apropiado a su contribucin. Alentar las iniciativas y sugerencias individuales para mejorar el desempeo del programa. Proporcionar retroalimentacin frecuente y positiva para desempear nuevas responsabilidades. Establecer un programa para la promocin de los empleados como parte del paquete de beneficios de la organizacin. (Esto ayuda a retener a personal valioso que de otra manera se cambiara a otra organizacin.) Utilizar la interaccin diaria con el personal y reuniones para impartir y compartir nuevos conocimientos y experiencias. Permitir a los empleados asistir a cursos, seminarios, congresos y conferencias. Dar oportunidad para asistir a cursos o becas de estudio en otros programas de planificacin familiar dentro y fuera del pas (esto puede requerir una propuesta para obtener financiamiento). Organizar intercambios internos o con una agencia colaboradora (gubernamental o no gubernamental), lo cual tambin ayuda a promover la coordinacin. Proporcionar materiales de lectura para estudio. Dar capacitacin bsica y de apoyo regularmente, as como capacitacin especializada en respuesta a las necesidades comunicadas por el personal. Apoyar las visitas de intercambio entre diferentes reas funcionales dentro de la organizacin, tales como: poner a trabajar juntos a un asistente de programa y un asistente financiero para que el primero aprenda ms sobre las funciones del departamento de finanzas. Desarrollar un programa de rotacin de trabajo que permita que unos aprendan de otros dentro de la organizacin. Varias de las tcnicas anteriormente enumeradas, requieren que el personal reciba algn tipo de capacitacin ya sea formal o en servicio. Existen ciertos tipos de capacitacin que siempre son importantes. Por ejemplo, el personal nuevo siempre necesita orientacin en las habilidades bsicas que se requieren para su puesto. Cambiar o ampliar un programa generalmente significa que se precisa capacitacin adicional para proporcionar a los trabajadores las habilidades que requieren. Como regla general, un miembro del personal necesita capacitacin cuando desconoce una actividad que es importante para realizar su trabajo. Sin embargo, la capacitacin formal es una solucin cara. Los administradores no deben considerar a la capacitacin como la solucin para todos los problemas de desempeo. Es slo una de varias opciones para resolver esos problemas y han de utilizarse slo cuando sea realmente necesario.

Tipos de capacitacin y cundo son necesarios La capacitacin puede efectuarse de manera informal o formal. La informal consta de un conjunto de instrucciones que se dan sobre la marcha, por ejemplo: un supervisor indica a un empleado la utilizacin correcta de los archivos o ensea a una recepcionista cmo llevar el libro de registro de usuarios. Muchas de las funciones de un supervisor incluyen algn tipo de capacitacin. Una retroalimentacin constructiva puede mejorar el desempeo de un empleado de una manera ms efectiva que la capacitacin formal. El administrador debe decidir el tiempo de duracin del curso despus de determinar que un trabajador necesita capacitacin formal. Los cursos de capacitacin formal pueden durar desde un da hasta varios meses, segn la complejidad de la tarea que se ensea. Capacitar para actualizarse trae muchos beneficios Los administradores deben tener en cuenta la importancia de la capacitacin para la actualizacin a fin de reforzar las habilidades que tienen los trabajadores y ponerlos al da en los avances de su campo. Adems, reunir al personal les permite intercambiar ideas y escuchar sugerencias y ello puede representar una experiencia que fortalezca al equipo. En general, los trabajadores disfrutan cuando reciben capacitacin adicional, ya que es una forma de lograr su desarrollo y de motivarlos. Este trabajo se discute si un problema puede resolverse mediante la capacitacin o si requiere una solucin diferente. Tambin presentar los pasos necesarios para preparar y efectuar un programa formal de capacitacin. 2 Cmo determinar si la capacitacin es necesaria Uso del "rbol de decisiones" para determinar si la capacitacin es necesaria Cuando en una evaluacin del desempeo laboral las observaciones del administrador revelan un desempeo no satisfactorio del trabajo o un problema de desempeo, se tiende a considerar la capacitacin como la manera de resolver el problema. Mientras que la capacitacin puede resolver de una manera apropiada muchos problemas de desempeo, hay tantos otros que no se solucionan con la capacitacin y ms bien pueden tratarse con una mejor supervisin. Por ejemplo, los problemas de desempeo que surgen por cuestiones personales de un empleado, por un conflicto de personalidad con los clientes u otros compaeros o por la falta de entendimiento de lo que realmente se espera de l, son asuntos que puede resolver el supervisor y que no necesitan de capacitacin posterior. Como sta puede ser costosa, los administradores deben considerar seriamente otras opciones antes de decidir la capacitacin de alguien. Para determinar si un problema se resuelve mediante la capacitacin, pueden seguirse los pasos indicados en el "rbol de decisiones" de la seccin de herramientas y tcnicas. Como se ve en ese diagrama, la capacitacin es slo una de las soluciones posibles y es apropiada slo cuando el problema de desempeo lo provoca la falta de un conocimiento necesario, como por ejemplo la insercin de un implante anticonceptivo o mantener el nivel mnimo de anticonceptivos en bodega.

Para utilizar el "rbol de decisiones", hay que comenzar desde arriba del diagrama y delimitar exactamente cul es el problema de desempeo: Cul es la diferencia entre lo que se tiene que hacer y lo que se est haciendo? Debe determinarse enseguida si el problema es importante: Qu ocurrira si no se da la capacitacin? Luego hay que decidir si el problema obedece a falta de habilidades: Podra el empleado hacerlo si su puesto dependiera de ello? Si no depende de una falta de habilidades, entonces la capacitacin no mejora la situacin ya que el problema es causado por algo que requiere una solucin diferente. Siga las preguntas del lado derecho del "rbol de decisiones" para determinar qu pasos tomar para corregir la dificultad. An si el problema es causado por un conocimiento insuficiente o por la falta de destrezas, la capacitacin no siempre es la solucin. Como lo demuestra la secuencia izquierda del rbol, el empleado puede tener el conocimiento pero necesita ms prctica para desempearse de manera efectiva, o el desempeo puede corregirse mediante retroalimentacin del supervisor. Por ejemplo, aunque una auxiliar de enfermera sepa tomar la presin arterial, lo cual aprendi como parte de su capacitacin global, pas los primeros tres meses de trabajo en la comunidad y recin regres a la clnica. No ha tomado la presin arterial desde su capacitacin y necesita practicar, pero no volver a capacitarse. En otro caso, una enfermera que ha trabajado en clnicas del Ministerio de Salud durante diez aos, hace poco consigui un empleo en una clnica privada. El supervisor de la enfermera not durante una insercin de DIU, que la tcnica de la enfermera es diferente a la que establecen las normas de la institucin. La enfermera lo ha realizado con regularidad y no necesita ms capacitacin. Despus de recibir retroalimentacin de su supervisor, ser capaz de seguir las normas sin ningn problema. Pueden usarse diferentes tipos de capacitacin El administrador debe recordar que an cuando la capacitacin sea necesaria, la capacitacin formal puede no ser apropiada. Es posible que la deficiencia de habilidad, pueda resolverse mediante la instruccin durante el desempeo del trabajo. Analizando la situacin, el administrador debe considerar si el empleado realmente est calificado para el trabajo y puede capacitarse o si el trabajo debe realizarlo otra persona. 3 Cmo disear y planear un programa de capacitacin Se necesitan diferentes tipos de capacitacin conforme se desarrolla el programa Un programa de certificacin tendr diferentes necesidades de personal y por consiguiente distintos requerimientos de capacitacin, dentro de sus niveles. A medida que el programa se ampla e incorpora nuevo personal y areas, se requerir capacitacin adicional. La administracin tendr que ser ms eficiente y el personal necesitar formarse para desarrollar y manejar programas ms sofisticados mientras la organizacin madura y enfrenta temas ms complejos tales como: la capacidad financiera, mayor dificultad para atraer nuevos clientes, mejora en la calidad de los servicios, etc. Muchas instituciones certificadas tienen una unidad de capacitacin. En otras, puede no existir un departamento dedicado a esta actividad, ni los recursos humanos con experiencia en capacitacin. En este caso se podra contratar uno o varios especialistas para hacer el diseo, la planeacin y la capacitacin propiamente dicha. Aunque el director ejecutivo no est comprometido directamente en su preparacin, quiz sea el responsable de asegurar que la instruccin brinde los resultados deseados y est bien organizada. El director ejecutivo debe tener un conocimiento adecuado para:

Determinar la necesidad de capacitacin de un empleado; Establecer los requerimientos de la capacitacin; Preparar un programa de capacitacin; Escribir una propuesta para solicitar fondos para capacitacin del personal; Apoyar la logstica de la capacitacin; Evaluar un programa de capacitacin; Hacer seguimiento cuando termine el programa de capacitacin. Aunque el director ejecutivo no participe en el proceso de capacitacin, debe apoyar las distintas actividades que ocurren durante cada paso del proceso, asegurarse que la capacitacin de su personal sea lo ms efectiva posible. Estos pasos se explicarn en detalle. 4 Evaluacin de necesidades de capacitacin Como ya se mencion, la capacitacin es necesaria slo cuando un empleado carece del conocimiento que se requiere para que realice su trabajo actual o uno nuevo como consecuencia de un ascenso o transferencia. El administrador notar estas deficiencias durante el transcurso de su rutina de supervisin o durante la evaluacin del desempeo, si se tiene un proceso regular de evaluacin. Como siempre, debe tenerse en cuenta el hecho que la capacitacin puede no resolver el problema. Por ejemplo, un empleado puede recibir capacitacin pero el desempeo del programa puede no mejorar, porque el problema real es la falta de recursos, o porque hay una estructura organizativa muy rgida que evita una buena comunicacin entre departamentos o por una supervisin inadecuada. Tambin hay que considerar que el problema puede ser que el trabajador no tenga aptitudes para el empleo, y es mejor drselo a otro empleado que gastar recursos en su capacitacin. 5 Preparar un programa de capacitacin Etapas en la preparacin de un programa de capacitacin La direccin puede participar activamente en la planeacin del programa de capacitacin. Esta comprende componentes educativos, administrativos y clnicos: Establecer objetivos generales del curso; Desarrollar un plan general de capacitacin; Delimitar objetivos especficos para cada sesin de capacitacin; Determinar la metodologa, tcnicas y enfoque de la capacitacin; Desarrollar planes de sesiones de capacitacin; Determinar los requerimientos de recursos;

Desarrollar el presupuesto para actividades de capacitacin; Preparar la propuesta del programa de capacitacin. Todos estos pasos sern descritos en detalle a continuacin. Establecer objetivos generales del curso Seleccionar objetivos para el programa de capacitacin El primer paso consiste en formular objetivos generales de capacitacin, que se determinan en la evaluacin de necesidades. Es conveniente que los objetivos resalten las habilidades que los empleados deben adquirir al final del programa. Estos pueden incluir la concientizacin de los participantes sobre la importancia del trabajo en equipo y de la prestacin de servicios de alta calidad que respondan a las necesidades de los clientes. Estos objetivos orientan en la seleccin de: El contenido de la capacitacin (los temas que cubrir la capacitacin); El enfoque de la capacitacin (cmo se desarrollarn los temas, mediante clases o mediante ejercicios de participacin, etc.); Los mtodos de evaluacin que se utilizarn durante o al final de la capacitacin. Cmo desarrollar un plan general para la capacitacin Planeacin del tipo de sesiones de capacitacin Un anlisis breve de los objetivos generales del programa de capacitacin revela los temas y las reas que se deben tratar. La instruccin en diferentes temas requiere distintos enfoques. La capacitacin para el desarrollo del personal debe organizarse en sesiones, cada una cubriendo una materia diferente. En temas clnicos, la formacin comienza con las tareas bsicas y va aumentando en complejidad. Para la capacitacin clnica y administrativa, las sesiones deben seguir una secuencia lgica, y el final de una debe conducir al comienzo de la siguiente. Para organizar la capacitacin en sesiones, resulta til una educacin en etapas. El programa de capacitacin se divide en perodos alternados de capacitacin formal y experiencias en el campo o en el cargo. Esta capacitacin es particularmente apropiada cuando se desea adiestrar supervisores regionales o trabajadores comunitarios que son responsables de una variedad de tareas tales como ofrecer servicios e IEC (informacin, educacin, comunicacin), y administrar el programa y desarrollo de la comunidad. Tambin es adecuada cuando se forman personas que no pueden ausentarse de su casa o trabajo por un largo tiempo. Cmo delimitar objetivos para cada sesin de capacitacin Decisin sobre habilidades que deben aprender los empleados Mientras se planea el programa de capacitacin, debe hacerse una lista de los objetivos especficos para cada sesin. Estos han de derivarse de los objetivos generales de la capacitacin definidos por la institucin. Un ejemplo de un objetivo general puede ser: "Al final del programa de capacitacin, los empleados son capaces de organizar un sistema de contabilidad para un nuevo proyecto". Los objetivos especficos se

establecen para que el empleado demuestre el nuevo conocimiento, habilidad o actitud que acaba de aprender. Por ejemplo: "Al final de la sesin, el empleado es capaz de explicar la diferencia entre contabilidad de caja y contabilidad de causacin". Cada sesin de capacitacin cumplir por lo menos uno de los objetivos especficos. Toda capacitacin debera conciliar de alguna forma las expectativas de la institucin a tener un empleado mejor preparado para el cargo que desempea y los objetivos del empleado a corto, mediano y largo plazo. Lo ideal sera que cada empleado fije sus propios objetivos de aprendizaje. Esto tiene que hacerse durante la planeacin de la capacitacin o al interior del grupo durante el primer da del curso. Es posible que se quiera discutir cmo las actitudes de las personas que prestan los servicios y su valoracin sobre la certificacin, los clientes y el equipo de trabajo, afectan la calidad de los servicios ofrecidos. Metodologa y tcnicas de capacitacin Capacitacin basada en la competencia Los programas de capacitacin cuyo propsito consiste en mejorar las habilidades relacionadas con las tareas especficas de los miembros del personal, deben basarse en la competencia. Los empleados han de participar activamente en el proceso de formacin. En una capacitacin que se base en la competencia. La clave del xito para una capacitacin basada en la competencia, es la participacin activa de los empleados. Para asegurar esto, deben elegirse capacitadores que utilicen la demostracin y la prctica en vez de la charla o la conferencia. Estos educadores se basan en las experiencias de trabajo de los empleados y los comprometen activamente en el proceso de instruccin. El papel del capacitador, en este caso, consiste en ayudar a los empleados a dominar habilidades que les permitirn desempear sus trabajos de una manera ms efectiva. Mtodos tradicionales de capacitacin Los conocimientos tambin pueden impartirse mediante mtodos tradicionales tales como: charlas, lecturas, proyeccin de pelculas o un caso real. Con los mtodos tradicionales la retencin de la informacin se mejora mediante ejercicios repetitivos, ejercicios escritos y discusiones. Sin embargo, las habilidades slo pueden transmitirse mediante la demostracin, ejercicios estructurados y la prctica actual. Las actitudes se ensean mejor (o se crea conciencia) mediante discusiones de grupo, ejercicios de retroalimentacin y prcticas seguidas de retroalimentacin. Los buenos capacitadores, seleccionan y utilizan una variedad de tcnicas apropiadas para cada habilidad que los empleados deben dominar. Esas tcnicas los ayudan a adquirir conocimientos, desarrollar y fortalecer nuevas habilidades y conocimientos. Cmo desarrollar planes de capacitacin Preparar un plan detallado Cuando se planea una capacitacin basada en la competencia, debe dedicarse ms tiempo al aprendizaje de experiencias y a la prctica que a las charlas. Aproximadamente el 30% del tiempo debe ser para dar informacin y el 70% para utilizar la informacin y aplicar las nuevas habilidades. Cuando se desarrolla un

plan detallado de capacitacin, los instructores deben establecer las veces que deben practicarse las tareas claves para asegurar un nivel bsico de competencia. Para cada sesin, un plan de capacitacin debe incluir: Ttulo de la sesin; Tiempo asignado; Descripcin del contenido; Objetivos especficos de la sesin; Presentacin del contenido que se va a cubrir; Materiales a utilizar; Mtodos y tcnicas de capacitacin y tiempo requerido para cada uno; Procedimientos de evaluacin 6 Administrar la logstica del programa Cmo asegurarse que el programa de capacitacin se desarrolle sin obstculos El xito de un programa de capacitacin depende, no slo de la calidad de ste, sino tambin de la logstica subyacente al programa. Los participantes necesitan estar cmodos, bien alimentados y disponer del transporte necesario. Si falta cualquiera de estos factores, los participantes tendrn problemas para concentrarse en su capacitacin. Para asegurar que las cosas se efectan correctamente, el trabajo de los docentes debe ser coordinado con el personal administrativo y de logstica. Las decisiones que tomen los instructores, tienen un impacto directo sobre el personal administrativo/logstico y requieren una buena comunicacin, una retroalimentacin y una coordinacin efectiva. El responsable del programa de capacitacin debe preparar un plan de trabajo que identifique: Todas las actividades que necesitan realizarse; Todos los materiales que se requieren para cada actividad; Los responsables de cada actividad; La fecha lmite para terminar cada actividad. Una vez que se tiene el plan de trabajo, debe asegurarse que cada quien tenga una copia. Debe utilizarse antes, durante y despus del taller para comprobar que todo se realiza de acuerdo con el plan y el tiempo. Tener presente que siempre puede fallar algo hasta en un programa bien preparado. Como en todos los planes de trabajo, hay que ser flexible y estar listo para hacer ajustes cuando sea necesario. 7 Evaluar y hacer el seguimiento del programa de capacitacin La evaluacin ocurre durante y despus del adiestramiento

La evaluacin es un proceso continuo que comienza con el desarrollo de los objetivos de capacitacin. Lo ideal es evaluar los programas de capacitacin desde el principio, durante, al final y una vez ms despus de que los participantes regresen a sus trabajos. Al principio, es til recolectar datos bsicos de los participantes, tanto de su nivel de conocimientos y habilidades, como de sus expectativas respecto a la capacitacin. Esto puede hacerse con un examen inicial (pre-prueba) para determinar el nivel de habilidad de cada participante y para recibir informacin de lo que esperan aprender. Estos datos pueden utilizarse para evaluar si se ha conseguido mejorar el conocimiento y las habilidades y si se ha satisfecho las necesidades de los participantes. Durante la capacitacin, los docentes deben reunir informacin de los participantes para asegurar la relevancia del material presentado y la efectividad de las tcnicas de capacitacin utilizadas. Puede ser til elaborar un comit de evaluacin de los alumnos con el que pueda reunirse el docente peridicamente. Por ltimo, debe evaluarse la capacitacin tanto al final del curso como despus de que los empleados regresen a sus trabajos. Al final del curso, antes que regresen los participantes, el docente puede aplicarles la post-prueba, que puede ser igual a la pre-prueba. La diferencia en los resultados de los dos exmenes revelar cambios en el conocimiento, actitudes y habilidades que ayudarn a evaluar la efectividad de la capacitacin. Siempre debe haber una oportunidad para los participantes de evaluar las habilidades del docente y la adecuacin y efectividad de las metodologas utilizadas. El seguimiento sistemtico de los participantes, dentro de su lugar de trabajo, permite al administrador evaluar la efectividad de la capacitacin, es decir, si utilizan bien sus nuevas habilidades, descubrir deficiencias que an persistan en su desempeo y planear capacitacin adicional o refuerzos dentro del trabajo. Adems, cuando los empleados saben que un supervisor efectuar visitas de seguimiento, estarn ms motivados para aplicar las habilidades que acaban de aprender. Las actividades de seguimiento son muy importantes y deben verse como una parte integral del programa de capacitacin. Estas actividades han de planearse cuidadosamente por adelantado para asegurar los recursos suficientes en el presupuesto. Cuando lo permita la situacin, el seguimiento puede llevarse a cabo como una rutina de la visita de supervisin. Despus de las visitas de seguimiento, es buena idea preparar un informe y enviarlo a los miembros del personal que se visitaron, a sus superiores y a los capacitadores. Evaluacin del programa y del docente En las pginas siguientes se presenta una muestra de las formas de evaluacin de un programa de capacitacin. Para valorar el desempeo de los docentes y ayudarlos a satisfacer las necesidades de los participantes, es til un formulario de evaluacin a ser llenado por los estudiantes. Este formulario puede incluir reas como el entusiasmo, el conocimiento del tema, las habilidades para explicar el tema, para facilitar discusiones, para resumir las ideas principales y para el uso de materiales audiovisuales de apoyo. Se puede preguntar si la metodologa y tcnicas de capacitacin fueron apropiadas, y qu les gust ms y qu menos a los participantes sobre el estilo del docente y qu sugerencias tienen para mejorar en el futuro. Preparar y realizar una visita de seguimiento de capacitacin Para preparar la visita:

Determinar los objetivos especficos. Obtener de los docentes una copia del contenido del programa de capacitacin. Si es posible, invitar a los docentes a participar en la visita de seguimiento. De no ser posible, tratar de reunirse con ellos para discutir el programa. Verificar si tienen alguna pregunta adicional para incluir en el seguimiento. Identificar las habilidades nuevas que el personal capacitado debi aprender. Revisar las descripciones de los cargos de los empleados y segn sea apropiado, incluir cualquier tarea nueva en las descripciones de las funciones actuales. Determinar cuntos empleados se visitarn, el tiempo de permanencia en cada lugar, e informarles por adelantado sobre los objetivos de la visita. Preparar un formato estandarizado para anotar los resultados de la visita. Indicar los lugares que se visitarn, la ruta que se tomar, el tiempo de viaje, los medios de transporte y hospedaje. Durante la visita de seguimiento: Determinar si el personal capacitado tiene el apoyo suficiente o adecuado y los recursos necesarios para aplicar sus nuevas habilidades y conocimientos. Proveer capacitacin adicional en el trabajo para fortalecer las habilidades principales aprendidas en el programa de capacitacin. Ayudar al personal a superar cualquier resistencia de parte de otros profesionales o de la comunidad que le impida aplicar sus nuevas habilidades. Herramientas y Tcnicas 8 rbol de decisiones para la capacitacin 9 Herramientas para evaluar necesidades de capacitacin Para determinar la cantidad y el tipo de capacitacin que se requiere, debe evaluarse la situacin actual, decidir las habilidades que se requieren y establecer los conocimientos que le hacen falta al personal. Hay dos tipos de necesidades de capacitacin: una para la capacitacin bsica del nuevo equipo y otra para fortalecer las habilidades de los empleados existentes. Para la primera, se debe utilizar la descripcin del cargo o analizar las tareas para determinar los contenidos educativos correctos en la capacitacin inicial. Para la segunda, hay que entrevistar a los trabajadores y si es posible, realizar encuestas a clientes para identificar las reas que requieren incluirse en la capacitacin. Puede utilizarse una variedad de mtodos en este anlisis: Anlisis de la descripcin del cargo y planes de trabajo. Revisar la descripcin de funciones para cada cargo y sealar las habilidades crticas que requiere la persona que ocupa el puesto. Si algn empleado no tiene los conocimientos necesarios para su posicin, stos deben incluirse en el programa de capacitacin y la

persona que carezca de ellos debe asistir a los mdulos correspondientes del curso. Utilizar el plan de trabajo para asegurarse que los objetivos de la organizacin sern tratados en la capacitacin. Anlisis de tareas. Para realizar este anlisis, hay que elaborar una lista de todas las tareas grandes y pequeas que una persona efecta durante su trabajo y escribir en detalle todas las actividades que componen cada tarea, determinar las habilidades, conocimientos, actitudes, equipo, material, consecuencias y riesgos que comprenda cada actividad. Por ltimo, agrupar esta informacin en unidades de tareas relacionadas que requieren conocimientos y habilidades similares, y transformar estas unidades en mtodos y objetivos de capacitacin (didcticos o prcticos). Supervisin y observacin en el trabajo. Durante la observacin del cumplimiento de las rutinas de trabajo, hay que saber detectar quien no entiende completamente una tarea y cuando la desempea incorrecta o deficientemente o da informacin incorrecta. Encuestas al personal. Es conveniente preguntar al personal si tiene necesidades de adiestramiento. Esto puede establecerse mediante entrevistas o a travs de encuestas que determinen con precisin diferentes tipos de necesidades. Encuestas a clientes. Aun cuando el propsito de este tipo de encuestas no es el de identificar necesidades de capacitacin, pueden aprovecharse para detectar situaciones susceptibles de mejorarse mediante la capacitacin. El uso de tcnicas cualitativas, tales como los grupos focales, ayudan tambin a dicho propsito