1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi dari tahun ke tahun yang berbasis

komputerisasi selalu mengalami perkembangan yang sangat pesat. Banyaknya

fasilitas yang memberi kemudahan dalam hal komputerisasi yang ditimbulkan oleh

perkembangan teknologi informasi secara langsung berdampak kepada beberapa

instansi pemerintahan, intansi pendidikan, organisasi dan perusahaan industri lainnya.

Karena perkembangan teknologi informasi yang berbasis komputerisasi ini mampu

memegang peranan penting sebagai alat bantu dalam pengarsipan dokumen seperti

surat masuk dan surat keluar, pengolahan data, serta dapat membantu memecahkan

masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat kompleks ataupun dalam

penunjang keputusan. Dalam penggunaan komputerisasi diantaranya adalah dapat

memberikan data atau informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu. Salah

satu sumber informasi dalam instansi pemerintahan, intansi pendidikan, organisasi

dan perusahaan industri yang paling berpengaruh keberadaannya adalah pengarsipan.

Pengarsipan adalah cara penyimpanan atau pengaturan arsip secara logis dan

sistematis dengan menyesuaikan abjad, nomor/numerik, huruf dan nomor sebagai

identitas arsip yang terkait. Arsip adalah berkas suatu kegiatan atau sumber informasi

dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, instansi, organisasi,

perusahaan maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat

berupa surat, warkat, akta, piagam/sertifikat, buku, dan sebagainya yang dapat

dijadikan bukti untuk suatu tindakan dan penunjang keputusan.

 2

Kantor Otoritas Bandar Udara Wilayah I merupakan unit pelaksana teknis di

lingkungan Kementerian Perhubungan yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Menteri Perhubungan melalui Direktur Jenderal Perhubungan Udara. Kantor

Otoritas Bandar Udara Wilayah I yang berkedudukan di Bandar Udara Internasional

Soekarno-Hatta pada awal pembentukannya lebih di kenal dengan nama

Adminintrator Bandar Udara Internasional Jakarta Soekarno Hatta atau yang lebih

popular dengan singkatan Adbandara Soekarno-Hatta. Kantor Otoritas Bandar Udara

Wilayah I bertugas melaksanakan pengawasan kegiatan penerbangan di bandar udara,

mengatur atau mengendalikan pelayanan di daerah lingkungan kerja Bandara

Soekarno Hatta guna mempelancar penyelenggara Angkutan Udara dan melaksanakan

mekanisme operasi penerbangan, komunikasi penerbangan yang telah ditetapkan serta

melaksanakan pelayanan penerangan Aeronautika bagi keselamatan penerbanganan

dan termasuk mengelola surat menyurat seperti surat masuk dan surat keluar ataupun

kearsipan di wilayah Bandara Soekarno Hatta.

Proses pengarsipan dalam kegiatan pencatatan berkas surat masuk dan surat

keluar pada Kantor Otoritas Bandar Udara Wilayah I masih bersifat semi

komputerisasi yaitu menggunakan buku agenda atau buku besar dan menggunakan

Microsoft Excel. Masalah yang sering terjadi pada proses pengarsipan yaitu

penomoran pada surat masuk dan surat keluar sering terjadi kesalahan seperti

redudansi dalam penomoran dan nomor surat yang tidak berurutan, penyimpanan

berkas-berkas surat masih menggunakan rak-rak dan lemari, sehingga surat-surat

tersebut menjadi menumpuk dan tersebar. Serta dalam proses pencarian berkas

membutuhkan waktu yang cukup lama bahkan sering kali ada berkas yang terselip,

rusak dan hilang. Selain itu dalam penginputan berkas masih menggunakan MS.
 3

Excel yang disimpan secara terpisah - pisah sehingga belum ada sebuah sistem yang

dipakai untuk mengelola berkas dengan baik yang dapat memperoleh informasi secara

mudah, cepat, dan akurat.

Dengan demikian perlu diterapkan sistem informasi yang membantu atau

mempermudah penginputan berkas, penyimpanan berkas, dan pencarian berkas dalam

proses pengarsipan sehingga berkas yang akan dicari bisa didapat secara mudah,

cepat, dan akurat. Berdasarkan uraian di atas, penulis mencoba untuk menganalisa

sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Otoritas Bandar Udara

Wilayah I yang dituangkan dalam laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) dengan

mengangkat judul “Analisa Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan

Surat Keluar Pada Kantor Otoritas Bandar Udara Wilayah I Soekarno - Hatta”.

1.2 Rumusan Masalah

Pada proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang saat ini berjalan

pada Kantor Otoritas Bandar Udara Wilayah I masih semi komputerisasi. Proses

pengarsipan yang begitu banyak membuat berkas menumpuk di rak-rak/lemari.

Dalam pencatatan surat masuk dan surat keluar menggunakan buku agenda yang

kemudian di input ke dalam MS. Excel yang dibedakan berdasarkan jenis dari surat

masuk dan surat keluar yang kemudian disimpan secara terpisah - pisah, sehingga

tidak adanya database dalam sistem yang sedang berjalan akan mempersulit dalam

mencari informasi yang dibutuhkan dan terdapat kemungkinan besar berkas tersebut

mudah hilang, terselip ataupun rusak.

 4

Berdasarkan dari uraian diatas maka penulis mengambil beberapa pokok

permasalahan :

1. Bagaimana sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kantor

Otoritas Bandar Udara Wilayah I Soekarno - Hatta yang berjalan saat ini?

2. Bagaimana klasifikasi penyimpanan arsip pada Kantor Otoritas Bandar Udara

Wilayah I Soekarno - Hatta?

3. Apakah proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Otoritas

Bandar Udara Wilayah I Soekarno – Hatta sudah berjalan dengan baik?

1.3 Ruang Lingkup Penelitian

Agar penelitian ini lebih terarah dan berjalan dengan baik kepada tujuan

sehingga fokus terhadap sasaran penelitian dapat tercapai, maka perlu adanya ruang

lingkup penelitian. Karena akses di Kantor Otoritas Bandar Udara Wilayah I

Soekarno - Hatta sangat terbatas penulis hanya menyajikan ruang lingkup penelitian

yang berkaitan dengan proses penginputan, penyimpanan, pembuatan surat dan

pengarsipan dokumen seperti surat masuk dan surat keluar. Penelitian hanya

dilakukan pada Sub Bagian Umum dan Tata Usaha di Kantor Otoritas Bandar Udara

Wilayah I Soekarno - Hatta.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.4.1 Tujuan Penelitian

Berikut ini adalah tujuan penelitian yang dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu

tujuan operasional, tujuan fungsional dan tujuan individual.

 5

1. Tujuan Operasional dari penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi dengan

baik semua kebutuhan - kebutuhan dan kendala yang terkait dengan sistem

pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan saat ini pada

Kantor Otoritas Bandar Udara Wilayah I Soekarno - Hatta.

2. Tujuan Fungsional dari penelitian ini adalah agar hasil penelitian dapat

dimanfaatkan dan digunakan oleh Kantor Otoritas Bandar Udara Wilayah I

Soekarno – Hatta sebagai acuan atau referensi khususnya di Sub Bagian Umum

dan Tata Usaha pada proses pengarsipan untuk mengambil keputusan yang

berhubungan dengan informasi surat masuk dan surat keluar. Bahwa setelah

dilakukannya penelitian ini sistem menjadi lebih baik sehingga pegawai dapat

bekerja lebih maksimal.

3. Tujuan individual dari penelitian ini adalah untuk mengasah ilmu pengetahuan

yang sudah diperoleh dari akademik ataupun non akademik, pengalaman,

pengenalan dan pengamatan sebuah sistem pengarsipan surat masuk dan surat

keluar pada Kantor Otoritas Bandar Udara Wilayah I Soekarno – Hatta

sehingga penulis melakukan penelitian ini untuk menyelesaikan laporan kuliah

kerja praktek (KKP).

1.4.2 Manfaat Penelitian

Sedangkan manfaat dari penelitian dan penulisan laporan Kuliah Kerja

Praktek (KKP) ini antara lain:

1. Dapat memberikan konstribusi nyata berupa masukan atau gagasan kepada

Kantor Otoritas Bandar Udara Wilayah 1 Soekarno - Hatta dalam bentuk

informasi yang berguna dalam proses pengarsipan surat masuk dan surat

keluar.
 6

2. Menambah wawasan pengetahuan mengenai Kantor Otoritas Bandar Udara

Wilayah 1 Soekarno - Hatta dan memberikan pengalaman dalam bersosialisasi

di dunia kerja.

3. Dapat mengimplementasikan ilmu yang dipelajari dalam perkuliahan kepada

permasalahan yang ada di Kantor Otoritas Bandar Udara Wilayah 1 Soekarno

- Hatta.

4. Analisa yang dilakukan dapat membantu serta memudahkan pegawai dalam

melakukan penginputan, pencarian serta pengarsipan surat masuk dan surat

keluar pada Kantor Otoritas Bandar Udara Wilayah 1 Soekarno - Hatta.

1.5 Metode Penelitian

Dalam laporan penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode

penelitian yang dapat membantu dalam pengumpulan data dan informasi yang

dibutuhkan. Metode pengumpulan data yang digunakan, antara lain :

1. Metode Observasi

Pada metode obeservasi ini penulis melakukan pengamatan secara langsung

prosedur yang sedang berjalan pada proses pengarsipan surat masuk dan surat

keluar di Sub Bagian Umum dan Tata Usaha guna memperoleh informasi

yang dibutuhkan oleh penulis dan melakukan pencatatan secara sistematis

terhadap objek yang diteliti. Observasi dilakukan di Jl.C.2 Gedung Kantor

Otoritas Bandar Udara Wilayah 1 Soekarno – Hatta. Tangerang Banten 19110,

mulai dari tanggal 24 September 2018 sampai dengan 26 Oktober 2018.

 7

2. Metode Wawancara

Pada metode wawancara ini penulis melakukan kegiatan tanya jawab dan

diskusi secara langsung dengan orang-orang yang terlibat atau dengan pihak

yang terkait mengenai informasi yang dibutuhkan dalam proses penelitian.

Wawancara dilakukan kepada Bapak Deny Tri Anggoro, Bapak Dedy

Setiawan dan Bapak Kukuh Lasmono yang menjabat sebagai Staff Umum dan

Tata Usaha. Penulis bertanya mengenai bagaimana sistem yang sedang

berjalan saat ini dan apa kendala yang sering dihadapi dalam pengarsipan.

3. Metode Studi Pustaka

Pada metode studi pustaka ini penulis mempelajari, mengumpulkan, dan

meringkas dari beberapa sumber (literature) seperti jurnal, skripsi, laporan

tugas akhir, laporan kuliah kerja praktek dan beberapa buku referensi yang

terkait dengan penyusunan laporan kuliah kerja praktek, untuk mendapatkan

data dan informasi yang dibutuhkan serta sebagai bahan acuan oleh penulis

dalam penyelesaian laporan kuliah kerja praktek (KKP).

 8

1.6 Sistematika Penulisan

Dalam menyusun laporan penelitian ini terbagi menjadi 4 (empat) bab, masing masing

bab tersebut saling berkaitan dan menjadi satu kesatuan. Sistematika penulisan adalah sebagai

berikut:

BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan mengenai informasi umum, yaitu latar belakang masalah, perumusan

masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian yang

digunakan, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori yang berupa pengertian dan definisi yang terbagi menjadi dua bagian

yaitu teori umum dan teori khusus yang diambil dari kutipan buku, jurnal nasional, dan jurnal

internasional yang berkaitan dengan penyusunan laporan kuliah kerja praktek serta lima

literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini berisikan analisa organisasi, gambaran umum perusahaan, sejarah singkat, struktur

organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisa sistem saat ini,

permasalahan yang dihadapi, serta alternative pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP
Pada bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan serta memberikan

saran-saran yang bersifat membangun.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN
9
i