ANTECEDENTES Contrariamente a lo que se piensa, las reglas de Ceremonial y Protocolo estn ms vigentes que nunca en la vida de la sociedad moderna.

An cuando el sentir comn considera a esta regulacin como algo propio de altas esferas y de asuntos de Estado, la complejidad de la actividad en todos los aspectos, tanto pblicos como privados, hace necesaria una reglamentacin protocolar. Tambin es errneo pensar que dichas normas, usos y costumbres tienen un carcter elitista y reservado que no se compadece con la igualdad a que ha conducido la democratizacin. Lo cierto es lo contrario; el respeto a las normas de convivencia y cortesa contribuye a desarrollar la consideracin y la deferencia que las personas comunes merecen en su trato recproco. En tal sentido se ha podido apreciar como en los ltimos tiempos se extiende la inquietud por conocer las normas fundamentales del ceremonial y el protocolo en sectores que tradicionalmente permanecan ms preocupados de sus quehaceres autnomos e internos. Es evidente hoy en da, el enorme inters que han adquirido estos conocimientos para el sector privado en todo orden de cosas tales como: el arte, los espectculos, el deporte, la recreacin y tantos otros largos de enumerar. Las normas de Ceremonial y Protocolo han estado histricamente unidas a las de la diplomacia, producindose por supuesto una evolucin en su formalismo. Desde el origen del hombre, toda norma de conducta que busque formas de acercamiento por medios pacficos entre las tribus primitivas, desarrollar una labor elemental de diplomacia y con ella, reglas de procedimiento del ceremonial para llevarlas a cabo. Los pueblos antiguos otorgan una especial representatividad al simbolismo y comportamiento ceremonial en sus relaciones con otras naciones. En la Edad Media, la iglesia mantendr la tradicin y evolucin de las relaciones internacionales, dentro de una diplomacia inorgnica. La diplomacia moderna, con reglas ya establecidas, se inicia slo con el Congreso de Viena, el ao 1815. Durante este proceso secular (por ms de un siglo), el Ceremonial y Protocolo diplomtico, basado en normas consuetudinarias o costumbristas, adquirieron formas que son de aplicacin hasta la actualidad. En Chile, el primer Reglamento de Ceremonial para los Actos Oficiales data del ao 1820. Despus de la administracin Prieto, es quizs, don Andrs Bello quien primero da forma al ceremonial chileno. El Reglamento de Ceremonial Pblico y Protocolo vigente en el pas es el Decreto Supremo N 150 de 13 de Febrero de 1990, publicado en el Diario Oficial N 33.617 de 10 de Marzo de 1990. III. DEFINICIONES Existe ms de una definicin sobre Ceremonial. Asimismo, son numerosos los tratadistas que han utilizado sus propios trminos para significar que es Protocolo. Coinciden si, todos ellos, en dar a estos conceptos un carcter de solemnidad en la actividad internacional o en la esfera oficial o pblica de los Estados. Para el diccionario de la Real Academia Espaola, el Ceremonial es "una serie o conjunto de formalidades para cualquier acto pblico o solemne".

Define como acepcin de Protocolo "la regla ceremonial, diplomtica o palatina, establecida por decreto o por costumbre". En otras palabras, el protocolo reconoce " las jerarquas del ordenamiento institucional". Al efectuarlo, "instituye el rango de las autoridades y sus precedencias". En la vida religiosa catlica encontramos ms de un ejemplo de ceremonial y especialmente de protocolo. En el Credo se dice que "Jesucristo subi a los cielos y est sentado a la DIESTRA de Dios Todopoderoso". Pero la mxima enseanza se encuentra en la Biblia. En el Evangelio segn San Lucas, versculos "los invitados a las bodas", relata que Jess observando como escogan los primeros asientos a las mesas, refiri a los convidados la siguiente parbola: "Cuando fueres convidado por alguno a bodas, no te sientes en el primer lugar, no sea que OTRO MAS DISTINGUIDO QUE TU, est convidado por l y, viendo el que te convid a ti y a l, te diga DA LUGAR A ESTE y entonces comiences CON VERGENZA A OCUPAR EL ULTIMO LUGAR. Ms, cuando fueres convidado, ve y sintate EN EL ULTIMO LUGAR, para que cuando venga el que te convid te diga: Amigo, SUBE MAS ARRIBA, entonces tendrs GLORIA DELANTE DE LOS QUE SE SIENTAN CONTIGO a la mesa. Porque cualquiera que se ENALTECE, ser HUMILLADO y el que se humille ser ENALTECIDO". Tambin en el Evangelio de San Mateo, al referirse a los bienes naturales y dones que nos enva Dios, Jess formula la siguiente reflexin: Y quin de nosotros podr, por mucho que se afane, aadir a su estatura un codo? PRECEDENCIA: Veamos, primero, que significado tiene este vocablo. Segn el diccionario de la Lengua Espaola, Precedencia (del verbo preceder, derivado a su vez del latn 'preacedere' = ir delante o por delante) es: "Preeminencia o preferencia en el lugar y asiento. Primaca, superioridad..." Esta definicin nos dirige ya hacia su precisa significacin en el rea del protocolo en general y en la especfica del protocolo de las mesas. Pero antes, reflexionemos brevemente sobre la naturaleza y el sentido del trmino protocolo, pues la precedencia constituye su parte ms esencial, de tal modo que sin la previa precedencia el protocolo no es posible. Para comenzar, podemos definir el protocolo, como el arte de la determinacin y el establecimiento de las formas ms idneas para la eficaz ejecucin de toda actividad humana, sociable, oficial y relevante. Vemos, pues, que los caracteres definitorios de esta actividad son: Su sociabilidad ha de ser realizada en la sociedad humana, con la accin y la participacin de dos o ms personas. Su oficialidad ha de ser una actividad oficial, es decir, que sea consecuencia de la accin del

estado, en cualquiera de sus mbitos o niveles. Ha de llevarse a cabo, por tanto, en el seno de la estructura del estado. Su relevancia ha de ser importante, pues una actividad humana, que teniendo los dos caracteres anteriores no alcance un mnimo nivel de relevancia, no puede ser objeto del protocolo. Como la accin objeto del protocolo ha de ser realizada por, o con, la participacin de dos o ms personas, ello exige el establecimiento de un orden en las mismas, previo a la actividad que vayan a desarrollar, para que sta sea eficaz, es decir, implica la previa determinacin de su precedencia. En consecuencia, y desde la ptica del protocolo, podemos definir ya la Precedencia como: "El previo establecimiento de un orden entre las personas que realizan o participan en una actividad que afecta al protocolo, en funcin de su preeminencia, primaca, rango, nivel o relevancia, en el seno de la estructura y de la sociedad misma, que integran el estado, para obtener la mxima eficacia de la mencionada actividad" En esta definicin aparecen ya las dos interpretaciones que pueden darse de la Precedencia: En sentido estricto: la ordenacin de las personas, en virtud de su nivel o rango oficial, estableciendo por norma legal, tradicin o uso. En sentido amplio: la ordenacin de las personas, en virtud de su importancia real en la sociedad, soporte del estado. A diferencia del primer tipo de precedencia, claro y preciso, el segundo no lo es. Sin embargo, siempre, y ms an en el tema de las mesas, por las razones que a continuacin expondremos, es esencial tenerlo en cuenta. Hemos dicho que el objeto del protocolo y de la previa precedencia es la eficacia de las actividades, actos o ceremonias humanas antes descritos. Pero para obtener esta eficacia, es necesaria la razonable y precisa ordenacin de los sujetos. Es decir, que los objetos estn en su sitio. Si estas personas tienen su sitio predeterminado en una relacin oficial, no hay problema. S lo hay cuando la persona, por su importancia, an teniendo un sitio relevante en la sociedad, este sitio no est incluido en una lista de precedencias. Dicho de otro modo: existen dos colectivos de personalidades: Las que tienen su sitio establecido en una relacin oficial u oficiosa. Las que, siendo importantes, no lo tienen. Pues bien, cuando las personas de estos dos colectivos coinciden en la ejecucin de una actividad, Qu se hace? Muy sencillo: aplicar el denominado "peinado" o "interpolacin" de las personas, con su integracin en una precedencia nica, aunque procedan de diferentes colectivos. La misma solucin cuando se trata de personas que, aun teniendo todas una precedencia definida, pertenecen a dos o ms grupos de naturaleza distinta, con precedencias diferentes (por ejemplo: autoridades civiles y militares, o autoridades civiles, militares y eclesisticas), y estos grupos no tienen como tales, en el acto en cuestin, un lugar propio, separado y determinado.

IV. El Protocolo Leonstico A. Concepto de Precedencia De conformidad a las normas de protocolo es posible definir la precedencia como "LA UBICACIN QUE LE CORRESPONDE A UNA AUTORIDAD O PERSONALIDAD NACIONAL O EXTRANJERA, EN LOS DISTINTOS ACTOS O CEREMONIAS". El diccionario de la Real Academia Espaola asimila el vocablo de precedencia a " primaca" y a "superioridad". Lo define como "preeminencia o preferencia en el lugar y asiento y, en algunos actos honorficos". Consecuente con lo anterior, el protocolo oficial de la Asociacin ha sido elaborado para eliminar confusin en el reconocimiento adecuado de los leones dignatarios. Ya sea para presentacin o para disposicin de asientos, el protocolo oficial da respuesta simple y definitiva a la pregunta QUIN PRIMERO? Las presentaciones generalmente comienzan a hacerse con las personas de menor rango en el orden de precedencia y terminan con el len ms importante. Cuando en un acto o ceremonia estuvieran presentes autoridades que no son leonsticas, debe ponerse en prctica una combinacin de costumbres locales (Reglamento de Ceremonial Pblico y Protocolo del pas) y sentido comn (analoga), para decidir el orden de precedencia en que sern presentados. Se debe tener presente los conceptos de "representacin y subrogancia". B. Orden de Precedencia A las autoridades leonsticas se les reconocer el siguiente orden de precedencia: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. Presidente internacional Ex presidente inmediato Vicepresidentes internacionales (en orden de rango) Directores internacionales (a) Ex presidentes internacionales (b) Ex directores internacionales (c) Presidentes de Consejo de Gobernadores (a) Gobernadores de distrito (a) Administrador ejecutivo de la Asociacin Secretario de la Asociacin Tesorero de la Asociacin Ex presidentes del Consejo (c) Ex gobernadores de distrito inmediato (a) Vicegobernadores de distrito (a) Ex gobernador de distrito (c) Secretarios de distrito mltiple (voluntarios) (a) Tesoreros de distrito mltiple (voluntarios) (a) Secretarios de distrito (a) Tesoreros de distrito (a) Jefes de regin (a) Jefes de zona (a) Asesores distritales (a) Presidentes de clubes (a) Ex presidentes inmediatos de club (a)

25. 26. 27. 28. 29.

Secretarios de club (a) Tesoreros de club (a) Ex presidentes de club (c) Secretarios de distrito mltiple (a sueldo) (a) Tesoreros de distrito mltiple (a sueldo) (a)

Explicacin de las notas: (a) Si estuvieren presentes dos o ms, se les reconocer en orden alfabtico de apellido. Si el apellido de ambos comienza por la misma letra, se sigue en orden alfabtico de la segunda letra y, as sucesivamente. Si el apellido fuese idntico, se sigue el mismo procedimiento con el nombre. Si el nombre es el mismo, entonces con el segundo nombre. En el raro caso de que todos sus nombres y apellidos sean iguales, se reconocer primero al que ms tiempo lleva como socio (b) Si estuvieren presente dos o ms, se le dar precedencia al que ejerci su cargo ms recientemente y, as sucesivamente. (c) Si estuvieren presentes dos o ms, se da precedencia de la misma manera como a los ex presidentes internacionales (vase el punto b.). En caso de estar presentes dos o ms ex directores internacionales que ejercieron durante los mismos aos, se seguir el procedimiento explicado en el punto a. V. Planos Sobre Aplicacin de la Precedencia En la aplicacin de las normas de precedencia se debe distinguir, necesariamente, si se trata de la ubicacin en vehculos o carruajes; en testeras; en estrados o en mesas. A. En Vehculos o Carruajes. En los vehculos o carruajes, los asientos se distribuirn de acuerdo a su tipo, en la siguiente forma: En el asiento de fondo, a la derecha, ir la persona de ms alto rango, por ser el lugar de honor; a la izquierda el que siga en precedencia. Si son tres las personas que ocupan el vehculo o carruaje, el de menor rango ir en el asiento delantero, al lado del conductor.

Si son cuatro los ocupantes, el lugar ms importante siempre corresponde al fondo a la derecha; el segundo lugar es el de la izquierda de ste; el tercero frente al primero; y, el cuarto frente al segundo.

La persona invitada ir siempre ubicada al fondo a la derecha. Quien invita o el dueo del vehculo ocupar el lugar del fondo a la izquierda.

Si son tres personas, de rango equivalente, la de menor rango se ubicar al centro, esto es, entre quienes ocupan los lugares del fondo a la derecha y a la izquierda. Esta situacin slo es precedente si quien va a ocupar el lugar del centro es una seora (esposa de cualquier de los dos ocupantes).

Si el vehculo est ubicado de modo que la persona que debe ocupar el lugar de honor queda al lado de la vereda, quien ocupa el asiento del fondo a la izquierda deber subir por la puerta del lado de la calle, evitando pasar por delante de la persona de mayor rango. Al llegar el vehculo debe estacionarse de manera que la persona de mayor rango descienda en primer lugar. En estricto protocolo, en cada vehculo slo debe ubicarse a dos personas. El atach que acompaa se ubicar en el asiento delantero. La persona de ms rango subir primero al vehculo o carruaje, debiendo hacerlo los dems segn su orden de precedencia. Para el descenso, se proceder a la inversa, esto es, el de menor rango lo har primero y el de mayor al ltimo. Si la persona que conduce un automvil no es un chofer sino el dueo de ste, o, alguien de rango protocolar semejante a sus pasajeros, el lugar a la derecha de quien conduce pasa a tener una importancia diferente y puede constituirse, eventualmente, en el asiento de honor. B. En Testeras En la testera, quin preside la reunin siempre debe ocupar el asiento del centro de la mesa. El orador principal vendra a ocupar el asiento nmero dos, siguindole otros leones en orden de precedencia. Siempre que sea posible, debe haber el mismo nmero de asientos a la derecha y a la izquierda de la persona que preside la reunin. AUDITORIO 7 5 3 1 2 4 6

En una testera en que se ha colocado un podio al centro de sta, la disposicin de asientos es esencialmente igual, salvo que la persona que preside la reunin siempre se sienta a la izquierda del podio y el orador principal a la derecha. AUDITORIO 7 5 3 1 PODIO 2 4 6 8

Cuando estn presentes las esposas, deben sentarse a la izquierda del esposo si ste est en el lado izquierdo de la mesa; y a la derecha del esposo, si ste se ubica en el lado derecho de la mesa. AUDITORIO 5 C 3 A 1 PODIO 2 B 4 D 6

C. En Estrados En un estrado las personas pueden estar de pie o sentadas. Esta circunstancia no influye para los efectos de la precedencia. El lugar ms importante es el centro, el segundo es la derecha de ste (izquierda del espectador), el tercero a la izquierda del centro (derecha del espectador) y, as sucesivamente, alternndose de derecha a izquierda. En aquellos actos o ceremonias que se realizan en estrados, a los que concurra el Presidente de la Repblica acompaado de su seora, ella se ubicar a la derecha del Presidente.

D. En Mesas En las grandes comidas de gala o en los banquetes, las mesas pueden ser de distintos tipos. Mesa Imperial: Se llama as a la mesa nica rectangular u ovalada.

En las grandes comidas de gala o en los banquetes, las mesas pueden ser de distintos tipos. Ventajas: y Permite las dos presidencias clsicas, situadas una enfrente de la otra, pues por su extensin y especial naturaleza slo admite presidencias a la francesa. y Permite asimismo un claro y fcil ordenamiento y ubicacin de los comensales. Inconvenientes: y Su gran tamao. y La necesidad de un comedor de amplias dimensiones. Por estas caractersticas este tipo de mesa es excepcional. En general slo existe en los viejos palacios o en ciertas instituciones del Estado. En este tipo de mesa los dueos de casa deben sentarse frente a frente. El invitado de honor se ubicar a la derecha de la duea de casa. La esposa del invitado de honor o la seora de mayor precedencia (si el invitado de honor es soltero) se sentar a la derecha del dueo de casa.

Si asiste el Presidente de la Repblica y seora es costumbre que los dueos de casa cedan sus lugares a stos. El dueo de casa, ocupar en tal caso, la izquierda de la esposa del Presidente y la duea de casa se ubicar a la izquierda del Jefe de Estado.

Hay ocasiones en banquetes y comidas, en razn del nmero de invitados, en que la mesa rectangular no tiene capacidad suficiente. En tales casos se utilizan mesas en forma de T, de U o de M. Aunque estas mesas no son consideradas rigurosamente protocolares, son aceptadas. En la actualidad, se acostumbra colocar una mesa de honor rectangular, con asientos slo a un lado de ella y mesas redondas que pueden ser de seis, ocho o diez personas, para los dems invitados. Diagrama de mesas rectangulares Mesa rectangular para comida de hombres solos.

En caso de que el nmero de invitados sea un mltiplo de 4., como lo son 12, 16, 20, 24, etc., las cabeceras corresponde colocarlas en los centros de la mesa.

Mesa rectangular para comida con seoras. (La precedencia de las seoras se han indicado con letras, por orden alfabtico).

En el anterior tipo de mesa, cuando participan seoras, conviene hacer presidir dos damas o dos hombres, con el objeto de evitar que en los extremos queden dos seoras y dos hombres juntos.

Cuando a una comida asisten personalidades de jerarqua ms o menos similar, con seoras, es aconsejable colocar cuatro cabeceras. Mesas en Forma de T, en U o en M La precedencia en estas mesas debe ser la siguiente: Mesa con forma de "T" solamente hombres.

Mesa "T" con asistencia de seoras.

Mesa con forma de "U" solamente hombres.

Mesa "U" con asistencia de seoras.

Mesa con forma de "M" solamente hombres.

Mesa "M" con asistencia de seoras.

Cuando concurra un husped de honor con su seora, la cabecera de las mesas en T, en U o en M, podr modificarse as:

La Mesa nica en Peine muy usada en galas leonsticas.

Desarrollo a su vez de la mesa en "U", con el aadido de brazos intermedios, paralelos a los extremos y perpendiculares de la "U". Muy utilizado en grandes banquetes, para poder sentar a un nmero elevado de comensales. MESAS CIRCULARES En la mesa circular la precedencia sigue el orden alternado de la mesa rectangular. La mesa circular es de preferente aplicacin en comidas y banquetes de numerosos invitados. En un gran comedor, las mesas circulares complementan la mesa de honor que preside el evento. Si la mesa de honor se encuentra en un extremo del comedor es recomendable NO emplear dos cabeceras, a fin de que ningn invitado le d la espalda. Las mesas circulares permiten cierta flexibilidad en las precedencias. Sin embargo, existe una precedencia segn su ubicacin en el comedor. Cada una de ellas debe ir presidida, segn su rango, por una personalidad.

Mesa circular para hombres solos con una cabecera

Mesa circular para hombres solos con dos cabeceras.

Mesa circular con seoras.

Precedencia de mesas circulares en un comedor grande.

Mesa de honor rectangular y precedencia de mesas circulares.

Diagrama de mesas de dos, tres y cuatro personas: Dos personas.

Tres personas.

Cuatro personas.

VI

TITULOS Y TRATAMIENTO A AUTORIDADES

Corresponde un tratamiento especial, segn su rango y jerarqua, a las altas autoridades nacionales y extranjeras. En algunos casos, el tratamiento epistolar vara del trato personal o verbal. Autoridades Nacionales. Presidente de la Repblica. (Epistolar) "Excelentsimo seor" o "Su Excelencia". (Verbal) "Excelencia" o "Seor Presidente". Congreso Nacional. Senadores y Diputados. (Epistolar) Honorable". (Verbal) "Seor Senado?' o "Seor Diputado". Poder Judicial. Corte Suprema. "Excelentsima". Cortes de Apelaciones. llustrsima". Miembros de estos tribunales y Jueces de Letras. "Seora". Ministros de estado. "Seor Ministro Autoridades Eclesisticas. Cardenal. (Epistolar". "Eminencia Reverendsima". (Verbal). "Monseor". Arzobispos y Obispos. (Epistolar). "Excelencia". (Verbal). 'Monseor". Jefe de la Iglesia Ortodoxa. (Epistolar). "Patriarca". (Verbal). "Su Beatitud". Iglesias Cristianas Protestantes. Superiores. "Honorable Pastor". Autoridades Extranjeras. Papa. "Su Santidad, Beatsimo Padre". Emperador. "Su Majestad imperial". Rey, Reina. "Su Majestad". Prncipe Consorte. "Su Alteza real". Presidente de la Repblica. "Excelentsimo Seor Jefes de Misiones Diplomticas Extranjeras. Nuncio Apostlico. "Su Excelencia Reverendsima7'. Embajadores. 'Excelentsimo Seor". Encargado de Negocios. "Honorable Seor". Representante de Organismos Internacionales. 'Honorable Seor

VII. VISITAS DE AUTORIDADES. A. Internacionales. Dignatarios Leones. Cada ao, dirigentes, ex dirigentes y directores internacionales viajan a los distritos y distritos mltiples alrededor del mundo para difundir informacin; como oradores principales; para tratar asuntos de inters con los lderes locales o reunirse con tantos leones como les sea posible. En la mayora de los casos, estas personas toman tiempo de su familia y su trabajo, a menudo con sacrificios financieros, ya que no reciben remuneracin monetaria, excepto limitados gastos, para hacer una contribucin al engrandecimiento y vitalidad de la Asociacin Internacional de Clubes de Leones. Ante tales sacrificios, las personas responsables de recibirlos en sus distritos deben poner lo mejor de su parte para que sus visitas sean placenteras y sin contratiempos. Pautas de Procedimientos 1. Antes que llegue la Autoridad. Tan pronto como el Departamento de Protocolo e Itinerarios de la Sede Internacional confirme la visita oficial, debe difundirse al distrito la ms amplia informacin al respecto. A su vez, la autoridad local debe remitirle, por lo menos, una copia de la agenda preliminar del evento, especificndole a que actividades se espera que asista. Cuando la agenda final ya est lista, se le debe enviar una copia especificando a que eventos tiene que asistir y, especialmente, en cuales tiene que participar. Se le debe especificar el tipo de vestuario para cada una de las actividades (de etiqueta, de calle, sport, etc.), lo que ser una valiosa informacin para la esposa. Si la visita no est familiarizada con el clima de la regin, es conveniente proporcionarle informacin de utilidad (lluvia, calor, fro, paraguas, impermeable, etc.). Es importante proporcionar al visitante el mximo de literatura sobre las actividades del distrito. 2. Llegada y bienvenida. A la autoridad y a su esposa debe esperarlo a su llegada, normalmente en aeropuerto, quien preside la reunin o convencin (Presidente del Consejo o Gobernador del Distrito) con su esposa y una delegacin prudente. Si las ocupaciones y el tiempo de esta persona no permiten que se encargue de esto, esta importante funcin debe delegarse en otra autoridad leonstica (PDI, PDG o miembros del gabinete). Si lo permiten en el aeropuerto, se debe recibir a la autoridad a la salida del avin (Asesor de Ceremonial y Protocolo). Si no se conoce al visitante, ste se identifica con el distintivo oficial del Leonismo (gafete). Por su parte el receptor se identifica para la autoridad vistiendo ropa leonstica y portando el distintivo correspondiente. Si no pudiese recibirse al orador a la salida del avin (disposiciones reglamentarias; aduana u otros), se debe determinar con antelacin donde se van a encontrar. Despus de dar la bienvenida a la autoridad, se presenta al comit de recepcin. Es muy conveniente que uno o dos leones se encarguen del equipaje del visitante, a fin de evitarle esta molestia. Efectuadas las presentaciones y los trmites de aduana, se debe conducir a la autoridad al automvil que lo trasladar a su hotel. Es conveniente contar con un auto adicional para cualquier emergencia. 3. Al llegar al hotel. Con anticipacin a la llegada de la visita al hotel, es conveniente inspeccionar la habitacin, con el objeto de subsanar cualquier detalle o inconveniente. Es de buen gusto re4cibir la visita con refrigerios, flores a algn tipo de bebida. As mismo, es recomendable proporcionarle los peridicos locales u otras publicaciones; como imprescindible es entregarle una agenda y/o programa detallado, comentndolo con l o fijando una cita para tal efecto.

4. Anfitriones. Lo ms importante que se puede hacer para que la visita de dignatario sea fructfera y placentera es asignar a un len y a su esposa para que se desempeen como anfitriones de tiempo completo, ya que es muy posible que el orador y su esposa tengan actividades diferentes y a distintos horarios y, por lo tanto, deben ser acompaados por alguien. La autoridad visitante y su esposa nunca deben andar por su cuenta, inseguros de lugar y de la hora del evento. El acompaante o attach debe revisar el programa en detalle con el orador y su esposa. Debe establecerse con anticipacin a que hora se les va a recoger y recordarles el vestuario requerido, si es del caso. Es importante que la programacin considere un tiempo de descanso prudente entre una y otra actividad. 5. Despedida. Cuando llegue la hora de partir, se debe ser tan cuidadoso como en la llegada. Ser necesario encargarse de todos los pormenores relacionados con el transporte y confirmacin del vuelo. Es importante establecer la hora en que se va a recoger el equipaje y la del traslado al aeropuerto. Si es posible, as debe serio, el anfitrin debe acompaar a la visita desde el hotel hasta el lugar de embarque. Se debe tener la informacin precisa de si el avin saldr a tiempo o tendr retraso, ya que si as fuere se acompaar en todo momento a la visita. Si el retraso es tan serio que signifique quedarse otra noche, se debe encargar de su alojamiento y transporte. Finalmente, es muy importante que el comit de despedida se encuentre en el aeropuerto con la debida antelacin. Eso da buena imagen de organizacin y dejar en la visita y su esposa una grata sensacin. 6. Lista de Verificacin. Es conveniente y necesario considerar que el Len Dignatario es un invitado y por lo tanto debe tratrsela como un miembro de la familia o como a un amigo cercano- la etiqueta, el ceremonial y el protocolo estn basados en el sentido comn y la cortesa. Si se desea cumplir con esta norma, tenga en cuenta la siguiente Lista de Verificacin: y Se ha enviado al invitado toda la informacin sobre el evento? y Se tiene el nmero de vuelo y la hora de llegada? y Se han hecho todas las coordinaciones con las autoridades del aeropuerto, la Polica de Investigaciones y el Servicio de Aduanas? y Se han tomado todas las providencias del caso para recibir al orador y a su esposa y, llevarlos al hotel? y Se ha designado al matrimonio anfitrin? y Se ha designado oportunamente al comit de recepcin? y Se cuenta con los autos suficientes para una cmoda transportacin? y Qu actividades especficas le ha asignado al Asesor de ceremonial y Protocolo? y A los autos de la comitiva se les ha colocado algn distintivo leonstico. (gallardete, logo u otros) y Ha efectuado las coordinaciones del caso con Carabineros de Chile? y De acuerdo con el tiempo de permanencia de la visita, le ha concertado alguna entrevista o audiencia con autoridades de gobierno? y Al invitado se le ha registrado oportunamente en el hotel? y Se ha inspeccionado previamente la habitacin del husped? y Se ha tomado en cuenta la cortesa de esperar al dignatario con flores en su habitacin; refrigerios, dulces y bebidas? y Se le tiene al husped la prensa local?

y y y y y y

Se ha comprobado si el hotel cuenta con servicio mdico - dental? - De no existir ste, se tomaron las medidas del caso? Se ha considerado lugares de inters para posibles visitas o algunos locales comerciales para efectuar compras? Se ha planificado las presentaciones u la disposicin de asientos de acuerdo a lo estipulado en el protocolo oficial? La programacin ha planeado incluir suficiente tiempo de descanso? Se ha programado el regreso y despedida de la visita? Se ha considerado en todas estas actividades al Asesor de Ceremonial y Protocolo? Se ha previsto el envo posterior de una carta de agradecimiento al visitante?

B. Nacionales. (Gobernador) De acuerdo a las normas estatutarias, el gobernador tiene que hacer una visita oficial a cada uno de los clubes de su distrito. En general, el gobernador se pone en contacto con los clubes, o viceversa, para concretar una fecha que sea satisfactoria para ambas partes. Despus de esto, el club debe ratificar por escrito al gobernador la fecha de su visita. La visita oficial de gobernador no debe interferir otros programas, pero si es lo ms relevante de la reunin. Se le debe reservar, por lo menos, treinta minutos para su intervencin. Si se desea que el gobernador haga entrega de premios o distinciones, se le debe proporcionar todos los antecedentes al respecto. Es muy posible, de hecho lo es, que el gobernador desee reunirse con los miembros del club para una convivencia ms informal. Para tal efecto, el presidente del club debe prever esta situacin. La visita del gobernador es semejante a la de un dignatario len y por lo tanto, se debe seguir el protocolo oficial en todos sus aspectos. El gobernador ser recibido en la puerta del local de reunin por el presidente del club acompaado por parte de su directiva, en cantidad prudente. Si el gobernador es acompaado por su esposa, tambin en la recepcin debern estar presentes las esposas de los directivos. En consideracin a que existen clubes fuera de la regin Metropolitana, si el tiempo lo permite y la ocasin lo amerita, es conveniente programarle al gobernador una visita de cortesa al Intendente; Gobernador o Alcalde de la localidad, segn sea el caso. Otra alternativa sera invitar al funcionario de gobierno a la reunin oficial, a pesar de que esto se estima no ser lo ms adecuado. Tambin sera provechoso que se invitara a esta reunin a los medios de comunicacin, a fin de que den cobertura a la intervencin del gobernador. De ser posible, es conveniente proporcionar a la prensa hablada y escrita los datos biogrficos y la fotografa del gobernador. Al trmino de la visita oficial, Al igual que a su llegada, el gobernador debe ser despedido por las mismas personas que lo recibieron. Estas normas de procedimiento, en su justa medida, son aplicables en su totalidad a las visitas oficiales de los Jefes de Regin y Jefes de Zona. VIII .- ASAMBLEAS DISTRITALES Las Convenciones y Asambleas Distritales tienen por finalidad reunir en un ambiente de sana camaradera a todos los socios de los diferentes Clubes del Distrito, a fin de estrechar lazos de amistad mediante el conocimiento y comprensin recprocos; imponerse de las actividades que los clubes han desarrollado o estn realizando, dilucidar los problemas que les ataen y adoptar los acuerdos que propendan al mejor funcionamiento y coordinacin de los fines perseguidos por la causa leonstica.

En estas reuniones la autoridad mxima ser la Asamblea, debidamente constituida por los Delegados en pleno goce de sus derechos. Su organizacin y ejecucin recae en un club del distrito cuya designacin voluntaria se define en la asamblea anterior. En caso de que no exista un club que se comprometa para esta actividad, ser la Gobernacin la encargada de designar el Club Anfitrin, de comn acuerdo con ste. Se puede dar el caso de que sean varios los clubes que asuman esta responsabilidad. En tal situacin, uno de ellos tomar la direccin del evento y el resto le colaborar en carcter de Coanfitrin. El xito de la asamblea depender, en gran medida, del mayor o menor inters y dedicacin que el club organizador le asigne a sta, contando para ello, en todo momento, con la ms amplia colaboracin y apoyo del Gobernador y su staff. En efecto, la gobernacin cuenta con un Asesor de Convenciones, Ceremonial y Protocolo el cual, imbuido del ms amplio espritu de cooperacin, est al servicio de los clubes que lo requieran. Consecuente con lo anterior y con el objeto de contribuir a una mejor realizacin de este tipo de asambleas u otros actos del mismo tenor, se ha estimado conveniente dar a conocer algunos aspectos o actividades que, muchas veces conocindose, no siempre se consideran en estos eventos y que, en ltima instancia, pueden tenerse en cuenta como un sistema de control. 1. RECINTO y a.- Dar a conocer todos los antecedentes del sector de la reunin para su fcil ubicacinen lo posible ilustrarlo con un grfico. y b.- Considerar el mximo posible de estacionamientos para vehculos automviles. y c.- Buena sealizacin exterior e interior para el fcil acceso al lugar de reunin y locales anexos. (Acreditacin- cancelaciones; dependencias para talleres y otros que se requieran.) 2.- SALON AUDITORIO 2.1. Testera. y a. Mesa de trabajo con capacidad para 7 a 9 personas. (Siempre nmero impar). y b. Cubierta de mesa (mantel o carpeta) en lo posible con los colores leonsticos. y c. Indicadores de ubicacin de los miembros del gabinete e invitados especiales. (Asesor distrital). y d. Micrfono (s) de sobremesa; en lo posible, por lo menos uno. e. Banderas de sobremesa (Domador Mayor) f Jarros con agua y vasos. y e. Wellcome. (Domador mayor). y f. Pabelln Nacional (Club anfitrin) y Bandera Leonstica. (Domador mayor). y h. Estandarte de la Gobernacin. (Domador mayor) y del club anfitrin. y i. Mstiles para banderas y estandartes. 2.2. Podio. y a. Debe tener insignia o logotipo leonstico- de no ser posible, al menos colocarle un smbolo de la institucin, en su frontis. y b. Micrfono y pedestal adecuado. y c. Suficiente iluminacin para facilitar una buena lectura. y d. Vaso con agua. 2.3. Audio. y a. Amplificacin suficiente para todo el saln. y b. Micrfono(s) para la testera y podio. y c. Himno Nacional e Himno Leonstico. (Domador mayor). y d. Encargado del cassette con la ejecucin de los himnos. (Designa club anfitrin). Debe ser un len. 3. AUDITORIO. y a. Aseo y presentacin. y b. Iluminacin adecuada.

c. Designacin de ubicaciones para:1) Autoridades leonsticas y civiles no consideradas en la testera. 2) Esposas de las autoridades de la testera. 3) Gabinete del gobernador. 4) Jefes de Regin. 5) Jefes de Zona. y d. Facilidades para colocar estandartes leonsticos de los clubes participantes. y e. Calefaccin, si fuese necesario. 4. BAOS y a. Damas. y b. Varones. y c. Aseos. y d. Utiles de aseo personal: 1) Toallas. (Gnero o papel). 2) Papel higinico. 3) Jabn. (Slido o lquido). 5. COMEDOR. (Almuerzo de Convivencia). S. 1. Mesa Principal o de Honor. y 5.1. Saln a. Ubicacin de autoridades conforme a precedencia protocolar. b. Considerar que autoridades participan con esposas. c. Indicadores de ubicacin de las autoridades. (Asesor distrital). d. Ornamentacin leonstica. e. Prever micrfono. 5.2. Otras mesas. a. Libertad de accin para ocuparlas. b. En lo posible, presididas por una autoridad leonstica 5.3. Baos. Idem punto 4. Para el desarrollo de todas las actividades enumeradas, es conveniente designar comisiones a cargo, en lo posible, de los Vicepresidentes.
Colaboracin: CL Gonzalo Retamal Moya