Manual Gestion Calidad

MANUAL DE GESTIN DE LA CALIDAD DROGUERIA CRUZ ROJA
DROGUERIAS: CRUZ ROJA LA QUINCE
VERSIN 1.0
CAICEDONIA VALLE DEL CAUCA
JUNIO 2011
Reg. Jorge Mario Abril Ramrez GERENTE
Edelmira Arias Pantoja Subgerente Administrativa
Manuel Fernando Velsquez M. Subgerente de Informacin
Jonathan Ocampo Ciro Asesor Comercial 1
Mara Patricia Reyes Amariles Asesor Comercial 2
Liliana Quintero Asesor Consultor
Presentacin del Manual:
La gerencia de las Drogueras Cruz Roja y La Quince en armona con su Plan de Desarrollo Normativo, ha dado mxima prioridad al cumplimiento de todos los requisitos que se encuentran plasmados en los diferentes decretos y resoluciones que rigen la prctica de los servicios farmacuticos ambulatorios. Como resultado se ha decidido disear y estructurar el Manual de Gestin de la Calidad, tomando cada uno de los eventos que suceden a diario y que son vitales para el correcto funcionamiento del Servicio Farmacutico. Dicha caracterizacin del manual, facilitara a todos los miembros de la empresa informacin clara, precisa y sencilla sobre el soporte de sus actividades y responsabilidades. En esta herramienta se logr incorporar al Gerente, al Subgerente de Informacin y a un Asesor externo, formulando la versin inicial y como se harn futuros ajustes y revisiones de la misma. Todo lo anterior, es el resultado de compilar, revisar y ajustar los procesos y procedimientos que se venan llevando a cabo en cada una de las reas del Servicio Farmacutico en este documento que le permitir a cualquier trabajador en su etapa de induccin o en su labor operativa diaria entender la relacin de sus actividades con la produccin de servicios de calidad, de modo que su consulta permanente y su revisin tcnica peridica seguramente seguir formando parte del proceso de mejoramiento continuo que adelantara la empresa. La funcionalidad del Manual, es entonces garantizar la optimizacin de los recursos y la produccin de servicios de alta calidad con el mnimo de riesgos que le permitan a la empresa y los trabajadores desarrollar competencias tcnicas y corporativas auditables, medibles y flexibles.
MANUAL DE GESTION DE CALIDAD
VERSION 1.0 JUNIO 22 DE 2.011
PROCESO: SERVICIO FARMACEUTICO AMBULATORIO OBJETIVO: Promover y proporcionar estilos de vida saludable y el uso adecuado de medicamentos y dispositivos mdicos. Prevenir factores de riesgo derivados del uso adecuado de medicamentos y dispositivos mdicos, as como los problemas relacionados con su uso. Suministrar los medicamentos y dispositivos mdicos e informar a los pacientes sobre su uso adecuado. Ofrecer atencin farmacutica los pacientes que la requieren, realizando las intervenciones necesarias para el cumplimiento de la farmacoterapia prescrita por el facultativo. ALCANCE: Inicia con la identificacin de las necesidades de los usuarios y finaliza con la Farmacovigilancia. DUEO: Equipo administrativo y funcional.

ENTRADAS
Resolucin 1403, Decreto 2200 Decreto 1011 Necesidad del usuario Inventario Listado de necesidades

SALIDAS
Listado de necesidades/inventarios Compra
PROCESO
Identificacin de Necesidades Identifican necesidades del usuario. (Salud, Bienestar, Disponibilidad, informacin, atencin y suministro de medicamentos). Cotizacin
Proceso de Seleccin Analizar listado Aplicar V.E.N. y A.B.C. Analizar cotizaciones Diligenciar pedido Proceso Adquisicin Recepcin administrativa Recepcin tcnica Devolucin
Lista de pedido Orden de compra
Lista de pedido Orden de compra
Acta de recepcin Acta de devolucin
Acta de recepcin Acta de devolucin
Proceso de Almacenamiento Inventario Dispensacin PROVEEDORES INTERNOS Usuario Gerencia Areas de la organizacin -Ministerio Proteccin Social
-Seccional de Salud PROVEEDORES
Inventario Devolucin Fsica. Registro de temperatura y humedad
Inventario rea Cuarentena

Control temperatura y humedad
Proceso de Dispensacin.
Anlisis de la Prescripcin
CLIENTES INTERNOS Funcionarios de la organizacin. CLIENTES EXTERNOS IPS Usuarios Minoristas
PROCESOS Y RECURSOS RELACIONADOS

Financieros Plan de inversin Plan de funcionamiento Humanos Administracin de Personal Presupuesto y Nomina Logstica Fsicos
EXTERNOS -Secretaria de Salud

-Proveedores y/o distribuidores -Mdicos -IPS
Propios
MANUAL DE GESTION DE LA MAPA DE PROCESOS
VERSION 1.0
JUNIO 22 DE 2.011
Elaborado por:
Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.
OBJETIVOS CON LOS QUE ESTA RELACIONADO EL PROCESO Promover y propiciar estilos de vida saludables y el uso adecuado de medicamentos y dispositivos mdicos. Prevenir factores de riesgo derivados del uso inadecuado de los medicamentos y dispositivos mdicos, as como los problemas relacionados con su uso. Suministrar los medicamentos y dispositivos mdicos, e informar a las partes, sobre su uso adecuado Ofrecer atencin farmacutica a los pacientes, que la requieren, realizando intervenciones necesarias para
el cumplimiento de la farmacoterapia prescripta por el farmacutico.

DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO Resolucin 1403/2007 Decreto 2200/2005 Decreto 1011/2006 Plan Estratgico EVIDENCIAS QUE QUEDAN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CADA UNO Plan Estratgico Acta de recepcin Registro de temperatura y humedad Registro de control de residuos Acta de visita e inspeccin de la seccional de salud Acta de medicamentos de control especial FORAM (Formato de reacciones adversas medicamentos) Listado de necesidades Solicitud de cotizacin Formato farmacovigilancia SEGUIMIENTO Y MEDICIN: PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDAD Identificar necesidades de los usuarios Qumico farmacutico Seleccin Adquisicin Recepcin
RESPONSABLE Regente y
INDICADORES QUE SE NECESITA MEDIR DE CADA PROCESO
Indicadores: Capacidad de gestin Tiempo de reposicin
MANUAL DE GESTION DE CALIDAD POLTICA DE CALIDAD
La poltica de calidad est encaminada a la planeacin, ejecucin, control y mejora continua de los procesos, procedimientos y esenciales para satisfacer las necesidades de los
condiciones
usuarios del servicio farmacutico ambulatorio, cumpliendo con las disposiciones y decretos reglamentarios.
Elaborado por:
MANUAL DE GESTION DE CALIDAD PROCESO DE SELECCIN
DESCRIPCIN DEL PROCESO
OBJETIVO:
Definir mediante un listado escrito los medicamentos,
dispositivos mdicos, cosmticos, productos de tocador, droga blanca y el valor de las recargas para dispositivos mviles, con lo que se debe proveer al servicio farmacutico para la buena, optima y rpida prestacin de nuestros servicios. ALCANCE: Este proceso se realizar todos los das exceptuando
domingos y festivos y se har extensivo a todas las categoras de productos con las que cuenta el servicio farmacutico. RESPONSABLE: Regente de farmacia. DOCUMENTOS DE SOPORTE: Listado de faltantes. Resolucin 1403 de 2.007. Decreto 2200 de 2.005.
Elaborado por:

FLUJOGRAMA:
COMENZ AR
ENCUESTAR A LOS FUNCIONARIOS SOBRE SUGERENCIAS
REVISAR LIBRO DE FALTANTES
RECORRER ESTANTES, VITRINAS Y EL FARMALINE
ELABORAR LISTADO DEFINITIVO DE FALTANTES
EVALUAR PRODUCT OS ENCARGA DOS
SI
NO
DEFINIR CANTIDADES
ANEXAR AL LISTADO DEFINITIVO DE FALTANTES
TERMINA R

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Realizar el listado de los productos agotados o que se encuentren por debajo de la cantidad mnima aceptable en cuanto a la existencia del mismo. Este proceso se realiza en dos partes: La primera es revisar el libro donde se van escribiendo los productos que se van agotando a medida que se van vendiendo. La segunda es un recorrido que se realiza en cada vitrina, estante y en el farmaline para identificar que las cantidades de cada producto disponible para comercializar sea la adecuada. Anexar al listado de los productos agotados los encargos realizados por los diferentes clientes. En este paso se evala si el producto se puede seguir manteniendo disponible en el servicio farmacutico para darle una ms rpida respuesta en una posterior solicitud del mismo y se le
aumenta una unidad a la cantidad requerida por el cliente. Definir las cantidades a pedir de cada tem del listado y ubicar el nmero frente a cada producto. Encuestar a cada funcionario del servicio farmacutico sobre alguna sugerencia, ya sea la de aumentar la cantidad de inventario de algn producto o sobre la codificacin de un producto nuevo solicitado por nuestros clientes, presentado por los diferentes visitadores de la industria o que tenga publicidad en la televisin.

INDICADOR N 1
PROCESO DE SELECCION NOMBRE Capacidad de gestin. RESULTADO: TIPO DESCRIPCION OBJETIVOS UNIDAD DE MEDIDA DEFINICION DE LA VARIABLE PROCESO: X La capacidad de la organizacin para gestionar la solicitud del cliente. Identificar las oportunidades de mejoramiento en la capacidad de gestin en funcin de la necesidad del cliente. 80% 1- Requerimientos satisfechos. 2- Total requerimientos. FORMULA DE CALCULO Requerimientos satisfechos. Total de requerimiento (listado de faltantes y/o rotacin de inventarios, buzn de sugerencias de medicamentos aprobados). = 80% Cumplimiento. = 60% Riesgo. 60% Incumplimiento. META RESTRICCION DEL CUMPLIMIENTO FUENTE DE DATOS BASE NORMATIVA Requerimientos de entes reguladores. Normatividad vigente. Listado de faltantes y/o rotacin del inventario. Sugerencia de medicamentos aprobados (comit de compras). Acta de recepcin. Resolucin 1403 , Cap. 5
RANGO DE VALORES
PERIODICIDAD DE LOS DATOS PERIODICIDAD DEL INFORME
Aplicable mensualmente. Trimestral.
Elaborado por:
MANUAL DE GESTION DE CALIDAD PROCESO DE ADQUISICIN
OBJETIVO:
Obtener la totalidad de productos que se encuentran
descritos en el listado realizado por el proceso de seleccin y en sus cantidades requeridas.
ALCANCE:
Este proceso se realizara los das definidos para su
ejecucin y se le aplicara a los documentos generados por el proceso de seleccin.
RESPONSABLE: Gerente y Asesor Comercial 1.
DOCUMENTOS DE SOPORTE: Documento de Seleccin.
Elaborado por:

FLUJOGRAMA:
COMENZ AR REVISAR LISTADO DEFINITIVO DE FALTANTES
NO
SI
PEDIDO PARA COPIDRO GAS?
SELECCIONAR PROVEEDOR
NO
ES REMESA
SI
AJUSTAR PEDIDO MNIMO DICTAR LISTADO DE FALTANTES SELECCIONAR 70 u 80 TEMS
TERMINA R
Elaborado por:

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:
Revisar el listado generado por el proceso de seleccin. Definir los proveedores y que productos se les solicitar a cada uno, teniendo en cuenta el pedido mnimo que exige cada distribuidor. Cuando es un pedido remesado a la Cooperativa Copidrogas, este se debe tener listo antes de las 9:45 A.M. Cuando es una remesa es porque por lo general hay un encargo de un cliente, si no lo es se evala el precio que tiene el producto para decidir si se realiza el pedido (Copidrogas cobra $13.000 aprox. por caja que despache desde su bodega ubicada en la ciudad de Pereira). Cabe resaltar que en una caja ubican entre 70 y 80 tems aproximadamente. Copidrogas nos toma pedido normal dos veces a la semana (sin ningn costo de envo) y este debe estar definido el martes y jueves a la 1:45 P.M. Los pedidos aprobados se dictan en su gran mayora por va telefnica. Pero en algunos casos se envan por la Internet o directamente a los representantes de la Industria en el punto de venta. Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.
MANUAL DE GESTION DE CALIDAD PROCESO DE ADQUISICIN INDICADOR N 1
PROCESO DE ADQUISICION NOMBRE Tiempo de trmite de compra. RESULTADO: TIPO PROCESO: X Capacidad de la organizacin para gestionar la identificacin de faltantes, para gestionar el proceso de compras (elaborar orden de compras). Identificar las oportunidades de mejoramiento del tiempo de reposicin. % horas DEFINICION DE LA VARIABLE FORMULA DE CALCULO < RANGO DE VALORES Tiempo para identificar faltantes. Tiempo gestionar pedido. Tiempo de entrega del proveedor. Tiempo de recepcin del pedido. sumatoria de tiempos
DESCRIPCION OBJETIVOS UNIDAD DE MEDIDA
72 horas cumplimiento.
68 ^ 71 horas riesgo. 72 horas incumplimiento.
META RESTRICCION DEL CUMPLIMIENTO
Mejorar el tiempo en cual se demora la adquisicin. No aplica.
FUENTE DE DATOS BASE NORMATIVA -
Fecha y hora de elaboracin del listado faltante. Fecha y hora orden de compra. Fecha de llegada. Resolucin 1403
PERIODICIDAD DE LOS DATOS PERIODICIDAD DEL INFORME RESPONSABLE
Mensual. Trimestral. Regente de farmacia.
Elaborado por:
MANUAL DE GESTION DE CALIDAD PROCESO DE RECEPCIN
OBJETIVO:
Garantizar que los productos solicitados al proveedor
lleguen en las cantidades solicitadas, en los tiempos de entrega estipulados y con las calidades exigidas para los productos.
ALCANCE:
Este proceso inicia desde el mismo instante de la llegada
de los productos al servicio farmacutico hasta la generacin del acta de recepcin y su ingreso al inventario.
RESPONSABLE: Regente de Farmacia.
DOCUMENTOS DE SOPORTE: Listado definitivo de faltantes aprovado. Resolucin 1403 de 2.007. Decreto 2200 de 2.005. Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.

FLUJOGRAMA:
COMENZ AR RECIBIR PEDIDO PROVEEDOR
SI
ASIGNAR UTILIDAD Y REVISAR FECHA VENCIMIENTO ELABORAR ACTA DE RECEPCIN
REVISAR PRODUCT OX PRODUCT O
NO
REALIZAR DEVOLUCIN
SI INGRESAR EL ACTA DE RECEPCIN AL INVENTARIO

TERMINA R
Elaborado por:

Se debe aclarar que para los procesos de Recepcin, Almacenamiento y Devolucin no se manejan las llamadas Tablas Militares. Porque es poltica de la Gerencia no aceptar ningn tipo de defecto as sea menor. Las actividades son las siguientes: Se revisara el pedido entregado por el proveedor con las cantidades solicitadas a este, con el fin de evaluar posibles inconsistencias. Productos que presenten inconsistencias sern devueltos. Se marcara producto por producto con el margen de utilidad asignado a cada categora y simultneamente se revisa el estado de llegada del producto, el precio ofrecido por el proveedor y su fecha de vencimiento. Elaborar el acta de recepcin para su aprobacin por parte del Gerente. Ingresar el acta de recepcin al inventario. Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.
MANUAL DE GESTION DE CALIDAD PROCESO DE ALMACENAMIENTO
OBJETIVO:
Garantizar la buena disposicin y ubicacin de los
medicamentos y/o dispositivos mdicos en los estantes, vitrinas y farmaline segn las disposiciones legales vigentes y polticas de la empresa.
ALCANCE:
Este proceso va desde la asignacin de la utilidad a los
diferentes productos llegados por parte del proveedor y que son aprobados, hasta su ubicacin en el sitio definido para ello.
RESPONSABLES:
Subgerente Administrativa, Subgerente de Informacin, Asesor comercial 1 y el Asesor comercial 2.
DOCUMENTOS DE SOPORTE: Acta de recepcin. Resolucin 1403 de 2.007. Decreto 2200 de 2.005. Formato de controles ambientales.
Elaborado por:
Elaborado por:

Para poder entender la descripcin de las diferentes actividades a realizar en este proceso debemos saber cmo se encuentra distribuido el servicio farmacutico. Esta distribucin se hizo por categoras y contamos con las siguientes: Tintura para el cabello. En esta categora contamos con productos para cambiar el tono del cabello y las aguas reveladoras. Cuidado capilar. A esta categora pertenecen los Shampoos,
acondicionadores, blsamos, rinses, cremas para peinar, tratamientos capilares, lacas, geles capilares, etc. Leches. Ac encontramos las leches para nios, complementos dietarios, multivitamnicos y endulzantes. Cosmetologa. Esta categora es muy extensa porque abarca una gran variedad de productos cosmticos para el rostro, manos, pies, piel, etc. Aseo personal. Contiene talcos, jabones, desodorantes, productos para el aseo oral, etc. Paales. Tenemos para nios y adultos pero tambin se cuenta con paitos hmedos, pauelos (Auto, bolsillo, cubo, ntimos, etc.), papel higinico, protectores diarios, tampones y toallas higinicas. Naturales. Como su nombre lo indica son los productos fitoteraputicos. Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.
OTC. Encontramos productos publicitados en medios masivos de comunicacin como AINES, antigripales, productos sexuales
(preservativos, geles ntimos, anillos vibradores, sildenafil en spray, etc.) y chapsticks. Glaxo, Wyeth Consumer, J&J y Biogen. reas definidas por los proveedores para ubicar sus productos y generar un ingreso adicional al servicio farmacutico. Cuidado del Bebe. Categora a la cual pertenecen solo productos para nios, como los son jabones, shampoos, acondicionadores, balsamos, copitos, estuches con varios de estos productos, teteros,
entretenedores, chupos, cremas antipaalitis, aceites, cremas liquidas para la piel, colonias, etc. Genricos. rea amplia organizada en orden alfabtico y forma farmacutica. Dispositivos Mdicos. Contamos con guantes, tapa bocas, baja lenguas, algodones, bolsas de hielo y agua caliente, equipos y soluciones para infusin de lquidos, apsitos, sabanas, gorros quirrgicos, jeringas, agujas, gazas, vendas de yeso y elsticas, termmetro oral y digital, cistoflo, etc. Todo lo anterior desechable. Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.
Droga blanca. Tenemos codificada la D.B. Slida y Lquida que tiene mayor rotacin. Prximos a Vencer. rea donde se ubican los productos que se vencern dentro de los siguientes seis meses. Devolucin Proambiental. rea donde se almacenan los productos vencidos o averiados mientras son entregados a la empresa recolectora de residuos hospitalarios. Devolucin Proveedores. Lugar donde se almacenan los productos rechazados por recepcin hasta que sean entregados a un
representante del proveedor.
En el proceso de Almacenamiento realizamos tres procesos macro. El primero es el de ubicar los productos en su respectiva categora cuando han sido marcados, el segundo cuando se realiza la limpieza de las reas de almacenamiento y el tercero es controlar los factores ambientales tales como la temperatura y la humedad relativa.
Elaborado por:

Las actividades realizadas son las siguientes:
Recibir los productos del proceso de recepcin y definir la categora a la cual pertenece.
Cuando se llega a su rea de almacenaje, se revisa si se cuenta con
ms unidades del mismo producto. Si no se tiene existencias del mismo, se procede a ubicarlo. De lo contrario, se compara la fecha de vencimiento del producto(s) existente con el adquirido y se almacenan por medio del mtodo FEFO. Se limpia con telas blancas las reas de almacenamiento y luego producto por producto que se encuentre ubicado all. A medida que se va aseando el envase o empaque, se revisa la posible avera que pueda presentar el producto y su fecha de vencimiento. Si esta averiado o vencido, procedemos a almacenarlo en el rea respectiva para su devolucin a la empresa recolectora de residuos hospitalarios. Si tiene una fecha de vencimiento no superior a seis meses a partir del momento de su revisin, el producto se retira del rea de almacenamiento y se ubica en el rea de prximos a vencer. Por ltimo, si tiene una fecha superior a seis meses a partir de su revisin se ubica en su respectiva categora. Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.
Revisamos el Termohigrmetro como mnimo dos veces al da y consignamos la informacin recopilada en el formato de controles ambientales. Si se observa que alguna medida se encuentra por fuera de los rangos aceptados por la normatividad vigente, nos dirigimos al plan de contingencia establecido para nuestro servicio farmacutico y tomamos las acciones correctivas para llevar dicha medida al rango aceptado.
Elaborado por:

INDICADOR N 3
PROCESO DE ALMACENAMIENTO NOMBRE Conservacin de la calidad del producto. RESULTADO: TIPO PROCESO: x Capacidad de la organizacin para mantener la calidad de los medicamentos o dispositivos mdicos en las diferentes reas de almacenamiento. DESCRIPCION OBJETIVOS Conservar y conservar la calidad de los medicamentos y dispositivos mdicos durante el proceso de almacenamiento. Cantidad de productos. Medicamento no conforme.
UNIDAD DE MEDIDA DEFINICION DE LA VARIABLE FORMULA DE CALCULO RANGO DE VALORES
Sumatoria de medicamentos no conforme Cumplimiento. = 0 Riesgo. 1
Incumplimiento. = 1 META RESTRICCION DEL CUMPLIMIENTO FUENTE DE DATOS BASE NORMATIVA PERIODICIDAD DE LOS DATOS PERIODICIDAD DEL INFORME RESPONSABLE No aplica Requerimientos de estos reguladores. Normatividad vigente.
Registro rea de cuarentena. Resolucin 1403 , numeral 3 Mensual.
Trimestral.
Regente de farmacia.
MANUAL DE GESTION DE CALIDAD PROCESO DE DEVOLUCIN

OBJETIVO: Asegurar que los productos rechazados, vencidos o
deteriorados sean devueltos en el menor tiempo segn las disposiciones legales vigentes y polticas de la empresa.
ALCANCE:
Involucra a los procesos de recepcin y almacenamiento y
a toda la fuerza laboral del servicio farmacutico.
RESPONSABLES:
Subgerente Administrativa y Asesor comercial 1.
DOCUMENTOS DE SOPORTE: Listado definitivo de faltantes. Acta de recepcin. Factura de compra. Formato de recepcin de Proambiental. Formato de recepcin del Proveedor. Formato de recepcin de vencimientos de Copidrogas. Resolucin 1403 de 2.007. Decreto 2200 de 2.005. Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.
Elaborado por:

Se debe tener en cuenta que este proceso se puede realizar por diferentes razones, tales como: Deterioro de un producto antes de expirar. Expiracin de su fecha de caducidad. Inconsistencias en los productos recibidos con el listado definitivo de faltantes. Las actividades a realizar son las siguientes:
Luego de no aprobar el almacenamiento de uno o varios productos
enviados por Copidrogas, estos sern notificados dentro de las 24 horas siguientes a su llegada al servicio farmacutico, ya sea por va telefnica o por medio de la pgina web que ellos tienen dispuesto para devoluciones de pedidos en el link SIP Devoluciones. Este aplicativo genera un nmero de radicacin el cual es registrado en una agenda de devoluciones. Luego de no aprobar el almacenamiento de uno o varios productos enviados por proveedores diferentes a Copidrogas, estos sern notificados dentro de un periodo mximo de dos das hbiles siguiente de su llegada al servicio farmacutico por va telefnica. Elaborado por: Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.
Los primeros das de cada mes se revisa la totalidad de los productos
del rea de Prximos a vencer. Los medicamentos que expiran en el mes siguiente a su revisin, se ingresan en el Formato de recepcin de vencimientos de Copidrogas si fue provisto por ellos, de lo contrario se le entrega al proveedor y el maneja sus propios formatos.
La empresa recolectora de residuos hospitalarios con la que se tiene
contrato nos visita dentro de los primeros cinco (5) das hbiles de cada mes. Por consiguiente la Subgerente Administrativa y el Asesor Comercial 1 revisan el rea Naranja o de productos vencidos el primer da de cada mes. Si se cuenta con productos en esta rea, se genera el Formato de Recepcin para hacerle entrega a Proambiental y este nos devuelve una copia del Formato de Recepcin con la firma de recibido.
Elaborado por:
MANUAL DE GESTION DE CALIDAD INDICADORES DE CALIDAD

INDICADOR N 1
PROCESO DE SELECCION NOMBRE Capacidad de gestin. RESULTADO: Al final largo plazo. TIPO DESCRIPCION OBJETIVOS UNIDAD DE MEDIDA DEFINICION DE LA VARIABLE PROCESO: Corto plazo. La capacidad de la organizacin para gestionar la solicitud del cliente. Identificar las oportunidades de mejoramiento en la capacidad de gestin en funcin de la necesidad del cliente. 80% 1- Requerimiento satisfecho. 2- Total de requerimientos. FORMULA DE CALCULO RANGO DE VALORES Requerimiento satisfecho. Total de requerimiento (listado de faltantes y rotacin). Inventario o buzn de sugerencias aprobados. de medicamentos
= 80% Cumplimiento. = 60% Riesgo. 60% Incumplimiento.
META RESTRICCION DEL CUMPLIMIENTO FUENTE DE DATOS BASE NORMATIVA PERIODICIDAD DE LOS Requerimientos de estos reguladores. Normatividad vigente. Listado de faltantes y facturacin del inventario. Sugerencia de medicamentos aprobados compras). Acta de recepcin. Resolucin 1403 , Cap. 5 Aplicable mensualmente. (comit de
DATOS PERIODICIDAD DEL INFORME RESPONSABLE Trimestral. Regente de farmacia.
Elaborado por:

INDICADOR N 2
PROCESO DE ADQUISICION NOMBRE Capacidad de existencia suficiente. RESULTADO: TIPO DESCRIPCION PROCESO: x La capacidad de la organizacin para gestionar la identificacin de faltantes, para gestionar el proceso de compras (elaborar orden de compras). Identificar las oportunidades de mejoramiento del tiempo de reposicin. Das. DEFINICION DE LA VARIABLE FORMULA DE CALCULO Tiempo para identificar faltantes. Tiempo de gestin. Tiempo que necesite el proceso. Tiempo de recepcin. Unidad de medidas en horas 72 horas cumplimiento. RANGO DE VALORES 68 71 horas riesgo.
OBJETIVOS UNIDAD DE MEDIDA
72 horas incumplimiento. META RESTRICCION DEL CUMPLIMIENTO Mejorar el tiempo en cual se demora la adquisicin. No aplica. FUENTE DE DATOS Fecha listado de rotacin. Fecha listado de aprobacin. Fecha de compra. Fecha de llegada.
BASE NORMATIVA PERIODICIDAD DE LOS DATOS PERIODICIDAD DEL INFORME RESPONSABLE
Resolucin 1403 Mensual. Trimestral.
Elaborado por:

INDICADOR N 3
PROCESO DE ALMACENAMIENTO NOMBRE Conservacin de la calidad del producto. RESULTADO: TIPO PROCESO: x La capacidad de la organizacin para mantener la calidad de los medicamentos o dispositivos mdicos en las diferentes reas de almacenamiento. Conservar la calidad de los medicamentos y dispositivos mdicos durante el proceso de almacenamiento. Cantidad de productos. Medicamento no conforme.
DESCRIPCION OBJETIVOS
UNIDAD DE MEDIDA DEFINICION DE LA VARIABLE FORMULA DE CALCULO RANGO DE VALORES
Sumatoria de medicamentos no conforme Cumplimiento. = 0 Riesgo. 1
Incumplimiento. = 1 META RESTRICCION DEL CUMPLIMIENTO FUENTE DE DATOS BASE NORMATIVA PERIODICIDAD DE LOS DATOS PERIODICIDAD DEL INFORME RESPONSABLE No aplica Requerimientos de estos reguladores. Normatividad vigente.
Registro rea de cuarentena. Resolucin 1403 , numeral 3 Mensual.
Trimestral.
MANUAL DE GESTION
VERSION 1.0
DE CALIDAD INDICADORES DE CALIDAD
JUNIO 22 DE 2.011
INDICADOR N 4
PROCESO DE DISPENSACION NOMBRE Calidad de la dispensacin. RESULTADO: TIPO DESCRIPCION PROCESO: x Capacidad de la organizacin para gestionar y mantener la calidad de la dispensacin. Identificar las oportunidades dispensacin. Porcentaje Prescripcin. Medicamento correcto. Disponibilidad del medicamento. Cantidad. Informacin de uso y conservacin. Servicio. Rapidez. Credibilidad. Valores. x 100 del mejoramiento de la calidad de la
OBJETIVOS
UNIDAD DE MEDIDA DEFINICION DE LA VARIABLE
Numero de respuesta FORMULA DE CALCULO RANGO DE VALORES
No personas que responden encuesta = 100% cumplimiento. 100% incumplimientos.
META RESTRICCION DEL CUMPLIMIENTO FUENTE DE DATOS BASE NORMATIVA
100 % A los medicamento OTC.
Encuesta (nombre y nmero). Resolucin 1403. Decreto 2200.
PERIODICIDAD DE LOS DATOS PERIODICIDAD DEL INFORME RESPONSABLE
Mensual.
Trimestral.
Elaborado por:

INDICADOR N 5
FARMACO-VIGILANCIA NOMBRE Calidad del frmaco-vigilancia. RESULTADO: TIPO DESCRIPCION PROCESO: X Capacidad de la organizacin para implementar y mantener el proceso de frmaco-vigilancia. Identificar las oportunidades de mejoramiento del proceso de frmacovigilancia.
OBJETIVOS
UNIDAD DE MEDIDA DEFINICION DE LA VARIABLE 12FORMULA DE CALCULO Seguridad. Deteccin del riesgo. Evaluacin del riesgo. Entendimiento. Prevencin. Promocin del uso adecuado. x 100
Registro No personas atendidas.
RANGO DE VALORES 75
80% cumplimiento. 80% riesgo. 75% Incumplimiento.
META RESTRICCION DEL CUMPLIMIENTO FUENTE DE DATOS BASE NORMATIVA PERIODICIDAD DE LOS DATOS
80 % Seleccin de paciente segn poltica de la organizacin.
Registro de seguimiento de la frmaco vigilancia. Resolucin 1403. Mensual.
PERIODICIDAD DEL INFORME RESPONSABLE
Trimestral.
Elaborado por:

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MANUAL DE GESTIN DE LA CALIDAD DROGUERIA CRUZ ROJA

DROGUERIAS: CRUZ ROJA LA QUINCE

CAICEDONIA VALLE DEL CAUCA

Reg. Jorge Mario Abril Ramrez GERENTE

Edelmira Arias Pantoja Subgerente Administrativa

Manuel Fernando Velsquez M. Subgerente de Informacin

Jonathan Ocampo Ciro Asesor Comercial 1

Mara Patricia Reyes Amariles Asesor Comercial 2

Liliana Quintero Asesor Consultor

Presentacin del Manual:

MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION 1.0 JUNIO 22 DE 2.011

MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION 1.0 JUNIO 22 DE 2.011

Listado de necesidades/inventarios Compra

Lista de pedido Orden de compra

Lista de pedido Orden de compra

Acta de recepcin Acta de devolucin

Acta de recepcin Acta de devolucin

Inventario Devolucin Fsica. Registro de temperatura y humedad

Inventario rea Cuarentena

CLIENTES INTERNOS Funcionarios de la organizacin. CLIENTES EXTERNOS IPS Usuarios Minoristas

PROCESOS Y RECURSOS RELACIONADOS

EXTERNOS -Secretaria de Salud

MANUAL DE GESTION DE LA MAPA DE PROCESOS

Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.

MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION 1.0 JUNIO 22 DE 2.011

el cumplimiento de la farmacoterapia prescripta por el farmacutico.

INDICADORES QUE SE NECESITA MEDIR DE CADA PROCESO

Indicadores: Capacidad de gestin Tiempo de reposicin

MANUAL DE GESTION DE CALIDAD POLTICA DE CALIDAD

VERSION 1.0 JUNIO 22 DE 2.011

Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.

MANUAL DE GESTION DE CALIDAD PROCESO DE SELECCIN

VERSION 1.0 JUNIO 22 DE 2.011

DESCRIPCIN DEL PROCESO

Definir mediante un listado escrito los medicamentos,

Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.

MANUAL DE GESTION DE CALIDAD PROCESO DE SELECCIN

VERSION 1.0 JUNIO 22 DE 2.011

ENCUESTAR A LOS FUNCIONARIOS SOBRE SUGERENCIAS

REVISAR LIBRO DE FALTANTES

RECORRER ESTANTES, VITRINAS Y EL FARMALINE

ELABORAR LISTADO DEFINITIVO DE FALTANTES

EVALUAR PRODUCT OS ENCARGA DOS

ANEXAR AL LISTADO DEFINITIVO DE FALTANTES

MANUAL DE GESTION DE CALIDAD PROCESO DE SELECCIN

VERSION 1.0 JUNIO 22 DE 2.011

MANUAL DE GESTION DE CALIDAD PROCESO DE SELECCIN

VERSION 1.0 JUNIO 22 DE 2.011

PERIODICIDAD DE LOS DATOS PERIODICIDAD DEL INFORME

Aplicable mensualmente. Trimestral.

Regentes Jorge Mario Abril Ramrez - Manuel Fernando Velsquez.

MANUAL DE GESTION DE CALIDAD PROCESO DE ADQUISICIN

VERSION 1.0 JUNIO 22 DE 2.011

DESCRIPCIN DEL PROCESO

Obtener la totalidad de productos que se encuentran

descritos en el listado realizado por el proceso de seleccin y en sus cantidades requeridas.

Este proceso se realizara los das definidos para su

ejecucin y se le aplicara a los documentos generados por el proceso de seleccin.

RESPONSABLE: Gerente y Asesor Comercial 1.

DOCUMENTOS DE SOPORTE: Documento de Seleccin.