KD 6.

Klasifikasi dan Indeks arsip

Klasifikasi dan indeks arsip

1. Pengertian Klasifikasi Arsip

Secara harfiah arti klasifikasi adalah penggolongan atau
pengelompokkan.Ada beberapa pengertian mengenai klasifikasi, menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia klasifikasi adalah penyusunan bersistem dalam
kelompok atau golongan menurut kaidah atau standar yang ditetapkan. Harrods
Librarians Glossary menyebutkan bahwa klasifikasi adalah pengelompokkan
bendasecara logis menurut ciri-ciri kesamaannya. Menurut Sulistyo Basuki,
Klasifikasi adalah proses pengelompokkan/pengumpulan benda atau entitas
yang sama, serta memisahkan benda atas entitas yang tidak sama. Dalam
pengertian secara umum bahwa klasifikasi ialah suatu kegiatan  yang
mengelompokkan benda yang memiliki beberapa ciri yang sama  dan
memisahkan benda yang tidak sama. Pentingnya klasifikasi arsip di dalam
kearsipan sebagaimana tersurat dalam UU nomor 43 tahun tentang kearsipan
bahwa klasifikasi harus ada sebagai satu unsur dalam pelaksanaan kearsipan.

2. Kegunaan Klasifikasi Arsip

Prihatmi Wuryatmini (2015), kegunaan pengklasifikasian arsip yaitu:
 Pedoman baku untuk penataan arsip yang didasarkan pada system
pemberkasan subjek.
 Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yang sama atau yang sama
masalahnya akan mengelompok dalam satu berkas.
 Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
 Mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip.
 Sarana pengendalian dan membantu mempercepat penemuan kembali arsip

3. Tujuan Klasifikasi
 untuk menjamin pengelolaan arsip aktif secara efektif dan efisien
 sebagai acuan dalam penataan arsip
 sebagai pedoman dalam pengendalian arsip
 untuk memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip
 serta acuan untuk penyusutan arsip

4. Syarat Penyusunan Klasifikasi

Menurut Gunawan Ari Wibowo (2012) syarat penyusunan klasifikasi arsip sebagai
berikut:
1. Terpeliharanya hubungan logis dan yang kronologis di antara subjek yang ada
atau masalah-masalahnya.
2. Harus mencerminkan luas lingkup proses tahapan-tahapan kegiatan
organisasi yang bersangkutan, harus sesuai dengan masalah yang benar-
benar terjadi dan dilaksanakan oleh organisasi yang bersangkutan.
3. Jika terdapat kegiatan yang permasalahannya tidak bisa dilakukan dengan
urutan kronologis, penyusunan dapat diurutkan dengan abjad.
 4. Harus terdapat hubungan logis dan urutan kronologis yang membentuk
skema klasifikasi.
5. Skema klasifikasi harus disusun secara berjenjang atau bertingkat, mulai dari
masalah pokok (primer), sub masalah (sekunder), dan sub-submasalah
(tersier).

5. Unsur Klasifikasi
1. Kelompok informasi arsip
 Unsur fungsi
 Unsur struktur organisasi
 Unsur masalah atau subjek

2. Kode arsip
 Mengidentifikasi tugas dan fungsi
 Mengelompokan subjek dan masalah
 Menentukan judul subjek (caption)
 Menentukan kode klasifikasi
 Menyusun pola rancangan klasifikasi

6. Cara Penyusunan Klasifikasi

Gunawan Ari Wibowo (2012), cara penyusunan klasisifikasi arsip adalah sebagai
berikut.
1. Melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang
tercipta dalam suatu fungsi organisasi.
2. Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan
kegiatan organisasi.
3. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip
perkembangan dari umum ke khusus, yang terdiri atas pokok masalah,
submasalah, dan sub-submasalah.
4. Setelah penyusunan klasifikasi, kode klasifikasi ditambahkan untuk
mempermudah penyebutan klasifikasi.

7. Indeks Arsip
Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas. Read dan Ginn
(2010:34) menyebutkan, “Indexing is the mental process of determining the
filing segment (or name) by which a record is to be stored and the placing or
listing of items in an order that follows a particular system.” Menurut Read dan
Ginn, mengindeks adalah menentukan filing segment (atau nama) arsip yang
disimpan dalam urutan yang mengikuti sistem tertentu. Dalam pengertian
kearsipan indeks merupakan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan
menentukan tempat menyimpan arsip sehingga mudah ditemukan kembali.

Kegunaan Indeks
Kegunaan indeks dalam administrasi adalah untuk mengelompokan atau
menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama
kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Dan juga sebagai media penemuan
kembali dokumen. Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen.

Dalam perkantoran, biasanya indeks yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Indeks numerik yaitu suatu daftar atau surat yang disusun menurut nomor
control atau disebut daftar inventarisasi.
2. Indeks subjek yaitu suatu daftar kata kunci yang disusun menurut abjad,
sesuai dengan nomor control yang berkaitan dengan surat.
Syarat-syaratdalammengindeksadalah:
1. Singkat, jelas dan mudah mengerti
2. Berorientasi pada kebutuhan pemakai
3. Merupakan kata yang mudah dimengerti
4. Diambil atau ditentukan dari isi surat