PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL

No.Dokumen : 800/ /SOP/UKM/II/2018

Kab.OKU Timur No. Revisi : -
SOP Tgl.Terbit : Februari 2018
Halaman : 1/2
UPTD PUSKESMAS YUSTINA SUDARTI,SKM
MUNCAK KABAU NIP.196902061993012002
A. Pengertian 1. Pengendalian dokumen eksternal adalah sistem pengelolaan dokumen yang
meliputi peraturan-peraturan yang menjadi acuan dalam pelaksanaan program
dikendalikan sebagai dokumen eksternal yang diberlakukan
2. Dokumen eksternal meliputi: buku, peraturan, standar, surat keputusan yang
merupakan acuan/referensi di dalam penyusunan dokumen kegiatan di
Puskesmas
B. Tujuan Sebagai pedoman dalam pengendalian dokumen eksternal di Puskesmas
C. Kebijakan Berdasarkan Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Muncak Kabau
No. /PKM.MK/SK/I/2018 tentang Pengendalian dokumen dan rekaman
D. Referensi Panduan Kesehatan masyarakat Puskesmas, Depkes RI, 2007.
E. Alat dan Bahan Alat tulis
F. Prosedur 1. Pelaksana upaya melakukan verifikasi terhadap seluruh dokumen yang
dibutuhkan untuk mengetahui apakah dokumen tersebut masih bisa
diterapan/digunakan atau tidak
2. Dokumen Eksternal yang sudah diverifikasi kemudian diberi kode/tanda
dengan tulisan dan warna tertentu
3. Cap denan tulisan “INDUK” berwarna merah untuk dokumen eksternal
terbitan baru
4. Cap dengan tulisan “TERKENDALI” berwarna merah untuk dokumen
eksternal copy/ salinan resmi yang dikendalikan lalu diberi “NOMOR” pada
nomor salinan yang sesuai dengan daftar distribusi
5. Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” berwarna merah untuk
dokumen eksternal yang tidak sah dikendalikan
6. Cap “KADALUWARSA” dengan tulisan berwarna merah untuk dokumen
eksternal asli yang sudah tidak berlaku lagi (kadaluwarsa)
7. Setiap pemegang dokumen eksternal bertanggung jawab untuk menjamin
bahwa hanya dokumen eksternal yang masih berlaku saja berlaku saja yang
digunakan’
8. Dokumen eksternal yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan
9. Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Dokumen
Eksternal dan ditandatangani oleh Management Representatif
10. Dokumen eksternal yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam
Puskesmas Muncak Kabau harus berada di tempat yang telah ditentukan
serta terjamin keabsahannya
 PENGENDALIAN DOKUMEN
EKSTERNAL

No.Dokumen : 800/ /SOP/UKM/II/2018

Kab.OKU Timur No. Revisi : -
SOP Tgl.Terbit : Februari 2018
Halaman : 2/2
UPTD PUSKESMAS YUSTINA SUDARTI,SKM
MUNCAK KABAU NIP.196902061993012002
G. Hal-hal yang -
perlu
diperhatikan
H. Unit Terkait 1. Penanggung jawab Upaya
2. Pelaksana Upaya
I. Dokumen
Daftar induk Dokumen Eksternal
Terkait

J. Rekaman Historis
No Halaman Yang diubah Perubahan Diberlakukan Tgl.