PEMERINTAH KABUPATEN REJANG LEBONG

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS TUNAS HARAPAN
Jln.DR.AK.GaniKelurahan Tunas HarapanKec.Curup Utara KabRejangLebong
Telp (0732)22746 Email: Pusksmas.tunasharapan@yahoo.comKode Pos:39125

KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS TUNAS HARAPAN

NOMOR: 160/C/VIII/SK/09/2016

TENTANG
SISTEM PENGKODEAN, PENYIMPANAN,
DOKUMENTASI REKAM MEDIS
UPT PUSKESMAS TUNAS HARAPAN
TAHUN ANGGARAN 2016

KEPALA UPT PUSKESMAS TUNAS HARAPAN

Menimbang : a. Bahwa dalam rangka memudahkan petugas untuk menemukan

Rekam Medis pasien tepat waktu, maupun untuk mencatat
pelayanan yang diberikan kepada pasien, maka perlu adanya sistem
pengkodean, penyimpanan, dokumentasi rekam medis;
b. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana di masksud dalam
(a), perlu ditetapkan dengan Keputusan Kepala UPT Puseksmas
Tunas Harapan;

Mengingat : 1. UU Nomor 36 Tahun 2009, tentang Kesehatan;

2. Peraturan Mentri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008
tentang Rekam Medis;
3. Peraturan Mentri Kesehatan No.75 Tahun 2014 tentang puskesmas;
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
KESATU : Sistem pengkodean, penyimpanan, dokumentasi Rekam Medis UPT
Puskesmas Tunas Harapana sebagai mana tercantum dalam lampiran
Merupakan Bagian yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini;
KEDUA : Keputusan ini disampaikan kepada masing – masing yang bersangkutan
untuk diketahui dan dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab;
KETIGA : Hal – hal yang belum ditetapkan dalam keputusan ini, akan ditetapkan
kemudian bila di pandang perlu;
KEEMPAT : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan
apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan diperbaiki
sebagaimana mestinya;
Ditetapkan di Tunas Harapan
Pada tanggal : 2016

KEPALA UPT PUSKESMAS TUNAS HARAPAN,

OKTOFI
 Lampiran 1
Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Tunas Harapan
Nomor :
Tentang : Sistem Pengkodean,
Penyimpanan, Dokumentasi
Rekam Medis Upt Puskesmas
Tunas Harapan

A. SISTEM PENGKODEAN REKAM MEDIS

Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System)
Family Numbering System yaitu Pemberian satu nomor rekam medis yang
digunakan untuk seluruh anggota keluarga dan nomor rekam medis tersebut digunakan
untuk kunjungan berikutnya.
Keuntungan dengan menggunakan sistem ini :
a. Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai
pasien pelayanan berada dalam satu folder.
b. Setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang digunakan oleh seluruh
keluarga pada sarana pelayanan Puskesmas.
c. Secara tepat memberikan kepada RS/staf medis atau gambaran yang lengkap
mengenai riwayat penyakit pasien dan pengobatan seorang penderita.
d. Menghilangkan kerepotan mencari/mengumpulkan RM seorang penderita yang
terpisah-pisah dalam satu seri.
e. Menghilangkan kerepotan mengambil RM lama, untuk disimpan ke nomor baru dalam
sistem seri unit.
Kerugian dengan menggunakan sistem ini adalah pelayanan pasien kunjungan ulang
memerlukan waktu  yang cukup lama.
B. SISTEM PENJAJARAN
System Terminal Digit Filing ( Sistem Angka Akhir )
Pada TDF suatu angka akan di bagi menjadi 3 bagian :

98        -           20        -           94

Tersier                         Sekunder         Primer
( 3 )                  ( 2 )                  ( 1 )
Contoh 1 :                                                                  Contoh 2 :
98-20-94                                                                      98-99-94
99-20-94                                                                      99-99-94
00-20-94                                                                      00-00-95
01-21-94                                                                      01-00-95
02-21-94                                                                      02-00-95
03-21-94                                                                     03-00-95
 Keuntungan :
1. RM akan tersebar di 100 seksi secara merata
2. Tidak akan terjadi kongesti petugas pada waktu kerja
3. Kepada petugas bisa di tentukan seksi yang menjadi tanggung jawabnya
4. Pekerjaan akan tersebar rata di antara petugas
5. Misfile akan terkurangi ( apalagi bila kode wana )
Kerugian :
Memerlukan tempat / ruang yang lebih besar
C. SISTEM PENYIMPANAN
Sentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem
penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis family folder
pasien kedalam satu folder.
Kelebihan cara ini yaitu:
1. Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu
dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.
2. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.
3. Mengurangi jumlah biaya yang dapat dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
4. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.
5. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen
rekam medis milik seorang pasien berada dalam satu folder.
6. Mudah menerapkan sistem unit.
Kekurangan sistem sentralisasi ini yaitu:
1. Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan
2. Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus jaga
3. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama jam pelayanan
D. SISTEM DOKUMENTASI PELAYANAN
1. Pasien Baru
Setiap pasien baru diterima di tempat pendaftaran pasien dan akan diwawacari oleh
petugas untuk mendapatkan data identitas pasien, hasil anamnesis, hasil pemeriksaan,
diagnostik dan pengobatan ataupun tindakan. Pencatatan data ini harus diisi selambat
– lambatnya 1 X 24 jam setelah pasien di periksa.
2. Pasien Lama
Pasien yang datang untuk melakukan pemeriksaan atau tindakan ulang
3. Pasien Gawat Darurat
Pasien yang datang ke Ruangan UGD langsung di tolong dan untuk Rekam Medis
akan di daftar saat pasien sedang di tangani, pendaftaran di lakukan oleh pendamping
pasien atau petugas UGD.
TUJUAN PENCATATAN
1. Untuk menciptakan komunikasi yang efektif dan efisien pada semua tim kesehatan
yang terlihat, sehingga dapat mencegah tumpang tindih, pengulangan dan
kesenjangan dalam pelayanan atau asuhan keperawatan atau asuhan kebidanan
2. Sebagai sumber informasi bagi setiap petugas kesehatan yang terlibat dalam
pelayanan
3. Sebagai bahan baku utnuk mutu pelayanan dan sekaligus untuk tangung jawab dan
tanggung gugat.
4. Sebagai sumber data untuk penelitian dan pendidikan
5. Sebagai dokumentasi yang sah untuk membuktikan bahwa tindakan, obat dan
sebagainya sudah di berikasn sesuai dengn ketentuan.

KEPALA UPT PUSKESMAS TUNAS HARAPAN

OKTOFI