Anda di halaman 1dari 9

Cum s ctigi o or pe zi

Timpul nu se ctig, el se negociaz

Vaida Bogdan

Am nceput s studiez managementul timpului nc de pe bncile facultii cnd viaa mea ncerca cu disperare s se echilibreze ntre facultate, licen, 3 servicii (da, 3!), dansuri, 2-3 proiecte i niciun weekend fr s ies n club, la teatru sau la karaoke!

Timpul nu se ctig, el se negociaz

Crezi c poi nnebuni gndindu-te numai la cte lucruri fceam? i eu credeam asta... i stresul cretea ... Am ncercat diverse soluii, s m organizez mai bine, s fac un lucru odat i bine, s reprioritizez blabla... Pn cnd am avut o revelaie ncercam s mi fac rost de ct mai mult timp, s ngrmdesc ct mai multe lucruri n viaa mea, s m complic ct mai mult ... n loc de a-mi defini ce e cu adevrat important pentru mine. Am luat iniiativa i am transformat una din cele mai importante surse de stres ale omului ntr-un avantaj.

Acum v voi nva i pe voi cum s v rezolvai aceast problem, s nvingei rzboiul cu timpul!

n trainingurile de management al timpului pe care le-am inut am descoperit c lumea nu aplic sisteme complexe, nu se ine de tehnicile citite pe bloguri; oamenilor le trebuie lucruri concrete, simple i practice.
Aa c am s-i propun urmtoarele tehnici:

Iniiativa curent

Cum ajungem n mediul de lucru avem tendina de a lucra la cel mai important proiect al nostru: facebookul! Pe urm continum cu a doua prioritate ... mailul! O or mai trziu, din vinovie, ncepem s lucrm la sarcinile cele mai simple amnnd treburile importante.

Problema

n cea mai clar parte a zilei noi pierdem vremea ... sau ... lucrm la cele mai simple sarcini posibile. Dup prnz, cnd corpul nostru cere un pui de somn, cnd nu mai avem chef de lucru i stm cu ochii pe ora de plecare ne apucm de proiectele mai grele.

Soluia

NU

n prima parte a zilei, nainte s faci orice altceva, lucreaz la cel mai important proiect al tu! E probabil proiectul care tii c nu-l vei termina ntr-o zi, cel pe care te gndeti s-l amni!

mail facebook proiect 1 Iniiativa curent: proiect 1 mail facebook

DA

Seteaz-i un timp fix (o or) la care s lucrezi la el concentrat. Lucreaz, iar dup ce termini poi s-i verifici mailul i s pierzi vremea ca de obicei.

Beneficiile

Dintr-o dat vei realiza cum nu mai lucrezi din vinovie ci pe merit, pentru c ai nceput ziua lucrnd la ceva important. ncetul cu ncetul muti din proiectul imposibil i deja ncepi s realizezi c mai ai puin i-l termini.

Las pe mine ce poi face azi

nainte s intru n domeniul acesta aveam o via stresant: aveam 3 joburi, nvam dansuri i multe alte proiecte n care m-am bgat i pe care nu vroiam s le las. Dup o zi de lucru, veneam rupt acas ... i primul lucru care-l fceam dup ce intram pe u era s verific lista, dac mai trebuie sa fac ceva ... i da, mai trebuia s fac!

Problema

O zi clasic de lucru e: 1. 2. 3. 4. 5. Lucrezi la ceva important i vine un mail la care trebuie s rspunzi Lai ce aveai de lucru, rspunzi la mail, te reapuci de lucru Eti sunat i mai vin dou lucruri de fcut

Nu-i de mirare c nu lucrezi nimic. Dup ce scapi de la job simi mirosul de neuroni prjii.
Chiar i atunci cnd foloseti o list, pentru fiecare lucru care-l tai i mai vin 3 lucruri de fcut i dac te gndeti bine ... cnd ai terminat ultima oar o list cu toate sarcinile zilei? Soluia Am pierdut un lucru n acest domeniu al comunicrii rapide ... semnul de NU DERANJA! Acum nu mai avem aceast arm la ndemn aa c trebuie s ne adaptm. Mark Forster a venit prima oar cu conceptul, n cartea lui denumit Do It Tomorrow. l explic n 3 pai: 1. 2. 3. Toate sarcinile care-i vin azi la lucru le notezi pe o list Lista aceasta o vei lucra MINE! Azi lucrezi la lista de ieri

Practic i amni toate lucrurile urgente, care te-ar ntrerupte n mod normal, cu o zi. Acest lucru i ofer posibilitatea s le organizezi i s le faci cnd decizi tu, nu n prima secund n care i-au aprut n faa. Aceast tehnic i permite s preiei controlul sarcinilor urgente din viaa ta. Beneficiile Care sunt avantajele acestui sistem: scapi de stres: cnd ai terminat lista, ei bine AI TERMINAT-O! scapi rapid de ntreruperi i reueti s-i faci treaba (cnd eti ntrerupt i notezi ce i-a venit de fcut pentru mine i continui lucrul) n fiecare zi ai o vedere clar asupra a ce trebuie s faci sentimentul de la sfritul zilei, c i-ai termiant sarcinile i ai TIMP LIBER te motiveaz s mergi ct mai departe!

mparte proiectele mari n sarcini mici

mi amintesc ultimele luni nainte smi termin masteratul. Aveam de scris lucrarea de dizertaie i, ca orice student organizat, mi notam n lista de sarcini scrie dizertaia.
Ce crezi c s-a ntmplat n ziua urmtoare? Am lsat sarcina asta ultima din list i m-am trezit c nu mai aveam timp! i asta a continuat zile, sptmni i luni, ca s m trezesc cu deadlineul ntr-o lun i o profesoar nervoas c a fost amnat.

Problema

Creierul nostru nu poate executa lucruri abstracte. Cnd ne propunem s lucrm la o sarcin care nu o putem atinge sau mica avem impresia c ne este peste puteri.

Soluia

Care din urmtoarele sarcini i se pare mai uoar de fcut: a) ziua Andreei sau b) o sun pe Andreea s o felicit de ziua ei a) scrie dizertaia sau b) scrie cuprinsul dizertaiei a) ncepe o afacere sau b) f un brainstorming legat de modul n care i-ai putea ncepe afacerea Sparge proiectele mari n sarcini care le poi face n maxim o or.

NU
Tuesday 17/5 construirea unei afaceri Tuesday 17/5 revizuirea planului Tuesday 18/5 construirea unei afaceri Tuesday 19/5 construirea unei afaceri Tuesday 19/5 scriu primul articol

DA
Tuesday 18/5 construirea website-ului

Beneficiile

Dac scrii ceva vag n list nu vei fi motivat s te apuci de lucru pentru c vei avea senzaia c nu poi termina acel proiect. Compar asta cu a avea ceva concret i rapid de fcut, oare nu vei aborda proiectul gata de aciune?

Lucreaz n funcie de context

Unul din principalii factori de stres ai oamenilor organizai este lista de sarcini. Da, m-ai auzit bine, lista care ar trebui s te ajute la organizare i provoac stres.
De ce? Uit-te la lista din stnga. De cte ori treci prin ea te uii la fiecare sarcin pe rnd. La fiecare sarcin iei o decizie: lucrezi la ea sau o lai pe mai incolo. Parcurgi lista pn cnd termini toate sarcinile i o iei de la capat. Rezultatul? Parcurgi o sarcin de mai multe ori pn s o realizezi. De fiecare dat cnd o parcurgi iei din starea de concentrare i faci o alegere. Pentru a ajunge din nou n acea stare i iroseti energie i timp, energie care se irosete n mod repetat la fiecare sarcin. Te-ar ajuta dac ai parcurge lista o singura dat, fr s treci prin fiecare sarcin de 20 de ori? Dar cum s faci asta cnd ai o mulime de sarcini care nu se pot face n locul n care eti sau cu uneltele care le ai? Organizeaz-i lista n funcie de context. mparte lista n mai multe pri, n funcie de uneltele care le ai la dispoziie. @servici (toate sarcinile care le pot face la lucru) @drum (sarcini de fcut pe drum: cumprturi, etc) @acas (sarcini private sau de fcut acas) Iar lista pe foaie ar arta aa: @servici fac testele pentru program scriu documentul pentru firm vorbesc cu eful de proiect @drum depun bani salar n cont @acas l sun pe Gigi pentru pozele de la chef duc gunoiul Acum, cnd trebuie s parcurgi lista, nu te mai uii prin toate sarcinile ci doar la sarcinile din contextul tu, cele pe care poi s le indeplineti acum!

Problema
Lista neorganizat fac teste pentru program l sun pe Gigi pentru poze depun bani salar n cont scriu document pentru firm duc gunoiul edin cu eful

Soluia
List organizata pe contexte fac teste pentru program scriu document pentru firm edin cu eful depun bani salar n cont l sun pe Gigi pentru poze duc gunoiul

Beneficiile

nu mai pierzi timp reiternd prin sarcini nu mai iei din starea ta de concentrare, iei urmtoarea sarcin la rnd i o faci lucrezi eficient, nu sari peste lucrurile importante notate ai o viziune clar, la ce trebuie s faci i cnd trebuie s faci acel lucru

Matricea Eisenhower - stabilete ceea ce e cu adevrat important

Vreau s-mi rspunzi la 3 ntrebri: Consideri c ai prea mult de lucru i prea puin timp pentru a lucra? Lucrezi din urgen n urgen i nu mai deii controlul? elurile tale sunt amnate datorit urgenelor care trebuie rezolvate ACUM?
Ei bine eti perfect sntos ... i totodat perfect dezorganizat

Problema

Lucrm lucrm lucrm. n fiecare zi lucrm, ne adncim n lucrurile care le facem, ne vin alte sarcini noi i ne trezim la sfritul zilei c, de fapt, nu am fcut nimic important pentru noi ... nu de alta dar nu am avut timp
Matricea Eisenhower

1. Urgent i important

2. Important i nu urgent

urgene / crize reacii probleme presante deadlineuri


3. Urgent i neimportant

eluri / vise construire de relaii planificare pregtiri i preveniri


4. Nici urgent nici important

Matricea din stnga se spune c a fost folosit de preedintele Statelor Unite, Dwight D. Eisenhower care avea i un citat legat de ea: Ceea ce e important e rar urgent iar ceea ce e urgent e rar important!. Practic e un tabel mprit n 4 cadrane. Cadranul 1 este cadranul stresului sau lupta cu focul, ca s zic aa; orice sarcin care ajunge acolo trebuie fcut imediat Cadranul 2 este cadranul valorilor, locul n care gndim strategic, unde ne proiectm elurile i ne setm visurile Cadranul 3, cadranul amgirii, avem tot ce e urgent pentru alii, urgen care ni se transmite cnd ne cer s facem treburi, cnd ne ntrerup Cadranul 4, cadranul regretelor, locul unde nu avem ce cuta, pierderea de timp O zi normal de munc la noi const n a lucra n cadranul 1, la sarcinile urgente i important i pe urm n cadranul 3 la sarcinile urgente i neimportante. Ca rezultat, proiectele importante pentru noi, elurile i visurile noastre sunt permanent amnate. Efectul? Datorit perseverenei n cadranele de jos cteva din sarcinile cadranului 2 ne ajung n 1 (trebuie s le facem urgent; dac nu, avem impresia c suntem sufocai). Efectul este lucrul ntr-un continuu stres, lucru care nu duce ctre nimic din ce ne-am plnuit. De un singur lucru ai nevoie ca s iei din aceasta stare i s preiei controlul.

ntreruperi rapoarte ntlniri neimportante mail, telefoane

alte telefoane jocuri mail irelevant relaxare

1. Urgent i important

2. Important i nu urgent

urgene / crize reacii probleme presante deadlineuri Simptom


3. Urgent i neimportant

eluri / vise construire de relaii planificare pregtiri i preveniri Leacul!


4. Nici urgent nici important

ntreruperi rapoarte ntlniri neimportante mail, telefoane Cauz

alte telefoane jocuri mail irelevant relaxare

Soluia

S te concentrezi pe sarcinile din cadranul 2.


Cum o faci?

1. Urgent i important

2. Important i nu urgent

urgene / crize reacii probleme presante deadlineuri Simptom


3. Urgent i neimportant

eluri / vise construire de relaii planificare pregtiri i preveniri Leacul!


4. Nici urgent nici important

DA

te foloseti de Iniiativa Curent pentru a ncepe ziua lucrnd la cea mai important/grea sarcin din cadranul 2 spargi proiectele grele din cadranul 2 n sarcini realizabile delegi sarcinile din cadranul 3 sau utilizezi tehnica Las pe mine ce poi face azi ignori (tergi) sarcinile din cadranul 4

ntreruperi

NU rapoarte

alte telefoane jocuri mail irelevant relaxare

ntlniri neimportante mail, telefoane Cauz

Beneficiile

n momentul n care i tratezi toate sarcinile zilnice contient de prioritatea lor ajungi s nu mai lucrezi la ceea ce nu e important pentru tine. Ca rezultat, dedici mai mult timp cadranului 2, direciei tale n via, visurilor i proiectelor tale. Eliminnd sarcinile neimportante ajungi s ai o zi mai linitit n care ai realizat mai mult din ce i-ai propus.

Timpul de lucru e acum

Nu-i cer s foloseti 60 de zile aceste tehnici, poate nu vrei, poate nu crezi c funcioneaz, ce-i cer n schimb este s alegi o singur tehnic, azi, pe care s o ncerci! Imagineaz-i cum te vei simi dup ce vei vedea primele rezultate!
Am s v dau cteva adrese web care prezint diverse tehnici de Time Management. Pagina wikipedia care introduce domeniul. Introducere ntr-un sistem mai strict dar eficient pentru a duce la bun sfrit sarcinile. Un sistem intuitiv de organizare. Un sistem online pentru managementul sarcinilor (l folosesc personal).

Referine Introducere n domeniu Getting things done Superfocus Toodledo V mai recomand cteva cri din domeniu: Getting Things Done - David Allen

Avantaje Este o variant tehnic de time management, foarte util cnd avei extrem de multe sarcini (200+). V inva bazele dar acoper i problemele mai complexe care pot aprea. Dezavantaje Tehnica de lucru este util pentru sarcini multe (un ef de departament cu mai multe proiecte n paralel), ncercai nainte alte metode.

Do It Tomorrow - Mark Forster

Avantaje Tehnicile sunt simple i foarte eficiente. Merge pe ideea simplitii nu pe tehnicalitate. Dezavantaje Rezolv un numr limitat de probleme. (V recomand s citii Getting Things Done nainte). Dai click aici pentru un rezumat al metodei.

The Seven Habits of Highly Effective People - Stephen R. Covey

Avantaje Se axeaz pe contextul general al lucrurilor. Ofer sfaturi excelente n managementul vieii. Dezavantaje Nu are o metod specific modern de rezolvare a sarcinilor.