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Apertura del nuevo ejercicio Documento: Edicin: Nombre: Fecha: ewapertura 2 Manual de apertura de ejercicio 15-02-2007

EUROWIN 8.00 SQL EUROWIN 6.00 APERTURA DEL NUEVO EJERCICIO 2006 2007

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NDICE
Introduccin ................................................................................................................................. 3 1.- CREACIN DE LAS BASES DE DATOS DEL NUEVO EJERCICIO Y TRASPASO DE LA INFORMACIN ............................................................................................................................ 3 Trabajo con Multiempresa ......................................................................................................... 3 Nuevoej.exe.............................................................................................................................. 4 Mensajes del sistema ............................................................................................................. 5 Cambio.exe............................................................................................................................... 5 Mensajes del sistema ............................................................................................................. 6 Apertura.exe ............................................................................................................................. 6 CREAR NUEVO EJERCICIO Y TRASPASAR DATOS .................................................................. 7 TRASPASAR DATOS DE UN EJERCICIO ANTERIOR............................................................... 11 Mensajes del sistema ........................................................................................................... 13 RESUMEN................................................................................................................................. 14 2.- TRASPASO DE STOCK .......................................................................................................... 15 Empresas que deciden recontar el stock antes de final de ejercicio ................................... 15 Inventario de Regularizacin................................................................................................ 15 Valoracin de stock .............................................................................................................. 16 Traspaso de stock al nuevo ejercicio .................................................................................... 16 Reclculo de stock ................................................................................................................ 17 Empresas que deciden recontar el stock despus de fin de ao ......................................... 18 Traspaso de stock al nuevo ejercicio .................................................................................... 18 Reclculo de stock ................................................................................................................ 18 Recuento fsico inventario inicial ....................................................................................... 19 Reclculo de stock ................................................................................................................ 21 Listado de valoracin de stock ............................................................................................. 21 RESUMEN ............................................................................................................................. 21 Regularizacin de stock con series........................................................................................ 22 3.- CIERRE Y APERTURA CONTABLES ....................................................................................... 24 Cierre ejercicio anterior ......................................................................................................... 24 Regularizacin de existencias ..................................................................................... 24 Asientos de cierre ....................................................................................................... 24 Asiento de apertura automtico ............................................................................................ 26 Asiento de apertura .................................................................................................... 26

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Introduccin
El proceso de apertura de un nuevo ejercicio consta de tres partes: 1. Creacin de las bases de datos del nuevo ejercicio y traspaso de la informacin. 2. Traspaso de stock. 3. Cierre y apertura contables. Cada una de estas partes se realizar en procedimientos completamente separados.

1.- CREACIN DE LAS BASES DE DATOS DEL NUEVO EJERCICIO Y TRASPASO DE LA INFORMACIN
El proceso de creacin de la base de datos para el nuevo ejercicio y traspaso de la informacin se actualiza automticamente conectando a un servidor de FTP y descargando los archivos necesarios. Para empezar ejecutaremos el programa Nuevoej.exe desde el terminal de Eurowin. Si disponemos de un terminal de Eurowin con conexin a Internet, se realizar la actualizacin automtica de los ficheros que intervienen en el proceso. Si no disponemos de conexin a Internet, para actualizar el proceso de apertura deberemos ponernos en contacto con nuestro proveedor de Eurowin. Se deber realizar la actualizacin del programa con la ltima revisin. En este segundo caso aparecer el aviso siguiente "No se ha detectado ninguna conexin a internet activa para efectuar la actualizacin del cambio de ejercicio. Si desea iniciar ahora el cambio de ejercicio, presione aceptar. Si desea configurar una conexin a internet y volver a intentar la actualizacin, presione cancelar y vuelva a ejecutar el programa." y se podr realizar la apertura con el procedimiento antiguo que se encuentre en el servidor de Eurowin.

Trabajo con Multiempresa

Cuando trabajamos con multiempresa, la apertura del nuevo ejercicio se deber realizar individualmente para cada grupo.

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Para crear el nuevo ejercicio tenemos que seleccionar el grupo deseado con el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Apertura de nuevo ejercicio. A partir de aqu, el procedimiento ser el mismo que en las instalaciones sin multiempresa. A continuacin se explica el funcionamiento de los tres programas que intervienen en el proceso.

Nuevoej.exe
Para iniciar el proceso de cambio de ejercicio hay que ejecutar el programa Nuevoej.exe que se encuentra en la carpeta del terminal de Eurowin.

El programa Nuevoej.exe realiza la conexin con el servidor de FTP, compara los ficheros del servidor de FTP con los ficheros de la carpeta Apertura del servidor de Eurowin y descarga slo los ficheros que son distintos, desde el servidor de FTP a la carpeta Apertura del servidor de Eurowin.

Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio Despus de terminar la descarga de los ficheros, se copiar el fichero Cambio.exe desde la carpeta Apertura del servidor de Eurowin a la carpeta del terminal y se ejecutar el fichero Cambio.exe que se encuentra en el terminal de Eurowin. 1. 2. 3. 4. 5. Conexin FTP Comparacin de ficheros FTP <=> EuroServ\Apertura Descarga FTP => EuroServ\Apertura Copiar EuroServ\Apertura\Cambio.exe => EuroTerm\ Ejecutar EuroTerm\Cambio.exe

Mensajes del sistema

"No se puede abrir el archivo 'config.ini'. Compruebe la configuracin del terminal." La configuracin del terminal de Eurowin no es correcta. "El archivo 'config.ini' no contiene la ruta del servidor. Proceso interrumpido" La configuracin del terminal de Eurowin no es correcta. "Error en la conexin a internet. No ha sido posible conectar con el servidor ftp." Revisar la configuracin de conexin a Internet. "Error en la conexin a internet. "No ha sido posible acceder a los archivos del servidor ftp." Revisar la configuracin de conexin a Internet. "Error en la conexin a internet. "No ha sido posible acceder al archivo en el servidor ftp."" Volver a iniciar el proceso de apertura. "Error en la copia de archivos. No ha sido posible crear el archivo en el servidor." Comprobar que los ficheros del proceso de apertura del servidor de Eurowin no estn abiertos y que tenemos permisos para copiar ficheros en el servidor. "No se ha detectado ninguna conexin a internet activa para efectuar la actualizacin del cambio de ejercicio. Si desea iniciar ahora el cambio de ejercicio, presione aceptar. Si desea configurar una conexin a internet y volver a intentar la actualizacin, presione cancelar y vuelva a ejecutar el programa."

Cambio.exe
El proceso de apertura est creado con Visual Foxpro 8. Por este motivo es necesario tener instaladas las libreras correspondientes en el ordenador del terminal de Eurowin desde el que se realiza la apertura del nuevo ejercicio. Las libreras de Visual Foxpro 8 se encuentran en el fichero comprimido Librerias.zip dentro de la carpeta Apertura del servidor de Eurowin. Para descomprimirlo se utilizar la librera Polarzip.ocx.

Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio El programa Cambio.exe comprobar si en el ordenador del terminal de Eurowin se encuentran instaladas las libreras de Visual Foxpro 8. En el caso de que no se encuentren instaladas, se copiar el fichero Polarzip.ocx desde la carpeta Apertura del servidor de Eurowin al terminal y se instalar en el mismo. Despus se descomprimir automticamente el fichero Librerias.zip que se encuentra en la carpeta Apertura del servidor de Eurowin y se copiarn las libreras de Visual Foxpro 8 a la carpeta del sistema de Windows del terminal. Por ltimo, se copiar el fichero Apertura.exe desde la carpeta Apertura del servidor al terminal de Eurowin y se ejecutar este programa desde la carpeta del terminal. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Buscar libreras de Visual Foxpro 8 en el terminal Copiar e instalar Polarzip.ocx de EuroServ\Apertura a EuroTerm Descomprimir Librerias.zip en EuroServ\Apertura Copiar las libreras de Vfp8 de EuroServ\Apertura a c:\Windows\System32 Copiar Apertura.exe de EuroServ\Apertura a EuroTerm Ejecutar EuroTerm\Apertura.exe

Mensajes del sistema

"No se ha encontrado el programa de apertura del nuevo ejercicio APERTURA.EXE." Comprobar si se encuentra en la carpeta Apertura del servidor. Comprobar permisos de escritura en el servidor de Eurowin. "No se han podido descomprimir las libreras del programa." En el terminal no se han podido instalar las libreras de Visual Foxpro 8. Revisar que en la carpeta Apertura del servidor de Eurowin se encuentran los ficheros Polarzip.ocx y Libreras.zip y que se tienen permisos para copiar los ficheros descomprimidos en la carpeta del sistema del terminal (gdiplus.dll, vfp8r.dll, vfp8resn.dll, msvcr70.dll). "No se ha encontrado el directorio de trabajo en el servidor." En el servidor de Eurowin no se encuentra la carpeta Apertura que contiene el proceso de apertura. Comprobar que se tiene permisos de escritura en el servidor. Esta carpeta se crea al actualizar o al iniciar el proceso de apertura al descargar los ficheros del servidor de FTP. "No se ha encontrado el directorio del servidor del programa." No se encuentra la carpeta del servidor de Eurowin indicada en el fichero Config.ini. Hay que revisar el contenido de Config.ini y comprobar que se tiene acceso al servidor desde el terminal. "No se ha encontrado el archivo de configuracin del programa." En la carpeta del terminal de Eurowin no se encuentra el fichero de configuracin CONFIG.INI. Este fichero es imprescindible para poder trabajar con Eurowin.

Apertura.exe

Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio El programa Apertura.exe es el que va a realizar proceso propiamente dicho de creacin de las bases de datos del nuevo ejercicio y traspaso de datos, que consta de dos opciones: SELECCIONAR MODO: Crear nuevo ejercicio y traspasar datos. Traspasar datos de un ejercicio anterior.

CREAR NUEVO EJERCICIO Y TRASPASAR DATOS

Con ms de un ejercicio

Con un ejercicio La opcin Crear nuevo ejercicio y traspasar datos crea la base de datos Gestion del nuevo ejercicio y copia la informacin de las tablas de los mantenimientos y de otras de carcter general. El stock no se traspasa en este proceso, se explica en el apartado Traspaso de stock. El nuevo ejercicio creado ser el siguiente al ltimo existente en la aplicacin.

Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio EJERCICIOS: Al pulsar el botn Siguiente el proceso mostrar los datos del ltimo ejercicio existente desde el que obtendrn los datos a traspasar, y los del nuevo ejercicio que se va a crear. La seleccin es distinta si se trabaja con grupos de empresas o no.

Sin grupos de empresas

Con grupos de empresas

SELECCIONAR DATOS: La siguiente decisin ser indicar si se desea realizar una copia de seguridad de los datos del ejercicio anterior antes de realizar el traspaso y seleccionar los documentos pendientes a traspasar. Los documentos pendientes son: Los pedidos de compra pendientes de recibir. Los depsitos de compra y de venta pendientes de traspasar a albarn. Los pedidos de venta pendientes de servir. Los certificados de obra no traspasados a albarn. Los albaranes de compra y de venta no facturados. Se podr indicar si se desea traspasar nicamente los albaranes de venta que no tienen la marca de no facturable. Los albaranes de produccin no terminados. Los asientos con fecha posterior a la fecha final del ejercicio, con o sin los registros de IVA soportado y repercutido relacionados. Despus de traspasar los asientos, desde el programa se debern actualizar los balances del nuevo ejercicio mediante el proceso Cuadro General del men Herramientas, opcin nicamente disponible para el usuario Supervisor.

Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio CONTADORES: A continuacin se podr indicar la accin a realizar con los contadores de los distintos documentos en el nuevo ejercicio. Hay tres opciones: Continuar el nmero actual de contador. Es aconsejable que el contador de remesas y el contador de presupuestos conserven su nmero de un ejercicio a otro. Inicializar el contador a cero. Inicio de periodo: inicializar con el formato Ao + ceros.

TRASPASO DE DATOS: Con la informacin introducida, el proceso est preparado para iniciar la creacin de la nueva base de datos con los mantenimientos y configuracin del ltimo ejercicio.

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El proceso permite realizar un traspaso selectivo de documentos. Para cada documento se muestra la lista de los que se encuentran pendientes en el ejercicio que se est cerrando y son susceptibles de ser traspasados al nuevo ejercicio. El usuario podr seleccionar individualmente los que desee traspasar.

FINALIZAR:

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Al llegar a este punto ya se puede empezar a trabajar con el nuevo ejercicio. Al ejecutar la aplicacin Eurowin tendr como predeterminado el nuevo ejercicio. Para realizar consultas o trabajar sobre los ejercicios anteriores se deber seleccionar el ejercicio deseado de la lista de ejercicios que aparece en la barra de herramientas del programa. IMPORTANTE: Las altas y modificaciones realizadas en un ejercicio son exclusivas de dicho ejercicio. Los documentos pendientes del penltimo ejercicio se podrn traspasar en cualquier momento al ltimo. En cambio, los mantenimientos no se podrn volver a traspasar. stos solamente se copian al realizar la creacin de la base de datos durante el proceso de apertura del nuevo ejercicio.

TRASPASAR DATOS DE UN EJERCICIO ANTERIOR

La otra opcin del programa Apertura.exe es Traspasar datos de un ejercicio anterior. Con esta opcin se podr realizar el traspaso de documentos pendientes del penltimo ejercicio al ltimo. No se traspasar ningn mantenimiento ni se modificarn los contadores de los documentos en el ltimo ejercicio.

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Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio EJERCICIOS: Al pulsar el botn Siguiente el proceso mostrar los datos del penltimo ejercicio existente desde el que obtendrn los datos a traspasar, y los del ltimo ejercicio en el que se copiarn los datos. La seleccin es distinta si se trabaja con grupos de empresas o no.

Sin grupos de empresas

Con grupos de empresas

SELECCIONAR DATOS: Se podrn seleccionar los documentos a traspasar. Se traspasarn los documentos pendientes en el ejercicio anterior y cuyo nmero no exista en el ltimo ejercicio. Los documentos pendientes son: Los pedidos de compra pendientes de recibir. Los depsitos de compra y de venta pendientes de traspasar a albarn. Los pedidos de venta pendientes de servir. Los certificados de obra no traspasados a albarn. Los albaranes de compra y de venta no facturados. Se podr indicar si se desea traspasar nicamente los albaranes de venta facturables. Los albaranes de produccin no terminados. Los asientos con fecha posterior a la fecha final del ejercicio, con o sin los registros de IVA soportado y repercutido relacionados. Despus de traspasar los asientos, desde el programa se deber ejecutar el proceso Cuadro General del men Herramientas para actualizar los balances correspondientes en el nuevo ejercicio.

El proceso de contadores no se ejecuta en el traspaso de datos de un ejercicio anterior.

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Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio Por ltimo se ejecuta el proceso traspaso de datos de la misma forma que en el proceso de creacin del nuevo ejercicio. Cuando se trabaja con grupos de empresa, al terminar el proceso completo de creacin y / o traspaso de un grupo de empresas se iniciar el proceso para el siguiente grupo.

Mensajes del sistema

"Ha sido imposible conectar con el servidor de datos de SQL. Por favor, revise la configuracin del programa. Eurowin 8.00 SQL. "Se ha detectado un problema con la licencia del programa. Por favor, pngase en contacto con su proveedor." Licencia incorrecta. "Las siguientes tablas de la gestin NO estn en las tablas vacas: Desea continuar con el proceso de apertura?" Este mensaje aparece cuando existen tablas en el ejercicio actual que no estarn disponibles en el nuevo ejercicio. Se recomienda revisar dichas tablas. "Debe seleccionar al menos un ejercicio a traspasar." No se ha seleccionado ningn ejercicio anterior a traspasar. "No se puede abrir el archivo 'opciones.dbf'. Compruebe la configuracin del terminal." Los ficheros del proceso de apertura no estn actualizados correctamente. "No se puede abrir el archivo 'config.ini'. Compruebe la configuracin del terminal." La configuracin del terminal de Eurowin no es correcta. "El archivo 'config.ini' no contiene la ruta del servidor. Proceso interrumpido" La configuracin del terminal de Eurowin no es correcta. "El archivo 'config.ini' no contiene la conexin a COMUNES. Proceso interrumpido" La configuracin del terminal de Eurowin no es correcta. "El archivo 'config.ini' no contiene el tipo de gestor de datos. Proceso interrumpido" Eurowin 8.00 SQL. La configuracin del terminal de Eurowin no es correcta. "La ruta hacia el servidor especificada en el fichero 'config.ini' no es correcta. Proceso interrumpido." La configuracin del terminal de Eurowin no es correcta. "Imposible abrir las tablas en modo exclusivo. Asegrese de que nadie est trabajando con estos datos."

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Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio Eurowin 6.00. No deber haber ningn usuario ni proceso utilizando los ficheros de datos de Eurowin. Si es necesario, hay que reiniciar el servidor de datos de Eurowin. "No se puede abrir el archivo 'tablas.dbf'. Compruebe la configuracin del terminal." Los ficheros del proceso de apertura no estn actualizados correctamente.

RESUMEN
NUEVOEJ.EXE CAMBIO.EXE APERTURA.EXE

Conectar con el servidor de FTP

Comprobacin de libreras de Visual Foxpro 8 en el terminal

Comparar ficheros Servidor FTP Vs EuroServ\Apertura

Instalar Polarzip Descomprimir Librerias.zip en EuroServ\Apertura

Ejecucin del proceso de apertura del nuevo ejercicio

Descargar ficheros distintos a EuroServ\Apertura Copiar Cambio.exe a EuroTerm

Finalizar

Instalar libreras en el terminal Copiar Cambio.exe a EuroTerm

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2.- TRASPASO DE STOCK

Complementando al proceso de Apertura de nuevo ejercicio, Eurowin dispone de una opcin en el men de Ventas Stock llamada Clculo automtico del stock inicial, la cual nos permite traspasar el stock final del ejercicio anterior como stock inicial del ejercicio actual. Esta opcin lo que hace es generar una lnea en el stock inicial para cada artculo y para cada almacn con las unidades, precio medio de compra y precio medio de stock que tienen en el stock final del ejercicio anterior. Una vez finalizado este proceso, se deber realizar un reclculo de stocks en el nuevo ejercicio con las dos opciones que nos propone el programa por defecto, seleccionadas. A partir de este momento el stock del nuevo ejercicio ya est a punto para trabajar. Esta opcin de traspaso de stock del ejercicio anterior al nuevo ejercicio la deberemos aplicar siempre que realmente deseemos disponer del stock que exista a final del ejercicio antiguo en el nuevo ejercicio. Pero en determinadas ocasiones puede interesarnos no traspasar el stock, porqu hayamos realizado un inventario a principio de ejercicio, por ejemplo. Vamos a analizar determinados casos diferentes, en funcin del momento en que las empresas realizan el recuento fsico de su stock.

Empresas que deciden recontar el stock antes de final de ejercicio

Ejemplo: Una empresa decide inventariar su stock a 29-12. Los pasos a realizar por estas empresas sern los siguientes:

Inventario de Regularizacin
Introducir el inventario por la opcin Inventario de Regularizacin, con fecha el mismo da del inventario. A tener en cuenta: .. La regularizacin queda como ltimo movimiento del da; por lo que se deber tener en cuenta si, en el mismo da que se recuenta el stock fsico, tambin se vende o se compra o se hace cualquier otro movimiento que afecte a stock. Ejemplo anterior: La empresa recuenta el stock el da 29-12, durante la maana. Y por la tarde abre las puertas de nuevo y vende. En este caso, interesa introducir el inventario de regularizacin en fecha 28-12, ya que las ventas de la tarde quedarn en fecha 29-12 y restarn stock al realmente recontado. .. Si un artculo se introduce en el inventario ms de una vez, el programa coger como unidades totales de stock la suma de todas las unidades introducidas.

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Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio .. Existe una opcin en el inventario de regularizacin que nos permite dejar a cero unidades aquellos artculos no introducidos en el inventario, es decir, aquellos artculos que no hemos introducido porque no los hemos recontado, no estn en existencias. Todos los artculos que no hemos introducido en el inventario de regularizacin el programa entiende que su stock es el correcto y no lo va a tocar. Para indicar que todos los artculos que no se han introducido no tienen stock lo haremos mediante el botn Aadir artculos a 0.

Valoracin de stock
Imprimir la Valoracin de stock a 31-12, el cual incluir los movimientos de stock realizados desde el da de inventario hasta fin de ao. En el ejemplo anterior: Valoracin de stock a 31-12 = Stock recontado a 29-12 + movimientos de stock correspondientes a los das 30-12 y 31-12.

Traspaso de stock al nuevo ejercicio

Para que la empresa disponga del stock real a 01-01 del nuevo ejercicio se deber generar el proceso de traspaso de stock al nuevo ejercicio. Para ello nos deberemos situar en el nuevo ejercicio y acceder a la opcin Clculo de stock inicial automtico (situada en el mdulo de Ventas Stock). Esta opcin permite seleccionar si se desean traspasar solamente las unidades de stock y el precio medio de stock o tambin el precio medio de compra.

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Si hemos seleccionado el precio medio de compra, el programa nos preguntar si realmente deseamos actualizar el precio medio de compra.

Es importante actualizar al nuevo ejercicio los precios medios, ya que en caso contrario estas unidades de stock no tendran ningn precio de valoracin.

Reclculo de stock
Deberemos realizar la opcin de reclculo de stock (situada en el mdulo de Ventas Stock), para que las unidades de stock inicial se reordenen como primeras unidades del ejercicio, y si existen movimientos a posteriori, el proceso dejar totalmente ordenado el stock por fechas. Para ello aparecer la pantalla siguiente:

Podremos escoger la opcin de Reclculo de stock (siempre obligatoria en este caso) y la opcin de Reclculo de precio medio, si deseamos que se recalcule el precio medio de stock, de acuerdo a los diferentes movimientos de stock y precios que puedan afectar.

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Empresas que deciden recontar el stock despus de fin de ao

Ejemplo: Una empresa decide inventariar su stock a 05.01. Los pasos a realizar por estas empresas sern los siguientes:

Traspaso de stock al nuevo ejercicio

Para que la empresa disponga del stock real a 01-01 del nuevo ejercicio se deber generar el proceso de traspaso de stock al nuevo ejercicio. En esta ocasin, las unidades de stock que traspasaremos sern las que tenamos acumuladas hasta fin del ejercicio anterior. Para ello nos deberemos situar en el nuevo ejercicio y acceder a la opcin Clculo de stock inicial automtico (situada en el mdulo de Ventas Stock). Esta opcin permite seleccionar si deseamos traspasar solamente las unidades de stock y el precio medio de stock o tambin el precio medio de compra.

Si hemos seleccionado el precio medio de compra, el programa nos preguntar si realmente deseamos actualizar el precio medio de compra.

Es importante actualizar al nuevo ejercicio los precios medios, ya que en caso contrario estas unidades de stock no tendran ningn precio de valoracin. Esta opcin se recomienda hacerla el primer da del ejercicio (por ejemplo, a 02 de Enero).

Reclculo de stock
Deberemos realizar la opcin de reclculo de stock (situada en el mdulo de Ventas Stock) para que las unidades de stock inicial se reordenen como primeras unidades del ejercicio, y si existen movimientos a posteriori, el proceso dejar totalmente ordenado el stock por fechas.

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Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio Para ello nos aparecer la pantalla siguiente:

Podremos escoger la opcin de Reclculo de stock (siempre obligatoria en este caso) y la opcin de Reclculo de precio medio, si deseamos que se recalcule el precio medio de stock, de acuerdo a los diferentes movimientos de stock y precios que puedan afectar. Esta opcin se recomienda hacerla el primer da del ejercicio (por ejemplo, a 02 de Enero).

Recuento fsico inventario inicial

Para proceder al inventario fsico de nuestro stock, podremos utilizar el listado llamado Valoracin de Stock para anotar las unidades que vamos recontando; este listado podremos emitirlo de la forma que deseemos: por familia, marca, tal y como se especifica en la pantalla siguiente.

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La introduccin de este inventario se deber realizar mediante la opcin Inicial, indicando la fecha del da del inventario. En este caso, realizaremos un inventario inicial en vez de una regularizacin porqu lo que nos interesa por temas fiscales es saber el stock que tenemos a fecha 01-01 del ao en cuestin. Si el recuento del stock fsico lo hacemos el 15 de enero y lo introducimos al programa mediante el inventario de regularizacin, sabremos que a partir de ese da el stock lo tenemos correcto, pero no sabremos el stock a fecha 01 de enero. Por eso en vez de hacer un inventario de regularizacin tenemos que hacer un inventario inicial a fecha 15 de enero. Y lo que har el programa es ver las compras hechas entre el da 1 y el 15 y de esta forma calcular el stock a da 01-01. En las diferentes lneas anotaremos el cdigo de artculo y las unidades recontadas. El programa propondr los precios medios de compra y de venta. Existe la opcin de Localizacin de Artculos para buscar un artculo entre todos los artculos introducidos.

Cabe destacar que el inventario se podr introducir en fechas posteriores y diferentes al da que se realiz, pero indicando siempre la fecha del da en que se realiz el inventario. Si un artculo se introduce en el mismo inventario ms de una vez, el programa sumar las unidades. Aquellos artculos que no introducimos en el stock inicial, no ven afectado su stock. La introduccin de las unidades mediante esta opcin y, una vez realizada la opcin de Reclculo de stock, nos permitir retroceder las unidades y calcularlas a fecha 01 de Enero. Se pueden tener diferentes stocks iniciales, pero prevalece sobre todos el que tienen mayor fecha. Ejemplo anterior: Recontamos un artculo fsicamente y disponemos de 10 unidades el da 05-01. Entre el perodo 01-01 y 05-01 han existido movimientos de compras (por 4 unidades) y ventas de este artculo (por 6 unidades). El inventario inicial lo deberemos introducir en fecha 05-01 y el programa trasladar las unidades correspondientes a 01-01:

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Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio Inventario fsico a 05-01: - Compras de 01-01 a 05-01: +Ventas de 01-01 a 05-01: Stock a 01-01 10 unidades. 4 unidades. 6 unidades 12 unidades

Reclculo de stock
Deberemos realizar la opcin de reclculo de stock (situada en el mdulo de Ventas, submen de Stock), para que las unidades de stock inicial se reordenen como primeras unidades del ejercicio, y si existen movimientos a posteriori, el proceso dejar totalmente ordenado el stock por fechas. Con este proceso conseguiremos calcular el stock a 01-01.

Listado de valoracin de stock

Para imprimir el listado del inventario de stock a 01-01, elegiremos la opcin Valoracin de Stock (en el men de Ventas, submen de Stock).

RESUMEN
INVENTARIO REGULARIZACIN Cuando se aconseja utilizar? Se reconoce como ltimo movimiento del da? Se acumulan las unidades del mismo artculo introducido ms de una vez? Aade los artculos no introducidos como stock a cero? Retrocede el stock a fecha 01-01? Si hacemos el inventario antes de 31-12 SI SI INVENTARIO INICIAL Si hacemos el inventario despus de 31-12 SI SI

NO Hay que introducirlos en la regularizacin con unidades = 0 NO

NO Hay que introducirlos en el inventario con unidades = 0 SI

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Regularizacin de stock con series

El proceso de regularizacin de stock de artculos serializados es distinto a la regularizacin de artculos que no trabajan con nmero de serie ya que no damos de alta o de baja unidades sino que damos de alta o de baja series concretas. El proceso a seguir ante un inventario de series ser el siguiente: a) Baja de series: Para dar de baja series que tenemos en stock, tenemos dos opciones: Situarnos en la ficha de la serie y pulsar el botn Stock, con lo que la serie quedar de baja. Si estamos realizando un inventario de series, disponemos de la opcin de Regularizacin de Series. Indicando el artculo que estamos regularizando, el programa mostrar un listado con todas las series que constan de alta, las series que marquemos sern las que queden de alta en stock (podremos utilizar el lector de cdigo de barras para tal fin), las que no queden marcadas, quedarn de baja.

b) Alta de series: Las nicas formas dar de alta nmeros de serie en Eurowin ser mediante un albarn de compra, un albarn de depsito o en una orden de trabajo. Si en un inventario se encuentran series que no tenemos en nuestro stock, podremos darlas de alta entrndolas en un albarn de compra en el cual el proveedor sea la propia empresa. c) Alta de series de baja: Otra situacin en la que nos podemos encontrar es que deseemos dar de alta series que habamos dado de baja (por ejemplo en un inventario anterior). En este caso tenemos dos opciones: Situarnos en la ficha de la serie y pulsar el botn Stock, con lo que la serie volver a quedar disponible. Mediante la regularizacin, si insertamos una serie (que hayamos comprado anteriormente), la podremos insertar en la regularizacin de series y marcarla, con lo que la serie volver a quedar de alta.

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Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio Botn Stock de la ficha de la serie Alta de series de Baja ALTA DE SERIES Alta de series que no existen INVENTARIO DE SERIES Botn Stock de la ficha de la serie BAJA DE SERIES Regularizacin de series Regularizacin de series

Albarn de compra

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3.- CIERRE Y APERTURA CONTABLES

Esta opcin es independiente de los dos puntos anteriores (proceso de apertura y traspaso de stock) y se puede realizar tantas veces como se necesite. Se puede realizar inicialmente un cierre y apertura provisional para traspasar los saldos al ao nuevo y luego volver a realizarlo cuando la contabilidad est totalmente revisada y preparada para cerrar.

Cierre ejercicio anterior

El proceso de cierre contable se encuentra en el mdulo de contabilidad, men de Cierre, donde seguiremos los pasos siguientes:

Regularizacin de existencias
Si se trata de una empresa que trabaja con mercancas y con stock, este proceso de regularizacin de existencias se deber realizar forzosamente a final de ejercicio fiscal, pudindose haber realizado en distintos perodos dentro del ejercicio (por ejemplo, mensualmente).

Indicaremos la fecha del asiento de regularizacin. Nos presentar el saldo de existencias a inicio de periodo de todas las cuentas de existencias que tengamos dadas de alta y deberemos introducir el saldo a final de ejercicio. Seleccionaremos el botn Generar Asientos. Los asientos realizados son los siguientes: (Saldo inicial) (Saldo final) Variacin de existencias a Existencias a Existencias (Saldo inicial)

Variacin de existencias (Saldo final)

Asientos de cierre

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Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio El proceso de cierre contable realizar de forma automtica los asientos de cierre de grupo 6 grupo 7 con el traspaso de saldo a la cuenta de prdidas y ganancias correspondiente (asiento de regularizacin) y el asiento de cierre de las cuentas de activo y pasivo Previamente a la realizacin de los asientos aparecer el mensaje siguiente que nos recomienda un cuadro general.

Si confirmamos esta pantalla, aparece la siguiente que recuerda que se proceder a una comprobacin automtica de asientos descuadrados previa al proceso de cierre.

Finalmente Eurowin presentar la pantalla de cierre, mostrando en la parte de arriba aquellas partidas que intervendrn en el cierre de las cuentas del grupo 6 y 7 (gastos e ingresos) y en la parte de abajo aquellas cuentas que intervendrn en el cierre definitivo de Activo y Pasivo. Podremos revisar cada una de las cuentas con la posibilidad de acceder a realizar un extracto contable de cada una de ellas o bien una estadstica de la cuenta. Tambin nos permitir realizar el proceso de revisin de asientos contables y acceder adems a la pantalla de asientos. Podremos seleccionar la realizacin del asiento de regularizacin solamente o slo el de cierre o ambos a la vez, indicndonos la fecha del asiento como fecha final de ejercicio. Procederemos a Generar asiento.

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Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio

Este proceso de cierre contable, adems de realizar el asiento de cierre, tambin dejar todos los meses cerrados para que no se pueda realizar ningn asiento nuevo en el perodo cerrado contablemente.

Asiento de apertura automtico

Asiento de apertura

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Eurowin 8.00 SQL y Eurowin 6.00. Apertura del nuevo ejercicio Desde el nuevo ejercicio procederemos a recoger los saldos finales de las distintas cuentas del ejercicio anterior y los traspasaremos como saldo inicial de las cuentas del nuevo ejercicio con la opcin de Asiento de apertura automtico dentro del men de Asientos en el mdulo de Contabilidad.

Una vez realizada la apertura es conveniente realizar un cuadro general del ejercicio, para que reordene los distintos movimientos contables que puedan existir en el mismo. Si a principios del ao nuevo deseamos traspasar los saldos del ao viejo, realizaremos todo este proceso. Pero en el ao anterior hay una opcin en el mdulo de Contabilidad, men Cierre para deshacer el cierre, borrando los asientos de regularizacin y cierre generados automticamente. Tambin hay que tener en cuenta que para poder generar ms asientos en el ejercicio anterior o modificar alguno existente tendremos que abrir los meses desde el men Cierre / Cierre mensual, y desmarcar aquellos meses con los que todava vamos a seguir trabajando hasta tener la contabilidad totalmente revisada y preparada para cerrarla definitivamente. En el momento que tengamos que volver a traspasar saldos, antes de realizar todo este proceso, deberemos borrar el asiento de apertura del ao nuevo generado anteriormente y ya finalmente generar el asiento de apertura automtico.

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