A.

Teknik Peramalan Sumber Daya Manusia (Perencanaan SDM)

Sumber daya manusia (SDM) makin besar peranannya bagi kesuksesan sebuah
perusahaan, sehingga banyak perusahaan menyadari bahwa unsur manusia dalam
perusahaan itu dapat memberikan keunggulan daya saing. (Robert L. Mathis, John H.
Jackson, 2001).
Menurut Hasibuan (2005) Perencanaan SDM yang baik adalah jika ia dapat meramalkan
masa depan dengan cara memproyeksikan hasil analisis informasi yang diperolehnya.
Peramalan biasanya untuk masa 5 tahun yang akan datang.
Manajemen Sumberdaya Manusia dapat didefinisikan sebagai suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumberdaya dalam rangka pencapaian
tujuan organisasi.
Proses tersebut mencakup kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengadaan tenaga kerja,
seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan personil melalui pendidikan dan pelatihan,
integrasi personil kedalam organisasi dan pemeliharaannya (termasuk pemberian imbalan),
penilaian terhadap hasil kerja serta juga pengembangan karir serta pemberhentian personil.
Secara skematis ruang lingkup manajemen sumberdaya manusia dapat dilihat pada Gambar-
1.
 Tujuan peramalan antara lain, untuk hal-hal berikut:
1. Meramalkan kebutuhan dan persediaan tenaga kerja yang ada
2. Meramalkan kemajuan perusahaan dan teknologi sehingga harus dilaksanakan pelatihan
dengan kurikulum yang tepat.
3. Meramalkan kemajuan pendidikan dan peningkatan kemampuan SDM.
4. Meramalkan kebutuhan akan jenis-jenis kecakapan yang berlainan dan jenis SDM (pria-
wanita) pada masa yang akan datang.
5. Meramalkan kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti usia, UMR, dan jam kerja.

Mangkunegara (2003) mengungkapkan bahwa fungsi dan teknik prakiraan/peramalan

SDM adalah untuk memprediksi kebutuhan SDM di masa mendatang. Prakiraan ini terbagi 2 ,
yaitu:
a. Prakiraan Suplai SDM eksternal dan internal
Prakiraan suplai internal bergantung pada:
1) Kondisi di dalam organisasi seperti umur para pekerja, pergantian pekerja, maupun
pengangkatan pegwai baru.
2) Faktor-faktor bisnis (seperti jumlah penjualan).
3) Kondisi ekonomi local maupun dunia dan sebagainya.

Prakiraan suplai SDM sangat penting untuk suatu bidang tertentu dan kebutuhan atas
SDM tersebut di masa mendatang. Tiap organisasi perlu memprediksi pasar SDM eksternal guna
menghindari adanya kekurangan atau kelebihan pekerja.
Teknik Delphi memprediksi kebutuhan SDM berdasarkan konsesnsus antara para
manajer (dari lini sampai manajer senior) yang memiliki keahlian dan informasi mengenai
faktor-faktor, baik eksternal maupun internal, yang dapat mempengaruhi kebutuhan SDM
internal.
Faktor-faktor tersebut diukur relasi/hubungannya dengan jumlah SDM yang
dipergunakan dalam bentuk data statistic dan menggunakannya sebagai bahan prediksi.
Langkah-langkah yang diperlukan dalam Analisis Trend adalah sebagai berikut:
1). Menentukan faktor bisnis yang mempunyai relasi terhadap kebutuhan SDM.
2). Mengumpulkan data statistic dari faktor-faktor tersebut.
3). Menghitung produktivitas pekerja (output rata-rata per individu dalam 1 tahun)
 4). Menentukan trend produktivitas pekerja
5). Melakukan revisi atas trend tersebut jika diperlukan
6). Memproyeksikan trend tersebut ke depan.

B. Analisis Jabatan Dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Herman Sofyandi (2008:87,95) dan Dewi Hanggraeni (2012:27), analisis
jabatan/pekerjaan (job analysis) sebagai bagian dari MSDM dalam suatu organisasi
merupakan suatu penentuan dari isi suatu jabatan yang meliputi tugas, tanggung jawab, dan
hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta persyaratan yang dibutuhkan agar
seseorang mampu melaksanakan tugas pekerjaan dalam jabatan yang diembannya dengan
baik.
Melalui analisis jabatan akan diperoleh berbagai ukuran yang merupakan dasar bagi
kegiatan-kegiatan dalam fungsi-fungsi manajemen lainnya. Analisis jabatandiperlukan untuk
mengumpulkan informasi-informasi guna menyusun deskripsi pekerjaan (job description),
spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation). Analisis
jabatan memiliki kaitan dengan berbagai fungsi dari manajemen sumber daya manusia,
karena dapat menghasilkan deskripsi jabatan atau pekerjaan yang berisi gambaran mengenai
isi dari suatu jabatan baik yang menyangkut tugas atau pekerjaan, standar kinerja
(performance standard), dan bobot jabatan (job value),
Analisis jabatan merupakan suatu proses yang sistimatis untuk mengetahui mengenai
isi dari suatu jabatan (job content) yang meliputitugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan, tanggung
jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, serta mengenai syarat-syarat kualifikasi dari suatu
jabatan (job specification) yang dibutuhkan seperti pendidikan, keahlian, kemampuan,
pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam suatu
jabatan dengan baik. (Herman Sofyandi, 2008:90).
1. Tujuan dan Manfaat
a. Tujuan analisis jabatan adalah untuk :
a) Menetapkan spesifikasi karyawan, yaitu dengan analisis jabatan, maka dapat dimiliki
persyaratan kepegawaian, dan juga dapat diberikan pengertian mengenai tugas yang
terkandung dalam suatu jabatan, serta persyaratan yang harus dipenuhi oleh setiap
orang yang menduduki suatu jabatan agar pekerjaan terlaksana dan berhasil.
b) Menentukan kebutuhan pelatihan, yaitu dengan menggunakan hasil analisis jabatan
maka dapat diketahui kemampuan maupun keahlian apa yang dibutuhkan karyawan
sehingga dapat ditentukan program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan
tersebut dalam membantu pelaksanaan pekerjaannya.
c) Menentukan peringkat, yaitu dengan analisis jabatan maka dapat diketahui bobot dari
suatu jabatan sehingga dapat dinilai dan dibandingkan antara jabatan yang satu dengan
jabatan lainnya, dan dapat disusun peringkat jabatan dalam organisasi.
d) Mengembangkan metode, yaitu dengan analisis jabatan dapat dilakukan perbaikan
terhadap berbagai metode kerja dalam suatu jabatan.

b. Manfaat dari analisis jabatan adalah :

a) Memberikan gambaran mengenai tantangan yang bersumber dari lingkungan yang
dapat mempengaruhi pekerjan karyawan.
b) Menghilangkan persyaratan jabatan yang sebenarnya tidak diperlukan karena
didasarkan pada pemikiran yang diskriminatif.
c) Menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorong maupun yang menghambat
kualitas kerja karyawan.
d) Merencanakan ketenagakerjaan di masa depan.
e) Menyesuaikan lamaran yang masuk dengan lowongan pekerjaan yang tersedia.
f) Membantu dalam menentukan kebijakan dan program-program manajemen sumber
daya manusia, seperti perencanaan, pelatihan dan pengembangan karir, apakah
karyawan sudah memenuhi spesifikasi keahlian yang memadai untuk mengerjakan
tugas ataukah membutuhkan pelatihan karena masih ada kesenjangan antara tuntutan
pekerjaan dengan keahlian yang dimiliki karyawan.
 g) Menentukan standar prestasi yang realistis yaitu kriteria-kriteria yang harus dipenuhi
untuk menyatakan bahwa suatu pekerjaan berhasil dikerjakan dengan baik, sehingga
dapat dibandingkan antara hasil nyata kerja dengan standar yang di tetapkan.
h) Berperan dalam penempatan karyawan agarsesuai dengan tingkat pengetahuan,
keahlian, dan pengalaman yang dibutuhkan.
i) Mengidentifikasi hubungan antara penyelia(supervisor) dengan bawahan.
j) Memudahkan dalam mendesain ulang terutama bila terjadi merger, akuisisi, dan
perampingan organisasi.

1. Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan sangatlah
diperlukan, antara lain untuk keperluan :
a. Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja
b. Menentukan besarnya upah
c. Merancang jalur karir pekerja / pegawai
d. Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil
e. Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif
Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat bagi
pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada jabatan yang
sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut telah diberikan
kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya seoptimal
mungkin.
2. Analisis Jabatan
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan
menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-
masing jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu :
a. Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
b. Apa wewenang dan tanggung jawabnya
c. Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
d. Bagaimana cara melakukannya
e. Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya.
 f. Besarnya upah dan lamanya jam bekerja.
g. Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
h. Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan
tersebut
i. Dan lain-lain
Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :
1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian
2. Pekerja yang bersangkutan
3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu
4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan
Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini
bisa dilaksanakan dengan cara
1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan
2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang
pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya
3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku
catatan harian Informasi yang diperoleh dari Analisa Jabatan ini dapat digolongkan
dalam beberapa butir berikut:
a) Nama jabatan, lokasi ketja, range upah
b) Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
c) Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada pemangku
jabatan
d) Peralatan dan bahan yang digunakan
e) Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja
f) Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain-lain
 Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung
jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan
tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya
digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
a. Penyusunan organisasi baru
b. Penyempumaan organisasi yang sekarang
c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan
2. Kepegawaian
a. Rekrutmen seleksi/penempatan
b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
e. Program pelatihan
3. Ketatalaksanaan
a. Tata laksana
b. Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau
kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses analisis
Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun secara sistematis
dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut
uraian jabatan (Job Description).
1. Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
a. Uraian Jabatan (Job Description).
b. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
2. Pelaksanaan Analisis Jabatan
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian,
penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
a. Tahap persiapan dan perencanaan
b. Tahap pengumpulan data
 c. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai
berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses
selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan
hierarki dan di beri kode identifikasi
c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan
sama yang diperlukan ( formulir dll. )
d. Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan
digunakan.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan
semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan.
f. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi
dan harapan yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di
tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya
menjadi informasi. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai
langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu
dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua
karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya,
penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya
sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka
pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak,
atau benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada dan
perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan
d. Metode Kombinasi
Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.
Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus.
Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti
kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang
digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis
secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif
sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.