Anda di halaman 1dari 9

1771

PEMERINTAH KOTA PONTIANAK

INFORMASI JABATAN

6. PRANATA KEARSIPAN

1. Nama Jabatan : PRANA TA KEARSIPAN/PELAKSANA/FUNGSIONAL


UMUM
2. Kode Jabatan : -
3. Unit Kerja
Eselon II : DINAS KESEHATAN KOTA PONTIANAK
Eselon III : SEKRE TARIAT DINAS
Eselon IV : SUB B GIAN UMUM DAN APARATUR
:
4. Kedudukan dalam Struktur Organ isasi

SEKRETARIS DINAS

KEPALA SUB BAGIAN


UMUM DAN
APARATUR

v
ANALIS SUMBER PENGELOLA PENGOLAH DATA
PRANATA PENYUSUN KEBUTUHAN
DAYA MANUSIA KEPEGAWAIAN KEBIJAKAN
KEARSIPAN BARANG INVENTARIS
APARATUR KLASIFIKASI BARANG
(PENYIMPAN BARANG)
(PENGURUS BARANG)

PENGADMINISTRASI
PENGELOLA DATA UMUM SEKRETARIS PENGEMUDI

PETUGAS
PRAMU BAKTI PRAMU KEBERSIHAN
KEAMANAN
5. Ikhtisar Jabatan :

Melakukan kegiatan yang meliputi pengumpulan, pengolahan, pelayanan dan evaluasi hasil
kerja di bidang kearsipan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku, guna kelancaran
jalannya organisasi.

6. Uraian Tugas :
a. Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola kearsipan sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat
berjalan dengan baik.
Tahapan :
1.1 Menerima konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola kearsipan
dari Kepala Sub Bagian Umum dan Aparatur /Pengawas
1.2 Mempelajari dan menelaah konsep program kerja, bahan dan alat
perlengkapan pengelola kearsipan
1.3 Mengetik konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola kearsipan
1.4 Menyerahkan konsep program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelola
kearsipan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Aparatur /Pengawas untuk
diverifikasi dan divalidasi

b. Memantau pengelolaan kearsipan sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam


pelaksanaan terdapat kesesuaian dengan rencana awal.
Tahapan :
2.1 Menyusun jadwal kegiatan pemantauan pengelolaan kearsipan
2.2 Memantau pengelolaan kearsipan barang sesuai jadwal kegiatan
2.3 Mencatat hasil pemantauan pengelolaan kearsipan

c. Menerima, mencatat dan memeriksa surat, buku atau berkas yang akan disimpan dari
buku agenda masing-masing unit kerja untuk mengetahui jenis dan permasalahannya.
Tahapan :
3.1 Mengumpulkan surat, buku dan/atau berkas yang berasal dari masing-masing unit
kerja pada bagian kearsipan
3.2 Memeriksa/meneliti tanda pada lembar disposisi apakah surat, buku
dan/atau berkas tersebut sudah boleh untuk disimpan atau pengelola kearsipan
yakin bahwa surat, buku dan/atau berkas sudah selesai diproses dan boleh
disimpan
3.3 Mencatat surat, buku dan/atau berkas yang akan disimpan ke dalam buku
agenda masing-masing unit kerja

d. Mengelompokkan arsip (surat, buku dan/atau berkas) sesuai masalahnya untuk


memudahkan penyimpanan.
Tahapan :
4.1 Menyortir atau memisah-misahkan surat, buku dan/atau berkas sesuai dengan
bagian, masalah atau tujuan surat
4.2 Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian
menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad
4.3 Mengelompokkan surat, buku dan/atau berkas ke dalam kelompok abjad
masing- masing, untuk memudahkan penyimpanan

e. Mencatat arsip yang diterima ke dalam buku agenda sebagai buku pengendalian
penyimpanan.
Tahapan :
5.1 Membaca surat, buku dan/atau berkas untuk mengetahui apakah merupakan arsip
dinamis, arsip statis atau arsip berdasarkan nilai guna
5.2 Mencatat surat, buku dan/atau berkas ke dalam buku agenda arsip dinamis
5.3 Mencatat surat, buku dan/atau berkas ke dalam buku agenda arsip statis
5.4 Mencatat surat, buku dan/atau berkas ke dalam buku agenda arsip
berdasarkan nilai guna

f. Memberi nomor kode penyimpanan pada setiap arsip berdasarkan masalah dan urutannya
untuk memudahkan pengaturan penyimpanan.
Tahapan :
6.1 Memberi nomor kode penyimpanan dengan menggunakan sistem Abjad/Alphabetic
Filing System, untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
abjad sesuai dengan warkat yang ada
6.2 Memberi nomor kode penyimpanan dengan menggunakan sistem
Tanggal/Chronological Filing System
6.3 Memberi nomor kode penyimpanan dengan menggunakan sistem Nomor/Numeric
Filing System
6.4 Memberi nomor kode penyimpanan dengan menggunakan sistem
Wilayah/Geographic Filing System
6.5 Memberi nomor kode penyimpanan dengan menggunakan sistem Subyek/Pokok
Masalah/Subject Filing System

g. Menyusun arsip ke tempat penyimpanan secara sistematis sesuai dengan masalah dan
urutannya agar memudahkan pencariannya kembali.
Tahapan :
7.1 Menyimpan arsip dengan cara Horizontal Filing (Flat Filing), arsip dimasukan dalam
stofmap atau snelhecter kemudian ditumpuk ke atas dalam almari arsip (disusun
secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas)
7.2 Menyimpan arsip dengan cara Vertikal Filing, arsip dimasukan dalam
folder/map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip
sejajar dengan lipatan folder/map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
7.3 Menyimpan arsip dengan cara Lateral Filing, arsip dimasukan dalam snelhecter atau
brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.

h. Mencari dan menampilkan kembali arsip yang diperlukan oleh seluruh unit kerja Dinas
Kesehatan Kota untuk menyelesaikan permasalahan.
Tahapan :
8.1 Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam
8.2 Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks
8.3 Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman
1 (satu) folder harus dibuat out foldernya
8.4 Menyerahkan arsip kepada peminjam

i. Memelihara dan mengamankan arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan yang
berasal dari arsip itu sendiri maupun disebabkan serangan dari luar arsip, agar arsip lebih
tahan lama disimpan.
Tahapan :
9.1 Melakukan restorasi arsip dengan cara memperbaiki arsip yang rusak, atau
yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali
9.2 Melakukan laminasi arsip dengan cara menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari
plastik sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab
dan serangan serangga
9.3 Melakukan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung
dalam arsip dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain seperti
micro film, fich dan ke media digital

j. Menyusun laporan secara berkala, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
sebagai bahan penyusunan program berikutnya.
Tahapan :
10.1 Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas.
10.2 Mengkonsultasikan konsep laporan kepada Sub Bagian Umum dan Aparatur
/Pengawas
10.3 Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas kepada Sub Bagian Umum dan Aparatur
/Pengawas
k. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik secara tertulis maupun
lisan.
Tahapan :
11.1 Menerima disposisi perintah pelaksanaan tugas dari Sub Bagian Umum dan Aparatur
/Pengawas
11.2 Mempelajari tugas yang diberikan
11.3 Menjalankan tugas yang diberikan
11.4 Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1 Dokumen Pelaksanaan Anggaran tahun Menyusun program kerja, bahan dan alat
yang sudah berjalan, Visi dan Misi perlengkapan pengelola kearsipan
Kepala Daerah, Rancangan awal
Rencana Pembangunan Jangka
Menengah Daerah, program lokalitas
Satuan Kerja Perangkat Daearah,
Dokumen Rencana Kerja Tahunan Sub
Bagian Umum dan Aparatur

2 Data administrasi kepegawaian Pemantauan pengelolaan kearsipan

3 Surat, buku atau berkas atau arsip in aktif, Penerimaan, pencatatan dan pemeriksaan
arsip aktif, arsip pandang dengar, daftar in surat, buku atau berkas
aktif dan daftar aktif

4 Surat, buku atau berkas atau arsip in aktif, Pengelompokkan arsip (surat, buku dan/atau
arsip aktif, arsip pandang dengar, daftar in berkas) sesuai masalahnya
aktif dan daftar aktif

5 Surat, buku atau berkas atau arsip in aktif, Pencatatan arsip yang diterima
arsip aktif, arsip pandang dengar, daftar in
aktif dan daftar aktif

6 Surat, buku atau berkas atau arsip in aktif, Pemberian nomor kode penyimpanan arsip
arsip aktif, arsip pandang dengar, daftar in
aktif dan daftar aktif

7 Surat, buku atau berkas atau arsip in aktif, Penyusunan arsip ke tempat penyimpanan
arsip aktif, arsip pandang dengar, daftar in
aktif dan daftar aktif

8 Surat, buku atau berkas atau arsip in aktif, Pencarian dan penampilan kembali arsip yang
arsip aktif, arsip pandang dengar, daftar in diperlukan
aktif dan daftar aktif

9 Surat, buku atau berkas atau arsip in aktif, Pemeliharaan dan pengamanan arsip
arsip aktif, arsip pandang dengar, daftar in
aktif dan daftar aktif

10 Hasil kegiatan Pengelola Kearsipan/ Penyusunan laporan kegiatan Pengelola


Pelaksana/Fungsional Umum Kearsipan/Pelaksana/Fungsional Umum

11 Perintah Pimpinan (Sub Bagian Umum Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya


dan Aparatur /Pengawas)
8. Perangkat/Alat Kerja :

No Perangkat Kerja Digunakan untuk Tugas

1 Undang-Undang tentang Pemerintah Daerah, Menyusun program kerja, bahan dan alat
Undang-Undang tentang perimbangan perlengkapan pengelola kearsipan
keuangan antara Pemerintah Pusat dan
Pemerintah Daerah, Petunjuk Teknis dan
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya

2 Standar Operasional Prosedur Sub Bagian Memantau pengelolaan Kearsipan


Umum dan Aparatur

3 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Menerima, mencatat dan memeriksa surat,
Kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota buku atau berkas
Pontianak, Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

4 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Mengelompokkan arsip (surat, buku dan/atau
Kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota berkas) sesuai masalahnya
Pontianak, Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

5 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Mencatat arsip yang diterima


Kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota
Pontianak, Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

6 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Memberi nomor kode penyimpanan arsip
Kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota
Pontianak, Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur

7 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Menyusun arsip ke tempat penyimpanan


Kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota
Pontianak, Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur , Map Arsip/Folder, Sekat
Petunjuk/Guide, Almari Arsip/Filing
Cabinet, Rak Arsip, Kotak/Almari
Kartu/Card Cabinet, Berkas
Peringatan/Tickler File, Kotak Arsip/File
Box, Rak Sortir

8 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Mencari dan menampilkan kembali arsip yang
Kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota diperlukan
Pontianak, Petunjuk Teknis dan Petunjuk
Pelaksanaan lainnya, Standar
Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Aparatur
No Perangkat Kerja Digunakan untuk Tugas

9 Lemari plastik, micro film, fich, media Memelihara dan mengamankan arsip
digital, kapur barus, alat penyemprot
hama rayap, cairan pembasmi hama
rayap

10 Peraturan Walikota tentang Pedoman Tata Menyusun laporan secara berkala kegiatan
Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Pengelola Kearsipan/Pelaksana/Fungsional
Kota Pontianak, Petunjuk Teknis dan Umum
Petunjuk Pelaksanaan Lainnya

11 Surat Perintah/Surat Tugas Melaksanakan tugas kedinasan lainnya

12 Alat Tulis Kantor dan Perangkat IT Penunjang pelaksanaan tugas

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1 Program kerja pengelola kearsipan Dokumen

2 Hasil pemantauan pengelolaan kearsipan Dokumen

3 Catatan arsip (surat, buku dan/atau berkas) Dokumen

4 Arsip dinamis, arsip statis dan arsip berdasarkan nilai guna Dokumen

5 Catatan arsip (surat, buku dan/atau berkas) Dokumen

6 Kode Abjad/Alphabetic Filing System, Tanggal/Chronological Kegiatan


Filing System, Nomor/Numeric Filing System,
Wilayah/Geographic Filing System, Subyek/Pokok
Masalah/Subject Filing System

7 Susunan arsip Horizontal Filing (Flat Filing), Vertikal Filing,


Kegiatan
dan Lateral Filing

8 Arsip yang diperlukan Kegiatan

9 Keamanan arsip Kegiatan

10 Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pengelola Dokumen


Kearsipan/Pelaksana/Fungsional Umum

11 Tugas kedinasan lainnya Kegiatan

10. Tanggung Jawab :


a. Bertanggung jawab terhadap ketepatan penataan arsip
b. Bertanggung jawab terhadap ketelitian dalam pemberkasan arsip
c. Bertanggung jawab terhadap ketepatan dan kebenaran perawatan arsip
d. Bertanggung jawab terhadap kecapatan dan keakuratan dalam memberikan pelayanan
arsip
e. Bertanggung jawab terhadap ketepatan dan kebenaran dalam memberikan
informasi kearsipan dalam publikasi kearsipan
f. Bertanggung jawab terhadap kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi Pengelola
Kearsipan/Pelaksana/Fungsional Umum
1 Wewenan :
a. Menentukan prioritas pekerjaan Melaksanakan
b. ketatalaksanaan arsip dinas Melaksanakan
c. pemberkasan arsip
d. Melakukan perawatan arsip
e. Memberikan pelayanan kearsipan
f. Memproses penemuan arsip dinas dengan cepat
g. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Sub Bagian Umum dan Aparatur
/Pengawas
h. Membuat laporan pelaksanaan tugas

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1 Sekretaris Sekretariat Dinas Kesehatan Menerima instruksi,


Dinas/Administrator Kota Pontianak konsultasi, melaporkan

2 Sub Bagian Umum dan Sekretariat Dinas Kesehatan Menerima instruksi,


Aparatur /Pengawas Kota Pontianak konsultasi, melaporkan

3 Staf/Pelaksana/Fungsional Sub Bagian Umum dan Koordinasi/Kerjasama


Umum Aparatur Sekretariat Dinas
Kesehatan Kota Pontianak

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Faktor

1 Tempat kerja Dalam ruangan

2 Suhu Dingin

3 Udara Sejuk

4 Keadaan ruangan Cukup

5 Letak Datar

6 Penerangan Terang

7 Suara Tenang

8 Keadaan tempat kerja Bersih dan Tertata Rapi

9 Getaran Tidak Ada getaran

14. Resiko Bahaya :

No Fisik/Mental Penyebab

1 Gangguan Pernafasan Debu yang melekat pada arsip sewaktu


penataan

2 - -
1 Syarat Jabatan :
a. Pangkat/Gol. Ruang : Diutamakan : Pengatur (II/c)

b. Pendidikan : Minimal Diploma III di bidang Kearsipan atau bidang lain


yang relevan dengan tugas jabatan

c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : -
2) Teknis : o Diklat Teknis Kearsipan

d. Pengalaman Kerja : -

e. Pengetahuan Kerja : 1) Menguasai teknis tata kearsipan


2) Menguasai teknis standar operasional prosedur
pengelola kearsipan
3) Mengetahui dan memahami Peraturan Perundang-
Undangan Bidang Kearsipan

f. Keterampilan Kerja : 1) Mampu mengelola arsip


2) Menguasai Informasi dan Teknologi

g. Bakat Kerja :
1) G (Intelegensi)
2) F (Kecekatan Jari)

h. Temperamen Kerja :
1) R (Repetitive, Continously)

i. Minat Kerja :
1) Konvensional
2) Kewirausahaan
3) Realistik

j. Upaya Fisik :
1) Duduk
2) Berdiri
3) Bekerja dengan Jari
4) Mengangkat
5) Membawa

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : -
3) Tinggi badan : Normal
4) Berat badan : Normal
5) Postur badan : Normal
6) Penampilan : Rapi

l. Fungsi Pekerjaan :
1) D3 (Menyusun Data)
2) O7 (Melayani Orang)
3) O8 (Menerima Instruksi)
4) B7 (Memegang)
1 Prestasi Kerja yang diharapkan :
Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian
No Satuan Hasil (Dalam 1 Tahun) (Menit)

1 Dokumen 3 300

2 Dokumen 48 300

3 Dokumen 12 30

4 Dokumen 240 75

5 Dokumen 240 75

6 Kegiatan 240 75

7 Kegiatan 240 75

8 Kegiatan 20 10

9 Kegiatan 12 600

10 Dokumen 48 60

11 Kegiatan 36 60

17. Butir Informasi Lain :