MATERI SARPRAS KD. 3.11.

KD. 3.11. MENERAPKAN PANGADAAN SARANA DAN PRASARANA

Alokas
Indikator Pencapaian i Kegiatan
Kompetensi Dasar Materi Pokok Penilaian
Kompetensi Waktu Pembelajaran
(JP)
3.11.Menerapkan 3.11.1. Menjelaskan Pengadaan Sarana dan 24  Mengamati Pengetahuan
pangadaan pengertian Prasarana untuk :
sarana dan pengadaan 1. Pengertian mengidentifi  Tes
prasarana 3.11.2. Mengemukakan Pengadaan kasi dan tertulis
4.11.Melaksanaka tujuan pengadaan 2. Tujuan Pengadaan merumuska  Penugas
n pengadaan 3.11.3. Menguraikan 3. Asas-asas/Prinsip n masalah an
sarana dan asas-asas/prinsip Pengadaan tentang
prasarana pengadaan 4. Metode Pengadaan pengadaan Keterampila
3.11.4. Menjelaskan 5. Sistem Pengadaan sarana dan n:
metode pengadaan 6. Kerjasama dengan prasarana  Unjuk
3.11.5. Mengidentifikasi Pemasok  Mengumpulk kerja
sistem pengadaan 7. Analisis Pemasok an data
3.11.6. Menjelaskan 8. Persepsi Pemasok tentang
kerjasama dengan 9. Ketentuan pengadaan
pemasok Pengadaan sarana dan
3.11.7. Menjelaskan 10. Etika Pengadaan prasarana
analisis pemasok 11. Pembuatan  Mengolah
3.11.8. Menjelaskan dokumen data
persepsi pemasok pengadaan sarana tentang
3.11.9. Mengemukakan prasarana dengan pengadaan
ketentuan menggunakan sarana dan
pengadaan komputer prasarana
3.11.10. Menguraikan etika  Mengomunika
pengadaan sikan
1.11.1. Melakukan konsep
identifikasi pengadaan
kebutuhan sarana sarana dan
prasarana sesuai prasarana
dengan tuntutan
kebutuhan kantor
1.11.2. Menyiapkan
kelengkapan
persyaratan
pengadaan sarana
dan prasarana
kantor
1.11.3. Membuat rencana
pengadaan sarana
dan prasarana
kantor
1.11.4. Membuat
dokumen rencana
pengadaan sarana
dan prasarana
menggunakan
aplikasi komputer
sesuai dengan
ketentuan

1
 URAIAN MATERI

A. Pengertian Pengadaan

A.    Pengertian Pengadaan

Menurut gunawan, (1996:135) mengatakan bahwa pengadaan sarana dan prasarana
adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa bagi
keperluan pelaksanaan tugas.    
            Sedangkan menurut daryanto, (2001:51) bahwa prasarana berdasarkan etimologi
berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.
Menurut Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa usaha pengadaan sarana prasarana
yang dibutuhkan sehingga dapat digunakan secara tepat, memerlukan dan mengembangkan 
sejumlah dana, komunikasi yang cepat dan tepat dalan kebutuhan peralatan dapat
memungkinkan disusunnya perencanaan yang lengkap.
Secara ringkas maksud dari pengadaan itu sesuai dengan yang dinyatakan dalam
Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pengadaan barang dan jasa
pemerintahan yakni menyatakan  “Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan
pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara
swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa”.

1.     Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Aktivitas pertama dalam manajemen sarana prasarana pendidikan adalah pengadaan sarana
prasarana pendidikan. Pengadaan perlengkapan pendidikan biasanya dilakukan untuk
memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan pendidikan di suatu sekolah
menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, di hapuskan, atau sebab-sebab lain yang
dapat di pertanggung jawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga tingkat
persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang. Pengadaan perlengkapan
pendidikan seharusnya di rencanakan dengan hati-hati sehingga semua pengadaan
perlengkapan sekolah itu selalu sesuai dengan pemenuhan kebutuhan di sekolah.

2.     Langkah- langkah Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Kebutuhan akan sarana dan prasarana di sekolah haruslah direncanakan. Sebagai manajer
pendidikan, kepala sekolah haruslah mempunyai proyeksi kebutuhan sarana dan prasarana
untuk jangka panjang, jangka menengah, jangka pendek. Proyeksi kebutuhan akan sarana dan
prasana sekolah dibuat dengan mempertimbangkan dua aspek, ialah kebutuhan aspek
pendidikan di satu pihak dan kemampuan sekolah di pihak lain.
Sarana dan prasarana yang berupa gedung, sangat bagus kalau dibuat maketnya, agar dapat
diproyeksikan arah pengembangannya. Arah pengembangan tersebut, tentu sejalan dengan
proyeksi kebutuhan di masa yang akan datang. Guna memproyeksikan kebutuhan sarana dan
prasarana sekolah di masa yang akan datang, data tentang perkembangan peserta didik, data
tentang kebutuhan layanan pendidikan terhadap mereka, data tentang kebutuhan berbagai
macam ruangan baik untuk teori maupun praktik, haruslah dapat di identifikasi. Dengan
menggunakan analisis regresi, proyeksi kebutuhan 5 tahun, 10 tahun dan 25 tahun kedepan
akan dibuat.

Imron dalam buku Persepektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah menyatakan

bahwa ada sejumlah langkah-langkah perencanaaan pengadaan sarana dan prasarana
sekolah sebagai berikut :
o    Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit
kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
o    Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk
satu semester atau satu tahun ajaran.
o    Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia
sebelumnya.

2
o    Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. bila dana
yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu dilakukan
seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urg
ensi setiap perlengakapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera di daftar
o    Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran
yang tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan
seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.
o    Menetapan rencana pengadaan akhir.

Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa dalam perencanaan pengadaan sarana dan

prasarana sekolah harus diperhatikan hal-hal berikut:
a.     Kesesuaian dengan kebutuhan dan kemampuan karena barang-barang yang tidak tepat akan
menjadi sumber pemborosan.
b.     Kesesuaian dengan jumlah dan tidak terlalu berlebihan dan kekurangan.
c.     Mutu yang selalu baik agar dapat dipergunakan secara efektif
d.     Jenis alat atau berang yang diperlukan harus tepat dan dapat meningkatkan efesiensi kerja

      Dengan demikian diperlukan sistem informasi dan koordinasi yang baik antara tugas
perencana dan petugas pengadaan melalui koordinasi pimpinan.

3.     Karakteristik Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah

Berdasarkan uraian tentang prosedur perencanaan pengadaan di atas dapat di tegaskan
bahwa perencanaan perencanaan perlengkapan sekolah tidaklah mudah. Perencanaan
perlengkapan pendidikan bukan sekedar sebagai upaya mencari ilham, melainkan upaya
memikirkan perlengkapan yang di perlukan di masa yang akan datang dan bagaimana
pengadaannya secara sistematis, rinci, dan teliti berdasarkan informasi dan realistis tentang
kondisi sekolah.
Agar prisip-prinsip tersebut betul-betul terpenuhi, semua pihak yang di libatkan atau di tunjuk
sebagai panitia perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah perlu mengetahui dan
mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah di miliki, dana yang
tersedia, dan harga pasar.
Dalam hubungannya dengan program pendidikan yang perlu di perhatikan adalah organisasi
kurikulum sekolah, metode pengajaran, dan media pengajaran yang di perlukan. 
        Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu
sebagai berikut :
o    Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.
o    Objek pikir dalam perencanaan perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi sarana
prasarana pendidikan yang di butuhkan sekolah.
o    Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan efisiensi dalam pengadaan
perlengkapan sekolah.

2. Prinsip- Prinsip Pengadaan

     Dalam rangka pengadaan atau memilih dan pemeliharaan alat-alat atau perlengkapan
sekolah sebagai satuan pendidikan merupakan tanggung jawab dari pemimpin sekolah atau
kepala sekolah. Maka kepala sekolah itu harus mampu untuk mengetahui bukan saja ilmu yang
berkenaan dengan prinsip-prinsip gedung serta mempunyai ilmu yang cukup banyak berkenaan
dengan alat-alat atau perkakas kantor baik itu kursi, meja, bangku dan lain sebagainya.
Menyangkut akan adanya prinsip dalam pengadaan ini yang harus dipahami oleh pemimpin
pendidikan serta dijadikan pedoman yakni sebagai berikut :
1.     Bahwa semua orang yang ikut menggunakan secara teratur mengenai peralatan tersebut
haruslah dilibatkan dalam proses pemilihan ( pengadaan ).
2.     Peralatan sekolah hendaknya serasi dengan interest kebutuhan dan kematangan anak.
Peralatan tersebut haruslah mudah dipindahkan dan mudah diatur.
3.     Ukuran peralatan sebaiknya disesuaikan dengan keadaan murid, maka disini dalam rangka
pengadaan peralatan sekolah dibuat berbeda-beda setiap kelas sehingga dapat disesuaikan
dengan peradabaan besar kecilnya anak.

3
4.     Lebih baik yang bervariasi maksudnya peralatan ini bentuk dan ukurannya berbeda sehingga
lebih menarik  dan mudah disesuaikan dengan kenpentingan kelas tersebut.
5.     Semua kelas hendaknya tidak diberi peralatan yang sama persis. Maka semakin berbeda
tingkatnya maka berbeda pula tentang peralatannya ( misanya untuk Sekolah Dasar berbeda
dengan Sekola Menengah Pertama.
6.     Kemungkinan dengan peralatan yang akan dibeli harsulah perhatian Hendra dan Wasty
(1982)

          Disamping itu ada juga beberapa prinsip yang berlaku secara umum untuk proses
pengadaan ini yakni sesuai dengan Kepres No.80 tahun 2003, Pengadaan barang/jasa wajib
menerapkan prinsip-prinsip :
a.     efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan
daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-
singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
b.     efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan
dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang
ditetapkan.
c.     terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa
yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia
barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan
prosedur yang jelas dan transparan;
d.     transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa,
termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan
calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat
serta bagi masyarakat luas pada umumnya;
e.     adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia
barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan
cara dan atau alasan apapun;
f.     akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi
kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan
prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.

      Perencanaan perlengkapan sekolah seherusnya memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:

a.     Harus betul-betul merupakan proses intelektual;
b.     Di dasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif menganai masyarakat
sekolah dan kemungkinan pertumbuhannya, serta prediksi populasi sekolah;
c.     Harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran;
d.     Visualisasi hasil perencanaan perlengkapan sekolah harus jelas dan rinci, baik jumlah, jenis,
merek, dan harganya.

3. Jenis-jenis pengadaan sarana dan prasarana

Sahertian, (1994:174-176) menambahkan bahwa diperlukan pula tata cara pengadaan barang
bergerak dan tidak bergerak, yaitu:
1.     Perencanaan pengadaan barang bergerak
a.       Barang-barang habis pakai
1)      Menyusun daftar pertanyaan berdasarkan analisis kebutuhan
2)      Menyusun perkiraan biaya pengadaan barang setiap bulan.
3)      Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana truiwulan/ rencana tahunan.

b.      Barang-barang tak habis pakai

1) Menganalisa dan menyusun daftar keperluan barang sesuai dengan rencana
kegiatan sekolah sambil memperhatikan barang-barang yang masih ada dan
sudah dipakai.
2) Memperkirakan biaya/ harga barang yang direncanakan berdasarkan standar
yang telah ditentukan.

4
 3) Menetapkan skala prioritas pengadaannya berdasarkan dana yang tersedia
mengenai  kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahuanan.

2.      Barang tak bergerak

A.    Tanah
1) Menyusun rencana pengadaan tanah (lokasi luasnya) berdasarkan analisis
kebutuhan
2) Mengadakan survey penentuan lokasi tanah dengan maksud dan
memperhatikan tata kota
3) Mengadakan survey tentang adanya fasilitas keperluan sekolah, seperti
jalan, listrik, air, telepon, transpor, jalan raya.
4) Mengadakan survey harga tanah dilokasi yang ditentukan untuk penyusunan
pengajuan rencana anggaran yang diperlukan
5) Mengajukan rencana anggaran pada satuan organisasi baik di daerah
maupun di pusat dengan melampirkan data yang disusun dari hasil dan
survey.

B.     Bangunan
1) Mengadakan survey tentang keperluan bangunan yang direncanakan
meliputi struktur organisasi dari sekolah yang mengunakan jumlah pemakai
(guru, siswa dan lain-lain) dan jumlah alat-alat atau perabot yang
ditempatkan.
2) Mengadakan perhitungan luas bangunan berdasarkan kebutuhan dan
disusun atas dasar data survey
3) Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang berlaku
didaerah yang bersangkutan,
4) Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya sesuai rencana pentahapan 
pelaksanaan secara teknis dengan memperhatikan skala prioritas yang telah
ditetapkan.

Sahertian (1994:177) mengatakan bahwa dari segi asal datangnya barang maka jenis
pengadaan ada dua, yaitu:
1.   Pengadaan dalam negeri, dapat dilakukan dengan cara:
Tener yaitu pengadaan barang yang dilakukan diantara supplier atau rekan yang bergerak
dibidangnya secara kompetitif.
Pebandingan penawaran yaitu cara pengadaan barang dilakukan dengan mengadakan
perbandingan penawaran diantara rekanan yang lulus prakualifikasi
Pmbelian langsung yaitu pembelian yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang
jumlahnya kecil. Cara pembelian yang tepat adalah dengan membandingkan diantara
pemasok untuk memperoleh bahan yang sama dengan harga yang lebih murah.
2. Pegadaan luar negeri (bersifat impor) yang diselenggarakan pemerintah.

Menurut Syahril (2009:40-44) adapun jenis sarana-prasarana yang akan diadakan dan
akan dipenuhi  oleh Suatu sekolah ataupun satuan pendidikan yakni sebagai berikut :

1.      Pengadaan tanah

Tanah berkedudukan sebagai saran prasarana yang diperlukan pemerintah dapat
dilakukan dengan cara pembelian, penerimaan hibah, menerima hak dan menukar. Berikut
penjelasannya:
Membeli, yakni memindahkan atau suatu kegiatan pengalihan kepemillikan tanah dari
seseorang atau pihak pertama kepada orang lain atau pihak lain dengan cara bertransaksi
menukar tanah ( barang ) dengan sejumlah uang ( harga ). Dalam pembelian tanah atau
membeli sarana prasarana tanah harus dilakukan beberapa analisa pertimbangan misalnya
tanah yang akan dibeli bebas dari sengketa, bebas banjir, aman dan yaman , serta letak
startegis dan mudah dijangkau. Dalam melakukan pengadaan tanah ada beberapa hal yang
dilakukan yakni membentuk panitia pengadaan, melakukan pembebasan tanah, pengurusan
akte jual beli, pembayaran, dan pengurusan sertifikat.

5
 Penerimaan hibah, yakni melakukan pengalihan atau pemindahan kepemilikan antara
sesorang kepada orang lain atau antara satu pihak kepada pihak lainnya tanpa pergantian
atau transaksi pertukaran barang dan uang. Agar tidak terjadi masalah dikemudian hari
maka dilakukan oleh notaris PPAT akte serah terima hibah atau berita cara penyerahan
hibah dan dilanjutkan dengan pengurusan sertifikat.
Menerima hak memakai yakni pengalihan penggunaan tanah dari seseorang kepada
orang lain dalam jangka waktu tertentu tanpa memberikan imbalan tertentu. Untuk
menanggulangi terjadinya masalah dikemudian hari maka dalam menerima hak memakai ini
harus disertai dengan berita acara dan perjanjian yang disepakati bersama dan disetujui
atau diketahui oleh pejabat yang berwenang.
Penukaran tanah ( barang ), meliputi pengaliahan tanah dari satu pihak ke pihak yang
lain dengan memberikan pergantian yang seimbang, beedasarkan kesepakatan yang
dilakukan sesuai dengan aturan dna prosedur yang berlaku.

2.      Pengadaan bangunan

· Pengadaan bangunan untuk pelaksanaan kegiatan dapat dialksanakan
melalui berbagai macam cara yaitu :
· Membangun baru meliputi mempengaruhi, memperluas, dan mengubah
dengan cara membongkar seluruh bangunan atau sebagian termasuk menyiapkan
tanah dan sarana penunjang lainnya.
· Membelikan bangunan yang sudah jadi  pada dasarnya tidak
diperbolehkan, tetapi dalam hal –hal yang luar biasa dapat saja dilakukan dengan
syarat telah ada persetujuan  dari mentri  dan dana sudah ada
· Menyewa bangunan seperti untuk keperluan sekolah, kantor dan
sebagainya diperbolehkan asal  telah mendapat persetujuan dari penjabat yang
berwenang  dan bangunan tersebut  memenuhi persyaratan sesuai dengan
peruntukannya.bangunan sekolah milik swasta yang dulunya pernah mendapat
subsidi bangunan dari pemerintah, apabila dipakai oleh sekolah negeri  tidak perlu di
bayar sewanya,tetapi pemakai wajib memelihara bangunan itu sebagai mana
mestinya.
· Menerima hibah bangunan dapat saja di terima baik dari pemerintah
maupun dari pihak swasta  asal itu dianggap lebih menguntungkan,serah terima 
dilakukan dngan akte notaris.
· Menukar banguanan dapat saja dilakukan seperti bangunan yang tidak
dapat memenuhi fungsinya lagi karena lokasinya terlalu ramai, jauh dan tanahnya
terlalu sempit sehingga tidak dapat dikembangkan sesuai dengan keperluan,dapat
saja ditukar asalakan di anggap lebih menguntungkan

3. Pengadaan perabot
Perabot dalah barang yang berfungsi sebagai tempat duduk,tempat menulis ,tempat
istirahat,tempat penyimpanan alat-alat dan apatau bahan, sepeti meja,kursi,almari,rak, filing
cabinet dan sebagainya dan sebagainya, dapat dilakukan dengan cara membeli, membuat
sendiri dan menerima bantuan. Pembelian dapat dilakukan terhadap barang yang sudah jadi
atau barang yang belum dan pembelian dapat dilakukan melalui lelang, pemilihan maupun
penunjukan langsng sesuai dengan aturan yang berlaku. Pengadaan yang biasa dilakukan
dengan jalan membuat sendiri biasanya dilakukan untuk kegiatan pembelajaran praktek
dengan mempertimbangkan faktor biaya yang tersedia, tenaga yang diperlukan dan
peralatan yang dibutuhkan.  Lain halnya dengan pangadaan dengan cara menerima bantuan
(hibah) dari pemerintahan, swasta, masyarakat maupun perorangan dan dilengkapi surat-
suarat tertentu.

. 

6
          Dalam pengadaan perabot sekolah, maka ada beberapa hal yang perlu
dipertimbangkan seperti segi antropometri, ergonomi. Estetika, dan segi ekonomis.
ü  Antropometri, artinya pengadaan perabot dengan memperhitungkan tinggi badan atau
ukuran penggal-penggal tubuh pemakai (misalnya siswa dan tenaga kependidikan
lainnya).
ü  Ergonomis, maksudnya perabot yang akan diadakan tersebut memperhatikan segi
kenyamanan, kesehatan, dan keamanan pemakai,
ü  Estetis, yaitu perabot tersebut hendaknya menyenangkan untuk dipakai karena bentuk
dan warnanya menarik.
ü  Ekonomis, maksudnya perabot bukan hanya berkaitan dengan harganya tetapi merupakn
transformasi wujud efisiensi dan efektifitas dalam pengadaan dan pendayagunaannya.

4.      Pengadaan Buku

Yang dimaksud dengan buku disini ialah buku pelajaran, buku bacaan, buku
perpustakaan dan buku-buku lainnya. Buku yang dapat dipakai oleh sekolah meliputi
buku teks utama, buku teks pelengkap, buku bacaan baik fiksi maupun non fiksi, buku
sumber dan sebagainya. Tentang jenis-jenis buku harus mengacu pada standar di atas
yang antara lain meliputi:
 Buku teks utama adalah buku pokok yang menjadi pegangan guru dan murid yang
subtansinya mengacu pada kurikulum yang berlaku.
 Buku teks pelengkap adalah buku yang sifatnya membantu atau merupakan tambahan
buku teks utama yang digunakan oleh murid dan guru yang seluruh isinya menunjang
kurikilum.
 Buku bacaan non fiksi adalah buku bacaan yang ditulis berdasarkan fakta atau
kenyataan. Pada umumnya buku bacaan non fiksi menunjang salah satu bidang
studi. Sistematika penyusunannya tidak seperti buku teks pelengkap tetapi disajikan
secara populer.
 Buku bacaan fiksi adalah buku bacaan yang ditulis tidakberdasarkan fakta atau
kenyataan, melainkan berdasarkankhayalan penulis. Isi buku bacaan fiksi biasanya
berbentuk cerita yang tidak benar-benar terjadi.

Untuk pengadaan buku dapat dilakukan dengan 4 cara, yaitu:

a. Membeli
b. Menerbitkan sendiri
c. Menerima bantuan/hadiah
d. Menukar.   
       
Dalam hal ini yang biasa dilakukan oleh sekolah adalah membeli dan menerima
bantuan/hibah. Sebab jika menerbitkan sendiri akan sangat membutuhkan waktu yang lama,
sedangkan jika menukar tidak semua materi akan sesuai dengan materi yang diajarkan atau
dengan kurikulum.
Alat yang dimaksud dalam hal ini terdiri atas alat-alat kantor dan alat-alat pendidikan.
Adapun yang termasuk alat kantor ialah alat-alat yang biasa digunakan di kantor seperti: mesin
tulis, mesin hitung, mesin stensil, komputer, alat-alat pembersih dan sebagainya.

D.    Tata Cara Pengadaan

             Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
persekolahan. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
persekolahan tersebut adalah sebagai berikut. Tata cara dalam melakukan pengadaan sarana
prasarana sekolah itu ada beberapa cara yakni sebagai berikut :
1.  Pembelian ( membeli )
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa dalam pengalihan barang dari
seseorang kepada orang lain atau antara satu pihak satu kepada pihak lain dengan
menukarkan barang dengan sejumlah uang. Dalam melakukan transaksi tersebut baik itu
penukaran menggunakan uang yang bersumber dari Anggaran pendapatn dan belanja negara (

7
APBN ) dan Anggaran pendapatan belanja daerah ( APBN ) diatur oleh Kepres No.80 tahun
2003 dan disempurnakan dalam Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2012. Kepres pembelian
yaitu melalui lelang ( tender ), pemilihan langsung, pertunjukan langsung, dan pengadaan
langsung contohnya tentang lelang Pelelangan Umum, Pelelangan Terbatas, Pelelangan
Sederhana, Penunjukan Langsung, Pengadaan Langsung,  atau Kontes (Pepres No. 70 tahun
2012).
Pembelian melalui lelang (umum dan terbatas) dilakukan untuk pengadaan barang yang
nilainya diatas 100 juta, lelang umum yaitu metode pemilihan penyediaan barang dan jasa
dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara sekurang-kurangnya di satu surat kabar
nasional atau satu surat kabar provinsi, sedangkan lelang terbatas adalah metode pemilihan 
penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbatas dengan pengumuman secara luas
sekurang-kurangnya disatu surat kabar nasional dan atau surat kabar provinsi dengan
mencantumkan penyedia barang dan jasa yang telah diyakini mampu, guna memberi
kesempatan kepada penyedia barang dan jasa lainnya yang memenuhi kualifikasi.

Pembelian melalui pemilihan langsung dilakukan bila pengadaan melalui lelang

dianggap tidak efesien dari segi pembiayaan dan dilakukan untuk pengadaan yang nilainya
antara 50 sampai 100 juta. Pembelian melalui penunjukan langsung dilakukan dalam keadaan
tertentu seperti dalam keadaan darurat untuk pertahanan, keamanan dan keselamatan
masyarakat yang pelaksanaanya tidak dapat ditunda-tunda atau bencana alam, rahasia serta
untuk pekerjaan skala kecil nilainya antara i5 sampai 50 juta.
Pembelian langsung dilakuakan secara langsung oleh intansi yang membutuhkan
barang dan nilai pengadaannya sangat kecil yaitu dibawah 15 juta. Proses dan prosedur
pengadaan dengan cara pembelian harus sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang
ditetapkan pemerintah. 

        khusus untuk pengadaan dengan cara pembelian melalui lelang harus mengikuti prosedur
berikut ini:
a)    Pembentukan panitia lelang yang dilakukan oleh instansi yang akan mengadakan barang.
Panitia lelang haruslah orang yang betul-betul memahami tata cara pengadaan, substansi
pekerjaan dan hukum perjanjian/kontrak. Masa kerja panitia mulai dari masa persiapan
sampai dengan dokumen kontrak siap ditandatangani (secara formal) bahkan sampai
dengan pelaksanaan audit oleh pemeriksa internal/eksternal (informal). Tugas panitia
antara lain, menyususn jadwal, dan menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi
pengadaan, menyusun, dan menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), menyiapkan
dokumen lelang, mengumumkan pengadaan, mengadakan penjelasan lelang, melakukan
evaluasi terhadap dokumen penawaran, mengusulkan calon pemenang lelang, membuat
laporan proses dan hasil pelelangan.

b)    Penyusunan dokumen lelang oleh panitia yang bercirikan antara lain, syarat umum
(keterangan mengenai pembagian tugas, keterangan mengenai perencana, keterangan
mengenai direksi, syarat-syarat peserta lelang, bentuk surat penawaran dan cara
penyampaiannya), syarat administratif (jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, tanggal
penyerahan pekerjaan, syarat pembayaran, denda keterlambatan, besar jaminan
pelanggan dan pelaksanaan pekerjaan), syarat teknis (jenis dan uraian pekerjaan yang
harus dilaksanakan, jenis dan mutu bahan), spesifikasi teknis dan gambar (detail dan
konstruktif).
c)    Pengumuman pengambilan dokumen lelang yang dilakukan melalui media resmi, surat
kabar kabupaten/kota untuk paket kecil atau papan pengumuman resmi dan surat kabar
provinsi atau nasional untuk pekerjaan paket besar.
d)    Undangan pemberian penjelasan (Aanwijzing) kepada peserta lelang yang dilakukan oleh
panitia lelang pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan.
e)     Penyusunan kriteria penilaian untuk menetukan atau menetapkan calon pemenang
lelang
f)    Pelaksanaan kegiatan lelang dengan cara memasukan penawaran pada waktu, tempat
dan prosedur yang ditetapkan (metode dua sampul dan metode dua tahap)
8
 g)    Pelaksanaan penilaian terhadap dokumen penawaran yang dimasukan oleh peserta
lelang.
h)    Penentuan calon pemenang lelang oleh panitia lelang dan penunjukkan pemenang lelang
oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
i)      Pengumuman dan penetapan pemenang lelang oleh panitia lelang.
j)     Penetapan surat pesanan/membutuhkan barang dengan pihak pemenang lelang.
k)    .Pembuatan dan penandatanganan surat perjanjian atau kontrak kerja antara pihak yang
mengadakan barang dengan pihak pemenang lelang.
l) Penyiapan berita acara pemeriksa dan oenerimaan barang (serah terima pemenang
lelang)

2.     Pembuatan Sendiri
Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan
persekolahan dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan oleh guru, siswa, atau
pegawai. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efesiensinya
apabila dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang lain.
Pembuatan sendiri biasanya dilakukan terhadap sarana dan prasarana pendidikan yang
sifatnya sederhana dan murah, misalnya alat-alat peraga yang dibuat oleh guru atau murid.

3.     Penerimaan Hibah atau Bantuan

Penerimaan hibah atau bantuan yaitu merupakan cara pemenuhan sarana dan prasaran
pendidikan persekolahan dengan jalan pemberian secara cuma-cuma dari pihak lain.
Penerimaan hibah atau bantuan harus dilakukan dengan membuat berita acara.

4.     Penyewaan
Yang dimaksud dengan penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana
pendidikan persekolahan dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk
kepentingan sekolah dengan cara membayar berdasarkan perjanjian sewa-menyewa.
Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan
apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer.

5.     Pinjaman
Yaitu penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain untuk
kepentingan sekolah berdasarkan perjanjian pinjam meminjam. Pemenuhan kebutuhan sarana
dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan
prasarana bersifat sementara dan temporer dan harus mempertimbangkan citra baik sekolah
yang bersangkutan

6.     Pendaurulangan
Yaitu pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara memanfaatkan barang yang
sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna untuk kepentingan sekolah.

7.     Penukaran
Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan
jalan menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana dan prasarana yang
dibutuhkan organisasi atau instansi lain. Pemilihan cara pengadaan sarana dan prasarana jenis
ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan
sarana/prasarana yang dipertukarkan harus merupakan sarana dan prasarana yang sifatnya
berlebihan atau dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.

8.     Perbaikan atau Rekondisi

Perbaikan merupakan cara pemenuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan
memperbaiki sarana dan prasarana yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan
satu unit sarana dan prasarana maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara
instrumen sarana dan prasarana yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut

9
dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit
sarana dan prasarana tersebut dapat dioperasikan atau difungsikan.

E. Tujuan Pengadaan
Untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan di suatu kantor
menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan, atau sebab-sebab
lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan
untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang

F. Asas-asas/Prinsip Dasar Pengadaan Barang dan jasa

1. Efisien: berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakandengan menggunakan

dana dan daya yang terbatas untukmencapai sasaran yang ditetapkan dalam
waktu sesingkatsingkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan;

2. Efektif: berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengankebutuhan yang

telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaatyang sebesar-besarnya sesuai
dengan sasaran yang ditetapkan;

3. Terbuka dan bersaing: berarti pengadaan barang/jasaharus terbuka bagi

penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui
persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan
memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur
yang jelas dan transparan;

4. Transparan: semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa,

termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil
evaluasi, penetapan calonm penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta
penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada
umumnya;

5. Adil/tidak diskriminatif: memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon

penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada
pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;

6. Akuntabel: harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi
kelancaran pelaksanaan tugas umum Pemerintahan dan pelayanan masyarakat
sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan
barang/jasa

G. Metode Pengadaan
  Pelelangan Umum,
Pelelangan umum adalah pelelangan yang diikuti oleh semua perusahaan yang
berminat. Sedangkan menurut  PerpresNo 54 Th 2010: 25), menyatakan yaitu
dilakukan secara terbuka untuk umum bagi semua penyedia jasa/rekanan
dengan pengumuman secara luas melalui media cetak, media
elektronik/internet, serta di umumkan/dipasang di dinas perindustrian
setempat.
  Pelelangan Terbatas,
Pelelangan terbatas yaitu apabila jumlah penyedia barang/jasa/rekanan yang
mampu melaksanakan diyakini terbatas untuk menyelesaikan pekerjaan yang
kompleks, maka penyedia barang/jasa/rekanan dapat dilakukan dengan metode

10
 terbatas dan diumumkan secara luas dengan rekanan tertunjuk diyakini
mampu menyelesaikan pekerjaan dengan benar.
  Pelelangan Sederhana
Pelelangan sederhana adalah suatu cara atau metode pemilihan penyedia
barang/jasa untuk sejumlah pekerjaan dengan nilai Rp 200.000.000,00 s.d Rp
500.000.000,00. Berdasarkan perubahan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 ke
Perpres Nomor 70 Tahun 2012.
  Pemilihan Langsung
Pemilihan Langsung, adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa konstruksi
tanpa melalui pelelangan kepada penyedia barang/jasa/rekanan. User
melakukan pemilihan langsung kepada penyedia barang/jasa/rekanan yang
memenuhi persyaratan dan telah dinilai oleh user rekanan tersebut diyakini
mampu, jujur, disiplin, dan tidak pernah wan-prestasi dalam setiap diberi
pekerjaan oleh user, dengan nilai pekerjaan paling tinggi Rp 200.000.000,00.
Kriteria pemilihan langsung meliputi:
o Penanganan pekerjaan darurat.
o Pekerjaan dianggap rahasia.
o Tahun dinas anggaran sudah mendekati bulan akhir.
o Penyedia barang/jasa/rekanan memiliki keahlian dalam menyelesaikan
pekerjaan.
o Pelelangan telah dilakukan berulang kali tetapi pesertanya kurang dari
tiga rekanan.
o Calon rekanan lulus prakualifikasi
  Seleksi Umum
Seleksi umum adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa konsultasi
untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa konsultan
yang memenuhi syarat.
  Seleksi Sederhana
Seleksi Sederhana adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa konsultasi
untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa konsultan
dengan nilai paling tinggi Rp 200.000.000,00 dan memenuhi syarat yang telah
ditentukan
  Sayembara
Sayembara adalah metode pemilihan penyedia barang jasa yang
memperlombakan gagasan orisinil, kreativitas dan inovasi tertentu yang
harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan. Sebagai
contoh pembuatan film dokumenter,
  Kontes
Kontes adalah metode pemilihan penyedia barang jasa yang memperlombakan
barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dimana harga dan
biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan. Sebagai contoh
desain Monumen Jogya Kembali (Monjali) di Daerah Istimewa Yogyakata)
 Penunjukkan Langsung
Penunjukkan langsung adalah metode pemilihan penyedia barang dan jasa
dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) penyedia barang/jasa. penunjukkan
langsung dapat dilakukan apabila jenis pekerjaan yang akan dikerjakan memiliki
spesifikasi khusus dan calon rekanan memiliki kompetensi dan keahlian sesuai
dengan jenis pekerjaan yang akan dikerjakan hanya satu rekanan.

11
    Pengadaan Langsung
Pengadaan langsung adalah metode pengadaan barang dan jasa langsung
kepada penyedia barang/jasa tanpa melalui pelelangan, seleksi, dan
penunjukkan langsung.
  Swakelola
Swakelola merupakan kegiatan pengadaan barang/jasa dimanapekerjaanya
direncanakan, dikerjakan dan atau diawasi sendiri oleh
Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat  Daerah/Institusi (K/L/D/I)
sebagai penanggungjawab anggaran, instansi pemerintah lain dan atau
kelompok masyarakat. 

H. Sistem Pengadaan Sarpras

Pengadaan barang yang telah diuraikan di atas umumnya merupakan sistem
pengadaan yang dilakukan oleh instansi pemerintah. Sehingga kurang luwes jika
diterapkan pada organisasi non pemerintah. Walaupun prinsip-prinsip dasar dan
aturan-aturan relatif masih dapat diterapkan.  
  Sistem Sentralisasi
Yang dimaksud dengan sistem sentralisasi dalam pengadaan logistic yaitu cara
pengadaan perbekalan di mana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi
seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu
sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani
oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
  Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi, yakni sistem pengadaan perbekalan, di mana
kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-masing unit kerja.
Dengan sistem desentralisasi ini pun memiliki beberapa kelebihan dan
kekurangan. Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu
sebagai berikut:
  Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan
mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan
penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan
kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja, khususnya kebutuhan perbekalan
yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga
untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi. Dengan
demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit atau beberapa unit
kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan
apabila kebutuhan perbekalan bersifatkhusus untuk suatu unit kerja,
pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.
Beberapa hal yang dapat dijadikan acuan untuk menetapkan sistem
pengadaan perbekalan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi dari -
beberapa alternatif sistem pengadaan perbekalan tersebut selain berdasarkan
keterkaitan jenis perbekalan dengan kebutuhan perbekalan unit-unit kerja, juga
dapat bertolak dari pertimbangan ukuran organisasi, profesionalitas
(kompetensi dan sikap mental) pegawai, dan kompleksitas dan tingkat beban
kerja unit-unit kerja.

12
I. Etika Pengadaan Sarpras
Para pihak yang terkait dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa harus mematuhi
etika sebagai berikut:
 Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai
sasaran, kelancaran dan kecepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa.
 Bekerja secara profesional dan mandiri, serta menjaga kerahasiaan dokumen
pengadaan barang/jasa yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah
terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa.
 Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat
terjadinya persaingan tidak sehat.
 Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai
dengan kesepakatan tertulis para pihak.
 Menghindari serta mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang
terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan
barang/jasa.
 Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara
dalam pengadaan barang/jasa.
 Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau kolusi dengan tujuan
untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak
langsung merugikan negara.
 Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau
menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat dan berupa apa saja dari atau kepada
siapapun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa. 

J.
Ketentuan Umum Pengadaan Sarpras
Persyaratan administratif bagi calon rekanan/penyedia barang/jasa yang perlu ditetapkan dalam
Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS), adalah:
 Syarat Umum meliputi:
1. Surat penawaran
2. Harga penawaran
3. Surat jaminan bank
4. Jadwal kegiatan pelelangan
5. Penentuan pemenang
 Persyaratan administrasi yang perlu dicantumkan dalam RKS mencakup:
1. Surat perintah kerja (SPK), diterbitkan setelah masa sanggah dilampaui.
2. Surat perjanjian kerja atau kontrak, ditetapkan pula ketentuan-ketentuan di dalam RKS
3. Jangka waktu penyelesaian proyek/pekerjaan, harus dicantumkan berapa hari kalender
dihitung sejak ditetapkan SPK
4. Jaminan penawaran harus jelas kedudukanya, artinya jika pekerjaan tidak selesai
dapat dicairkan menjadi milik negara.
5. Jaminan pelaksanaan, biasanya sesuai dengan masa kontrak
6. Pengawasan dan pemeriksaan pekerjaan
7. Penyerahan pekerjaan, khusus untuk pekerjaan bangunan penyerahan dilakukan
dalam dua tahap; tahap pertama jika pekerjaan selesai 100%, dan tahap kedua
penyerahan setelah masa perawatan selesai (biasanya 3 bulan)
8. Keterlambatan penyerahan pekerjaan, keterlambatan penyerahan dalam keadaan
normal maka rekanan akan dikenakan denda 1 permil perhari.
9. Risiko kenaikan harga, jika terjadi perubahan nilai harga barang atau harga borongan
dapat saja terjadi  karena adanya perubahan kondisi ekonomi. Tetapi untuk penyiapan
RKS hal itu harus sudah diantisipasi sehingga jika terjadi kenaikan harga selama
pelaksanaan proyek tidak boleh merugikan negara. Hal ini sudah menjadi tanggung
jawab pemborong.
10. Force Majeure adalah suatu keadaan sebagai akibat dari kejadian di luar kekuasaan
kontraktor baik langsung maupun tidak langsung. Misalnya terjadi gempa bumi, banjir,
13
 angin topan, kebakaran, kekeringan, akibat kebijakan pemerintah bidang moneter
(sanering, devaluasi) 

.......................................................NOOOO

Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan dan Implementasinya

          Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada Kepres No. 80 tahun 2003
yang telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun 2007. Pengadaan sarana dan
prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur sebagai berikut:
1) Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.
2) Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
3) Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang ditujuakan kepada
pemerintah bagi sekolah negeri dan pihak yayasan bagi sekolah swasta.
4) Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat persetujuan
dari pihak yang dituju.
5) Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akan dikirim ke sekolah
yang mengajukan permohonan pengadaan sarana dan prasarana tersebut.

 E.    Pengertian Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor

Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di
butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana.

  F.     Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor

 Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor :
1. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon
permintaan peralatan/perlengkapan.
2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-
benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam
gudang).
3. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut
diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan
peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang
dikeluarkan tersebut.
6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi
maupun secara fisik.
7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan
peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat
dengan keadaan sebenarnya.
8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

     G.    Tips atau Cara Dalam Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik
Membeli alat kantor hampir sama dengan shopping di mall, sama-sama berbelanja.  Namun
yang membedakan adalah barang yang mesti dibeli adalah alat kantor itu sendiri. Kelihatannya
memang mudah, namanya juga shopping! Tetapi ternyata tidak demikian yang terjadi. Para
pegawai sering mengeluh kalau harus membeli dan berbelanja alat kantor tentang apa yang
harus dibeli, berapa banyak yang harus dibeli per itemnya dan yang paling penting adalah
dimana membeli alat kantor yang terbaik

14
 Dari sekian banyak toko yang menjual alat kantor, hanya sedikit yang menjual produk dari
berbagai merk dengan berbagai rentang harga. Pegawai pun harus melakukan riset dan
pencarian serta memikirkan alat kantor yang bagus tetapi juga sesuai dengan harga.
Yang pasti, pastikan anda tidak terburu-buru membeli tetapi harus melakukannya dengan
perlahan dan bertahap agar alat kantor yang anda beli akan sesuai dengan harga dan
merupakan yang terbaik. Jika tidak, maka alat kantor yang dibeli hanya akan menghabiskan
uang sementara tidak bisa digunakan sehingga harus disimpan didalam gudang sepanjang
tahun.
Oleh karena itu, anda tidak hanya bisa terpaku pada diskon atau brosur menarik. Begitupun
jika toko alat kantor tersebut memiliki pamflet yang besar dengan brosur yang mengkilat dan
tokonya yang mewah bukan jaminan anda akan mendapatkan harga terbaik untuk alat tulis
kantor terbaik.

        H.    Berikut tips membeli alat kantor untuk keperluan kantor anda :

1.      Ceklis alat kantor apa yang mau anda belli

Ketika anda berada dikantor gambarkan apa yang akan mau dibeli, akan terlihat mudah namun
anda akan seketika bingung ketika sudah ditoko alat kantor. Dengan adanya banyak pilihan dan
fitur, hal ini akan membuat anda merasa bahwa alat kantor tersebut benar-benar dibutuhkan
padahal tidak. Oleh karena itu, buatlah catatan alat kantor apa yang akan anda beli agar anda
lebih mudah ketika berbelanja.

2.      Perhatikan apakah alat kantor tersebut akan berguna

Apa alasan anda harus membeli ala kantor tersebut? Anda bisa menanyakan kepada boss
ataupun pegawai lainnya apakah alat kantor tersebut akan sering dipakai atau malah disimpan.
Sebagai contoh mudah adalah jika kantor anda hanya sering melakukan printing bahan cukup
dengan menggunakan printer, maka mesin fotocopy tidak diperlukan untuk dibeli.

3.      Pilihlah teman berbelanja anda

Sama halnya ketika anda berbelanja keperluan anda di mall, memillih teman belanja seorang
shopaholic hanya akan membuat anda kalap mata. Jika demikian, anda hanya akan terpaku
pada diskon yang diberikan tanpa melihat kualitas barang. Dilain pihak, anda akan membeli alat
kantor yang mewah padahal sebenarnya tidak diperlukan.

4.      Perhatikan timing dalam membeli alat kantor

Jika ingin mendapakan diskon yang masuk akal dengan kualitas alat kantor yang terbaik,
sebaiknya pilihlah waktu akhir tahun.

5.      Mencari toko alat kantor

Anda bisa melakukan pencarian di internet mengenai toko alat kantor yang berada didaerah
anda yang memiliki kredibilitas yang baik di internet. Anda bisa membuat dafar nama-nama
toko alat kantor tujuan anda.

6.      Perhatikan penawaran dari supplier sendiri

Apakah ada garansi yang diberikan pasca pembelian agar kita tidak ragu membeli produk alat
kantor tersebut karena ada jaminannya.
Sebenarnya tidak sulit untuk tips membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor anda,
hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan
kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Anda bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu
untuk melengkapi alat kantor tempat anda bekerja

I.     Karakteristik Barang Perbekalan (Office Supplies) yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor yang, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan.
Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak

15
seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-
barang tersebut.

16