Anda di halaman 1dari 3

PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL DAN
PELAKSANAAN PENGENDALIAN
SOP DOKUMEN EKSTERNAL
No. Dokumen : B/ /SOP/I17/
No. Revisi : 00
TanggalTerbit : 16 Januari 2019
Halaman : 1-2
UPTD PUSKESMAS Hj.Tuti Suriyani, S.K.M
PANGA Nip: 19730314 199302 2 002

1.Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait
dengan sistem manajemen ukm yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan
pengendalian ukm
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen UKM yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan
dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja
tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang
terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut
sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen UKM yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
6. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan
yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen
mutu.

2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dalam pengkajian terhadap masalah-


masalah spesifik yang ada dalam proses penyelenggaraan pelayanan dan dilakukan
koreksi serta pencegahan agar tidak terulang kembali
3. Kebijakan Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Panga No. Tahun 2017 tentang
Pengendalian Dokumen dan Rekaman.
4. Referensi
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
6.Prosedur/ Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit / Menetapkan
langkah-langkah
jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi :
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
Kepala puskesmas menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan,
Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi, Dokumen terkait,
Catatan revisi/ Perubahan

3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN


Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan
dari Kepala Puskesmas

4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN


Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas
dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan ( dua
digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab
( disiapkan, diperiksa, disahkan )
5. MEREVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a.Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c.Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen
6. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
7. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan


distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila
suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal
tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.

8. Hal-Hal Yang
Catatan revisi perubahan,bukti penerimaan dokumen,usulan revisi,bukti penarikan
Perlu di
Perhatikan dokumen.

9. Unit Terkait KepalaPuskesmas, Kasubbag Tata Usaha,Tim Mutu, UKM, UKP,lintas sektor
10.Dokumen
Terkait Formulir Bukti penerimaan dokumen
Formulir daftar induk dokumen

11. RekamanHistoris:
No Halaman Yang dirubah Perubahan DiberlakukanTgl.

Anda mungkin juga menyukai