INFORME No.

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AUDITORIA OPERATIVA A LAS FASES PRESUPUESTARIAS EN EL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOS DE LA DIRECCIN GENERAL FINANCIERA DEL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS CAPITULO I INFORMACIN INTRODUCTORIA Motivos de la auditora La Auditora Operativa a las Fases Presupuestarias en el Departamento de

Presupuesto de la Direccin General Financiera del Ministerio de Economa y Finanzas, se realiz con cargo al Plan Anual de Actividades para el ao 2001 y en cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 02 del 22 de enero del mismo ao, suscrita por el Auditor General. Objetivos de la auditora Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas que norman las actividades de las fases presupuestarias ejecutadas por la Direccin General Financiera, a travs de los correspondientes departamentos. Evaluar el Sistema de Control Interno aplicado en las Unidades Administrativas de la Direccin General Financiera, que participan en la aplicacin del sistema presupuestario, sujeto a estudio.

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Determinar que todas las fases presupuestarias establecidas en la Ley de Presupuestos del Sector Pblico, se cumplan y que los registros utilizados demuestren la aplicacin correcta de las mismas. Alcance de la auditora El anlisis se efectu a las operaciones presupuestarias cumplidas desde el primero de enero hasta el 31 de diciembre del 2000, las fases presupuestarias estudiadas fueron: programacin, formulacin, ejecucin, control, evaluacin y liquidacin, desarrolladas por el Departamento de Presupuesto de la Direccin General Financiera del Portafolio, aplicndolas a las actividades A100, F450 y F900, que corresponden a la Administracin General, Administracin de los Presupuestos Pblicos y Contabilidad y Administracin del Tesoro y Crdito Pblico, en su orden. El estudio lo realizamos desde junio de 1999, fecha en al que se prepara la programacin, formulacin del presupuesto para el ao 2000, mientras que su ejecucin, control y evaluacin cubre le perodo del 1ro. de enero al 31 de diciembre del citado ao. El subproceso de liquidacin del presupuesto, no fue analizado debido a que de conformidad al Artculo 66 de la Ley de Presupuestos del sector pblico, esta fase se la realizar el 31 de marzo del ao 2001. Base Legal Las disposiciones legales que norman las actividades administrativas que se aplican para cumplir las fases del presupuesto ejecutado en el Departamento de Presupuesto

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de la Direccin General Financiera del Ministerio de Economa y Finanzas, son las siguientes: Ley de Presupuestos del Sector Pblico, Ley No. 18 del 26 de noviembre de 1992, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 76 del 30 de noviembre de 1992. Reglamento de la Ley de Presupuestos del Sector Pblico, Decreto Ejecutivo No. 529-A del 26 de febrero de 1993, publicado en el Segundo Suplemento del Registro Oficial No. 136 del 16 de julio de 1993. Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin General Financiera del Ministerio de Economa y Finanzas, Acuerdo Ministerial No. 226 del 11 de mayo de 1988, publicado en Registro Oficial No. 936 del 16 de mayo de 1988. Reformas al Reglamento a la Ley de Presupuestos del Sector Pblico, Decreto Ejecutivo No. 1285 del 3 de diciembre de 1993, publicado en el Registro Oficial No. 332 del 8 del mismo mes y ao. Manual que contiene las Normas Tcnicas para la Administracin de la Ejecucin Presupuestaria del Gobierno Central, Acuerdo Ministerial No. 017 del 10 de enero del 1994, publicado en el Registro Oficial No. 359 del 14 del mismo mes y ao. Acuerdo Ministerial No. 099 del 5 de abril del 2001, publicado en el Registro Oficial No. 306 del 16 de abril del mismo ao, en la cual se expide el Reglamento Orgnico del Ministerio de Economa y Finanzas

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Acuerdo Ministerial No. 376 del 15 de junio de 1993, se expide el clasificador por objeto del gasto para el sector pblico, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 234 del 16 de julio de 1993. Acuerdo Ministerial No. 005 del 6 de enero de 1994, publicado en el Registro Oficial No. 357 del 12 del mismo mes y ao, que legisla sobre el ingreso y los gastos. Acuerdo Ministerial No. 063 del 27 de enero de 1994, se expiden las normas para la programacin, formulacin y liquidacin presupuestaria, publicado en el Registro Oficial No. 373 del 3 de febrero del 1994. Acuerdo Ministerial No. 135 de 19 de septiembre del 2000, publicado en el Registro Oficial No. 180 de 10 de septiembre del mismo ao, se publica el Estatuto Orgnico Funcional del Ministerio de Economa y Finanzas. Polticas e instructivos establecidos por el Ministerio de Finanzas y Crdito Pblico, para la programacin y formulacin de la Proforma Presupuestaria del ao 2000, oficio circular No. SPYC-99-91704 del 3 de junio de 1999, suscrito por el Subsecretario General del Ministerio. Adems, para el cumplimiento de las actividades la Direccin General Financiera se rige en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su Reglamento, Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Normas Tcnicas de Control Interno de Contabilidad y Polticas emitidas por la Contralora General Del Estado.

Inf. No. 06 Estructura Orgnica

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De acuerdo al Reglamento Orgnico Funcional vigente en el perodo sujeto a examen la Direccin General Financiera del Portafolio, estaba integrada por los siguientes niveles y departamentos: NIVEL DIRECTIVO : Subsecretara de Administracin y Servicios Generales NIVEL EJECUTIVO : Direccin General Financiera Subdireccin General NIVEL AUXILIAR NIVEL OPERATIVO :

Unidad de Servicios Administrativos Departamento Secciones de: y Evaluacin de Presupuesto con las

Programacin Presupuestaria

Control y Ejecucin Presupuestaria de Contabilidad con la

Departamento Seccin de:

Registros Contables Departamento de Administracin de Caja con sus Secciones de:

Inf. No. 06 Remuneraciones Tesorera Funciones principales

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Las funciones principales previstas en el Reglamento Orgnico Funcional del Ministerio de Finanzas y Crdito Pblico, expedido con Acuerdo Ministerial No. 226 del 11 de mayo de 1988, para la Direccin General Financiera, en las fases presupuestarias son las siguientes: DIRECCIN GENERAL FINANCIERA Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecucin de las actividades financieras del Ministerio de Economa y Finanzas. Supervisar el funcionamiento adecuado y oportuno de las diversas fases de la administracin financiera institucional, de conformidad con lo establecido por la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control. Entregar oportunamente el proyecto de presupuesto del Ministerio de Economa y Finanzas a la Subsecretara de Presupuestos y Contabilidad y dictar polticas que conduzcan a su perfeccionamiento. Solicitar internos. las modificaciones del presupuesto aprobado, conforme las

disposiciones legales vigentes, as como tambin los cupos de gasto y giros

Inf. No. 06 Establecer mtodos especficos y evaluacin presupuestaria SUBDIRECCIN GENERAL

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Coordinar en la programacin, organizacin, direccin y control de las actividades financieras del Ministerio de Economa y Finanzas. Elaborar y actualizar en coordinacin con la Direccin Tcnica General de Organizacin y Sistemas, Manuales de Procedimientos, Instructivos, Formularios, etc., para uso de la Direccin General Financiera. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Determinar normas de control y seguridad para el manejo de los documentos. Mantener actualizado un sistema de archivo adecuado en coordinacin con el Archivo General del Ministerio. DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Supervisar la elaboracin de la Proforma Presupuestaria del Ministerio de

Economa y Finanzas en coordinacin con la Subsecretara de Presupuestos y Contabilidad, plantear reformas, solicitar los cupos de gasto y las autorizaciones de giro a las autoridades competentes. Supervisar la elaboracin de los planes: Financiero y el de Ejecucin Presupuestaria.

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Mantener actualizado el movimiento presupuestario y responsabilizarse del control interno en la ejecucin presupuestaria. Analizar trimestralmente las cdulas presupuestarias presentadas por el Departamento de Contabilidad y presentar los informes correspondientes. Elaborar anualmente los programas presupuestarios para las diferentes unidades del Ministerio de Economa y Finanzas, el mismo que ser ejecutado siguiendo los lineamientos del Plan de Ejecucin Presupuestaria. Someter a consideracin del Subdirector General las reformas presentadas con el fin de mejorar la estructura presupuestaria del Ministerio y del sistema de procedimientos para su ejecucin. Elaborar informes sobre el mbito presupuestario para conocimiento del Subdirector General Financiero y de las dems autoridades del Ministerio. SECCIN PROGRAMACIN Y EVALUACIN PRESUPUESTARIA Elaborar y presentar anualmente el Proyecto de Proforma del Presupuesto del Ministerio de Economa y Finanzas, en coordinacin con las unidades responsables del gasto, para conocimiento y consideracin del Jefe del Departamento de Presupuesto y de las autoridades competentes. Efectuar anlisis especficos sobre el comportamiento del gasto y realizar proyecciones como elementos de programacin del anteproyecto para el ao siguiente.

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Analizar trimestralmente las cdulas presupuestarias preparadas por el Departamento de Contabilidad y presentar informes respecto a las desviaciones y diferencias de sus tendencias, en relacin a las cifras del presupuesto original. Presentar recomendaciones tendientes a mejorar la estructura presupuestaria del Ministerio de Economa y Finanzas. Coordinar sus actividades con la Seccin Control y Ejecucin Presupuestaria para preparar el Plan Financiero relativo a la ejecucin del Presupuesto Fiscal aprobado. Observar obligatoriamente en la elaboracin del proyecto de Proforma Presupuestaria del Ministerio, los objetivos en los planes de desarrollo para esta Institucin, los principios presupuestarios de universalidad, unidad y especificacin, as como tambin las polticas e instrucciones del Director General Financiero. Elaborar la proforma definitiva del presupuesto del Ministerio de Economa y Finanzas en coordinacin con la Subsecretara de Presupuestos y Contabilidad. Programar el gasto en funcin de las estadsticas, planes y programas de cada dependencia.

Inf. No. 06 SECCIN CONTROL Y EJECUCIN PRESUPUESTARIA

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Mantener actualizado el movimiento presupuestario en los registros diseados para el efecto, los que permitirn el seguimiento hasta las etapas del compromiso y obligacin del gasto. Programar y elaborar junto con la Seccin de Programacin y Evaluacin Presupuestaria, el Plan Financiero que asegure la oportuna y correcta ejecucin del presupuesto aprobado para administrarlo conforme a la Ley. Solicitar con la debida oportunidad a la Subsecretara de Presupuestos y Contabilidad y a travs de la Direccin General Financiera, las reformas presupuestarias y autorizaciones de cupos de gasto que se requieran conforme el Plan Financiero y la documentacin legal de soporte. Analizar, preparar y proponer mejoras al sistema de Ejecucin Presupuestaria del Ministerio. Efectuar el control interno y pronunciarse sobre la afectacin presupuestaria a aplicar a los diferentes compromisos y obligaciones que se tramitan en la Direccin General Financiera, para garantizar la ejecucin presupuestaria en la forma autorizada. Elaborar la liquidacin anual del presupuesto del Ministerio de Economa y Finanzas a nivel nacional.

Inf. No. 06 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

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Efectuar la verificacin de clculos de las diversas transacciones, as como tambin de la existencia suficiente y necesaria de la documentacin de soporte que ampara cada una de las operaciones que registra. Mantener actualizado el archivo de la documentacin que respalde la informacin financiera. SECCIN REGISTROS CONTABLES Efectuar el anlisis de la documentacin de soporte, as como tambin realizar el registro contable y presupuestario oportuno de las transacciones que se producen conforme establece el Manual General de Contabilidad Gubernamental y el Manual Especfico de este Portafolio. Realizar en forma correcta y oportuna las conciliaciones y confrontaciones bancarias de las cuentas corrientes y del registro auxiliar de este Ministerio, produciendo mensualmente los listados de cheques en trnsito, Estado de Caja Bancos e informe del Movimiento de las autorizaciones de Giro y del Efectivo. Asegurar y revisar el funcionamiento correcto del proceso de control interno financiero, como parte del Sistema de Contabilidad y aplicar el control interno previo al compromiso, gasto y desembolso.

Inf. No. 06 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE CAJA

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Las actividades que se cumplen se relacionan con el egreso de recursos como parte de la ejecucin presupuestaria Valores considerados en el estudio El monto sujeto a estudio esta dolarizado por efecto del Acuerdo Ministerial No. 034 del 3 de marzo del 2000, publicado en el Registro Oficial No. 54 del 10 de abril del mismo ao y su detalle es el siguiente.

ACTIVIDAD A-100 F-450 F-900

CONCEPTO Administracin General Presupuesto y Contabilidad Crdito Pblico SUMAN $ $

GASTO EFECTIVO 763.852,77 278.585,09 105.425,37 1.143.863,23

Este valor corresponde al 87 % de la asignacin presupuestaria aprobada para el ao 2000. Descripcin del Sistema El proceso que se aplica para las fases del presupuesto es el siguiente:

Inf. No. 06 PROGRAMACIN

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La Subsecretara de Presupuestos y Contabilidad Gubernamental a fines del mes de mayo de cada ao, prepara los lineamientos, polticas e instructivos para la programacin y formulacin de la Proforma Presupuestaria del ao siguiente, estas son remitidas a la Subsecretara de Administracin y de Servicios Generales los primeros das del mes siguiente. El Departamento de Presupuesto de la Direccin General Financiera, recepta estos documentos, prepara oficios de requerimiento de necesidades del gasto a las dems dependencias que conforman el Ministerio de Economa y Finanzas para el prximo ejercicio fiscal, de acuerdo a las actividades. Respecto a remuneraciones, revisa todas las disposiciones legales y el Distributivo de Sueldos proporcionado por la Direccin General de Recursos Humanos. FORMULACIN Y APROBACIN El Jefe del Departamento de Presupuestos y el de la Seccin de Programacin y Evaluacin Presupuestaria, preparan el presupuesto codificado, considerando los valores que les permite la Ley, instructivos y polticas proporcionadas por la Subsecretara de Presupuestos, esta informacin consta en diskets, que con la aprobacin del Director General Financiero por escrito se remite el Subsecretario General de Administracin para su visto bueno. El contenido de los diskets es el siguiente: Formulario 1.- Identificacin de la Institucin Formulario 2.- Polticas, objetivos y metas institucionales

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Formulario 3.- Detalle de los diferentes ingresos que por concepto de autogestin tienen la entidad y destino de los mismos. Formulario 4 y 4.1.- Distributivo de sueldos Formulario 5.- Detalle de gastos de la Institucin o Unidad Ejecutora EJECUCIN Y CONTROL Aprobado el presupuesto de las actividades de las Subsecretaras que forman parte del Ministerio de Economa y Finanzas, el Departamento de Presupuesto de la Direccin General Financiera, procede a registrar en las tarjetas del movimiento presupuestario, el presupuesto inicial, concepto del gasto, programa, subprograma y nmero de partida, de cada uno de los tems. La Subsecretara de Presupuestos y Contabilidad a base de los pedidos de la Direccin General Financiera y calendario de programacin de ejecucin presupuestaria, entrega las asignaciones mediante lneas y sublneas de crdito en forma mensual, que es registrada por tem presupuestario en el formulario Ejecucin Presupuestaria a Nivel de Partida. El Departamento de Servicios Administrativos, recepta y distribuye la

documentacin relacionada con los diferentes trmites que atiende la Direccin General Financiera. Al Departamento de Presupuesto se entregan los trmites relacionados con la afectacin presupuestaria o certificacin de fondos; verificada esta documentacin, revisa si hay o no la disponibilidad de fondos en los dos casos; de haber, imprime el sello de afectacin presupuestaria o elabora el informe de disponibidad de fondos, proceden a asentar el egreso en los registros presupuestarios por partida e tem correspondiente y obtiene saldos.

Inf. No. 06 EVALUACIN

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El Departamento de Presupuesto de la Direccin General Financiera procede a la evaluacin de los resultados financieros peridicamente para ajustar las asignaciones presupuestarias a las reales necesidades, a base de los incrementos y disminuciones de cada una de las partidas presupuestarias, dejando constancia de ello en las correspondientes tarjetas de movimiento de control presupuestario. LIQUIDACIN Al 31 de diciembre de cada ao, el Departamento de Presupuesto elabora un listado de todas las partidas que mantienen compromisos pendientes de pago, el cual es remitido al Departamento de Contabilidad para que se incluya en la Cdula de liquidacin presupuestaria. Los registros auxiliares presupuestarios que se mantienen en el Departamento de Presupuesto, una vez concluido el perodo fiscal, en el caso de existir saldos, el Director General Financiero se dirige al Director Nacional de Tesorera y este al Director de Servicios Bancarios del Banco Central del Ecuador para que se debite de la Cuenta Corriente de Ejecucin No. 01110004, del Ministerio de Economa y Finanzas el saldo del ejercicio fiscal del 2000 y se acredite en la cuenta Pasivo Circulante, situacin que se realiz el 24 de enero del 2001.

Inf. No. 06 CAPITULO II CONTROL INTERNO

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Consideramos importante sealar que mediante Acuerdo Ministerial No. 094 del 5 de abril del 2001, publicado en el Registro Oficial No. 306 del 16 de abril del mismo ao, se expide el Reglamento Orgnico del Ministerio de Economa y Finanzas, cuerpo normativo que ha sido considerado en el presente informe para formular las recomendaciones. La Direccin General Financiera, no dispone de un Orgnico Funcional actualizado ni de un Manual de Procedimientos aplicable a sus necesidades. Con Acuerdo Ministerial No. 226 de 11 de mayo de 1988, publicado en el Registro Oficial No. 936 de 16 de mayo del citado ao, se expidi el Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin General Financiera, que estuvo vigente hasta el 10 de octubre del 2000, el cual no fue actualizado y a partir de esta fecha mediante Acuerdo Ministerial No. 135, se lo deroga, sin que en su lugar se emita otro, a pesar de que el Portafolio por su reestructura tuvo cambios significativos en su misin y visin. Por ejemplo, en lo que respecta al Departamento de Administracin de Caja, Seccin Desembolsos, varias de sus funciones previstas en el Orgnico Funcional son ejecutadas por el de Contabilidad, tales como: Realizar el anlisis, verificacin y control interno de todos los documentos por gastos, comprobando la exactitud, legalidad, propiedad y veracidad del mismo.

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Preparar el informe diario de cheques girados para conocimiento de los Departamentos de Presupuesto, Contabilidad y de la Seccin de Tesorera. Organizar, ejecutar y controlar el sistema de recaudacin, recepcin y custodia de los fondos, valores, especies valoradas y ttulos de crdito emitidos a favor del Ministerio de Finanzas en calidad de Patrono. En el citado Reglamento existen tambin funciones que han sido eliminadas y otras que no se aplican por motivos de reestructuras administrativas en los Departamentos de Tesorera y Presupuesto anteriores al 10 de octubre del 2000, que a continuacin citamos: Receptar los valores que ingresan en el Ministerio y depositarlo en las Cuentas que para el efecto se mantienen en el Banco Central del Ecuador, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Esta funcin fue eliminada en la prctica , pues el sistema actual presupuestario prevee que los valores sean directamente ingresados en la cuenta del Banco Central del Ecuador. Enviar diariamente al Departamento de Contabilidad los comprobantes de depsitos bancarios y de egreso para su registro. Tambin eliminada por la razn expuesta. Auditora Interna en informe No. AI-97-02-06 del 30 de enero de 1997, observ aspectos similares a los descritos y recomend la revisin del Reglamento Orgnico

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Funcional, considerando las disposiciones legales que constan en la Ley de Presupuestos y Modernizacin del Estado y sus Reglamentos, emitidas con posterioridad para darlo actualidad y aplicabilidad exacta. La Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, establece: Art. 360.- Ministros y Mximas autoridades.- Los ministros de Estado y las mximas autoridades de las entidades del sector pblico.../... ...los funcionaros mencionados en el inciso anterior dictarn los correspondientes reglamentos orgnicos-funcionales necesarios para el eficiente, efectivo y econmico funcionamiento de sus entidades u organismos, cuyos textos completos se publicarn en el Registro Oficial. La causa de la desactualizacin del Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin General Financiera se debe a que no se ha previsto la necesidad de evaluar en forma continua su aplicabilidad y cumplimiento, relacionndolas con las funciones que se realizan en la prctica como resultado de la reestructura. Lo expuesto, ha ocasionado que este documento no sea una gua efectiva de trabajo y de aplicacin obligatoria; en tal razn, los funcionarios de la Direccin General Financiera actan a base de la experiencia y costumbre por lo que el control posterior carece de parmetros de referencia. Con oficio No. COAI-012-001 de 19 de marzo del 2001, Auditora Interna consult a la Direccin General de Organizacin y Sistemas qu acciones tomaron con la finalidad de revisar y actualizar el Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin General Financiera, sin obtener respuesta, a pesar de haber insistido mediante comunicacin No. COAI-017-001 del 6 de abril del 2001

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La Direccin General de Organizacin y Sistemas y el Departamento de Sistemas Administrativos a septiembre y octubre del 2000, en su orden, elaboraron un listado actualizado de Acuerdos Ministeriales que afectan a la estructura o funciones de la Direccin General Financiera y no al contenido del Reglamento Orgnico Funcional. Si bien a la fecha de trmite de este informe esta vigente el nuevo Orgnico Funcional que contiene los procesos sustantivos a cumplir, no especfica los procedimientos en detalle para hacerlo. Es necesario indicar tambin que la Direccin General Financiera, carece de un Manual de Procedimientos Administrativos, para desarrollar las actividades en los diferentes departamentos que la conforman, por cuanto las autoridades de turno no consideraron las sugerencias impartidas en varios informes de Auditora Interna del Portafolio y la Contralora General del Estado, referentes al caso. La Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, determina: Art. 8.- Facultad Normativa de las entidades y organismos.- A base de las polticas generales y de las normas secundarias... cada entidad y organismo del sector pblico establecer y publicar las polticas, los manuales especficos y dems disposiciones que sean necesarias para sus administracin financiera y control, disposiciones que se sujetarn a lo previsto en esta Ley. Esta situacin ha originado que los servidores de los Departamentos de Presupuesto, Administracin de Caja y Tesorera ejecuten sus control concurrente y posterior. actividades a base de la costumbre, experiencia y criterio personal, aspecto que limita la aplicacin del

Inf. No. 06 Conclusin

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El Reglamento Orgnico Funcional con el que la Direccin General Financiera trabaja, no esta actualizado y se encuentra derogado, no existe un Manual de Procedimientos en la Direccin General Financiera, que permita un adecuado desarrollo y aplicacin del actual Orgnico Funcional del Ministerio de Economa y Finanzas, por cuanto las autoridades de turno no han considerado las sugerencias impartidas en varios informes de Auditora Interna del Portafolio y la Contralora General del Estado. Recomendacin Al Coordinador de Fortalecimiento Institucional: 1. Prepare un Manual de Procedimientos Administrativos que permita desarrollar los procesos de formulacin, programacin, ejecucin, control y evaluacin del Presupuesto de la Institucin, para lo cual el Coordinador Financiero Institucional proveer de la descripcin de actividades que se aplican en las fases presupuestarias citadas, sobre la base de las polticas y estancias emitidas por la Subsecretara de Presupuestos. FASE DE EVALUACIN PRESUPUESTARIA La Direccin General Financiera, no realiza evaluaciones presupuestarias. Durante el perodo examinado no se cumpli con la fase de evaluacin presupuestaria trimestral, ni anual en la Direccin General Financiera del

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Portafolio, solamente dispone de las resoluciones para aumentos o reducciones de crdito, realizados en las actividades estudiadas. El Artculo No 109, del Reglamento a la Ley de Presupuestos del Sector Pblico, establece: La evaluacin de las operaciones de los presupuestos Pblicos , la realizar cada una de las entidades y organismos, sobre la base de las normas tcnicas que para tal efecto establezca el Ministerio de Finanzas..... El Artculo 10 del Acuerdo Ministerial No 064, publicado en el Registro Oficial No. 373 del 3 de febrero de 1994, que se refiere a las Normas Tcnicas de Control, EVALUACIN Y LIQUIDACIN PRESUPUESTARIA, indica: Las Instituciones Gubernamentales realizarn cuatro evaluaciones trimestrales y una anual acumulativa que refleja los resultados de todo el ejercicio. Los informes de evaluacin trimestral se remitirn a la Subsecretaria de Presupuesto, dentro de los quince primeros das del mes siguiente o cada trimestre. El informe anual se enviar a ms tardar el 15 de enero del ao siguiente . Al respecto, el Reglamento de Unificacin de las Unidades de Recursos Humanos, Capacitacin, Financiera, Administrativa, Informtica y Legal del Ministerio de Finanzas y Crdito Pblico, en el captulo II, De los Recursos Financieros, el Artculo 11.-PLANIFICACIN Y EVALUACIN dispone: Planificacin y Evaluacin.- La Subsecretara de Administracin y Servicios Generales, a travs de los respectivos unidades, ser responsable de:

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La planificacin, elaboracin, ejecucin, control y evaluacin del presupuesto del Ministerio de Finanzas y Crdito Pblico; y, de los Sistemas contable y financiero del Portafolio En consideracin de lo dispuesto en el Artculo 90 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control. con oficio No. COAI-04-2001 del 15 de febrero del 2001, dirigido al ex Director General Financiero, solicitamos nos proporcione copias de los documentos donde se establecen los mtodos especficos que sirvieron para realizar las evaluaciones presupuestarias y sus resultados. En respuesta, mediante comunicacin No. 0109-DGF-DP-2001 del 28 de febrero del 2001, indica: De conformidad con lo previsto en el Artculo 66 de la Ley de Presupuestos del Sector Pblico, el presupuesto correspondiente al ao 2000 debe liquidarse al 31 de marzo del 2001. En consecuencia, una vez efectuada dicha liquidacin, se proceder a la evaluacin de la ejecucin presupuestaria, en aplicacin a lo dispuesto en el literal g) del orgnico funcional de la Direccin General Financiera Adems, en trminos similares con oficio No. COAI-05-2001 del 15 de febrero del presente ao, nos dirigimos a la ex Directora General Financiera Encargada, en respuesta, con oficio No. 01-DGF-2001 del 2 de marzo del 2001, informa que en esta Direccin nunca se han realizado evaluaciones a la proforma presupuestaria, aclarndose la opinin del Director titular.. La causa para no cumplir con la evaluacin del presupuesto, es que los Directores Generales Financieros actuantes, no han establecido mtodos y procedimientos especficos para ello, tampoco se ha designado en forma especfica quien debe hacer

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esta actividad y a que los servidores que cumplen esta funcin han sido cambiados en forma continua. Auditora Interna en informe No. AI-97-02-06 del 30 de enero de 1997, observ aspectos similares a los indicados y recomend que el Director General Financiero, emita instrucciones especficas relacionadas con la evaluacin a las operaciones presupuestarias y nomine al Departamento encargado de realizarlas, el que ser independiente de la unidad de Presupuesto, cuyos resultados sern remitidos con el correspondiente informe a la Subsecretara de Presupuestos dentro de los plazos establecidos. Lo expuesto, impide medir la eficacia y eficiencia en la utilizacin de los recursos pblicos, disponer de elementos de juicio para adoptar decisiones y medidas correctivas oportunas y tampoco se puede retroalimentar el proceso de programacin y formulacin presupuestaria. El actual Reglamento Orgnico Funcional del Ministerio establece en el literal l) elaborar informes de evaluacin de ejecucin presupuestaria como funcin de la Coordinacin Financiera Institucional.

Conclusin No se ha realizado la evaluacin de las etapas de programacin, formulacin y ejecucin presupuestaria, con sus objetivos y metas propuestas en funcin de las polticas y planes de la institucin debido a varios factores, entre ellos a que no se han emitido normas especficas, lo que impide medir la eficacia y eficiencia en la utilizacin de los recursos pblicos, de disponer de elementos de juicio para adoptar

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decisiones y medidas correctivas oportunas y tampoco se puede retroalimentar el proceso de programacin y formulacin presupuestaria. Recomendacin Al Coordinador Financiero Institucional. 2. Delegue en forma especfica a una persona o seccin que realice la evaluacin y establezca los mtodos, procedimientos y normas especficas para realizar la evaluacin presupuestaria y elaborar los informes trimestrales y uno al final del ejercicio econmico, con el fin de dar cumplimiento al actual Reglamento Orgnico del Portafolio. FASE DE APROBACIN PRESUPUESTARIA En algunas partidas presupuestarias se incrementaron valores superiores a los permitidos por Ley. De la revisin al presupuesto del Ministerio de Economa y Finanzas, aprobado por el Subsecretario de Presupuestos y Contabilidad, para el ao 2000, se determin que a dos partidas presupuestarias se les incrementaron en porcentajes mayores al 15% permitido en las polticas e instructivos emitidos por el Subsecretario General del Ministerio para la programacin y formulacin del Presupuesto del citado ao, en cambio a otra partida se le asign recursos a pesar de existir poltica prohibitiba. Las partidas presupuestarias incrementadas son las siguientes:

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VALOR CODIFICADO AO 1999 (en miles de sucres)
50.000 9.110.874 Y

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VALOR ASIGNADO AO 2000 (en miles de sucres
114.960 27.110.874

ACTIVIDAD

PARTIDA PRESUPUESTARIA

PORCENTAJE DE INCREMENTO
129% 201%

A-100 ADMINISTRACION BSICOS GENERAL F-450 ADMINISTRACION IMPRESIN, DE LOS PRESUPUESTOS REPRODUCCIN PUBLICOS Y PUBLICACION CONTABILIDAD

La partida presupuestaria que le asignaron recursos es: Licencia Remunerada o Vacaciones no Gozadas que esta dentro de la Subsecretara de Presupuestos Pblicos y Contabilidad, pues para el ao 2000 se le asignaron S/. 100000.000 de sucres. Con oficio No. COAI-03-01 del 15 de febrero del 2001, Auditora Interna consult al Jefe del Departamento de Presupuesto Encargado de la Direccin General Financiera, indique las razones de los incrementos superiores a los establecidos en Ley. Este funcionario mediante comunicacin No. 30-DP-DGF-2001 del 5 del marzo del 2001, en la parte pertinente indica que de aplicarse las polticas generales y especficas no se atenderan en su totalidad los compromisos y obligaciones contradas por este Ministerio. A la partida que se le asignaron recursos, se realiz de conformidad a las solicitudes de las autoridades, correspondiendo a la Direccin General Financiera solicitar a la Subsecretara de Presupuestos y Contabilidad las reformas presupuestarias. Tambin indica que antes de expedir el Acuerdo Ministerial No. 099 del 16 de julio de 1999, con el cual se unifica el funcionamiento de las Unidades de Recursos Humanos, Capacitacin, Financiera, Administrativa, Informtica y Legal del

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Ministerio de Economa y Finanzas, la Subsecretara de Presupuestos y Contabilidad, mantena autonoma en el manejo de sus recursos financieros, humanos y materiales. Al respecto de lo afirmado la aplicacin de las polticas y normas presupuestarias es de carcter general. Cabe sealar que el Departamento de Presupuesto de la Direccin General Financiera, en su proyecto de proforma enviado a la Subsecretara de Presupuesto considera las polticas establecidas para estas partidas. Por lo expuesto, fue necesario solicitar mediante oficios Nos. COAI-11 y 13 del 16 y 20 de marzo del 2001, dirigidos al ex Jefe Financiero y ex Director Administrativo Financiero de la Subsecretaria de Presupuestos Pblicos y Contabilidad, respectivamente, indiquen su participacin en la elaboracin del presupuesto analizado. Estos funcionarios en sus contestaciones hacen relacin al Acuerdo Ministerial No. 099 del 16 de julio de 1999, e indican no haber participado en la elaboracin de la proforma de la Subsecretara de Presupuestos y Contabilidad. Al respecto, la proforma del presupuesto para su aprobacin debi presentarse hasta el 30 de junio de 1999, resaltando que el citado Acuerdo fue posterior, la causa de lo sealado se debe a que el presupuesto inicial no fue estimado de acuerdo a las necesidades reales del Ministerio y a que en la Subsecretara de Presupuestos Pblicos y Contabilidad, al momento de codificar el presupuesto no consideraron los instructivos, normas y polticas emitidas por el Subsecretario General del Portafolio.

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Cabe indicar que la decisin de incrementar el valor de las indicadas partidas fue de las mximas autoridades del Portafolio que a esa fecha actuaron. Conclusin A dos partidas presupuestarias se incrementaron recursos superiores a los permitidos para el ao 2000, mientras que ha otra se asignaron valores a pesar de existir prohibicin, por decisin de las mximas autoridades que en esa fecha actuaron. Recomendacin Al Coordinador Financiero Institucional: 3. Que al momento de la elaboracin de la Gua para preparar la proforma del presupuesto de la entidad para el ao 2002, haga un anlisis de acuerdo a las necesidades de cada actividad, para determinar el porcentaje que debe incrementarse. El Presupuesto para actividades del Ministerio de Economa y Finanzas, esta estructurado por Subsecretaras, lo que dificulta su administracin. El presupuesto aprobado para el Ministerio de Economa y Finanzas, correspondiente al ao 2000, esta estructurado de manera independiente por las Subsecretaras General de Administracin, de Presupuestos Pblicos y Contabilidad y de Crdito Pblico, a pesar que mediante Acuerdo Ministerial No. 099 del 16 de julio de 1999, la ex Ministra de Finanzas y Crdito Pblico, expide el Reglamento de Unificacin en la Subsecretara de Administracin y Servicios Generales las Unidades de

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Recursos Humanos, Capacitacin, Financiera, Administrativa, Informtica y Legal del Ministerio de Finanzas y Crdito Pblico. El mantener el Presupuesto de la Institucin separado por Subsecretaras, ha ocasionado que se dificulte la administracin y control de los recursos por parte de la Subsecretara de Administracin y Servicios Generales, a travs de la Direccin General Financiera del Portafolio. As por ejemplo tenemos, que en algunas actividades presupuestarias de la Subsecretara General de Administracin existen saldos negativos y en las mismas en la Subsecretara de Presupuestos Pblicos y Contabilidad y Crdito Pblico, existen saldos positivos, situacin Finanzas. En el Captulo I GENERALIDADES DEL CITADO REGLAMENTO, el Artculo 1 FINALIDAD, establece. Art. 1 FINALIDAD.- El presente Reglamento tiene como finalidad establecer las normas de aplicacin del Sistema Unificado para el funcionamiento de las Unidades de Recursos Humano, de Capacitacin, Financiera, Administrativa, Informtica y Legal del Ministerio de Finanzas y Crdito Pblico. Captulo II DE LA AUTORIDAD NOMINADORA, Artculo 4 que se produce dado que no se ha consolidado la proforma presupuestaria en una sola actividad para el Ministerio de Economa y

ATRIBUCIONES, dice: Art. 4.- ATRIBUCIONES.- Corresponde al Subsecretario de Administracin y Servicios Generales, el control y evaluacin del Sistema Unificado, citado en el Art. 1 del presente

Inf. No. 06 Reglamento, a travs de sus unidades administrativas, observando las disposiciones de la Constitucin Poltica de la Repblica, Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y dems normas legales vigentes, para lo cual dispondr la preparacin del reglamento, manuales, instructivos y procedimientos que sean necesarios.

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La causa de lo indicado es que se estructura la proforma presupuestaria de cada Subsecretara por costumbre y experiencia, sin aplicar lo dispuesto en los Artculos 1 y 4 del citado Acuerdo Ministerial No. 099 y a que no ha dispuesto la mxima autoridad a las Subsecretaras en referencia enven sus requerimientos presupuestarios a la Subsecretara General de Administracin, para que sean consolidados. En el transcurso de la auditora operativa, con oficio No. DAIMEF-2001-152 del 14 de marzo del 2001, se le dio conocer sobre el particular al Subsecretario General de Administracin del Ministerio, sugiriendo que para la programacin y formulacin de la Proforma Presupuestaria para el ao 2002, se prevea la necesidad de unificar todos los recursos econmicos en la Subsecretara de Administracin y Servicios Generales, lo que permitir realizar una mejor administracin y mantener un control ms adecuado. Debemos sealar que el Presupuesto para el 2001, en la parte correspondiente a los gastos, esta estructurado de la misma manera que el 2000, es decir por Subsecretaras. Conclusin

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El Presupuesto del Ministerio de Economa y Finanzas para el ao 2000, fue estructurado y aprobado por Subsecretaras, pues a cada una se les asignan recursos econmicos por separado, a pesar que el Ministerio es considerado como un solo ente contable a partir de que se expide el Acuerdo Ministerial No. 099 del 16 de julio de 1999, a cargo de la Subsecretara Administrativa, lo que ha ocasionado que se dificulte la administracin y el control de los recursos. Recomendaciones Al Ministro de Economa y Finanzas, disponga: 4. A los Subsecretarios que conforman el Ministerio de Economa y Finanzas, remitan con la debida anticipacin a la Subsecretara Administrativa sus necesidades presupuestarias, con la finalidad de que esta Subsecretara elabore de manera consolidada la Proforma Presupuestaria Institucional, para luego ser aprobada, lo que permitir dar cumplimiento con el Acuerdo Ministerial No. 099 del 16 de julio de 1999. Al Coordinador Financiero Institucional: 5. Disponga al Departamento de Presupuesto de la Direccin a su cargo, que los presupuestos para actividades genricas del Ministerio que se cumplirn en el ao 2002, se consoliden en la Subsecretara General Administrativa. FASE DE CONTROL PRESUPUESTARIO Se utilizan formularios de Ejecucin Presupuestaria desactualizados.

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Los formularios de ejecucin presupuestaria a nivel de partida utilizados en el Departamento de Presupuesto de la Direccin General Financiera, para controlar el movimiento de la partida, estn desactualizados, pues contienen informacin que no se requiere y omiten otra que es necesaria, por ejemplo: orden, anterior, fecha, documento, adems no se prevee espacio para la sumilla de los funcionarios responsables de su manejo. En el Departamento de Presupuesto, se ha diseado una hoja electrnica que prevee mantener la informacin que al momento requiere el proceso del manejo presupuestario aplicado en la Unidad Administrativa en mencin, sin embargo esta no se utiliza. Al respecto la Norma Tcnica de Control Interno No. 1300-07 FORMULARIOS Y DOCUMENTOS, en su parte pertinente, seala: Los formularios y documentos que utilicen las entidades pblicas proporcionarn informacin completa y permitirn eficiencia, economa y transparencia en las operaciones. Auditora Interna considera que la causa de lo sealado es la costumbre de utilizar el proceso manual para registrar los datos en las tarjetas en lugar del automatizado. El servidor de la Unidad de Presupuesto, indic en oficio No. 059 del 6 de abril del 2001, que se haba considerado necesario la utilizacin de las tarjetas del control presupuestario por el abundante stock de las mismas. Lo expuesto, ocasiona retardo en la ejecucin del trabajo y que no se utilice un medio electrnico actualizado que con la debida prctica simplificara los procedimientos.

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Conclusin Se utiliza formularios para el control presupuestario que no se ajustan al proceso administrativo actual, dejando de lado las hojas electrnicas diseadas para el efecto, lo que ocasiona retardo en la realizacin del trabajo. Recomendacin El Coordinador Financiero Institucional, disponga: 6. Al personal del Departamento de Presupuesto que en lugar de utilizar las tarjetas de control presupuestario en forma manual, se aplique la hoja electrnica diseadas para sustituirla, lo que permitir agilidad en el proceso y exactitud en los clculos

Marcelo Ponce E. AUDITOR GENERAL, ENC.