Doc.

No SQ-SO-003/REV00-20
PROSEDUR KOMUNIKASI DAN Agustus 2020
KONSULTASI Effective
Date
(COMMUNICATION AND CONSULTATION
PROCEDURE)

PROSEDUR KOMUNIKASI DAN KONSULTASI

(COMMUNICATION AND CONSULTATION
PROCEDURE)

Revision History

Date Prepared By: Reviewed by : Approved buy:

Tanggal Dibuat Oleh : Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

Riwayat Perubahan
 Doc.No SQ-SO-003/REV00-20
PROSEDUR KOMUNIKASI DAN Agustus 2020
KONSULTASI Effective
Date
(COMMUNICATION AND CONSULTATION
PROCEDURE)

1. TUJUAN

 Meningkatkan hubungan antar karyawan dari berbagai fungsi dan jabatan agar sistem
yang diterapkan berjalan dengan baik.
 Sebagai mekanisme dalam melakukan komunikasi dengan pihak internal maupun pihak
eksternal yang berhubungan dengan IMS di KSO APS ISS

2. RUANG LINGKUP
Semua aspek komunikasi di KSO APS ISS baik internal (komunikasi internal dalam berbagai
tingkat dan fungsi) maupun eksternal (komunikasi eksternal dalam menerima,
mendokumentasikan dan menanggapi pihak luar yang berkepentingan) yang
berkaitan dengan IMS di KSO APS ISS.

3. ACUAN/REFERENSI
• Sistem Manajemen mutu ISO 9001:2015 Klausul 5.1.3 dan 8.2.1
• Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja OHSAS 18001 : 2007 Klausul 4.4.3
• Sistem Manajemen Keamanan Pangan ISO 22000 : 2009 Klausul 5.6.2
• Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 : 2015 Klausul 7.4
• Sistem Manajemen Pengamanan Perkap POLRI no 24 : 2007

• SMK3 : PP 50/2012,elemen 1.4

• PASS 99:2012.klausul 7
 Doc.No SQ-SO-003/REV00-20
PROSEDUR KOMUNIKASI DAN Agustus 2020
KONSULTASI Effective
Date
(COMMUNICATION AND CONSULTATION
PROCEDURE)

4. DEFINISI

Komunikasi Internal

Komunikasi di lingkungan ISS Indonesia (antar karyawan dari berbagai fungsi dan jabatan
organisasi).

5. PROSEDUR

5.1 Komunikasi internal

Divisi yang terkait melakukan koordinasi agar semua karyawan harus diberi informasi mengenai
arti IMS dan Kebijakan IMS termasuk pelatihan, pesan / catatan dari pimpinan perusahaan melalui
publikasi internal, contoh: majalah dinding.Divisi yang terkait pada waktu tertentu
mengkomunikasikan hasil-hasil kinerja IMS agar menjadi perhatian karyawan. Karyawan yang ingin
memberikan saran-saran yang berkaitan dengan peningkatan kinerja IMS dapat dilakukan melalui:
Toolbox / pre job meeting. Hasil
dari pemantauan, audit dan tinjauan manajemen harus di komunikasikan kepada semua karyawan,
contoh: Health, Safety & Environment (HSE) Control Board dan bulletin safety.
Adapun metode komunikasi internal lainnya adalah: Majalah dinding, Korespondensi, Kotak Saran,
Pertemuan rutin seperti: Tailgate meeting / pre-job meeting, Management Review, dan lain-lain.
Periode komunikasi internal dilakukan antara lain :
• Safety Talk meeting dilakukan 2 minggu sekali.
• Management Review dilakukan 1 tahun sekali.
• HSE Sharing info dilakukan 1 bulan sekali melalui bulletin board dan email
• Rapat P2k3 dilakukan 1 bulan sekali

5.2. Komunikasi Eksternal

Divisi terkait dapat menyampaikan informasi mengenai IMS dan yang berdampak signifikan
kepada pihak eksternal yang berkepentingan dengan terlebih dahulu menginformasikan kepada
 PIC HSE. Kebijakan IMS KSO APS ISS harus mudah didapat oleh pihak eksternal (tamu,

Doc.No SQ-SO-003/REV00-20
PROSEDUR KOMUNIKASI DAN Agustus 2020
KONSULTASI Effective
Date
(COMMUNICATION AND CONSULTATION
PROCEDURE)

pelanggan, pemasok, kontraktor, subkontraktor, pihak pemerintah, masyarakat sekitar) melalui

Information Board, Safety Induction dan Brosur. Semua komunikasi eksternal selalu dicatat dan
periode tergantung area masing-masing.

5.2. Partisipasi
Perusahaan, melalui proses komunikasi dan konsultasi, juga akan mendorong semua personil
untuk berpartisipasi dalam praktek HSE yang baik. Ini bisa menjadi partisipasi personel dengan
mereka:
 keterlibatannya dan identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan kontrol,
 keterlibatannya dalam penyelidikan insiden,
 Keterlibatan dalam pengembangan dan peninjauan kebijakan dan HSE dan tujuannya

 konsultasi di mana ada perubahan yang mempengaruhi mereka HSE,

 representasi tentang masalah HSE.

5.4. KONSULTASI PROSEDUR

Perusahaan harus memastikan bahwa, jika diperlukan, personil, kontraktor, dan / atau pihak-pihak terkait
yang berkepentingan eksternal dikonsultasikan pada perubahan yang dapat mempengaruhi mereka HSE
atau sekitar terkait HSE hal, seperti:

 bahaya (termasuk yang dapat diperkenalkan oleh sub-kontraktor dan / atau pihak-pihak terkait yang
berkepentingan eksternal),

 Reorganisasi

 perubahan kontrol,

 perubahan dalam bahan, peralatan, paparan,dll,

 perubahan dalam pengaturan darurat,

  perubahan dalam persyaratan hukum atau lainnya Masalah HSE dapat dinaikkan sesuai dengan Proses

Doc.No SQ-SO-003/REV00-20
PROSEDUR KOMUNIKASI DAN Agustus 2020
KONSULTASI Effective
Date
(COMMUNICATION AND CONSULTATION
PROCEDURE)

Komunikasi HSE dengan manajer atau Perwakilan HSE

6. DOKUMEN TERKAIT
Form Daftar Meeting HSE-004