III RELACIONES PUBLICAS CON PROVEEDORES, GOBIERNO, COMUNIDAD Y MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACION 3.

1 RELACIONES PUBLICAS CON PROVEEDORES, GOBIERNO, COMUNIDAD Y MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIN PROVEEDORES Ninguna organizacin puede subsistir ni desarrollarse si no mantiene relaciones armnicas con las empresas que les suministran materiales, productos o servicios para el desarrollo normal de sus actividades. De ah la importancia de tomar a los proveedores como uno de los pblicos clave. Adems este grupo no nicamente suministra material o servicios, tambin pueden ser una valiosa fuente de informacin sobre asesora tcnica, estudios de mercado, promocin, estadsticas, crticas sobre productos y servicios. La relacin entre proveedores y empresa es simbitica, es decir, se necesitan para obtener un provecho mutuo. La competitividad depende de contar con proveedores que abastezcan a la compaa con productos de calidad y en el tiempo requerido. Por ejemplo en los programas just in time (justo a tiempo) se cuenta con la formalidad de entrega y los altos estndares de calidad en los insumos para que las empresas cumplan con sus programas de produccin. GOBIERNO El gobierno regula algunas actividades empresariales por medio de leyes. Los permisos para operar, licencias sanitarias, autorizaciones de contenidos en mensajes publicitarios, entre otras muchos son ejemplo de esto. De ah la importancia de crear un lazo armnico con este pblico. Por otro lado, a travs de las relaciones con el gobierno la organizacin est al tanto de las modificaciones a las leyes actuales o de la creacin de nuevas leyes (el Diario Oficial de la Federacin es un buen instrumento para enterarse). Tambin el gobierno tiene la capacidad y autoridad para crear y hacer cumplir un sistema tributario o bien puede convertirse en una fuente de crdito. Por si fuera poco en cierto momento impulsar unas actividades econmicas ms que otras e incluso algunas veces surgir como competidor en algunos sectores. Finalmente, el gobierno por medio de diversas dependencias servir como fuente de informacin, ya que proporciona censos, investigaciones, encuestas, ndices de precios, ndices de salarios, indicadores de produccin, indicadores financieros, etc. Depender de las caractersticas de cada organizacin el determinar con cules dependencias o sectores de gobierno deber establecer relaciones pblicas. COMUNIDAD Una empresa consigue credibilidad y aceptacin de la comunidad cuando realiza sus actividades sin daar los intereses legtimos de sta. Para no lesionarlos, la empresa o institucin

debe tener una conducta acorde a las necesidades y expectativas de su entorno; con ello propiciar y mantendr su apoyo solidario. La comunidad difiere para cada empresa, en general se define como el grupo de personas que viven en la misma zona o localidad en la que est establecida la organizacin y que tienen intereses similares . Un pequeo poblado, una colonia, un barrio, un estado o un pas, son las diferentes variantes de comunidad que puede tener cada empresa. Depender de su tamao el tipo de comunidad que pertenezca a cada una. La comunidad, provee a la empresa de mano de obra, proveedores, financiadotes, servicios pblicos necesarios para alcanzar sus objetivos generales. Tambin la comunidad se ve beneficiada porque las empresas contribuyen a su desarrollo econmico siendo fuente de empleo, generadora de impuestos, y promotora del comercio. En general son interdependientes. MEDIOS MASIVOS Los miedos masivos tienen un gran poder de penetracin en todas las capas sociales. Generalmente las personas comentan lo vi en la televisin, lo dijeron en la radio, lo dice el peridico con lo cual ponen de manifiesto una alta credibilidad y unida a una gran influencia. Las buenas relaciones que se establecen con al prensa deben iniciarse considerando a la misma como un pblico y no como un instrumento. A veces la relacin con este pblico se percibe como difcil de manejar por eso algunas empresas optan por ignorar a los medios en la creencia de que esto les evitar problemas con ellos. Otras veces se asume que la empresa entabla una relacin con los medios buscando aparecer constantemente en ellos, lo cual no necesariamente va de acuerdo con una estrategia de comunicacin corporativa. Lo que s debe tomarse en cuenta es que la prensa desempea un doble papel, primero como auxiliar en los programas de relaciones pblicas porque hacen llegar los mensajes institucionales a las masas. Por otra parte como una amenaza para la imagen de la empresa si en algn momento difunde informacin parcial o tergiversada sobre sus asuntos. 3.2 EL GOBIERNO COMO ORGANO IMPOSITIVO Y REGULADOR El gobierno como rgano regulador.

Regula ciertas actividades de las organizaciones por medio de leyes que emite. La importancia de que a travs de las relaciones con el gobierno, la organizacin este al tanto de nuevas leyes o modificaciones que puedan afectarle. Adems de estar atenta a actividades legislativas a veces recurrir a los servicios de asesores de un abogado. El medio mas especifico para estar al pendiente de las leyes es el Diario Oficial de la Federacin donde aparece todo.

El

gobierno

como

rgano

impositivo.

Capacidad y autoridad para crear y cumplir un sistema tributario. Al planear el sistema impositivo nacional, estatal o municipal, los legisladores pueden cometer errores. Organizaciones que desarrollaron inteligente programa de relaciones publicas lograran con mayor facilidad ser escuchadas y tendrn en cuenta, para la planeacin y aplicacin de las leyes fiscales. Y brindar ayuda como medio de comunicacin con el gobierno. Tcnicas del departamento de personal
Las tecnicas comprenden el reclutamiento, la seleccion la contratacion y la introduccion del personal. Nuevo ingreso: buscar las fuentes de abastecimiento apropiadas y mantener contacto con ellas, hacer el reclutamiento, las entrevistas, investigacion de referencias y examenes medicos. Pruebas de intereses, aptitudes, etc. Programas de introduccion al trabajo, pruebas practicas. Cambios de status: transferencias, promociones, despidos. Control de ausencias, retardos, etc: politicas al respecto. Ajustes de sueldos. Calificacion de meritos. Entrevistas de salida. Orientacion vocacional de los empleados. Registros y estadisticas del personal.

MEDIOS DE COMUNICACIN CON EL PBLICO EXTERNO

1. CLIENTES Como ya qued asentado previamente, el cliente es uno de los pblicos clave de las organizaciones porque son quienes compran el producto o servicio. Para mejorar las relaciones pblicas con los clientes es necesario poner atencin en tres preceptos bsicos:

a) b)

Tome en cuenta los puntos de vista de sus clientes. Tanto lo relativo al producto y servicio que se le entrega como lo que piensa de la organizacin. Sea veraz en la comunicacin sus clientes. La organizacin deber siempre ser sincera. Esto deber cumplirse primero por razones de tica y adems porque hacer creer algo falso a los clientes tarde o temprano acarrear el desprestigio, no slo entre los clientes sino con otros sectores tambin.

c)

Siempre atienda con esmero a sus clientes. Lo que ms influye en la imagen que el cliente se forma de la empresa, es el servicio y la atencin que se le presta. Hay pequeos detalles en la atencin a los clientes que no significan un gran costo para la empresa, pero s hacen la diferencia frente a la competencia.

A los clientes les interesa saber cuestiones como informacin referente a lo que es la organizacin, sobre sus contribuciones al desarrollo y bienestar de la sociedad e informacin de mejoras en la empresa.

MEDIOS DE COMUNICACIN CON LA COMUNIDAD CON CLIENTES. A. PUBLICIDAD INSTITUCIONAL. Son mensajes acerca de la organizacin en general, no de sus productos o servicios. Estos mensajes por lo general son transmitidos en los medios masivos. En ellos se habla de la misin, de la visin, de los valores, de los objetivos de la empresa; tambin de sus contribuciones a la sociedad, por ejemplo donativos u obras de inters colectivo. B. PUBLICACIONES PRIVADAS Y FOLLETOS. Al igual que con los empleados, la revista interna o los folletos, en este caso de productos o servicios que se ofrecen, sirven para hacer del conocimiento del cliente lo relativo a productos, servicios y estructura de la organizacin. C. VISITAS A LA ORGANIZACIN. Los clientes tienen acceso a algunas reas de la empresa, esto con el fin de que conozcan, por ejemplo algn proceso de produccin. Al final de estas visitas es recomendable (siempre y cuando se tengan los recursos suficientes) regalar algn souvenir, dar un trptico o folleto informativo o algn otro tipo de obsequio lo cual hace ms perdurable el recuerdo de la empresa. D. EXPOSICIONES. Este tipo de eventos se realizan con el fin de vender productos o servicios, no tanto de acrecentar la imagen de la compaa. Sin embargo, en la organizacin de la exposicin, feria a muestra va implcito el manejo de la imagen. Llevar a cabo una exposicin no es fcil ni barato, por ello tenga en cuenta lo siguiente: Primero haga un anlisis costo-beneficio. Cuando decida hacerla, elabore un cronograma con fechas y tareas por hacer. Asegure un espacio adecuado y una buena ubicacin. Decida cules productos o servicios promocionar en la exposicin, a cules les dar prioridad, etc.  Nombre a una persona que est a cargo del diseo del stand y asegrese de que ste transmita el mensaje correcto. El stand ideal atrae clientes.  Haga uso de la publicidad antes de la exposicin. Que la gente sepa que se realizar.    

 Anticpese a las necesidades que se presentarn. Si no se le ocurre ninguna vaya a una feria antes que la que usted har y vea los errores que otros cometen.  Elija a personal con entusiasmo y conocimiento del producto para que estn en su stand o atendiendo a los clientes si la feria es slo de su empresa.  Tenga material informativo VIP a la mano, por si se presentan periodistas o visitantes importantes.  Cada cliente potencial nota quien acta ms rpidamente, as que acte rpidamente en cuanto a contestar preguntas o dar informacin de productos.  Al final de su evento, haga una evaluacin de ste. Usted debe quedar informado de cmo fue percibida la exposicin y qu frutos rindi.

2. PROVEEDORES En la definicin de los pblicos externos ya se destac el importante papel de los proveedores, los medios de comunicacin que pueden utilizarse con ellos son los mismos que se manejan para los clientes. Aqu slo se destacarn algunos preceptos clave del trato a proveedores.  Trate a su proveedor como deseara que sus clientes lo trataran a usted.  Mientras no haya una verdadera intencin de compra, evite pedir cotizaciones a sus proveedores. Valore su esfuerzo y su tiempo.  Compre al precio justo en el mercado, recuerde que a veces lo barato sale caro.  Mantenga una prctica legal, no muestre informacin de un proveedor a otro para que le mejore el precio .  Los trminos de los pedidos deben ser claros y concisos y las condiciones de compra-venta deben ser entendidas y aceptadas por ambas partes.  No cancele pedidos o devuelva mercancas sin razones justificadas.  Si un proveedor est en dificultades y est dentro de sus posibilidades, prstele ayuda.  Los compradores tambin deben visitar a los proveedores para mejorar las relaciones con este pblico y conocer ms acerca de quienes dan la materia prima.  Evite el soborno a los compradores bajo cualquiera de sus formas. Establezca polticas muy claras al respecto.  Evite comprarle a una organizacin slo porque tambin es su cliente. 3. COMUNIDAD Antes de comenzar un plan de relaciones pblicas con la comunidad ponga atencin en los siguientes preceptos. a) Conozca la comunidad, qu intereses, necesidades y forma de pensar tiene. b) Evite la contaminacin del ambiente u otras molestias que puedan traerle mala imagen. c) Mantenga correctamente informados a los lderes de opinin de la comunidad. d) Contribuya al desarrollo socioeconmico de la comunidad donde est laborando. e) Ayude a las instituciones benficas de la comunidad.

Con la comunidad se utilizan los medios de comunicacin que ya fueron descritos (PUBLICIDAD INSTITUCIONAL; PUBLICACIONES PRIVADAS Y FOLLETOS; VISITAS A LA ORGANIZACIN; EXPOSICIONES) y se aade uno: A. ORGANIZACIN DE ACTIVIDADES SOCIALES EN GENERAL. En esta categora caben los eventos deportivos, actividades culturales u otras actividades que involucren al pblico general. 4. GOBIERNO Los medios de comunicacin con el gobierno son iguales a los descritos para los clientes, pero el trato con ellos es obligadamente distinto. Considere los siguientes principios en el trato con el gobierno. a) b) c) d) Elabore una lista completa de las dependencias oficiales relacionadas con la actividad de su empresa, ya sean federales, estatales o municipales. Haga un directorio completo de los funcionarios con los funcionarios clave dentro de las dependencias y mantngalo actualizado. Averige la trayectoria de dichos funcionarios para que sepa que tan informados estn con respecto al sector que estn regulando. Identifique las reas de especializacin y aficiones de los funcionarios para que encuentre puntos de coincidencia y establezca una relacin ms estrecha con ellos. Establezca comunicacin por niveles entre su empresa y la dependencia en cuestin. Haga un plan permanente de visitas de directivos de la empresa a los funcionarios pblicos. En estas visitas se da a conocer la empresa. Invite a los funcionarios pblicos a su empresa, as como al personal de la dependencia que est relacionado (dictaminadores, evaluadores, etc.) Hgase presente en las fechas clave con los funcionarios pblicos. Colabore con los programas que las dependencias lleven a cabo, por ejemplo programas de ayuda social o desarrollo comunitario.

e) f) g) h) i)

5. MEDIOS MASIVOS Los medios de comunicacin con la prensa son esencialmente dos: A. BOLETN DE PRENSA Los comunicados o boletines de prensa son escritos sobre algn hecho interesante que se envan a los reporteros. stos lo pueden publicar exactamente como lo reciben o elegir la informacin relevante y hacer ellos su propia nota. Al redactar boletines de prensa tome en cuenta los siguientes puntos: a) Que sea un hecho de importancia para la comunidad en general, una noticia. b) Apyese en lo hechos, responda a las preguntas qu?, quin?, cmo?, cundo?, dnde?, por qu?. c) Utilice voz activa y no voz pasiva. d) Economice palabras y no utilice tecnicismos sin que los defina en el texto.

e) f) g) h) i)

Utilice maysculas y minsculas. Escriba ms de un prrafo, incluya toda la informacin suficiente. Use correctamente la gramtica. Utilice un procesador de textos. Evite la promocin y si usa signos de admiracin, nicamente ponga uno al inicio y otro al final de la frase.

B. CONFERENCIA DE PRENSA Es un evento con un propsito claro. Se convoca a los reporteros para anunciar algo, que debe ser trascendente para la empresa y sobre todo para la comunidad. Adems en la conferencia se presentan opiniones de especialistas que respaldan el hecho que se presenta como noticia. Un alto funcionario de la empresa o el vocero oficial de la misma, es quien debe conducir la conferencia. Se recomienda convocar una conferencia de prensa temprano por la maana, segn las costumbres locales. Pueden tener lugar en una oficina, una sala especial, o si fuera sobre el terreno, en una tienda de campaa o al aire libre. Deber convocarse inmediatamente despus de que usted se entere de las noticias importantes, sobre todo si son malas noticias. Recuerde la mxima: las malas noticias no mejoran con el tiempo. Si la situacin va cambiando constantemente, tal vez sea conveniente convocar conferencias de prensa o dar informaciones a la prensa todos los das o incluso, si la situacin lo justifica, cada hora. El material que se va a entregar deber estar preparado y deber haber copias suficientes para los reporteros. Indique claramente los nombres y los cargos de las personas que hablan durante la conferencia. El material puede incluir informes de situacin, otros informes, grabaciones en video de la situacin (este material deber mostrarse y debern distribuirse copias) y las declaraciones orales o escritas.
PLANEACION DE LA FUNCION DE RELACIONES PBLICAS EN LA ADMINISTRACIN. Antes de profundizar en el tema que vamos a analizar debemos entender que la planeacion es una etapa del proceso administrativo que es la base que todo buen administrador debe de llevar a cabo. Existen ya varios temas para explicar el proceso administrativo, en virtud de que los diversos estudiosos de las teoras o temas no se han puesto de acuerdo para dar a conocer una teora, que parta este proceso en las mismos pasos. Sin embargo, analizando tales teoras podemos poner como conclusin que todos los autores estn de acuerdo en presentar como la principal etapa del proceso a la planeacin, ya que es el inicio de todo un proceso; aun cuando varios de ellos la coloquen en dos partes como planeacin y previsin. 3.1 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN DE LA FUNCION DE RELACIONES PBLICAS. Como podemos alcanzar a percibir por lo que nos dice la historia que en cualquier actividad humana, llegar con gran logro a las metas requeridas depende en gran medida de que se organicen exactamente las actividades encaminadas a lo previsto. Ejemplos de prueba de esto los hemos alcanzado a lo largo de la historia y los seguimos conservando hoy en da. As, por ejemplo, la historia econmica nos muestra que las

llamadas economas planificadas como la de China y de la Unin Sovitica, han alcanzado metas escalonadas de desarrollo econmico, en periodos sorprendentemente cortos, dignas de admiracin, gracias a que los esfuerzos tenidos a ello se han hecho conforme a pasos bien organizados, con planes a corto y a largo plazos bien definidos. Es claro suponer que la llegada del hombre a la Luna no se hubiera consumado en 1969 si Estados Unidos no hubiera empezado a planear sus actividades para el alcance de tal objetivo es de varios aos antes. Hemos de recordar que dicha planeacin se basaba en diversos proyectos como el Proyecto Apolo, Proyecto Mercurio, etc. Cada uno de los cuales contaba con objetivos bien definidos, subordinados o encaminados al objetivo final. Desde luego la planeacin tambin es factor importante en el xito de las organizaciones o empresas y creemos que es precisamente la existencia o ausencia de ella lo que marca la diferencia ms sealada entre las organizaciones con xito en Mxico y los cientos de ellas que fracasan y cierran sus puertas cada ao, al poco tiempo de iniciarse. Todo lo anterior pone en evidencia el hecho de que el xito de las funciones de las organizaciones depende en un alto grado de su correcta planeacin.