OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

Una vez que haya dominado el material de este captulo, podr: 1. Disear formularios de entrada funcionales para los sistemas de negocios. 2. Disear pantallas de entrada atractivas para los sistemas de informacin. 3. Disear formularios de entrada tiles para la Web. 4. Disear pginas de entrada para utilizar en intranets e Internet.

I.a calidad di' \ ontrada dol sistoma determina la calidad do la salida dol mismo. \'.s vilal i|iu- los iormularios do ontrada, las pantallas y los doi milenios Web intcrui vos se diseen tomando on cuenta cslu importante relacin. (":i;!ndo i'stn bii'n di'-uailo.i. ios fo^mulnrii)1- di- cnirada, I;;1- panlnlkis y los iormuLirios irli""acvos para lonu'st;1.!" i-n la Woh i'bon saiisiacor los ohii'tivo.s do o\\\idii!, iroci.-in, Iji'iliihu] di' uso. fonsisU'ncia. .simplicidad \ i;rjcii\o. 1'oi.ins i^ms ohiovos sv juiodon l(v^r;r si'iiondo principios bsicos do diseo, sabiondo cu ni.\o-.ia ol sisicma iiimii t'nlrada y entendiendo cmo responden los usuarios a los diversos elementos de los Iormularios y las pantallas. Efectividad quiere decir que los formularios de entrada, las pantallas de entrada y ios formularios para contestar en la Web cumplen propsitos especficos en el sisu-ni;1. do infirmacin, mientras que la precisin se refiere al diseo que garantiza que se con tostarn de manera apropiada. La facilidad de uso significa que los formularios y las pantallas son .sencillos y no se requiere tiempo adicional para descifrarlos. La consistencia implica i|iu: todos los formularios de entrada, independientemente de que sean pantallas de entrada o formularios para contestar en la Web, agrupan los datos de forma semejante de un aplicacin a otra, mientras que la simplicidad se refiere a mantener limpios estos mismos dsonos con ol propsito de atraer la atencin del usuario. El atractivo implica que los usuarios dislnitarn al usar los formularios de entrada gracias a lo interesante de su diseo.

DISEO DE M BUEN FORMULARIO

El analista de sistemas debe contar con la capacidad para disear formularios completos: y tiles. Es necesario eliminar los formularios innecesarios que desperdicien los nvursos lio una organizacin. Los formularios son instrumentos importantes para dirigir el curso del trakiio. Son documentos previamente impresos que requieren respuestas estandarizadas por parto do los usuarios. Los formularios obtienen y capturan informacin solicitada por los miombro.-. do

la organizacin, que con frecuencia servir de entrada a la computadora. A travs de este proceso, los formularios sirven a menudo como documentos de origen para el personal de captura de datos o como entrada para las aplicaciones de comercio electrnico. Para disear formularios tiles, es necesario ceirse a los cuatro lineamientos siguientes: 1. 2. 3. 4. Haga formularios fciles de contestar. Asegrese de que los formularios cumplen el propsito para el cual se disearon. Disee formularios para garantizar que se contesten con precisin. Mantenga atractivos los formularios.

Cada uno de estos cuatro lineamientos se considera por separado en las siguientes secciones.

CREACIN DE FORMULARIOS FCILES DE CONTESTAR

Para reducir los errores, acelerar el llenado y facilitar la entrada de datos, es esencial que los formularios sean fciles de contestar. El costo de los formularios es mnimo en comparacin con el costo del tiempo que los empleados dedican a contestarlos y a ingresar los datos correspondientes en el sistema de informacin. Con frecuencia es posible eliminar el proceso de transcribir al sistema los datos que se capturan en un formulario recurriendo al envo por medios electrnicos. Con este mtodo a menudo es necesario que los usuarios introduzcan datos por s mismos, a travs de sitios Web configurados para realizar transacciones con propsitos informativos o de comercio electrnico. Flujo del formulario El diseo de un formulario con el flujo apropiado puede minimizar el tiempo y el esfuerzo que dedican los empleados para contestarlo. Los formularios deben fluir de izquierda a derecha y de arriba abajo. El flujo carente de lgica requiere tiempo adicional y es frustrante. Un formulario que requiere ir directamente al fondo y regresar al principio para contestarlo refleja un flujo pobre. Siete secciones de un formulario Un segundo mtodo que facilita a los usuarios contestar correctamente los formularios es el agolpamiento lgico de la informacin. Las siete secciones principales de un formulario son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Encabezado. Identificacin y acceso. Instrucciones. Cuerpo. Firma y verificacin. Totales. Comentarios.

Estas secciones deben aparecer agrupadas en una pgina como se muestra en la figura 12.1. Observe que las siete secciones cubren la informacin bsica requerida en la mayora de los formularios. La cuarta parte superior del formulario se dedica a tres secciones: el ttulo, la seccin de identificacin y acceso, y la seccin de las instrucciones. La seccin del ttulo normalmente incluye el nombre y direccin del negocio que origina el formulario. La seccin de identificacin y acceso incluye cdigos que pueden usarse para archivar el informe y acceder a l posteriormente. (En el captulo 13 explicamos en detalle cmo acceder a informacin especialmente codificada en una base de datos.) Esta informacin es muy importante cuando se requiere que una organizacin guarde el documento un nmero determinado de aos. La seccin de las instrucciones dice cmo debe contestarse el formulario y a dnde debe enviarse cuando se complete. La parte media del formulario constituye su cuerpo. Esta parte del formulario requiere el mayor detalle y desarrollo por parte de la persona que lo contesta. El cuerpo es la parte del formulario que con mayor probabilidad contendr datos variables. La cuarta parte inferior del formulario est compuesta por tres secciones: firma y verificacin, totales y comentarios. Al requerir totales finales y un resumen de comentarios se da a la persona que contesta el formulario una manera lgica de terminarlo.
P A T. 1 IV ASPECTOS ESENCIALES DEL DISEO

FIGURA 12.1
En los formularios bien diseados se pueden encontrar siete secciones.

Ttulos La creacin de ttulos claros es otra tcnica que puede facilitar la tarea de contestar un formulario. Los ttulos le indican a la persona que contesta el formulario qu poner en una lnea, espacio o cuadro en blanco. En la figura 12.2 se muestran varias opciones para crear ttulos: dos tipos de ttulos con lneas, dos tipos de ttulos con casillas, y ejemplos de ttulos en recuadros y ttulos en tabla. La ventaja de poner el ttulo abajo de la lnea es que hay ms espacio en la propia lnea para los datos. La desventaja es que a veces no es claro qu lnea est asociada con el ttulo: la lnea arriba o abajo del ttulo. Los ttulos con lneas pueden colocarse a la izquierda con espacios en blanco y en la misma lnea, o pueden disponerse abajo de la lnea en la cual se ingresarn los datos. Otra manera para colocar ttulos es dentro de un recuadro en lugar de con una lnea. Los ttulos pueden ponerse dentro, arriba o abajo del recuadro. Los recuadros son tiles en los formularios para que los usuarios ingresen los datos en el lugar correcto, e incluso facilitan la lectura al destinatario del formulario. Es importante utilizar un tamao de fuente pequeo para el ttulo de tal manera que no domine el rea de entrada de datos. Se pueden incluir marcas verticales en el recuadro si se planea que los datos sirvan de entrada en un sistema de cmputo. Si no hay suficiente espacio en un registro para los datos, la persona que contesta el formulario, en vez del operador que captura los datos, tiene libertad para abreviar los datos. Los ttulos tambin pueden incluir notas para ayudar al usuario a ingresar
DISEO DE UNA ENTRADA EFICAZ
; 'i [.' 'i ; _ .3

Principales alternativas para colocar ttulos.

Ttulo con lnea

Ttulo abajo ds la lnea.

Telfono

Ttulo en recuadro.

Hija un mtodo para viajan G Avin DTren

Automvil de la compaa D Automvil personal

Lista de verificacin ~ vertical.

| I

Lista de verificacin horizontal.

correctamente la informacin, como Fecha (MM/DD/AAAA] o Nombre (Apellido, Nombre, Inicial del Segundo Nombre]. Independientemente del estilo de ttulo con lneas que se elija, es importante emplearlos de forma consistente. Por ejemplo, es confuso contestar un formulario que tenga ttulos tanto arriba como abajo de la lnea. Los ttulos con casillas son la mejor opcin cuando es necesario restringir las opciones de respuesta. Observe la lista de mtodos de viaje que se muestra en el ejemplo de eleccin vertical de la figura anterior. Si slo se reembolsan al empleado los gastos de viajes de negocios para los mtodos de viaje listados, un sistema de eleccin vertical es ms conveniente que una lnea en blanco. Este mtodo tiene la ventaja adicional de recordar a la persona encargada de verificar los datos que busque un taln de boleto de avin u otro recibo.
PARTE i V ASPECTOS ESENCIALES DEL DISEO

Un ttulo con casillas horizontales tambin es mejor que un ttulo con lneas cuando la informacin que se requiere es rutinaria y constante. Un ejemplo es un formulario que solicite los servicios de uno de los departamentos siguientes: el Laboratorio fotogrfico, el Departamento de impresin, Mantenimiento o Suministros. Los departamentos proporcionan servicios de manera rutinaria a otros en la organizacin y es poco probable que cambien con rapidez. Los ttulos de tabla son adecuados en el cuerpo de un formulario donde se requieren detalles. Cuando un empleado contesta correctamente un formulario con ttulos de tabla, est creando una tabla para la prxima persona que recibe el formulario, con lo cual colabora a organizar coherentemente los datos. Una combinacin de ttulos tambin es eficaz. Por ejemplo, los ttulos de tabla se pueden usar para especificar categoras como la cantidad, y los ttulos con lneas pueden utilizarse para indicar dnde deben colocarse el subtotal, el impuesto de ventas y el total. Puesto que los diversos ttulos tienen diferentes propsitos, por lo general es necesario emplear varios estilos de ttulo en cada formulario.

SATISFACCIN DEL PROPSITO PREVISTO

Los formularios se crean para satisfacer uno o ms propsitos en el registro, el procesamiento, el almacenamiento y la recuperacin de informacin de las empresas. A veces es conveniente proporcionar informacin diferente a cada departamento o usuario, aunque compartiendo un poco de informacin bsica. En estos casos es donde son tiles los formularios especializados. El trmino formulario especializado tambin puede referirse tan slo a la manera en que la imprenta prepara los formularios. Entre los ejemplos de formularios especializados estn los formularios de mltiples partes que se usan para crear triplicados instantneos de los datos, los formularios continuos que corren por la impresora sin intervencin del usuario, y los formularios perforados que tienen un taln desprendible que sirve como registro.

CMO ASEGURAR LA CONTESTACIN PRECISA

Las tasas de error asociadas a la recopilacin de datos descendern considerablemente cuando los formularios se diseen para garantizar su contestacin precisa. El diseo es importante para lograr que los usuarios hagan lo correcto con el formulario siempre que lo utilicen. Cuando los empleados de servicios, como los encargados de tomar la lectura del consumo de energa elctrica o los administradores de inventarios, usan dispositivos porttiles para examinar o teclear datos en el sitio apropiado, se evita el paso adicional de la transcripcin durante la captura de los datos. Los dispositivos porttiles usan la transmisin inalmbrica, o se conectan a sistemas de cmputo ms grandes en los que pueden descargar los datos que haya recopilado el empleado de servicios. En estos casos no se requiere una transcripcin adicional de lo que haya ocurrido en el campo. El comprobante de gastos de empleados de Bakerloo Brothers, que se muestra en la figura 12.3, se acerca mucho a garantizar la contestacin precisa de un formulario. Muchas de las tcnicas de diseo de formularios que hemos discutido se usan en este ejemplo de comprobante de gastos. El diseo del formulario implementa el flujo correcto: de arriba abajo y de izquierda a derecha. Tambin se apega a la idea de siete secciones o categoras de informacin principales. Adems, el comprobante de gastos de empleados refleja una combinacin bien definida de ttulos e instrucciones. Dado que a los empleados de Bakerloo Brothers slo se les reembolsan gastos reales incurridos, es fundamental obtener el total de gastos correcto. El diseo del formulario proporciona un doble mecanismo de verificacin interno, con totales de columnas y totales de filas cuyas sumas deben coincidir. Si los totales de las filas y los de las columnas no coinciden, el empleado que contesta el formulario sabe que hay un problema y puede corregirlo al momento. De esta manera se evitan los errores y el empleado obtiene el reembolso que se le adeuda; ambos resultados se consiguen gracias a un diseo apropiado del formulario.

CMO HACER FORMULARIOS ATRACTIVOS

Aunque el atractivo de los formularios se deja para el final, esto no significa que tiene menos importancia. Ms bien, se hace al ltimo porque la tarea de dar atractivo a los formularios
DISEO DE UNA ENTRADA EFIC/ C A P I T U L R 12

Formulario que favorece la contestacin precisa.

Bakerloo Brothers
COMPROBANTE DE GASTOS DE EMPLEADOS Solicitante: Mo utilice las reas sombreadas

Nmero de Seauro Social

Numera de comprobant Nombre completo del empleado Accin realizada en:

L 3

l^

,G*

Gastosde

"

Totales

y]

Certifico q u e toda ia informaci

Formulario BB-104 08/2000

se realiza aplicando las tcnicas que vimos en las secciones anteriores. Los formularios estticos atraen a las personas y motivan a contestarlos. Los formularios deben tener una apariencia ordenada. Para ser atractivos, los formularios deben recabar la informacin en el orden previsto: la convencin indica que se debe pedir nombre, calle, ciudad, estado y cdigo postal (e incluso pas, si fuera necesario). El diseo y flujo apropiados contribuyen al atractivo de un formulario. El uso de diversos tipos de letra en el mismo formulario puede motivar a contestarlo. La separacin de categoras y subcategoras con lneas gruesas y delgadas tambin puede acrecentar el inters en el formulario. Los tipos de letra y el grosor de las lneas son elementos de diseo tiles para captar la atencin del usuario y darle la seguridad de que contestar correctamente el formulario.

DISEO DE FORMULARIOS POR COMPUTADORA

Existen numerosos paquetes de diseo de formularios para PCs. En la figura 12.4 se mencionan algunas de las caractersticas del software de diseo de formularios electrnicos e impresos.
ft \: i. . V ASPECTOS ESENCIALES DEL DISEO