Anda di halaman 1dari 12

MAKALAH

7 UNSUR PERKANTORAN SEBAGAI PENUNJANG FUNGSI-FUNGSI


MANAJEMEN PERKANTORAN

DOSEN PEMBIMBING

Dyah Safitri S.IPI., M.Hum

DISUSUN OLEH

Widya Adriyani

UNIVERSITAS INDONESIA

PROGRAM VOKASI

MANAJEMEN REKOD DAN ARSIP

2020/2021
KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga
saya dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “7 Unsur Perkantoran Sebagai
Penunjang Fungsi-Fungsi Manajemen Perkantoran” ini tepat pada waktunya.

Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh Ibu
Dyah Safitri S.IPI., M.Hum. Pada mata kuliah Manajemen Perkantoran. Selain itu, makalah
ini juga bertujuan dapat menambah wawasan tentang manajemen perkantoran bagi para
pembaca dan juga bagi penulis.

Tidak lupa saya mengucapkan terima kasih kepada Ibu Dyah Safitri S.IPI., M.Hum, selaku
dosen mata kuliah Manajemen Perkantoran yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat
menambah pengetahuan dan wawasan saya sesuai dengan bidang studi yang saya tekuni
sekarang ini.

Saya menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu,
kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan demi kesempurnaan makalah ini.

Jakarta, 4 Maret 2021

Penulis

i
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.........................................................................................................................................

DAFTAR ISI........................................................................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang 1


1.2. Tujuan 1

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Manajemen Perkantoran..................................................................................................


2.2. Ruang lingkup pekerjaan perkantoran................................................................................................
2.3. Konsep manajemen perkantoran........................................................................................................

BAB III PEMBAHASAN

3.1. 7 Unsur Perkantoran ..........................................................................................................................


3.2. Pentingnya 7 unsur perkantoran........................................................................................................
3.3. Contoh masing-masing unsur di kegiatan perkantoran.....................................................................
3.4. Kendala dan cara mengatasi penerapan 7 unsur perkantoran............................................................

Bab 4 KESIMPULAN

Bab 5 SARAN

ii
BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang


Dalam setiap organisasi dalam melaksanakan pencapaian tujuan pasti dibutuhkan
suatu pembagian kerja, tugas, dan wewenang yang rinci kepada masing-masing anggota
yang terlibat dalam organisasi. Tidak hanya itu, diperlukan adanya sebuah perkantoran
yang dapat menyediakan informasi terkait untuk mencapai tujuan. Peran dan fungsi
perkantoran sangat penting dalam suatu organisasi, tetapi masih sedikit yang mengetahui
betapa penting dan luasnya peranan dan fungsi perkantoran dalam aktivitas kantor.
Organisasi perkantoran diperlukan memberikan informasi yang baik dan benar dalam
menyampaikan informasi, dengan itu peran dan fungsi perkantoran berkaitan dengan
pekerjaan kantor, karena tanpa adanya pekerjaan kantor yang dilakukan maka organisasi
tersebut tidak dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Pada zaman dahulu, banyak sekali
yang menganggap pekerjaan kantor tidak penting. Dalam pekerjaan kantor harus
dilaksanakan oleh para pegawai dan dikepalai oleh seorang kepala kantor atau bisa
disebut dengan kepala tata usaha.
Kegiatan kantor tidak hanya berkaitan dengan melakukan pencatatan, tetapi juga
harus dapat menghasilkan sebuah informasi secara cepat dan tepat yang berpengaruh
terhadapa pekerjaan lain. Maka dari itu, perkembangan teknologi juga harus berkontribusi
aktif dalam kegiatan perkantoran dan pada zaman ini teknologi sudah sangat berkembang
dan menjadi penunjang dalam melakukan pekerjaan kantor sehingga memudahkan para
pihak yang terlibat dalam organisasi melaksanakan fungsi dan wewenangnya

1.2. Tujuan
1. Mengetahui segala sesuatu tentang manajemen perkantoran
2. Memberikan informasi dari ruang lingkup kesuluruhan pekerjaan perkantoran
3. Mencari apa saja konsep yang terdapat dalam manajemen perkantoran
4. Mencari 7 unsur yang terdapat dalam perkantoran
5. Mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang keperluan yang
menyangkut pekerjaan/kegiatan kantor
6. Mencari kendala apa saja dalam kegiatan perkantoran dan memberikan solusinya

1
BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran merupakan upaya pengarahan dalam kegiatan atau aktivitas


ketatausahaan menurut suatu tempat kerja secara menyeluruh supaya sanggup mencapai
tujuan seefisien mungkin & wajib diadakan penataan supaya pekerjaan ini sanggup
dilakukan menggunakan baik. Upaya penataan ataupun pengelolaan ata suatu pekerjaan
pada tempat kerja ini dianggap menggunakan manajemen perkantoran.

Ada banyak sekali para ahli yang mengemukakan tentang pengertian manajemen
perkantoran, diantaranya :

1. Edwin Robinson dan William Leffingwell


"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan
mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan lebih dahulu."
2. George R. Terry
“Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditentukan”
3. Rifhi Siddiq
"Manajemen perkantoran merupakan suatu metode yang dilakukan dengan
memperhatikan fungsi-fungsi manajemen berkaitan dengan pekerjaan
perkantoran yang telah direncanakan sebelumnya. "
4. Millis Geoffrey
“Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam
menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan
yang ditetapkan.”

2
Sesungguhnya sasaran manajemen kantor tidak hanya pekerjaan kantor yang sifatnya
berupa tulis menulis, tetapi juga mencakup berbagai unsur seperti office personnel, office,
space, komunikasi kantor, metode perkantoran, keuangan, manajemen kearsipan, dan lain-
lain.

2.2. Ruang lingkup pekerjaan perkantoran

1. Aktivitas Kantor
Aktivitas kantor pada umumnya terdiri atas perencanaan perkantoran (Office
Planning), pengorganisasian perkantoran (Office Organizing), dan pengawasan
perkantoran (Office Controlling)
a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning) terdiri atas :
 Perencanaan Gedung
 Tata ruang kantor
 Tata warna
 Tata suara
 Ventilasi
 Penerangan/cahaya
 Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
 Metode dan standarisasi pekerjaan kantor
 Anggaran perkantoran
b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) mencakup hubungan
berbagai fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi
organisasi
c) Pengawasan perkantoran (Office Controlling) terdiri atas :
 Kualitas pekerjaan kantor
 Metode dan standarisasi pekerjaan kantor
 Waktu pekerjaan kantor
 Alat perlengkapan dan perabotan kantor
 Biaya perkantoran
 Pelayanan kantor
 Pengawasan dokumentasi

3
2. Sarana kerja perkantoran
a) Lokasi
 Faktor lingkungan tetangga
 Faktor harga
 Faktor dekat
 Faktor dekat labour market
 Faktor Keamanan
 Faktor jalan keluar masuk pegawai
b) Gedung
 Dapat memberikan fasilitas
 Berkesan yang baik
 Menjamin Kesehatan
 Fleksibel
 Keseimbangan biaya keuntungan
c) Peralatan kantor dan bekal kantor
d) Interior
e) Mesin-mesin kantor
3. Tujuan manajemen perkantoran
a) Ekonomis
b) Teknis
c) Psikologis

2.3. Konsep manajemen perkantoran


a. Pengertian kantor
Menurut Bahasa Belanda “Kantoor” adalah sebutan untuk tempat yang
digunakan sebagai perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin.
Kemudian terdapat 2 pengertian, yaitu dinamis dan statis. Pengertian dalam
dinamis adalah proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian data atau informasi. Sedangkan
secara statis merupakan ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga,
jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian
data/informasi. Ada beberapa ahli yang mengemukakan tentang pengertian kantor,
salah satunya yaitu : Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang

4
biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama
apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.

b. Pengertian manajemen
Secara etimologis, pengertian manajemen adalah seni dalam mengatur dan
melaksanakan. Sedangkan secara umum, manajemen adalah proses untuk mengatur
sesuatu yang dilakukan individu atau kelompok. Proses manajemen termasuk
Menyusun rencana, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian.
Menurut konteks organisasi, kata manajemen merujuk pada hal :
 Manjemen termasuk pada proses, aktivitas, dan fungsi organisasi untuk
mencapai tujuan yang sudah direncanakan
 Kata manajemen juga termasuk dalam kelompok orang yang menjadi
pemimpin atau pembuat keputusan penting dalam organisasi.
Berikut adalah salahsatu definisi manajemen menurut para ahli :
 Menurut Mary Parker Follet, pengertian manajemen adalah sebuah seni
dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Dengan kata lain, seorang
manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai
tujuan sebuah organisasi

c. Pengertian manajemen perkantoran


Manajemen perkantoran adalah pengarahan seluruh terhadap aktivitas atau
ketatausahaan suatu kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang tepat yang
harus diadakan penataan supaya berjalan dengan baik

Adapula pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli, yaitu :


o William Leffingwell & Edwin Robinson
Menurut William Leffingwell & Edwin Robinson, manajemen
perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah merupakan cabang dari seni
dan juga ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan
perkantoran tersebut harus dilakukan.

o Hal Nourse
Menurut Hal Nourse, manajemen perkantoran dalam arti lebih luas bisa
mencakup tidak hanya fungsi – fungsi pelayanan perkantoran yang sudah
di terima pada umumnya, melainkan juga bidang – bidang tentang
kontrol fungsional serta pengarahan administratif terhadap kebanyakan
pekerjaan kertas dan tulis

5
BAB III
PEMBAHASAN

3.1. 7 Unsur Perkantoran


1. Sumber daya manusia
1) Recruitment, terdiri dari :
 Evaluasi keadaan tenaga kerja
 Iklan
 Test
2) Penempatan dan pemberian hak, terdiri dari :
 Orientasi
 Spesifikasi
 Penggajian
3) Peningkatan kualitas, terdiri dari :
 Pelatihan
 Pemberian penghargaan
2. Laporan adalah kegiatan rutin yang dikerjakan karyawan, menjelaskan
perkembangan sistem di kantor dan bentuk komunikasi tertulis. Hal yang harus
diperhatikan dalam membuat laporan, yaitu :
 Format laporan harus disusun secara cermat agar data dan informasi dapat
digunakan secara optimal
 Laporan termasuk salah satu bentuk pengawasan
 Laporan harus dibuat secara akurat dan tepat sesuai keputusan yang sudah
dibuat
3. Keuangan.
Dalam hal keuangan ada 3 hal penting yang sangat harus kita perhatikan, yaitu :
 Partisipasi, yaitu memberikan kesempatan semua pihak untuk berperan
aktif
 Transparansi merupakan operasional organisasi yang dijalankan secara
terbuka oleh anggota organisasi
 Akuntabilitas merupakan pelaporan keuangan sehingga dapat
dipertanggungjawabkan oleh semua pihak terkait
4. Prosedur merupakan cara bekerja dalam organisasi agar lebih efisien dan efektif
apabila dilakukan berdasarkan prosedur
5. Formulir. Di perkantoran terdapat beberapa dokumen yang 70% termasuk
dalam formulir. Terdapat daur hidup formulir yang terdiri atas :
 Penciptaan formulir, yaitu rancangan formulir, jenis media, pola
pengisian, dan petunjuk pengisian
 Penggunaan formulir dengan menentukan siapa yang berhak
memperoleh formulir tersebut
 Penyimpanan formulir terbagi menjadi 2, yaitu sistem dan tempat
 Temu Kembali, metode ini dilakukan agar formulir dapat diperoleh
dengan cepat pada saat digunakan

6
 Pemusnahan formulir, termasuk tahap yang terakhir dalam daur hidup
formulir, pada tahap ini kita menggunakan JRA sebagai penentuan untuk
pemusnahan
6. Filing. Dengan adanya filing maka penyimpanan arsip yang baik akan
mempermudah temu Kembali informasi yang terdapat di arsip tersebut, maka
arsip dapat tertata dengan rapih dan tidak terjadi penumpukan arsip. Tidak
hanya itu, filing terdapat 3 sistem yang terdiri atas alfabetis, numerik, dan
alfanumerik yang merupakan gabungan abdjad dan angka
7. Peralatan , perabotan, dan Gedung kantor
 Peralatan dan perabotan terdiri dari ATK dan computer yang merupakan
sarana karyawan dalam melaksanakan tugasnya
 Gedung kantor sebagai tempat bersosialisasi karyawan, sehingga
terdapat kebersamaan, nilai, dan norma yang disepakati bersama oleh
semua anggota

3.2. Pentingnya 7 unsur perkantoran


7 unsur dalam perkantoran dianggap penting karena sebagai penunjang kantor agar
tercapai suatu tujuan yang telah direncanakan

3.3. Contoh masing-masing unsur di kegiatan perkantoran


Contoh masing-masing unsur di kegiatan perkantoran adalah sebagai berikut.
A. Sumber Daya Manusia
- Perekrutan karyawan
- Training pada karyawan
- Tenaga ahli dan teknisi
- Pemimpin perusahaan atau perkantoran
B. Laporan
- Laporan gaji
- Laporan keuangan
- Laporan harian
- Laooran bulanan
- Laporan tahunan
C. Keuangan
- Modal
- Laba rugi perkantoran atau perusahaan
- Mendapatkan dana bagi perusahaan. Mendapatkan dana bagi perusahaan
merupakan salah satu aktivitas dari manajemen keuangan yang bertujuan
untuk memperoleh sumber pendanaan.
- Menggunakan Dana Milik Perusahaan. Menggunakan dana milik
perusahaan yaitu suatu kegiatan untuk menggunakan atau
menginvestasikan dana yang terdapat pada perusahaan dalam berbagai
bentuk seperti asset
- Mengelola Asset (Aktiva). Mengelola asset (aktiva), adalah berupa
kegiatan yang dilakukan setelah dana sudah didapatkan dan telah
diinvestasikan atau dialokasikan ke dalam bentuk asset (atkiva).

7
D. Prosedur
- SOP perkantoran atau perusahaan tentang internal audir
- SOP perkantoran atau perusahaan tentang komplain dan keluhan
- SOP perkantoran atau perusahaan tentang produk kadaluarsa
E. Formulir
- Formulir lamaran
- Formulir data karyawan
- Formulir penjualan
F. Filling
- Kegiatan yang termasuk dalam Administrasi Kearsipan, atau kearsipan,
atau filling, adalah kegiatan – kegiatan yang berkenaan dengan:
Penerimaan warkat, Pengiriman warkat, Pencatatan warkat, Penyimpanan
warkat, Penyingkiran atau penyusutan warkat, dan Pemusnahan warkat
yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan.
G. Peralatan, Perabotan dan Gedung Kantor
- Komputer (PC)
- Printer
- Scanner
- Rak meja

3.4. Kendala dan cara mengatasi penerapan 7 unsur perkantoran


a. Sering menganalisa cara kerja yang sudah berjalan, seperti menganalisa apakah
cara bekerja kita sudah baik dan efektif, jika belum maka harus segera dilakukan
evaluasi secara cepat dan tepat agar tidak berdampak bagi keseluruhan aktivitas.
b. Menerapkan pola kepemimpinan yang sesuai, yaitu dengan berkomunikasi harus
berjalan dengan baik antara kepala kantor dengan para karyawannya agar tidak
terjadi kesalahpahaman ketika sedang menyampaikan pemberian tugas, dan juga
visi misi yang dibuat oleh pemimpin harus jelas, sehingga satu pemahaman yang
sama.
c. Memeriksa cara kerja “peralatan” yang sudah ada, mengevaluasi bagaimana cara
kerja peralatan yang terdapat dalam kantor tersebut, sehingga kita dapat
mengetahui apakah peralatan tersebut dapat bekerja dengan baik .
d. Membuat alur kerja sangat perlu diberlakukan di perkantoran agar manajemen
yang ada dapat berjalan lebih maksimal, sehingga anggota tim tidak akan bingung
dengan pekerjaan yang akan mereka lakukan.
e. Lakukan sharing antar anggota tim, dengan adanya sharing antar kelompok maka
dapat saling mengemukakan pendapat antara pemimpin dan anggota tim yang
bertanggung jawab dalam tim tersebut.
f. Dukung pimpinan dalam masa awal implementasi.
g. Evaluasi alur kerja dan peralatan yang digunakan dalam manajemen, Setelah
mendapatkan masukan dari anggota tim pada saat sesi sharing, pimpinan akan
mulai menerapkan cara yang dirasa terbaik. Tapi, terbaik menurut pimpinan
belum tentu baik pula bagi anggota lainnya.

8
BAB 4
KESIMPULAN

Manajemen perkantoran merupakan upaya pengarahan dalam kegiatan atau aktivitas


ketatausahaan menurut suatu tempat kerja secara menyeluruh supaya sanggup mencapai
tujuan seefisien mungkin & wajib diadakan penataan supaya pekerjaan ini sanggup
dilakukan menggunakan baik. Edwin Robinson dan William Leffingwell mengatakan bahwa
manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
Secara garis besar ruang lingkup manajemen terbagi menjadi 3 bagian, yaitu aktivitas
kantor, sarana kerja perkantoran, tujuan manajemen perkantoran. Aktivitas kantor terdiri atas
perencanaan perkantoran, pengorganisasian perkantoran, dan pengawasan perkantoran.
Kemudian sarana kerja perkantoran terdapat lokasi, Gedung, peralatan kantor dan bekal
kantor, interior, dan mesin-mesin kantor. Lalu yang terakhir adalah tujuan manajemen
perkantoran, yaitu, ekonomis, teknis, dan psikologis
Dalam manajemen perkantoran terdapat 7 unsur yang harus diperhatikan, yaitu
sumber daya manusia yang terdapat 3 tahapan yang harus dilalui adalah recruitment,
penempatan, dan peningkatan; Laporan adalah kegiatan rutin yang dikerjakan karyawan,
menjelaskan perkembangan sistem di kantor dan bentuk komunikasi tertulis; keuangan terdiri
atas partisipasi, transparansi, akuntabilitas; Prosedur merupakan cara bekerja dalam
organisasi agar lebih efisien dan efektif apabila dilakukan berdasarkan prosedur; formulir
memiliki siklus daur hidup yang berupa penciptaan, penggunaan, penyimpanan, temu
Kembali, dan pemusnahan formulir; Dengan adanya filing maka penyimpanan arsip yang
baik akan mempermudah temu Kembali informasi yang terdapat di arsip tersebut, maka arsip
dapat tertata dengan rapih dan tidak terjadi penumpukan arsip; yang terakhir adalah peralatan,
perabotan, dan Gedung kantor.
Dari 7 unsur tersebut terdapat masing-masing contoh didalamnya, dan juga terdapat
kendala dan solusi didalam manajemen perkantoran agar pekerjaan kantor berjalan dengan
baik. Kita harus sering mengevaluasi pekerjaan kita masing-masing dan harus Saling
mendengarkan pendapat para anggota yang terlibat.

BAB 5
SARAN

Kami tentunya masih menyadari jika makalah ini masih terdapat banyak kesalahan
dan jauh dari kata sempurna. Maka dari itu, penulis masih menerima kritik dan saran yang
membangun kepada pembaca agar dapat memperbaiki tulisan ini dengan lebih baik lagi di
kemudian hari

Anda mungkin juga menyukai