PANDUAN LOKET PENDAFTARAN

A. DEFINISI

1. Front Office
Front Office adalah salah satu tempat yang berada paling depan yang
merupakan pintu gerbang utama dari suatu kantor intansi sehingga mudah
diakses oleh pihak luar, baik dalam hal informasi maupun secara operasional
2. Loket Pendaftaran
Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat pendataan dan
pencatatan data pasien untuk mendapatkan pelayanan
3. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang masalah
kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehanan yang diperlukan baik
secara langsung maupun tidak langsung kepada dokter, dokter gigi, dan
kepada petugas kesehatan lainnya
4. Identifikasi Pasien
Identifikasi Pasien adalah Proses pengumpulan data dan pencatatan segala
keterangan serta bukti bukti dalam penentuan status pasien
5. Pasien Baru
Pasien baru adalah Pasien datang berkunjung sebagai pengunjung untuk
pertama kalinya dan belum pernah melakukan kunjungan ke penyedia layanan
6. Pasien Lama
Pasien datang untuk kunjungan berikutnya, dan sudah tercatat dengan nomer
register sebagai kunjungan lama
7. Pasien Umum
Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan kesehatan dari
badan atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan
8. Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN)
Pasien datang berkunjung dengan adanya jamiman kesehatan dari badan
atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan
(Pemegang Kartu BPJS/ KIS)
9. Pasien Khusus
Pasien Khusus adalah pasien dengan kereteria tertentu ( Usia > 60 tahun,
Disabilitas, Pasien pengobatan TBC, Pasien penderita gangguan kesehatan
jiwa, Pasien Gawat Darurat )
10. Rekam Medis

1
 Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang
identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
yang diberikan kepada setiap pasien
11. Kartu Pengenal Pasien
Kartu pengenal pasien dalah kartu Identitas yang diberikan penyedia layanan
yang berisi tentang data pasien, nomer induk regester yang dimiliki dalam satu
keluarga, daftar nama nama anggota keluarga tertanggung
12. Family Folder
Family Folder adalah arsip Rekam Medis dalam satu keluarga yang dikemas
dalam satu folder dengan satu nomer register induk
13. Individu Folder
Individu Folder adalah arsip satu Rekam Medis yang berdiri sendiri atas nama
pasien dengan nomer register sendiri
14. Kasir
Kasir adalah sarana penyelesaian administrasi keuangan
15. Informasi
Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang
mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya
yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai
kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi baik secara elektronik ata upun non-elektronik dengan tujuan agar
mereka mengetahui atau memahaminya.
16. Penyampaian Informasi
Penyampaian informasi adalah proses pemberian pengetahuan mengenai
tatacara pendaftaran pasien kepada pasien dan / atau keluarga pasien oleh
petugas pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan kesehatan
17. Hak
Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk
mendapatkan atau memutuskan berbuat sesuatu
18. Hak Pasien
Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien
19. Kewajiban
Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh
seseorang
20. Kewajiban Pasien
Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan
oleh seseorang Pasien
21. Alur Pendaftran

2
 Alur Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien dalam
hal melakukan pendaftran
22. Alur Pelayanan
Alur Pelayanan adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien secara
keseluruhan bagi pasien untuk memperoleh pelayanan
23. SOP ( Standar Operasional Prosedur)
SOP adalah suatu intruksi atau perintah kerja atau tata cara yang teperinci
dan tetulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam
menjalankan suatu pekerjaan

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di Puskesmas
Kedundung, meliputi
1. Identifikasi Pasien
2. Pendataan Pasien
3. Pembuatan Kartu Rekam Medis Baru
4. Pencarian Kartu Rekam Medis lama
5. Distribusi Kartu Rekam Medis ke Poli
6. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
7. Penyampaian Informasi Lainnya
8. Pencatan dan Pelaporan
9. Penyimpanan Kembali kartu Rekam Medis

C. TATA LAKSANA
A. Proses Pendaftaran Pasien
1. Pasien datang.
2. Pasien mengambil nomor antrian .
a. Nomor antrian warna putih Untuk Pasien Poli Umum
b. Nomor antrian warna Hijau Untuk Pasien Poli Lansia
c. Nomor antrian warna Merah Untuk Pasien Poli KIA
d. Nomor antrian warna Kuning Untuk Pasien Poli Gigi
e. Nomor antrian warna Biru Untuk Pasien Rujukan Lama
3. Petugas Memanggil pasien sesuai dengan nomor urut pasien
a. Untuk pasien Lansia di prioritaskan untuk dipanggil lebih dulu
b. Untuk pasien gawat darurat pasien bisa langsung ke UGD untuk ditangani
lebih dulu sementara pendaftaran dapat dilakukan anggota keluarga
yang lain atau pengantar pasien.
c. Untuk Pasien dengan gangguan pendengaran petugas melakukan
komunikasi dengan volume suara yang lebih keras jika tidak dipahami
3
 dapat ditulis di kertas apa keperluannya dan unit pelayanan yang akan
dituju.
d. Untuk pasien dengan gangguan motorik atau disabilitas seperti pasien
stroke, post kecelakaan dan gangguan persendian pendaftaran tetap
dilakukan sesuai antrian dengan memfasilitasi pasien untuk menggunakan
kursi roda.
e. Untuk Pasien dengan gangguan komunikasi verbal petugas dapat
mengunakan bahasa isyarat atau meminta bantuan pengantar pasien
sebagai perantara dalam berkomunikasi.
f. Untuk pasien dengan gangguan penglihatan petugas harus membantu
pasien menanyakan unit yang dituju dan mengantar pasien ke ruang
tunggu di unit yang dituju
g. Untuk pasien dengan bahasa daerah yang tidak bisa berbahasa indonesia
pasien dapat memanggil staf diluar unit pendaftaran sebagai penerjemah
4. Pasien ditanya sudah pernah berobat sebelumnya atau belum, jika pasien
sudah pernah berobat, ditanya apakah pasien membawa Kartu Berobat. Jika
membawa Kartu Berobat, kartu diserahkan ke petugas Unit Pendaftaran, jika
pasien tidak membawa kartu berobat petugas mencari identitas pasien di
aplikasi SIMPUS berdasarkan nama pasien dan mencocokkan dengan kartu
berobat untuk mendapatkan nomor register pasien.
5. Jika pasien belum pernah berobat di Puskesmas ,maka petugas mengisi
Kartu Berobat Keluarga yang berisi identitas pasien baru, kemudian petugas
mencatat dibuku Bantu kunjungan pasien Baru dan membuatkan kartu status
pasien baru
6. Petugas meminta pasien untuk menyelesaikan administrasi,Jika pasien
umum dipersilahkan membayar retribusi di kasir,Jika pasien adalah peserta
JKN dan Gratis Program maka pasien tidak perlu membayar retribusi tapi
pasien diminta untuk menyerahkan kartu JKN.
7. Petugas Mengentry data kunjungan pasien sesuai status kepesertaan
pasien, untuk pasien JKN data di entry dengan aplikasi Pcare dan SIMPUS,
sedangkan untuk pasien umum hanya di entry di SIMPUS
8. Pasien dipersilahkan menunggu ditempat tunggu dekat dengan unit /poli
yang dituju, untuk pasien lansia dipersilahkan menuju poli lansia.
9. Setelah semua data cocok maka petugas mengambilkan Buku Rekam medis
Pasien dan langsung membawa Buku Rekam medis menuju poli yang dituju.
B. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
1. Petugas menyapa pelanggan dengan ramah, senyum salam dan sapa
2. Petugas mendaftarkan pasien sesuai identitas dari kartu KIS pasien.

4
3. Petugas pendaftaran meminta pasien / keluarga untuk menjelaskan apakah
pasien mengerti tentang hak dan kewajibannya?
4. Jika pasien sudah tahu apresiasikan dengan memberi pujian dan minta pasien
menunggu dengan sabar di unit unit yang di butuhkan.
5. Jika pasien belum memahami hak dan kewajiban petugas pendaftaran wajib
memberi tahu baik secara langsung melalui komunikasi yang baik dengan
pasien ataupun tidak langsung dengan memberikan leaflet.
6. Hak Pasien
a. Memperoleh Informasi tentang tata tertib dan peraturan yang berlaku di
Puskesmas Kedundung.
b. Memperoleh pelayanan sesuai dengan standar pelayanan.
c. Memperleh informasi atas penyakit yang diderita, tindakan medis yang
akan dilakukan dan kemungkinan penyulit sebagai akibat dari tindakan
tersebut serta mengatasi dengan alternatif lainnya.
d. Meminta konsultasi medis.
e. Menyetujui atau menolak tindakan yang akan dilakukan oleh penyediaan
layanan sehubungan dengan penyakit yang dideritanya kecuali kasus
kejadian luar biasa yang dapat membahayakan masyarakat.
f. Menyampaikan kritik, saran, keluhan dan komplain yang berkaitan dengan
pelayanan di Puskesmas Kedundung.
7. Kewajiban Pasien
a. Membawa kartu identitas (KTP/KK) untuk mengetahui alamat dengan jelas
bagi pasien yang berkunjung pertama kali ke Puskesmas Kedundung.
b. Membawa kartu berobat/nomor kartu berobat (Untuk Pasien Lama).
c. Membawa kartu BPJS/KIS bagi pengguna layanan.
d. Membaya biaya pelayanan sesuai perda yang berlaku (Untuk Pasien
Umum).
e. Mengikuti tata alur pelayanan Puskesmas Kedundung.
C. Proses Penyampaian Informasi lainya
Proses Penyampaian Informasi lainnya di loket adalah sebagai berikut :
1. Petugas memberi salam pada pasien dengan ramah,
2. Petugas menanyakan tentang kebutuhan pasien,
3. Petugas memberikan informasi kepada pasien tentang tarip, jenis pelayanan,
jadwal pelayanan, fasilitas rujukan, dan informasi lainnya sesuai kebutuhan.
4. Petugas menanyakan kembali pada pasien, apakah pasien sudah paham
dengan penjelasan petugas.
5. Petugas melanjutkan pelayanan pada pasien tersebut sesuai dengan
kebutuhan.

5
 D. Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis
Proses penyimpanan kembali Kartu Rekam Medis adalah sebagai berikut :
1. Petugas rekam medis memilah-milah berkas rekam medis dan
mengelompokanya sesuai 3 digit angka pertama dalam nomor rekam medis.
2. Petugas rekam medis memasukan berkas rekam medis sesuai nomor
penjajaran didalam rak filing.
3. Petugas rekam medis melakukan pengurutan berkas rekam medis di setiap
nomor dengan cara 3 digit angka pertama dalam nomor rekam medis
digunakan sebagai digit utama dalam penyimpanannya. Selanjutnya diikuti
oleh 5 digit selanjutnya.

D. DOKUMEN
1. Nomer urut antrian
a. Nomor antrian warna putih Untuk Pasien Poli Umum
b. Nomor antrian warna Hijau Untuk Pasien Poli Lansia
c. Nomor antrian warna Merah Untuk Pasien Poli KIA
d. Nomor antrian warna Kuning Untuk Pasien Poli Gigi
e. Nomor antrian warna Biru Untuk Pasien Poli Rujukan
2. Kartu rekam medis
3. Kartu pengenal pasien
4. Buku Register Pasien baru.
5. Register Kunjungan
6. Format laporan