Srie Gesto de Materiais Parte 5 Acuracidade de Saldos ( *) Por Daniel Gasnier Manter corretas as informaes sobre saldos em estoque

e um dos grandes desafios para os gestores de materiais, mais ainda quando buscamos trabalhar com nveis enxutos e com elevadas frequncias de acessos, isto , mais e mais recebimentos e apanhes que naturalmente - aumentam o riscos da impreciso nos registros das respectivas transaes . Fica mais complexo quando consideramos aquilo que intrnseco ao ser humano: somos falveis. Em mdia, uma pessoa comete um erro de digitao a cada 300 caracteres inseridos manualmente em um sistema qualquer. Condies operacionais, documentao divergente, sistemas e polticas tambm podem embutir falhas que contribuem para incrementar as divergncias entre os saldos fsicos e lgicos. Muitas destas causas crnicas permanecem escondidas nas atividades rotineiras deteriorando a qualidade das informaes e comprometendo a confiabilidade do gestor dos materiais. Portanto, a busca pela preciso das informaes no apenas um capricho, mas uma necessidade vital para todos os envolvidos. Investir tempo e recursos para manter e aprimorar o que denominamos acuracidade das informaes traz benefcios efetivos sob os pontos de vista das diversas partes interessadas:

Empresarial: Para acionistas e diretores a informao o subsdio para a tomada de decises crticas, de forma que confiabilidade fundamental. Cabe alta administrao enfatizar a importncia da disciplina diria e viabilizar meios para que a organizao alcance metas desafiadoras da acuracidade. Para ilustrarmos com um caso real, uma empresa obteve um grande financiamento de agentes governamentais que viabilizou sua estratgia de crescimento graas, entre outros fatores, a expressiva melhoria na sua acuracidade de saldos; Contbil: Para quantificar com preciso a riqueza da empresa, preciso que os registros de valores, entradas, sadas e saldos sejam lanados e processados corretamente. Desta forma, usual em muitas empresas, que os saldos sejam sistematicamente auditados por terceiros. Em mais de uma ocasio, por exemplo, constatamos que o software de gesto empresarial da empresa, desenvolvido internamente, continha falhas lgicas de codificao que ocasionavam erros de processamento; Vendas: At uma atividade simples como aceitar um pedido e determinar um prazo de entrega imaginando dispor dos materiais pode acabar comprometendo a imagem da empresa caso uma simples informao esteja errada. Quando estas ocorrncias se tornam repetitivas perdemos clientes e o relacionamento interno tambm vai se comprometendo; Logstico: O abastecimento contnuo requer informao precisa e atualizada, sem a qual corremos o risco de comprometer o atendimento aos clientes, ou ento optamos por comprometer a produtividade para assegurar o reabastecimento elevando os custos logsticos; Operacional: A produtividade da produo depende de mquinas operando continuamente. Quantas vezes sua linha de produo interrompeu a operao por falta de algum insumo ou mesmo pela quebra de alguma pea? Nesta ocasio percebemos o tamanho do custo da falta de acuracidade das informaes.

1. Definies

1.1.

Acuracidade: Acuracidade um sinnimo para qualidade e confiabilidade da informao. Na gesto de materiais, a acuracidade de saldo um indicador gerencial, expresso em percentagem,

da proporo de informaes corretas, isto , da quantidade fsica disponvel no estoque comparada com a informao do saldo conforme consta no sistema de informaes, em um determinado momento.

Quantidade de informaes corretas Acuracidade = Nmero de informaes verificadas Figura 5.1 Frmula da Acuracidade de informaes. x 100

1.2.

Divergncia: Para procurar melhorar a acuracidade de cada SKU interessante mensurar seu grau do desvio entre o dado fsico e o dado lgico, expressando-o como uma percentagem.

Divergncia =

Quantidade medida Quantidade no sistema x 100 Quantidade no sistema Figura 5.2 Frmula da divergncia de saldo de uma SKU.

1.3.

Tolerncia: o grau de aceitao do erro, isto , da divergncia conceituada no item anterior, sem que este desvio seja efetivamente contabilizado como uma diferena para a organizao. Trata-se da aplicao do bom senso, pois a determinao de uma tolerncia minimiza a necessidade de reconciliaes e ajustes de saldo. Classe Quantidade Valor Auditores A Reflexo no resultado 0,2 % R$ 500 e/ou patrimnio B 1,0 % R$ 200 C 3,0 % R$ 100 Nota: Valores meramente ilustrativos (devem ser avaliados pelo gestor). Figura 5.3 Exemplo de poltica de tolerncias para divergncias.

2.

Tipos de Inventrios: Existem diversas alternativas de procedimentos para inventrios, cada uma mais adequada s diferentes necessidades, recursos e exigncias existentes. Conhec-las o primeiro passo para a escolha da mais apropriada.

2.1.

Inventrio geral: um processo de contagem fsica de todos os itens em poder da empresa, a portas fechadas e em uma data pr-fixada. Pode ser programado periodicamente, usualmente no fechamento contbil do exerccio, ou excepcionalmente - ser requerido em ocasies extraordinrias. Inventrio permanente: um processo peridico de inventrio, em que todas as SKU so contadas pelo menos uma vez no ano.

2.2.

2.3.

Inventrio rotativo: O Inventrio rotativo, ou recontagem cclica uma contagem fsica contnua dos itens em estoque (variao de inventrio permanente), programado de modo que os itens sejam contados a uma freqncia pr-determinada (semanal ou diria), organizadas em ciclos e perodos, que so dimensionados em funo da quantidade e das categorias dos itens envolvidos (ABC ou popularidade). Da, os registros das transaes dos itens divergentes so reconciliados, visando a identificao e remoo das causas das divergncias. Inventrio gratuito: Nas organizaes onde se pratica inventrio rotativo possvel implementar tcnicas para incremento da produtividade do processo. Por exemplo, aproveitando procedimentos de apanhe ou acesso aos itens, quando identificamos um saldo zerado ou nas troca de nmero de lotes. Tambm pode ser classificado como inventrio gratuito aquelas oportunidades em que utilizamos a ociosidade da mo-de-obra no depsito, recurso que alguns sistemas WMS e coletores de dados conectados por radiofreqncia j exploram. Inventrio por grupo de itens: Nesta variao se focaliza uma parcela especifica dos itens em estoque, algumas vezes em virtude de alguma caracterstica especial, como os barbitricos, que so rigorosamente controlados, em freqncias dirias e at horrias. Inventrio por amostra: Principalmente empregada em procedimentos de auditoria, valendo-se de uma abordagem estatstica, serve para o reconhecimento parcial da situao mediante inferncia de que aquela parte verificada representa o todo. Inventrio por posio fsica: Com o advento da tecnologia de informao se viabiliza mais facilmente a opo da contagem por endereo, abonando as contagens de posies no acessadas. Inventrio por lote: Tambm possvel, recorrendo a recursos de identificao e rastreamento informatizados, acompanhar o consumo no apenas dos itens, mas dos respectivos lotes de fabricao, tornando o controle ainda mais robusto.

2.4.

2.5. 2.6. 2.7. 2.8.

3.

Processo de Inventrio Geral: Em termos de preparativos, para qualquer processo de inventrio importante destacar que o nvel de organizao um fator decisivo para a produtividade. Por exemplo, um inventrio geral em uma empresa em que trabalhamos exigiu quatro dias envolvendo trinta pessoas alocadas. Apenas seis meses depois, aps a sistematizao do depsito, um inventrio geral muito mais elaborado, incluindo inventrio por posio fsica, necessitou de apenas dois dias para ser concludo sem todo aquele stress anterior. CHECK-LIST PARA INVENTRIO GERAL ANTES DO INVENTRIO (Preparao)

Todos os materiais devem estar corretamente identificados e armazenados, em um ambiente organizado, arrumado e limpo; Identificar e providenciar todos os recursos necessrios (pessoas, equipamentos de armazenagem, movimentao, controle, processamento e suprimentos); Elaborar um organograma para o inventrio (quem quem) definindo as respectivas funes durante o inventrio,

Elaborar layout dos depsitos, definindo regies, sistema de localizao e posio dos pontos de digitao, coordenao, reas segregadas, etc; Providenciar para que os terminais estejam bloqueados para consultas durante o processo de inventrio; Convocar por escrito todas as pessoas necessrias para dar suporte ao inventrio (manuteno , tcnicos, refeitrio, transportes, etc), informando horrios e atribuies;

Elaborar um cronograma do processo, dimensionando recursos e durao das atividades;

Definir previamente os critrios de tolerncias e recontagens com os auditores;

Providenciar meios visuais e apoio tcnico para a identificao dos materiais durante o inventrio;

Comunicar todos os envolvidos, internos e externos, sobre perodo de interrupo do atendimento e medidas contingncias em casos de urgncia; Definir como sero providas a alimentao e o transporte dos colaboradores nos horrios extraordinrios;
Realizar anlise de risco procurando identificar os riscos e as medidas preventivas e contingenciais; Providenciar as fichas de contagem (inclusive fichas adicionais) e definir como sero distribudas; Procurar antecipar algumas contagens, unitizando e lacrando estes itens;

Treinar todos os envolvidos: Como preencher as fichas e escrever nmeros de forma legvel, o que observar, unidades e o que cabe a cada um fazer. Assegurar que digitadores saibam como lanar corretamente as quantidades apuradas; Elaborar relao de vistos dos contadores;

DURANTE INVENTRIO (Execuo) Evento de abertura e sensibilizao dos envolvidos, incluindo oportunidade para perguntas e respostas; Circular lista de presena; Requisitar a devoluo ao estoque de todos os materiais que estejam no recebimento, controle da qualidade, engenharia, manuteno, expedio e demais setores. Controle da Qualidade, engenharia e compras devem dar definio dos itens no-conforme pendentes que ainda no deram entrada no estoque;

Recolher materiais do processo dispersos nas linhas de produo; Procurar reunir os materiais com mesmo cdigo em um nico local, evitando t-lo disperso; Segregar materiais rejeitados e cont-los separadamente; Dispor coordenadores para resolver dvidas durante todo o processo; Preparar relatrios de variaes e planilha de controle do progresso do inventrio;

APS CONTAGENS (Encerramento) Levantar com pessoal-chave as lies aprendidas do processo; Elaborar relatrio de diferenas apuradas e relatrio executivo do processo; Evento de encerramento (agradecimentos e comemorao).

Figura 5.4 Providncias para processo de Inventrio geral.

4.

Inventrio Rotativo: A figura 5.5 ilustra a seqncia do processo de contagem cclica, enquanto a figura 5.6 apresenta os conceitos de ciclo e perodo do inventrio rotativo

F lu x o g r a m a d o In v e n t r io R o ta tiv o
C oordena dor I n c io PREPARAO: Im p r im ir f ic h a s e a g r u p a r ite n s F o r m a li z a r " C u tt - O ff " N o 1 ro d a d a c o n c lu d a ? S im N o 2 ro d a d a c o n c lu d a ?

1 C o n ta d o r

A v is o s : N o t i f ic a r o s it e n s s e le c i o n a d o s p a r a o R ec e b im e n to , C Q , P r o d u o e E x p e d i o 8 h an te s d o " C u tt -o ff" . To d a s a s re as d e ve m p rio riz a r o d e s e m b a r a o d e s te s i t e n s .

S e g u ir p a r a p r x im a lo c a liz a o e P o s ic io n a r S i n a l i z a d o r

S im R e a liz a 1 c o n ta g e m P r e e n c h e f ic h a 1 c o n ta g e m 1

2 C o n ta d o r + S u p e r v is o r E m it i r r e la t r io s d e c o n ta g e m e v a r ia o
F ic h a

S e g u ir p a ra p r x im a lo c a liz a o

R e a liz a 2 c o n ta g e m

P r e e n c h e fic h a 2 c o n ta g e m
fic h a

D ig ita d o r

E m itir 2 r e la t r io d e
D iv e rg n c ia s

D ig ita 3 fic h a
F ic h a

D ig it a 1 fic h a

E m itir 1 r e la t r i o d e
D i v e r g n c ia s

D ig ita 2 fic h a

S im C oordena dor e S u p e rv is o r
(C) DGG

Acom panham p e s s o a lm e n te a 3 c o n ta g e m d a s d iv e r g e n te s

P r e e n c h e fic h a 3 c o n ta g e m

3 ro d a d a c o n c l u d a ?

R e c o lh e r S i n a li z a d o r e s A n lis e d a s C a usa s das d iv e r g n c i a s D e fin ir p r o v id n c ia s d e r e g u la r i z a o e P r o c e s s a r a j u s te s

A t u a l iz a r g r f i c o e e m it i r r e l a t r io

N o

F im

Figura 5.5 Fluxograma do Inventrio Rotativo

Plano de Contagens: Programamos o inventrio rotativo definindo o perodo e os ciclos. O perodo corresponde ao tempo necessrio para contarmos todos os itens do estoque pelo menos uma vez. Pode haver um ou mais ciclos dentro de um perodo de contagem. Recomenda-se que a freqncia de contagens dos itens A e/ou mais populares em termos de acessos seja maior, e como sugere a figura 5.? propomos A=6, B=2, C=1 [ciclos/perodo]:

1 20

5 2 0

9 20

1 0

11

12

1 3 2 0

14

15

1 6

17 20

1 8

19

20

21 20

22

23

2 4

C tag on ens = 80x6

A
40

20 20 20

20 20 20

2 0 20 20 4 0

20 20 2 0

2 0 20 20

20 20 2 0

480

= 480x2 40 960 40

40 40 40 4 0

4 0 40 40 40 40 40 4 0 40 40 4 0 40 40 40 40 40 4 0 = 2880x1

12 0 120 1 20 120 1 20 120 120

28 80

Figura 5.6 Cronograma de contagens

1 20 12 0 120 120

12 0 120 12 0

Melhores prticas: Como demonstra o quadro comparativo da figura 5.7, so diversas as vantagens do inventrio rotativo, sendo esta uma prtica usual entre as empresas bem organizadas. Inventrio geral

120 1 20 12 0 120 120 12 0 1 20 12 0 120 1 20 43 20

Inventrio rotativo

Esforo concentrado (pico de custo);

Almoxarifes tornam-se especialistas no processo e no ajuste;

Gera impacto na atividade da empresa (almoxarifado de portas fechadas);

Produtividade da mo-de-obra decrescente (ocorrem erros durante o processo);

Causas so identificadas rapidamente (Feedback imediato eleva qualidade); So tomadas aes preventivas; Os erros so reduzidos;

Almoxarifes tm que reaprender todo ano;

As causas das divergncias no so identificadas;

Sem grandes esforos, os custos so distribudos (gratuitos at); Ocorre constante incremento da produtividade (todos participam); possvel a continuidade operacional do atendimento (portas abertas); Contnuo aprimoramento da acuracidade.

Acuracidade no melhora.

Figura 5.7 Contrastes entre inventrio geral e rotativo.

Anlise das causas: A seguir, procuramos identificar e categorizar algumas das possveis causas de divergncias para lhe possibilitar uma eventual tabulao e posterior avaliao das prioridades para intervenes de melhorias. 1. Pessoas (colaboradores) 1.1. Caligrafia ilegvel 1.2. Negligncia (deixar passar, por desleixo ou dolo)

1.3.

Improvisao (Jeitinhos e atalhos)

1.4. Pressa (sobrecarga de atividades) 1.5. Falta de conferncia 1.6. Ignorncia (falta de conscincia) 1.7. Falta de treinamento (colaborador no ambientado) 1.8. Descontentamento do colaborador 1.9. Falha proposital 1.10. Furto 2. Falta de Ateno 2.1. Erro na documentao 2.2. Erro na identificao dos itens 2.3. Erro de leitura 2.4. Erro na contagem 2.5. Erro de processamento (aritmtica) 2.6. Erro de digitao 2.7. Confuso com unidades de medida 2.8. Esquecimento de registrar 2.9. Entregar produto errado 3. Condio operacional 3.1. Recebimento indevido 3.2. Itens similares ou equivalentes 3.3. Erro pela localizao (armazenamento disperso) 3.4. Perda por processos fisico-quimicos (evaporao, deteriorizao, etc) 3.5. Mudana de verso (engenharia do produto) 3.6. Troca de embalagens 4. Documentao (O&M) Timing entre entrada fsica e registro no sistema (defasagem) 4.2. Erro de transferncias (quantidades ou cdigos divergentes) 4.3. Erro de comunicao por solicitao verbal 4.4. Transformao (composio ou fragmentao) no documentada 4.5. Registro de notas fiscais de itens importados 4.6. Compras de emergncia no registradas 4.7. Emitir documento sem cdigo ou com cdigo de outro produto 4.8. Produtos estornados retornam incompletos 5. Sistema Informatizado 5.1. Transaes documentais pendentes 5.2. Erro na estrutura do produto 5.3. Integrao de dados entre depsitos 5.4. Erros durante a converso do sistema 5.5. Erros devido a falta de robustez do banco de dados Existem causas ainda mais complexas, difceis de serem objetivamente tabuladas, de natureza poltica ou comportamental, mas que devem ser conhecidas. Em algumas empresas a administrao pode considerar a acuracidade uma questo secundria, ou dar uma nfase nica no atendimento aos clientes. Outra disfuno decorre do livre trnsito de pessoas estranhas ao depsito ou devido ao acesso sem acompanhamento no almoxarifado nos finais de semana. Algumas pessoas chegam mesmo a entregar os pontos, quando a credibilidade do sistema esta muito comprometida e os esforos para corrigir so mal sucedidos. Em casos extremos, podemos recorrer s seguintes estratgias para identificar causas de divergncias:

4.1.

Inventrios dirios: Visam aumentar a freqncia do feedback; Depsitos lgicos: Estabelecer fronteiras entre as movimentaes; Inspeo forada: Porteiro permanente em check-points estratgicos; Spot check: Acompanhamento ou rastreamento de itens especficos ou amostras sob holofotes. Mapeamento dos fluxos: Prospeco de riscos entre origens e destinos; Mtodos de anlise: cartas de-para; estratificao, pareto, 5 porques; Segmentao: Cada depsito define seu plano de melhorias local; Brainstorming: Envolver pessoas com participao e criatividade; Solues de fora: Consultar literatura, participar de seminrios e benchmarks. Investir em automao: implantar cdigo de barras, recursos de consistncias;

Aprimorando o Inventrio Rotativo: Temos acompanhado alguns processos de contagens cclicas que so conduzidos de forma indiscriminada, de maneira que no melhoram, necessariamente, a acuracidade dos saldos. Nestes casos, uma mudana , portanto, necessria. Um Inventrio rotativo inteligente combina trs indicadores na rotina peridica de contagens, visando aprimorar o gerenciamento nos objetivos originais deste processo. O conjunto dos trs indicadores propostos so: Acuracidade de saldo [%] Custo do inventrio [R$/divergncia] Nmero de causas identificadas [causas/perodo]

Fator comportamental: natural que as mtricas influenciem as pessoas, como sabiamente observou E. Goldratt: - Diga-me como me medes e lhe direi como me comportarei. Assim, em algumas situaes o processo de inventrio rotativo tradicional parece desencorajar os esforos em se identificar e eliminar as causas quando ocorrem divergncias de saldos em demasia. Neste caso, pode ocorrer que o pessoal operacional prefira encobrir algumas das divergncias apuradas para no comprometer seu desempenho aparente. Pode at ser natural, mas esta uma disfuno que precisa ser corrigida. Processos consistentes: Sabemos que o objetivo dos processos de inventrio alcanar 100% de acuracidade de todos os itens, identificando e eliminando a possibilidade de toda e qualquer causa de divergncia. Para isso, preciso uma identificao ativa das causas da falta de acuracidade, investigando as origens das divergncias identificadas e providenciando que para que aqueles resultados no se repitam. Para alcanar o desafio da acuracidade 100% preciso medir a eficcia do processo de inventrio propriamente dito, avaliando sua habilidade em detectar e corrigir causas das divergncias, pois acreditamos que - em princpio se praticamos o ciclo PDCA, quanto mais causas forem identificadas, maior dever ser a melhoria subseqente na acuracidade do sistema. Diversas empresas tm adotado o inventrio rotativo e acompanhado o processo com um nico indicador: A Acuracidade dos saldos. Este um indicador tradicional, til e relevante, conforme abordamos anteriormente, porm acreditamos que ele possa ser complementado.

Onde esto as oportunidades de melhoria? Ora, sabemos que preciso alcanar o desempenho pretendido de forma produtiva, minimizando investimentos e esforos. Neste aspecto, a contagem com programao aleatria pode ser muito onerosa, podendo ser otimizada. Em alguns casos, alias, as pessoas parecem perder de vista o objetivo do processo de inventrio rotativo, e o procedimento se perpetua sem as melhorias esperadas. A questo : Se voc esta fazendo inventrio rotativo como determina o figurino, sua acuracidade vem melhorando progressivamente, rumo aos 100%? Vejamos o caso abaixo: Categoria A B C Total SKU 50 450 3000 3500 Ciclo Mensal Trimestral Anual Contagens/ano Tolerncia #Divergncias 600 1% 6 1800 2% 44 3000 5% 150 5400 200 Figura 5.8 Dados sobre inventrio rotativo hipottico. #Corretos 594 1756 2850 5200

O Custo do processo pode ser estimado considerando 5.400 contagens x 20 minutos/contagem x 1hora/60minutos x 1dia/8horas x 1ms/22dias x R$500/ms (salrio) x 2 (encargos) x 2 (esforo envolvido na anlise e implementao de aes corretivas), o que totaliza aproximadamente R$ 20.000/ano. Alias, interessante observar que, nas mesmas condies, o inventrio geral desta empresa custava algo em torno de R$ 60.000/ano, isto sem efetivamente atuar nas causas e, portanto, sem melhorar efetivamente a acuracidade dos saldos. Neste ponto o leitor pode avaliar a situao. Mesmo tendo reduzido em trs vezes o investimento em inventrio, estaro estes R$ 20.000 anuais sendo bem empregados ou esto se evaporando? Como adiantamos, neste artigo propomos mais dois indicadores que complementam o ponto de vista da qualidade (acuracidade do saldo) com o ponto de vista do investimento requerido (custo do inventrio) e de seu respectivo retorno (causas identificadas).

Custo do Inventrio: Para o caso ilustrado acima, com este indicador conclumos que cada causa identificada estava custando R$ 100 (R$ 20.000/200 divergncias). Desta forma, o indicador do custo do inventrio pretende induzir o pessoal operacional a buscar maior produtividade no processo, encontrando mais causas de divergncias e/ou minimizando o esforo no processo. Causas identificadas: O terceiro indicador corresponde ao nmero absoluto de causas identificadas e saneadas em cada perodo. Este indicador pretende mostrar o resultado, em termos de valor agregado aos processos de logsticos, obtidos com o investimento e empenho das pessoas que executam o Inventrio rotativo.

A partir da implementao destes indicadores, seus processos administrativos tero maior visibilidade, e da o limite para as melhorias nestes processos ser a criatividade de sua equipe. (*) Daniel Gasnier gerente da IMAM Consultoria, empresa especializada na soluo de problemas relacionados logstica e engenharia industrial; movimentao e armazenagem de materiais; tcnicas modernas de administrao da manufatura; e estratgias de produtividade. A IMAM Consultoria desenvolve trabalhos voltados a estratgias logsticas; planejamento operacional; sistemas de gerenciamento; supply chain management; tecnologia da informao; administrao de materiais; planejamento; programao e controle da produo; lean manufacturing; distribuio fsica; dimensionamento de recursos; terceirizao; projetos detalhados e simulao grfica, entre outros. Informaes adicionais: Sylvia Schandert Assessora de Imprensa - IMAM Consultoria Ltda Fone: (11) 5575-1400 E-mail: sylvia@imam.com.br