Lampiran

Surat Keputusan Direktur RSU Kartini

Nomor : 186/SK-DIR/RSUK/IV/2021
Tanggal : 19 April 2021

BAB I
DEFINISI

Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan

meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya
disebut sarana kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya
kesehatan dasar atau upaya kesehatan rujukan dan/atau upaya kesehatan penunjang.
Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan untuk kepentingan pendidikan
dan pelatihan serta penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di
bidang kesehatan. Dari uraian di atas, sarana kesehatan meliputi balai pengobatan,
pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus,
praktek dokter, praktek dokter gigi, praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi
spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS),
Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan,
dan sarana kesehatan lainnya.
Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan perbekalan kesehatan
yang meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya,
sedangkan sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik.
Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik buatan,
pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan
distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan
informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional.

Panduan Pengadaan Obat 1

 Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di rumah sakit
dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal
melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.
Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi
aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan
penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing
tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian
dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan
dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit.
Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan
dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan,
dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan
ketentuan yang berlaku.
Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan
yaitu :
a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)
b. Pengadaan (Procurement)
c. Distribusi (Distribution)
d. Penggunaan (Use)
Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang
terdiri dari :
a. Organisasi (Organisation)
b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability)
c. Pengelolaan informasi (Information Management)
d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces
Management)

Panduan Pengadaan Obat 2

 Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan sebagai berikut :

Seleksi & perumusan

kebutuhan

 Organisasi
Penggunaan Pengadaan
 Pembiayaan
 Manajemen
 Informasi

Distribusi

Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai :

1. Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan

perbekalan farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya
kekosongan atau kekurangan perbekalan farmasi serta meningkatkan penggunaan
perbekalan farmasi yang efektif dan efisien.
2. Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan
kesehatan.
3. Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur kepada
yang membutuhkan pada saat diperlukan.

Panduan Pengadaan Obat 3

 4. Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi
berdasarkan resep kepada dokter.
Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas merencanakan,
mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara
keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang telah
ditetapkan oleh Komite Farmasi dan Terapi (KFT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit
(IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar
jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik,
meningkatkan penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis.

Panduan Pengadaan Obat 4

 BAB II
RUANG LINGKUP

Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam

menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat
yang diterima.

Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan

dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan
masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat,
pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan
obat.

Panduan Pengadaan Obat 5

 Gambar Rantai Pengadaan Obat

Menentukan jumlah
Tujuan seleksi obat
yang dibutuhkan

Menyesuaikan
kebutuhan dan dana

Pengumpulan
Memilih metode
informasi
pengadaan
pemakaian

Mencari dan memilih

pemasok

Menentukan
Menerima dan persyaratan kontrak
memeriksa obat-
obatan Monitor status
pemesanan

Panduan Pengadaan Obat 6

 BAB III
TATA LAKSANA

A. Proses pengadaan Obat

Proses pengadaan obat dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis
dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh
pada saat diperlukan. Pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis
habis pakai antara lain :
1. Dapat dari jalur resmi melalui MOU rumah sakit ke PBF
2. Berdasarkan kontrak termasuk hak akses meninjau ke tempat penyimpanan
dan transportasi sewaktu-waktu
3. Ada garansi keaslian obat.
B. Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
1. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
 Pengadaan barang dan farmasi
 Pengadaan bahan dan makanan
 Pengadaan barang-barang dan logistik
2. Berdasarkan sifat penggunaannya :
 Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep

Panduan Pengadaan Obat 7

  Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan
puyer
 Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
 Bahan jadi, misalnya : tablet antibiotika, cairan infus
3. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
 Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3
bulan ataupun 6 bulan
 Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami
kekurangan.

C. Sistem pengadaan perbekalan farmasi

Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan
obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan
tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya:
 Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
 Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
 Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
 Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu
tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan
 Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
 Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk
mencapai total lebih rendah.

Panduan Pengadaan Obat 8

 Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, metode pengadaan
perbekalan farmasi dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa,
yaitu:

1. Pembelian
 Pemilihan langsung
 Penunjukan langsung

2. Kerjasama dengan pihak ketiga

3. Sumbangan
4. Lain-lain

D. Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :

1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi
dan penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk
obat.
E. Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik
dan merupakan standar universal mencakup aspek :
1. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
2. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
3. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan
harga.
4. Adanya komitmen pengadaan

Panduan Pengadaan Obat 9

  Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah
ditandatangani
5. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
 Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek
dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan
 Lakukan penyesuaian terhadap kebutuhan harian
6. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
 Kembangkan kepastian pembayaran
 Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
7. Pembagian Fungsi
 Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
 Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek
perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier
8. Program Jaminan Mutu Produk
 Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap
dokumen
 Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan
terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat
9. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
 Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian
pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
 Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
10. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
 Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target
setidaknya setahun sekali

Panduan Pengadaan Obat 10

  Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar
(market), rencana pengadaan dan realisasi

F. Adapun alur pengadaan obat di RSU Kartini adalah sebagai berikut:

1. Instalasi farmasi mengajukan kebutuhan obat kepada Kabid Yanmed
2. kabid Yanmed memerintahkan pengadaan barang menerbitkan Surat
Pesanan (SP) kepada pemasok
3. Pemasok mengirim barang dan diperiksa petugas gudang farmasi
4. Barang diterima dan disimpan di gudang
5. Instalasi farmasi mengambil kebutuhan obat di gudang.
6. Pembayaran dilakukan oleh Kabid Keuangan kepada pemasok sesuai
dengan tempo yang disepakati.
7. Rumah Sakit memiliki akses untuk meninjau proses penyimpanan dan
transportasi melalui rantai pengadaan.

G. Tata cara pengadaan bila stock kosong atau tidak tersedianya saat dibutuhkan
antara lain :
1. Petugas pelayanan melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan stock
obat
2. Petugas memeriksa obat yang tertulis di resep, apabila ada obat yang
tidak tersedia atau kosong stocknya di Instalasi Farmasi maka petugas
berkonsultasi dengan dokter penulis resep untuk memberitahukan kalau
obat yang ditulis kosong dan minta diganti dengan obat yang lain yang
kandungan dan indikasinya sama, apabila obat pengganti juga kosong
maka petugas unit pelayanan farmasi melaporkan ke penanggung jawab

Panduan Pengadaan Obat 11

 bagian pengadaan untuk selanjutnya petugas mengampra obat ke
pemasok yang ditunjuk dengan membawa surat ampra
3. Obat yang telah diambil diserahkan ke bagian gudang untuk diterima dan
diperiksa selanjutnya diserahkan kembali ke pelayanan (farmasi)
4. Petugas gudang dan petugas unit pelayanan mencatat obat yang sudah
diterima
5. Berdasarkan perjanjian kerjasama dengan Rumah Sakit Umum Kartini
untuk menjamin keaslian obat.

BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi pengadaan obat di Rumah Sakit Umum Kartini dilakukan untuk

setiap kegiatan. Adapun kegiatan-kegiatan yang membutuhkan dokumentasi adalah
sebagai berikut:
1. Instalasi Farmasi melakukan pencatatan obat-obat yang stoknya menipis atau sudah
habis di dalam buku defekta.
2. Seluruh kebutuhan obat tiap hari yang dicatat dalam defekta, kemudian diajukan ke
gudang farmasi.
3. Instalasi Farmasi mencatat barang yang diterima dari gudang, dan melakukan cross
check terhadap buku defekta yang diajukan. Penerimaan barang harus memperhatikan
kondisi umum dari obat, serta tidak lupa untuk mencatatkan tanggal expiry date serta
memasukkannya ke dalam kartu stok.

Panduan Pengadaan Obat 12

4. Ka Instalasi farmasi melakukan pencatatan dan pelaporan obat yang digunakan setiap
bulannya. Untuk obat-obat golongan narkotika dan psikotropika, dilakukan pencatatan
dan pelaporan yang ditujukan kepada Kementrian Kesehatan Secara online
6. Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa, dilakukan pengajuan proses retur kepada
pemasok yang dilengkapi dengan salinan faktur obat tersebut. .

Panduan Pengadaan Obat 13