Lampiran : Keputusan Direktur RSU Permata

Husada Banjarbaru
Nomor :
Tanggal :

PANDUAN

PENERIMAAN PASIEN
RSU PERMATA HUSADA BANJARBARU

RSU PERMATA HUSADA BANJARBARU

2022

i
 DAFTAR ISI

DEFINISI..........................................................................................................................1
RUANG LINGKUP.............................................................................................................2
TATA LAKSANA................................................................................................................3
DOKUMENTASI...............................................................................................................8

2
 BAB I
DEFINISI

A. Latar Belakang
Rumah sakit adalah Institusi tempat memberikan pelayanan kesehatan
kepada masyarakat dengan tujuan penyembuhan penyakit serta terhindar dari
kematian atau kecacatan. Dalam melaksanakan fungsinya rumah sakit harus pula
mengendalikan atau meminimalkan risiko baik klinis maupun non klinis yang
mungkin terjadi selama proses pelayanan kesehatan berlangsung, sehingga
terlaksana pelayanan yang aman bagi pasien.
Oleh karena itu keselamatan pasien di rumah sakit merupakan prioritas
utama dalam semua bentuk kegiatan di rumah sakit. Untuk mencapai kondisi
pelayanan yang efektif, efisien dan aman bagi pasien itu diperlukan komitmen dan
tanggung jawab yang tinggi dari seluruh personil pemberi pelayanan di rumah sakit
sesuai dengan kompetensi dan wewenangnya.
Skrining dilakukan pada kontak pertama di dalam atau di luar
RumahSakit.Kontak pertama adalah dimana pasien diterima untuk pertama kalinya
di Rumah Sakit, biasanya pasien pertama kali datang ke Unit Rawat Jalan ataupun
Instalasi Gawat Darurat.

B. Tujuan
Pasien diterima sesuai dengan kebutuhan pasien dan sumber daya yang
tersedia di rumah sakit sehingga kebutuhan pasien dapat dilayani sesuai dengan
kemampuan RS sehingga diperoleh informasi yang tepat tentang masalah kesehatan
yang dihadapi pasien.Kebutuhan passion dapat diketahui dari assesment. Assesment
awal sangat perlu dilakukan untuk menentukan dan mengambil keputusan tentang
pengobatan dan tindak lanjut.

3
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup penerimaan pasien meliputi pelayanan pasen di RSU PERMATA

HUSADA untuk pasien rawat jalan, dan pasien gawat darurat, pasien rawat inap.
Proses penerimaan pasien merupakan salah satu fungsi dari unit rekam medis.
Pendaftaran pasien dilakukan di Front Office untuk Pendaftaran Pasien Rawat Inap,
untuk Pendaftaran Pasien IGD dan Penerimaan Pasien Rawat Jalan. Dalam proses
penerimaan pasien, dilakukan identifikasi pasien, konfirmasi cara pembayaran, dan
pemenuhan hak pasien akan informasi pelayanan, perkiraan biaya, serta pemenuhan
hak privasi atas keyakinan.

4
 BAB III
TATA LAKSANA

A. Penerimaan pasien rawat jalan

1. Pendaftaran buka setiap hari dimulai dari jam 08.00 pagi sampai dengan kuota
pendaftaran terpenuhi.
2. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan bisa melalui via Online (Whatsapp), telpon seluler,
dan onsite. Untuk pendaftaran Online dapat menghubungi 0811-5012-712 dengan
format pendafatran yaitu Nama Lengkap, Kartu Identitas Berobat (Jika ada) dan
Nomor Telpon serta Poliklinik yang ingin dituju.
3. Sebelum pendaftaran dibuka petugas menyiapkan Dokumen Rekam Medis Rawat
Jalan baru, Kartu Identitas berobat, ATK (alat tulis kantor) lainya. Untuk Pasien
UMUM yang sudah pernah berobat di RSU Permata Husada mendaftar di Front
Office dengan cara menggumpulkan Kartu Identitas berobat atau KTP (untuk pasien
baru dan atau tidak membawa Kartu Identitas berobat) di loket Front Office .
4. Untuk Pasien JKN / BPJS mendaftar di BPJS Center dengan cara mengambil nomor
antrian dan mengisi KIUP (untuk pasien baru) dan diserahkan kepada petugas
pendaftaran setelah dipanggil sesuai nomor antrian. Persyaratan yang dibutuhkan
adalah :
a. Kartu BPJS dan fotokopinya
b. Surat rujukan dari faskes I dan fotokopinya
5. Untuk pasien Jamkesda pendaftaran melalui loket TPPRJ dengan persyaratan
a. Surat Keterangan Tidak Mampu dari RT, RW dan kelurahan berserta
fotokopinya.
b. Surat rujukan dari puskesmas setempat beserta fotokopinya
c. Fotokopi KK
6. Pendaftaran di TPPRJ :
a. Mengucapkan salam, menanyakan kepada pasien atau keluarga apakah baru
pertama kali periksa ke rumah sakit ini atau sudah pernah.
Petugas Pendaftaran WAJIB mencari data pasien terlebih dahulu walaupun
pasien memberikan informasi bahwa belum pernah berobat sebelumnya.
Cara Mencari Data Pasien :

5
  Petugas mengambil dari dua suku kata dari nama dan alamat pasien. Ex :
Aminudin, Alamat Kebumen Banyubiru  Search Nama UDIN Alamat
BUMEN
 Untuk Pasien Anak < 5 th ditanyakan apakah lahir di RSUD Muntilan, Jika Iya
Petugas Mencari dengan Nama Ibu dan Alamat Ibu
 Bila Memungkinkan Pasien punya Dua Alamat Berbeda seperti Pasien Luar
Kota yang bekerja di Wil. Kab. Magelang. Petugas Menanyakan Alamat
Domisili / Kos dan Alamat Sesuai KTP
b. Petugas wajib menanyakan apakah pasien membawa rujukan dari fasilitas
kesehatan
c. Jika tak ada rujukan petugas menanyakan tujuan berobat pasien sesuai dengan
keluhan pasien.
d. Petugas menyodorkan data isian pasien, yang berisikan nama, tanggal lahir,
alamat, jenis kelamin, agama, nama ibu kandung, nama suami/istri.
e. Petugas menyiapkan rekam medis sesuai dengan identitas pasien.
7. Pendaftaran di BPJS Center :
a. Mengucapkan salam, menanyakan kepada pasien atau keluarga apakah baru
pertama kali periksa ke rumah sakit ini atau sudah pernah.
b. Petugas Pendaftaran login ke dalam Sistem Informasi Manajemen Rawat Jalan.
c. Petugas pendaftaran mencetakkan KIB bagi pasien baru atau pasien yang KIB-
nya hilang kemudian memberikannya pada kasir Rawat Jalan untuk nantinya
diberikan kembali kepada pasien serta mengingatkannya untuk selalu membawa
KIB tersebut saat berobat kembali.
d. Petugas Pendaftaran mencetakkan form RM Rawat Jalan yang akan otomatis
keluar di printer TPPRJ untuk diteruskan ke bagian distribusi.
e. Untuk Pasien Lama, Tracer akan otomatis keluar di Bagian Filling untuk
kemudian dicari DRM-nya dan diteruskan ke bagian distribusi.
f. Petugas Pendaftaran membuatkan SEP untuk pasien BPJS dengan cara memilih
tombol BPJS dan kemudian mencetakkannya.
g. Mencetak Register Pendaftaran Pasien Rawat Jalan oleh petugas TPPRJ

B. Penerimaan Pasien Gawat Darurat

6
1. Waktu pelayanan Senin s.d minggu 24 jam sehari.
2. Persiapan dokumen Rekam Medis gawat darurat, Gelang Identitas Pasien, Kartu
Identitas Berobat (KIB) dan ATK (alat tulis kantor) lainnya.
3. Menanyakan kepada pasien atau keluarga apakah membawa pengantar atau rujukan
(RS lain, Puskesmas, Dokter praktek, tenaga kesehatan lainya).
3. Menanyakan kepada pasien atau keluarga apakah baru pertama kali periksa ke
rumah sakit ini atau sudah pernah.
4. Sebelum keluarga mendaftar ke bagian TPPRI, pasien terlebih dahulu masuk ke IGD
untuk dilakukan triase dan diberikan gelang hasil triase.
a. Gelang Warna Merah (Prioritas Utama/ Segera)
b. Gelang Warna Kuning (Prioritas Kedua/Mendesak)
c. Gelang Warna Hijau (Prioritas Ketiga /Tunda atau Evaluasi)
d. Gelang Hitam (Prioritas Nol/Hitam)
5. Petugas Pendaftaran login ke dalam Sistem Informasi Manajemen IGD.
6. Petugas Pendaftaran WAJIB mencari data pasien terlebih dahulu walaupun pasien
memberikan informasi bahwa belum pernah berobat sebelumnya
1. Bila ditemukan data pasien dengan nomor rekam medis di bawah tahun 2011
maka setelah mengklik tombol kunjungan dan menghilangkan checklist (√) pada
No. RM lama selanjutnya memilih tombol rubah nomor RMBila tidak ditemukan
data pasien yang sesuai maka petugas pendaftaran harus memasukan data
pasien baru dengan mengklik tombol tambah kemudian memasukan data dokter
jaga IGD.
7. Petugas Pendaftaran menanyakan kepada pasien atau keluarga pasien mengenai
cara pembayaran apakah menggunakan JKN/BPJS, JKRS, Menulis Identitas Pasien di
Register Pendaftaran Pasien Gawat Darurat.
8. Khusus pasien yang gawat darurat pertolongan kepada pasien harus diutamakan.
Setelah pasien mendapatkan pertolongan pelayanan / tindakan yang diperlukan,
baru dilakukan proses pencatatan data.
9. Petugas Pendaftaran mencetakkan form KIB bagi pasien baru dan menyerahkannya
kepada pasien atau keluarga pasien serta mengingatkan untuk selalu membawanya
saat berobat lagi kemudian klik tombol kunjungan dan petugas pendaftaran

7
 memasukkan data dokter jaga IGD. Petugas TPPRI mencetakkan Rekam Medis Gawat
Darurat dan menyerahkannya kepada petugas IGD.

C. Penerimaan Pasien Rawat Inap

1. Waktu Pelayanan Senin s.d minggu 24 jam sehari.
2. Pasien membawa pengantar rawat inap dari dokter IGD atau poliklinik,
3. Dalam hal pasien dari poliklinik perawat mengantarkan admission note ke TPPRI.
4. Petugas TPPRI menanyakan kepada pasien atau keluarga cara bayar yang
digunakan (JKN / BPJS, Jamkesda, Asuransi lain atau bayar sendiri).
5. Menanyakan ruang dan kelas rawat inap yang dikehendaki pasien atau keluarga
(untuk pasien bayar sendiri, JKN/BPJS Non PBI, Asuransi lain) dan untuk pasien
JKN/BPJS PBI, Jamkesda otomatis di kelas III.
6. Menanyakan kepada pasien atau keluarga mengenai dokter pemilihan dokter DPJP,
dalam hal pasien tidak memilih DPJP maka disesuaikan denga jadwal dokter jaga
sesuai spesialis terkait.
7. Memastikan kepada ruangan sesuai dengan kelas yang dikehendaki pasien bahwa
ada pasien baru yang akan masuk ke ruangan tersebut dengan dibacakan
diagnosanya.
8. Petugas pendaftaran memasukkan data rawat inap ke dalam Sistem Informasi
Pendaftaran Rawat Inap seperti Ruang / Bangsal , Kelas Rawat Inap, Dokter
Spesialis yang dituju sesuai perintah DPJP IGD atau Poliklinik dan pilihan pasien.
9. Petugas pendaftaran memasukkan data rawat inap ke dalam Sistem Informasi
Pendaftaran Rawat Inap seperti Ruang / Bangsal , Kelas Rawat Inap, Dokter
Spesialis yang dituju sesuai perintah DPJP IGD atau Poliklinik dan pilihan pasien.
10. Petugas pendaftaran memasukkan data rawat inap ke dalam Sistem Informasi
Pendaftaran Rawat Inap seperti Ruang / Bangsal , Kelas Rawat Inap, Dokter
Spesialis yang dituju sesuai perintah DPJP IGD
11. Menanyakan kepada pasien atau keluarga cara bayar yang digunakan (JKN / BPJS,
Jamkesda, Asuransi lain atau bayar sendiri).
12. Menanyakan ruang dan kelas rawat inap yang dikehendaki pasien atau keluarga
(untuk pasien bayar sendiri, JKN/BPJS Non PBI, Asuransi lain) dan untuk pasien
JKN/BPJS PBI, Jamkesda otomatis di kelas III.

8
13. Menanyakan kepada pasien atau keluarga mengenai dokter pemilihan dokter DPJP
Rawat Inap apabila pasien berasal dari IGD dan RS memiliki optional sesuai jadwal
dokter jaga spesialis
14. Memastikan kepada ruangan sesuai dengan kelas yang dikehendaki pasien bahwa
ada pasien baru yang akan masuk ke ruangan tersebut dengan dibacakan
diagnosanya.
15. Petugas pendaftaran memasukkan data rawat inap ke dalam Sistem Informasi
Pendaftaran Rawat Inap seperti Ruang / Bangsal , Kelas Rawat Inap, Dokter
Spesialis yang dituju sesuai perintah DPJP IGD atau Poliklinik dan pilihan pasien.
16. Mencetakkan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap dan gelang identifikasi pasien.
17. Apabila pasien BPJS Non PBI menghendaki naik kelas, maka pasien atau keluarga
harus mengisi form kesanggupan iur biaya naik kelas satu tingkat diatasnya.
18. Petugas TPPRI memberikan penjelasan perkiraan biaya perawatan selama di rawat
di RS dan menjelaskan bahwa RS tidak dapat memberikan rincian iur bayar
kenaikan kelas pasien BPJS Non PBI.
19. Petugas menanyakan apakah pasien mempunyai kebutuhan khusus berkaitan
dengan keyakinan ataupun gaya hidup.
20. Memberikan Kartu Identitas Berobat (KIB) pada pasien atau keluarganya, dengan
pesan mohon KIB selalu dibawa apabila setiap kali berobat ke RSUD Ambarawa.
21. Petugas memberitahukan peraturan rumah sakit, hak dan kewajiban pasien
kemudian menandatangani form tata terib dan general consent.
22. Memberikan gelang identifikasi pasien yang sudah diberi label nomor rekam medis,
nama pasien, umur, tanggal masuk dan nomor kwitansi. Sesuai jenis kelaminnya
dengan ketentuan untuk laki - laki diberi gelang warna biru dan untuk perempuan
di beri gelang warna merah muda.
23. Mendistribusikan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap kepada Dokter IGD, dan
gelang identifikasi kepada Perawat IGD.
24. Untuk pasien poliklinik yang diharuskan rawat inap, pasien / keluarga mendaftar ke
TPPRI dengan menyerahkan kartu pengantar rawat inap.
25. Petugas poliklinik menyerahkan surat pengantar rawat inap ke TPPRI

9
26. Petugas TPPRI menggabungkan memo dengan surat perintah rawat inap dari
rapoliklinik dan pasien harus telah mendapat persetujuan rawat inap dari DPJP
rawat jalan.
27. Petugas TPPRI melengkapi DRM sesuai kebutuhan pasien dan diberikan kepada
petugas portir untuk diantar ke ruangan yang dituju serta gelang identitas pasien
dimasukkan ke dalam DRM untuk dipasang di ruangan
28. Petugas mengisi register pendaftaran pasien rawat inap.

10
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi yang diperlukan dalam proses penerimaan pasien adalah:

1. Form isian data pasien baru.
2. Berkas rekam medis
3. Gelang identifikasi,
4. Kartu kunjungan,
5. KIUP dalam sistem computer

11