0. Contenido
1. Propsito ......................................................................................................................... 2 1.1 Objetivo ... 2 1.2 Alcance .. 2 2. Definiciones .. 3. Proceso de compra . 4. Responsabilidades .. 2 4 7
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2.4. Personal Autorizado. Todas las solicitudes de compras deben ser firmadas por el personal autorizado y deben llevar el visto bueno del Gerente del rea que la requiri, en ausencia de ste, debe ser el Gerente Administrativo y en ausencia de l por el Gerente General. En caso de existir la ausencia de todos los Gerentes el procedimiento debe continuar y se debe conseguir la autorizacin por correo del Gerente del rea. La orden de compra puede ser firmada electrnicamente como testimonio de la aprobacin correspondiente. Las personas y los montos autorizados por cada tipo de producto son: 2.4.1. Artculos que NO sean necesarios para la reposicin de los inventarios para cada orden de compra Monto De: 0 Hasta $5,000 M.N De: Mas de $5,000 M.N Persona autorizada Jefe de compras Gerentes de rea y Gerente Administrativo
2.4.2. Artculos requeridos para la reposicin de inventarios Monto (S.M.M.L.V.) De: 0 Hasta $5,000 M.N De: Mas de $5,000 M.N 3. Proceso de Compra El proceso de compras debe responder a un plan de beneficios para la Compaa que disminuya los riesgos y las decisiones indebidas y aumenten la efectividad del proceso. Todas las labores relacionadas con el proceso de compras de Materias Primas, Materiales e Insumos independiente del origen de stas estn bajo la responsabilidad del rea de compras. Persona autorizada Jefe de compras Gerentes de rea y Gerente Administrativo
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Las cotizaciones deben ser por escrito dirigidas a nombre del Jefe de compra y Logstica o el Analista de Compras, deben ser claras y legibles, sin enmendaduras y debidamente firmadas. Deben contener como mnimo la descripcin tcnica y detallada del producto, el valor unitario, los descuentos, tiempo de entrega, el tiempo de pago y la garanta. Se aceptaran cotizaciones va e-mail imprimiendo copia del correo que se recibi.
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3.3. Formato Orden de compra El Auxiliar de Almacn, con base en la informacin en las cotizaciones obtenidas y cumpliendo el requisito de Autorizados y Visto Bueno, debe: Realizar la Orden de Compra F-461-02 en el sistema para los productos inventariados o manual las rdenes consideradas gasto. La orden de compra en el Sistema Royal 4 se elabora por el modulo PO y la ruta es PO 4.2. al elaborar la orden de compra, el sistema carga pendiente por recibir en el almacn; adicionalmente, queda registrada para que al momento de recibir la factura se pueda hacer la conciliacin y generar una cuenta por pagar al proveedor. Cuando se trata de proveedores nuevos se debe llenar el formato Nuevo Proveedor F-461-03 y documentar para enviarlo a contabilidad quien realiza su registro en el sistema. Enviar la orden de compra va fax o e-mail al proveedor elegido y una copia al almacn de materiales y suministros. Cuando se trata de importaciones, se enva una copia para que se proceda con el trmite propio. Archivar la Orden de Compra con la Requisicin de materiales F-461-02 y la cotizacin por escrito del Proveedor.
3.4. Recepcin La recepcin hace referencia a la entrega fsica de los productos solicitados en el formato F-461-02 Orden de Compra por parte del proveedor en el almacn de materias primas y suministros de la compaa. Toda recepcin debe ser realizada con la respectiva Orden de compra. El almacn no puede recibir ningn artculo sin dicho documento. La autorizacin de una recepcin superior a la cantidad requerida en la orden de compra solo es dada por el Jefe de Compras y Logstica en el momento en que ocurra; a su vez, ste debe informar al a las reas involucradas la justificacin para dicha aprobacin.
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Las reas soportes de la Gestin de Compras pueden recomendar proveedores de calidad comercial, de oportunidad o de exclusividad y de representacin de marcas en equipos y repuestos. Deben anexar dos cotizaciones que soporten esta recomendacin, asegurndose de la disponibilidad, del soporte tcnico, de las garantas y de los precios que stos ofrezcan. Estas cotizaciones no comprometen a la compaa.
5. Anexos No Aplica
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Inicio
B A
Detecta necesidad de suministros Recibe requisicin de compra, firma de recibido y se anota fecha de recepcin. Entrega copia al usuario.
Revisar la requisicin de compra y verificar que este dentro del presupuesto del rea
Lleva requisicin a Gerente de rea para que firme la autorizacin, posteriormente entrgala al comprador, con su respectiva cotizacin
El tiempo mximo del proceso de compra no debe exceder a 1 da, una vez recibida las cotizaciones por escrito por parte del usuario
Proveedor Nuevo
NO
FIN
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7. Referencias 7.1. F-461-01. Requisicin de Materiales 7.2. F-461-02. Orden de Compra 7.3. F-461-03. Registro de nuevo proveedor 8. Hoja de Control de Cambios No. Revisin A RC 0039 Fecha 18-06-2009 Descripcin del Cambio Alta de documento Departamento que lo genera Compras
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