WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM (WMS)

1. Pengertian Warehouse Management System (WMS)

Warehouse management (manajemen gudang) dapat diartikan pengelolaan dari aktifitas

yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Sedangkan Warehouse
Management System atau sistem manajemen pergudangan sendiri merupakan kunci utama dalam
supply chain (rantai pasok), dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses
yang terjadi didalamnya seperti shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway
(penyimpanan), move (pergerakan) dan picking (pengambilan)

Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu
mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara yang
berfungsi sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga
prestasi kerja tidak begitu terlihat. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung
pemahaman : “pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang
sementara”. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling
barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.

Menurut Obal (1998), “Warehouse Management System adalah suatu set program-
program software komputer yang dirancang untuk mengotomasikan aliran material yang melalui
gudang”.

Tujuan utama Warehouse Management System adalah dapat mengontrol seluruh proses
yang terjadi dalam gudang. Selain itu, Warehouse Management System juga dapat memberikan
fasilitas pemberitahuan lokasi penyimpanan barang berdasarkan jumlah barang dan jenis barang
sehingga area penyimpanan di gudang gudang dapat terpakai secara optimal yang
akan mempermudah mengetahui jumlah stok setiap barang.

Dalam Warehouse Management System, ada beberapa konsep yang bisa digunakan,
yaitu :

1. FIFO (First In First Out), barang yang pertama kali masuk merupakan yang harus keluar
pertama kali. Yang pertama kali antri berarti harus pertama kali dilayani.
 2. LIFO (Last In First Out), barang yang terakhir kali masuk harus pertama kali keluar.

3. FEFO (First Expired First Out), barang yang cepat kadaluarsa harus pertama kali keluar.

2. Fitur dalam Warehouse Management System

Terdapat beberapa fitur standard yang biasa dipakai pada setiap aplikasi pergudangan
yang professional, diantaranya yaitu Receiving and Putaway, Dispacthing, Stock Take dan
Reporting.

Receiving and Putaway

Proses Receiving and Putaway dimulai ketika barang datang ke gudang. Secara fisik
barang yang datang harus dimasukkan ke dalam sistem Warehouse Management System,
sehingga database barang di gudang akan terupdate. Prinsip utamanya adalah kesesuaian fisik
yang datang dengan kebutuhan di gudang, sehingga menghindari terjadinya selisih stock pada
saat melakukan cycle count atau stock opname.

Setelah fisik barang diterima, selanjutnya fisik barang tersebut harus diletakkan pada
lokasi tertentu di gudang (Putaway). Proses Putaway ini sangat penting untuk mengetahui
informasi dimana barang yang diterima diletakkan serta bisa mensupport sistem FIFO/FEFO
(First In First Out / First Expired First Out).

Dispacthing

Proses dispatching ini berfungsi sebagi pendukung operasional pengeluaran barang dari
gudang (picking dan delivery barang) atas barang-barang yang akan dikirimkan ke outlet-outlet
atau kepada customer. Pencarian lokasi atas barang-barang yang akan di picking akan
dipermudah melalui adanya informasi pada Warehouse Management System.

Bagi para pekerja gudang, tentunya fitur ini mempercepat pencarian. Cukup melihat
informasi, atau bahkan informasi ini sudah terupload kedalam device handheld, melakukan
picking dan melakukan scanning barcode terhadap sticker di pallet sehingga secara data barang
tersebut sudah dinyatakan diambil dan stock pada lokasi sudah kosong sehingga bisa ditempati
barang lain yang akan diterima.

Setelah melakukan picking pada lokasi maka operator pada gudang perlu dipandu
dengan informasi barang-barang yang akan didelivery / diberangkatakan ke satu tujuan.
Warehouse Management System akan memberikan informasi order dari customer berupa sticker
barcode yang ditempelkan pada setiap karton yang akan diberangkatkan. Sticker ini akan sesuai
jumlahnya dengan fisik barang yang sudah diambil dari lokasi.

Setelah melakukan aktifitas picking, maka perlu dilakukan validasi antara item-item
yang telah di picking dengan order dari outlet atau customer. Warehouse Management System
mengakomodasi validasi ini dengan fitur dokumen yang dinamakan dengan Delivery Note atau
bisa juga disebut sebagai Delivery Note. Fungsi utama fitur ini adalah memudahkan operasional
gudang membandingkan antara item-item yang dipicking dengan item-item yang akan dimuat ke
dalam truck, petugas gudang yang melakukan biasanya dinamakan “checker” yang melakukan
fungsi double check antara hasil picking versus barang yang akan di loading.

Stock Take/Stock opname

Stock take dilakukan untuk melakukan penyesuaian stock fisik dan stock komputer
sehingga tingkat persediaan yang berhubungan dengan biaya persediaan pada sebuah gudang
sesuai dengan keadaan fisik. Stock take sendiri merupakan satu aktifitas yang menyedot
kapasitas dan sangat menguras waktu dari operator gudang. Tidak jarang proses stock take
dilakukan dengan melibatkan banyak personil gudang, dilakukan penghitungan 1, penghitungan
2 dan seterusnya untuk memastikan barang secara fisik ada di dalam gudang. Warehouse
Management System sudah memudahkan dengan informasi detail setiap barang dan lokasi,
sehingga operator cukup mudah untuk melakukan stock take. Dalam flow Warehouse
Management System maka operasional gudang tentunya tidak memunculkan selisih antara fisik
barang dengan stock komputer.

Report Stock take yang dicetak setelah hasil penghitungan fisik dilakukan idealnya
adalah 0 atau tidak terjadi selisih sama sekali antara komputer dengan fisik. Jika ada nilai selisih
plus atau minus maka dilakukan penghitungan ulang terhadap fisik, Warehouse Management
System telah membantu untuk melakukan referensi lokasi barang yang terjadi selisih, operator
tidak perlu lagi berkeliling gudang untuk menghitung seluruh jumlah barang melainkan cukup
menghitung ke lokasi yang menurut report terjadi selisih. Waktu yang digunakan akan sangat
singkat. Setelah seluruh penghitungan dilakukan, maka komputer akan melakukan adjustment
plus atau minus terhadap penghitungan fisik. Pada tahapan ini maka gudang telah memiliki stock
update yang sesuai antara data dengan fisik.
Reporting

Fitur reporting adalah fitur pendukung yang cukup vital. Laporan yang tersedia pada
Warehouse Management System harus mampu menjelaskan banyak hal kepada pemilik barang,
laporan ini juga harus valid dan bisa tersedia sewaktu-waktu dimana sebuah keputusan harus
ditunjang oleh adanya data historis masa lalu. Fitur reporting ini menurut saya menjadi titik vital
pentingnya ada sebuah Warehouse Management System pada gudang.

Beberapa fitur reporting pada gambar di samping haruslah mampu mendukung

kebutuhan sebuah gudang akan sebuah informasi yang lengkap. Idealnya seseorang akan mampu
membaca kesehatan sebuah gudang pada fitur reporting ini. Misalkan reporting hari persediaan
(Inventory Days) yang seharusnya berada pada tingkat minimum, anggap saja idealnya 5 hari.
Jika reporting menunjukkan stock gudang ada di atas 5 hari, maka keputusan Kepala Gudang /
Manajer Gudang haruslah mencoba menurunkan tingkat order dan mengoptimalkan pengeluaran
barang, sehingga tingkat persediaan turun.

Report ini juga dibutuhkan customer (topik khusus pada penyedia jasa gudang) untuk
mengetahui barang apa saja yang tersedia pada gudang dan akan dikirim ke outlet atau destinasi
mana. Tanpa adanya fitur pendukung berupa reporting ini, maka Warehouse Management
System bisa dikatakan tidak lengkap dan kurang menjawab kebutuhan user.

Reporting juga harus dihubungkan dengan Key Performance Indikator (KPI) dari
gudang. Misalkan KPI dari variansi stock adalah 1%, maka Report harus mampu mengeluarkan
laporan selisih barang hasil stock opname. Untuk kebutuhan lebih lanjut (biasanya digunakan
oleh Data Analyst), fitur reporting harus mampu mengekspor file ke dalam file .dbf .csv atau .xls
yang bisa diolah lebih lanjut dengan Ms Excel.

Beberapa fitur standard dari Warehouse Management System tersebut seharusnya bisa
ditemukan pada setiap gudang, tergantung dari nilai pergerakan barang yang terjadi di dalamnya.
Instalasi software Warehouse Management System sendiri memerlukan biaya tidak sedikit dan
setidaknya membutuhkan 1-2 orang dedicated admin untuk bertanggung jawab atas Warehouse
Management System ini.

3. Manfaat Warehouse Management System

 Keuntungan penerapan Warehouse Management System diantaranya adalah sebagai
berikut :

 Speed up handling process. Penerapan Warehouse Management System pada suatu

pergudangan dapat mempercepat lead time proses yaitu dengan adanya proses yang
dilakukan secara komputerisasi atau otomatis yang sebelumnya harus secara manual dan
dilakukan banyak orang.

 Ensure Accurate Inventory data. Dengan Warehouse Management System kita

mengetahui semua transaksi inventory dan jumlah stock dengan lebih cepat dan akurat
dalam waktu kapanpun (real time)

 Optimize Your Warehouse Layout dan Space Utilization. Dengan Warehouse

Management System, kita dapat mengatur lokasi penyimpanan barang dengan optimal.
Jumlah tipe barang yang akan masuk ke gudang akan dapat diatur penyimpanannya dengan
tool yang ada dalam sistem.

 FIFO Implementation. Alur distribusi barang dapat dilakukan dengan baik dan sesuai
dengan prinsip FIFO (First in First Out).

 Automated Data Collection. Pengumpulan data dapat dilakukan secara otomatis dengan
menggunakan fasilitas radio-frequency portable data terminal (POT) dan barcode scanner.

 Cycle Counting. Penerapan Warehouse Management System juga memberikan keuntungan

dalam menghitung waktu/siklus setiap proses atau lead time. Data tersebut dibutuhkan
untuk menghitung production gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.

4. Kendala Penerapan Warehouse Management System

Warehouse atau pergudangan merupakan area yang berfungsi menyimpan barang untuk
produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian
didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan.

Adapun kendala yang biasa dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi
pergerakan barang dan menghitung rentang waktu barang disimpan. Sehingga pada
pengaplikasiannya dibutuhkan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk
meningkatkan efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan
dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan.

Paradigma baru yang terjadi sekarang ini adalah dengan integrasi proses-proses yang
ada dengan menggunakan suatu teknologi seperti WiFi LAN, Radio Frequency, Biztalk, Email
dan teknologi informasi lainnya. Dengan Warehouse Management System, kita dapat
mengontrol proses pergerakan dan penyimpanan dengan lebih baik, pemakaian space gudang
dengan lebih optimal, meningkatkan efektifitas proses penerimaan dan pengiriman serta
mengetahui jumlah stok dengan lebih akurat pada setiap waktu.

Penerapan Warehouse Management System haruslah optimal agar dapat memberikan

keuntungan pada perusahaan. Secara prinsip Warehouse Management System akan
mengoptimalkan tenaga kerja, mengurangi waktu proses, mengurangi proses inventory yang
tidak perlu yang pada akhirnya akan meningkatkan pelayanan kita kepada customer
selanjutnya. Akan tetapi tidak bisa dipungkiri kalau di lain pihak, penerapan Warehouse
Management System juga tidak mudah dan tentu saja membutuhkan penggodokan yang cukup
matang. Dari desain Bussiness Process sampai dengan teknis harus fix sehingga hasilnya sesuai
dengan yang diinginkan.

Perlu diingat bahwa tidak setiap gudang dapat atau harus menerapkan Warehouse
Management System karena adakalanya suatu gudang cukup menerapkan system pergudangan
yang sederhana saja, misalnya untuk gudang dengan skala kecil atau jenis unit handling yang
mudah. Selain itu, keinginan untuk berinvestasi dari perusahaan pun ikut berperan dalam
penerapan Warehouse Management System ini, mengingat dana investasi Warehouse
Management System sendiri yang terbilang cukup besar & tentunya pihak management
perusahaan pun tidak ingin rugi & berakhir dengan sia-sia tanpa hasil.