Syarat Menjadi Asisten Manager

Untuk menjadi seorang asisten manager, Anda harus mengetahui beberapa persyaratan
umumnya, yaitu:

Pria maupun wanita

Pendidikan minimal D3 maupun S1 jurusan Bisnis dan Manajemen

IPK minimal 3.00

Memiliki pengalaman dibidang yang sama

Disiplin serta dapat bekerja dengan baik secara tim maupun individu.

Tak hanya itu saja, seorang asisten manager harus memiliki kemampuan atau skill tertentu.
Adapun skill yang harus dimiliki oleh seorang asisten manager adalah sebagai berikut.

Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.

Memiliki kemampuan seputar analisis data.

Paham dan mahir terkait layanan pelanggan serta masalah keuangan.

Mampu memecahkan masalah dan menemukan solusi yang baik.

Memiliki kemampuan dalam bidang komputer, salah satunya dapat mengoperasikan MS Office

Kemampuan bahasa asing yang baik dan lancar.

Memiliki kemampuan berorganisasi tinggi dan berjiwa pemimpin.

Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Asisten Manager

Setelah mengetahui syarat dan kemampuan yang harus dimiliki oleh asisten manager, kini
saatnya Anda mengetahui tugas serta tanggung jawab dari posisi tersebut.

Berikut ini merupakan tugas dan tanggung jawab yang akan dilakukan oleh seorang asisten
manager, yaitu:

Tugas Asisten Manager

Melakukan pengembangan terhadap kompetensi para karyawan.

Memberikan dukungan kepada para karyawan supaya lebih semangat dan mampu bekerja
dengan baik.

Mengelola seluruh sistem operasional supaya pekerjaan dapat berjalan dengan lancar.
Memiliki peran sebagai pengawas sistem keuangan yang dilakukan oleh staf administrasi.

Tanggung Jawab Asisten Manager

Membantu manager dalam merencanakan, mengatur serta menerapkan strategi yang dibuat.

Mengkoordinasikan sistem operasi.

Memastikan bahwa jadwal serta sasaran yang sudah ditargetkan dapat terpenuhi dengan baik.

Melakukan pengawasan dan memberikan motivasi kepada staf di perusahaan.

Memantau biaya operasi, anggaran serta sumber daya yang dibutuhkan.

Melakukan komunikasi bersama klien serta mengevaluasi kebutuhan dan spesifikasi yang
mereka inginkan.

Membuat laporan, analisis serta menginterpretasikan data yang telah dibuat.

Melakukan pendorongan proses rekrutmen serta pelatihan dan pengembangan.

Seorang asisten manager akan mempertanggungjawabkan tugasnya kepada karyawan atas arahan
dari pihak manager sendiri. Sehingga, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan ini menjadi perantara
komunikasi antara atasan dengan para karyawan.
Peran dan Tugas Mandor

Menentukan Jumlah Pekerja dan Mengawasinya

Seorang mandor harus paham benar berapa pekerja yang dibutuhkan untuk melakukan proyek
yang telah disepakati dengan pemilik proyek. Dengan mempertimbangkan beban pekerjaan dan
target waktu pembangunan, mandor harus menentukan jumlah pekerja dengan cermat dan tepat.

Semakin luas daerah pembangunan tentu saja membutuhkan pekerja yang semakin banyak juga.
Pekerja yang terpilih biasanya yang sudah memiliki pengalaman di bidang konstruksi dan
pembangunan.

Setelah para pekerja ditentukan dan dilakukan briefing mengenai proyek pembangunan dan
pembagian tugas. Mandor akan mengawasi kinerja para pekerja langsung di lapangan. Pins,
kamu bisa mencari seorang mandor langsung di kawasan pembangunan.

Mandor pasti akan langsung terjung bekerja di lapangan untuk mengawasi para pekerja dan
menjadi pencari solusi saat terjadi masalah saat proses pembangunan.

Menentukan Pembagian Pekerjaan dan Prioritas Pembangunan

Dengan banyaknya para pekerja yang dipekerjakan dengan berbagai kemampuan yang berbeda-
beda di bidang konstruksi, mandor harus cermat saat membagikan tugas pada para kerja.

Jangan sampai orang yang ahli di bidang perkayuan ditempatkan pada pekerjaan yang
berhubungan dengan besi.

Setelah para pekerja diberikan tugasnya masing-masing sesuai kemampuan yang dimiliki,
mandor juga harus mempertimbangkan pekerjaan lapangan atau pembangunan mana yang masuk
ke dalam kategori prioritas pembangunan.

Tujuan dari tugas mandor yang satu ini adalah agar proses pembangunan berjalan lancar dan
selesai sesuai target waktu.

Merancang Jadwal Proses Pembangunan

Saat mengetahui target waktu pengerjaan proyek, mandor akan membuat rencana jadwal proses
pembangunan dan juga rencana kerjanya. Jadwal dan rencana kerja dibuat di awal proses
pembangunan dan menjadi pakem atau alat instruksi para pekerja.

Melakukan Pengarahan atau Instruksi

Sebagai seorang pemimpin, tugas mandor adalah memimpin para anak buah atau pekerjanya
agar proyek selesai sesuai target yang sudah ditetapkan. Berdasarkan jadwal dan rencana kerja,
mandor akan memberikan arahan dan instruksi kepada para pekerja.

Tujuan dari pengarahan dan pemberian instruksi kepada para pekerja adalah agar para pekerja
memahami dengan benar apa yang akan mereka lakukan selanjutnya.

Menentukan dan Memeriksa Material dan Peralatan Kerja

Mandor juga berkewajiban untuk menyusun daftar alat dan bahan yang dibutuhkan selama
proses pembangunan. Material apa yang tepat digunakan dan seberapa bagus kualitasnya. Berapa
banyak material yang dibutuhkan hingga berapa banyak alat yang perlu dipersiapkan, seorang
mandor harus menyusun kebutuhan-kebutuhan tersebut.

Selain memiliki daftar alat dan bahan yang diperlukan, mandor juga perlu merencanakan kapan
bahan material perlu dibeli dan memperkirakan butuh waktu berapa lama bahan material tersebut
akan tiba di tempat pembangunan.
Tugas dan kegiatan kepala produksi
1. Memastikan proses produksi berjalan dengan baik

Tugas utama manajer produksi adalah memastikan proses produksi berjalan dengan baik. Suatu
proses produksi bisa dikatakan berjalan baik jika memenuhi standar keselamatan dan kualitas
produk serta menerapkan efisiensi.

2. Merancang, mengimplementasikan, dan mengawasi strategi produksi

Tugas manajer produksi selanjutnya adalah menentukan strategi produksi. Manajer produksi
harus bisa memastikan produksi yang direncanakan memenuhi syarat kualitas, kuantitas, biaya,
waktu, serta tenaga.

Setelah itu, tentu saja rencana produksi harus diimplementasikan. Manajer produksi tidak bisa
diam saja di tahap ini, sebab implementasi produksi pun butuh pengawasan.

3. Memimpin tim produksi

Manajer produksi memimpin sebuah tim atau departemen produksi. Sebagai manajer, manajer
produksi harus mengarahkan anggota tim agar mengerjakan tugasnya dengan maksimal dan
memantau performa mereka.

4. Mengarahkan penelitian terkait proses produksi

Teknologi yang digunakan dalam proses produksi terus berkembang. Karena itulah, manajer
produksi tidak bisa membiarkan proses produksi terus menerus menggunakan teknologi lama.

Riset mengenai metode produksi yang lebih efektif dan efisien pun perlu dilakukan. Di sinilah
manajer produksi berperan untuk mengarahkan riset tersebut.

5. Mengontrol dan mengawasi penggunaan bahan dan alat produksi

Proses produksi membutuhkan bahan baku dan alat. Bahan baku harus disiapkan persediaannya
serta dijaga kualitas dan kuantitasnya. Sementara itu, alat seperti mesin yang digunakan dalam
proses produksi juga harus dijaga dan diawasi agar senantiasa awet.

Nah, orang yang berperan di balik pengawasan bahan dan alat produksi adalah manajer produksi.

Produksi adalah bagian vital dalam perusahaan. Oleh karena itu, semua orang yang terlibat
dalam proses produksi harus memiliki skill yang dibutuhkan agar proses produksi berjalan
lancar.

Selain skill yang bersifat teknis, skill lain seperti manajemen stres dalam kerja dan cara
meningkatkan produktivitas karyawan juga perlu diperhatikan. HR, Anda bisa mengambil alih di
tahap ini. Untuk memastikan karyawan memiliki skill yang mumpuni, Anda bisa menggunakan
Employee Assistance Program dari Riliv for Company.

Riliv for Company memiliki program kerjasama Employee Assistance Program sebagai berikut:

Konseling karyawan langsung melalui chat tanpa harus repot mengatur jadwal bertemu untuk
konsultasi psikologi online

Kelas untuk karyawan dari pakar dunia psikologi, karir, dan mindfulness untuk menemukan
performa maksimal dari karyawan Anda

Konten mindfulness berupa audio guide mindfulness content untuk menciptakan fokus dan
keseimbangan dalam bekerja dan beristirahat

Asesmen psikologis yang terpercaya sehingga Anda bisa memastikan masalah apa yang dihadapi
untuk menentukan solusi tepat guna

Harga terjangkau karena Anda akan langsung mendapatkan semua paket dalam harga yang
masuk akal

Produktivitas terjaga karena karyawan tidak perlu meluangkan waktu pergi atau meditasi yang
lama.

Tugas dan tanggung jawab staf administrasi

1. Mengisi data

Seorang staf administrasi perkantoran umumnya memiliki tugas utama mengisi data-data yang
berkaitan dengan perusahaan. Misalnya, catatan kinerja karyawan, kegiatan penting kantor, dan
lainnya.

2. Menangani panggilan telepon

Staf administrasi juga memiliki tugas untuk menjawab panggilan masuk yang berhubungan
dengan sistem administrasi. Misalnya, telepon dari mitra perusahaan, konsumen, atau mereka
yang memiliki keperluan tertentu dengan perusahaan.

3. Manajemen file

Mengurus data penting berupa file menjadi tugas selanjutnya dari seorang staf administrasi.
Pengarsipan berkas atau file ini adalah aset perusahaan yang harus disimpan dengan baik bila
perlu digandakan untuk kepentingan kantor. Berkas ini bisa berisi aset-aset confidential atau
berkaitan dengan data pelanggan dan mitra perusahaan.
4. Mengelola agenda

Selanjutnya, tugas staf administrasi adalah mengurus agenda kantor. Mulai dari agenda yang
sebatas urusan internal, hingga yang berhubungan dengan perusahaan lain.

Skill-set yang harus dimiliki oleh seorang staf administrasi

1. Skill komunikasi

Staf administrasi menjadi salah satu bagian penting sebagai komunikator perusahaan. Sebab, staf
administrasi juga terhubung ke mitra atau pihak eksternal melalui panggilan telepon. Selain
menjawab panggilan telepon, staf administrasi juga perlu mengatur janji dan mengelola jadwal
rapat para staf eksekutif.

2. Skill pengolah kata

Skill lainnya yang perlu dikuasai adalah hard skill seperti software pengolah kata.

Misalnya, Microsoft Word atau Office Word, dan lainnya. Seringkali, staf administrasi akan
membuat atau mengetik berbagai dokumen penting. Termasuk, membuat proposal, membuat
laporan penjualan, bahan materi presentasi, dan lainnya.

3. Skill mengelola perlengkapan kantor

Bila perlengkapan alat tulis atau persediaan sehari-hari kantor habis, staf administrasi akan
membeli untuk menyetok ulang. Umumnya, staf administrasi sudah memiliki supplier atau
pemasok yang bermitra dengan perusahaan untuk membantu menyediakan kebutuhan kantor.
Seperti alat tulis kantor, kopi, teh, gula, persediaan di pantry, toiletries (perlengkapan toilet), dll.

4. Skill numerik/perhitungan

Perusahaan tertentu membutuhkan bantuan staf administrasi dari departemen keuangan untuk
mengelola penggajian. Maka itu, salah satu skill yang harus dikuasai adalah keahlian menghitung
atau numerik. Proses payroll atau penggajian harus dilakukan tepat waktu secara berkala setiap
bulan. Karena itu, staf administrasi dapat membantu menghitung, mengumpulkan, serta
memasukkan data karyawan yang relevan dengan proses penggajian.