EVENT ORGANISER

       Event Organizer adalah pekerjaan yang menangani seluruh hal berkaitan dengan perencanaan,
persiapan sampai pelaksanaan sebuah event, Rencana awal yang disusun dari hal yang sangat
mendasar mulai pemilihan tema acara, pengisi, bentuk & susunan acara, budget acara, skala dan
strategi pelaksanaan, pemilihan tempat (Venue) tanggal dan waktu acara, penentuan spek produksi
acara. Pada hari pelaksanaan bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan serta mengawasi
jalannya event secara keseluruhan.Membuat laporan hasil pelaksanaan & evaluasi event menjadi
akhir dari seluruh pekerjaan. Event organiser dijalankan antara lain oleh:

Producer 

 Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakan event (sponsor)

 Membuat rencana & strategi event, penjadwalan kerja secara umum, anggaran serta
pendelegasian kerja secara detail, akurat & efisien

 Mengkoordinasikan semua pelaksanaan kegiatan kepada semua pihak artist, sponsor dan
subordinat.

 Bertanggung jawab atas kwalitas, kelancaran acara serta operational seluruh kegiatan
pertunjukan

 Mengontrol jalannya persiapan serta pelaksanaan acara

 Mencari menganalisis dan memutuskan masalah yang timbul serta memberi solusi 

 Merangkum semua laporan divisi untuk dijadikan bahan evaluasi & laporan

 Dalam pelaksanaan tugasnya Producer dibantu antara lain oleh :

General Affairs

 Memeriksa seluruh kesiapan administrasi baik teknis maupun non teknis

 Mencatat seluruh perkembangan persiapan acara sampai hari H

 Mennyusun data laporan setiap divisi untuk dijadikan bahan evalusai

 Memeriksa semua kesiapan supplier sarana dan pra sarana pendukung event

Finance

 Bertangung jawab kepada Produser dalam segala aspek yang menyangkut keuangan

 Bersama Produser dan kepala divisi lainnya menyusun anggaran event , dengan
memperhatikan semua aspek pelaksanaan event  

 Membuat perkiraan kelancaran arus dana (Cashflow – Cash in/Cash out)

 Menyusun skala prioritas pengeluaran dana beserta tanggal jatuh tempo  

 Mengarsipkan semua laporan pengeluaran keuangan

 Mempersiapkan tagihan dan pembayaran / cash flow beserta bukti pembayaran   

Traffic

 Mengumpulkan dan meng update seluruh data dan informasi yang berkaitan dengan event

 Melakukan monitor seluruh perkembangan kegiatan event 

 Membantu serta memfasilitasi seluruh produksi event

 Merangkum informasi & jadwal kerja keseluruhan dan mendistribusikan kepada semua
bagian (panitia), manajemen artis , manajemen venue serta petugas resmi ( Polisi, PMK,
Amb )

PRODUCTION DIVISION

  Divisi produksi adalah bagian yang bertanggung jawab atas perencanaan, desain, budgeting
serta pelaksanaan produksi yang menyangkut peralatan penunjang acara (Panggung, Lampu,Sound
sistem, Generator dsb ) serta tenaga kerja produksi.  Diperlukan data yang lengkap mengenai spek
serta skala produksi, pengisi acara (raiders), lokasi acara (Venue) yang disusun menjadi penjadwalan
seluruh bidang produksi (pengiriman, Load In/ Load Out, soundchek, showtime dsb) Diperlukan
koordinasi dan ketepatan waktu pemasangan, karena keterlambatan satu bagian produksi dapat
mempengaruhi pekerjaan yang lain.oleh karena itu jadwal produksi  harus di sepakati dalam
perencanaan dan ditepati dalam pelaksanaan. Pemahaman tentang teknis dan konstruksi diperlukan
dalam pekerjaan produksi, faktor keamanan harus diperhatikan dalam proses produksi, karena
menyangkut hal hal yang beresiko kecelakaan tinggi (listrik, barang berat, ketinggian konstruksi,
kembang api dsb), maka alat  pengaman (sarung tangan, sepatu kerja, harness dsb)serta peralatan
penunjang kerja (peralatan tenaga listrik/power tools) sebaiknya di pergunakan .

Catatan: Pertunjukan yang berpindah lokasi/kota (Tur) sangat  membutuhkan penjadwalan yang

ketat dan detail baik transport, alokasi crew, peralatan serta pembangunan produksi, menjaga
stamina dan  mengendalikan kejenuhan dalam perjalanan dapat membantu performa kerja.
Penangung jawab produksi sangat penting dalam menganalisa kondisi kerja dilapangan karena
tekanan pekerjaan yang di hadapi crew

Production Manager

 Bertanggung jawab dan mengkoordinir seluruh kegiatan teknis produksi 

 Menyusun rencana teknis produksi secara menyeluruh 

 Membuat jadwal teknis produksi, mulai dari pra produksi, load in sampai load out, post
produksi

 Berkoordinasi dengan Producer dalam penanganan produksi

 Berkoordinasi dengan stage manager dalam hal materi acara berkaitan dengan masalah
teknis pertunjukan

 Production manager dibantu oleh stage manager pada pelaksanaan acara diatas panggung,
mulai dari sound chek, rehearsal dan show
Stage Manager

 Bertanggung jawab atas kelancaran acara di atas panggung 

 Bertanggung jawab atas kesiapan seluruh sarana panggung & pengisi acara

 Membuat keputusan dan solusi jika timbul permasalahan diatas panggung 

 Membuat rencana ploting peralatan band, berkoordinasi dengan Production manager serta
pengisi acara  / management artis

 Berkoordinasikan dengan Prod Man dan Talent Coord dalam hal teknis, materi dan susunan
acara 

 Mengawasi / memperhatikan peralatan yang dipergunakan oleh pengisi acara selama

kegiatan berlangsung

 Mempersiapkan segala kebutuhan & sarana pendukung di atas panggung selama

pertunjukan

 Mengawasi jalannya sound check/rehearsal dan mencatat segala kekurangan yang ada
untuk disempurnakan

 Memeriksa kelayakan panggung acara, guna menjamin keselamatan pekerja dan artis

 Menentukan dan mengontrol boleh /tidaknya seseorang berada di area panggung selama
sound chek, rehearsel dan waktu pertunjukan

Dalam pelaksanaan tugasnya Stage Manager dibantu oleh  Stage Hand Coordinator, yang

mengkoordinir beberapa orang Stage Hand dengan  tugas 

 Menata seting panggung beserta peralatannya sesuai plot (letak) yang telah ditentukan

 Mengawasi keutuhan, keselamatan serta keberadaan peralatan diatas panggung

 Menangani dan membantu kelancaran masuk (load in) peralatan, sampai keluar (load out)
segala peralatan diatas panggung

 Menjaga kebersihan serta kerapihan panggung sebelum dan saat pertunjukan

 Melaksanakan instruksi dan tugas dari stage manager

 Mensuplai kebutuhan non-teknis artis di atas panggung (airminum, handuk)

 Membantu pengamanan panggung jika diperlukan 

 Dalam proses (load in/load out) stage hands dibantu oleh Loader yang menangani naik /
turunnya peralatan dari truk ke panggung dan sebaliknya  

Production Runners

 Membantu Prod Mng dalam pengadaan kebutuhan produksi selama persiapan dan
pertunjukan 

 Mempunyai surat ijin mengemudi (A/C) yang masih berlaku untuk melaksanakan tugas

 Mengetahui dimana tempat untuk mendapatkan kebutuhan produksi 

  Berkoordinasi langsung kepada Production manager untuk kebutuhan pengadaan

Production runners dalam tour biasanya berasal dari orang lokal yang lebih mengenal  keadaan lokal
(kota tempat pertunjukan), Prod Runners penting karena dalam proses produksi sering terjadi
kebutuhan yang mendadak dilapangan,dan  membutuhkan suplai bahan penunjang kerja yang tidak
terduga , untuk mengantisipasi pengadaan barang yang sifatnya insidental ini perlu kecepatan dalam
pengadaan dan mendapatkan kebutuhan  yang tepat sesuai pesanan         

Back Stage facilities

 Membantu Production mng dalam mempersiapkan fasilitas kerja belakang panggung

 Menidentifikasi kebutuhan setiap area belakang panggung 

 Menjaga kebersihan dan kerapihan area belakang panggung

 Memastiakan kebutuhan belakang panggung terdistribusi dan terpasang dengan baik

Fasilitas belakang panggung menunjang operasional dengan penyediaan fasilitas kerja bagian
produksi (kursi, meja, dispenser, tempat sampah dsb), tapi jika ada pembagian area belakang
panggung secara spesifik (R artis, Kamar Ganti, R Prod ,R Makan, R Tunning dsb) perlengkapan yang
dibutuhkan berlainan selain yang standard (meja, kursi, tempat sampah) di perlukan daftar
kebutuhan setiap ruangan untuk dipergunakan sebagai cek list . 

Back Stage security 

 Mengamankan area produksi selama pertunjukan berlangsung

 Menjaga keamanan area panggung dibalik barikade penonton

 Menjaga area vital belakang panggung lainnya ( area kemnbang api , dress room dsb )

 Mengamankan jalan masuk / keluar ke belakang panggung

 Melakukan sweeping pengamanan belakang panggung setidaknya 4 jam sebelum

pertunjukan

 Berkoordinasi dengan Production manager mengenai area yang diamankan beserta jumlah
alokasi personal

 Berkoordinasi dengan Production manager tentang sistem dan strategi pengamanan

 Mempersiapakan rencana pengamanan termasuk evakuasi pengisi acara jika terjadi hal hal
diluar kendali

Sedangakan Stage Security lebih menangani keamanan selama  pertunjukan berlangsung di atas
panggung untuk memastikan keamanan pengisi acara diatas panggung, serta mencegah/
mengamankan orang yang tidak seharusnya berada di atas panggung. Stage security biasanya
diambil dari security artis yang sudah mendampingi artis diluar acara. 

Production Design Team

Pada tahap pra produksi, dalam hal ini desain  pertunjukan, Production manager dibantu oleh suatu
team desain yang d ikoordinasikan oleh seorang Production Designer) sesuai kebutuhan
pertunjukan, team dapat terdiri dari beberapa desainer mis:  

Lighting Designer         

Mendesain tata cahaya (jenis lampu & warna dsb) sesuai karakter pengisi acara   

Sound Designer       

Merancang tata suara (jenis& karakter suara sesuai karakter pengisi acara Artistic & Scenic Designer
merancang bentuk panggung, artistic dan property panggung dsb, sesuai tema pertunjukan

Multimedia Designer          

Merancang tampilan multimedia untuk memperkuat karakter pertunjukan .

Para desainer ini merancang pertunjukan (pra produksi), setelah mendapat masukan dari
penyelenggara (hal teknis–tempat & skala prod,serta manajement artis (tema & karakter
pertunjukan).Team ini dapat terlibat ataupun tidak dalam proses pelaksanaan produksi acara. 

Production Manager juga didukung oleh perusahaan penyuplai peralatan  pertunjukan yang
biasanya disebut Production Suplier, perusahaan tersebut mensuplai peralatan (hardware)
pertunjukan (stage, rigging system, lighting system, generator supplier, multimedia) dapat
berasal dari stu supplier atau lebih, tergantung kemampuan perusahaan supplier, sesuai kebutuhan
produksi acara, penyelenggara yang menentukan dari mana mereka mendapat suplai peralatan
tersebut, Di bawah ini dijelaskan supplier produksi apa saja yang biasa terlibat dalam
penyelenggaraan pertunjukan beserta tugas tanggung jawabnya.

Sound : menyediakan peralatan sound system (tata suara) yang diminta oleh pihak penyelenggara ,
biasanya panduan teknis (technical raiders) permintaan peralatan, dibuat berdasarkan spek pengisi
acara dan skala  pertunjukan, pada umumnya tatasuara mencakup antara lain : speaker  utama,
power, mixer utama, mixer panggung, amplifikasi, monitor  panggung, sidefill, mic, assoseriess, kabel
pelengkap, microphone dsb. Sedangkan orang yang menangani antara lain:

Sound Operator  

 Menangani pengaturan tata suara dari mixer utama mulai dari tuning, balancing, sound cek ,
rehearsal , dan pertunjukan

 Mengawasi instalasi pemasangan peralatan tatasuara

 Mengakomodir permintaan pengisi acara untuk mendapatkan karakter suara yang dinginkan

 Memastikan pemasangan sound system sesuai waktu yang telah ditentukan

 Berkoordinasi dengan Production Manager mulai persiapan sampai pertunjukan

Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Sound Engineer, dan Sound Technician /  Crew yang

tugasnya antara lain:

 Menempatkan seluruh peralatan tata suara di tempat yang sudah di tentukan

 Memasang Instalasi peralatan tata suara sesuai kebutuhan

 Membantu pengisi acara berkaitan dengan peralatan tatasuara diatas panggung

  Memastikan setiap peralatan tatasuara yang di pasang berjalan baik

 Memperbaiki atau mengganti peralatan tata suara yang tidak berfungsi baik 

 Bekerjasama dengan stage hands selama persiapan dan pertunjukan

 Berkoordinasi dengan stage manager selama persiapan dan pertunjukan

Lighting: menyediakan peralatan lighting system (tata cahaya)  sesuai dengan permintaan pihak
penyelenggara, dalam hal ini biasanya dipandu oleh spek jenis lampu yang dibutuhkan, jumlah, serta
penempatan lampu (lighting plot) yang biasa disertakan, lighting plot biasanya di susun oleh Lighting
Designer yang memformulasikan tata cahaya berdasarkan tema acara atau karakter pengisi acara
Sedangkan orang orang yang menangani antara lain :

Lighting Operator:

 Mengawasi pemasangan, penempatan, serta instalasi tata cahaya

 Menangani proses pemograman lampu  & focusing (pengarahan cahaya ) setiap lampu

 Mengoperasikan ligting board / console selama pertunjukan berlangsung

 Memastikan setiap peralatan tata cahaya berfungsi dengan baik

 Memastikan pemasangan tata cahaya sesuai waktu yang telah ditentukan

 Memberikan aba aba kepada follow spot operator (jika memakai follow spot)

 Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan pertunjukan

Dalam pelaksanaan tugasnya ligting operator dibantu oleh Lighting

technician/crew serta Rigger/The human fly yang tugasnya antara llain adalah:

 Menagani pemasangan rigging (konstruksi dasar menara lampu) system sesuai kebutuhan

 Menangani pemasangan lighting truss (konstruksi melintang) sesuai pola yang akan di
pergunakan untuk penempatan tata cahaya (rigger) 

 Menangani pemasangan dan penempatan lampu sesuai jenis dan jumlah berdasarkan
lighting plot

 Menangani instalasi lampu hingga distribusi jalur lampu ke dimmer ( alat pengatur kekuatan
cahaya )

 Membantu Lighting Operator pada saat focusing (rigger)

 Memperbaiki atau menganti peralatan tata cahaya yang tidak berfungsi baik

 Memastikan keamanan pemasangan dan instalasi tatacahaya  

Stage: menyediakan dan membangun konstruksi panggung utama &  panggung monitor sesuai
dengan desain panggung yang telah ditentukan.  serta pekerjaan pemasangan lantai panggung dan
finishing panggung  (cat, karpet) juga pemasangan backdrop (penutup belakang) beserta fasilitas
panggung lainnya (level, tangga, ramp dsb) jika panggung tersebut di desain sesuai tema dan
dilengkapi dengan elemen artistic (property, scenic dsb) maka biasanya stage supplier terlibat dalam 
pembuatandan pemasangan. Sedangkan orang orang yang menangani  pembuatan panggung antara
lain:
  Stage Builder Supervisor

 Mengkalkulasikan kebutuhan material pembuatan panggung sesuai rencana

 Mengawasi pembangunan panggung di lokasi yang telah ditentukan

 Memastikan keamanan konstruksi panggung demi keselamatan pekerja dan pengisi

 Memastikan pembangunan panggung selesai sesuai waktu yang telah ditentukan

 Mengakomodir segala kebutuhan perlengkapan sarana pertunjukan yang sifatnya

konstruksi 

 Berkordinasi dengan Production manager selama persiapan dan pertunjukan

Dalam pengerjaannya dilaksanakan oleh Stage Builder dan bagian Artistik panggung, stage supplier

biasanya mengerjakan pembangunan fasilitas area belakang panggung jika fasilatas tersebut tidak
tersedia, berbentuk ruangan (R ganti, R artis, R produksi, R makan) dipergunakan untuk memfasilitasi
tempat pertunjukan sesuai kebutuhan acara 

Generator: menyediakan daya listrik sesuai dengan yang  dibutuhkan untuk menjalankan peralatan
yang mempergunakan tenaga listrik, biasanya generator diperlukan jika kapasitas listrik di tempat
pertunjukan tidak memadai atau tidak ada sama sekali, juga menyediakan instalasi serta panel 
sumber daya listrik untuk kebutuhan operasional peralatan lainnya (tata cahaya, tata suara,
multimedia dsb), untuk keamanan sumber listrik di haruskan memasang generator dengan kapasitas
20%-30% diatas kebutuhan, juga biasanya dipersiapakan generator cadangan untuk mengantisipasi
kekurangan kerusakan supli generator utama , Sedangakan orang orang yang menangani generator
antara lain :

Generator Operator:

 Menyediakan suplai listrik sesuai kebutuhan masing masing bagian (lighting, sound dsb) 

 Mempersiapkan panel listrik untuk kebutuhan tersebut 

 Memonitor dan memastikan daya yang dikeluarkan generator sesuai kebutuhan

 Memastikan pemasangan ground (jalur 0) dengan baik 

 Mengkalkulasi kebutuhan bahan bakar untuk menjalankan generator 

 Memastikan keamanan instalasi listrik dan panel demi keselamatan

Dalam penanganan instalasi listrik Operator dibantu oleh Generator technician/crew yang akan

melaksanakan pemasangan tersebut, memperbaiki kerusakan ,  menyediakan bahan bakar untuk
waktu  pemakaian yang telah ditentukan. 

Pyrotechnics: memasang dan merangkai kembang api ,yang penempatan dan  jenisnya serta waktu
pengatifannya telah di rancang berdasarkan kebutuhan pertunjukan, karena sifatnya yang
menghasilkan ledakan dan api ( unsur bahan peledak),maka penempatan kembang api beserta
pemilihan jenisnya harus diperhatikan,dalam mengoperasiannya dapat di picu secara elektrik
maupun manual. Sedangkan orang orang yang menangani bidang ini antara lain:

 Pyrotechnics Operator
  Menentukan titik penempatan kembang api, yang dirasa aman baik secara teknis
pemasangan, serta penempatan maupun akibat dari ledakan yang dihasilkan

 Memastikan instalasi rangkaian dalam keadan aman dan tidak mengganggu peralatan lain

 Berkordinasi dengan Venue manager mengenai lokasi (venue) yang dipakai

 Mengoperasikan peledakan kembang api sesuai skenario acara

 Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan pertunjukan

Dalam pemasangan isntalasi kembang api dibantu oleh Pyrotechnic crew yang juga bertugas
mengamankan area kembang api dari orang orang yang tidak seharusnya berada disekitarnya
(pemasangan rambu bahaya, pita dsb), memastikan daerah jatuhnya kembang api aman dari orang
(terutama sekitar panggung), serta mempersiapkan pemadam untuk mengantispasi kebakaran.

Multimedia: memasang layar multimedia sesuai letak yang telah ditentukanmenempatkan

proyektor, rangkaian instalasi dan, pemasangan layar harus penempatan, teknis penempatan (di
atas scaffolding, digantung) dan konstruksi & bentuk, jika pertunjukan di adakan ditempat terbuka
maka pemasangan memperhatikan arah dan kekuatan angin di lokasi. Multimedia dapat berupa
kombinasi media yang berupa tampilan (visual) dalam bentuk film,slide, gambar, transparasi,
slidedsb )dapat berupa kombinasi media.Multimedia memperkuat (secara visual) pertunjukan yang
ditampilkan, materi gambar,slide & film disusun (edit) sesuai pertunjukan yang ditampilkan .
Sedangkan orang yang menangani antara lain: 

Multimedia operator 

 Memastikan penempatan dan pemasangan proyektor & layar ditempat yang tepat dan aman
(konstruksi & cuaca)

 Memastikan materi yang ditampilkan sudah lengkap dan tersusun sesuai skenario

 Memastikan peralatan pemutar media (player) berjalan baik 

 Berkoordinasi dengan production manager selama persiapan dan pertunjukan 

Dalam pengerjaan pemasangan layar dan proyektor di laksanakan oleh crew yang juga dapat
memperbaiki peralatan jika timbul masalah teknis serta menempatkan proyektor & layar secara
aman 

 FRONT OF HOUSE DIVISION

         Adalah divisi / bagian organisasi yang menangani lokasi acara, yang akan berinteraksi dengan
beberapa pihak (Pengelola Lokasi , Polisi , petugas perijinan, penonton dsb ) yang berkaitan dengan
pelaksanaan tugas lapangan terutama pada hari (H) pertunjukan, dimana penanganan penonton
(massa) adalah hal paling vital . Untuk itu diperlukan pendataan menyeluruh mengenai lokasi acara
(Venue), kota dimana venue berada, akses, fasilitas dan data umum penunjang lainnya. Berdasarkan
pemahaman lokasi dan kota tempat pertunjukan, maka disusun rencana dan sistem serta strategi
penanganan acara, maping & data yang rinci ditambah pengenalan lokasi yang matang      
  Front of House Manager

 Mensurvei kelayakan tempat pertunjukan yang telah ditetapkan

 Berkoordinasi dengan pengelola tempat berkaitan rencana acara (waktu,jenis dll) 

 Merancang sistem dan strategi pengamanan dan penanganan lokasi acara  

 Menghitung jumlah tenaga kerja (Doorman, Ticket Takers, Usher, Securiti) yang dibutuhkan 

 Mengalokasikan jumlah tenaga kerja disetiap area yang telah ditentukan (pintu masuk, area
prod, area parkir dll)

 Bertanggung jawab atas lancarnya penanganan arus penonton ke dalam lokasi acara 

 Berkoordinasi dengan pihak pengamanan resmi (polisi) mengenai rencana pengamanan

(renpam) arena pertunjukan

 Berkoordinasi dengan PMK mengenai penempatan mobil pemadam & teknis pengunaan
pemadam

 Berkoordinasi dengan PPPK & Paramedik mengenai penempatan posko, Ambulans dan
penanganan yang membutuhkan

 Mengontrol dan mengawasi jalannya penerapan renpam pada hari pelaksanaan

 Mengontrol setiap pintu masuk penonton dan area vital lainnya

 Memberikan briefing pengarahan kepada seluruh tenaga penanganan lokasi acara

 Berkoordinasi dengan Producer selama persiapan dan pelaksanaan

Dalam tugasnya FoH manager dibantu oleh seorang Venue Coordinator dan Venue facilitator yang

bertugas antara lain:

 Berkoordinasi dengan pengelola lokasi untuk kelancaran operasional acara

 Memetakan keseluruhan area lokasi pertunjukan 

 Mengidentifikasi kebutuhan fasilitas tambahan (lampu penerangan, WC, Rambu 2 pintu

masuk, barang terlarang, daerah bahaya, area parkir dll)

 Memetakan dan membagi area sesuai kebutuhan acara (area prod, penonton, posko, PMK &
PPPK dsb)

 Memfasilitasi kebutuhan penonton di lokasi acara (tiket box, jalur penonton, area parkir dll)

 Memetakan area yang layak untuk pemasangan materi / sarana promosi (Baliho, spanduk,
banner, stand, panggung display dll ) dilokasi 

 Memfasilitasi kebutuhan produksi acara yang dapat disuplai oleh pengelola tempat
pertunjukan  

Field Security Coord 

 Bersama FoH manager merancang system & strategi pengamanan lapangan

 Mengalokasikan jumlah tenaga keamanan yang akan ditempatkan

  Mengidentifikasi titik titik rawan pengamanan disekitar lokasi acara

 Memberikan pengarahan/briefing kepada seluruh petugas keamanan lapangan

 Mengkoordinir pelaksanaan pengamanan berdasarkan renpam

 Memimpin pembersihan / sweeping area pertunjukan pada hari H

 Berkoordinasi dengan FoH Manager selama persiapan dan pelaksanaan acara

 Memecahkan masalah/gangguan keamanan yang terjadi dilapangan

Dalam tugasnya Field security Coord didukung oleh Field Security yang tugasnya antara lain

 Menempati area yang sudah ditetapkan untuk diamankan

 Memeriksa ID / Tiket yang menjadi tanda masuk area tertentu

 Menjalankan Instruksi yang telah ditetapkan oleh Field Security Coord

 Dilarang meninggalkan area yang menjadi tanggung jawabnya

 Berkoordinasi dengan Field security coord jika terjadi gangguan keamanan didaerah
tanggung jawabnya

Untuk mengantisapasi timbulnya korban akibat pertunjukan, maka dipersiapkan

sejumlah Paramedic lapangan yang peralatan medis dan ambulans, guna memberikan pertolongan
pertama dan merawat orang yang memerlukan penanganan medis, tim tersebut ditempatkan di
posko yang telah ditentukan ,beberapa anggota paramedic juga ditempatkan di  area sekitar
panggung untuk bersiaga , tim ini dipimpin oleh seorang Paramedics Coordinator yang akan
bertanggung jawab atas jalannya tugas mereka

Selain itu untuk mengantisipasi timbulnya kebakaran maka disediakan, tim  Pemadam
kebakaran yang selain bertugas memadamkan api/kebakaran yang terjadi juga dapat dipergunakan
untuk menyiram penonton (mobil  pemadam), penyiraman ini mempertimbangkan jika penonton
sangat padat atau jika suhu udara panas sekali, perintah penyiraman berasal dari satu komando
(biasanya FoH manager/ Venue  coord) kepada Kepala Pemadam kebakaran dengan
memperhatikan tiupan angin dan arah air.

Penanganan penonton adalah salah satu tugas utama FoH selain pengamanan venue, untuk hal tsb
maka FoH Manager langsung mengarahkan, mengkoordinir serta mengawasi seluruh jalanya arus
masuk dan keluar penonton, untuk itu diperlukan beberapa koordinator yang  bertanggung jawab
atas pintu penonton ,tiket serta penempatan penonton di area pertunjukan , orang orang yang
bertugas antara lain 

Ticket Takers Coord 

 Mengalokasikan para Ticket Takers sesuai tempat dan jumlah tenaga

 Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Ticket Takers Spv & Ticket Takers di lokasi 

 Menangani serta mencari solusi masalah yang menyangkut tiket penonton

 Mengkoordinir pengumpulan sobekan tiket sebagai bukti jumlah penonton

 Berkoordinasi dengan Coord lain (Doorman, Usher) mengenai penempatan tiket takers
disetiap pintu 
  Berkoordinasi dengan FoH manager berkaitan dengan permasalahan tiket

Jika jumlah pintu masuk banyak, dan terletak di beberapa bagian gedung / lapangan maka tiket
takers koordinator di bantu TicketTakers Supervisor yang  menjadi penanggung jawab setiap pintu /
sektor, dengan tugas 

 Mengawasi pekerjaan ticket takers disetiap pintu/sector yang telah ditentukan

 Mengumpulkan bundel sobekan tiket/tanda masuk setiap pintu / sector yang menjadi
tanggung jawabnya

 Membantu tiket takers yang menemui masalah dalam tugasnya

 Memastikan tiket takers sudah siap pada posisinya saat pintu penonton dibuka

 Menyiapkan segala kelengkapan kerja ticket takers

 Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator berkaitan dengan permasalahan tiket 

Sedangkan petugas yang melaksanakan penyobekan tiket penonton  disebut Ticket Takers yang

tugasnya adalah 

 Memeriksa keaslian tiket penonton yang ditunjukan

 Menyobek tiket sesuai bagian yang telah ditentukan

 Memberikan sobekan tiket kepada penonton sebagai tanda masuk

 Menyimpan / mengumpulkan sisa sobekan sebagai tanda bukti penonton

 Membundel sobekan tiket untuk diserahkan kepada spv

 Memeriksa kelengkapan peralatan kerja (karet, stapler, kantong, ballpoint)

 Berkonsultasi dengan tiket takers supervisor jika menemui masalah tiket

Untuk mengawasi serta mengendalikan arus penonton yang masuk maka diperlukan petugas yang
bertanggung jawab yang bisasa disebut Doorman (penjaga pintu) untuk koordinasi kerja maka
diperlukan seorang  Doorman Coordinator dengan tugas:

Doorman Coordinator

 Mengalokasikan doorman sesuai pintu dan jumlah personil 

 Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Doorman Spv & Doorman di lokasi acara  

 Menangani serta mencari solusi masalah arus masuk penonton

 Memberi pengarahan teknis buka /tutup arus penonton

 Mengawasi pengendalian arus penonton ke lokasi 

 Memberikan komando saat pintu penonton dibuka

 Berkoordinsi dengan koordinator lainya (Ticket Takers, Usher) mengenai penempatan

Doorman di setiap pintu 

 Berkoordinasi dengan FoH Manager mengenai permasalahan arus penonton

Untuk mempermudah pengawasan pintu sorang Doorman coordinator dapat dibantu
beberapa Doorman Supervisor yang area tugasnya  ditetapkan, dengan tugasnya

Doorman Supervisor

 Mengawasi pekerjaan Doorman disetiap pintu/sector yang telah ditentukan

 Mengatur mengawasi arus buka / tutup pintu penonton

 Memberi arahan penonton arah pintu yang benar sesuai tiket/tanda masuk

 Membantu Doorman jika terjadi permasalahan dengan arus penonton

 Memastikan Doorman sudah pada posisinya saat pintu mulai di buka 

 Berkoordinasi dengan Doorman Coordinator bila terjadi masalah

Dan petugas yang mengatur arus masuk penonton secara langsung adalah   

Doorman 

 Memastikan setiap penonton memegang tiket ketika memasuki antrian 

 Memastikan penonton tidak membawa barang 2 yang dilarang masuk ke area pertunjukan

 Mengamankan barang terlarang / berbahaya untuk diserahkan kepada petugas keamanan

 Mengamankan penonton yang memaksa masuk tanpa tiket untuk diserahkan kepada
petugas kemanan

 Menjaga arus buka tutup pintu sesuai arahan Supervisor/ Coord 

 Melaporkan kepada supervisi bila terjadi masalah dengan kelancaran arus penonton 

Untuk layanan dan kelancaran penonton memasuki arena pertunjukan, sesuai tiket yang dimiliki,
adalah tugas seorang Usher yang mengarahkan  penonton ke tempat yang benar, juga akan
dikoordinasikan oleh seorng Usher Coordinator dibantu beberapa Usher Supervisor dengan tugas
antara llain:

Usher Coordinator 

 Mengalokasikan usher sesuai pintu /sektor dan tenaga personil

 Mengkoordinasikan seluruh Usher Spv / Usher di lokasi pertunjukan

 Mencari solusi masalah berkaitan dengan penempatan penonton  

 Memberi pengarahan teknis tentang pelayanan penonton ke tempat duduknya

 Mengawasi jalanya pelayanan penonton menuju tempat duduknya

 Berkoordinasi dengan koordinator lainnya (ticket takers, doorman) mengenai penempatan

usher di setiap pintu atau sektor

 Berkoordinasi dengan FoH manajer dengan permasalahan tempat duduk penonton

Dalam tugasnya Usher Coordinator dibantu Usher Supervisor dengan tugas

  Mengawasi Usher dalam menjalankan tugas pelayanan penonton di setiap pintu / sector
yang telah ditentukan

 Memberi arahan kepada penonton untuk menemukan tempat yang benar sesuai tiket yang
dimiliki

 Membantu Usher jika menemui masalah dengan pelayanan penonton

 Memastikan usher berada ditempatnya pada saat penonton masuk 

 Berkoordinasi dengan Usher Coordinator jika terjadi permasalahan pelayanan penonton

Sedangkan yang melayani penonton secara langsung adalah Usher yang tugasnya

 Mengantar / menunjukan kepada penonton lokasi duduk sesuai tiket

 Mengetahui setiap sector penempatan penonton sesuai tiketnya

 Mengani masalah penonton berkaitan dengan lokasi tempat duduk

 Melaporkan dan berkoordinasi dengan Usher Spv jika terjadi permasalahan dengan
penonton

TALENT TREATMENT DIVISION

Talent treatment (Penanganan Artis) adalah bagian yang merencanakan, mengawasi dan
menjalankan seluruh pemenuhan keperluan pengisi acara  (diluar kebutuhan pertunjukan)
mencakup hal teknis dan non teknis, untuk Itu diperlukan seluruh data berkaitan dengan pengisi
acara (jumlah personal, kebutuhan peralatan, jadwal pengisi, akomodasi, transport, logistik dsb),
berhubungan langsung dengan pihak Manajemen Artis / Artis.  Faktor keamanan dan keselamatan
artis juga menjadi tanggung jawab Talent treatment, personal divisi ini dengan spesifikasi tugasnya
adalah :

Talent Treatment Coord

 Mengumpulkan dan menyusun seluruh data yang berkaitan dengan pengisi acara

 Menyusun penjadwalan yang berkaitan dengan pengisi acara mulai datang sampai pulang

 Mengawasi dan mendampingi pihak pengisi acara pada persiapan dan hari pertunjukan

 Mengatur administrasi pemesanan akomodasi pengisi sesuai jadwal datang dan pergi (Check
In / Check Out)

 Mengalokasikan kebutuhan transportasi pengisi acara sesuai jumlah (termasuk Manajemen

& Crew Artis) dan jadwal yang telah disepakati

 Memastikan keberadaan pengisi acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan (jumpa
pers, sound chek, show time dll)

 Berkoordinasi langsung dengan pihak Manajemen Artis/ Artis 

  Berkoordinasi dengan Production manager berkaitan hal teknis & jadwal produksi yang
berhubungan dengan pengisi

 Memastikan pengamanan pengisi acara jika di perlukan

 Memastikan logistik (meals, refreshment dsb) pengisi acara tercukupi dan tepat pada
waktunya

 Bersama Producer merancang sistem dan rute evakuasi darurat untuk antisipasi hal hal yang
tidak diinginkan  

 Berkoordinasi dengan Producer jika terjadi masalah berkaitan dengan pengisi acara

Dalam tugasnya Talent Treatment Coordinator dibantu oleh

Talent / Artis Security

 Mengalokasikan personal pengamanan artis yang diperlukan

 Mempelajari sistem keamanan dan bangunan (hotel, venue) yang akan di pakai oleh pengisi
acara

 Merancang jalur alternatif pengamanan artis untuk masuk dan keluar baik hotel maupun
venue

 Berkoordinasi dengan Transportasi Artis mengenai rute perjalanan yang akan dilalui artis
(antar kota, dalam kota, Hotel-Venue-Hotel)

 Memastikan keamanan artis selama diatas panggung (sound chek, show time)

Talent /Artis Transportation

 Mengatur penjadwalan transportasi untuk keperluan pengisi acara (termasuk manajemen,

crew, peralatan)

 Mengalokasikan kendaraan sesuai kebutuhan antar/jemput kebutuhan pengisi acara (orang

& barang)

 Memastikan kendaraan dalam keadaan layak jalan beserta pengemudinya

 Memastikan operasional antar jemput pengisi acara sesuai waktunya

 Merancang rute tercepat dan teraman dalam memenuhi kebutuhan operasional

 Mengumpulkan data alamat dan peta lokasi berkaitan dengan tugas transportasi

 Berkoordinasi dengan Talent Treatment coordinator jika timbul masalah dengan transportasi
pengisi acara 

Talent / Artis Runners

 Mengakomodir pembelanjaan kebutuhan artis (diluar kebutuhan teknis) 

 Mengenal baik tempat, daerah untuk memenuhi kebutuhan pengisi acara

 Membuat penjadwalan belanja kebutuhan artis

  Mendampingi artis / Manajemen / crew dalam pembelanjaan kebutuhan

 Berkoordinasi dengan Talent Treatment Coord jika timbul masalah berkaitan dengan
pemenuhan kebutuhan belanja artis

Talent / Artis Doctor

 Mengumpulkan data artis berkaitan dengan kondisi kesehatannya

 Bersiaga untuk keadaan darurat terkait kesehatan artis

 Mendampingi artis selama sound chek dan show time

 Memberikan pertolongan pertama jika terjadi ganguan kesehatan atau kecelakaan yang
dialami pengisi acara

 Berkoordinasi dengan Talent treament Coordinator jika terjadi hal tersebut diatas

IMPRESARIAT 

Impresariat adalah bagian yang mengurus segala hal yang berkaitan dengan perijinan
pelaksanaan acara, yang harus dkerjakan adalah  mengurus segala surat menyurat, administrasi
serta dokumen perijinan. Impresariat dilengkapi dengan segala data dan informasi mengenai
tempat  acara, pengisi acara, tanggal dan jam acara akan dilaksanakan dan penanggung jawab acara.
Impresariat akan berhubungan dengan instansi resmi pemerintahan termasuk permintaan
pengamanan dari pihak yang berwajib (Polisi dsb).
Jika pengisi acara berasal dari luar negeri maka pengurusan ke pihak  Imigrasi/Custom, perijinan
kerja artis asing, sensorship dan pajak.

Dalam penyelenggaraan pertunjukan Impresariat akan bertugas antara lain

 Mengumpulkan semua data terkait dengan acara (Hari & Jam, tempat & artis)

 Mengurus segala hal terkait dengan perijinan pemyelenggaraan acara

 Memastikan segala perijinan (surat ijin) selesai pada waktunya

 Mengkoordinasikan permintaan tenaga pengamanan dari instasi terkait (Polisi)

 Memberikan masukan mengenai rencana pengamanan

 Berkoordinasi dengan Producer menyangkut masalah perijinan 

TICKETING DIVISION

Ticketing adalah bagian/divisi yang menangani penjadwalan berkaitan dengan tiket, mulai dari
pencetakan, porporasi, pemilihan tiket box (tempat penjualan tiket)  system pemesanan, distribusi
sampai  penghitungan tiket terjual setelah pertunjukan berakhir guna meastikan berapa pajak yang
harus di bayar, Divisi tiketing antara lain adalah

Ticketing Coordinator

 Merencanakan semua yang berkaitan dengan jadwal divisi ticket

 Memilih tempat penjualan tiket dan menyelesaikan semua administrasi kerjasama

 Mengontrol hasil pemesanan tiket di setiap tiket boxnya

 Memberikan petunjuk tertulis kepada tiket box tentang teknis pemesanan dan
mendapatkan tiket acara

 Menyiapkan lembar tiket sesuai jumlah pemesanan setiap tiket box

 Mengkoordinir penjualan tiket di lokasi acara (jika ada)

 Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator untuk penghitungan sobekan bukti tanda
masuk penonton

 Berkoordinasi dengan producer jika timbul permasalahan berkaitan dengan tiket 

 Dibantu oleh Ticket Box controller yang tugasnya antara lain:

 Mengontrol distribusi tiket ke setiap tiket box

 Menjelaskan kesepakatan kerjasama dengan setiap tiket box

 Memonitor hasil pemesanan tiket secara berkala

 Mengontrol operasional tiket box di lokasi acara

 Berkoordinasi dengan Ticketing Coordinator menyangkut permasalahan tiket

PROMOTION DIVISION

Adalah divisi yang menangani seluruh kegiatan promosi suatu event, mulai  dari perencanaan,
desain, produksi materi promosi, penempatan, penayangan serta pemasangan media luar ruang
menjadi tanggung jawab bagian ini , selain hal itu promotion manager juga mengkoordinir jumpa
pers yang menjadi bagian dari promosi acara, sedangkan orang yang mengatur semua ini adalah
Promotion Manager dengan tugas

Promotion Manager

 Mempersiapkan desain materi publikasi baik, cetak, elektronik maupun luar ruang

 Mengkoordinasikan pemasangan / penayangan iklan di media 

 Mengkoordinir kegiatan jumpa pers

 Menentukan media cetak & elektronik yang akan dipakai

  Menentukan ukuran dan waktu pemuatan iklan baik cetak maupun elektronik

 Menentukan jenis, jumlah serta tempat pemasangan media luar ruang

 Memonitor iklan yang telah dipasng atau ditayangkan

 Mengawasi pemasangan media promosi luar ruang

 Berkoordinasi dengan Produser bila terjadi permasalahan promosi

Dalam melaksanakan tugasnya Promotion manager dibantu oleh Media placement Coordinator/
Officer yang akan menjalankan fungsi kontrol dan monitor pemasangan iklan di media luar ruang,
dalam proses  perencanaan iklan biasanya di bantu oleh Perancang Grafis (Graphic  Designer ) serta
tenaga kreatif pembuat jingle dan spot TV  

GENERAL INFORMATION

CLIENT

EVENT

THEME

ARTIST

VENUE

SHOWDAY

SHOW TIME

PROD SPEC

GENERAL SCHEDULE

MOU
CONTRACT

PRE PRODUCTION

SURVAY

PRODUCTION

EVENT REPORT

EVALUATION

BUDGET

GENERAL BUDGET

PRE/PROD/POST BUDGET

CASH FLOW

TICKET SALES ESTIMATION

TERM OF PAYMENT

PRODUCTION 

SHOW SPECIFICATION

TECHNICAL RIDERS
VENUE DATA

PROD AREA

STAGE AREA

PROD PLAN

DESIGN & CONSTRUCTION

STAGE PLOT

LIGHTING PLOT

STAGE PLAN 

TOP ELEVATION

SIDE ELEVATION

FRONT ELEVATION

PROD SCHEDULE

ON THE ROAD

LOAD IN/LOAD OUT

SOUND CHECK/REHEARSEL
SHOW TIME

SHOW RUNDOWN

FRONT OF HOUSE

CITY MAP / VENUE AREA MAPPING

VENUE DATA

VENUE MAP

VENUE FACILITIES

MAN POWER PLAN

FIELD SECURITY PLAN

PROD AREA MAP

AUDIENCE ENTRANCE MAP

PARKING AREA MAP

ADDITIONAL AUDIENCE LIGHT

FOH WORKING SCHEDULE

TALENT TREATMENT
CONTRACT RIDERS

ARTIST TEAM – TALENT / MANAGEMENT/ CREW

ARTIST SCHEDULE

ACCOMODATION DATA & ROOM LIST

ARTIST TRANSPORTATION SCHEDULE

ARTIST CONTRACT

ADDITIONAL ARTIST DATA

PROMOTION

PROMOTION PLAN

MEDIA PLAN

PROMOTION SCHEDULE

PROMOTION DESIGN

IMPRESARIAT

EVENT PERMIT

VENUE PERMIT
POLICE PERMIT

CENCORSHIP

TICKETING

TICKET DESIGN

MOU / CONTRACT TICKET BOX

DISTRIBUTION SCHEDULE – VOUCHER / TICKET

TICKET BOX CONTROLL SCHEDULE

TICKET BOX SALES FORM

SURVAY & MAPPING

        Survay & mapping adalah bagian dari pra produksi, setelah diolah akan berguna bagi semua
divisi, karena hasil survay akan menjadi pedoman rencana kerja di lapangan. Begitu juga dengan
mapping akan menjadi pedoman untuk mengalokasikan area kerja dan penempatan tenaga kerja,
pos, parkir, pemadam, ambulans, area produksi dll. Oleh karena itu Survay & Mapping diharapkan
dapat memberikan informasi keadaan setempat. Survay & Mapping sangat vital dalam lancarnya
suatu rangkaian tur. Dengan rincian tugas sebagai berikut

SURVAY

 Memetakan rute yang ditempuh dari tempat berangkat sampai kota tujuan, beserta jarak
(km) dan waktu tempuh (jam/menit)

 Mencatat kondisi jalan/ fasilitas yang ada selama perjalanan (jembatan, trowongan, pom
bensin, bengkel, pos polisi, jembatan timbang dll)

 Memetakan rute masuk dari batas kota menuju venue dan hotel (beserta rute alternatifnya)
  Mensurvey keadaan/kondisi venue (outdoors/indoors) persyaratan dan peraturan
pemakaian venue 

 Pemilihan ticket box (jika tiket dijual)

 Agent perekrut tenaga kerja lokal

 Instansi pemerintah terkait (polisi, Pemda, pajak, pemadam dll)

 Media dan pers local serta kantor perwakilannya (cetak, elektronik)

VENUE MAPPING

 Mapping area venue dan sekitarnya, radius 3-5km jalan utama menuju venue dan jalan
alternatif lainnya 

 Mapping tempat umum disekitar venue (terminal, pertokoan, perkantoran, bank, tempat
ibadah, pom bensin dll)

 Mapping tempat penting di sekitar venue (Rumah sakit, kantor polisi, pemadam dsb)

 Mapping alokasi area parkir di venue (produksi, keamanan, ambulans, pemadam, penonton,
EO)

 Mapping arus masuk penonton ke venue dan keluar dari venue

 Mapping arah lalulintas di sekitar venue dan alternatif arah pada hari pertunjukan

 Mapping pintu yang akan dipergunakan selama persiapan sampai selesai (produksi,
keamanan, artis, EO dsb)

 Mapping alokasi penempatan sarana penunjang acara di venue (posko keamanan, PPPK,
prod office, information desk, venue ticket box, engginering room, toilet, dress room, dll)

 Mapping ring pengamanan (min 3 ring) beserta jumlah tenaga dan area vital yang harus di
jaga

 Mapping penempatan tenaga kerja FOH, beserta jumlah yang diperlukan

 Mapping titik pemasangan signboard, penunjuk arah, pintu masuk dsb

 Mapping titik penambahan penerangan venue disesuaikan dengan acara

 Mapping penempatan media promosi beserta jumlah dan jenisnya

 Mapping rute evakuasi keluar venue untuk keadaan darurat

 Cantumkan arah mata angin (U/Utara) pada setiap peta

TICKET BOX

 Data Tiket box (Alamat, tel&Fax, email, HP, Kontak)

 Petugas yang bertanggung jawab mengontrol

  Alokasi distribusi tiket setiap pertunjukan (alokasi setiap pertunjukan/ tiket box)

 Jadwal pendistribusian dan pengumpulan hasil penjualan

 Jadwal peredaran tiket setiap pertunjukan

PROMOSI LOKAL

 Jadwal promosi terkait jadwal acara

 Titik penempatan media promosi luar ruang (baliho, spanduk, banner dsb)

 Radio network yang menjadi partner media promosi

 Koran & Majalah yang menjadi partner media promosi

 Koordinator wartawan media peliput

 Jadwal promosi berkaitan dengan pers/media (press release, konfrensi pers dsb)

 Kesepakatan barter promosi dengan media/sponsor local

REKRUTMEN STAFF & CREW LOKAL

 Identifikasi agensi tenaga kerja pertunjukan/ pagelaran setempat

 Data staff & crew yang akan bekerja

 Tugas dan tanggung jawab tenaga kerja lokal (job des)

 Jadwal perekrutan, pengarahan, orientasi lapangan dan jadwal mulai bertugas

 Jumlah tenaga kerja dan standard bayaran yang diterima

ORGANISER BASE CAMP

 Data Base Camp (Alamat, no tel/fax, email, kotntak)

 Data staff atau crew local yang membantu di base camp

 Jadwal Operasional base camp (kontrak & lama pemakaian tempat)

 Fasilitas yang disediakan oleh base camp(tel, listrik, ruang dll)

  

GOVERNMENT

 Kontak penanggung jawab perijinan local (nama, alamat, telefon/HP)

 Jadwal pengajuan permohonan perijinan, masa berlaku surat ijin dll

 Persaratan perijinan local (biasanya tercantum bersama perijinan pusat)  

 Kontak penanggung jawab dinas perpajakan dan porporasi tiket

  Prosedur pemerintah daerah menyangkut perijinan

 Prosedur permohonan pengerahan pengamanan local

INFORMASI UMUM

 Geografi kota yang dituju

 Demografi penduduk kota yang dituju

 Populasi penduduk kota yang dituju

 Informasi & peta provinsi serta kota yang dituju

 Informasi kusus lainnya yang menyangkut kota yang dituju