Alcatel Premium Reflexes Alcatel Easy Reflexes

Alcatel

OmniPCX Office

ARCHITECTS OF AN INTERNET WORLD

Manuel utilisateur
En choisissant un tlphone de la gamme Reflexes, vous faites confiance Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste numrique vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus conviviale. Ergonomique, votre poste vous offre : un combin confort : forme ergonomique et zone de maintien en matire souple(1), des touches audio (coute amplifie, main libres(2),...) pour vous faciliter la vie, un clavier alphabtique confortable pour appeler vos correspondantspar leur nom(3), des touches transparentes effet loupe(4) pour une lecture immdiate de vos programmations (appels directs, fonctions,...). Convivial, votre poste vous propose : un cran pour voir le numro ou le nom de vos correspondants et guider vos programmations, des icnes de communication(5) (occup, libre, en attente) pour vous guider dans la gestion de vos appels (passer dun correspondant lautre,...), un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des donnes, utiliser des applications de tlphonie assiste (CTI*) ou connecter des terminaux analogiques (fax, rpondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS, fax G4...).
how

pour le poste Premium REFLEXES uniquement : 1) 2) 3) 4) 5) Zones de matire souple Mains libres Clavier alphabtique Touches transparentes Icnes de communication *CTI : Couplage Tlphonique/Informatique

Comment utiliser ce guide ?

Actions
Dcrocher. Raccrocher. Description dune action ou dun contexte.
how

Touches audios
coute amplifie. Mains libres. Rglage moins. Rglage plus.

Afficheur
Dupond Guy

Vue partielle de lafficheur.

Touches programmables et
icones
Touche dappel. Icone associe une touche. Touche prprogramme (fonction symbolise par son icone). Clavier numrique. Clavier alphabtique. Touche spcifique du clavier numrique.

Autres touches fixes

Touche fixe. Touche MENU.

Clavier

Autres symboles utiliss

Autre alternative la squence daction.

Informations importantes.

De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes implicites ou personnaliss sont prsents dans le tableau des codes figurant dans le feuillet annexe. Les fonctionnalits dcrites dans ce guide et marques dun astrisque (*) ne sont accessibles que pour certaines versions logicielles.

Sommaire
Dcouvrir votre tlphone Premium . . . . . . . p.8 Dcouvrir votre tlphone Easy. . . . . . . . . . . . p.10 1. Tlphoner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 Appeler ou rpondre sans dcrocher votre combin (mains libres) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler lextrieur de lentreprise . . . . . . . . . . . . . . . Appeler lintrieur de lentreprise . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de lentreprise) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler par votre rpertoire personnel . . . . . . . . . . . . Appeler un numro du rpertoire collectif . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage dappel via la messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . Rappeler* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mmoriser temporairement un numro pour renouveler votre appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . mettre en frquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . Garder secrte votre identit (appel RNIS). . . . . . . . . . Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combin dcroch) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret). . . . . . . . . p.12 p.13 p.13 p.14 p.15 p.16 p.16 p.16 p.17 p.17 p.18 p.19 p.19 p.20 p.21 p.21 p.22 p.22
Toc

2.

En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . p.23

Appeler un second correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication Transfrer un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer dun correspondant lautre (va-et-vient) . . . . . Converser simultanment avec 2 correspondants internes et/ou externes (confrence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . 2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) 2.8 Sinformer sur les appels en attente . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9 Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . . 2.10 Mmoriser un numro* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 p.23 p.24 p.24 p.25 p.26 p.27 p.28 p.29 p.30 p.30

3.

LEsprit dEntreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 Recevoir la sonnerie des appels superviss . . . . . . . . . . Rpondre la sonnerie gnrale . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage patron/secrtaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rpondre momentanment la place de lopratrice . . Devenir destinataire des appels dautres postes . . . . . . Groupement de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son rcepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . . Envoyer un message crit un correspondant interne . Envoyer une copie dun message vocal. . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs dun groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rpondre au bip sonore de votre rcepteur portatif Allouer une ligne extrieure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31 p.31 p.32 p.32 p.33 p.34 p.35 p.36 p.36 p.37 p.40 p.41 p.42 p.42 p.43

Sommaire

4.

Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 Choix des appels renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels vers un autre numro (renvoi immdiat). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . Activer/dsactiver lassistant personnel . . . . . . . . . . . . . Lassistant personnel : un seul numro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre rcepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire suivre vos appels partir dun autre poste . . . . . . Effectuer un renvoi slectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels de votre groupement. . . . . . . . . . . A votre retour, annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels ds que vous tes en communication (renvoi sur occupation) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ne pas tre drang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . Laisser un message dabsence vos appelants internes. Consulter les messages crits laisss en votre absence. p.44 p.44 p.45 p.46 p.46 p.47 p.48 p.48 p.49 p.49 p.50 p.51 p.52 p.53 p.54

5.

Grer vos cots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56

5.1 5.2 5.3 Imputer directement le cot de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56 Connatre le cot dune communication externe tablie pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p.56 Imputer le cot dune communication externe votre Socit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57

6.

Votre poste sajuste vos besoins . . . . . . . . . . p.58

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir votre sonnerie et rgler son volume. . . . . . . . . Rgler le contraste de votre cran. . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches dappel direct . . . . . . . . . . . . . Programmer votre rpertoire personnel . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . Connatre le numro de votre tlphone . . . . . . . . . . . Diffuser une musique dambiance sur votre haut-parleur Verrouiller votre poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58 p.59 p.60 p.60 p.61 p.61 p.62 p.62 p.64 p.65 p.66 p.67

Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68

Sommaire

Dcouvrir votre tlphone Premium

Voyant lumineux indiquant la prsence de messages.

Pour vous informer ou pour modifier votre programmation. Appeler par votre rpertoire personnel.

Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus. Interphonie pour que votre poste rponde automatiquement un appel sans que vous nayez dcrocher.

Touche raccrocher pour terminer un appel ou une programmation.

Touches audio
Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation pour diminuer le pour augmenter volume du HP le volume du HP ou du combin ou du combin Mains libres : pour prendre une ligne ou rpondre un appel sans dcrocher.

Clavier alphabtique
Protg par un rabat, permet lappel par le nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez dune tiquette autocollante Mmo placer lintrieur du rabat.

Afficheur Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours.

Touches programmables et icones

Pour appeler un correspondant, activer un service ou grer vos appels. A chacune de ces touches sont associes des icones : Icones de communication : Appel en cours (clignotant). Communication en cours. Communication en attente. Communication en garde commune. Icones de fonction : Fonction active. Fonction ncessitant une action. Occupation du poste ou dune ligne. Touches de fonction pr-programmes dorigine : Passer dune page de lafficheur lautre. Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Converser simultanment trois (confrence). Rmettre automatiquement le dernier numro compos (bis).

Accder aux diffrents services de messagerie. Transfrer une conversation vers un autre correspondant.

Dcouvrir votre tlphone Easy

AfficheurComporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours.
Touches programmables et diodes Ces touches se rpartissent en touches dappel associes des diodes de communication et en touches de fonction. Diodes de communication Communication en cours Rception d'un appel (clignotement). Rappel (clignotement). Communication en attente (clignotement). Diodes de fonction Fonction active. Certaines touches de fonction sont prprogrammes : Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Accder aux diffrents services de messagerie. Accder votre rpertoire personnel. Rmettre automatiquement le dernier numro compos (bis). Passer dune page de lafficheur lautre. Transfrer un appel vers un autre poste.

Touche raccrocher Pour terminer un appel ou une programmation.

Voyant lumineux indiquant la prsence de messages ou de demandes de rappel.

Touches audio Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation pour diminuer le volume du HP ou du combin pour augmenter le volume du HP ou du combin

10

Placer les tiquettes des touches programmables

Vous disposez dtiquettes imprimes livres avec le poste, placer sous les touches programmables.
How

1. 2. 3. 4.

Insrez un objet bout plat dans lencoche (1 encoche par bloc de touches). Soulevez le cache bloc de touches. Glissez votre tiquette imprime. Remettez le cache en place.

11

1
1.1

Tlphoner
Other

Appeler ou rpondre sans dcrocher votre combin (mains libres) *

touche dappel

n de votre correspondant

vous tes en position mains libres

terminer votre appel En cours de conversation, vous pouvez dcrocher votre combin sans interrompre lappel.

vous tes en communication

* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.

12

1
1.2 Appeler lextrieur de lentreprise tablir un appel :

touche dappel N externe

n de votre correspondant

0155667000
vous informe sur ltat de votre communication 0 est le code par dfaut pour accder au rseau tlphonique public.

1.3

Appeler lintrieur de lentreprise

n de poste

code par dfaut de la fonction Appel des opratrices

le nom et le n de la personne appele saffiche

touche dappel n de poste

13

Tlphoner

1
1.4 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de lentreprise)

Dupond Guy

premires lettres du nom de votre correspondant

propose un nom suivi de son numro

Si le nom convient :

appeler votre correspondant

Si le nom de votre correspondant ne vous convient pas :

Vous pouvez affiner votre recherche en compltant le nom par un nouveau caractre ou en consultant les diffrentes propositions.

pour afficher le nom suivant ou prcdent

pour afficher des informations complmentaires

pour effacer le nom affich Pour les postes Easy REFLEXES : cette fonction ncessite une touche programme Appel par le nom. Aprs avoir appuy sur cette touche :

14

1
*
un nom est affich

deux premires lettres du nom de votre correspondant

envoyer lappel si le nom convient

afficher le nom suivant ou prcdent

effacer un nom affich

* Entrer une lettre : les touches du clavier numrique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appui sur la touche.
un seul appui, que ce soit pour A, B ou C

1.5

Appeler par votre rpertoire personnel

le systme compose automatiquement le numro

numro de rpertoire souhait (0 9)

Pour programmer vos numros voir 'Programmer votre rpertoire personnel'.

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder votre rpertoire personnel utiliser la touche pr-programme :

15

Tlphoner

1
1.6 Appeler un numro du rpertoire collectif

Votre poste a accs un rpertoire collectif de numros externes programms.

n abrg

1.7

Recevoir un appel
votre poste sonne

Dupond Guy

nom ou numro du correspondant

Pour rpondre :

1.8

Filtrage dappel via la messagerie vocale

Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dpose son message vous pouvez entrer en communication avec elle.

Activer le filtrage :

touche programme 'Filtrage MV'

entrer votre mot de passe

16

1 Tlphoner
17

A la rception dun appel :

0155667000
nom ou n de lappelant
vous entendez la personne dposer son message

mains libres pour prendre lappel

dcrocher

pour arrter lcoute seulement

Other

mme touche pour arrter lcoute et dsactiver le filtrage

1.9

Rappeler*

slectionner la fonction "Bis"

slectionner le n parmi les 10 derniers mis

rappeler le numro de votre choix

1.10

Mmoriser temporairement un numro pour renouveler votre appel

avant de raccrocher

le poste de votre correspondant ne rpond pas

touche programme N Temporaire

le numro reste mmoris jusqu lenregistrement dun autre numro

1
Rappeler ultrieurement le numro mmoris :
touche programme N Temporaire

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder votre rpertoire personnel utiliser la touche pr-programme :

1.11

Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occup

correspondant interne occup

touche programme ou code de la fonction Rappel automatique si poste occup

lacceptation du rappel saffiche

Pour annuler la demande de rappel :

touche programme ou code de la fonction Annulation dun rappel automatique

18

1
1.12 Recevoir un appel interne en interphonie *

Vous pouvez rpondre sans avoir dcrocher. Lorsquun correspondant interne appelle, votre poste sonne et vous tes directement connect en mode mains libres. Lafficheur indique alors lidentit de lappelant.
la diode associe sallume

activer linterphonie

dsactiver linterphonie

* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.

1.13

mettre en frquences vocales

En cours de communication, vous devez parfois mettre des codes en frquences vocales, par exemple dans le cadre dun serveur vocal, dun standard automatique ou dun rpondeur consult distance.
vous tes en cours de communication

touche programme ou code de la fonction Surnumrotation FV

tous les chiffres composs sont alors mis en frquence vocale

mme touche pour annuler

La fonction est automatiquement annule avec larrt de la communication.

19

Tlphoner

1
1.14 Appeler un correspondant RNIS
lcran affiche le n compos

touche programme ISDN

n du correspondant

Pour corriger le numro :

dplacer le curseur

Pour envoyer lappel :

la led associe la touche ISDN reste allume pendant la communication

Envoyer une sous-adresse :

Il peut tre ncessaire dajouter au numro de son correspondant une sousadresse de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son tlphone,...).

touche programme ISDN

n du correspondant

touche programme Adresse

composer la sous-adresse sur le clavier

valider et envoyer lappel

20

1
1.15 Garder secrte votre identit (appel RNIS)

Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonn RNIS, votre numro lui est automatiquement transmis. Il est possible de masquer votre identit avant denvoyer votre appel.
laisse le secret actif tant que licone de la touche est allum

touche programme Secret

mme touche pour annuler

1.16

Identifier un appelant malveillant (appel RNIS)

Lors de la rception dun appel, vous pouvez demander loprateur public denregistrer des informations relatives la communication (numros des deux correspondants, date et heure de lappel, sous-adresse,...).
vous tes en communication

code de la fonction 'Identification dappel malveillant'

lacceptation du service saffiche

Lutilisation de ce service ncessite un abonnement pralable auprs de loprateur du rseau.

21

Tlphoner

1
1.17 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combin dcroch)
vous tes en communication

activer le hautparleur

rgler le volume (7 niveaux)

dsactiver le haut-parleur

1.18

Vous isoler de votre correspondant (secret) * Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :
en communication
la diode associe la touche sallume

dsactiver le micro

reprendre la conversation
* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.

22

2
2.1

En cours de communication
Other

Appeler un second correspondant *

vous tes en communication

n du second correspondant

nom du second correspondant

touche dappel

n du rpertoire choisi (0 9)

le premier correspondant est mis en attente

Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :

touche dappel dont licone clignote En cas de fausse manuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. * Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.

23

2
Recevoir un second appel en cours de communication Un second correspondant cherche vous joindre : 2.2
vous tes en communication
Dupond Guy

nom ou n de lappelant clignotant pendant 3 secondes

touche dappel dont licone clignote

le premier correspondant est mis en attente

Pour retrouver votre premier correspondant :

touche dappel associe licone Si vous raccrochez sans rpondre au second appel, votre poste sera rappel.

2.3

Transfrer un appel Vous voulez transfrer votre correspondant sur un autre poste :
vous tes en communication
le premier correspondant est mis en attente

n du poste

24

2 En cours de communication
25

Si le destinataire du transfert rpond :

si la configuration du systme le permet

Vous pouvez aussi transfrer votre appel immdiatement, sans attendre la rponse de votre correspondant, par une des deux possibilits indiques cidessus. Le transfert entre deux correspondants externes nest gnralement pas autoris (dpend du pays concern et de la programmation du systme).

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Transfert utiliser la touche pr-programme :

2.4

Passer dun correspondant lautre (va-et-vient)

En communication, un deuxime correspondant est en attente. Pour le reprendre :

le premier correspondant est mis en attente

touche dappel associe licone

2
2.5 Converser simultanment avec 2 correspondants internes et/ou externes (confrence)

En communication avec un correspondant, un deuxime est en attente :

converser trois

annuler la confrence et reprendre votre premier correspondant

raccrocher avec tous vos correspondants Si lissue de la confrence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison :

26

2
2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) Mise en garde exclusive :
Vous tes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultrieurement sur le mme poste.
votre correspondant est mis en attente

touche dappel

Reprendre le correspondant en garde :

touche dappel associe licne

Mise en garde commune :

Pour retrouver votre correspondant, partir de nimporte quel poste de votre installation qui supervise la ligne.
votre correspondant est mis en attente et peroit la tonalit dattente

touche programme Garde

Reprendre le correspondant en garde partir de nimporte quel poste :

touche dappel associe licone

27

En cours de communication

2
2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage)

Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre partir dun autre poste :
vous tes en communication

touche programme ou code de la fonction Parcage

votre correspondant est mis en attente et peroit la tonalit dattente

Pour retrouver votre correspondant parqu :

touche programme ou code de la fonction Reprise de parcage

n du poste lorigine du parcage

Si la communication mise en parcage nest pas reprise dans un temps donn (1mn 30 par dfaut), elle est aiguille vers lopratrice.

28

2
2.8 Sinformer sur les appels en attente Un correspondant cherche vous joindre :
vous tes en communication, vous percevez un bip

bip sonore
le correspondant est mis en attente automatiquement

Dupond Guy

affichage momentan de son identit

Vous souhaitez lui rpondre tout de suite :

votre premier correspondant est mis automatiquement en attente

touche dappel associe licone Si plusieurs appels arrivent simultanment, seul le dernier appel est affich.

29

En cours de communication

2
2.9 Entrer en tiers dans une communication interne

Le poste de votre correspondant est occup. Si ce poste nest pas protg, vous pouvez, si vous y tes autoris, intervenir dans la conversation en cours :

touche programme 'Entre en tiers'

code de la fonction 'Entre en tiers'

mme touche pour annuler

Se protger contre lentre en tiers :

touche programme ou code de la fonction Protection dune communication

n de votre correspondant

La protection disparat lorsque vous raccrochez.

2.10

Mmoriser un numro*

En cours de communication, pour enregistrer dans le rpertoire personnel le numro affich :

slectionner une entre du rpertoire

saisir le nom de votre correspondant

valider (2 fois)

30

3
3.1

LEsprit dEntreprise
Other

Recevoir la sonnerie des appels superviss

Pour percevoir les bips correspondant aux appels destins un autre poste :

touche programme Sonnerie dappel supervis

mme touche pour annuler

Lutilisation de ce service ncessite une programmation pralable de votre installateur.

3.2

Rpondre la sonnerie gnrale

En labsence de lopratrice, les appels externes qui lui sont destins aboutissent une sonnerie gnrale. Pour rpondre :

touche programme ou code de la fonction Rponse la sonnerie gnrale

31

3
3.3 Filtrage patron/secrtaire

La programmation du systme permet de constituer des groupes patron/ secrtaires permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrtaires.

A partir du poste patron ou secrtaire :

les appels du poste patron sont filtrs par la personne choisie (secrtaire,...)

touche programme Filtrage

mme touche pour annuler Le filtrage est indiqu sur lcran-afficheur du poste patron et sur les touches programmes des postes patrons et secrtaires.

3.4

Intercepter un appel

Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau o personne ne peut rpondre. Si vous y tes autoris, vous pouvez rpondre partir de votre poste.

Si le poste qui sonne appartient au mme groupe dinterception que vous :

touche programme ou code de la fonction Interception dappel de groupe

32

3 LEsprit dEntreprise
33

Si le poste nappartient pas au mme groupement que vous :

touche programme ou code de la fonction Interception dappel de poste

n du poste qui sonne

Par programmation du systme, certains postes peuvent tre protgs contre linterception.

3.5

Rpondre momentanment la place de lopratrice

A chaque communication externe destine au standard, votre poste sonnera et vous pourrez rpondre lappel :
votre poste sonnera en mme temps que le standard

touche programme Aide opratrice

mme touche pour annuler

A chaque appel pour le standard :

un appel pour le standard sonne sur votre poste

touche programme Aide opratrice

3
3.6 Devenir destinataire des appels dautres postes

Chaque poste peut devenir destinataire des appels dautres postes (8 numros maximum par touche programme) :
votre poste sonnera en mme temps que les autres

touche programme Pilotage dappels

mme touche pour annuler

34

3
3.7 Groupement de postes Appel de postes dun groupement :
Certains postes peuvent faire partie dun groupement, vous pouvez les joindre en composant le numro du groupement.

Sortir temporairement de votre groupement de poste :

touche programme ou code de la fonction Sortie de groupement

n de votre groupement

Rintgrer votre groupement :

touche programme ou code de la fonction Retour dans le groupement'

n de votre groupement

Lappartenance dun poste un groupement na aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste prcis du groupement par son propre numro.

35

LEsprit dEntreprise

3
3.8 Appeler un correspondant interne sur son rcepteur portatif (bip)

Le poste de votre correspondant ne rpond pas et vous savez quil dispose dun rcepteur portatif :

n du correspondant

touche programme ou code de la fonction Recherche de personne

affichage de la recherche en cours

Votre correspondant peut rpondre partir de nimporte quel poste de lentreprise.

3.9

Appeler un correspondant sur son haut-parleur

Votre correspondant interne ne rpond pas. Vous pouvez, si vous y tes autoris, dcrocher son poste distance :

touche programme Phonie

vous tes connect sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (sil possde la fonction mains libres)

36

3
3.10 Envoyer un message crit un correspondant interne

message

n du poste destinataire

saisir les premires lettres du nom

Rappeler

premier message de la liste (27 au total)

faire dfiler les messages

lire la totalit des messages

changer la langue du message

envoyer le message slectionn

sortir de la messagerie

Si le message choisi est complter :

saisie des donnes ncessaires

effacer la saisie

envoyer le message slectionn

37

LEsprit dEntreprise

3
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Message ou Transfert utiliser les touches pr-programmes :

effacer la saisie

38

3
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 RAPPELEZ RAPPELEZ DEMAIN RAPPELEZ A xx : xx (*) RAPPELEZ LE xx xx xx (*) RAPPELEZ LE STANDARD APPELEZ SECRETAIRE JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) JOIGNEZ PAR BIP PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI VISITEURS EN ATTENTE VOUS ETES ATTENDU A LACCUEIL REUNION A xx : xx (*) 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 REUNION LE xx xx xx (*) REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) ABSENT UN INSTANT ABSENT POUR LA JOURNEE ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) RENDEZ-VOUS EXTERIEUR A LEXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) JE SUIS EN SALLE N xxxx (*) EN REUNION - NE PAS DERANGER EN PAUSE DEJEUNER MALADE

(*)Messages complter via le clavier numrique

39

LEsprit dEntreprise

Les 27 messages sont les suivants :

3
3.11 Envoyer une copie dun message vocal
affichage du nombre de nouveaux et danciens messages

mot de passe

choisir le message copier

copier le message

n du poste destinataire

nom du destinataire

valider

ajouter un destinataire

enregistrer un commentaire

envoyer le message

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Message utiliser la touche pr-programme :

40

3
3.12 Envoyer un message vocal un destinataire / une liste de diffusion

mot de passe

n du destinataire ou de la liste

nom du destinataire ou de la liste

valider

Prt enreg.

ajouter un destinataire

enregistrer le message

Enregistrement..

Confirmez svp :

enregistrement en cours

fin de lenregistrement

valider

rcouter le message

renregistrer un message

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Message utiliser la touche pr-programme :

41

LEsprit dEntreprise

3
3.13 Diffuser un message sur les haut-parleurs dun groupe de postes

Ce message, ne ncessitant pas de rponse, est diffus sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion :
parlez, vous disposez de 20 secondes

n du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et quips de haut-parleurs entendent le message.

3.14

Rpondre au bip sonore de votre rcepteur portatif

Vous pouvez rpondre au bip sonore en utilisant nimporte quel poste de lentreprise.
votre rcepteur portatif sonne

code de la fonction Rponse la recherche de personne

n de votre poste

42

3
3.15 Allouer une ligne extrieure

Si vous y tes autoris, vous pouvez transfrer une ligne extrieure un autre poste, lui permettant ainsi, dtablir une communication externe.
en communication avec le correspondant interne

touche programme Allocation externe

votre correspondant interne est sur le rseau public et peut numroter

Si vous voulez connatre le cot de la communication, appuyez sur la touche programme Allocation & taxation la place de la touche Allocation externe pendant lallocation (reportez-vous au chapitre Grer vos cots).

43

LEsprit dEntreprise

4
4.1

Rester en contact
Other

Choix des appels renvoyer

Lors de lactivation dun renvoi, vous pouvez choisir le type dappels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous...
le message 4-Renvoi saffiche

afficher 7-ExtLoc (appuis successifs)

renvoyer les appels internes et externes

renvoyer les appels externes

renvoyer les appels internes

valider votre choix

4.2

Renvoyer les appels vers un autre numro (renvoi immdiat)

Ce numro peut tre celui dun domicile, dun portable, dun tlphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui dun poste interne (opratrice, etc.).

touche renvoie ou code de la fonction Renvoi immdiat

n du poste destinataire

lacceptation du renvoi saffiche

votre poste revient au repos

44

4
le renvoi et le numro ou le nom du destinataire saffichent

Remarque gnrale concernant les renvois : lors de la programmation, vous pouvez choisir le destinataire du renvoi. Toutefois, en labsence de ce dernier, le choix se fera lors de lactivation de la fonction.

Vous pouvez continuer passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre.

4.3

Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale

touche programme ou code du type de renvoi que vous souhaitez effectuer

n dappel de la messagerie vocale

45

Rester en contact

4
4.4 Activer/dsactiver lassistant personnel
affichage de ltat de lassistant personnel

assistant personnel

pour activer lassistant personnel

pour dsactiver lassistant personnel

valider

4.5

Lassistant personnel : un seul numro pour vous joindre

assistant personnel

choisir le type de renvoi

saisir le n dun collgue ou de votre assistante ou autre

saisir un numro externe

saisir le n de votre tlphone mobile ou de votre DECT

activer / dsactiver le transfert vers le standard

46

4
4.6 Renvoyer les appels sur votre rcepteur portatif de recherche de personne

Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos dplacements dans lentreprise :

touche programme ou code de la fonction Renvoi sur la recherche de personne

lacceptation du renvoi saffiche

le message 4-Renvoi saffiche

lacceptation du renvoi saffiche

47

Rester en contact

4
4.7 Faire suivre vos appels partir dun autre poste Vous souhaitez que vos appels vous suivent :
Vous devez activer la fonction partir du poste destinataire du renvoi.

touche programme ou code de la fonction Faire suivre ses appels

n de votre poste

le message 4-Renvoi saffiche

n de votre poste

4.8

Effectuer un renvoi slectif

Vous pouvez renvoyer slectivement vos appels en fonction de lidentit de lappelant :

touche programme ou code de la fonction Renvoi slectif

mme touche pour annuler

Lutilisation de cette fonction ncessite la programmation pralable des listes de renvois slectifs.

48

4
4.9 Renvoyer les appels de votre groupement

Vous pouvez renvoyer tous les appels destins votre groupement vers un destinataire interne :

touche programme ou code de la fonction Renvoi des appels de groupement

lacceptation du renvoi saffiche

n du destinataire du renvoi

4.10

A votre retour, annuler tous les renvois

touche programme ou code de la fonction Annulation de tout renvoi

lacceptation de lannulation du renvoi saffiche, votre poste redevient disponible pour tous les appels

le message 4-Renvoi saffiche

Vous pouvez galement annuler un renvoi en programmant un autre type de renvoi.

49

Rester en contact

4
4.11 Renvoyer les appels ds que vous tes en communication (renvoi sur occupation)

touche programme ou code de la fonction Renvoi sur occupation

lacceptation du renvoi saffiche

n destinataire du renvoi

le message 4-Renvoi saffiche

n du destinataire du renvoi

50

4
4.12 Ne pas tre drang

Vous pouvez rendre votre poste momentanment inaccessible tout appel.

touche programme ou code de la fonction Ne pas dranger

le message Ne pas dranger saffiche

le message 4-Renvoi saffiche

51

Rester en contact

4
4.13 A votre retour, consulter votre messagerie vocale

Le voyant lumineux indique la prsence de messages.

mot de passe
affichage du nombre de nouveaux et danciens messages

diffusion des messages

rcouter le message

effacer le message

rappeler lauteur du message

slectionner le message de votre choix

copier le message Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Message utiliser la touche pr-programme :

52

4
4.14 Laisser un message dabsence vos appelants internes

Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoy sur lcranafficheur du poste qui vous appelle.

Rappeler

touche programme Renvoi texte

premier des 27 messages

choix du message en suivant les indications donnes

Le choix du message se fait de la mme faon que dans : 'Envoyer un message crit votre correspondant interne'.

53

Rester en contact

4
4.15 Consulter les messages crits laisss en votre absence

Le voyant lumineux indique la prsence de messages.

le nombre de messages reus saffiche

le nom de la premire personne rappeler saffiche

le numro de lmetteur du message saffiche

afficher la date et lheure du message

afficher le contenu du message

lire la totalit du message

rappeler la personne *

effacer le message

passer au message suivant

revenir au message prcdent

mettre fin la consultation

* Le fait de rappeler la personne efface galement le message.

54

4
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Message utiliser la touche pr-programme :

effacer un message affich

55

Rester en contact

5
5.1

Grer vos cots

Other

Imputer directement le cot de vos appels sur des comptes clients

Vous pouvez imputer le cot de vos communications externes sur des numros de comptes associs vos clients.

touche programme ou code de la fonction Code affaire

n du compte client concern

Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication :

touche programme Code affaire en cours de communication

5.2

Connatre le cot dune communication externe tablie pour un usager interne depuis votre poste

en communication avec lusager interne

touche programme ou code de la fonction Rappel de taxation

votre correspondant est mis en attente

n externe demand

transfert de lappel votre correspondant en attente

56

5
1.lire les informations relatives la communication (cot, dure, nombre de taxes...). 2.imprimer un ticket de taxation.

2 fois Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Transfert utiliser la touche pr-programme :

5.3

Imputer le cot dune communication externe votre Socit *

Si vous y tes autoris, vous pouvez, en cas de dplacement ou partir de votre domicile, appeler un abonn du rseau public et imputer le cot de la communication votre Socit.

n de votre socit

n du poste et le code de contrle

n du rseau public

* Pour plus de dtails, contacter le gestionnaire de votre systme.

57

Grer vos cots

En fin de communication, vous tes rappel et vous pouvez :

6
6.1

Votre poste sajuste vos besoins

Other

Initialiser votre messagerie vocale

le voyant lumineux clignote

entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal

Le mot de passe est utilis pour accder votre messagerie vocale et pour verrouiller votre tlphone.

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accder la fonction Message utiliser la touche pr-programme :

58

6
6.2 Personnaliser votre accueil vocal

Vous pouvez remplacer lannonce daccueil par dfaut par une annonce personnelle.

messagerie vocale
Confirmez svp :

Enregistrement..

enregistrement en cours

fin de lenregistrement

valider

pour revenir lannonce par dfaut

59

Votre poste sajuste vos besoins

6
6.3 Modifier votre mot de passe

Le mot de passe est utilis pour accder votre messagerie vocale et pour verrouiller votre tlphone.

options

mot de passe

ancien code (4 chiffres)

nouveau code (4 chiffres)

valider

Tant que votre messagerie vocale na pas t initialise, le mot de passe est 1515.

6.4

Choisir votre sonnerie et rgler son volume

Vous pouvez choisir la sonnerie de votre poste (8 mlodies possibles) et rgler son niveau sonore (1 7).

le numro et le volume de la mlodie saffichent

appuis successifs pour choisir la sonnerie (8)

appuis successifs pour choisir le volume (7)

finir

60

6
6.5 Rgler le contraste de votre cran

le niveau du contraste cran - Icone saffiche

appuis successifs

finir

Les niveaux de contraste proposs vont de 4 16.

6.6

Choisir la langue

options

langue

choix de la langue (touche 1 ou 2)

valider votre choix

61

Votre poste sajuste vos besoins

6
6.7 Programmer les touches dappel direct

0_. . . . . . .
appuyer sur une touche programme valeur courante de la touche slectionne

entrer le numro

valider

6.8

Programmer votre rpertoire personnel

Label :

n du rpertoire (0 9)

la valeur courante du label saffiche

effacer la valeur actuelle

saisir un nouveau label

0_. . . . . . .
le n courant saffiche effacer la valeur actuelle n interne ou externe enregistrer

valider

62

6
Pour effacer un caractre appuyer sur la touche '<-' du clavier alphabtique.

Pour les postes Easy REFLEXES :

Label :

n du rpertoire (0 9)

la valeur courante du label saffiche

effacer la valeur actuelle

saisir un nouveau label

0_. . . . . . .
le n courant saffiche effacer la valeur actuelle

valider n interne ou externe enregistrer * Entrer un label : les touches du clavier numrique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs.
un appui pour A deux appuis pour B trois appuis pour C

dplacer le curseur gauche ou droite

63

Votre poste sajuste vos besoins

6
6.9 Programmer un rappel de rendez-vous Pour programmer un rappel de rendez-vous temporaire (rappel une fois dans les 24 heures suivantes) :
RdV temporaire :

heure du rendez-vous temporaire (2 chiffres pour les heures, 2 chiffres pour les minutes)

valider

RdV :

pour un rappel temporaire

Pour programmer un rappel de rendez-vous permanent (rappel tous les jours la mme heure) :

rendez-vous permanent

heure du rendez-vous

valider

64

6 Votre poste sajuste vos besoins

65

A lheure programme votre poste sonne :

pour valider la rponse

Si vous tes en ligne, lafficheur clignote, une tonalit est mise et vous percevez un bip. Aprs un troisime rappel sans rponse, une demande de rappel temporaire sera annule mais un rappel permanent restera en mmoire.Si votre poste est renvoy sur un autre poste, le rappel ne suit pas le renvoi.

Pour annuler votre demande de rappel :

RdV temporaire :

6.10

Connatre le numro de votre tlphone

Appuyer deux fois sur cette touche.

6
6.11 Diffuser une musique dambiance sur votre hautparleur

Vous pouvez bnficier de la diffusion dune musique dambiance sur le hautparleur de votre poste (selon configuration) :
poste au repos, vous entendez la musique

mme touche pour annuler

La diffusion de musique sarrte ds que vous tes en communication et reprend ds que vous avez raccroch.

66

6
6.12 Verrouiller votre poste

Ce service vous permet dinterdire ltablissement de toute communication externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste :

touche programme ou code de la fonction Verrouillage/ dverrouillage

n de mot de passe (4 chiffres)

verrouiller votre poste

dverrouiller votre poste

n de mot de passe (4 chiffres)

verrouiller votre poste

dverrouiller votre poste

67

Votre poste sajuste vos besoins

Garantie et clauses
Indpendamment de la garantie lgale dont il bnficie, cet appareil est garanti un an, pices et main-duvre, compter de la date figurant sur votre facture. Nanmoins, si la garantie lgale en vigueur dans votre pays excde 1 an, la garantie lgale est alors seule applicable. La prsentation de la facture sera exige lorsque la garantie sera invoque. Toutefois, cette garantie ne sapplique pas : en cas dutilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de dfauts ou dtriorations provoqus par l'usure naturelle, de dtriorations provenant dune cause extrieure lappareil (ex : choc, chute, exposition une source d'humidit, etc.), dune installation non conforme ou de modifications ou de rparations ralises par des personnes non agres par le fabricant ou le revendeur. Dclaration de conformit Nous, Alcatel Business Systems, dclarons que les produits Alcatel Premium Reflexes et Alcatel Easy Reflexes sont prsums conformes aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Europen et du Conseil. Toute modification non autorise des produits annule cette dclaration de conformit. Une copie de l'original de cette dclaration de conformit peut tre obtenue par courrier : Alcatel Business Systems - Technical Services - Customer Care 1, route du Dr. Albert Schweitzer - F 67408 Illkirch Cedex - France Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives suivantes : - 89/336/CEE (compatibilit lectromagntique) - 73/23/CEE (basse tension) - 1999/5/CE (R&TTE)
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Certaines fonctions de votre poste sont soumises cl logicielle ou sont accessibles aprs programmation par votre installateur.

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